Symfonia <-> SaldeoSMART Informacje wdrożeniowe (wewnętrzne)

Symfonia <-> SaldeoSMART Informacje wdrożeniowe (wewnętrzne) 1 Wprowadzenie 2 2 Pakiet integracyjny 2 3 Wdrożenie integracji pomiędzy Symfonią a SaldeoSMART 4 3.1 Ogólny przebieg 4 3.2 Szczegółowy przebieg 4 3.3 Narzędzia 12 3.4 Do własnego ustawienia 12 3.5 Logi 12 4 Uwagi 13 4.1 Znane zachowanie 13 4.2 Wymagania techniczne 13 5 Dodatkowe informacje 13 6 Spis tabel 13 7 Spis rysunków 13 Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 1 z 13

1 Wprowadzenie Sage Symfonia dzięki współpracy z SaldeoSMART umożliwia automatyzację księgowania papierowych faktur. Aplikacja SaldeoSMART automatyzuje odczytywanie faktur papierowych i elektronicznych, analizuje skanowane dokumenty i pobiera z nich potrzebne do księgowania dane. Dedykowany moduł integracji ułatwia przeniesienie danych do programu księgowego w odpowiednim dla niego formacie: Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia Start Mała Księgowość zaczytują dane do bufora. Integrowanie SaldeoSMART z Symfonią pozwala na przyspieszenie wprowadzania dokumentów księgowych i znacznie ułatwia pracę z co potwierdza ponad 100 zakończonych powodzeniem wdrożeń w firmach różnych branż i biurach rachunkowych. Zadowolenie oraz pozytywne opinie tych klientów spowodowały, że ulepszone rozwiązanie oferujemy wszystkim Klientom. 2 Pakiet integracyjny Zawartość pakietu integracyjnego zawiera Tabela 1. Tabela 1 Zawartość pakietu integracyjnego Plik Docelowa lokalizacja Przeznaczenie i uwagi Katalog:.\ Sage.PL.Saldeo.Client.exe %INSTDIR% Część Integratora. Sage.PL.Saldeo.Configuration.dll %INSTDIR% Część Integratora. Sage.PL.Saldeo.dll %INSTDIR% Część Integratora. Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe %INSTDIR% Nakładka graficzna do Integratora przeznaczona dla ułatwienia konfiguracji integracji Symfonia Finanse i Księgowość z SaldeoSMART. CredentialManagement.dll %INSTDIR% Część Integratora. LICENSE-Apache-2.0.txt NOTICE.txt Informacje licencyjne. Informacje licencyjne. Katalog:.\Examples\ Sage.PL.Saldeo.Client.exe.config ew. %INSTDIR% Plik konfiguracji Integratora. Sage.PL.Saldeo.Integration- Tool.exe.config Sage.PL.Wizards.Integration- Tool.exe.config ew. %INSTDIR% ew. %INSTDIR% Plik konfiguracji nakładki Integratora. Plik konfiguracji nakładki Integratora. Katalog:.\Szablon\ saldeofk.ams %INSTDIR%\Szablon Szablon dla importu dokumentów z SaldeoSMART. saldeomk.ams %INSTDIR%\Szablon Szablon dla importu dokumentów z SaldeoSMART. Katalog:.\Scripts\FKP\ prockh.sc %INSTDIR%\FK \Procedury \Formatki \Procedury kontrahenta Procedury odpowiedzialne za automatyczne uaktualnianie danych kontrahentów w SaldeoSMART po ich zmianie przez użytkownika (z poziomu UI). UWAGA! Jeśli dotychczas raport nie był zmieniany (brak kastomizacji) wystarczy wgrać do katalogu. Ale jeśli był zmieniany, należy ręcznie nanieść odpowiednie zmiany! SaldeoIntegrationFK.sci %INSTDIR%\FK Zbiór funkcji wykorzystywanych przez pozostałe raporty z obszaru integracji FKP z SaldeoSMART. Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 2 z 13

