Urząd Miasta Katowice ul. Młyńska 4 40-098 Katowice SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2011 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) L.p. Nazwa jednostki 1. URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice 2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego 2) L.p. Imię i nazwisko Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) 3 4 5 6 7 8 1. Elżbieta Solska-Kuchciak Audytor Wewnętrzny Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli 032/2593795 elzbieta.solskakuchciak@um.katowice.pl 1 etat Egzamin MF 11 2. Anita Wołczew Audytor Wewnętrzny 032/2593717 anita.wolczew@um.katowice.pl 1 etat Egzamin MF 1 Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? 4) 1
1) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 274 ust.3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009, Nr 157, poz.1240) 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stany na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 286 ust.1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych. Należny wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku kwalifikacji zawodowych należy wpisać "-". 4) Niepotrzebne skreślić 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym L.p. Temat zadania audytowego ) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) 6) Audyt wewnętrzny zlecony 6) Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe 6) Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych 6) Opis obszaru działalności wspomagającej7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie audytowe (w etatach) Czas przeprowadzenia zadania audytowego (w dniach) Plan 8) Wykonanie Plan 8) Wykonanie 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Powołanie rzeczoznawcy 1. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny zastępstw doraźnych. Podstawowa / 2 2 02 stycznia - 28 luty 2011 r. 03 stycznia - 28 luty 2. Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za 2010 rok. Podstawowa / 2 2 01 marca - 15 kwietnia 01 marca - 06 kwietnia 2
3. Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za 2010 rok Podstawowa / 2 2 16 kwietnia- 09 maja 16 kwietnia - 09 maja 4. Utrzymanie pomników i miejsc pamięci narodowej. Podstawowa / 2 2 10 maja - 15 czerwca 10 maja - 15 czerwca 5. Pozyskanie inwestorów na zagospodarowanie terenów położonych w strefie Rondo- Rynek. Podstawowa / 2 2 16 czerwca - 13 lipca 16 sierpnia - 25 sierpnia 6. Udzielanie porad i wsparcia w sprawach między konsumentami, a przedsiębiorcami. Podstawowa / 2 2 01 sierpnia - 30 września 01 sierpnia - 28 września 7. Kontrola zużycia wody w budynkach Urzędu Miasta Katowice. Podstawowa / 2 2 01 01 października - października 30 14 listopada października 3
8. Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym. Podstawowa / 2 2 01 listopada - 31 grudnia 01 listopada 28 grudnia 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych L.p. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) 6) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski 3 4 5 6 1. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny zastępstw doraźnych. znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności działania w obszarze wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe i godziny zastępstw doraźnych. Wydano łącznie 8 zaleceń : skierowane do Wydziału Edukacji: 1. Objąć wszystkie jednostki oświatowe koordynacją działań zmierzających do ujednolicenia stosowanych zasad rozliczania czasu prascy nauczycieli w godzinach płatnych zastępstw, godzinach ponadwymiarowych i godzinach zajęć indywidualnych. 2. Wdrożyć i rozpowszechnić w szkołach, gdzie rozliczenie czasu pracy odbywa się ręcznie, stosowanie podstawowych informatycznych narzędzi pracy, ich zalety i praktyczne aspekty. 3. Wprowadzić w jednostkach oświatowych obowiązek pisemnego formułowania wewnętrznych procedur przydzielania zastępstw doraźnych i rozliczania czasu pracy nauczycieli - zgodnie z charakterem szkół oraz określił metody monitorowania realizacji tych zaleceń. 4. Wzmocnić nadzór nad poprawnym rozliczaniem godzin ponadwymiarowych i godzin zastępstw doraźnych w szkołach, w których stwierdzono nieprawidłowości (LO 6, Gim nr 16). skierowane do Dyrektorów szkół audytowanych: 5. Pisemnie sformułować zasady stosowane w procesie rozliczania czasu pracy nauczycieli - zgodnie ze specyfiką szkoły. Ustalenia audytu wykazały różnorodność stosowanych przez szkoły zasad rozliczania godzin ponadwymiarowych i zastępstw doraźnych, niska świadomość potrzeby formułowania na piśmie procedur postępowania oraz ograniczone wykorzystywanie informatycznych narzędzi pracy. Stwierdzony w trakcie czynności audytowych jeden przypadek niepoprawnego rozliczenie czasu pracy w godzinach zajęć indywidualnych oraz jeden przypadek nierzetelnego prowadzenia Księgi zastępstw pomimo, że nie mają charakteru systemowego i stanowią ułamek populacji audytowanych jednostek to dowodzą, że zarządzanie procesem rozliczania czasu pracy w szkołach wymaga wzmocnienia nadzoru i wprowadzenia koordynacji działań. 4
