BIURA KADR I SZKOLEŃ

URZĄD M. ST. WARSZAWY TEKST JEDNOLITY TYMCZASOWEGO WEWNĘTRZNEGO REGULAMINU DZIAŁALNOŚCI BIURA KADR I SZKOLEŃ

Rozdział I. Postanowienia ogólne 1 1. Na podstawie 11 ust. 9 tymczasowego regulaminu organizacyjnego Urzędu m.st. Warszawy, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 162 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 14 lutego 2003 r. (z późn.zm.), ustala się wewnętrzny regulamin organizacyjny Biura Kadr i Szkoleń, zwany dalej regulaminem. 2. Regulamin ustala wewnętrzną organizację Biura oraz związany z nią podział zadań. 3. Na wniosek dyrektora Biura regulamin zatwierdza Prezydent m.st. Warszawy. Rozdział II. Zadania Biura Kadr i Szkoleń 2 1. Do zakresu działania Biura Kadr i Szkoleń należy: 1) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu m.st. Warszawy, w tym Członków Zarządów Dzielnic i innych pracowników, których zwierzchnikiem służbowym jest Prezydent, w zakresie wynikającym z prawa pracy i przepisów szczególnych; 2) planowanie zatrudnienia w Urzędzie i monitorowanie realizacji tego planu; 3) opracowywanie projektów regulaminów: pracy, wynagradzania (w tym nagród i premiowania), zasad finansowania szkoleń dla pracowników Urzędu i ich zmian; 4) koordynacja i nadzór nad realizacją bezosobowego funduszu płac Urzędu; 5) opracowywanie polityki kadrowej Urzędu w zakresie: rekrutacji, selekcji, systemu ocen i systemu szkolenia oraz planowanie i organizacja szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu; 6) naliczanie wynagrodzeń, pochodnych od wynagrodzeń oraz nagród, sporządzanie listy płac pracowników Urzędu oraz wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu; 7) opracowywanie i realizacja regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 8) prowadzenie sprawozdawczości i analiz w zakresie spraw: kadrowych, płacowych i socjalnych; 9) współpraca ze związkami zawodowymi działającymi na terenie Urzędu; 10) prowadzenie spraw BHP w Urzędzie; 11) prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych i oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej; 12) prowadzenie rejestru krajowych delegacji służbowych pracowników Urzędu; 13) prowadzenie rejestru umów o dzieło i umów zlecenia zawieranych w Urzędzie; 14) opracowywanie sprawozdań GUS dotyczących zatrudnienia; 15) wystawianie pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu. 2. Do zadań Biura Kadr i Szkoleń należy: 1) właściwa i terminowa realizacja obowiązków objętych zakresem działania biura; 2) opracowywanie propozycji do budżetu, w części dotyczącej zakresu działania; 3) dokonywanie analiz i innych opracowań w zakresie właściwości Biura;

4) opracowywanie sprawozdań z zakresu działalności Biura; 5) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie koordynacji działań dotyczących funkcjonowania Urzędu jako całości, a w szczególności z: a) Radą m.st. Warszawy, b) Prezydentem; c) Zastępcami Prezydenta; d) Sekretarzem; e) Radami Dzielnic; f) Zarządami Dzielnic; 6) przygotowywanie projektów dokumentów w sprawach objętych zakresem działania Biura, a w szczególności projektów: a) uchwał Rady m.st. Warszawy; b) zarządzeń Prezydenta i uchwał Zarządów Dzielnic; c) decyzji administracyjnych; d) umów i porozumień; e) pełnomocnictw i upoważnień; f) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; g) pism. 3. W zakresie swojego zakresu działania Biuro jest uprawnione do koordynacji oraz wykonywania bieżącego nadzoru nad działalnością wydziałów dla Dzielnic. Rozdział III. Zasady kierowania Biurem 3 1. Biurem Kadr i Szkoleń kieruje dyrektor przy pomocy zastępców. 2. Do zadań Dyrektora Biura Kadr i Szkoleń należy w szczególności: 1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań Biura; 2) podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad działalnością wydziałów dla Dzielnic w zakresie działania Biura; 3) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań Biura; 4) przygotowywanie i zawierania umów i porozumień z upoważnienia i na podstawie udzielonego przez Prezydenta pełnomocnictwa; 5) prowadzenie polityki kadrowej w podległym Biurze oraz nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, regulaminu pracy oraz tajemnicy państwowej i służbowej, ustawy o ochronie danych osobowych; 6) ocena pracowników Biura oraz składanie do Prezydenta wniosków w sprawie ich awansowania, nagradzania lub ukarania. 3. Dyrektor Biura Kadr i Szkoleń odpowiada przed Prezydentem za realizację zadań Biura. 4. W czasie nieobecności Dyrektora Biurem kieruje wyznaczony przez niego zastępca. 5. Wydziałem kieruje naczelnik. 6. Zespołem ds. bhp kieruje kierownik Zespołu. 7. W Biurze mogą być tworzone jedno- i wieloosobowe stanowiska pracy. Rozdział IV. Struktura organizacyjna Biura 4

