Wykonawcy Wrocław, 22 września 2010 r.

Wykonawcy Wrocław, 22 września 2010 r. WZP.DZ.3410/88/2485,2496/2010 ZP/PN/157/2010/WED/13,14 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Budowa Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Wrocławską Oświatą na potrzeby realizacji projektów Rozwój informatycznego systemu zarządzania wrocławską oświatą i Rozwój usług elektronicznych we wrocławskiej oświacie oraz świadczenie Serwisu Gwarancyjnego. Znak postępowania ZP/PN/157/2010/WED. W związku z otrzymaniem pytań do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia od dwóch Wykonawców, działając w trybie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759), dalej ustawa Pzp wyjaśniam co następuje: Pytania od pierwszego z Wykonawców Pytanie 14: Dotyczy Umowy - par 15 gwarancja Ust 3 brzmi następująco Wykonawca gwarantuje, Ŝe wszystkie nośniki oprogramowania System i Oprogramowanie Narzędziowe są odpowiedniej jakości, reprezentują najnowsze wersje, działają poprawnie i nie posiadają wad fizycznych i prawnych. W przypadku systemu SAP oraz SAP BW Wykonawca dokonuje jedynie rozbudowy sytemu uŝytkowanego przez Zamawiającego, w związku z tym Wykonawca nie moŝe gwarantować, iŝ będzie to najnowsza wersja oprogramowania. Wykonawca dokona rozszerzenia takiej wersji systemu jaką udostępni Zamawiający. Prosimy o potwierdzenie, iŝ takie podejście zgodne jest z warunkami umowy. Takie podejście jest zgodne z warunkami umowy wyłącznie dla systemu SAP i SAP BW. Pytanie 15: Dotyczy Umowy - Zapewnienie zgodności z przepisami prawa Załącznik 4 par 3 W przypadku komponentu finanse i zasoby opisanego w par 2 ust 2 ppkt 1 umowy rozszerzenie posiadanego przez Zamawiającego zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP - SAP, w obszarach: BudŜetowanie, Księgowość, Centralny Rejestr Zobowiązań, Środki Trwałe, Zarządzanie Kadrami, Naliczanie Listy Płac, Kontroling oraz Hurtowni Danych SAP BW, obejmujące: a) dostawę kilkuset licencji dla uŝytkowników, Projekt pn. Rozwój informatycznego systemu zarządzania wrocławską oświatą oraz Rozwój usług elektronicznych we wrocławskiej oświacie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013

b) dostawę licencji do obsługi dodatkowych kilkunastu tysięcy rekordów płacowych, c) dostosowanie funkcjonalności posiadanego systemu do obsługi procesów związanych z zarządzaniem wrocławską oświatą, z poziomu organu prowadzącego oraz szkół i placówek oświatowych Wykonawca zgodnie z postanowieniami umowy dokonywał będzie jedynie rozszerzenia Systemu posiadanego przez Zamawiającego. Dostosowanie systemu do Zmian prawnych zgodnie z techniczną budową systemu odbywać się musi na systemie obecnie posiadanym przez Zamawiającego, a dopiero potem zmiany te propagowane będą na rozszerzenia będące przedmiotem niniejszego zapytania. Prosimy o potwierdzenie, iŝ Zamawiający zapewnia implementacje zmian prawnych w systemie dotychczas posiadanym i zapisy w Załączniku 4 par 3 dotyczą komponentu Finanse i Zasoby jedynie w zakresie systemu jaki nie jest wdroŝony w systemie obecnie uŝytkowanym (np. Karta nauczyciela). W przypadku innej interpretacji przez Zamawiającego prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób zmiany prawne implementowane