6. Wprowadzić i egzekwować stosowanie jednolitego sposobu oznaczania w dziennikach zajęć godzin realizowanych w zastępstwie nieobecnego nauczyciela. 7. W jednostkach, w których stosowane jest ręczne rozliczanie czasu pracy nauczycieli - poszerzyć zakres korzystania z informatycznych narzędzi pracy w tym procesie. 8. W jednostkach, w których stwierdzono nieprawidłowości należy wzmocnić nadzór merytoryczny nad sposobem weryfikowania rozliczenia wypracowanych godzin ponadwymiarowych i zastępstw doraźnych przez nauczycieli. 2. 3. Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za 2010 rok Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze Wykonanie obowiązku przeprowadzenia niezależnej oceny przez Audytora Wewnętrznego, w zakresie zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektu - zgodnie z art.8.02(c) Umowy finansowej nr 22.723 z dnia 14.10.2004r. zawartej pomiędzy Europejskim Bankiem Inwestycyjnym i Miastem Katowice. znacznego ryzyka dla Projektu. W trakcie prowadzonych czynności audytowych nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości w systemie zarządzania audytowanym obszarem, ani odstępstw od przyjętych procedur postępowania. W związku z powyższym zaleceń nie wydano. W trakcie prowadzonych czynności audytowych nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości w systemie zarządzania audytowanym obszarem, ani odstępstw od przyjętych procedur postępowania. W związku z powyższym zaleceń nie wydano. Funkcjonujący system kontroli zarządczej jest zadowalający. Działania podejmowane przez Koordynatora projektu i dysponentów środków dają zapewnienie realizacji zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Funkcjonujący system kontroli zarządczej jest zadowalający. Działania podejmowane przez dysponenta środków dają zapewnienie, że realizacja przedsięwzięcia przebiega w sposób efektywny i terminowy we wszystkich aspektach realizowanego 5
4. środków Funduszu Spójności za 2010 rok Utrzymanie pomników i miejsc pamięci narodowej. znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w obszarze utrzymania pomników i miejsc pamięci narodowej położonych na terenie miasta Katowice. Wydano 3 zalecenia : 1. Zaleca się, aby Wydział Kształtowania Środowiska utrzymał stały nadzór nad rzetelnością dokumentowania postępowań w sprawie zamówień publicznych udzielanych w trybie art.4 pkt 8 ustawy PZP - w szczególności uzasadnienia wyboru wykonawcy. 2. Zaleca się, utrzymanie stosowanych procedur w procesie utrzymania pomników i miejsc pamięci na terenie miasta Katowice, bowiem przyjęty zwyczajowo tryb postępowania oraz zasady w tym obszarze są skuteczne. 3. Celem zachowania przejrzystości dokumentowania przeprowadzonych i realizowanych kontroli zaleca się wprowadzenie List Sprawdzających, które w swojej treści czytelnie odzwierciedlą stwierdzony stan kontrolowanych obiektów oraz stanowić będą integralną część protokołu kontroli. Projektu. Prowadzone przez JRP czynności są zgodne z prawem, zawartymi umowami oraz przyjętymi procedurami działania. Zarządzanie badanym procesem, a w szczególności jego dokumentowanie oraz zachowanie ścieżek kontroli umożliwiają zapewnienie właściwej staranności, przejrzystości i rozliczalności. W trakcie realizacji zadania, audytor wewnętrzny zwrócił uwagę na sposób dokumentowania przebiegu czynności kontrolnych oraz brak uzasadnień wyboru wykonawcy przy prowadzeniu postępowań w sprawie zamówień publicznych prowadzonych w trybie art.4 pkt 8 ustawy PZP. Stosowane protokoły oraz ograniczona informacja nie dość dokładnie odzwierciedlają stan obiektu kontrolowanego. 