ZAPROSZENIE DO NEGOCJACJI Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (03-176) przy ul. Fleminga 2 (zwane dalej Zamawiającym ), zapraszają do wzięcia udziału w negocjacjach, mających na celu wyłonienie podmiotu (zwanego dalej Wykonawcą), któremu powierzone zostanie wykonanie usługi sprzątania i utrzymania czystości: oraz pomieszczeń biurowych Zamawiającego, o powierzchni około 11.000 m2 pomieszczeń związanych z obszarem okołoprodukcyjnym Zamawiającego, o powierzchni około 8000m2 (zwane dalej Zamówieniem ). I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM 1. Pełna nazwa Zamawiającego: Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie 2. Adres do korespondencji: 03-176 Warszawa, ul. Fleminga 2 3. Numer telefonu: (22) 5108302, 512 000 568 4. Numer faxu: (22) 5108021 5. Adres poczty elektronicznej: e-mail: azuczkowska@polfatarchomin.com.pl 6. Pracownikiem Zamawiającego uprawnionym do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami składającymi Zgłoszenie udziału w negocjacjach w sprawach formalnych, w tym do udzielania dodatkowych wyjaśnień jest Pani Anna Beata Żuczkowska, tel. (22) 5108302, e-mail: azuczkowska@polfa-tarchomin.com.pl II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem Zamówienia są usługi sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń biurowych, o powierzchni około 11.000 m2 oraz pomieszczeń związanych z obszarem okołoprodukcyjnym o powierzchni około 5.000 m2 Tarchomińskich Zakładów Farmaceutycznych Polfa Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie. 2. Zakres i częstotliwość wykonywania usługi sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń biurowych i pomieszczeń związanych z obszarem okołoprodukcyjnym ustalona zostanie podczas prowadzonych negocjacji. Usługi, w zależności od ich 1
rodzaju świadczone mają być w systemie: a) codziennie; b) regularnie; c) sporadycznie. 3. Wykonawcy zainteresowani złożeniem Zgłoszenia udziału w negocjacjach mogą zwrócić się do Zamawiającego o przeprowadzenie wizji pomieszczeń biurowych i pomieszczeń związanych z obszarem okołoprodukcyjnym jak również o przeprowadzenie audytu w zakresie objętym przedmiotem Zamówienia. Ponadto, Wykonawcy mogą otrzymać od Zamawiającego wstępny zakres czynności porządkowych, które składają się na przedmiot Zamówienia wraz z planowaną częstotliwością ich wykonywania. W wymienionych kwestiach Wykonawca powinien kontaktować się z pracownikiem Zamawiającego, o którym mowa w pkt I ust. 6. III. TRYB I WARUNKI NEGOCJACJI 1. Tryb udzielenia Zamówienia tryb negocjacji składających się z dwóch etapów. I etap obejmuje złożenie przez Wykonawców Zgłoszenia udziału w negocjacjach, w tym wstępnej oferty świadczenia usługi sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń biurowych oraz pomieszczeń znajdujących się w obszarze okołoprodukcyjnym Zamawiającego, o którym mowa w pkt III ust. 2 i 3. II etap obejmuje wstępną kwalifikację Zgłoszeń Wykonawców do prowadzenia dalszych negocjacji oraz negocjacje z wybranymi Wykonawcami. Wykonawcy, których propozycje zostaną wybrane do prowadzenia dalszych negocjacji zostaną o tym powiadomieni przez Zamawiającego. Wszelkie powiadomienia związane ze złożonym Zgłoszeniem oraz z dalszym prowadzeniem negocjacji mogą być skutecznie dokonywane przez Zamawiającego na podany przez Wykonawcę w zgłoszeniu adres siedziby/zamieszkania/ korespondencyjny lub adres e-mail. 2. Zgłoszenia udziału w negocjacjach mających na celu wyłonienie Wykonawcy, któremu zostanie powierzone wykonanie usługi sprzątania i utrzymania w czystości należy dokonać w formie pisemnej. 3. Wymienione w ust. 2 Zgłoszenie powinno zawierać, co najmniej: a) dane zgłaszającego swój udział w negocjacjach i składającego wstępną ofertę świadczenia usługi sprzątania i utrzymania w czystości, w szczególności: imię nazwisko lub firmę, adres siedziby lub adres zamieszkania, lub adres do korespondencji, gdy jest inny niż adres siedziby, czy zamieszkania, telefon kontaktowy, adres e-mail, datę sporządzenia Zgłoszenia udziału w negocjacjach oraz datę wstępnej oferty świadczenia usługi sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń; b) proponowany zakres i częstotliwość wykonywanych czynności porządkowych składających się na usługę sprzątania i utrzymania w czystości 2
pomieszczeń biurowych i okołoprodukcyjnych (harmonogram prac porządkowych - z uwzględnieniem specyfiki branży, w której działa Zamawiający - pomieszczenia o podwyższonym standardzie i najwyższym standardzie czystości); c) proponowaną wstępną ofertę cenową wykonania usługi sprzątania i utrzymania czystości objętej niniejszym Zaproszeniem do negocjacji. Wstępna oferta cenowa winna uwzględniać wszystkie zobowiązania Wykonawcy i musi zostać podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. Ponadto, cena podana we wstępnej ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem Zamówienia ze wskazaniem czy obejmuje ona w szczególności koszt środków dezynfekcyjnych, myjąco czyszczących oraz środków higienicznych, itp.; d) wykaz narzędzi, urządzeń, wyposażenia i urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu realizacji Zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami; e) wykaz środków dezynfekcyjnych oraz myjąco-czyszczących, które będą wykorzystywane przy wykonywaniu usługi, a także wykaz środków higienicznych; f) oświadczenie Wykonawcy o zapoznaniu się z warunkami negocjacji zamieszczonymi w niniejszym Zaproszeniu do negocjacji i przyjęciu ich bez zastrzeżeń; g) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków