Nr zapytania: MZU-24/2013 Warszawa, 13.08.2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania uczelnią wyższą składającego się z systemu typu ERP i systemu obsługi studiów wraz z niezbędną infrastrukturą sprzętową oraz przeprowadzenie szkoleń dla personelu Zamawiającego w zakresie funkcjonalności i użytkowania systemu Strona 1 Usługi w zakresie oprogramowania - Kod CPV: 72260000-5 Usługi wdrażania oprogramowania - Kod CPV: 72263000-6 Usługi dostawy oprogramowania - Kod CPV: 72268000-1 Usługi konfiguracji oprogramowania - Kod CPV: 72265000-0 Usługi szkolenia personelu - Kod CPV: 80511000-9 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne - Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania do rachunkowości / księgowości - Kod CPV: 48443000-5 Serwery komputerowe - Kod CPV: 48822000-6 Bezprzestojowe źródła energii - Kod CPV: 31154000-0 Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie, ul. Pandy 13, 02-202 Warszawa w związku z realizowanym projektem pt. Modelowo Zarządzana Uczelnia współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Działania 4.1 Wzmocnienie i rozwój potencjału dydaktycznego uczelni oraz zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy, Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni, zaprasza do złożenia oferty: na dostawę i wdrożenie zintegrowanego informatycznego systemu do zarządzania uczelnią wyższą składającego się z systemu typu ERP i systemu obsługi studiów wraz z niezbędną infrastrukturą sprzętową oraz przeprowadzenie szkoleń dla personelu Zamawiającego w zakresie funkcjonalności i użytkowania systemu
1. ZAMAWIAJĄCY Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie ul. Pandy 13, 02-202 Warszawa NIP 526-17-23-036, REGON 010291998 Osoba do kontaktu: dr Michał Rupert tel. 22 415 68 36 e-mail: m.rupert@wspkorczak.eu Strona 2 2. FORMA POSTĘPOWANIA Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Procedurą Konkurencyjności na podstawie 20 b umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL.04.01.01-00-142/11-00 z dnia 04.12.2012 r. Jest to zamówienie częściowe. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) Skrócony opis przedmiotu: W ramach realizacji ww. projektu, Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie planuje zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią (dalej: ZSZU). Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie zintegrowanego informatycznego systemu do zarządzania uczelnią wyższą składającego się z systemu typu ERP i systemu obsługi studiów wraz z niezbędną infrastrukturą sprzętową oraz przeprowadzenie szkoleń dla personelu Zamawiającego w zakresie funkcjonalności i użytkowania systemu. 2) Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy: Usługi w zakresie oprogramowania - Kod CPV: 72260000-5 Usługi wdrażania oprogramowania - Kod CPV: 72263000-6 Usługi dostawy oprogramowania - Kod CPV: 72268000-1 Usługi konfiguracji oprogramowania - Kod CPV: 72265000-0 Usługi szkolenia personelu - Kod CPV: 80511000-9 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne - Kod CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania do rachunkowości / księgowości - Kod CPV: 48443000-5 Serwery komputerowe - Kod CPV: 48822000-6 Bezprzestojowe źródła energii - Kod CPV: 31154000-0 3) Termin realizacji zamówienia: od 10.09.2013 do 31.12.2014 r. 4) Informacja na temat składania ofert częściowych: Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
5) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i sposobu jego wykonania: Przedmiotem zamówienia jest realizacja projektu polegającego na: 1. Dostawie i wdrożeniu Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią (dalej: ZISZU) wspomagającego zarządzanie uczelnią wyższą, składającego się z następujących elementów: a. Systemu typu ERP (dalej: ERP), w zakresie funkcjonalnym obejmującym moduły: Finanse i Księgowość, Kadry i Płace, Budżetowanie, Zakupy i Sprzedaż, Majątek Trwały, Zarządzanie Badaniami, Kontroling i Analizy, o funkcjonalności i parametrach opisanych w załączniku nr 7. Strona 3 b. Systemu Obsługi Studiów (dalej: SOS), w zakresie funkcjonalnym obejmującym: Moduł Dziekanatowy, Wirtualny Dziekanat, Krajowe Ramy Kwalifikacji, Obsługa Finansowa Studenta, Planowanie Zajęć, Obsługa Sesji, Stypendia, Ankietowanie, Dyplomowanie, Praktyki Studenckie, Pensum, Portal Rekrutacyjny, Akademickie Biuro Karier, Monitorowanie Losów Absolwentów, o funkcjonalności i parametrach opisanych w załączniku nr 7. Zamawiający wymaga, aby licencja na oprogramowanie była bezterminowa, umożliwiająca wykorzystywanie oprogramowania w następujących zakresach: a. przez 25 jednoczesnych operatorów w zakresie systemu typu ERP, przy czym w okresach szczytowych (max. 4 godziny pomiędzy 8:00 a 16:00) przez 40 jednoczesnych użytkowników b. na 30 stanowiskach komputerowych w zakresie systemu SOS
(maksymalna liczba osób posiadających aktualnie status studenta w bazie danych: 5000) Zamawiający wymaga zapewnienia przez Wykonawcę gwarancji trwającej przez w okresie 24 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu, tj. od 31.12.2014 r. 2. Dostawie sprzętu i oprogramowania bazodanowego a także wszelkiego innego oprogramowania niezbędnego do prawidłowego działania Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią. Strona 4 Zamawiający wymaga, by ZISZU oparty był na jednym motorze bazy danych z ewentualnym wyłączeniem modułów ZISZU działających w sieci Internet, ale tak by dane były w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego, aktualne w systemach Internetowych z główną bazą danych dla zaoferowanych rozwiązań w zakresie ERP i SOS. Działanie oprogramowania powinno zostać oparte na systemie MS Windows Server i technologii bazy danych MS SQL. W celu właściwej realizacji wymagań określonych przedmiotem zamówienia Zamawiający wymaga, by Wykonawca posiadał pełne prawa autorskie do oferowanego systemu oraz dostęp i możliwość modyfikacji całości kodów źródłowych systemu. Opis infrastruktury sprzętowej dostępnej u Zamawiającego: Zamawiający na czas wdrożenia udostępni Wykonawcy infrastrukturę informatyczną w postaci rozwiązania sprzętowego zgodnie z poniższym opisem: 1. Pomieszczenie serwerowni z łączem 10/10 MB/s 2. 2 serwery DELL PE R710 CPU Cores 8CPUs x 2,393 GHZ Intel Xeon E5620 3. Macierz NetApp FAS2020 12x1TB SATA, 2 porty 1Gb ( 200 GB dostępnej powierzchni użytkowej) 4. Oprogramowanie: Center Server 4 Essentials, VCENTER, vsphere 4 Essentials Plus (1-6 cores per CPU) Uwaga! Na obecnej infrastrukturze informatycznej Zamawiającego nie ma możliwości docelowego zainstalowania nowego systemu typu ERP i SOS. Po wdrożeniu ZISZU w/w infrastruktura zostanie przeznaczona na potrzeby własne Zamawiającego dotyczące budowy serwerowni zapasowej. Wykonawca przy realizacji zamówienia może uwzględnić wykorzystanie w/w infrastruktury Zamawiającego, jednakże zobowiązany jest zaproponować wykaz docelowej infrastruktury IT, posiadającej optymalne wymagania sprzętowe dla ZISZU w zakresie serwerów i innych elementów, z wyłączeniem stanowisk roboczych. Wykaz sprzętu musi obejmować elementy niezbędne do prawidłowego funkcjonowania całego ZISZU. Zamawiający, za wyłączeniem sprzętu będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, na własny koszt zapewni odpowiednią infrastrukturę informatyczną, której charakterystyka i zakres zostanie ustalony w toku negocjacji, a która jest
