Do Wykonawców Wrocław, 12.12.2016 r. CUI-DOAZ.331.34.2016 CUI/ZP/PN/34/2016 Dotyczy: postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na: Usługę dostępu do Centralnej Platformy SIP (System Informacji Prawnej) Działając na podst. art. 38 ust. 1, 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015r. poz. 2164), Zamawiający udziela odpowiedzi na pytanie zadane w dniu 08.12.2016r. Zadanie 1 Pakiet Specjalistyczny Ogólny Pytanie nr 3: W zakresie Pakietu Specjalistycznego Ogólnego Zamawiający oczekuje kompleksowej bazy aktów prawa miejscowego poczynając od tych wydanych z dniem 01.01.2010 r. Istnieją na rynku bazy aktów prawa miejscowego kompletnie ujednolicone, częściowo ujednolicone oraz takie które nie są wcale ujednolicone albo takie, które nie są nawet kompletne. Aby rozwiać wątpliwości Wykonawca uprzejmie dopytuje, czy w zakresie kompleksowej bazy aktów prawa miejscowego Zamawiający oczekuje kompletu ujednoliconych i ocenianych co do obowiązywania tekstów aktów prawnych opublikowanych w Wojewódzkich Dziennikach Urzędowych poczynając od tych wydanych z dniem 01.01.2010 r.? Odpowiedź na pytanie 3: Poprzez kompleksową bazę aktów prawa miejscowego Zamawiający rozumie komplet ujednoliconych całkowicie lub przynajmniej w zakresie najważniejszych regulowanych w nich zagadnień oraz ocenianych co do obowiązywania tekstów aktów prawnych opublikowanych w Wojewódzkich Dziennikach Urzędowych poczynając od dnia 01.01.2010 r. Pytanie nr 4 Prawo miejscowe jest bardzo obszerną bazą, zawierającą ponad 1 mln. dokumentów i jej sprawne przeszukiwanie pod kątem określonego obszaru znacznie ułatwia pracę i skraca czas potrzebny na dotarcie do konkretnego dokumentu. Czy w związku z tym, w ramach kompleksowej bazy aktów prawa miejscowego Zamawiający oczekuje możliwości zawężania wyników wyszukiwania według obszaru (województwo/powiatu/gmina)? Odpowiedź na pytanie 4 Nie. Oczekiwane sposoby wyszukiwania aktów zostały wymienione w załączniku do projektu umowy cz. III ust.2. Pytanie nr 5 W zakresie Pakietu Specjalistycznego Ogólnego Zamawiający oczekuje obszernej bazy orzecznictwa. Wykonawca w swojej ofercie posiada różne wersje produktów CENTRUM USŁUG INFORMATYCZNYCH W E W R O C Ł A W I U ul. Namysłowska 8; 50-304 Wrocław tel. +48 71 777 90 32 cui@cui.wroclaw.pl; www.cui.wroclaw.pl
różniące się ilością dokumentów. Czy w związku z tym Zamawiający oczekuje minimalnej ilości tych dokumentów np. minimum 1,5 mln orzeczeń? Odpowiedź na pytanie 5 Zamawiający nie określa minimalnej ilości dokumentów w bazie orzeczniczej. Pytanie nr 6 Czy w ramach wymogu dostępu do bazy orzecznictwa, Zamawiający oczekuje jak największej liczby orzeczeń, w tym orzeczeń sądów powszechnych w rozumieniu art. 1 par. 1 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych? Odpowiedź na pytanie 6 Nie, Zamawiający nie wymaga wymienionych w zapytaniu orzeczeń. Pytanie nr 7 Czy Zamawiający w ramach wymogu dostępu do obszernej bazy orzecznictwa, oczekuje minimalnej ilości orzeczeń sądów powszechnych np. 100 tys. dokumentów? Odpowiedź na pytanie 7 Zamawiający nie określa minimalnej ilości orzeczeń sądów powszechnych. Pytanie nr 8 W zakresie Pakietu Specjalistycznego Ogólnego Zamawiający oczekuje łatwego dostępu do poszukiwanego orzecznictwa. Czy w ramach tego wymogu Zamawiający oczekuje następujących narzędzi ułatwiających przeszukiwanie orzeczeń: wyszukiwanie według słów w treści, wyszukiwanie według sygnatury, wyszukiwanie według składu orzekającego i roli w składzie