Zagadnienia dotyczące ce realizacjr ealizacji projektów istotne z punktu widzenia przygotowania wniosku o udzielenie dotacji 2
Kwalifikowalność wydatków Wydatek moŝe zostać uznany za kwalifikowalny, jeŝeli spełnia warunki zawarte we: Wniosku o udzielenie dotacji; Umowie dotacji; Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej (www.popt.gov.pl); Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 (www.mrr.gov.pl). Dodatkowo zasady dotyczące kwalifikowalności w POPT 2007-2013 moŝna znaleźć w Przewodniku dla beneficjentów POPT 2007-2013 (www.popt.gov.pl). 3
Kwalifikowalność wydatków Za kwalifikowalne uznane zostaną jedynie wydatki: poniesione w terminie realizacji projektu, ale nie wcześniej niŝ od dnia podpisania umowy (wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym jako rozchód środków pienięŝnych z kasy lub rachunku); niezbędne do realizacji projektu; poniesione z zachowaniem zasad: legalności, rzetelności, gospodarności i celowości, a ponadto z zachowaniem wysokiej jakości realizowanych działań, uŝyteczności, efektywności oraz przejrzystości działania 4
Kwalifikowalność wydatków Za niekwalifikowalne uznane zostaną następujące wydatki: zakup i leasing środków trwałych; amortyzacja środków trwałych; finansowanie działalności niezwiązanej z projektem; wydatki zrefundowane w innym projekcie, współfinansowanym ze środków UE (podwójne finansowanie równieŝ w aspekcie rzeczowym); koszty stałe utrzymania biura, m.in. czynsz, koszty energii, wywozu nieczystości, ogrzewania, wody i ścieków, zakup materiałów biurowych; środki dotacji mogą być przeznaczone wyłącznie na cele związane z projektem, a w szczególności zabronione jest dalsze przekazywanie ich w formie dotacji czy poŝyczek; koszty ponoszone w związku z promocją projektów, których nie moŝna jednoznacznie uznać za koszty promocji funduszy strukturalnych, np. wydatki ponoszone na zakup prezentów dla uczestników konferencji. 5
Kwalifikowalność wydatków Podatek od towarów i usług moŝe zostać rozliczony ze środków POPT, jeŝeli: został faktycznie poniesiony przez dotacjobiorcę, który nie ma prawnej moŝliwości jego odzyskania; dotacjobiorca przedstawił oświadczenie, w którym zadeklarował czy w ramach realizowanego projektu będzie miał moŝliwość odzyskania podatku VAT poniesionego w związku z realizacją projektu; moŝliwość odzyskania podatku VAT rozpatruje się w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Oświadczenie w sprawie kwalifikowalności VAT będzie przekazywane do podpisania wraz z umową dotacji. 6
Zamówienia publiczne Dotacjobiorcy są zobligowani do stosowania obowiązujących w momencie ponoszenia wydatku Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej, w których określona jest procedura udzielania zamówień publicznych. NaleŜy w szczególności pamiętać o stosowaniu zasad konkurencyjności i równego traktowania wykonawców w przypadku zawierania umów cywilno-prawnych (zlecenia, o dzieło). 7
Zamówienia publiczne Nieprzestrzeganie zasad uczciwej konkurencji MoŜe skutkować nałoŝeniem przez IZ POPT korekty finansowej wyliczonej w oparciu o dokument pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków UE. 8
Koszty osobowe W przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie stosunku pracy naleŝy pamiętać o udokumentowaniu zatrudnienia lub oddelegowania pracownika do pełnienia zadań w ramach projektu poprzez odpowiednie zapisy, uzasadniające wymiar zaangaŝowania pracownika w realizację projektu, w umowie o pracę, zakresie czynności słuŝbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy. 9
Koszty osobowe Umowy cywilno-prawne: Kwalifikowalny jest koszt wynagrodzenia osób nie będących pracownikami instytucji zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, zawartych zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi udzielenia zamówień publicznych, w tym zasadami dotyczącymi uczciwej konkurencji i równego traktowania. Niekwalifikowalne są wydatki poniesione na wynagrodzenia osób wykonujących zadania na podstawie umowy cywilno-prawnej na rzecz instytucji, której jednocześnie są pracownikami. 10
