Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej

Dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej

Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Norbert Pawlikowski Autor: Katarzyna Czajkowska-Matosiuk ISBN: 978-83-269-6192-2 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

JAK WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA POWINNA PROWADZIĆ DOKUMENTACJĘ NIERUCHOMOŚCI? Obowiązek sporządzenia protokołu przejęcia nieruchomości i dokumentacji technicznej Zarząd lub zarządca sprawujący zarząd nieruchomością wspólną na podstawie art. 18 ust. 1 uwl ma obowiązek sporządzenia protokołu przejęcia w imieniu wspólnoty nieruchomości oraz jej dokumentacji technicznej (art. 29 ust. 1b uwl). Przez dokumentację techniczną należy rozumieć: `` dokumentację budowlaną, `` dokumentację powykonawczą i `` książkę obiektu budowlanego. Protokół przejęcia nieruchomości, zwany jest zwyczajowo protokołem zdawczo-odbiorczym. Przepisy uwl nie określają treści protokołu zdawczo-odbiorczego. Celem sporządzenia tego dokumentu jest utrwalenie stanu faktycznego przejmowanej nieruchomości: 1) opisanie granic, w jakich następuje przejęcie, 2) opisanie stanu technicznego nieruchomości, 3) określenie stanu prawnego umożliwiające ustalenie przedmiotu współwłasności oraz 4) określenie zakresu odpowiedzialności właścicieli lokali za utrzymanie nieruchomości wspólnej (poprzez określenie ich udziałów). Skutkiem podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego jest potwierdzenie faktycznego wydania nieruchomości wspólnocie. Powyższą dokumentację zarząd lub zarządca wspólnoty mają obowiązek przechowywać. Jeśli zaś zaistnieje taka konieczność zarząd lub zarządca zobowiązani są do podejmowania czynności zmierzających do jej opracowania w przypadku braku dokumentacji lub aktualizacji w przypadku zmiany okoliczności faktycznych, nieujawnionych w dokumentacji (art. 29 ust. 1c uwl). Koszty związane z opracowaniem lub aktualizacją tej dokumentacji do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu ponosi dotychczasowy właściciel nieruchomości, zaś po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu wszyscy właściciele lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej. Uchwała właścicieli lokali może jednak wprowadzić odmienne zasady ponoszenia kosztów w tym zakresie. 3

WAŻNE! Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną zgodnie z art. 18 ust. 1 uwl zobowiązany jest w imieniu wspólnoty sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej, a także przechowywać i aktualizować dokumentację techniczną, a w przypadku zaistnienia takiej konieczności również ją opracowywać. Obowiązek prowadzenia i aktualizowania spisu właścicieli lokali Zarząd lub zarządca wspólnoty mają także obowiązek prowadzenia i aktualizowania spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 29 ust. 1b uwl). WAŻNE! Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, zgodnie z art. 18 ust. 1 uwl, zobowiązany jest prowadzić i aktualizować spis właścicieli (współwłaścicieli w częściach ułamkowych) lokali oraz przypadający im udział w nieruchomości wspólnej. Celem prowadzenia spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej jest umożliwienie prawidłowego funkcjonowania wspólnoty w zakresie: 1) podejmowania uchwał uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów zgodnie z art. 23 ust. 2 uwl, co oznacza od wielkości udziału zależy znaczenie głosu każdego właściciela (chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos). Przepis art. 1a uwl, zrównuje współwłaściciela lokalu w częściach ułamkowych z właścicielem lokalu (z wyłączeniem stosowania art. 16 uwl). A zatem, że w spisie właścicieli lokali powinni być również wykazani wszyscy współwłaściciele wraz z oznaczeniem przysługującego im udziału w lokalu oraz przysługującego im udziału w nieruchomości wspólnej, który oblicza się zgodnie z art. 3 ust. 3a uwl (udział w nieruchomości wspólnej współwłaściciela lokalu w częściach ułamkowych odpowiada iloczynowi wielkości jego udziału we współwłasności lokalu i wielkości udziału we współwłasności nieruchomości wspólnej przypadającej na ten lokal) oraz 2) ustalenia zasad partycypowania w pożytkach i innych przychodach z nieruchomości wspólnej oraz ponoszenia wydatków i ciężarów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, zgodnie z art. 12 ust. 2 uwl. WAŻNE! Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, zgodnie z art. 18 ust. 1 uwl, zobowiązany jest prowadzić i aktualizować spis właścicieli (współwłaścicieli w częściach ułamkowych) lokali oraz przypadający im udział w nieruchomości wspólnej. 4

