Zarządzenie Nr 319/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 7 kwietnia 2017 r. w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Urzędem w Urzędzie Miejskim w Słupsku. Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 446, z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. 1. Wdrażam System Zarządzania Urzędem, zwany SZU w Urzędzie Miejskim w Słupsku, celem ustalenia procedur postępowania w następujących obszarach: 1) nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Urzędem; 2) planowanie pracy Urzędu, obsługa administracyjna Urzędu; 3) zarządzanie zasobami ludzkimi; 4) obsługa interesantów; 5) zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy; 6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji. 2. 1. W ramach obszaru nadzorowanie i doskonalenie SZU, ustalam następujące procedury: 1) ND 01 Zarządzanie zmianami; 2) ND 02 Badanie satysfakcji klienta zewnętrznego; 3) ND 03 Badanie satysfakcji klienta wewnętrznego; 4) ND 04 Audity wewnętrzne. 2. W ramach obszaru planowanie pracy Urzędu, obsługa administracyjna Urzędu, ustalam następujące procedury: 1) PPU 01 Opracowanie budżetu miasta; 2) PPU 02 Realizacja budżetu; 3) PPU 03 Planowanie zakupów; 4) PPU 04 Realizacja zakupów; 5) PPU 05 Opracowanie projektu uchwały z inicjatywy Prezydenta Miasta Słupska; 6) PPU 06 Realizacja uchwał Rady Miejskiej; 7) PPU 07 Zwoływanie sesji Rady Miejskiej w Słupsku na wniosek Prezydenta Miasta Słupska; 8) PPU 08 Opracowanie i wdrażanie zarządzeń Prezydenta Miasta Słupska; 9) PPU 09 Przygotowanie do archiwizacji, przyjmowanie, przechowywanie, udostępnianie, i brakowanie dokumentacji powstającej w Urzędzie Miejskim w Słupsku; 10) PPU 10 Zasady zamawiania, ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek stosowanych w Urzędzie; 11) PPU 11 Instalacja sprzętu komputerowego; 12) PPU 12 Instalacja oprogramowania; 13) PPU 13 Procedura zgłaszania problemów dotyczących sprzętu komputerowego; 14) PPU 14 Procedura zdawania/przekazywania sprzętu komputerowego; 15) PPU 15 Wypożyczenie sprzętu komputerowego; 16) PPU 16 Ewidencjonowanie oprogramowania komputerowego.
3. W ramach obszaru zarządzanie zasobami ludzkimi, ustalam następujące procedury: 1) ZZL 01 Procedura rekrutacji zewnętrznej; 2) ZZL 02 Planowanie i realizacja szkoleń wewnętrznych; 3) ZZL 03 Planowanie i realizacja szkoleń zewnętrznych; 4) ZZL 04 Procedura ewidencji i rozliczenia czasu pracy; 5) ZZL 05 Zmiana zatrudnienia. 4. W ramach obszaru obsługa interesantów, ustalam następujące procedury: 1) OI 01 Obieg dokumentacji zewnętrznej; 2) OI 02 Obieg pism wewnętrznych; 3) OI 03 Rozpatrywanie skarg, wniosków oraz petycji wpływających do Prezydenta Miasta Słupska; 4) OI 04 Umieszczanie i aktualizacja informacji w publikatorach teleinformatycznych; 5) OI 05 Procedura zarządzania Profilami Zaufanymi; 6) OI 06 Procedura tworzenia i aktualizacji procedur zewnętrznych (kart usług). 5. W ramach obszaru zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy, ustalam następujące procedury: 1) BHP 01 Opracowanie i realizacja Planu Monitorowania i Pomiarów BHP; 2) BHP 02 Zarządzanie ryzykiem zawodowym; 3) BHP 03 Gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i inne poważne awarie; 4) BHP 04 Organizacja prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami; 5) BHP 05 Postępowanie w razie wystąpienia wypadku przy pracy, zdarzenia potencjalnie wypadkowego lub choroby zawodowej; 6) BHP 06 Opracowanie i realizacja Programu Ciągłego Doskonalenia BHP. 6. W ramach obszaru zarządzanie bezpieczeństwem informacji, ustalam następujące procedury: 1) ZBI 01 Zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa informacji; 2) ZBI 02 Hasła w systemach informatycznych; 3) ZBI 03 Gotowość i reagowanie na incydenty związane z naruszeniem bezpieczeństwa informacji; 4) ZBI 04 Polityka Bezpieczeństwa Informacji; 5) ZBI 05 Fizyczne zabezpieczenie obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. 