Zarządzenie Nr 491/OU/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 lipca 2015 roku. w sprawie Instrukcji obrotu drukami ścisłego zarachowania.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 491/OU/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 lipca 2015 roku w sprawie Instrukcji obrotu drukami ścisłego zarachowania. Na podstawie art. 33 ust.1 i 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013r, poz. 594, poz. 645, z 2014r. poz. 379 i poz. 1072). zarządzam, co następuje: Ustalam Instrukcję obrotu drukami ścisłego zarachowania, która stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 1. Powołuję stałą Komisję Druków Ścisłego Zarachowania w składzie: 1) Andrzej Szewczuk - przewodniczący, 2) Artur Staniuk - członek, 3) Barbara Kobiałka - członek. 2. Zadania Komisji określa Instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania Traci moc zarządzenie Nr 501/A/2006 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 20 czerwca 2006 r. w sprawie obrotu drukami ścisłego zarachowania ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Prezydenta Miasta Słupska Nr 606/A/2008r z dnia 1 sierpnia 2008 r., Nr 591/A/2010 z dnia 2 czerwca 2010 r., Nr 608/A/2012 z dnia 9 lipca 2012 r. i Nr 434/A/2014 z dnia 27 czerwca 2014r. 4. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Z up. Prezydenta Miasta Słupska Iwona Wójcik Sekretarz Miasta

2 Uzasadnienie: Wprowadzenie nowego zarządzenia Prezydenta Miasta konieczne było w związku z powołaniem nowego składu Komisji Druków Ścisłego Zarachowania oraz wprowadzeniem Instrukcji Obrotu Drukami Ścisłego Zarachowania. W zaktualizowanej Instrukcji Obrotu Drukami Ścisłego Zarachowania zostały szczegółowo określone zasady postępowania dotyczące archiwizacji i brakowania ( utylizacji ) druków ścisłego zarachowania.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 491 Prezydenta Miasta z dnia 13 lipca 2015r INSTRUKCJA OBROTU DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA CZĘŚĆ I 1 ZASADY OGÓLNE. 1. Instrukcja określa podstawowe zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Słupsku. 2. Nadzór nad prawidłowością obrotu drukami ścisłego zarachowania sprawuje Dyrektor Wydziału Organizacji Urzędu z zastrzeżeniem ust Urząd Stanu Cywilnego Urzędu Miejskiego w Słupsku realizuje zadania z zakresu gospodarki drukami ścisłego zarachowania, archiwizacji i utylizacji, na podstawie odrębnego zarządzenia Prezydenta Miasta Słupska. Nadzór nad prawidłowością obrotu drukami ścisłego zarachowania sprawuje Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Słupsku. CZĘŚĆ II 2 DRUKI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA. 1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze druków powszechnego użytku ostemplowane pieczątką Druk ścisłego zarachowania, takie jak: 1) dowód wpłat KP, 2) dowód wypłat KW, 3) dowód przyjęcia PZ, 4) magazyn wyda WZ, 5) arkusze spisu z natury, 6) kwitariusz przychodowy, 7) książka kontroli pracy samochodu służbowego. 2. Wymienione w ust. 1 druki ścisłego zarachowania podlegają ścisłej ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

4 3 OSOBA ODPOWIEDZIALNA. 1. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania jest pracownik Wydziału Organizacji Urzędu stanowisko ds. gospodarki magazynowej. 2. Odpowiedzialność rozpoczyna się z chwilą protokolarnego przejęcia druków, a kończy się z chwilą ich protokolarnego przekazania i rozliczenia. 3. Osoba odpowiedzialna przyjmuje druki ścisłego zarachowania od Komisji Druków Ścisłego Zarachowania powołanej przez Prezydenta Miasta Słupska. 4. Do obowiązków osoby odpowiedzialnej należy: 1) dbałość o właściwe zabezpieczenia druków przed samowolnym pobraniem, 2) oznaczenie numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię, 3) bieżące wpisywanie przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania. 5. Do obowiązków Komisji, o której mowa w ust. 3 należy: 1) sprawdzenie zgodności ilości, ewentualnie serii i numerów druków dostarczonych do Urzędu Miejskiego, 2) nadanie numerów ewidencyjnych drukom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię, 3) przekazanie druków ścisłego zarachowania osobie odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, 4) sporządzanie protokołów z czynności wymienionych w punktach 1, 2, 3. 4 PRZECHOWYWANIE DRUKÓW. 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w zamkniętym pomieszczeniu magazynu głównego Urzędu lub odpowiednio zabezpieczonych szafach. 2. Szafy lub pomieszczenie powinny być tak zabezpieczone, aby uniemożliwiały samowolne pobranie druków bez wiedzy osoby odpowiedzialnej. 5 OZNAKOWANIE DRUKÓW. 1. Formularze druków ścisłego zarachowania powinny być w miarę możliwości zakupywane z nadrukowanymi już seriami i numerami. 2. Jeżeli zakupiono druki nieoznakowane przez drukarnię należy: 1) ponumerować druki każdego rodzaju, nadając im numer bieżący kolejno od początku roku: jeżeli druk wypełnia się w dwóch lub więcej egzemplarzach, tym samym numerem oznacza się oryginał i wszystkie kopie (najczęściej używa się do tego numeratora),