Realizację obowiązku prowadzenia i aktualizowania spisu umożliwia przysługujące zarządowi lub zarządcy prawo żądania od właściciela lokalu okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Dokumentami tymi są przede wszystkim: `` akt notarialny nabycia własności lokalu lub `` postanowienie o wpisie prawa do księgi wieczystej. Wymaga jednak zaznaczenia, że uwl używa pojęcia okazania dokumentów, które nie może być rozszerzane np. na gromadzenie kopii czy kserokopii dokumentów prywatnych, powszechnie niedostępnych, np. aktów notarialnych stanowiących podstawę nabycia lokalu. Stanowisko GIODO Nie można z dyspozycji art. 29 ust. 1e uwl wnioskować, iż prawo żądania okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali jest tożsame z doręczeniem ich kserokopii, jak również brak jest w tym przepisie wyraźnego wskazania, że dokumentem potwierdzającym przedmiotowe prawo jest akt notarialny. Zakaz ten nie dotyczy możliwości gromadzenia odpisów z ksiąg wieczystych, gdyż dokumenty te są udostępniane na wniosek każdej osoby. Decyzja GIODO z 19.2.2013 r. (DOLIS/DEC-185/13/10159, Legalis). Należy pamiętać, że księgi wieczyste są jawne (art. 2 KWU), co oznacza, ża każda osoba ma prawo zapoznać się z ich treścią. Prawa ujawnione w księgach wieczystych korzystają z domniemania zgodności z rzeczywistym stanem prawym (art. 3 ust. 1 KWU). Odpisy z ksiąg wieczystych są wydawane każdej osobie na jej wniosek przez Sąd Wieczystoksięgowy. Możliwe jest zapoznanie się ze stanem prawnym lokalu znajdującym się w nieruchomości za pośrednictwem Portalu Podsystemu do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych pod adresem internetowym: https://ekw.ms.gov.pl/eukw/pdcbdkw.html. Za pośrednictwem portalu możliwe jest wydrukowanie danych ujawnionych w księdze. Ponadto, gdy zaistnieje taka konieczność, w konkretnym przypadku możliwe jest zwrócenie się do Sądu Wieczystoksięgowego o udostępnienie akt księgi wieczystej do zapoznania się przez zarząd lub zarządcę. Wymaga to wykazania interesu prawnego, który wynikać może np. z odmowy udostępnienia aktu notarialnego przez właściciela lokalu wbrew jego obowiązkowi z art. 29 ust. 1e uwl. UWAGA! Wykazanie interesu prawnego umożliwi zarówno zapoznanie się z aktami księgi wieczystej, jak i uzyskanie odpisu dokumentów znajdujących się w aktach księgi wieczystej. Obowiązek ustawowy prowadzenia spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości w rozumieniu prawa stanowi przetwarzanie danych osobowych 5

