Urząd Miejski w Słupsku pl. Zwycięstwa 3 76-200 Słupsk Słupsk, dnia 6 listopada 2015 r. OU.RZP.271.19.2015 dot.: postępowania na wykonanie usługi polegającej na kompleksowej usłudze organizacji plenerowej imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej SYLWESTER 2015 Wyjaśnienia Nr 2 W związku z wniesionymi n/w zapytaniami do treści Zaproszenia do składania ofert, Zamawiający wyjaśnia, co następuje: Pytanie nr 1: Na jakiej podstawie została wyliczona kwota ubezpieczenia wykonawcy zlecenia na 2000000,00? W naszej opinii i bazując na wieloletnich doświadczeniach w organizacji tego typu imprez uważamy, że jest to kwota zawyżona względem wartości i potencjalnego ryzyka przedsięwzięcia, w szczególności ze względu na brak podwyższonego ryzyka imprezy (brak pokazów pirotechnicznych i bezpośrednich zagrożeń dla uczestników). Odpowiedź: Suma ubezpieczenia OC została określona po uzyskaniu opinii brokera, z którym Urząd Miejski w Słupsku ma podpisaną umowę.
Pytanie nr 2: Na jakiej podstawie wymagane jest posiadanie podpisanej i opłaconej umowy na ubezpieczenie OC w momencie składania oferty. Uzasadnione wydaje się być wymaganie przedstawienia takiej polisy na etapie podpisania umowy z wybranym wykonawcą. Czy na etapie składania ofert nie wystarczająca jest promesa wstawiona przez ubezpieczyciela? Takie rozwiązanie ze względu na bardzo krótki czas wyłonienia wykonawcy oraz bardzo wysoką kwotę ubezpieczenia stanowi element wykluczenia osób, które mogłyby wykupić taką polisę w momencie podpisania umowy ze zleceniodawcą. Czy nie stanowi to formy ograniczenia konkurencji? Odpowiedź: Zamawiający nie zmienia wymogu posiadania polisy ubezpieczenia OC, a w przypadku jej braku, innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, (wraz z dokumentem potwierdzającym, że ta polisa została opłacona przed terminem otwarcia ofert). Pytanie nr 3: Proszę o doprecyzowanie kwestii pokazu multimedialnego, w drafcie umowy i w treści zapytania ofertowego pojawia się pojęcie ściany diodowej oraz ekranu projekcyjnego. Czy podczas realizacji mają pojawić się oba te elementy? Jeśli tak to kwestia ekranu projekcyjnego nie została uszczegółowiona w zapytaniu. Odpowiedź: W drafcie umowy jest mowa o pokazie multimedialnym. Zamawiający ma na myśli ścianę diodową (telebim). Pytanie nr 4: Względem bardzo szczegółowego opisu w zapytaniu wieżyczki technicznej bez podanych wartości minimalnych i maksymalnych, czy mam domniemać, że odstępstwo od tych wymiarów będzie powodowało odrzucenie oferty? Czy niezależnie od ridera technicznego wybranej gwiazdy ma ona mieć wymiary 5x2,5x6 metra z dwoma poziomami na wysokości 0,5 i 3 metra i nie dopuszcza się odstęp od tych wymiarów? Odpowiedź: Ze względu na złożoność przedmiotu zamówienia, Zamawiający w Rozdziale XI pkt 4 Zaproszenia do składania ofert zastrzegł sobie możliwość
negocjacji ceny oraz warunków umowy z Wykonawcami, którzy spełniają warunki udziału postępowania, a ich oferty nie zostaną odrzucone. Pytanie nr 5: W kwestii bardzo szczegółowego opisu technicznego sceny, nagłośnienia i oświetlenia, zwracam się z pytaniem na podstawie jakiego ridera technicznego zostały one określone? Nie znając zespołu, który będzie gwiazdą wieczoru, nie można stwierdzić jakie będą wymagania techniczne i czy w przypadku konkretnego zespołu potrzebny będzie podest sceniczny dla realizatorów dźwięku na scenie (który został tak szczegółowo opisany w zapytaniu). Czy znana jest jakaś odrębna specyfikacja, która nie została załączona do zaproszenia do składania ofert? Odpowiedź: Przedstawione w opisie przedmiotu zamówienia wymagania techniczne są minimalne. Zamawiający oparł sie w tym względzie na doświadczeniach innych miasta w organizacji tego typu imprez. Pytanie nr 6: Proszę o doprecyzowanie pojęcia imprezy masowej, dla której niemożliwym jest określenie maksymalnej ilości uczestników w punkcie 3 załącznika nr 1 do zaproszenia do składania ofert. Zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych organizator musi wskazać liczbę udostępnionych dla uczestników miejsc na imprezie, na tej podstawie jest określana np. liczba służb porządkowych i informacyjnych, sposób zabezpieczenia medycznego czy tworzony jest plan zabezpieczenia przeciwpożarowego. Bez określenia tej liczby niemożliwe jest poprawne stworzenie planu zabezpieczenia imprezy. Odpowiedź: Zamawiający nie będzie organizatorem imprezy. Za organizację i określenie ilości uczestników odpowiedzialny będzie Wykonawca. Pytanie nr 7: W kwestii wygrodzenia Placu przez Zamawiającego, zwracam się z pytaniem czy zostanie on wygrodzony zgodnie z wytycznymi Zleceniobiorcy? Wygrodzenie stanowi bardzo ważny element zabezpieczenia imprezy, czy w przypadku braku wpływu zleceniobiorcy na układ zabezpieczenia i ilość płotków Miasto przejmie odpowiedzialność za bezpieczeństwo wydarzenia? Odpowiedź: Plac zostanie wygrodzony zgodnie z wytycznymi Wykonawcy.