orzekającym, wyszukiwanie według haseł z podziałem na orzeczenia z ocenioną tezą jako aktualną lub nieaktualną, wyszukiwanie według rodzaju orzeczenia? Odpowiedź na pytanie 8 Wszystkie wymagane sposoby wyszukiwania dokumentów zostały określone w załączniku do projektu umowy cz. III ust. 2. Zadanie 2 Pakiet Ochrona Środowiska Pytanie nr 9 Czy w zakresie projektów rozporządzeń wymagania Zamawiającego spełni program posiadający odesłania do nich w formie linków do zewnętrznych stron internetowych? Odpowiedź na pytanie 9 Tak, Zamawiający nie definiuje formy dostępu do projektów rozporządzeń. Strona 2/8
Projekt Umowy / SIWZ Pytanie nr 10 Czy Wykonawca właściwie interpretuje intencje Zamawiającego przyjmując, że na każde zadanie zostanie podpisana odrębna umowa? Odpowiedź na pytanie 10 Tak. Pytanie nr 11 Wykonawca zapytuje, czy Zamawiający wyrazi zgodę na uzupełnienie treści umowy, w zakresie nią nieuregulowanym, stosowanym/i powszechnie przez Wykonawcę wobec klientów, niemających tak jak Zamawiający statusu konsumenta, regulaminem/regulaminami /ogólnymi warunkami umów? Wykonawca zadając to pytanie, zakłada jednocześnie, że Zamawiający, o ile wyraziłby ww. zgodę, wprowadziłby do umowy postanowienia o następującej treści W przypadku sprzeczności treści regulaminu/regulaminów/*ogólnych warunków umów/ z treścią umowy, pierwszeństwo ma umowa lub postanowienia o treści analogicznej, gwarantującej pierwszeństwo postanowieniom umownym. Odpowiedź na pytanie 11 Zamawiający nie wyraża zgody. Zamawiający w swej praktyce nie stosuje zapisów, które odnoszą się do regulaminów lub ogólnych warunków umów wykonawców. Pytanie nr 12 Wykonawca zapytuje, czy Zamawiający nie rozważyłby modyfikacji poniższych terminów zawartych w 1 projektu umowy w następujący sposób: Naprawa - usunięcie przez Wykonawcę Awarii Niekrytycznej lub Awarii Krytycznej, w tym w szczególności poprzez dokonanie zmian w konfiguracji, kodzie lub architekturze Systemu lub znalezienie tzw. obejścia ; Czas Naprawy - czas między zgłoszeniem Awarii Niekrytycznej lub Awarii Krytycznej a jej faktycznym usunięciem lub znalezieniem tzw. obejścia? W niektórych sytuacjach bowiem nie jest możliwe usunięcie wady, a obejście spełni oczekiwania użytkownika. Odpowiedź na pytanie 12 Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie nr 13 Wykonawca z pewnym niepokojem odnosi się do definicji Użytkownika Końcowego użytej w 1 projektu umowy. W szczególności Wykonawca zapytuje, jak Zamawiający definiuje użyte tamże pojęcie Klienta Zamawiającego, pracownika Zamawiającego, Klienta Zamawiającego, osoby wykonującej na rzecz Zamawiającego lub Klienta Zamawiającego czynności na podstawie innego stosunku prawnego. W szczególności Wykonawca zapytuje, czy chodzi tylko o urząd Gminy Wrocław (jego pracowników i współpracowników świadczących pracę na podstawie stosunku cywilnoprawnego korzystających z Systemu w związku z tą pracą na rzecz Zama- Strona 3/8
wiającego i jego nieposiadające osobowości prawnej jednostki organizacyjne i odpowiednio ich pracowników i współpracowników świadczących prace na podstawie stosunku cywilnoprawnego korzystających z Sytemu w związku z pracą na rzecz tych jednostek? Wykonawca prosi o wymienienie konkretnych jednostek, które będą mogły korzystać z Systemu. Zagadnienie to ma istotne znaczenie w kontekście ustalenia ceny przez Wykonawcę. Odpowiedź na pytanie 13 Z systemu będą mogli korzystać pracownicy Gminy Wrocław oraz wszystkich jednostek budżetowych Gminy Wrocław. Pytanie