5 2) ostemplować każdy egzemplarz druku pieczątką stosowaną wyłącznie do celów znakowania druków i dostępną tylko dla osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami o treści: Druk ścisłego zarachowania 3. W przypadku druków w formie bloków należy dodatkowo na okładce każdego bloku wpisać: 1) numer kolejny bloku, 2) numer karty bloku od nr... do nr..., 3) liczbę kart w bloku, która powinna być potwierdzona przez członków Komisji Druków Ścisłego Zarachowania. 6 EWIDENCJA OBROTU 1. Obrót drukami ścisłego zarachowania ewidencjonowany jest w książce druków ścisłego zarachowania. Na ostatniej stronie książki należy wpisać: książka zawiera... stron, słownie... kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Dyrektora Wydziału Organizacji Urzędu. 2. Książkę druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków. 3. Strony w książce druków ścisłego zarachowania powinny być zbroszurowane (w sposób umożliwiający zszycie), ponumerowane, a ich ilość powinna być wpisana na ostatniej stronie i poświadczona przez członków Komisji Druków Ścisłego Zarachowania. 4. Podstawę zapisów w książce druków ścisłego zarachowania znajdującej się na stanowisku ds. gospodarki magazynowej ( magazyn główny Urzędu ) stanowią: 1) dla przychodu - protokół Komisji Druków Ścisłego Zarachowania dokonującej przyjęcia i ostemplowania druków, 2) dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków z wydziału merytorycznego pobierającej druki. 5. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane starannie i czytelnie. 6. Błędne zapisy poprawia się poprzez skreślenie omyłkowego zapisu i zaparafowanie przez osobę dokonującą skreślenia oraz wpisanie nowego poprawnego zapisu. 7. Wydawanie druków ścisłego zarachowania następuje: 1) na podstawie pisemnego zapotrzebowania, akceptowanego przez kierownika komórki organizacyjnej, w której dane druki będą używane, 2) po uprzednim zdaniu kopii wcześniej pobranych i wykorzystanych druków, 8. Zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 7 powinno zawierać: 1) żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, 2) imienne upoważnienie do odbioru druków, 3) rozliczenie z poprzednio pobranych druków.

6 7 ARCHIWIZACJA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA. 1. Archiwizacji druków ścisłego zarachowania zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt dokonują: 1) stanowisko ds. gospodarki magazynowej, 2) pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego. 2. Dokumentację przygotowaną do archiwizacji wraz z kopiami druków ścisłego zarachowania, pracownicy wymienieni w ust.1 przekazują do Archiwum Zakładowego Urzędu na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego. 3. Pracownik Archiwum Zakładowego Koordynator Czynności Kancelaryjnych, przekazuje dokumentację, której skończył się okres przechowywania do brakowania ( utylizacji ) zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm. ). 8 KONTROLA OBROTU DRUKAMI. 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. 2. Spisowi z natury podlegają druki ścisłego zarachowania będące na stanie magazynowym, jak również znajdujące się u osób korzystających z tych druków. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 3. Obowiązkową inwentaryzację druków ścisłego zarachowania należy przeprowadzać w przypadku: 1) zmiany osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami tj. pracownika Wydziału Organizacji Urzędu stanowisko ds. gospodarki magazynowej, 2) zaginięcia (zgubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania. Z up. Prezydenta Miasta Słupska Iwona Wójcik Sekretarz Miasta