niezbędna dla prawidłowego działania systemu ERP i SOS. Wykonawca zobowiązany jest zatem do przedstawienia załącznika nr 5. 3. Przeprowadzeniu kompleksowego wdrożenia Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią: a. dostarczenie licencji dla Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią b. wykonanie analizy mającej na celu uzyskanie wiedzy niezbędnej do pełnego wdrożenia systemu zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami Zamawiającego oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia systemu, c. opracowanie szczegółowego harmonogramu prac związanych z realizacją umowy z podziałem na etapy, które będą stanowiły również etapy rozliczeń z Zamawiającym fakturami częściowymi, d. opracowanie, dostawę i instalację modułów systemu zgodnie z harmonogramem i wynikami analizy wstępnej, e. zaimplementowanie w oferowanym systemie zestawień i wydruków wg wzorów przekazanych przez Zamawiającego. Strona 5 4. Przeniesieniu danych (migracji) do Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią z obecnie używanego oprogramowania Zamawiającego, na które składają się: a. System finansowo-księgowy: PROGAT Adam Trzcionkowski b. System kadrowo-płacowy: Centrum Systemów Komputerowych ZETO S.A. c. System obsługi studiów: Kalasoft sp. z o.o. o parametrach migracji zgodnie z załącznikiem nr 7. Wymagania dotyczące migracji danych Migracja będzie dotyczyć danych aktualnie gromadzonych i przetwarzanych w systemach komputerowych Zamawiającego przez systemy informatyczne i programy komputerowe, których funkcje realizować będą moduły nowo wdrażanego systemu. Zamawiający odpowiedzialny będzie za dostarczenie danych z migrowanych systemów w uzgodnionym z Wykonawcą (na etapie analizy) zakresie i formacie, np. csv, xls. W sytuacji, gdy Zamawiający z przyczyn od niego niezależnych nie dostarczy danych, o których mowa w powyższym pkt 4c, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia migracji danych we własnym zakresie (np. ręcznie). Założenia ogólne do przeniesienia danych: pozycje przychodów i kosztów (minimum: ilościowo-wartościowy bilans otwarcia wraz z powiązanymi słownikami) kartoteka majątku trwałego (minimum: ilościowo-wartościowy bilans otwarcia) kartoteka pracowników (minimum: dane osobowe oraz płace pracowników tj. listy płac oraz składniki płacowe)
przeniesienie saldami dwustronnymi nierozliczonych i częściowo rozliczonych pozycji rozrachunkowych kartoteka kontrahentów, indeksy towarowe 5. Przeprowadzenie integracji Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią z Strona 6 następującymi systemami / rozwiązaniami aktualnie funkcjonującymi u Zamawiającego: a. POL-on zintegrowany system informacji o szkolnictwie wyższym b. System bankowy Citibank Handlowy S.A. import i eksport przelewów, generowanie indywidualnych rachunków bankowych etc. c. Integracja ERP z SOS d. Legitymacja studencka integracja z SELS e. Program Płatnik f. Raportowanie danych do GUS g. Platformą e-learningową Wyższej Szkoły Pedagogicznej im. Janusza Korczaka w Warszawie prowadzoną przez 4System sp. z o.o. o funkcjonalnościach i parametrach zgodnie z załącznikiem nr 7. 