Elektroniczny Katalog Ocen Studenta. Instrukcja obsługi dla prowadzących przedmiot. wersja 1.6.0 2011-06-27 Centrum Komputerowe Politechniki Śląskiej

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta Instrukcja obsługi dla prowadzących przedmiot wersja 1.6.0 2011-06-27 Centrum Komputerowe Politechniki Śląskiej

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 2 Spis treści 1. Informacje wstępne... 3 2. Logowanie do systemu... 3 3. Funkcje podstawowe... 4 4. Podpisywanie cyfrowe protokołu... 8 4. Druk protokołów... 11 4.1 Druk protokołów w sesji letniej 2010/2011 i późniejszych... 11 4.2 Druk protokołów w sesji zimowej 2010/2011... 12 5. Nadawanie uprawnieo dla asystentów... 14 6. Instalacja komponentów podpisu elektronicznego... 16 7. Zakooczenie pracy z systemem... 19 Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 2

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 3 1. Informacje wstępne Wprowadzanie ocen do protokołów ocen koocowych jest możliwe wyłącznie po uprzednim zainstalowaniu certyfikatu klucza podpisu cyfrowego. Procedura uzyskania certyfikatu klucza podpisu cyfrowego w Centrum Certyfikacji Politechniki Śląskiej oraz instalacji klucza na danym komputerze jest przedstawiona na stronach pomocy technicznej Centrum Komputerowego (http://www.polsl.pl/jednostki/rjp2/faq/strony/faqcertyfikaty_osob.aspx). 2. Logowanie do systemu Moduł SOTS.EKOS jest dostępny pod adresem https://ekos.polsl.pl. Ten adres należy wpisad w polu adresu przeglądarki internetowej (Internet Explorer). Po wpisaniu adresu przeglądarka wyświetli okienko z pytaniem o nazwę użytkownika i hasło (Rys. 1). Rys. 1 Okno logowania do Modułu SOTS.EKOS Należy podad nazwę swojego użytkownika z domeny polsl.pl oraz hasło. Dopuszczalne formaty nazwy użytkownika to POLSL\nazwa_uzytkownika lub nazwa_uzytkownika@polsl.pl. Wpisanie samej nazwy użytkownika i poprawnego hasła nie pozwoli na poprawne zalogowanie się do modułu. Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 3

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 4 3. Funkcje podstawowe Po zalogowaniu się do witryny Modułu SOTS.EKOS użytkownik (prowadzący przedmiot lub asystent) uzyskuje dostęp do bibliotek formularzy protokołów oraz dokumentacji (instrukcji obsługi i innych dokumentów dot. toku studiów w Politechnice Śląskiej). Rys. 2 Strona domowa użytkownika SOTS.EKOS Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 4

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 5 W bibliotece protokołów prezentowane są wszystkie dokumenty wygenerowane przez dziekanaty, do których zalogowany użytkownik ma uprawnienia. Rys. 3 Widok biblioteki protokołów Użytkownik ma możliwośd ustawienia subskrypcji email lub podłączenia biblioteki jako źródła RSS. Za pomocą jednej z tych dwóch metod może otrzymywad informacje za każdym razem gdy do biblioteki zostanie dodany nowy dokument lub w przypadku biblioteki archiwum protokołów, za każdym razem, gdy któryś z asystentów zmodyfikuje protokół (wpisze oceny). Rys. 4 Podłączenie biblioteki jako źródła RSS w przeglądarce Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 5

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 6 Rys. 5 Ustawianie subskrypcji powiadomieo email o zmianach w bibliotece. Lista protokołów prezentuje podstawowe dane każdego dokumentu (rok akademicki, wydział, kierunek, typ studiów, przedmiot). Możliwe jest dowolne sortowanie oraz filtrowanie listy. Rys. 6 Włączenie filtrowania listy po nazwie przedmiotu Rys. 7 Widok listy z włączonym filtrem ograniczającym prezentowaną listę protokołów wyłącznie do dokumentów dotyczących przedmiotu 'Matematyka' bieżącego użytkownika. Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 6

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 7 Wybór jednego z protokołów powoduje jego otwarcie w oknie przeglądarki użytkownika. Rys. 8 Ekran przeglądarki z przykładowym protokołem ocen koocowych Ocenę należy wybrad z listy wszystkich możliwych ocen. Rys. 9 Wybór oceny Do wyjaśnienie pozostaje kwestia regulacji prawnych i zasad przyznawania ocen zal. oraz zw. (zwolniony) wraz z zasadami obliczania w takich przypadkach sumy punktów ECTS i średnich. Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 7