będą na systemie obecnie posiadanym przez Zamawiającego i w jaki sposób mają być implementowane na systemie będącym przedmiotem niniejszego zapytania. Pytanie 16: 4.2.1. Finanse-Księgowość i Zasoby - SAP A. Dostosowanie prototypu Komponentu pp 1 migracja danych W pkt tym Wykonawca zobowiązany jest do wykonania migracji danych w zakresie danych testowych dla potrzeb prototypu? Prosimy o potwierdzenie, iŝ takie rozumienie zapisów jest właściwe. Takie rozumienie wymagania przez Wykonawcę jest właściwe. Pytanie 17: 4.2 1. Finanse-Księgowość i Zasoby - SAP ust 2 pp2 opracowanie programów do przejęcia danych Wykonawca opracuje programy umoŝliwiające wczytanie danych z systemów uŝytkowanych przez Zamawiającego w zakresie funkcji Finanse-Księgowość i Zasoby. Wg rozumienia Wykonawcy, wykonawca zobowiązany jest do wykonania programów do wczytania danych do systemu SAP, Zamawiający zobowiązany jest do przygotowania danych do migracji w formacie ustalonym na etapie analizy oraz przeprowadzenie migracji do systemu SAP za pomocą programów dostarczonych przez Wykonawcę. Za poprawność danych do migracji oraz zmigrowanych do systemu SAP odpowiedzialność ponosi Zamawiający. Prosimy o potwierdzenie, iŝ rozumienie przez Wykonawcę zakresu zadań i podziału odpowiedzialność dotyczących migracji jest właściwe lub przedstawienie właściwego podziału odpowiedzialności. Zamawiający przygotuje dane do migracji zgodnie z ustaleniami poczynionymi przez Strony na etapie analizy. Pytanie 18: Punkt 4.1.1. Finanse Księgowość Zasoby 1.1.11 Rejestracja zaangaŝowania - czy w dotychczasowych systemach istnieje rejestracja zaangaŝowania i jaka jest skala umów wieloletnich? Strona 2/8

Po stronie SAP-a jest zaimplementowane rozwiązanie po stronie centralnej jak i dla jednostki zaleŝnej (osobnej jednostki gospodarczej). Zmawiający przewiduje wykorzystanie tego drugiego mechanizmu. Pytanie 19: 1.1.18 Ile systemów bankowych jest obecnie wykorzystywanych w UMW? Pytanie 20: Ile systemów FK funkcjonuje obecnie w jednostkach oświatowych? Pytanie 21: Ile dokumentów księgowych w jednostce księgowanych jest pomiędzy latami budŝetowymi? Pytanie 22: Czy kaŝda placówka pracuje na ustalonym, jednolitym formacie raportów? Pytanie jest mało precyzyjne. Intencją Zamawiającego jest wdroŝenie jednolitego centralnego systemu w tym zakresie i ujednolicenie raportów. Pytanie 23: 1.2.9 MoŜliwość ilościowej ewidencji wykonania mediów. Jakich mediów ma dotyczyć ewidencja ilościowa? Pytanie 24: Dotyczy: Likwidatura 1.2.12 Tworzenie elektronicznych wykazów odpłatności za pobyt. W jaki sposób były wystawiane dotychczas odpłatności za pobyt? Pytanie 25: Dotyczy: SIWZ, zał. Nr 5, Wykaz zamówień, kolumna nr 2: Opis wykonanych zamówień Na jakim poziomie szczegółowości Zamawiający oczekuje opisu wykonanych zamówień? Czy Zamawiający uzna za wystarczające wypunktowanie wykonanych dostaw i usług? Strona 3/8

