INFORMACJE O WZORACH DOKUMENTÓW APLIKACYJNYCH DOKUMENTY APLIKACYJNE Są swoistą reklamą kandydata ubiegającego się o pracę. stanowią ważne ogniwo w procesie poszukiwania pracy. Sposób, w jaki przedstawimy własną osobę poprzez w/w dokumenty może skutkować zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną bądź skazywać nas na ciągłe niepowodzenia. Właściwe przygotowanie dokumentów aplikacyjnych to umiejętność, którą możemy opanować pamiętając o podstawowych zasadach: nie istnieje uniwersalny wzorzec życiorysu i listu motywacyjnego; każdą aplikację powinniśmy tworzyć indywidualnie, uwzględniając nasze predyspozycje, doświadczenia i umiejętności selekcjonowane pod kątem oczekiwań konkretnego pracodawcy, wysyłając aplikację starajmy się dotrzeć do jak największej liczby pracodawców ale do tych właściwych, których listę tworzymy zgodnie z zaplanowaną ścieżką własnej kariery zawodowej; strategia ilościowa, czyli odpowiedzi na wszystkie napotkane oferty powinna ustąpić strategii jakościowej-świadomej selekcji; odpowiadając na przypadkowe oferty nie uda nam się wykazać że to właśnie my jesteśmy najlepszym kandydatem, odpowiednio zmotywowanym do objęcia konkretnego stanowiska, zanim napiszemy list motywacyjny dokładnie przeanalizujmy wybraną ofertę, aby poznać wymagania pracodawcy w obszarze kompetencji twardych (wykształcenie, szkolenia umiejętności językowe i specjalistyczne poparte certyfikatami, doświadczenie zawodowe) oraz kompetencji miękkich [umiejętności interpersonalnych, pracy w grupie, gotowości do zmian itp. zbierzmy informacje o firmie sięgając do wszelkich dostępnych źródeł (prasa branżowa, Internet, bezpośredni kontakt z pracownikami, materiały promocyjne publikowane przez firmę) aby dobrze poznać specyfikę potencjalnego miejsca pracy. DOKUMENTAMI APLIKACYJNYMI SĄ: ŻYCIORYS ZAWODOWY - (CV) Curriculum vitae, tłumaczone z języka łacińskiego jako linia bądź program życia, to "narzędzie sprzedaży", które cię promuje, uwiarygodni i reprezentuje gdy jesteś nieobecny! Zawiera informacje o tym, co umiesz robić i powinien przedstawiać kierunek kariery zawodowej, której każdy etap realizuje się poprzez praktyczne doświadczenia. Przejrzystość zawartych informacji, spójność wykształcenia, doświadczeń zawodowych czy posiadanych kompetencji decyduje o tym, czy pracodawca będzie postrzegał ciebie jako kandydata odpowiednio zmotywowanego do podjęcia pracy na danym stanowisku. Ważne jest przedstawienie informacji, istotnych dla pracodawcy
w sposób uporządkowany, wskazujący na ciebie, jako osobę świadomie sterującą własną karierą zawodową. Zamieszczone w nim informacje są przedstawione w oddzielnych, wyróżnionych nagłówkami bądź śródtytułami blokach tematycznych: dane personalne, wykształcenie, przebieg pracy zawodowej, doświadczenie zawodowe, preferencje osobiste (hobby, zainteresowania itp). Na dole strony powinna znaleźć się klauzula, zawierająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach rekrutacji, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Rodzaje życiorysów: Chronologiczny jest najbardziej popularny. Doświadczenie zawodowe przedstawione jest w odwróconej chronologii od ostatniego miejsca pracy wstecz. Uwypuklone są stanowiska i nazwy zakładów pracy a obowiązki i osiągnięcia dokładnie opisane. Życiorys jest czytelny i przejrzysty.. Polecany gdy posiadasz odpowiednie wykształcenie i spójne doświadczenie zawodowe, masz listę osiągnięć podczas studiów, odbyłeś praktyki, wolontariat, staż, wykonywałeś prace dorywcze, rozwijasz się zawodowo w konkretnej dziedzinie, zatrudnienie jest przerywane okresami choroby, bezrobociem. Funkcjonalny umożliwia przedstawienie doświadczenia