Koszty osobowe Kwalifikowalne są następujące składniki wynagrodzeń pracowników: płaca zasadnicza, dodatek funkcyjny, dodatek staŝowy, dodatek specjalny, składki na ubezpieczenia społeczne pozaubezpieczeniowe, płacone przez pracodawcę, i fundusze składka na Fundusz Pracy, składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę. W przypadku gdy pracownik nie będzie mógł wykonywać zadań w związku z dłuŝszą nieobecnością, np. zwolnieniem lekarskim lub urlopem macierzyńskim, beneficjent powinien zapewnić ciągłość realizacji zadań tego personelu. 11
Wydatki niekwalifikowalne: Koszty osobowe odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; składki na PFRON; odprawy; zasiłek chorobowy; zasiłki finansowane z budŝetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny); zasiłki finansowane ze środków ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy oraz wyrównawczy); wynagrodzenie płacone w okresie wypowiedzenia bez obowiązku świadczenia pracy; świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 12
Koszty osobowe pytania i odpowiedzi Czy jeśli umowa o dofinansowanie zostanie podpisana np. 20.11.2012 a okres realizacji projektu jest od 1 listopada to wynagrodzenia personelu będą kwalifikowane od 1 czy od 20 listopada? W przypadku projektów, których okres realizacji określony we wniosku aplikacyjnym rozpoczyna się przed podpisaniem umowy, wydatki rozliczane w projekcie mogą dotyczyć okresu od dnia podpisania umowy. Okres realizacji projektu określony w umowie dotacji jest toŝsamy z dniem podpisania umowy. Czy moŝliwe jest zaangaŝowanie w ramach personelu projektu tej samej osoby na więcej niŝ jedną umowę cywilno-prawną, np. osoba jednocześnie pełni rolę asystenta projektu oraz specjalisty ds. zamówień publicznych? IZ POPT nie dopuszcza takiej moŝliwości. Określenie we wniosku aplikacyjnym kilku funkcji w ramach zarządzania projektem musi wynikać z faktu, iŝ poszczególne osoby wnoszą do realizacji projektu umiejętności i wiedzę, które nie są toŝsame. 13
Realizacja wydatków Finansowa realizacja projektu Środki otrzymanej dotacji Wydatki muszą być ponoszone z wyodrębnionego rachunku bankowego, utworzonego wyłącznie na potrzeby realizacji projektu. Wydruk z rachunku dotacji stanowi załącznik do sprawozdania. Wkład własny Wydatki są realizowane z konta bankowego dotacjobiorcy/partnerów. Dotacjobiorca/partnerzy są zobowiązani do udostępnienia wydruków z rachunku w celu potwierdzenia realizacji wydatków stanowiących wkład własny. 14
Finansowa realizacja projektu Wkład własny dotacjobiorcy wnoszony jest przez wnioskodawcę lub przez wnioskodawcę i pozostałych członków porozumienia w formie wkładu finansowego. O podziale wkładu własnego między jednostki realizujące projekt decyduje wnioskodawca. Gdy wnioskodawcą jest powiat/związek jst/ stowarzyszenie jst to wówczas jst (będące częścią powiatu/zrzeszone w tych organizacjach) nie muszą wnosić wkładu własnego. 15
Finansowa realizacja projektu Ewidencja księgowa Środki otrzymanej dotacji Dotacjobiorca prowadzi wyodrębnioną ewidencję finansowo-księgową dla wydatków ponoszonych ze środków otrzymanej dotacji pozwalającą na identyfikację wszystkich operacji księgowych związanych z projektem. Zapewnienie zgodności wydatków ujętych w sprawozdaniach z realizacji projektu z ewidencją księgową oraz zachowanie prawidłowego śladu rewizyjnego poniesionych wydatków jest podstawowym warunkiem właściwej realizacji projektu. Wkład własny Wydatki realizowane jako wkład własny powinny być moŝliwe do zidentyfikowania w systemie księgowym/rachunku bankowym dotacjobiorcy. Dokumenty księgowe Opis dokumentu księgowego powinien jednoznacznie wskazywać wartość wydatków kwalifikowalnych oraz źródło ich finansowania (środki dotacji, wkład własny). Opis dokumentu księgowego moŝe być sporządzony w formie załącznika do dokumentu, wówczas bezpośrednio na dokumencie powinien znajdować się znak/numer, który jednoznacznie określi źródło finansowania wydatku np. numer projektu, w ramach którego wydatek zostanie rozliczony. 16