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 8 Datę należy wpisad w formacie RRRR-MM-DD (wpisany ciąg jest weryfikowany pod względem zgodności z wzorcem i poprawności daty) lub wybrad z kalendarza. Rys. 10 Wybór daty Wybór oceny powoduje koniecznośd wpisania daty. Analogicznie ustawienie daty wymusza wybór oceny. Obydwa pola muszą byd wypełnione albo pozostad puste. Studenci, którzy z jakichś przyczyn zostali skreśleni (np. brak opłaty za czesne) prezentowani są jako przekreśleni i nie ma możliwości wpisania im oceny. Studentom, którym zaliczono już semestr nie można zmienid wpisanej oceny ani daty. Kolumna Ocena wpisana przez jest wypełniana automatycznie podczas przetwarzania formularza. 4. Podpisywanie cyfrowe protokołu Przy pierwszym otwarciu protokołu na danym komputerze następuje automatyczna instalacja odpowiednich komponentów. Proces opisany jest szczegółowo w rozdziale: 6. Instalacja komponentów podpisu elektronicznego. Niektóre z formularzy zawierają listę studentów z dużą ilością pozycji (powyżej 100). Zalecane jest aby po 10-15 min wprowadzania ocen dodad podpis i przesład tą listę do bazy ze względu na ograniczenie długości sesji. W dolnej części formularza znajduje się link umożliwiający podpisanie cyfrowe bieżącej wersji dokumentu. Podpisywanie protokołów jest możliwe wyłącznie w przeglądarkach MS Internet Explorer 7.x, 8.x lub 9.x (32- bit) oraz Firefox (patrz FAQ pkt. 6). W systemach Windows 64-bit należy skorzystad z 32-bit wersji przeglądarki. Rys. 11 Widok dolnej części formularza Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 8

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 9 Po wprowadzeniu zmian (ocen) pierwsze kliknięcie w Kliknij tutaj, aby podpisad tę wersję protokołu / Kliknij tutaj aby podpisad tę sekcję powoduje wyświetlenie komunikatu o synchronizacji danych z serwerem (Rys. 12). Proszę wybrad OK. i po synchronizacji ponownie kliknąd Kliknij tutaj, aby podpisad tę wersję protokołu / Kliknij tutaj aby podpisad tę sekcję. Rys. 12 Komunikat o konieczności synchronizacji danych Proces podpisywania składa się z 3 kroków: 1. weryfikacja dokumentu, 2. wybór certyfikatu, 3. zatwierdzenie dokumentu i podpisu. Rys. 13 Okno podpisywania protokołu weryfikacja dokumentu Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 9

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 10 Rys. 14 Okno wyboru certyfikatu Rys. 15 Okno podpisywania protokołu - zatwierdzenie podpisu Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 10

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 11 Podpisany dokument zawiera odpowiednią adnotację w dolnej części. W podpisanym dokumencie nie można już dokonywad zmian (wszystkie pola są zablokowane). Aktywny staje się przycisk Zatwierdź pozwalający na przesłanie dokumentu do SOTS i zachowanie kopii w archiwum. Zmiany będzie można ponownie wprowadzad po zatwierdzeniu bieżących zmian i ponownym otwarciu protokołu. Rys. 16 Widok formularza po podpisaniu Po ponownym otwarciu wiersze tabeli formularza, które uległy zmianie podczas poprzednich edycji zawierają w kolumnie Ocena wpisana przez imię i nazwisko osoby, która podpisała wersję dokumentu wprowadzającą daną zmianę. 4. Druk protokołów 4.1 Druk protokołów w sesji letniej 2010/2011 i późniejszych Począwszy od semestru letniego 2010/2011 została wprowadzona funkcjonalnośd pobierania wydruków generowanych w formacie PDF przez serwer aplikacji. W celu pobrania wydruku protokołu należy przejśd do biblioteki z udostępnionymi protokołami (patrz Rys. 3) a następnie kliknąd odnośnik Pobierz w wierszu odpowiadającym protokołowi (patrz Rys. 17). Rys. 17 Fragment widoku listy protokołów z odnośnikiem do pliku wydruku Jeżeli przynajmniej jedna ocena została wpisana przez osobę inną niż prowadzący (na podstawie uprawnieo asystenta), to pobrany wydruk będzie zawierał dodatkową kolumnę z imieniem i nazwiskiem wpisującego. Dokumenty formacie PDF można zapisywad na dysku i przeglądad/drukowad korzystając z zainstalowanego na danym komputerze oprogramowania do obsługi formatu PDF. Dla protokołów z semestru zimowego 2010/2011 obowiązują stare zasady drukowania opisane poniżej. Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 11