w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych (dalej: uodo). Przetwarzanie danych osobowych możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy istnieje do tego podstawa prawna przewidziana w uodo. Podstawę taką w zakresie prowadzenia spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów stanowi art. 23 ust. 1 pkt 2 uodo. Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przepisem art. 29 ust. 1b uwl wprowadza obowiązek prawny wymagający przetwarzania danych osobowych poprzez wymóg prowadzenia spisu właścicieli i przysługujących im udziałów w nieruchomości. Oznacza to jednocześnie, że do gromadzenia danych osobowych właścicieli lokali we wspólnocie nie jest wymagana ich zgoda. Z orzecznictwa Podstawę prawną przetwarzania przez wspólnotę danych osobowych jej członków stanowią przepisy ustawy o własności lokali oraz w zakresie w niej nieuregulowanym przepisy kodeksu cywilnego. Na podstawie przepisów tych aktów prawnych wspólnota mieszkaniowa uprawniona jest do przetwarzania danych osobowych swoich członków, również w związku z istniejącymi zaległościami w opłatach ponoszonych na rzecz utrzymania nieruchomości wspólnej. Zgoda członków wspólnoty mieszkaniowej na przetwarzanie ich danych osobowych w celach związanych z zarządem nieruchomością wspólną nie jest potrzebna. Wyrok WSA w Warszawie z 2.7.2008 r., II SA/WA 2007/07, Legalis. Ponieważ dane gromadzone przez administratora danych osobowych dotyczą osób zrzeszonych we wspólnocie, administrator danych osobowych, którym we wspólnocie mieszkaniowej jest zazwyczaj zarząd, korzysta ze zwolnienia z obowiązku rejestracji zbioru danych (art. 43 ust. 1 pkt 4 uodo). UWAGA! Administrator danych osobowych we wspólnocie jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych osobowych. Zarządca powinien w umowie zawartej ze wspólnotą mieszkaniową określić zakres swoich obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych we wspólnocie. W praktyce umowa zarządcy ze wspólnotą regulująca obowiązki zarządcy w przedmiotowym zakresie ma charakter umowy powierzenia przetwarzania danych, która została określona w art. 31 uodo. Umowę taką należy zawrzeć w formie pisemnej. Konieczne jest przy tym: 6

`` `` określenie celu, dla realizacji którego będą przetwarzane powierzone dane (tj. sprawowanie czynności zwykłego zarządu) oraz określenie zakresu przetwarzania danych (dane zawarte w dokumentacji wspólnoty). Ustawowe uprawnienie do przetwarza danych osobowych wymaga zabezpieczenia gromadzonych danych zgodnie z przepisami ustawy (rozdział 5 uodo) oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych z dnia 29 kwietnia 2004 r. (Dz.U. Nr 100, poz. 1024). UWAGA! Naruszenie obowiązków ustawowych w zakresie zapewniania prawidłowości administrowania danymi osobowymi jest zagrożone sankcją karną. Zapamiętaj: `` `` to na zarządzie lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 uwl ciążą obowiązki związane z przejęciem, przechowywaniem, opracowaniem i aktualizacją dokumentacji technicznej, a także prowadzeniem i aktualizowaniem spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej; nad działaniem zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 uwl sprawowany jest nadzór. 7

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego przekazywanej nieruchomości PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY nieruchomości powierzonej ZARZĄDCY w zarządzanie przez WSPÓLNOTĘ, zwany dalej PROTOKOŁEM Sporządzony w Warszawie w dniu 1 marca 2017 r., zwany w dalszej części PROTOKOŁEM, pomiędzy: Gminnym Zakładem Remontów Dróg w Skoroszycach, z siedzibą przy ul. Nowowiejskiej 2, reprezentowanym przez: 1) Dyrektora Jana Wiśniewskiego oraz 2) Głównego Księgowego Stefana Nowaka zwanym w dalszej części protokołu PRZEKAZUJĄCYM, a Przedstawicielami Wspólnoty mieszkaniowej: 1) Annę Kowalską, 2) Romana Cieślaka, oraz Zarządcą nieruchomości wspólnej, wybranym na zebraniu właścicieli w dniu 1 stycznia 2017 r. w osobie Mateusza Dąbrowskiego, zwanym w dalszej części PRZEJMUJĄCYM, o treści następującej: 1 [OPIS NIERUCHOMOŚCI] PRZEKAZUJĄCY przekazuje a PRZEJMUJĄCY przejmuje nieruchomość zabudowaną, zwaną w dalszej części NIERUCHOMOŚCIĄ położoną w Skoroszycach przy ul. Nowowiejskiej 2, oznaczoną w ewidencji gruntów i budynków jako działka ew. nr 213/21, w obrębie nr 23, posiadającą Księgę Wieczystą KW nr 21/16, składa- 8