Plik Docelowa lokalizacja Przeznaczenie i uwagi SaldeoSaveContractorFK.sc Katalog:.\Scripts\MKP\ prockh.sc SaldeoConnectCompanies.sc SaldeoConnectCompaniesWizard.sc SaldeoCreateCompaniesMK.sc SaldeoGetDocumentsMK.sc %INSTDIR%\FK \Procedury \menu Kontrahenci kartoteka\ %INSTDIR%\MK \Procedury \Procedury kontrahenta %INSTDIR%\MK \System \Pomocnicze %INSTDIR%\MK \System \Pomocnicze %INSTDIR%\MK \System \Pomocnicze %INSTDIR%\MK \Kartoteki z menu \Bufor KPiR menu Raport ujawniający w menu podręcznym (w kartotece kontrahentów i na formatce kontrahenta) możliwość zapisania kontrahentów w SaldeoSMART. Procedury odpowiedzialne za automatyczne uaktualnianie danych kontrahentów w SaldeoSMART po ich zmianie przez użytkownika (z poziomu UI). UWAGA! Jeśli dotychczas raport nie był zmieniany (brak kastomizacji) wystarczy wgrać do katalogu. Ale jeśli był zmieniany, należy ręcznie nanieść odpowiednie zmiany! Raport umożliwiający powiązanie firmy Symfonii z istniejącą firmą SaldeoSMART. Raport umożliwiający powiązanie firmy Symfonii z istniejącą firmą SaldeoSMART przy pomocy nakładki graficznej. Raport umożliwiający utworzenie firm w SaldeoSMART na podstawie danych z firm Symfonii. Raport umożliwiający pobranie dokumentów w formacie 3.0 na dysk do określonego katalogu w %FIRMDIR%\Saldeo. SaldeoIntegrationMK.sci %INSTDIR%\MK Zbiór procedur pomocniczych języka AmBasic. SaldeoSaveContractorMK.sc %INSTDIR%\MK \Kartoteki z menu \Kontrahenci menu Raport ujawniający w menu podręcznym (w kartotece kontrahentów) możliwość zapisania kontrahentów w Saldeo- SMART. Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 3 z 13

3 Wdrożenie integracji pomiędzy Symfonią a SaldeoSMART Przebieg procesu wdrożeniowego jest niemal taki sam dla FKP jak i MKP. Zostanie tu przedstawiony jednokrotnie zaś różnice zostaną wyszczególnione. 3.1 Ogólny przebieg 1. Instalacja ostatniej wersji rynkowej (FKP lub MKP). 2. Instalacja pakietu integrującego. a. Wgranie dostarczonych plików *.exe i *.dll do katalogu %INSTDIR% b. Wgranie odpowiedniego szablonu do katalogu szablonów c. Wgranie raportów. 3. Konfiguracja aplikacji a. Utworzenie profili importów b. Uruchomienie opcji wykonywania procedur kontrahenta (MKP) 4. Powiązanie firmy z Firmą SaldeoSMART (nową lub istniejącą) przy pomocy dostarczonych narzędzi i/lub raportów. 5. Ew. konfiguracja Firmy SaldeoSMART. 3.2 Szczegółowy przebieg 1. Instalacja ostatniej wersji rynkowej (FKP lub MKP). a. Warto sprawdzić, czy nie ma dostępnych najnowszych uaktualnień. 2. Instalacja pakietu integrującego. a. Wgranie dostarczonych plików do katalogu, w którym została zainstalowana aplikacja (%INSTDIR%, patrz: Tabela 3). Przegrać należy następujące pliki: CredentialManagement.dll Sage.PL.Saldeo.Client.exe Sage.PL.Saldeo.Configuration.dll Sage.PL.Saldeo.dll Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe Sage.PL.Saldeo.Wizards.exe b. W przypadku, kiedy w pakiecie integrującym znajdują się pliki Amfk.exe (dla FKP) lub MKP.exe (dla MKP) również je należy przegrać do katalogu aplikacji, o ile są zgodne (w numerze pliku trzy pierwsze liczby takie same, czwarta nie mniejsza, np. 16.1.2.1 jest zgodne z 16.1.2.0). c. Wgranie odpowiedniego szablonu do katalogu szablonów (%INSTDIR%\Szablon): saldeofk.ams dla FKP lub saldeomk.ams dla MKP d. Wgranie raportów. Wbudowany mechanizm wgra (podczas otwierania Firmy) dostarczone raporty w odpowiednie miejsce w strukturze katalogu raportów po umieszczeniu ich na dysku w odpowiednim katalogu: lub %INSTDIR%\FK (dla FKP) %INSTDIR%\MK (dla MKP) UWAGA! Spowoduje to domyślną konfigurację integracji. Zalecane w przypadku instalacji u klientów nie posiadających kastomizacji (nadgrywany jest raport z procedurami kontrahenta). W pozostałych przypadkach należy wgrać wybrane raporty w odpowiednie miejsca (patrz: Tabela 1). 3. Konfiguracja aplikacji: Symfonia Finanse i Księgowość (FKP): a. Utworzenie profilu importu W celu zautomatyzowania pobierania dokumentów w FKP należy utworzyć (Rysunek 1) profil importu (Rysunek 2), którego parametry zawiera Tabela 2. Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 4 z 13