nr 14 W 3 ust. 2 projektu umowy Zamawiający zawarł następujące oświadczenie: Wykonawca oświadcza, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do Systemu, a korzystanie z Systemu przez Zamawiającego nie będzie naruszało praw osób trzecich. Czy Wykonawca właściwie je interpretuje zakładając, że ww. oświadczenie Wykonawcy odnosi się tylko do takiej sytuacji, w której Zamawiający będzie korzystał z Systemu w granicach udzielonej mu przez Wykonawcę licencji? Innymi słowy Zamawiający nie będzie wykraczał poza uprawnienia licencyjne. Jeżeli taka interpretacja byłaby niewłaściwa, Wykonawca wnosi o podanie prawidłowej interpretacji woli Zamawiającego. Odpowiedź na pytanie 14 Tak, Wykonawca prawidłowo interpretuje ten zapis. Pytanie nr 15 Czy spełni wymóg dostarczenia licencji w ramach danego zadania, a jeżeli Wykonawca uzyska zamówienia także na dwa zadania, doręczenie jednego dokumentu, obejmującego wszystkie licencje w zadaniach, w których dany wykonawca zostanie wybrany? Odpowiedź na pytanie 15 Tak. Pytanie nr 16 Wykonawca wnosi o wstawienie w 3 ust. 5 projektu umowy w miejsce słów obciąża ryzyko odpowiedniej instalacji Sytemu, zarządzania Systemem, jego aktualizacji oraz obowiązek zapewnienia Zamawiającemu ciągłości działania Systemu w okresie, na jaki zawarta jest Umowa. wyrazami obciąża odpowiedzialnością, w granicach określonych przepisami prawa cywilnego, odpowiedniej instalacji Systemu, zarządzania Systemem, jego aktualizacji oraz obowiązek zapewnienia Zamawiającemu ciągłości działania Systemu w okresie, na jaki zawarta jest umowa. Takie rozwiązanie wydaje się spójne z obowiązkiem Zamawiającego do współdziałania z Wykonawcą. Odpowiedź na pytanie 16 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów projektu umowy. Pytanie nr 17 Czy spełni wymóg dostarczenia certyfikatów legalności oprogramowania, o których mowa w 3 ust. 7 projektu umowy, dostarczenie przez Wykonawcę, będącego Strona 4/8
jednocześnie podmiotem praw autorskich majątkowych do Systemu, stosownego oświadczenia? Jeżeli taka interpretacja byłaby nieprawidłowa, Wykonawca prosi o podanie właściwego wyjaśnienia. Odpowiedź na pytanie 17 Tak. Pytanie nr 18 W świetle 3 ust.19 projektu umowy Zamawiający raz na kwartał będzie mógł zamówić u Wykonawcy szkolenie elektroniczne dotyczące użytkowania Systemu (z wybranego zakresu tematycznego) i udostępnić je dowolnej ilości użytkowników. Wykonawca zapytuje, w którym miejscu ma ująć wycenę tego szkolenia, przy założeniu, że wynagrodzenie za szkolenie świadczone drogą elektroniczną i szkolenie zamknięte (bezpośrednio z użytkownikami) będą różnie wycenione. Wydaje się, że 6 ust. 1 projektu umowy ani formularze ofertowe nie przewidują miejsca dla tego rodzaju szkolenia? Odpowiedź na pytanie 18 Zamawiający celowo nie przewidział wyceny szkolenia elektronicznego gdyż oczekuje, że prawo do zamówienia takiego szkolenia będzie mu przysługiwało bez dodatkowej opłaty, w ramach Serwisu Gwarancyjnego. Pytanie nr 19 Czy Wykonawca, który będzie dokonywał aktualizacji danej bazy w dniach roboczych w rozumieniu umowy, spełni oczekiwania Zamawiającego wyrażone wymogiem codziennej/bieżącej aktualizacji? Odpowiedź na pytanie 19 Tak. Pytanie nr 20 W świetle pkt XV.2 SIWZ (to jest zawartej tam wypowiedzi, że cena podana w podana w formularzu ofertowym, jest ostateczną ceną ), treści formularzy ofert stanowiących załączniki nr 1 do 2 do SIWZ, podanej tam maksymalnej liczbie licencji, tj. obejmującej także licencje, których udzielenie