6. Przeprowadzeniu w siedzibie Zamawiającego dla jego pracowników szkoleń wdrożeniowych z obsługi i użytkowania Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią: a. Administratorów 5 osób b. Użytkowników Końcowych: Finanse i Księgowość 5 osób Kadry i Płace 3 osoby Budżetowanie 7 osób Zakupy i Sprzedaż 2 osoby Majątek Trwały 2 osoby Zarządzanie Badaniami 4 osoby Kontroling i Analizy 4 osoby System Obsługi Studiów 10 osób Łącznie: 30 uczestników. Zamawiający zastrzega, iż do udziału w poszczególnych szkoleniach może skierować te same osoby. Minimalny wymiar szkoleń wdrożeniowych dla pracowników Zamawiającego do zrealizowania przez Wykonawcę wynosi: 220 godzin. 7. Wykonanie i dostarczenie Zamawiającemu szczegółowej dokumentacji powdrożeniowej. Dokumentacja ma zawierać Instrukcję Użytkownika dla każdego z wdrożonych modułów, która zostanie przekazana Zamawiającemu w wersji papierowej (2 egzemplarze) i elektronicznej (w formatach plików: pdf Adobe Acrobat i docx MS Word). Dokumentacja powinna zostać oznakowana zgodnie z aktualnymi na dzień jej przekazania Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w Ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
8. Świadczenie serwisu gwarancyjnego na wdrożony system niezbędny do prawidłowego działania systemu oraz pogwarancyjnej opieki serwisowej) Wymagania dotyczące świadczenia opieki serwisowej: a. Reakcja na awarie systemu: Podane poniżej czasy reakcji i usunięcia awarii liczone są w godzinach roboczych: Typy błędów Czas reakcji od zgłoszenia Czas usunięcia awarii Błąd krytyczny (awaria) 12 godzin roboczych 48 godzin roboczych Błąd normalny (usterka) 48 godzin roboczych 10 dni roboczych Definicje błędów: Błąd krytyczny (awaria) Błąd normalny (usterka) o o o o o o Powoduje zatrzymanie pracy systemu na czas powyżej 1 godziny Kluczowe funkcje systemu (min. jedna) nie działają przez okres ponad 1 godziny i nie ma sposobu obejścia problemu Nie ma żadnej możliwości realizacji procesu biznesowego System może pracować, lecz kluczowa funkcjonalność jest niedostępna przez okres powyżej 1 godziny, istnieje jednak możliwość obejścia problemu Niektóre funkcjonalności pomocnicze nie są dostępne przez ponad 2 godziny Możliwa jest realizacja procesu biznesowego w ograniczonym zakresie Strona 7 b. Rozwój systemu wynikający z uwarunkowań zewnętrznych: Modyfikacje wszelkiego rodzaju ulepszenia wynikające z przepisów prawa Czas realizacji wynikający z przepisów prawa, które wymuszają modyfikacje, jednak wprowadzone nie później niż termin rozpoczęcia obowiązywania zmiany w przepisach c. Sposób realizacji asysty technicznej dla Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią: zdalny dostęp do narzędzi zarządzania i naprawy wad ZISZU infolinia umożliwiająca zgłaszanie potrzeb dotyczących ZISZU telefonicznie i/lub za pomocą poczty elektronicznej zgłaszanie usterek i innych potrzeb za pomocą systemu typu bug tracker. W przypadku braku dostępu lub awarii tego systemu za pomocą poczty elektronicznej i/lub telefonicznie wsparcie telefoniczne i/lub pocztą elektroniczną umożliwiające jak najsprawniejsze usunięcie awarii systemu udostępnianie modyfikacji i usprawnień (tzw. upgrade) wynikających z rozwoju systemu Wykonawca musi zapewnić dostępność serwisu i infolinii w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 16:00. System typu bug tracker musi być dostępny 24 godz. na dobę przez 7 dni w tygodniu. Zamawiający wymaga zapewnienia pełnej gwarancji na dostarczony Zintegrowany Informatyczny System Zarządzania Uczelnią przez dwa lata od dnia zakończenia wdrożenia systemu, jednak nie później niż od 31.12.2014 r.
4. INFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA WYKONAWCAÓW 1) Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL beneficjent (Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie) nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe bądź osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wyższą Szkołą Pedagogiczną im. Janusza Korczaka w Warszawie lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wyższej Szkoły Pedagogicznej im. Janusza Korczaka w Warszawie lub osobami wykonującymi w imieniu Wyższej Szkoły Pedagogicznej im. Janusza Korczaka w Warszawie czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b) Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2) W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania w/w powiązań (załącznik nr 2 zapytania ofertowego) 3) Wystarczającym powodem do wykluczenia Wykonawcy może być brak w ofercie wymaganych oświadczeń i dokumentów. 4) Zamawiający zastrzega możliwość odrzucenia oferty przewyższającej kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 5) Zamawiający zastrzega możliwość odrzucenia oferty o najniższej cenie, gdy oferta ta stanowi mniej niż 50% wartości przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia. Strona 8 5. MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zamawiający dla potrzeb realizacji zamówienia udostępni swoją infrastrukturę informatyczną i biurową. Zamówienie zostanie zrealizowane na rzecz Wyższej Szkoły Pedagogicznej im. Janusza Korczaka w Warszawie, ul. Pandy 13, 02-202 Warszawa, zatem miejscem realizacji zamówienia będzie udostępniona infrastruktura informatyczna i biurowa Zamawiającego. Wykonawca może jednak w odpowiednich zakresach prowadzonego wdrożenia skorzystać z własnej infrastruktury. 6. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Realizacja zamówienia wg wewnętrznego harmonogramu Zamawiającego nastąpi w okresie od dnia 10.09.2013 do 31.12.2014 r.
Planowany harmonogram realizacji zamówienia obejmuje następujące etapy: 1) Etap I Opracowania informatycznego schematu wdrożenia ZISZU na uczelni: do 31.10.2013 r. 2) Etap II Zakup licencji dla ZISZU w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy. 3) Etap III Prace wdrożeniowe nad ZISZU: od 01.11.2013 do 01.12.2014, w tym wdrożenie modułów: Finanse i Księgowość oraz Kadry i Płace do 31.12.2013 w zakresie umożliwiającym prowadzenie podstawowej bieżących rozliczeń w nowym systemie. 4) Etap IV - Szkolenia z zakresu wdrożonego oprogramowania ZISZU: 01.12.2013-01.12.2014 r. 5) Etap V Końcowy odbiór i start funkcjonowania kompletnego ZISZU: 01.12.2014-31.12.2014 r. Strona 9 7. KRYTERIA WYBORU OFERTY Do pełnej oceny oferty dopuszczeni zostaną Wykonawcy spełniający następujące wymagania formalne, które są szczegółowymi warunkami udziału w postępowaniu: 1) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2) Posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie wdrożenia Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią typu ERP. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższy warunek jeżeli w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w danym okresie wykaże się następującym doświadczeniem: a) co najmniej trzech zakończonych wdrożeń oferowanego Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uczelnią (ERP i SOS) w uczelni wyższej działającej na podstawie ustawy z dnia 27.07.2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, w tym: a. dwa wdrożenia oferowanego systemu typu ERP (ERP) miały wartość nie mniejszą niż 1,0 mln zł brutto każde. b. jedno wdrożenie oferowanego systemu typu ERP (ERP) dotyczyło poniższych obszarów funkcjonalnych: i. Finanse i Księgowość, ii. Kadry i Płace, iii. Zakupy i Sprzedaż, iv. Majątek Trwały, c. jedno wdrożenie oferowanego systemu typu ERP (ERP) dotyczyło poniższych obszarów funkcjonalnych: i. Finanse i Księgowość, ii. Budżetowanie i Kontroling