jącą się z gruntu o powierzchni 1700 m 2 i posadowionego na niej budynku o następującej charakterystyce: 1) liczba kondygnacji 3; liczba klatek 1; liczba lokali 9; 2) powierzchnia zabudowy 225,10 m 2 ; 3) powierzchnia ogółem (netto) 563 m 2 ; 4) w tym powierzchnia lokali mieszkalnych 303 m 2 ; liczba lokali mieszkalnych 6; 5) powierzchnia lokali użytkowych 155 m 2 ; liczba lokali użytkowych 3; 6) powierzchnia wspólna (części wspólnego użytkowania) 105 m 2 ; 7) kubatura budynku 2480 m 3. Budynek został wybudowany w 2016 roku. Budynek został/nie został uznany za zabytkowy i jest/nie jest objęty ochroną konserwatora zabytków 2 [WYPIS Z KSIĘGI WIECZYSTEJ] Wypis z Księgi Wieczystej z dnia 15 lutego 2017 r. wydany przez Sąd Rejonowy w Skoroszycach Załącznik Nr 1 do PROTOKOŁU. 3 [UCHWAŁY, PROTOKOŁY Z ZEBRAŃ ORAZ REGULAMINY WEWNĘTRZNE] PRZEKAZUJĄCY przekazuje komplet uchwał oraz protokoły z zebrań WSPÓLNOTY z okresu ostatnich 3 lat. Przekazanie dotyczy również regulaminów wewnętrznych kształtujących funkcjonowanie wspólnoty, wśród których można wyróżnić: 1) Umowę (statut, deklarację) wspólnoty mieszkaniowej, 2) Umowę o sprawowanie zarządu (zarządzanie nieruchomością wspólną), 3) Regulamin porządku domowego. Kopie ww. dokumentów przedstawiono w Załączniku nr 2 do PROTOKOŁU. 4 [DOKUMENTACJA ADMINISTRACYJNA LOKALE MIESZKALNE] Wykaz lokali mieszkalnych (z planami poszczególnych kondygnacji z identyfikacją lokali i ich właścicieli) wraz z teczkami lokali mieszkalnych zawierającymi wyszczególnienie*: 1) imię i nazwisko właściciela lokalu wykupionego, 2) imię i nazwisko lokatora głównego, 3) uwidocznienie pomieszczeń przynależnych i innych użytkowanych przez właściciela, 4) sprecyzowanie liczby zamieszkujących w lokalu osób wraz z imiennym oświadczeniem właściciela lokalu bądź najemcy głównego, 9

5) kopie dowodów własności lokali (odpisy z aktów notarialnych, wypisy z ksiąg wieczystych lokali, decyzje komunalizacyjne itp.), 6) zawiadomienia o zaliczkach w poczet kosztów zarządu oraz pozostała korespondencja z właścicielem z ostatnich 3 lat. Ww. dokumenty zawarte są w Załączniku Nr 3 do PROTOKOŁU. 5 [DOKUMENTACJA ADMINISTRACYJNA LOKALE UŻYTKOWE] Wykaz lokali użytkowych (z planami poszczególnych kondygnacji z identyfikacją lokali i ich właścicieli) wraz z teczkami lokali użytkowych zawierającymi wyszczególnienie: 1) imię i nazwisko właściciela lokalu wykupionego, 2) imię i nazwisko lokatora głównego, 3) uwidocznienie pomieszczeń przynależnych i innych użytkowanych przez właściciela 4) sprecyzowanie liczby zamieszkujących w lokalu osób wraz z imiennym oświadczeniem właściciela lokalu bądź najemcy głównego, 5) kopie dowodów własności lokali (odpisy z aktów notarialnych, wypisy z ksiąg wieczystych lokali, decyzje komunalizacyjne itp.) 6) zawiadomienia o zaliczkach w poczet kosztów zarządu oraz pozostała korespondencja z właścicielem z ostatnich 3 lat. Ww. dokumenty zawarte są w Załączniku Nr 4 do PROTOKOŁU. 6 [DOKUMENTACJA ADMINISTRACYJNA POWIERZCHNIE WSPÓLNE] Wykaz powierzchni wspólnych oraz położonych w niej samodzielnych lokali (z planami poszczególnych kondygnacji z identyfikacją lokali) wraz z teczkami lokali zawierającymi wyszczególnienie*: 1) imię i nazwisko najemcy, 2) umowę najmu / dzierżawy, 3) sprecyzowanie liczby zamieszkujących w lokalu osób wraz z imiennym oświadczeniem właściciela lokalu bądź najemcy głównego, 4) kopie dowodów własności lokali (odpisy z aktów notarialnych, wypisy z ksiąg wieczystych lokali, decyzje komunalizacyjne itp.), 5) zawiadomienia o zaliczkach czynszowych oraz pozostała korespondencja z najemcą z ostatnich 3 lat. Ww. dokumenty zawarte są w Załączniku Nr 5 do PROTOKOŁU. 10