5. Pozyskanie inwestorów na zagospodarowanie terenów położonych w strefie Rondo-Rynek. znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności zarządzania obszarem pozyskiwania inwestorów na zagospodarowanie terenów położonych w strefie Rondo- Rynek. Wydano 5 zaleceń : skierowane do Biura Obsługi Inwestorów Strategicznych: 1. Zaleca się, aby rozważyć rozszerzenie zakresu działania Biura poprzez zapisy dotyczące prowadzeniem spraw związanych z obsługą inwestorów krajowych i zagranicznych. 2. Zaleca się, stworzenie w Biurze karty inwestora mającej na celu rejestrowanie toku postępowania spraw administracyjnych na każdym etapie obsługi inwestora. 3. Zaleca się dokonanie wyszczególnienia na stronie internetowej www.invest.katowice.eu danych teleadresowych osób wyznaczonych do pomocy inwestorom. skierowane do Biura Projektu Przebudowy Centrum Katowic: 4. Zaleca się przestrzeganie zapisów Rozporządzenia Ustalenia audytu wykazały, że tempo z jakim prowadzona jest promocja i reklama przedmiotowej inwestycji nie współgra z postępem prac projektowych, które koordynuje Pełnomocnik Prezydenta ds. Projektu Przebudowy Strefy Rondo-Rynek. Zbyt duża ilość zaangażowanych interesariuszy wstrzymuje opracowanie kompleksowej oferty inwestorskiej (przygotowanie terenów pod inwestycje, MPZP) oraz wydłuża czasowo realizację badanego projektu. Ponadto, wpływa na osłabienie pozyskania inwestorów w strefie Rondo-Rynek. Przewidywany termin skierowania do uchwalenia projektu MPZP dla obszaru 6
6. Udzielanie porad i wsparcia w sprawach między konsumentami, znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w obszarze udzielania Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych. 5. Zaleca się usprawnienie systemu gromadzenia i przechowywania akt prowadzonych spraw zgodnie z wystąpieniem pokontrolnym nr AK-II.1712.7.2011.AP z dnia 08.07. Wydano 7 zaleceń : 1. Zaleca się, wprowadzić obowiązek stosowania monitu w sprawach, w których nie przyszła odpowiedź przedsiębiorcy na wystąpienie rzecznika, pomimo prawidłowego doręczenia korespondencji. W wystosowanym monicie powinna być zawarta informacja o przysługującym rzecznikowi prawie wystąpienia do właściwego sądu grodzkiego z wnioskiem o ukaranie w rejonie Al. Korfantego zostanie dotrzymany, pod warunkiem, że nie będzie konieczne wprowadzenie kolejnych korekt do projektu wynikających z uzyskanych opinii i uzgodnień, które spowodują konieczność ponownego uruchomienia procedury uzgadniania i opiniowania. Analiza strony internetowej miasta Katowice pod kątem dostępności do upoważnionych osób, mogących merytorycznie udzielić pomocy potencjalnym inwestorom wykazała uchybienia, polegające na braku wskazania adresu e-mail Pana Mateusza Skowrońskiego Pełnomocnika Prezydenta ds. Inwestorów Strategicznych oraz Pani Marty Drapacz pracownika Biura Obsługi Inwestorów Strategicznych. Audytorzy zwracają uwagę, że w dobie poczty elektronicznej zasadne jest wskazanie także adresu e-mail. Dodatkowo, ograniczanie się jedynie do telefonu stacjonarnego zamyka zainteresowanym inwestorom szansę kontaktu z Pełnomocnikiem Prezydenta ds. Inwestorów Strategicznych po godzinach pracy Urzędu tj. po godz. 15:30 oraz kontakt potencjalnych inwestorów z innej strefy czasowej. Analiza spraw prowadzonych w biurze MRK ujawniła, że Rzecznik nie podejmuje żadnych działań monitujących lub ponaglających przedsiębiorców do zajęcia stanowiska w danej sprawie. We wszystkich stwierdzonych przypadkach braku 7
a przedsiębiorcami. porad w sprawach między konsumentami, a przedsiębiorcami. (art.114 w zw. z art.42 ust.4 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. 2001.50.331 ze zm.) 2. Zaleca się, wprowadzenie obowiązku rejestru porad i informacji udzielanych droga elektroniczną. 3. Zaleca się uzupełnić rejestr ryzyk o zadania związane z rzetelnością prowadzenia ewidencji spraw i podziałem ich według kategorii problemu.. 4. Wprowadzić poprawny druk wniosku oraz wykorzystać formularze A i B do ewidencji wszystkich informacji i porad udzielonych droga elektroniczną, telefoniczną i podczas osobistej wizyty konsumenta w biurze rzecznika. 5. Zaleca się aktualizacje informacji zamieszczonych na stronach internetowych w zakresie danych dotyczących czasu pracy i siedziby biura MRK oraz wzbogacić treść strony o informacje dotyczące najczęstszych problemów konsumentów. 