zawodowego i umiejętności kandydata wg głównych obszarów jego zainteresowania. Podkreśla się najważniejsze osiągnięcia i silne strony kandydata, które będą pomocne przy wykonywaniu pracy, o którą się starasz. Nazwy stanowisk mają znaczenie drugorzędne, czasami nawet pomijane. Polecany, gdy poszukujesz pracy w zawodzie niezgodnym z wykształceniem, decydujesz się na zmianę ścieżki kariery zawodowej, masz bogate doświadczenie zawodowe, ale w ostatniej pracy nie wykonywałeś obowiązków charakterystycznych dla pożądanego stanowiska pracy, doświadczyłeś degradacji zawodowej. Ukierunkowany zawiera szczegółowe informacje dotyczące jedynie pewnej dziedziny doświadczeń zawodowych, pomijając przy tym pozostałe. Kandydat przedstawia swoją ofertę mając na względzie jasny, ściśle sprecyzowany cel zawodowy. polecany, gdy masz wiele różnorodnych doświadczeń zawodowych, ale nie układających się w uporządkowany plan kariery zawodowej, natomiast teraz chciałbyś zorientować się na konkretną branżę, masz bogate doświadczenie zawodowe w konkretnej dziedzinie i chcesz podnieść jeszcze bardziej swoją pozycję, nie masz doświadczenia zawodowego ale posiadasz umiejętności zdobyte podczas studiów, dzięki przynależności do kół naukowych, organizacji studenckich czy wolontariacie, potrafisz udowodnić deklarowane kompetencje poprzez listę osiągnięć i doświadczeń.
Alternatywny jest prezentacją umiejętności i oczekiwań kandydata w formier listu skierowanego do konkretnego pracodawcy i składany zamiast CV. Kandydat określa dziedziny, które go interesują. Zawierają się tu wszelkie inne, ponadstandardowe formy prezentacji, charakterystyczne dla przedstawicieli wolnych zawodów, osób z branży artystycznej czy reklamowej (portfolio, prezentacje na płycie CD itp.). Wybór rodzaju życiorysu stanowi dodatkową informację dla pracodawcy. Pozwalając na wyeksponowanie pewnych cech osobowości kandydata oraz wyróżnienie doświadczeń, potwierdza dobrą znajomość wymagań i charakteru stanowiska o jakie się ubiegasz. Może świadczyć o strategicznym myśleniu kandydata bądź braku ukierunkowanej motywacji. Błędy w życiorysach: pisanie życiorysu po obu stronach kartki, błędy w nazwach, literówki, pomyłki w datach, nieaktualne lub niekompletne dane adresowe; podaj ten numer telefonu, pod którym jesteś rzeczywiście dostępny (pracodawca nie będzie ponawiał kilkakrotnie nieudanych prób kontaktu, zadzwoni do kogoś innego), brak informacji jakiego stanowiska dotyczy aplikacja, szczególnie istotne, gdy firma poszukuje wielu pracowników, bezkrytyczne korzystanie ze wzorców życiorysów zamieszczanych w poradnikach, Internecie itp.; nieumiejętnie dobrany rodzaj życiorysu zamiast wyeksponować twoje atuty, zadziała na twoją niekorzyść, zaburzona chronologia w historii zatrudnienia, chaos informacyjny, nieumiejętność selekcji informacji, zbyt duża objętość dokumentu, kopiowanie w ogłoszeniu charakterystyki stanowiska pracy, podawanie nieprawdy lub przesadzonych informacji o osiągnięciach, dyplomach, mocnych stronach czy znajomości języków obcych (wprawdzie możesz dzięki temu dostać się na rozmowę kwalifikacyjną ale i tak bardzo szybko zostaniesz zdemaskowany, gdy pracodawca, np. zacznie zadawać pytania w obcym języku, którego doskonałą znajomość zadeklarowałeś w CV), brak klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych lub brak własnoręcznego podpisu pod w/w klauzulą, zbyt wyszukana forma graficzna, upiększenia, udziwnienia, tabelki itp., nieaktualne zdjęcie (pamiętaj o tym, że zamieszczając zdjęcie dostarczasz pracodawcy dodatkowych informacji o sobie; o tym, czy będziesz odebrany pozytywnie czy nie decyduje "droga skojarzeń" pracodawcy).