7 [SŁUŻEBNOŚĆ] Wspólnocie przysługuje służebność z działki oznaczonej w ewidencji nr 213/21, posiadającej Księgę Wieczystą nr 21/16, obejmującej tereny utwardzone o powierzchni 1400 m 2 i zielone o powierzchni 300 m 2. 8 [PLAN GEODEZYJNY] Plan geodezyjny Załącznik Nr 6 do PROTOKOŁU. 9 [DOKUMENTACJA TECHNICZNA] PRZEKAZUJĄCY przekazuje a PRZEJMUJĄCY przejmuje dokumentację, której posiadanie i prowadzenie obowiązuje właściciela (zarządcę) nieruchomości z mocy ustawy Prawo budowlane, według spisu Załącznik Nr 7 do PROTOKOŁU: 1. Książka obiektu budowlanego z zapisami przeprowadzonych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego, z załącznikami: 1) protokołami corocznej kontroli stanu technicznej sprawności: a) elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, b) instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, c) instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych), 2) protokołem sprzed mniej niż 5 lat sprawdzenia stanu sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego, estetyki obiektu oraz jego otoczenia, oraz badania instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemnień instalacji i aparatów, 3) ocenami i ekspertyzami dotyczącymi stanu technicznego obiektu, 4) protokołami i nakazami organów państwowego nadzoru budowlanego oraz Państwowej Straży Pożarnej, Państwowej Inspekcji Ochrony Środowiska, Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Inspekcji Pracy. 5) Książką dźwigu 2. Dokumentacji budowy: 1) pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym (projekty poszczególnych instalacji, projekt zagospodarowania terenu itp.). 2) dziennik budowy. 3) protokoły odbiorów częściowych i końcowych. 11

4) rysunki i opisy służące realizacji obiektu. 5) operaty geodezyjne. 6) książka obmiarów. 7) dziennik montażu. 3. Dokumentacją powykonawczą: 1) dokumentacją budowy z naniesionymi zmianami dokonywanymi w toku prowadzenia robót. 2) geodezyjne pomiary powykonawcze. 3) opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót wykonanych w obiekcie w toku jego użytkowania (także wówczas gdy wykonywane roboty nie były objęte obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę) 4) wszelkie decyzje administracyjne, będące podstawą robót budowlanych prowadzonych w istniejącym obiekcie budowlanym. 5) decyzję Urzędu Miasta w Skierniewicach (Wydziału Architektury i Nadzoru Budowlanego) o dopuszczeniu budynku do użytkowania 4. Instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z obiektem. 5. Karty gwarancyjne (wraz z dowodami zakupu) urządzeń zainstalowanych w części wspólnej nieruchomości. 10 [UMOWY INWESTYCYJNE] PRZEKAZUJĄCY przekazuje a PRZEJMUJĄCY przejmuje kserokopie umów na wykonanie prac budowlanych, instalacyjnych i remontowych, wykonanych w obiekcie w ostatnich latach, w celu ustalenia warunków, na jakich były wykonane powyższe prace (w związku z okresem gwarancji i rękojmi). Dokumenty ww. stanowią Załącznik Nr 8 do PROTOKOŁU. 11 [UPRAWNIENIA KONTROLI] PRZEKAZUJĄCY niniejszym oświadcza, że kontrole wymienione w 9 ust. 1, pkt 1 lit. a, b, c, PROTOKOŁU zostały dokonane przez osoby posiadające wymagane przepisami Prawa budowlanego uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności. 12 [DOKUMENTACJA EKSPLOATACYJNA] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje PRZEJMUJĄCEMU dokumentację eksploatacyjną kserokopie umów na dostawę do nieruchomości mediów i usług wraz z danymi niezbędnymi do zawarcia umów na dostawy: 1) wody, 2) energii elektrycznej do nieruchomości wspólnej, 3) energii cieplnej, 12