d. dwa wdrożenia oferowanego Systemu Obsługi Studiów (SOS) objęło swoim zakresem co najmniej 4 z 5 obszarów: i. Moduł Dziekanatowy, ii. Wirtualny Dziekanat, iii. Pensum, iv. Obsługa finansowa studenta, v. Planowanie Zajęć. e. jedno wdrożenie oferowanego Systemu Obsługi Studiów (SOS) miało wartość nie mniejszą niż 1,0 mln zł brutto i zostało zrealizowane dla uczelni wyższej kształcącej ponad 3000 studentów. f. co najmniej jedno z wymaganych przez Zamawiającego wdrożeń systemów ERP lub/i SOS obejmowało także dostawę serwera/serwerów/infrastruktury IT na potrzeby wdrożenia ERP lub/i SOS. Strona 10 Zamawiający dopuszcza wykazanie jednej usługi celem spełnienia kilku wymagań. 3) Dysponują odpowiednim potencjałem osobowym i zapleczem technicznym umożliwiającym realizację zamówienia. Warunkiem Zamawiającego jest zatem, że Wykonawca musi dysponować minimum: a. jedną osobą posiadającą certyfikat metodyki zarządzania projektami Prince2 Practitioner lub równoważny (IPMA Level C: Certified Project Manager lub Project Management Professional) b. jednym kierownikiem projektu przypisanym do tego projektu, który powinien się wykazać, doświadczeniem związanym z prowadzeniem co najmniej 2 projektów informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu o podobnej charakterystyce, co przedmiot zamówienia, o wartości równej lub większej od 1,0 mln zł brutto, a. zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do tego projektu w liczbie co najmniej 5 osób z co najmniej 3-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia. Każda z osób powinna się wykazać doświadczeniem w udziale w co najmniej 2 projektach informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu o podobnej charakterystyce co przedmiot zamówienia oraz muszą posługiwać się biegle językiem polskim, tzn. posiadać obywatelstwo polskie lub posiadać certyfikat znajomości języka polskiego. 4) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5) Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości 6) Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
7) Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 8) W przypadku których, wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 9) Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźba kary. Strona 11 Po spełnieniu wymogów formalnych, Zespół ds. Wyboru Ofert dokona dalszej analizy ofert w oparciu o następujące merytoryczne kryteria oceny ofert: lp. Kryterium oceny ofert Ocena maksymalna (pkt) 1 Cena wdrożenia brutto 50 2 Cena brutto rocznej opieki serwisowej po okresie gwarancji 20 3 Doświadczenie we wdrożeniach systemów typu ERP i SOS 15 4 Doświadczenie w integracji systemów typu ERP i SOS 15 SUMA OGÓŁEM 100 Sposób oceny ofert i tryb wyboru najkorzystniejszej oferty: 1) Kryterium: Cena wdrożenia brutto Kryterium dotyczy ceny brutto, za którą Wykonawca zobowiązuje się kompleksowo wdrożyć ZISZU u Zamawiającego, zgodnie z brzmieniem niniejszego zapytania ofertowego. Punkty za w/w kryterium zostaną obliczone wg. następującego wzoru: cena brutto najtańszej oferty cena brutto badanej oferty x 50 = ilość punktów Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 50
2) Kryterium: Cena brutto rocznej opieki serwisowej po okresie gwarancji Kryterium dotyczy ceny brutto, którą Wykonawca zobowiązuje się zachować przez trzy kolejne lata od daty zakończenia gwarancji wynikającej z niniejszego zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika inflacji. Przez opiekę serwisową rozumie się prawo Zamawiającego do uzyskiwania od Wykonawcy pomocy w zakresie funkcjonowania systemu, rozwiązywania przez Wykonawcę problemów związanych z nieprawidłowym działaniem systemu u Zamawiającego, otrzymywania przez Zamawiającego wszelkich aktualizacji systemu. Strona 12 Punkty za w/w kryterium zostaną obliczone