Schemat CV DANE OSOBOWE Imię i Nazwisko: Adres: Telefon: e-maile: WYKSZTAŁCENIE Daty rozpoczęcia i zakończenia szkoła-zawód (w odwróconym porządku chronologicznym) Uwaga: nie wpisujemy szkoły podstawowej i gimnazjalnej chyba, że jest to jedyna ukończona szkoła DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE Data rozpoczęcia i zakończenia pracy nazwa zakładu pracy stanowisko zakres obowiązków Uwaga: jeśli nie mamy żadnego doświadczenia zawodowego możemy wpisywać praktyki szkolne i zawodowe, staże, wolontariaty, prace okresowe i dorywcze itp. INNE KWALIFIKACJE I MIEJĘTNOŚCI znajomość języków obcych (należy podać w jakim stopniu posługujemy się językiem w mowie i piśmie) obsługa komputera (należy wymienić nazwy programów i stopień zaawansowania ich obsługi) Ukończone kursy, szkolenia Umiejętności specyficzne dla danego stanowiska ZAINTERESOWANIA wpisujemy prawdziwe zainteresowania Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach rekrutacji, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Pod klauzulą należy się podpisać
LIST MOTYWACYJNY - jest składany najczęściej przez kandydata na miejsce pracy, bywa określany jako list intencyjny. Stosowany jest w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy, prezentujący nasze umiejętności, wiedzę i kwalifikacje odnoszące się do wymagań stanowiska pracy. Istotą listu motywacyjnego jest przede wszystkim wywołanie wrażenia, że na zatrudnieniu firma może przede wszystkim zyskać pożądanego pracownika. Nie może być powieleniem CV, lecz powinien rozbudować te elementy życiorysu, które są dla pracodawcy najbardziej istotne. Przede wszystkim należy wiarygodnie uargumentować podając powód, dla którego chce się pracować w danej firmie lub na danym stanowisku. Podczas gdy CV jest raczej formalnym dokumentem List Motywacyjny daje pewną swobodę wyrażania myśli i podkreślenia swej wyjątkowości, aczkolwiek i w tym przypadku zachowuje określoną formę. List motywacyjny pisze się w pierwszej osobie, całość nie powinna przekraczać ¾ strony A4. a zamieszczone w nim informacje powinny być wyróżnione akapitami lub odpowiednimi odstępami. Istotną sprawą jest imienne zaadresowanie listu z podaniem dokładnej i pełnej nazwy firmy, jej adresu oraz osoby odpowiedzialnej za rekrutację. List motywacyjny opatrujemy zwrotem grzecznościowym i podpisem. Błędy w listach motywacyjnych: powtarzanie faktów z CV, niekompletne dane adresowe, list adresowany nie do konkretnej osoby, wielokrotne wykorzystywanie tego samego listu motywacyjnego, starając się o pracę w różnych firmach, ogólnikowe sformułowania, brak przykładów, brak indywidualizacji, bezkrytyczne korzystanie ze wzorców, brak umiejętnej selekcji informacji (to nie autobiografia), błędy stylistyczne, gramatyczne, ortograficzne, literówki, mało przejrzysta szata graficzna, widoczny brak konsekwencji i motywacji, pomijanie aspektów osobowościowych lub nadmierne "chwalenie się", brak klauzuli o ochronie danych osobowych i własnoręcznego podpisu.