Finansowa realizacja projektu pytania i odpowiedzi Czy wymagany jest dodatkowy akt prawny wnioskodawcy (np. zarządzenie burmistrza) określające sposób realizacji projektu w tym zasad rachunkowości? Czy wystarczą dokumenty obowiązujące w jednostce, tj. polityka rachunkowości, zakres obowiązków pracowników, kompetencje wydziałów, itp.? W sytuacji kiedy dokumenty obowiązujące w jednostce wnioskodawcy pozwalają na realizację projektu zgodnie z zasadami obowiązującymi podczas realizacji projektów finansowanych ze środków POPT 2007-2013, nie jest wymagany dodatkowy akt prawny wnioskodawcy określający sposób realizacji projektu. 17
Sprawozdania z realizacji projektu Zasady ogólne Sprawozdanie roczne naleŝy złoŝyć w terminie 14 dni od zakończenia roku. Sprawozdanie okresowe naleŝy włoŝyć niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego umoŝliwiającego wystąpienie o kolejną transzę dotacji. Sprawozdanie końcowe naleŝy złoŝyć w terminie 14 dni od dnia upływu terminu realizacji projektu. Sprawozdania składa się na wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do umowy dotacji. 18
Kontrola i archiwizacja projektów POPT 2007-2013 Kontrola projektów Instytucje kontrolujące projekty POPT 2007-2013: Instytucja Zarządzająca POPT 2007-2013; Instytucja Audytowa (Departament Ochrony Interesów Finansowych UE w MF oraz UKS); Instytucja Certyfikująca (Departament Instytucji Certyfikującej w MRR); NajwyŜsza Izba Kontroli; Komisja Europejska; Europejski Trybunał Obrachunkowy 19
Kontrola i archiwizacja projektów POPT 2007-2013 Główny nacisk połoŝony będzie na kontrolę realizacji celów konkursu i projektu. Dalszym podlegającym weryfikacji elementem będzie kontrola administracyjna dokumentacji załączanej do sprawozdań. W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu weryfikacji podlegać będzie głównie: sposób wyboru wykonawców, w szczególności procedury udzielania zamówień publicznych; sposób zachowania śladu rewizyjnego poniesionych wydatków; przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentacji projektowej; zgodność realizacji projektu z zasadami informacji i promocji projektu określonymi w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013; rzetelność dokumentowania zaangaŝowania personelu projektu w jego realizację. Zgodnie z zapisami umowy dotacji odmowa poddania się kontroli powoduje obowiązek zwrotu całej dotacji wraz z odsetkami. 20
Kontrola i archiwizacja projektów POPT 2007-2013 Archiwizacja dokumentacji projektowej Artykuł 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 nakłada obowiązek przechowywania dokumentów przez beneficjenta co do zasady przez okres 3 lat od zamknięcia Programu Operacyjnego lub 3 lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia Programu. Bieg powyŝszych terminów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego lub na naleŝycie umotywowany wniosek KE. Instytucja Zarządzająca szacuje, Ŝe POPT 2007-2013 zostanie zamknięty do końca 2017 roku. Zgodnie z umową dotacji wszelka dokumentacja związana realizacją projektu, w tym dokumentacja dotycząca wkładu własnego, będzie przechowywana do 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający jej dostępność i bezpieczeństwo. 21
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Programów w Pomocowych i Pomocy Technicznej Instytucja Zarządzaj dzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2007-2013 2013 Dziękuj kuję za uwagę www.popt.gov.pl konkursdotacji.popt@mrr.gov.pl tel. 22 461 39 54 fax. 22 461 33 21 22