Opis wykonanych zamówień powinien zawierać informacje, które w sposób jednoznaczny będą potwierdzały spełnianie wymaganego warunku udziału w postępowaniu. Stosowna informacja znajduje się w Załączniku nr 5 do SIWZ - pod tabelą. Pytanie 26: Dotyczy: SIWZ, Zał. Nr 8. Pkt 3.2.2. Architektura logiczna ZSIWZWO. Rys. 3 Architektura systemu Na zamieszczonym diagramie Zamawiający zilustrował powiązanie pomiędzy Miejskim Systemem Bibliotecznym a Systemem miejskiej biblioteki publicznej (ALEPH) jako komunikację, która ma być realizowana poprzez Hurtownię danych i BI oraz Platformę Integracyjną. W systemie, który zamierza dostarczyć Wykonawca moŝliwe jest zintegrowanie i bezpośrednia komunikacja obu systemów poprzez zaimplementowany międzynarodowy standard protokół Z39.50. Czy Zamawiający dopuszcza takie rozwiązanie? Zamawiający dopuszcza takie rozwiązanie. Pytanie 27: Dotyczy: SIWZ, Zał. Nr 8 Pkt 4.2.8. Dostawa kart Wrocławska Karta Miejska URBANCARD oraz czytników Mifare Wykonawca powinien dostarczyć 250 szt. czytników kart Mifare. Czy czytniki powinny być takŝe objęte pięcioletnim serwisem gwarancyjnym? Jeśli tak, to czy ma to być serwis gwarantowany przez producenta? Pytanie 28: Dotyczy: SIWZ, Zał. Nr 8. Pkt 7. Serwis gwarancyjny Zamawiający wymaga objęcia 5-letnim serwisem gwarancyjnym dostarczanego oprogramowania zainstalowanego zarówno na serwerze, jak i stacjach roboczych. Czy warunek ten będzie dotyczył takŝe innego oprogramowania np. umoŝliwiającego pracę terminalową z aplikacjami, które zamierza dostarczyć Wykonawca? Tak. Pytanie 29: Dotyczy: SIWZ, Zał. Nr 8. Pkt 8.2.Zestawienie licencji będących przedmiotem zamówienia Poz. 15 w tabeli Czy Zamawiający pisząc: Licencja na sesje dostępowe z systemu zewnętrznego (portal Oświatowy) ma na myśli uŝytkowników zewnętrznych logujących się z zewnątrz do systemu bibliotecznego za pośrednictwem portalu Oświatowego? Tak. Pytanie 30: Czy przed rozbudową systemu Zamawiający wykona wyrównanie konfiguracji systemów SAP DEV, QAS i PRD? Wykonanie takiego wyrównania jest niezbędne przed przystąpieniem do prac wdroŝeniowych przy rozszerzeniu systemu SAP. Strona 4/8

Pytanie 31: Czy Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumentację aktualnej konfiguracji i dokumentację rozszerzeń i modyfikacji systemu SAP? Tak, Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumentację po podpisaniu umowy na realizację przedmiotowego zamówienia. Pytanie 32: Czy proces naliczenia wynagrodzeń oraz wszelkie jego elementy towarzyszące jak przelewy, księgowanie, raportowanie ZUS i US będzie realizowany centralnie zaś uŝytkownicy jednostek oświatowych odpowiedzialni będą tylko za rejestracje danych niezbędnych do naliczenia wynagrodzenia? Pytanie 33: Jakie informacje o wynagrodzeniach będą rejestrowane w jednostkach oświatowych? Czy moŝna przyjąć załoŝenie iŝ w zakresie wymagań z przypisaną wartością "Tak" w kolumnie C wykorzystane zostanie rozwiązanie SAP HCM funkcjonujące obecnie dla UM Wrocław i nie są wymagane Ŝadne zmiany i dostosowania? Pytanie nieprecyzyjne, Zamawiający nie rozumie jaką kolumnę C ma na myśli Wykonawca. Pytanie 34: Czy będą naliczane specyficzne rodzaje staŝów dla pracowników jednostek oświatowych. Czy informacja o oświadczeniach majątkowych jest rejestrowane w obecnie uŝytkowanym rozwiązaniu SAP HR? Pytanie 35: Czy zgłoszenia pracowników do ZUS będą realizowane centralnie? Czy w wypadku zatrudnienia w wielu jednostkach oświatowych dokonujemy tylko jednego zgłoszenia do ZUS? Pytanie 36: Czy zakłada się zmiany w zawartości oraz w układzie podstawowych dokumentów pracowniczych w stosunku do obecnie uŝytkowanych dokumentów? Pytanie 37: Czy w związku z wielozatrudnieniem pracownik moŝe być rozliczany w ramach miesiąca jednocześnie na liście płatnej z "dołu" jak i "z góry"? Strona 5/8