wg. następującego wzoru: cena brutto najtańszej oferty cena brutto badanej oferty x 20 = ilość punktów Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 20 3) Kryterium: Doświadczenie we wdrożeniach rozwiązań typu ERP i SOS Kryterium dotyczy oceny dotychczasowego, aktualnego doświadczenia Wykonawcy we wdrażaniu rozwiązań informatycznych typu ERP i SOS służącym modernizacji zarządzaniu uczelniami wyższymi w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia oferty. Sposób oceny: a. Zespół ds. Wyboru Oferty ocenia pięć podanych przez Wykonawcę w wykazie dostaw wdrożeń systemu typu ERP. b. Za każde wdrożenie oferowanego systemu typu ERP, obejmującego swoim zakresem co najmniej 4 z 5 obszarów: i. Finanse i Księgowość, ii. Kadry i Płace, iii. Zakupy i Sprzedaż, iv. Majątek Trwały, v. Kontroling i Analizy, zrealizowane w uczelni wyższej działającej na podstawie ustawy z dnia 27.07.2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym Wykonawca otrzyma 3 punkty (max. 15). c. Każde z wykazywanych przez Wykonawcę wdrożeń powinno być potwierdzone dokumentem z uczelni wyższej, w której wdrożenie miało miejsce: referencją, rekomendacją lub protokołem. Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 15
4) Kryterium: Doświadczenie w integracji rozwiązań typu ERP i SOS Kryterium dotyczy oceny dotychczasowego, aktualnego w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia oferty doświadczenia Wykonawcy we wdrażaniu rozwiązań IT dla uczelni wyższych przy jednoczesnej integracji rozwiązań typu ERP i SOS, służącym modernizacji zarządzaniu uczelniami wyższymi. Sposób oceny: a. Zespół ds. Wyboru Oferty ocenia jedno podane przez Wykonawcę w wykazie wdrożenie z integracją systemów typu ERP i SOS jednocześnie. b. Punkty zostaną przyznane w przypadku wykazania jednoczesnego wdrożenia oferowanych systemów typu ERP i SOS w ramach 1 zamówienia o wartości co najmniej 1,5 mln zł brutto. Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli integracja wykazana będzie co najmniej w obszarze: Finanse i Księgowość lub/i Planowanie Zajęć lub/i Wirtualny Dziekanat. c. Wykazane przez Wykonawcę wdrożenie powinno być potwierdzone dokumentem z uczelni wyższej, w której wdrożenie miało miejsce: referencją, rekomendacją lub protokołem. Strona 13 Liczba punktów do uzyskania: 15 8. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1) Oferta powinna zawierać kompletnie i poprawnie wypełnione załączniki, przygotowane zgodnie z załączonymi wzorami: a. Formularz Oferty załącznik nr 1; b. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych załącznik nr 2; c. Wykaz wdrożeń systemów ERP i SOS z ostatnich trzech lat wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie załącznik nr 3; d. Deklaracja personelu dedykowanego przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z wykazem i opisem doświadczenia oraz kwalifikacji załącznik nr 4; e. Wykaz sprzętu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania ZISZU załącznik nr 5; f. Wykaz modułów równoważnych załącznik nr 6; g. Opis funkcjonalności w systemach ERP i SOS oraz zakres integracji/migracji załącznik nr 7. 2) Oferta cenowa powinna być złożona w polskiej walucie (PLN) z podaniem: kwoty netto, kwoty podatku VAT wraz z odpowiednią stawką % i kwoty brutto. 3) Wszystkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia powinny być skalkulowane w cenie oferty stanowiącej kwotę brutto uwzględniającą wszystkie składowe ceny końcowej. 4) Ofertę należy sporządzić w języku polskim, zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania na jeden z poniższych sposobów: a. w formie elektronicznej: ofertę należy wydrukować, podpisać przez osoby upoważnione, zeskanować i przesłać na adres poczty elektronicznej: oferty@modelowa.wsptwp.eu W tytule wiadomości prosimy o wpisanie Oferta na zapytanie ofertowe nr MZU- 24/2013.