1. Powołuję zespół do przygotowania procedur wymienionych w 1 ust.1, 2,3,4,5 w następującym składzie osobowym: 1) w obszarze nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Urzędem: a) Katarzyna Zabawa: - ND 01 Zarządzanie zmianami, - ND 04 Audity wewnętrzne; b) Anna Jaworska : - ND 02 Badanie satysfakcji klienta zewnętrznego; c) Edyta Kostarczyk: - ND 03 Badanie satysfakcji klienta wewnętrznego; 2) w obszarze planowanie pracy Urzędu, obsługa administracyjna Urzędu: a) Sebastian Makutynowicz: - PPU 01 Opracowanie budżetu miasta, - PPU 02 Realizacja budżetu;
b) Grzegorz Warsiński: - PPU 03 Planowanie zakupów, - PPU 04 Realizacja zakupów; c) Renata Szczęsna: - PPU 05 Opracowanie projektu uchwały z inicjatywy Prezydenta Miasta Słupska, - PPU 06 Realizacja uchwał Rady Miejskiej, - PPU 07 Zwoływanie sesji Rady Miejskiej w Słupsku na wniosek Prezydenta Miasta Słupska; d) Irena Tkaczuk-Kawalerowicz: - PPU 08 Opracowanie i wdrażanie zarządzeń Prezydenta Miasta Słupska, - PPU 09 Przygotowanie do archiwizacji, przyjmowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie dokumentacji powstającej w Urzędzie Miejskim w Słupsku, - PPU 10 Zasady zamawiania, ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek stosowanych w Urzędzie; e) Wojciech Wrześniewski: - PPU 11 Instalacja sprzętu komputerowego, - PPU 12 Instalacja oprogramowania, - PPU 13 Procedura zgłaszania problemów dotyczących sprzętu komputerowego, - PPU 14 Procedura zdawania/przekazywania sprzętu komputerowego, - PPU 15 Wypożyczenie sprzętu komputerowego, - PPU 16 Ewidencjonowanie oprogramowania komputerowego; 3) w obszarze zarządzanie zasobami ludzkimi: Edyta Kostarczyk: - ZZL 01 Procedura rekrutacji zewnętrznej, - ZZL 02 Planowanie i realizacja szkoleń wewnętrznych, - ZZL 03 Planowanie i realizacja szkoleń zewnętrznych, - ZZL 04 Procedura ewidencji i rozliczenia czasu pracy, - ZZL 05 Zmiana zatrudnienia; 4) w obszarze obsługa interesantów: a) Irena Tkaczuk-Kawalerowicz: - OI 01 Obieg dokumentacji zewnętrznej, - OI 02 Obieg pism wewnętrznych; b) Katarzyna Zabawa: - OI 03 Rozpatrywanie skarg, wniosków oraz petycji wpływających do Prezydenta Miasta Słupska, - OI 06 Procedura tworzenia i aktualizacji procedur zewnętrznych (kart usług); c) Wojciech Wrześniewski: - OI 04 Umieszczanie i aktualizacja informacji w publikatorach teleinformatycznych; d) Anna Jaworska: - OI 05 Procedura zarządzania Profilami Zaufanymi. 5) w obszarze BHP - Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy: Romuald Kondratowicz: - BHP 01 Opracowanie i realizacja Planu Monitorowania i Pomiarów BHP,
- BHP 02 Zarządzanie ryzykiem zawodowym, - BHP 03 Gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i inne poważne awarie, - BHP 04 Organizacja prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami, - BHP 05 Postępowanie w razie wystąpienia wypadku przy pracy, zdarzenia potencjalnie wypadkowego lub choroby zawodowej, - BHP 06 Opracowanie i realizacja Programu Ciągłego Doskonalenia BHP. 2. Zespół przeprowadzi analizę procedur obowiązujących w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania i dokona implementacji w ramach wprowadzanego Systemu Zarządzania Urzędem: 1) zidentyfikuje wymagania prawne dotyczące procedur; 2) określi zakres, cele procedur oraz sposób postępowania. 