1. W Biurze Kadr i Szkoleń tworzy się: 1) Wydział Kadr; 2) Wydział Rachuby Płac; 3) Wydział Szkoleń, Rekrutacji i Selekcji; 4) Samodzielne stanowisko radca prawny; 5) Samodzielne stanowisko pracy ds. socjalnych; 6) Samodzielne wieloosobowe stanowisko pracy sekretariat. 2. W Biurze Kadr i Szkoleń działa zespół ds. bhp. 3. Schemat organizacyjny Biura Kadr i Szkoleń przedstawia załącznik do niniejszego regulaminu. Rozdział V. Zadania komórek organizacyjnych Biura Kadr i Szkoleń 5 Do zadań Wydziału Kadr należy: 1) prowadzenie ewidencji pracowników Urzędu m.st. Warszawy; 2) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu m.st. Warszawy, w tym również dyrektorów Biur, kierowników USC, naczelników Wydziałów dla Dzielnic, członków Zarządów Dzielnic, kierowników jednostek podporządkowanych (z wyłączeniem szkół oraz dyrektorów obiektów kultury i kultury fizycznej) i innych pracowników, których zwierzchnikiem służbowym jest Prezydent, w zakresie wynikającym z prawa pracy i przepisów szczególnych; 3) prowadzenie, dla pracowników wymienionych w punkcie 1, całości spraw wynikających ze stosunku pracy; 4) przygotowywanie decyzji kadrowych do podpisu Prezydenta lub Dyrektora Biura Kadr i Szkoleń w zakresie udzielonych przez Prezydenta upoważnień; 5) rejestrowanie pracowników w ZUS i wyrejestrowywanie; 6) rejestracja i kontrola zwolnień lekarskich; 7) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy w komórkach organizacyjnych Urzędu, w tym w USC i Wydziałach Urzędu Miasta dla Dzielnic; 7) przygotowywanie okresowych planów i sprawozdań z zakresu spraw kadrowych; 8) wprowadzanie, aktualizowanie i archiwizowanie danych kadrowych w komputerowym systemie kadry-płace; 9) sporządzanie sprawozdań Z03 oraz Z-06 o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w części dotyczącej zatrudnienia; 10) dokonywanie okresowych analiz wykorzystania czasu pracy (obecności, zwolnień, godzin nadliczbowych, urlopów); 11) prowadzenie bieżącego archiwum akt osobowych pracowników Urzędu; 12) nadzór merytoryczny nad prowadzeniem spraw kadrowych w Wydziałach dla Dzielnic; 13) współpraca ze służbą BHP; 14) współpraca ze związkami zawodowymi; 15) współpraca z Biurem Prezydenta w przygotowywaniu uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta z zakresu działania Wydziału; 16) współpraca z archiwum zakładowym Urzędu m.st. Warszawy;

17) opracowanie regulaminu pracy Urzędu m.st. Warszawy i monitorowanie zamian w regulaminie; 18) opracowanie regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu, w tym zasad funkcjonowania funduszu nagród oraz funduszu premiowego dla pracowników pomocniczych i obsługi. 6 Do zadań Wydziału Rachuby Płac należy: 1) naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie obsługi płacowej pracowników na podstawie dokumentów płacowych oraz zgodnie z obowiązującym i przepisami; 2) sporządzanie list płac oraz przelewów na konta osobiste pracowników; 3) prowadzenie kartotek wynagrodzeń pracowników i comiesięczna ich aktualizacja; 4) naliczanie wynagrodzeń za czas nieobecności w pracy spowodowanej chorobą, zasiłków chorobowych, macierzyńskich i opiekuńczych, kontrola prawidłowości ustalania prawa do zasiłku chorobowego oraz prowadzenie kart zasiłkowych; 5) ustalanie prawa do zasiłków: wychowawczych, rodzinnych, pielęgnacyjnych i ich naliczanie oraz prowadzenie wymaganej przez ZUS dokumentacji; 6) naliczanie i sporządzanie list wypłat na podstawie rachunków do zawartych przez Urząd umów zleceń i umów o dzieło z pracownikami własnymi; 7) naliczanie i sporządzanie list wypłat dofinansowania do wypoczynku pracowników i członków ich rodzin oraz potrącanie i odprowadzanie z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dokonywanie wypłat pożyczek i zapomóg; 8) sporządzanie miesięcznych zestawień dotyczących naliczenia wynagrodzeń oraz informacji o odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, podatek dochodowy od osób fizycznych oraz innych potrąceń (składki PZU, związki zawodowe, pożyczki z ZFŚS); 9) sporządzanie i wysyłanie miesięcznych deklaracji ZUS, dokonywanie przelewów na konta ZUS oraz sporządzanie Raportów Miesięcznych dla Osoby Ubezpieczonej (RMUA); 10) obsługa pracowniczego ubezpieczenia grupowego PZU (potrącanie składek, wypełnianie deklaracji zgody, miesięcznych deklaracji rozliczeniowych, druków do wypłaty świadczeń); 11) sporządzanie miesięcznej deklaracji o wysokości zaliczki na podatek dochodowy od łącznej kwoty dokonywanych wypłat (PIT-4 i PIT-8A) oraz przekazywanie przelewów do Urzędu Skarbowego; 12) sporządzanie rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz dokonywanie rocznego rozliczenia podatku (PIT-40) pracowników, którzy złożyli wymagane oświadczenie; 13) ustalanie rocznego dochodu będącego podstawą naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla uprawnionych zatrudnionych i zwolnionych pracowników; 14) wyliczanie wysokości środków przeznaczonych na fundusz nagród dla pracowników z imiennym podziałem według komórek organizacyjnych i stanowisk oraz przygotowywanie wypłaty przyznanych nagród; 15) wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniu pracowników; 16) dokonywanie okresowych analiz poziomu wynagrodzeń;