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 12 4.2 Druk protokołów w sesji zimowej 2010/2011 Link drukowania dostępny jest w lewym górnym rogu otwartego formularza (patrz Rys. 8). Standardowo wydruk zawiera następujące kolumny tabeli: Lp. Nazwisko i imię, Nr albumu, Semestr, Ocena koocowa, Data. Jeśli istnieje potrzeba przygotowania wydruku z dodatkową kolumną Ocena wpisana przez, to należy w lewym górnym rogu wybrad Widok: Druk rozszerzony i dopiero wtedy kliknąd Widok wydruku (patrz Rys. 8). Wydruk z dodatkową kolumną Ocena wpisana przez może byd wymagany przez dziekanat w przypadku protokołów z przedmiotów, dla których w indeksach i kartach okresowych osiągnięd nie wpisuje się nazwiska prowadzącego lecz nazwisko innego nauczyciela (osoby, która wpisała daną ocenę). Przykładem takiego przedmiotu jest Wychowanie fizyczne. Identyczna procedura może byd zastosowana w przypadku przedmiotów typu Praca dyplomowa lub Projekt inżynierski. Jej zastosowanie zależy od reguł ustalonych na poszczególnych wydziałach. Standardowy widok do druku jest podobny do widoku edycji. Nie zawiera kolumny Ocena wpisana przez. Obydwa widoki wydruku (standardowy i rozszerzony) zawierają dodatkowe miejsce na odręczny podpis prowadzącego na koocu tabeli. Rys. 18 Widok wydruku protokołu ocen koocowych (strona 1) Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 12

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 13 Rys. 19 Widok wydruku protokołu ocen koocowych (ostatnia strona) Format nagłówka i stopki drukowanych protokołów zależy od konfiguracji przeglądarki pracownika dziekanatu. Podziału na poszczególne strony dokonuje przeglądarka i nie ma możliwości ingerencji w ten proces. Zalecane ustawienia strony dla wydruków protokołów prezentuje Rys. 20. Ustawienia strony są dostępne w menu Plik przeglądarki. Rys. 20 Zalecane ustawienia strony do wydruku protokołów Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 13

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 14 5. Nadawanie uprawnień dla asystentów Po wygenerowaniu protokołu w formie elektronicznej (przez pracownika dziekanatu) uprawnienia dostępu do danego pliku w bibliotece protokołów otrzymuje prowadzący przedmiot. Może on nadad uprawnienia asystenta innym pracownikom Politechniki Śląskiej posiadającym konto w domenie polsl.pl. Asystent może wypełniad protokół, nie może jednak nadawad uprawnieo innym użytkownikom. Uprawnienia nadaje się z menu kontekstowego dostępnego z nazwy pliku protokołu. Rys. 21 Menu właściwości pliku umożliwiające m. in. zarządzanie uprawnieniami Po wybraniu pozycji Zarządzaj uprawnieniami prezentowana jest lista uprawnieo do danego pliku protokołu. Rys. 22 Lista uprawnieo do pliku protokołu Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 14

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 15 Nowego użytkownika można dodad do listy wybierając Nowy z menu nad listą. W formularzu należy podad nazwę użytkownika lub imie i nazwisko (można podad więcej niż jedną nazwę rozdzielając wpisy średnikiem). Dopuszczalne formaty to nazwa_uzytkownika lub POLSL\nazwa_uzytkownika lub nazwa_uzytkownika@polsl.pl lub imię nazwisko. Poprawnośd wpisanych użytkowników można zweryfikowad korzystając z linka pod polem Użytkownicy (ikona linków pod polem Użytkownicy, ikona ). ). Użytkowników można również wybrad z książki adresowej domeny polsl.pl (drugi z Po wypełnieniu listy użytkowników należy wybrad Nadaj uprawnienia użytkownikom bezpośrednio oraz poziom uprawnieo Asystent. Opcjonalnie można wysład zawiadomienie do wszystkich użytkowników, którym nadano uprawnienia. Temat i treśd wiadomości email można odpowiednio modyfikowad. Rys. 23 Formularz dodawania uprawnieo dla nowego użytkownika Uprawnienia można usunąd zaznaczając odpowiedniego użytkownika i wybierając Usuo uprawnienia użytkownika z menu Akcje (patrz Rys. 22). Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 15