Rysunek 1 Profile importu do Symfonia Finanse i Księgowość - wywołanie Rysunek 2 Ustawienie profilu importu dla FKP - przykład Tabela 2 Parametry profilu importu dla FKP Parametr Wartość Przykład Nazwa Saldeo Saldeo Katalog %DATADIR%\Saldeo\Documents\ C:\SymfoniaFirmy\FKP\demo_fk\Saldeo\Documents Szablon %INSTDIR%\Szablon\saldeofk.ams C:\Symfonia\FKP\Szablon\saldeofk.ams Sprawdzaj automatycznie zaznaczone [ X ] Symfonia Start Mała Księgowość (MKP): a. Utworzenie profilu (rodzaju) importu W oknie importu danych (Firma -> Import danych) wybieramy Nowy i uzupełniamy np. tak pokazuje Rysunek 3. Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 5 z 13

Rysunek 3 Ustawienie rodzaju importu dla MKP - przykład Przy uruchomieniu tego rodzaju (profilu) importu określamy zaś odpowiednie ścieżki (Tabela 3). Rysunek 4 Ustawienie importu danych MKP - przykład b. Włączenie wykonywania raportów Wykonywanie raportów to funkcjonalność, która jest włączana odpowiednim parametrem pracy. Jeśli chcemy mieć kontrahentów automatycznie zapisywanych w SaldeoSMART, powinniśmy włączyć ten parametr pracy (Rysunek 5). Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 6 z 13

Rysunek 5 Włączenie wykonywania raportów dla MKP 4. Powiązanie z Firmą w Saldeo Powiązanie firmy Symfonii z firmą SaldeoSMART składa się z trzech elementów: 1) Ustawienie wskazań na odpowiednie firmy tj. wskazanie firmie z Symfonii odpowiedniej firmy z SadeoSMART i (vice versa) wskazanie firmie z SaldeoSMART odpowiedniej firmy z Symfonii. 2) Utworzenie w katalogu %DATADIR% struktury danych wykorzystywanej podczas integracji m.in. do przechowywania plików tymczasowych 3) Wygenerowanie skryptów umożliwiających m.in. wywołanie synchronizacji kontrahentów, czy pobieranie dokumentów. Symfonia Finanse i Księgowość (FKP): a. Nowa Firma Aby utworzyć w SaldeoSMART nową firmę (lub firmy) korzystamy z narzędzia Sage.PL.Saldeo.Integration- Tool.exe (Rysunek 6). Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 7 z 13

Rysunek 6 Tworzenie nowych firm w SaldeoSMART - Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe W kolejnych krokach: 1) Podajemy dane potrzebne do zalogowania w Firmie Symfonii oraz w SaldeoSMART. UWAGA! Jako weryfikator przy logowaniu do SaldeoSMART przekazujemy token, a nie hasło użytkownika. 2) Wybieramy katalog, w którym znajdują się firmy Symfonii 3) Zaznaczamy (checkbox) firmy, dla których odpowiedniki chcemy utworzyć w SaldeoSMART. 4) Wywołujemy akcję dodawania firmy do SaldeoSMART 5) Uzupełniamy niezbędne dane dla SaldeoSMART. (Rysunek 7) UWAGA! Pamiętamy o unikalności skrótu i loginu. 6) Potwierdzamy operację. Rysunek 7 Tworzenie nowych firm w SaldeoSMART uzupełnianie danych b. Istniejąca Firma Aby połączyć firmę Symfonii z firmą istniejącą w SaldeoSMART również korzystamy z narzędzia Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe (Rysunek 8) Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 8 z 13