wymaganych od Wykonawców, o których mowa w pkt IV. niniejszego Zaproszenia do negocjacji; h) listę referencyjną wskazującą obiekty referencyjne m.in. z sektora biur i administracji, z sektora przemysłu, z sektora ochrony zdrowia, a także wskazującą na partnerów, którym Wykonawca świadczył lub świadczy usługi sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń o podwyższonym standardzie i najwyższym standardzie czystości; i) zobowiązanie się Wykonawcy do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w toku negocjacji. W Zgłoszeniu udziału w negocjacjach możliwe jest wskazywanie przez Wykonawców innych informacji i dokumentów niż wymienione powyżej, a istotnych według Wykonawców. Informacje mogą dotyczyć np. proponowanych technik czyszczących, proponowanych działań prewencyjnych w obszarze zarządzania higieną, stosowanych metodach sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń o podwyższonym standardzie i najwyższym standardzie czystości, branżowym know-how Wykonawcy dla przemysłu. Do Zgłoszenia udziału w negocjacjach należy dołączyć aktualną umowę/statut spółki lub inne dokumenty, na podstawie których składający Zgłoszenie udziału w 3
negocjacjach Wykonawca prowadzi działalność, np. odpis aktualny z KRS, zaświadczenie o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 4. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że: a) nie dopuszcza składania ofert częściowych; b) dopuszcza składanie ofert wariantowych; c) nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia; d) nie dopuszcza możliwości, powierzenia przez Wykonawcę wykonania całości lub części Zamówienia, podwykonawcom; e) cena nie będzie stanowiła jedynego kryterium wyboru oferty jako najkorzystniejszej. IV. WARUNKI WYMAGANE OD WYKONAWCÓW: O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2. posiadania wiedzy i doświadczenia. Warunki w zakresie wiedzy i doświadczenia obejmują wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat przed terminem składania Zgłoszenia udziału w negocjacjach, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 2 usług odpowiadających swym rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot Zamówienia. W szczególności, posiadanie wiedzy i doświadczenia Wykonawcy winno obejmować usługi sprzątania pomieszczeń o podwyższonym standardzie i najwyższym standardzie czystości oraz pomieszczeń przemysłowych; 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Warunki w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia obejmują dysponowanie pracownikami mającymi minimum roczne doświadczenie w sprzątaniu pomieszczeń biurowych, pomieszczeń o podwyższonym standardzie i najwyższym standardzie czystości, pomieszczeń przemysłowych oraz co najmniej jedną osobą mającą stały nadzór nad pracownikami sprzątającymi w tych obszarach, a także posiadanie doświadczonych specjalistów w zarządzaniu higieną. 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej. 4
Warunki w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej obejmują: niezaleganie z zapłatą podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne; posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA ZGŁOSZENIA 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedno Zgłoszenie udziału w negocjacjach, w tym wstępną ofertę świadczenia usługi sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń biurowych oraz pomieszczeń znajdujących się w obszarze okołoprodukcyjnym. 2. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w całości w języku polskim. Zgłoszenie udziału w negocjacjach, w tym wstępną ofertę świadczenia usługi Wykonawca winien sporządzić w języku polskim. 3. Zgłoszenia należy przesyłać w zamkniętych, nieprzejrzystych kopertach (opakowaniach) w sposób umożliwiający zachowanie poufności na adres: Polfa Tarchomin S.A. ul. Fleminga 2, 03-176 Warszawa albo składać osobiście w kancelarii Zamawiającego w godzinach pracy 8.00-15.00 z adnotacją na kopercie: Propozycja wykonania usługi sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń - NIE OTWIERAĆ. 4. Ostateczny termin złożenia Zgłoszenia udziału w negocjacjach i wstępnej oferty świadczenia usługi sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń biurowych oraz pomieszczeń znajdujących się w obszarze okołoprodukcyjnym upływa w dniu 17.09.2013r. o godz.15.00. 5. Zgłoszenie udziału w negocjacjach, w tym wstępna oferta świadczenia usługi sprzątania i utrzymania w czystości winny być podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, a każda ze stron ponumerowana i parafowana. VI. ZASTRZEŻENIA 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) odpowiedzi tylko na wybrane przez siebie Zgłoszenia udziału w negocjacjach, negocjowania z kilkoma Wykonawcami jednocześnie, a także w każdym czasie i na każdym etapie postępowania, b) odwołania negocjacji bez podania przyczyny, unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, zamknięcia negocjacji bez zawarcia umowy, ograniczenia zakresu przedmiotu Zamówienia objętego niniejszym Zaproszeniem. 2. Zamawiający zastrzega, że: 5
a) w niniejszym postępowaniu nie przysługują protesty, odwołania ani inne środki odwoławcze; b) Zgłoszenia udziału w negocjacjach złożone w innym miejscu niż wyznaczone w pkt V ust. 3 albo wysłane na inny adres niż podany w pkt V ust. 3 nie będą rozpatrywane; c) niniejsze Zaproszenie do negocjacji nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i 66 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16. Poz. 93 ze zm.). 6