6. Zaleca się, aby w kolejnych sprawozdaniach z działalności rzecznika uwzględnić tabelaryczne zaprezentowanie struktury problemów konsumenckich oraz dodatkowo uwzględnić : - końcowe wnioski rzecznika, - podsumowanie rocznej działalności w stosunku do lat poprzednich, - pojawienie się nowych problemów, - sugestie na temat polepszenia standardów ochrony konsumentów (ewentualne propozycje zmian), - opinię rzecznika na temat świadomości konsumenckiej w naszym mieście, - liczby spraw przekazanych według właściwości miejscowej, - prowadzenie spraw mediacyjnych. 7. Zaleca się przestrzeganie zasad obowiązującej Instrukcji Kancelaryjnej w zakresie archiwizacji akt i ewidencji spraw według obowiązującego wykazu JRWA, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia w sprawie instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania odpowiedzi na wystąpienie, Rzecznik nie wykonał czynności monitujących wezwanie do udzielenia odpowiedzi, ani także nie skorzystał z przysługującego mu uprawnienia wystąpienia do sądu grodzkiego z wnioskiem o ukaranie przedsiębiorcy grzywną (art.114 ustawy w związku z art.42 ust.4 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. Nr 50 poz.331 z późn.zm.). Stwierdzone w trakcie audytu rozbieżności dotyczące danych w zakresie ilości i kategorii prowadzonych spraw w 2010r ujawniły brak wypracowanych skutecznych metod rejestracji udzielanych porad i konsultacji w każdej stosowanej formie ustnej, pisemnej lub e-mailowej. Niewłaściwy podział obowiązków w zakresie dekretacji jest przyczyną rejestrowania spraw pod jednym numerem i niewykorzystywania całego, obowiązującego Rzecznika, katalogu JRWA Instrukcji kancelaryjnej. Niedoskonałość organizacji pracy biura Rzecznika i słabe zarządzanie obszarem ewidencji spraw ma bezpośredni wpływ na jakość informacji zamieszczanej w sprawozdaniach rocznych. Ponadto stosowana uproszczona forma sprawozdania nie obrazuje w pełni struktury spraw występujących w naszym mieście oraz nie podsumowuje rocznej działalności Rzecznika. Okoliczności korzystania w biurze Rzecznika z formularza Wniosku konsumenta nie są adekwatne do okoliczności w jakich ma być wykorzystywany. Przyjęta forma dokumentu jest bardzo uproszczona i nie spełnia funkcji formalnych 8
7. Kontrola zużycia wody w budynkach Urzędu Miasta Katowice. znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności zarządzania obszarem kontroli zużycia wody w budynkach Urzędu Miasta Katowice. archiwów zakładowych oraz Zarządzenia wewnętrznego nr 53/2011 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.02. w sprawie stosowania w Urzędzie Miasta Katowice Instrukcji Kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Wydano 7 zaleceń : skierowane do Wydziału Działalności Gospodarczej: 1. Zaleca się, opracowanie i wprowadzenie zasady i okresowego i stałego monitorowania zużycia wody w budynkach rozliczanych na podstawie ustalonych zaliczek. 2. Zaleca się podjęcie działań zmierzających do zmiany wysokości zaliczek w budynkach administrowanych przez KZGM, w oparciu o faktyczne zużycie wody. 3. Zaleca się podjęcie działań zmierzających do zainstalowania wodomierzy w lokalach biurowych tych budynków, z których korzysta wieli użytkowników, a ilość używanej wody mierzona jest wyłącznie wodomierzem głównym. 4. Przeprowadzić dokładną analizę nocnego zużycia wody w ciągu miesiąc, w budynkach opomiarowanych jednym wodomierzem, mieszczących się przy ul. Młyńskiej 4, 4a i ul. Pocztowej 7 w celu zmniejszenia tej wielkości. 5. Zaleca się uzupełnić zakres obowiązków WDG o działania podejmowane w obszarze prowadzenia spraw dotyczących rozliczania kosztów użytkowania lokali biurowych, w tym zużycia wody. skierowane do KZGM w Katowicach: 6. Zaleca się dokonanie rozliczenia kosztów zużycia wody w budynkach przy ul. 3 Maja 7 i Rynek 13 zgodnie z treścią pkt 1 ppkt 2 rozdziału nr 3 obowiązującego Regulaminu rozliczania kosztów zużytej wody i odprowadzania ścieków, za okres od 01 stycznia 2010 roku. 7. Zaleca się, aby w porozumieniu z przedstawicielami Wydziału Działalności Gospodarczej UMK podjąć działania zmierzające do zmiany wysokości zaliczek w wniosku. Analiza zasad działania w obszarze rozliczania kosztów zużycia wody ujawniła, że KZGM jako administrator lokali biurowych mieszczących się w budynkach przy ul. 3 Maja 7 i Rynek 13 nie stosuje się do obowiązujących zasad rozliczania kosztów zużycia wody, poprzez niepodejmowanie działań zmierzających do okresowej ich weryfikacji wynikającej z Regulaminu rozliczania kosztów zużytej wody i odprowadzania ścieków. Skutkiem bezczynności jest nieuzasadniona