Rysunek 8 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART W kolejnych krokach: 1) Podajemy dane potrzebne do zalogowania w Firmie Symfonii oraz w SaldeoSMART. UWAGA! Jako weryfikator przy logowaniu do SaldeoSMART przekazujemy token, a nie hasło użytkownika. 2) Wybieramy katalog, w którym znajdują się firmy Symfonii 3) Zaznaczamy (podświetlenie) firmę, którą chcemy połączyć z firmą w SaldeoSMART. 4) Naciskają button Szczegóły zbieramy informacje o tej firmie oraz weryfikujemy, czy jest jakaś firma w SaldeoSMART, z którą możemy powiązać dane firmę. Jeśli jest, to możemy zobaczyć ich pełną listę (Rysunek 9). UWAGA! prezentowane na liście są firmy SaldeoSMART niepowiązane. Jeśli brak odpowiedniej, należy usunąć powiązanie po stronie SaldeoSMART. 5) Wybieramy interesującą nas Firmę (Rysunek 10). Określamy ew. parametry takie jak identyfikator, pod którym firma będzie identyfikowalna w SaldeoSMART, sposób pobierania dokumentów czy rodzaj synchronizacji. 6) Uruchamiamy proces wiązania. 7) Po zakończeniu procesu widzimy, że Firmy są powiązane (Rysunek 11). Rysunek 9 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART lista firm w SaldeoSMART Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 9 z 13

Rysunek 10 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART wybór firmy Rysunek 11 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART informacja o powiązaniu Symfonia Start Mała Księgowość (MKP): W MKP wiązanie firmy Symfonii z Firmami SaldeoSMART odbywa się poprzez wykonanie odpowiednich raportów. Odpowiednie raporty stanowią część pakiety integracyjnego. a. Nowa Firma Do utworzenia w SaldeoSMART firm z bieżącej grupy firm w MKP służy raport Integracja z SaldeoSMART - tworzenie firm na podstawie bazy MKP. Domyślnie znajduje się w katalogu \System\Pomocnicze\ (Rysunek 12). Rysunek 12 Tworzenie firm w SaldeoSMART z bieżącej grupy firm MKP Podczas wykonania możemy wybrać, czy tworzyć jedną firmę (na podstawie danych otwartej Firmy), czy wiele (na podstawie danych zawartych w bazie danych). Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 10 z 13

b. Istniejąca Firma Aby powiązać firmę Symfonia Start Mała Księgowość z firmą istniejącą w SaldeoSMART najlepiej skorzystać z raportu Integracja z SaldeoSMART - powiązanie firm (Rysunek 13). Po jego uruchomieniu tworzona jest odpowiednia struktura plików/katalogów na dysku oraz uruchamiane jest graficzne narzędzie pozwalające na wybór firmy SaldeoSMART do powiązania (Rysunek 14). Rysunek 13 Symfonia Start Mała Księgowość połączenie z istniejącą firmą raport Rysunek 14 Symfonia Start Mała Księgowość wybór firmy podczas łączenia Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 11 z 13