4) gazu do nieruchomości wspólnej, 5) odprowadzania ścieków (nieczystości płynne), 6) wywozu śmieci (nieczystości stałe), 7) konserwację dźwigów osobowych, 8) umowę na prowadzenie konserwacji instalacji gazowej, 9) umowę na prowadzenie konserwacji instalacji elektrycznej 10) umowa o pracę z dozorcą / firmą sprzątającą, 11) specyfikację powierzchni sprzątanej, 12) umowy o pracę / zlecenia / o dzieło z pracownikami zatrudnionymi przez wspólnotę mieszkaniową, 13) inne umowy. 13 [CESJE DO UMÓW] Strony porozumiewają się co do cesji umów wyszczególnionych w pkt 13. Umowy oraz ich cesje stanowią Załączniki Nr 9 do PROTOKOŁU. 14 [DOKUMENTACJA FINANSOWA] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje PRZEJMUJĄCEMU dokumentację finansową (w formie wydruków i na nośnikach magnetycznych): 1) wykaz sald na kontach eksploatacyjnym i remontowym indywidualnych właścicieli lokali wg stanu na dzień... (wstawić datę), 2) wykaz sald na kontach eksploatacyjnym i remontowym gminy... (wstawić nazwę gminy) / innej osoby prawnej wg stanu na dzień... (wstawić datę), 3) zestawienie należności i wpłat najemców lokali i powierzchni części wspólnej budynku w okresie ostatnich 36 miesięcy oraz wykaz sald na ich kontach wg stanu na dzień... (wstawić datę), 4) obroty na poszczególnych kontach od początku roku (dane do rocznego sprawozdania finansowego), 5) kopie budżetów wspólnoty (operacyjnego i remontowego) z ostatnich 3 lat, 6) opis kluczy stosowanych w trakcie rozliczeń mediów (mechanizmy naliczeń kosztów zużycia wody, c.o. c.c.w., odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości stałych i płynnych itp.), 7) dokumentację dotyczącą ewentualnych otrzymanych lub przyznanych dotacji i subwencji. Komplet ww. dokumentacji finansowej stanowi Załącznik nr 10 do PROTOKOŁU. 13