mieści się w ramach zapewnionego sobie przez Zamawiającego prawa opcji ( w tym wypowiedzi zawartej w ich pkt VII, tj. że Podana cena ofertowa obejmuje realizację całości przedmiotu zamówienia opisanego w SIWZ i załącznikach do niej ), a także treści 6 ust. 9 projektu umowy (tj. cyt. Wynagrodzenie stanowi całość wynagrodzenia Wykonawcy w związku z realizacją Umowy. Wykonawcy nie przysługują żadne inne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. ) i zawartej w jego ust. 1 oświadczeniu o cenie maksymalnej, Wykonawca powziął wątpliwość, czy Zamawiający oczekuje w ramach wskazania ceny za realizację całego przedmiotu zamówienia również określenie ceny za maksymalną ilość licencji, czyli także tych udzielonych w ramach prawa opcji, jak i za dodatkowe szkolenia (czyli także te, które mogą być dokupione w trakcie realizacji Umowy. Czy też Zamawiający oczekuje wskazania wyłącznie określenia łącznej ceny za zamówione licencje (bez ceny za licencje objęte prawem opcji) i za zamówione szkolenia (a nie ew. szkolenia dodatkowe), przyjmując, że w przypadku udzielenia licencji objętej prawem opcji lub zamówienia dodatkowego szkolenia, Zamawiający uiści Wykonawcy cenę ustaloną na bazie jednostkowych cen odpowiednio licencji i szkoleń podanych w formularzach ofert/y czy treści umowy? Strona 5/8
Odpowiedź na pytanie 20 W ramach wskazania ceny za realizację całego przedmiotu zamówienia Zamawiający oczekuje określenia ceny za maksymalną ilość licencji - czyli także tych udzielonych w ramach prawa opcji, jak i za dodatkowe szkolenia - czyli także te, które mogą być dodatkowo zamówione w trakcie realizacji Umowy. Pytanie nr 21 Wykonawca wnosi, by użyte w 7 ust. 2 projektu umowy pojęcie na zasadzie ryzyka zastąpić, gwoli zapewnienia jakiejś równowagi pozycji Stron, pojęciem na zasadach ogólnych z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Umowy. Odpowiedź na pytanie 21 Zamawiający nie wyraża zgody na zmiany w projekcie umowy. Pytanie nr 22 Wykonawca wnosi o wprowadzenie do 9 ust. 1 i ust. 3 projektu umowy odpowiedzialności na zasadzie winy (a ryzyka tam, gdy ustawa Kodeks cywilny przewiduje ten rodzaj odpowiedzialności), przy zachowaniu przesłanek ekskulpacyjnych wskazanych tamże. Odpowiedzialność na zasadzie ryzyka podnosi także odpowiednio ryzyko transakcyjne po stronie Wykonawcy, a co za tym idzie winna stanowić element dodatkowy w kalkulacji ceny. Odpowiedź na pytanie 22 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę. Pytanie nr 23 Wykonawca wnosi o obniżenie kar umownych o co najmniej połowę i w tym samym zakresie maksymalnej wysokości kar, o których mowa w 9 ust. 2, ust. 4, ust. 5-8 projektu umowy. Kary tam umowne zdają się wykraczać poza funkcję związaną z tym instrumentem prawnym, to jest funkcję dyscyplinującą, a tym samym zaburzają relacje między Stronami umowy. Odpowiedź na pytanie 23 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę kar umownych. Pytanie nr 24 Wykonawca zapytuje, czy Zamawiający nie zgodziłby się na ograniczenie odpowiedzialności Wykonawcy za wykonanie lub nienależyte wykonanie, w tym sumy ewentualnych kar umownych naliczonych na podstawie umowy i odszkodowań z ww. tytułu, do wysokości brutto umowy, wynikającej z sumy wynagrodzeń objętych fakturami VAT, wystawionymi Zamawiającemu przez Wykonawcę, zgodnie z umową? Takie rozwiązanie jest dość powszechnie stosowane w praktyce i akceptowane w ramach tzw. rynku świadczeń w zakresie oprogramowania i jego serwisowania, stąd też i pytanie Wykonawcy. Rozwiązanie to zaś jest powodowane tym, że nie ma oprogramowania, które działa w sposób bezawaryjny, a przyczyny awarii są często trudne do ustalenia. W wielu przypadkach mogą wynikać z interferencji ze środowiskiem informatycznym (oprogramowaniem, sprzętem, zabezpieczeniami, itp.) zmiennym przecież u samego Zamawiającego. Odpowiedź na pytanie 24 Strona 6/8