Pytanie 38: Czy w wypadku wielozatrudnienia (wiele umów) zasiłki i wynagrodzenia z tytułu choroby wypłacane będą łącznie dla wszystkich miejsc zatrudnienia? Pytanie 39: Prosimy o potwierdzenie, iŝ dla pracowników placówek oświatowych nie zakłada się uruchomienia procedur tzw. pozytywnej oceny czasu pracy oraz integracji z rejestratorami RCP? Czy w wypadku wielu umów dla jednego pracownika proces planowania czasu pracy, rejestracji nieobecności oraz godzin nadliczbowych będzie realizowany przez kaŝdą z placówek oświatowych? Pytanie 40: Czy w wypadku wielozatrudnienia rozliczenie wynagrodzenia, a w szczególności części netto z uwzględnienie potrąceń netto, składek ZUS, podatków będzie rozliczane zbiorczo dla wszystkich miejsc zatrudnienia (umów)? Czy potrącenia netto będą rejestrowane w kaŝdej z placówek dla których zawarta została umowa? Pytanie 41: Czy zakłada się wykorzystanie juŝ istniejących zestawień płacowych? Pytanie 42: Czy lista świadczeń socjalnych oraz zasady ich naliczenia i ewidencji są analogiczne jak dla pracowników i emerytów UM Wrocław. JeŜeli tak to czy moŝna przyjąć załoŝenie, iŝ wykorzystane zostaną mechanizmy SAP HCM zaimplementawane dla Urzędu? Pytanie od drugiego z Wykonawców Pytanie 43: Czy Zamawiający dopuszcza równieŝ rozwiązania równowaŝne do SAP? W związku z dokonaną modyfikacją treści SIWZ (dnia 20.09.2010 r.), udzielenie odpowiedzi na pytanie jest bezcelowe. Strona 6/8

Ponadto informuję, iŝ Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Pzp dokonuje następującej modyfikacji treści Projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 7 do SIWZ, wynikającej m.in. z wprowadzonej dnia 20.09.2010 r. modyfikacji opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu: a) 2 ust. 2 pkt 1) otrzymuje brzmienie: Budowa zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP, w obszarach: BudŜetowanie, Księgowość, Środki Trwałe, Zarządzanie Kadrami, Naliczanie Listy Płac, Ewidencja nieruchomości i zasobów, Kontroling, obejmujące: a) dostawę kilkuset licencji dla uŝytkowników, b) dostawę licencji do obsługi kilkunastu tysięcy rekordów płacowych, c) dostosowanie funkcjonalności oferowanego systemu do obsługi procesów związanych z zarządzaniem wrocławską oświatą, z poziomu organu prowadzącego oraz szkół i placówek oświatowych. d) integrację oferowanego systemu klasy ERP z posiadanym przez Zamawiającego system SAP i hurtownią danych SAP BW. b) 9 ust. 2 pkt II. ZESPÓŁ: Finanse Księgowość i Zasoby otrzymuje brzmienie: (1) 1 osoba - Kierownik Projektu, o następujących kwalifikacjach: (a) Kierowanie co najmniej jednym wdroŝeniem oferowanego systemu klasy ERP dla jednostki administracji publicznej, którego wartość wynosiła min. 2,5 mln zł netto. (b) Posiadanie waŝnego certyfikatu PMP lub równowaŝnego (np. Prince 2 na poziomie Practitioner). (c) Min. 5 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami. (2) 1 osoba Konsultant Wiodący, o następujących kwalifikacjach: (a) Min. 2 letnie doświadczenie w zakresie wdraŝania