Pytanie nr 8: Proszę o doprecyzowania bardzo enigmatycznie opisanego pojęcia konstrukcji reklamowych. Odpowiedź: Zamawiający zastrzega sobie możliwość umieszczenia materiałów reklamowych m.in. na elementach sceny. Pytanie nr 9: W punkcie 4 załącznika nr 1 wskazane jest, że zleceniodawca zapewni paliwo do nagrzewnic, jednak w treści całego zapytania nie wskazane jest kto ma zapewnić sprzęt nagrzewający. Proszę o określenie czy taki sprzęt zostanie zapewniony przez Zamawiającego, jeśli tak to jakie będzie miał parametry techniczne, co jest niezbędne do określenia czy spełnia on rider gwiazdy. Odpowiedź: Po stronie Wykonawcy leży wywiązanie się z rideru technicznego artystów. Jeśli będzie wymagane zapewnienie nagrzewnic, to Zamawiający zapewnia jedynie paliwo. Pytanie Nr 10: W punkcie 7 załącznika nr 1 wskazane jest, że zleceniobiorca uzyska zezwolenia w imieniu Zamawiającego. Kto w takim razie ma widnieć na wniosku do Wydziału Zarządzania Kryzysowego jako Organizator Miasto Słupsk czy Zleceniobiorca? Pragnę zaznaczyć, że Organizator odpowiada prawnie za wszelkie niedopełnienia formalności i incydenty związane z imprezą. W 3 punkt 3 wzoru umowy jasno wskazane jest, że cała odpowiedzialność przejęta jest przez Zleceniobiorcę, tym samym Miasto nie może być wskazane jako organizator i w jego imieniu nie może być uzyskane takie zezwolenie. Proszę o wyjaśnienie tej rozbieżności. Odpowiedź: W rozumieniu umowy Wykonawca jest organizatorem imprezy, a Zleceniodawca deklaruje się do pokrycia niektórych kosztów z tym związanych. Pytanie nr 11: W punkcie 9 podpunkt 4 załącznika nr 1 wskazane jest, że Wykonawca zapewni koordynatora wyznaczonego przez Zamawiającego. W sprzeczności stoi deklarowanie zapewnienie udziału nieznanej osoby nie podlegającej Zleceniobiorcy, a wyznaczonej przez podmiot zamawiający. Proszę o wyjaśnienie tej kwestii. Odpowiedź: W pkt.9.4 Załącznika Nr 1 do Zaproszenia został popełniony błąd. Wykonawca ma zapewnić koordynatora imprezy, którego zadaniem będzie współpraca z wyznaczona przez Zleceniodawce osobą.
Pytanie nr 12: W kwestii zaliczki na realizację imprezy, nie jasna jest kwestia zabezpieczenia zaliczki w wysokości 100%. Czy mam przez to rozumieć, że w pierwszej kolejności Zleceniobiorca musi wpłacić/zabezpieczyć 67% wartości zamówienia, by w późniejszym terminie otrzymać tę kwotę z powrotem jako zaliczkę. Czy nie traci to w takiej sytuacji funkcji zaliczki na realizację przedsięwzięcia? Czy Zleceniobiorca może zrezygnować z zaliczki skoro nie przynosi ona mu żadnych korzyści a jedynie powoduje sztuczne zwiększenie obrotu na kontach w przypadku zabezpieczenia w pieniądzu, a inne formy zabezpieczenia powodują podniesienie kosztów związanych z realizacją imprezy? Odpowiedź: Na etapie wyłonienia Wykonawcy jest możliwość negocjacji poruszonej w pytaniu kwestii. Pytanie nr 13: Jakie były przesłanki tak, krótkiego czasu publikacji ogłoszenia. Zostało ono ogłoszone 3.11.2015 roku w godzinach popołudniowych, a oferty można składać do 9.11.2015 roku do godziny 12.00. Daje to zaledwie 4 pełne dni robocze na złożenie oferty. Impreza sylwestrowa odbywa się w Słupsku co roku i jako cykliczna jest na stałe wpisana w kalendarz imprez czy nie było możliwości wcześniejszego zaproszenia do składania ofert? Czy taki tryb jest zgodny z przepisami zamówień publicznych? Czy jest to działanie zmierzające do ograniczenia konkurencji? Odpowiedź: Zgodnie z Regulaminem wewnętrznym Urzędu Miejskiego w Słupsku w postępowaniach o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 30 tys. euro jest wymagane umieszczenie Zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej na minimum 3 dni przed terminem wyznaczonym na złożenie ofert. W opinii Zamawiającego okres 5 dni jest wystarczający na przygotowanie oferty, tym bardziej, że Zamawiający zastrzegł w treści Zaproszenia do składania ofert możliwość negocjacji ceny oraz warunków umowy z Wykonawcami, którzy spełniają warunki udziału postępowania, a ich oferty nie zostaną odrzucone. Pytanie Nr 14: Czy podmioty wykazujące doświadczenie w organizacji imprez spełniających warunki doświadczenia opisane w specyfikacji, które wykonane zostały na rzecz Zleceniodawcy muszą przedstawić dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usługi?
Odpowiedź: Tak, zgodnie z Rozdziałem IV pkt 1 i Rozdziałem V pkt 2 Zaproszenia do składania ofert. Zamawiający informuje, że powyższe wyjaśnienia stają się integralną częścią Zaproszenia do składania ofert, a Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić je podczas sporządzania oferty. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Iwona Wójcik SEKRETARZ MIASTA