5. Ew. konfiguracja Firmy SaldeoSMART. Konfiguracja Firmy SaldeoSMART obejmuje m.in. zdefiniowanie kategorii i rejestrów. W szczególności przy ustawieniu współpracy z FKP może sprowadzić się do to wyksportowania modelu księgowego firmy (Firma -> Eksport modelu księgowego Firmy ) i zaimportowania wynikowego pliku.xml do SaldeoSMART. 3.3 Narzędzia Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe jest narzędziem wdrożeniowo-diagnostycznym. Dzięki niemu można uzyskać informacje m.in. o lokalizacji istotnym plików konfiguracji oraz logach (Rysunek 15). Rysunek 15 Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe prezentacja informacji diagnostycznych 3.4 Do własnego ustawienia Przygotowanie rozwiązanie pozwala na ustawienie szeregu parametrów (przy pomocy dostarczonych narzędzi lub też poprzez ręczną edycję raportów i/lub generowanych skryptów). W szczególności ustawić można: automatyczne / ręczne zapisywanie kontrahentów sposób identyfikacji firmy w SaldeoSMART (kod / GUID) automatyczne / ręczne pobieranie dokumentów o na żądanie o o określonej porze / cyklicznie sposób pobierania dokumentów o każdy do osobnego pliku o wszystkie pobierane w danym momencie do jednego pliku W/w można oczywiście modyfikować. Przykładowe modyfikacje to np.: zapisywanie do SaldeoSMART tylko określonych kontrahentów (odpowiednia) możliwość pobierania dokumentów tylko przez określonych użytkowników specjalne oznaczenie w kartotece dokumentów pozyskanych z SaldeoSMART Pakiet integrujący dostarcza możliwości, a sposób ich wykorzystania zależy już od klienta/wdrożeniowca. 3.5 Logi Istnieje możliwość włączenia logowania operacji z SaldeoSMART w celach diagnostycznych. W tym należy pliki konfiguracji (*.config z katalogu Examples) wgrać do katalogu %INSTDIR%. W szczególności w plikach powinna być (niezakomentowana) sekcja: Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 12 z 13

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <configuration> <appsettings> <add key="logging_enabled" value="true"/> </appsettings> </configuration> 4 Uwagi 4.1 Znane zachowanie Zmiana software owa kontrahentów (bezpośrednio w bazie lub poprzez obiekt integracji) może ich nie zmieniać w SaldeoSMART. 4.2 Wymagania techniczne Do pełnego wykorzystania możliwości integracji pomiędzy aplikacjami Sage Symfonia a SaldeoSMART należy posiadać najnowszą wersję aplikacji Sage. 5 Dodatkowe informacje Tabela 3 Opis stosowanej nomenklatury dot. katalogów Katalog Oznaczenie Znaczenie Katalog instalacji %INSTDIR% Katalog, w którym zainstalowana jest aplikacja Sage, tj. Sage Symfonia Finanse i Księgowość lub Sage Symfonia Mała Księgowość Katalog danych %DATADIR% Katalog, w którym przechowywane są dane firmy (FKP) lub grupy firm (MKP) Katalog SaldeoSMART %DATADIR%\Saldeo Podkatalog Saldeo w katalogu danych. Tu są przechowywane skrypty, konfiguracja oraz dane tymczasowe i ew. archiwalne związane z integracją pomiędzy Symfonią a SaldeoSMART. 6 Spis tabel Tabela 1 Zawartość pakietu integracyjnego... 2 Tabela 2 Parametry profilu importu dla FKP... 5 Tabela 3 Opis stosowanej nomenklatury dot. katalogów... 13 7 Spis rysunków Rysunek 1 Profile importu do Symfonia Finanse i Księgowość - wywołanie... 5 Rysunek 2 Ustawienie profilu importu dla FKP - przykład... 5 Rysunek 3 Ustawienie rodzaju importu dla MKP - przykład... 6 Rysunek 4 Ustawienie importu danych MKP - przykład... 6 Rysunek 5 Włączenie wykonywania raportów dla MKP... 7 Rysunek 6 Tworzenie nowych firm w SaldeoSMART - Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe... 8 Rysunek 7 Tworzenie nowych firm w SaldeoSMART uzupełnianie danych... 8 Rysunek 8 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART... 9 Rysunek 9 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART lista firm w SaldeoSMART... 9 Rysunek 10 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART wybór firmy... 10 Rysunek 11 Łączenie z Firmą w SaldeoSMART informacja o powiązaniu... 10 Rysunek 12 Tworzenie firm w SaldeoSMART z bieżącej grupy firm MKP... 10 Rysunek 13 Symfonia Start Mała Księgowość połączenie z istniejącą firmą raport... 11 Rysunek 14 Symfonia Start Mała Księgowość wybór firmy podczas łączenia... 11 Rysunek 15 Sage.PL.Saldeo.IntegrationTool.exe prezentacja informacji diagnostycznych... 12 Symfonia <-> SaldeoSMART informacje wdrożeniowe Strona 13 z 13