oferowanego systemu klasy ERP w jednostkach administracji publicznej, w tym udział w co najmniej 2 projektach, których przedmiotem było wdroŝenie oferowanego systemu klasy ERP w jednostkach administracji publicznej. (b) Posiadanie waŝnego certyfikatu potwierdzającego wiedzę w zakresie wdraŝania oferowanego systemu w obszarze rachunkowości (3) 1 osoba Specjalista z obszaru finanse-księgowość, o następujących kwalifikacjach: (a) Min. 2 letnie doświadczenie w zakresie wdraŝania obszaru finanse i księgowość oferowanego systemu klasy ERP w jednostkach administracji publicznej, w tym udział w co najmniej 1 projekcie, którego przedmiotem było wdroŝenie oferowanego systemu klasy ERP w obszarze finansowo-księgowym. (4) 1 osoba Specjalista z obszaru budŝetowanie, o następujących kwalifikacjach: (a) Min. 2 letnie doświadczenie w zakresie wdraŝania obszaru budŝetowanie oferowanego systemu klasy ERP w jednostkach administracji publicznej, w tym udział w co najmniej 1 projekcie, którego przedmiotem było wdroŝenie oferowanego systemu klasy ERP w obszarze budŝetowanie. (5) 1 osoba Specjalista z obszaru integracji procesów z systemem SAP, o następujących kwalifikacjach: (a) Posiadanie waŝnego certyfikatu SAP: Public Sector Accounting Solutions. c) 19 ust. 1 pkt 1 lit. a) otrzymuje brzmienie: za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu Umowy w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego brutto określonego w 17 ust.1 pkt 1-2 za kaŝdy dzień opóźnienia d) 19 ust. 1 pkt 2 lit. b) otrzymuje brzmienie: z tytułu odstąpienia od Umowy z przyczyn zaleŝnych od Zamawiającego, za wyjątkiem sytuacji opisanej w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych, w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto określonego w 17 ust. 1 pkt 1-2 e) 19 ust. 3 otrzymuje brzmienie: Strona 7/8

JeŜeli wysokość zastrzeŝonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, Zamawiający moŝe dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych zgodnie z art. 481 kodeksu cywilnego f) w 21 ust. 1 zostaje dodany ust. 4 o następującym brzmieniu: w przypadku nie dotrzymania terminu określonego w 4 ust. 2 pkt 3 Umowy, wymaganego przez Instytucję Zarządzającą RPO WD, niezbędnego do rozliczenia Projektu w ramach środków otrzymywanych z budŝetu Unii Europejskiej, natomiast dotychczasowy ust. 4 staje się ust. 5. g) 21 ust. 3 otrzymuje brzmienie: NiezaleŜnie od okoliczności wymienionych w ust.1, Zamawiającemu przysługuje teŝ prawo odstąpienia od Umowy, jeŝeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, Ŝe wykonanie Umowy nie leŝy w interesie publicznym czego nie moŝna było przewidzieć w chwili jej zawarcia. W tym przypadku Wykonawca moŝe Ŝądać jedynie wynagrodzenia naleŝnego z tytułu wykonania części Umowy. h) w 21 zostaje dodany ust. 9 o następującym brzmieniu: Uprawnienie Zamawiającego do odstąpienia od Umowy wynikające z ust. 1 nie narusza jego uprawnień do skorzystania z ustawowego prawa odstąpienia, w szczególności uprawnień określonych w art. 635 kodeksu cywilnego. Z up. Prezydenta Ewa Kulik Z-ca Dyrektora Wydziału Zamówień Publicznych Sprawę prowadzi: ElŜbieta Raczkowska, +48/071 777 92 66 Sporządził: Marek Szyszka, +48/071 777 92 66 Do wiadomości: aa Strona 8/8