nadwyżka pobranych opłat za wodę w lokalach biurowych Urzędu Miasta Katowice za okres od 01 stycznia 2010r do 30 września Stwierdzone w trakcie audytu rozbieżności dotyczące ustalonych ilości zużywanej wody w stosunku do faktycznego jej zapotrzebowania w lokalach biurowych objętych zadaniem audytowym i administrowanych przez KZGM wynikają z niepodejmowania przez komórkę organizacyjną UMK zajmującą się rozliczaniem kosztów zużycia wody żadnych działań weryfikujących ilość spożytkowanej wody w stosunku do wielkości uzgodnionych prognoz. Brak opracowanych skutecznych metod monitorowania ilości pobieranej wody spowodował ponoszenie przez tutejszy Urząd wyższych kosztów za wodę niż wynosi faktyczne zapotrzebowanie na nią. 9
8 Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym. znaczącego ryzyka, zwiększenie efektywności oraz legalność działania w obszarze usuwania pojazdów z drogi. audytowanych budynkach administrowanych przez KZGM, w oparciu o faktyczne zużycie wody. Wydano 3 zalecenia : 1. Zaleca się, aby Wydział Zarządzania Kryzysowego opracował katalog spraw prowadzonych w obszarze czynności dotyczących pojazdów usuniętych z drogi na podstawie art.50a i 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym. 2. Zaleca się, wprowadzić od 01.01.2012r. w systemie DocMan elektroniczną ewidencję spraw z całego obszaru czynności wykonywanych w związku z usunięciem pojazdu z drogi, zgodnie z Zarządzeniem wewnętrznym nr 53/2011 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.02. w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. 3. Zaleca się wzmożenie nadzoru nad obszarem przestrzegania zasad obowiązującej instrukcji kancelaryjnej w zakresie posługiwania się elektronicznym systemem obiegu dokumentacji DocMan. Brak skutecznego nadzoru nad kontrolą zużycia wody oraz niska świadomość ryzyka związanego z przepłacaniem należności za zużytą wodę potwierdzają nieskuteczne zarządzanie obszarem kontroli zużycia wody w lokalach biurowych zajmowanych przez Urząd Miasta Katowice. Analiza zasad działania w obszarze prowadzenia postępowań w sprawie pojazdów usuniętych z drogi ujawniła, że na danym stanowisku pracy nie są stosowane zasady obowiązującej Instrukcji Kancelaryjnej w zakresie posługiwania się elektronicznym systemem obiegu dokumentacji DocMan. Wszystkie wpływające sprawy związane z pojazdami usuniętymi z drogi są rejestrowane wyłącznie w formie papierowej z pominięciem systemu elektronicznego. 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową, charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należny wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: "Gospodarka finansowa" albo "Zakupy", albo "Zarządzanie mieniem", albo "Bezpieczeństwo", albo "Systemy informatyczne, albo "Zarządzanie". 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego należny wpisać "-". 9) Należy wybrać odpowiednio "Zapewnienie o prawidłowości działania" albo "Wzrost efektywności i skuteczności działania", albo "Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów", albo "Wykrycie znacznej nieprawidłowości", albo "Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem", albo " znacznego ryzyka", albo "Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej". 10
5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach roboczych) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające 3 4 1. Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za 2009 rok. (w etatach) 2 2 2. 3. Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za 2009 rok. Zarządzanie korespondencją wpływającą do Urzędu 2 2 4. 5. Skuteczność procedur postępowania przy realizowaniu zamówień publicznych poniżej 14.000 euro. Wydawanie kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych. 6. Kontrola imprez masowych, na które wydano zezwolenie. 7. Realizacja planu finansowego powiatowego zasobu geodezyjno-kartograficznego 11
6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe L.p. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej 3 4 1. Nie dotyczy 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10) Brak. 17 stycznia 2012r. NACZELNIK WYDZAŁU AUDYTU I KONTROLI Audytor Wewnętrzny (-) Elżbieta Solska-Kuchciak...... (data) (podpis i pieczęć koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego 17 stycznia 2012r. PREZYDENT MIASTA KATOWICE (-) Piotr Uszok...... (data) (podpis i pieczęć Prezydenta Miasta Katowice) 12