4. 1. Powołuję Zespół ds. organizacji bezpieczeństwa informacji do przygotowania procedur wymienionych w 1. ust.6 w składzie: 1) Wojciech Wrześniewski Lider zespołu; 2) Magdalena Adamowicz Administrator Bezpieczeństwa Informacji; 3) Irena Tkaczuk Kawalerowicz. 2.Zespół przygotuje procedury w obszarze Zarządzanie bezpieczeństwem informacji: 1) Wojciech Wrześniewski: - ZBI 01 Zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa informacji w systemach elektronicznych, - ZBI 02 Hasła w systemach informatycznych, - ZBI 03 Gotowość i reagowanie na incydenty związane z naruszeniem bezpieczeństwa informacji w systemach informatycznych; 2) Magdalena Adamowicz Administrator Bezpieczeństwa Informacji: - ZBI 04 Polityka Bezpieczeństwa Informacji; 3) Irena Tkaczuk-Kawalerowicz: - ZBI 05 Fizyczne zabezpieczenie obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. Zespołowi ds. organizacji bezpieczeństwa informacji polecam analizę procedur z zakresu bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz fizycznego zabezpieczenia obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku obowiązujących w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania i dokonania implementacji nowych w ramach wprowadzanego Systemu Zarządzania Urzędem. W tym celu zespół podejmie następujące działania: 1) przeanalizuje procedury w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz kontroli nad dostępem i przepływem informacji w tym celu zweryfikuje: a) mechanizmy bezpieczeństwa osobowego w systemach elektronicznych, b) system mechanizmów zarządzania zmianami w systemach elektronicznych, c) system mechanizmów zarządzania oprogramowaniem, d) system mechanizmów zarządzania kopiami zapasowymi, e) mechanizmy utrzymywania gotowości i reagowania na incydenty w środowisku elektronicznym, f) mechanizmy bezpieczeństwa sieci i okablowania, g) system mechanizmów nadzoru nad konserwacją i serwisem sieci, sprzętu teleinformatycznego i okablowania,
h) wymagania techniczne i procedur zarządzania mechanizmami kryptograficznymi, i) plan ciągłości działania dla systemów informatycznych; 2) dokona weryfikacji Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz dokona analizy regulaminów i innych dokumentów w zakresie bezpieczeństwa informacji pod kątem zgodności z przepisami prawa. 5. 1. Odpowiedzialnym za przeprowadzenie projektu wdrożeniowego, polegającego na integracji nowotworzonego Systemu Zarządzania Urzędem z ustanowionym w Urzędzie Miejskim w Słupsku Zintegrowanym Systemem Zarządzania ustalam Sekretarza Miasta Słupska. 2.Upoważniam Sekretarza Miasta Słupska do podpisywania w moim imieniu procedur Systemu Zarządzania Urzędem. 6. 1. W okresie do zakończenia przygotowania SZU, tj. do 30.06.2017 r.,obowiązuje Zintegrowany System Zarządzania. 2. Z dniem 1.07. 2017 r. obowiązuje System Zarządzania Urzędem. 3. Z dniem 1.07.2017 r. powołuję : 1) Sekretarza Miasta Słupska na Koordynatora SZU, którego zadaniem jest czuwanie nad procesem zarządzania Systemem, wyznaczanie celów i priorytetów; 2) Katarzynę Zabawa na Lidera merytorycznego SZU, której zadaniem będzie współpraca z właścicielami procedur, opiniowanie zamian w procedurach oraz inicjowanie czynności na rzecz rozwoju i usprawniania SZU. 4. Zespoły wymienione w 3 i 4 kończą prace z dniem 30.06. 2017 r. i ulegają rozwiązaniu. 