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę sumy kar umownych. Pytanie nr 25 Czy z uwagi na charakter programu Zamawiający dopuści szkolenia administratorów w trybie webinarium online? Dałoby to obu stronom większą elastyczność w dobraniu terminów szkolenia, którego zakres obejmuje administrację programem online. Odpowiedź na pytanie 25 Tak, Zamawiający dopuszcza taką formę szkolenia administratorów. Pytanie nr 26 Czy Zamawiający zgodzi się na odstąpienie od wymogu automatycznego zakończenia bezczynnej sesji po 30 minutach z uwagi na posiadanie mechanizmu zarządzania użytkownikami i możliwości zamykania sesji przez administratorów? Mechanizm administrowania użytkownikami daje możliwość sprawdzenia, jacy użytkownicy są w programie oraz zamknięcia tylko określonych modułów programu. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie sytuacji zamknięcia programu osobie pracującej z tekstem, gdzie czasami dłużej niż 30 min nie wykonuje się żadnych dodatkowych zapytań do programu. Administratorów do programu w ramach jednostki może być dowolnie wielu. Odpowiedź na pytanie 26 Zamawiający nie wyraża zgody na odstąpienie od tego wymogu. Jednocześnie Zamawiający zwraca uwagę, że administrator również powinien mieć możliwość zarządzania sesjami aktywnymi ( 3 ust. 18 projektu umowy), przez co Zamawiający rozumie m.in. zamykanie sesji użytkowników. Pytanie nr 27 Dotyczy 9 ust. 9 projektu umowy: Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z wnioskiem o określenie metody sprawdzenia dostępności systemu z uwagi na uniknięcie ew. nieporozumień (np. wyłączone usługi icmp, lub blokada serwerów odpytujących przez narzędzia do walki z DDoS). Odpowiedź na pytanie 27 Sposób działania narzędzia monitorującego: Odpytywanie adresu URL: po porcie 80 Metoda pobierania URL: Post Obecnie stacje monitorujce to: Nowy Jork 107.170.72.122 Torun 89.40.144.11 Sprawdzanie w odstępach 5minut Serwer musi obsłużyć żadanie w 7000ms Pytanie nr 28 Czy w 7 ust. 3 projektu umowy Zamawiający wyrazi zgodę na wydłużenie czasu na przyjęcie zgłoszenia drogą poczty elektronicznej do 8 godzin roboczych? Strona 7/8
Odpowiedź na pytanie 28 Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie nr 29 Czy wykonawca dobrze rozumie, że w 7 pkt 5 projektu umowy Zamawiający podaje czasy w dniach i godzinach roboczych? Dochowanie bowiem terminów reakcji byłoby w pewnych sytuacjach niemożliwe, np. zgłoszenie awarii na 1 godzinę przed końcem dnia roboczego. Odpowiedź na pytanie 29 Postanowienia zawarte w 7 projektu umowy należy interpretować następująco: -czasy podjęcia działań określone w dniach (np. 7 dni) są liczone w dniach roboczych. -24 godziny oznacza, że działanie musi zostać podjęte w ciągu 24 godzin zegarowych; -4 godziny oznacza, że działanie musi zostać podjęte w ciągu 4 godzin roboczych tj. 8:00-16:00. Na przykład, jeśli zgłoszenie nastąpi o godzinie 15:00 to działanie musi zostać podjęte do godziny 11:00 dnia następnego. Tymoteusz Przybylski Zastępca Dyrektora Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu Sprawę prowadzi: Emilia Sokolnicka Sporządziła: Piotr Schmidt Strona 8/8