b. w formie pisemnej: ofertę należy umieścić w zabezpieczonej kopercie i opisanej w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres wykonawcy, z adnotacją Oferta na zapytanie ofertowe nr MZU-24/2013. 9. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY 1) Ofertę składaną w formie elektronicznej należy przesłać e-mailem do dnia 29.08.2013 r. do godziny 10:00 na adres oferty@modelowa.wsptwp.eu 2) Ofertę składaną w formie pisemnej należy dostarczyć do dnia 29.08.2013 r. do godziny 10:00 do Rektoratu Wyższej Szkoły Pedagogicznej im. Janusza Korczaka w Warszawie przy ul. Pandy 13, 02-202 Warszawa. Oferta może zostać dostarczona osobiście, przesyłką kurierską lub pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 3) Za moment złożenia oferty w formie elektronicznej przyjmuje się datę i godzinę wpływu oferty na adres poczty elektronicznej oferty@modelowa.wsptwp.eu, zaś w przypadku formy pisemnej potwierdzenia jej dostarczenia przez Zamawiającego. 4) Oferty dostarczone do Zamawiającego po w/w terminach nie będą rozpatrywane. 5) W przypadku jednoczesnego złożenia oferty w formie elektronicznej i papierowej, za wiążącą ofertę zostanie uznana ta, która wpłynęła jako ostatnia. Strona 14 10. PROCEDURA WYBORU OFERT 1) O wyborze oferty Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej: www.wspkorczak.eu lub www.modelowa.wsptwp.eu w terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia naboru ofert. 2) Oferta niespełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. 3) Zamawiający może wezwać każdego Wykonawcę, który spełni wymogi formalne do przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego prezentacji oferowanego Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zarządzania Uczelnią w celu weryfikacji zgodności zaoferowanego systemu z wymaganiami określonymi w załączniku nr 7. W takim przypadku termin przeprowadzenia prezentacji wyznacza się na co najmniej 3 dni od daty zakończenia składania ofert. Zakres prezentacji zostanie przesłany Wykonawcy w przeciągu 2 dni od daty wezwania do przeprowadzenia prezentacji, której wszelkie koszty wykonania ponosi Wykonawca. W przypadku niepotwierdzenia, podczas prezentacji oferowanego systemu, istnienia zadeklarowanych w ofercie Wykonawcy funkcji lub cech systemu oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z wymaganiami Zamawiającego. W przypadku nieprzeprowadzenia prezentacji oferowanego systemu w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z wymaganiami Zamawiającego. 4) Powodem do odrzucenia oferty będzie podanie ceny przewyższającej zaplanowany budżet na zamówienie. W takim wypadku zostanie wybrana następna oferta o najwyższej wartości
punktowej, jeżeli cena zawarta w tej ofercie nie będzie przekraczać kwoty, którą Zamawiający może przeznaczyć na udzielenie zamówienia. 5) W przypadku, gdy wszystkie oferty przewyższać będą zaplanowany budżet na zamówienie, Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą z pierwszego miejsca zestawienia ofert, które miałyby na celu zmniejszenie kwoty zamówienia do akceptowalnego poziomu. 6) Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na fakt, że złożone oferty otrzymały taką samą ilość punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 7) Przed zawarciem umowy Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej w szczególności, jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia negocjacji. Przebieg negocjacji jest odnotowywany stosowną informacją w protokole. 8) Każdy Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać swoją ofertę. 9) Zamawiający w każdej chwili zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 10) Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą nastąpi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż do 20 dni roboczych od daty wyboru najkorzystniejszej oferty. Strona 15 11. DODATKOWE INFORMACJE 1) Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 2) Zamawiający umożliwia potencjalnym Wykonawcom przesyłanie pytań do niniejszego zapytania ofertowego na adres: oferty@modelowa.wsptwp.eu do dnia 16.08.2013 r. do godz. 16:00. 3) Zamawiający określa maksymalny termin udzielenia odpowiedzi na pytania jako 3 dni robocze od dnia, w którym wpłynęło ostatnie pytanie. Zamawiający przekaże treść zapytań wraz z wyjaśnieniami wszystkim wykonawcom, do których skierowano zapytanie ofertowe, bez ujawniania źródła zapytania a także zamieści na stronie internetowej (www.wspkorczak.eu) w zakładce Zapytania ofertowe. Na pytania, które wpłyną od potencjalnych Wykonawców po terminie, o którym mowa w pkt 2, Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie udzielenia odpowiedzi.
Załączniki: 1) Formularz Oferty załącznik nr 1; 2) Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych załącznik nr 2; 3) Wykaz wdrożeń systemów ERP i SOS z ostatnich trzech lat wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie załącznik nr 3; 4) Deklaracja personelu dedykowanego przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z wykazem i opisem doświadczenia oraz kwalifikacji załącznik nr 4; 5) Wykaz sprzętu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania ZISZU załącznik nr 5; 6) Wykaz modułów równoważnych załącznik nr 6; 7) Opis funkcjonalności w systemach ERP i SOS oraz zakres integracji/migracji załącznik nr 7. Strona 16