15 [ŚRODKI PIENIĘŻNE] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje PRZEJMUJĄCEMU środki pieniężne: 1) na rachunkach bankowych wspólnoty w banku BZWBK a) rachunek funduszu eksploatacyjnego nr 12345690000; saldo 800.000 zł (słownie: osiemset tysięcy złotych); b) rachunek funduszu remontowego nr 8765430000; saldo 200.000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych); 2) kwota 300.000 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) przekazana przelewem z konta nr 12345987000 w banku BZWBK (kopia dowodu przelewu w załączeniu); 3) gotówka w kasie w kwocie 200.000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych). 16 [PRZEKAZANIE ROZLICZEŃ] Strony ustalają, że koszty zarządzania NIERUCHOMOŚCIĄ będą obciążać PRZEJMU- JĄCEGO od dnia [wstawić datę] PRZEKAZUJĄCY przekaże PRZEJMUJĄCEMU rozliczenie kosztów zarządzania NIERUCHOMOŚCIĄ w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 1 marca 2017 r. przekazując jednocześnie saldo środków na rachunek bankowy PRZEJMUJĄCEGO. Komplet dokumentów przekazanych w ww. terminie stanowić będzie Załącznik nr 11 do PROTOKOŁU. 17 [ZMIANA PRZEZNACZENIA] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje wykaz lokali, których właściciele otrzymali zgodę na zamianę w całości lub w części ich przeznaczenia, wydaną przez właściwy organ państwowego nadzoru budowlanego. PRZEKAZUJĄCY oświadcza, że powyższe zgody zostały ujawnione w Księgach Wieczystych Załącznik Nr 12 do PROTOKOŁU. 18 [PIECZĄTKI] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje pieczątki wspólnoty mieszkaniowej Załącznik Nr 13 do PROTOKOŁU. 19 [PODNAJEM LOKALI] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje wykaz najemców lokali w części wspólnej nieruchomości, którzy otrzymali zgodę WSPÓLNOTY na podnajmowanie lokali na cele mieszkalne i użytkowe Załącznik Nr 14 do PROTOKOŁU. 14

20 [LICZNIKI] PRZEKAZUJĄCY niniejszym oświadcza, że w NIERUCHOMOŚCI znajdują się niżej wymienione urządzenia pomiarowe, a ich wskazania w dniu 1 marca 2017 r. są następujące: 1) Wodomierze główne: a) Wodomierz nr 1 wskazujący stan 241 m 3 ; b) Wodomierz nr 2 wskazujący stan 243 m 3 ; c) Wodomierz nr 3 wskazujący stan 235 m 3. 2) Gazomierze: a) Gazomierz nr 1 wskazujący stan 9456 m 3 ; b) Gazomierz nr 2 wskazujący stan 1928 m 3 ; c) Gazomierz nr 3 wskazujący stan 2654 m 3. 3) Liczniki energii elektrycznej: a) Licznik administracyjny L1 nr 1 wskazujący stan 2457,3 m 3 ; b) Licznik administracyjny L1 nr 2 wskazujący stan 5643,9 m 3 ; c) Licznik administracyjny L1 nr 3 wskazujący stan 65432,5 m 3 ; 4) Ciepłomierz usytuowany w węźle cieplnym, wskazujący stan 0,112GJ; 5) Wodomierze mieszkaniowe znajdujące się w indywidualnych lokalach, których wskazania przedstawiono w Załączniku nr 15 do PROTOKOŁU. 21 [WYKAZ REKLAM] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje wykaz reklam umieszczonych na NIERUCHO- MOŚCI wraz z umowami i stawkami opłat, powiadomieniami czynszowymi oraz pozostałą korespondencją z najemcami powierzchni reklamowej z ostatnich 3 lat Załącznik Nr 16 do PROTOKOŁU. 22 [WŁAŚCICIELE NIEOBECNI] PRZEKAZUJĄCY przekazuje niniejszym adresy właścicieli lokali nie mieszkających w swoich lokalach w NIERUCHOMOŚCI Załącznik Nr 17 do PROTOKOŁU. 23 [WYPOSAŻENIE TECHNICZNE] PRZEKAZUJĄCY przekazuje niniejszym wyposażenie techniczne domu (sprzęt do utrzymania porządku i czystości, itp.) wykaz wyposażenia oraz jego dokumentację techniczną załączono w Załączniku nr 18 do PROTOKOŁU. 24 [POLISY UBEZPIECZENIOWE] PRZEKAZUJĄCY przekazuje niniejszym polisy ubezpieczeniowe budynku budynek jest ubezpieczony od: 15