5. Pracownicy wymienieni w składach zespołów zgodnie z 3 i 4 z dniem 1.07.2017 r. stają się właścicielami procedur SZU. W ramach sprawowania funkcji właściciele procedur: 1) sprawują nadzór, 2) monitorują aktualność, 3) podejmują inne czynności na rzecz usprawniania SZU. 7. Tracą moc zarządzenie Zarządzenie Nr 82/OK/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 27 stycznia 2006r. w sprawie powołania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością oraz zespołu do wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymogami normy ISO 9001:2000 w Urzędzie Miejskim w Słupsku, Zarządzenie Nr 279/OK/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 18 kwietnia 2006r. w sprawie wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2001 w Urzędzie Miejskim w Słupsku, Zarządzenie Nr 288 /OK/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 kwietnia 2006 r. w sprawie czynności Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miejskim w Słupsku zgodnego z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2001, Zarządzenie Nr 122/SZJ/08 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 28 stycznia 2008r. w sprawie powołania auditorów wewnętrznych do przeprowadzania auditów w Urzędzie Miejskim w Słupsku w zakresie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2001,
Zarządzenie Nr 200/SZJ/09 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 marca 2009 r. w sprawie: integracji wdrożonego w Urzędzie Miejskim w Słupsku Systemu Zarządzania Jakością z normami PN-EN ISO 14001:2005 oraz PN-N-18001:2004, Zarządzenie Nr 497/SZJ/09 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 02 lipca 2009 r. w sprawie czynności Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miejskim w Słupsku zgodnego z wymogami norm PN-EN ISO 9001:2009, PN-EN 14001:2005 oraz PN-N-18001:2004, Zarządzenie Nr 782/SZJ/09 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 października 2009 r. w sprawie: implementacji ustaleń Zintegrowanego Systemu Zarządzania związanych z uzyskaniem przez Urząd Miejski w Słupsku certyfikatów zgodności z normami międzynarodowymi PN-EN ISO 9001:2009, PN-EN ISO 14001:2005 oraz PN-N-18001:2004, Zarządzenie Nr 280/ZSZ/2010 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 kwietnia 2010 r. w sprawie: wdrożenia w Urzędzie Miejskim w Słupsku Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji według PN-ISO/IEC 27001:2007, Zarządzenie Nr 849/ZSZ/10 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 października 2010 r. w sprawie powołania Zespołu ds. Koordynacji Bezpieczeństwa Informacji wg PN-ISO/IEC 27001:2007 i określenia jego zadań w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miejskim w Słupsku, Zarządzenie Nr 1267/GPM/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 04 grudnia2012r. w sprawie ustalenia zakresu obowiązków i uprawnień Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miejskim w Słupsku zgodnego z wymogami norm PN-EN ISO 9001:2009, PN-EN ISO 14001:2005, PN-N-18001:2004 oraz PN-ISO/IEC 27001:2007. 8. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Słupska. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Robert Biedroń
Uzasadnienie: Prezydent niniejszym zarządzeniem powołał zespoły do przeprowadzenia analizy procedur obowiązujących w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania i dokonania implementacji w ramach nowego Systemu Zarządzania Urzędem. Zadaniem zespołów jest: 1) zidentyfikowanie wymagań prawnych dotyczących procedur; 2) określenia zakresu, celów procedur oraz sposobu postępowania. Z dniem 1.06.2017 r. w Urzędzie Miejskim w Słupsku Zintegrowany System Zarządzania będzie zastąpiony System Zarządzania Urzędem.