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 16 Wyjście z widoku listy uprawnieo pliku jest możliwe przez link <kod_wydziału> w okruszkach nad napisem Uprawnienia: nazwa protokołu (patrz Rys. 22). Asystent po zalogowaniu do witryny SOTS.EKOS widzi wyłącznie protokoły, do których otrzymał od prowadzącego uprawnienia. Aby podpisad oceny wprowadzone do protokołu asystent powinien posiadad certyfikat podpisu elektronicznego. 6. Instalacja komponentów podpisu elektronicznego Przy pierwszym podpisywaniu protokołu na danym komputerze należy najpierw zainstalowad odpowiednie komponenty. Instalacja jest automatyczna ale wymaga wyrażenia zgody i kilku innych kroków opisanych poniżej. Przy pierwszym otwarciu jakiegokolwiek protokołu na danym komputerze uruchamia się proces instalacji komponentów wspierających cyfrowe podpisywanie formularzy InfoPath Services (Rys. 24). Rys. 24 Komunikat rozpoczynający instalacje komponentów podpisu cyfrowego Na pytanie Czy chcesz zainstalowad formant podpisywania? należy odpowiedzied Tak. Spowoduje to otwarcie osobnego okna przeglądarki z warunkami licencji (Rys. 25), w którym należy zaznaczyd Akceptuję warunki Umowy Licencyjnej i kliknąd Dalej. Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 16

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 17 Rys. 25 Instalacja komponentów podpisu cyfrowego - krok 2 W tym samym oknie pojawi się niebieski pasek z pytaniem o zgodę na instalację komponentu. Należy kliknąd ten pasek i z kontekstowego menu wybrad Zainstaluj ten dodatek dla wszystkich użytkowników (Rys. 26) i ponownie zaznaczyd Akceptuję oraz wybrad Dalej. Rys. 26 Instalacja komponentów podpisu cyfrowego - krok 3 Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 17

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 18 Po pobraniu komponentów przeglądarka poprosi o potwierdzenie ich instalacji (Rys. 27 i Rys. 28). Rys. 27 Instalacja komponentów podpisu cyfrowego - krok 4 Rys. 28 Instalacja komponentów podpisu cyfrowego - krok 5 W obydwu przypadkach należy wybrad Zainstaluj. Po instalacji dodatkowe okno przeglądarki zostanie zamknięte, a w głównym pojawi się pasek z pytaniem o zgodę na uruchomienie komponentów (Rys. 29). Proszę wybrad Uruchom dodatek z menu kontekstowego dostępnego po kliknięciu w pasek. Rys. 29 Instalacja komponentów podpisu cyfrowego - krok 6 Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 18

Elektroniczny Katalog Ocen Studenta 19 W oknie potwierdzenia zgody na uruchamianie komponentu proszę wybrad Uruchom (Rys. 30). Rys. 30 Instalacja komponentów podpisu cyfrowego - krok 7 Krok 7 kooczy proces instalacji komponentów obsługi podpisu cyfrowego w InfoPath Services. Od tej pory można na danym komputerze podpisywad protokoły ocen koocowych w Module SOTS.EKOS. Pod warunkiem że użytkownik posiada podpis cyfrowy certyfikowany przez Centrum Certyfikacji Politechniki Śląskiej (zainstalowany w magazynie certyfikatów danego komputera lub na zewnętrznym nośniku danych). 7. Zakończenie pracy z systemem Na koniec pracy z Modułem SOTS.EKOS należy zamknąd okno przeglądarki. Sesja zalogowanego użytkownika zostanie wtedy automatycznie przerwana i nastąpi wylogowanie użytkownika. Można również skorzystad z opcji Wyrejestruj z menu <Imię Nazwisko> Zapraszamy dostępnego w prawym górnym rogu na stronach witryny modułu (Rys. 31). Zmiana zalogowanego użytkownika jest możliwa po wybraniu pozycji Zarejestruj się jako inny użytkownik z menu <Imię Nazwisko> Zapraszamy (Rys. 31). Rys. 31 Menu użytkownika Modułu EKOS Instrukcja obsługi częśd dla nauczycieli akademickich 19