1) nieszczęśliwych zdarzeń w PZU SA na kwotę 1000.000 zł, polisa nr 123; 2) odpowiedzialności cywilnej w PZU SA na kwotę 200.000 zł, polisa nr 321. Polisy stanowią Załącznik Nr 19 do PROTOKOŁU. 25 [KLUCZE] PRZEKAZUJĄCY niniejszym przekazuje zestaw kluczy do NIERUCHOMOŚCI wraz z oznakowaniem i opisem przeznaczenia Załącznik Nr 20 do PROTOKOŁU. PRZEJ- MUJĄCY stwierdza, że klucze pasują do wskazanych zamków. 26 [STAN TECHNICZNY] Charakterystykę ogólną stanu technicznego poszczególnych elementów nieruchomości, wraz z stopniem zużycia i ujawnionymi w trakcie inspekcji wadami i usterkami przedstawiono w Załączniku nr 21 do PROTOKOŁU 27 [SPRAWY SĄDOWE] PRZEKAZUJĄCY niniejszym informuje, że WSPÓLNOTA jest bądź też była w ciągu ostatnich 3 lat stroną w sprawach sądowych, których dokumentację zamieszczono w Załączniku nr 22 do PROTOKOŁU. Obowiązek przejęcia ww. spraw przechodzi z dniem przejęcia dokumentacji na stronę PRZEJMUJĄCĄ. 28 [LICZBA EGZEMPLARZY] PROTOKÓŁ sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla PRZEJMUJĄCEGO i PRZEKAZUJĄCEGO. Protokół po sporządzeniu odczytano i podpisano. PRZEKAZUJĄCY Jan Wiśniewski PRZEJMUJĄCY ZA WSPÓLNOTĘ: Anna Kowalska ZA ZARZĄDCĘ Mateusz Dąbrowski Załącznik nr 1 Wypis z Księgi Wieczystej budynku Załącznik nr 2 Uchwały, protokoły z zebrań oraz regulaminy wewnętrzne wspólnoty mieszkaniowej 16

Załącznik nr 3 Wykaz lokali mieszkalnych oraz Teczki Lokali Mieszkalnych Załącznik nr 4 Wykaz lokali użytkowych oraz Teczki Lokali Użytkowych Załącznik nr 5 Wykaz powierzchni wspólnych oraz Teczki Lokali stanowiących części wspólne nieruchomości Załącznik nr 6 Plan geodezyjny Załącznik nr 7 Dokumentacja techniczna Załącznik nr 8 Umowy inwestycyjne (rękojmia, gwarancja) Załącznik nr 9 Dokumentacja eksploatacyjna umowy i ich cesje Załącznik nr 10 Dokumentacja finansowa Załącznik nr 11 Dodatkowa dokumentacja finansowa przekazana w późniejszym terminie Załącznik nr 12 Wykaz lokali o zmienionym przeznaczeniu Załącznik nr 13 Wykaz pieczątek wspólnoty Załącznik nr 14 Wykaz najemców wspólnoty, którzy otrzymali pozwolenie na podnajem zajmowanych lokali Załącznik nr 15 Wskazania wodomierzy mieszkaniowych znajdujące się w indywidualnych lokalach Załącznik nr 16 Wykaz reklam umieszczonych na nieruchomości Załącznik nr 17 Wykaz adresów właścicieli lokali nie mieszkających w swoich lokalach w nieruchomości Załącznik nr 18 Wykaz wyposażenia technicznego nieruchomości i dokumentacja techniczna Załącznik nr 19 Polisy ubezpieczeniowe Załącznik nr 20 Oznakowanie i opis przeznaczenia kluczy do nieruchomości Załącznik nr 21 Charakterystyka ogólna stanu technicznego poszczególnych elementów nieruchomości, wraz z stopniem zużycia i ujawnionymi w trakcie inspekcji wadami i usterkami Załącznik nr 22 Dokumentacja spraw sądowych, w których wspólnota jest bądź też była w ciągu ostatnich 3 lat stroną Podstawa prawna: Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 1892 z późn. zm.); Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 z późn. zm.), Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych z dnia 29 kwietnia 2004 r. (Dz.U. Nr 100, poz. 1024). Katarzyna Czajkowska-Matosiuk 17

Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: www.fabrykawiedzy.com 1FBxxx ISBN: 978-83-269-6192-2