Schemat listu motywacyjnego Imię i Nazwisko: Adres: Telefon: e-maile: Miejscowość, dnia dane osoby lub firmy do której list jest kierowany (nazwa i adres) zwrot grzecznościowy (Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo) Pierwszy akapit Poinformowanie adresata o tym, co było powodem wysłania aplikacji: ogłoszenie, chęć pracy w tej firmie, wiadomość o wolnym stanowisku na stronie internetowej itp. Ważne jest by podać stanowisko, ponieważ w firmach postępowania rekrutacyjne toczą się jednocześnie dla kilu stanowisk pracy nie oznakowane dokumenty mogą nie przejść tego etapu. w 4-5 zdaniach, które stanowią wstęp listu trzeba zachęcić potencjalnego pracodawcę do zapoznania się z całością dokumentów aplikacyjnych. Treść listu W tym miejscu następuje przedstawienie własnych umiejętności i kwalifikacji. Trzeba pamiętać, że to co będzie napisane musi mieć uzasadnienie w rzeczywistości, bo z pewnością pracodawca o to zapyta podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Nie należy powielać tu treści, które znajdują się w życiorysie zawodowym, ale nie oznacza to jednak, że np. określonej umiejętności nie powinno się uwypuklić, gdy wydaje się szczególnie ważna dla danego stanowiska. Podkreślić należy swoje mocne strony i osiągnięcia, podając przykłady udowadniające wypowiedź. Na zakończenie listu Tu następuje podziękowanie za uwagę i poświęcony czas, podkreślenie swojego zaangażowania oraz przedstawienie sposobu kontaktu. Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku lub Łączę wyrazy szacunku w wersji papierowej podpis odręczny Imię i nazwisko w wersji elektronicznej
FORMULARZ APLIKACYJNY - rodzaj kwestionariusza, zawierający pytania przygotowane pod potrzeby danego pracodawcy. Jest formą coraz chętniej stosowaną przez pracodawców, zwłaszcza firmy międzynarodowe, gdyż koncentrując się na informacjach o zasadniczym znaczeniu dla danego stanowiska pracy pozwala na szybką analizę, porównanie i selekcję zgłoszeń oraz obniża koszty związane z poszukiwaniem nowych pracowników. Stosując formularz, w odróżnieniu od CV kandydat ma mniejsze możliwości wpływu na wybór informacji, uwypuklenie czy pominięcie pewnych faktów związanych z doświadczeniem czy wykształceniem oraz nie wyróżni się poprzez szatę graficzną, czy układ tekstu. Występują różne rodzaje formularze aplikacyjne, np. w wersji drukowanej, elektroniczne, otwarte (bez określonego stanowiska), celowe (gdy ubiegamy się o konkretne stanowisko), o charakterze informacyjnym (zawierające informacje o kandydacie podobnie jak w liście motywacyjnym czy CV) lub bardzo szczegółowe (w sposób rozbudowany badający predyspozycje kandydata). Na podstawie formularza aplikacyjnego selekcja odbywa się zwykle w dużych firmach, w których o pracę ubiega się znaczna liczba kandydatów. Tego typu dokument ułatwia poznanie kandydata od tej strony, od której życzy sobie pracodawca. Stąd też zawiera usystematyzowany zbiór pytań najistotniejszych pod kątem przyszłej pracy. Naczelną zasadą przed przystąpieniem do wypełniania formularza jest zapoznanie się z instrukcją a także broszurą rekrutacyjną, aby maksymalnie podporządkować się formie jaką narzuca pracodawca. W wielu firmach stosuje się komputerową selekcję formularzy za pomocą specjalnej przystawki skanującej. Najczęściej można to rozpoznać po informacji, że tekst należy wypełnić ołówkiem i drukowanymi literami, a na brzegu kartki znajduje się coś na kształt kodu kreskowego komputera.