17) wystawianie druków do ZUS: ZUS-Z21 (wniosek o przedłużenie wypłaty zasiłku chorobowego), ZUS Z-23 (wniosek o wypłatę zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia); 18) wystawianie druków ZUS Rp-7 dla celów emerytalno-rentowych i do naliczenia kapitału początkowego przez ZUS; 19) rozliczanie wynagrodzeń osób zatrudnionych w ramach zawartej z Urzędem Pracy umowy o refundacje wynagrodzeń dla absolwentów; 20) sporządzanie sprawozdań Z-03 oraz Z-06 o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w części dotyczącej wynagrodzeń; 21) wprowadzanie, aktualizowanie i archiwizowanie danych płacowych w komputerowym systemie kadry-płace; 22) prowadzenie bieżącego archiwum dokumentacji płacowej pracowników Urzędu; 23) współpraca z Archiwum Zakładowym Urzędu m.st. Warszawy; 24) współpraca z innymi Biurami i instytucjami. 7 Do zadań Wydziału Szkoleń, Rekrutacji i Selekcji należy: 1) opracowanie zasad polityki kadrowej oraz narzędzi do jej realizacji; 2) monitorowanie kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu m.st. Warszawy; 3) opracowanie i wdrażanie systemu szkoleń oraz zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników; 4) opracowanie opisu stanowisk merytorycznych, w tym określenie warunków i predyspozycji wymaganych na poszczególnych stanowiskach; 5) opracowanie zasad doboru kadr oraz prowadzenie procesów rekrutacji i selekcji; 6) opracowanie systemu ocen pracowników; 7) opracowanie systemu motywacji pracowników; 8) organizowanie praktyk studenckich w Urzędzie; 9) współpraca z ośrodkami akademickimi. 8 Samodzielne stanowisko radca prawny realizuje następujące zadania: 1) obsługa prawna Biura Kadr i Szkoleń; 2) opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów umów; 3) opiniowanie projektów druków, regulaminów i innych dokumentów związanych z zakresem działania Biura; 4) przygotowywanie pism procesowych oraz pism kierowanych do innych komórek organizacyjnych Urzędu i innych instytucji, związanych z merytoryczną działalnością Biura; 5) wykonywanie zastępstwa procesowego przed sądami powszechnymi; 6) gromadzenie i aktualizowanie zbioru aktów prawnych normujących merytoryczne działania Biura; informowanie pracowników Biura o zmianach w obowiązujących przepisach. 9

Zespół ds. bhp realizuje zadania określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. nr 109, poz. 704), a w szczególności: 1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy; 2) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń; 3) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy; 4) udział w opracowywaniu planów rozwoju i modernizacji urzędu pod katem poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy; 5) zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w użytkowanych i nowo pozyskiwanych pomieszczeniach Urzędu; 6) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy; 7) udział w opracowaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bhp; 8) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy; 9) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także kontrola realizacji wniosków; 10) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy; 11) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę lekarską nad pracownikami Urzędu; 12) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz ze związkami zawodowymi w zakresie bhp; 13) uczestniczenie w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy, powołanej przez pracodawcę, oraz w innych zakładowych komisjach zajmujących się problematyką bhp; 14) inicjowanie i rozwijanie na terenie Urzędu różnych form popularyzowania problematyki bhp; 15) kontrola realizacji i przestrzegania przepisów p.poż. w Urzędzie. 10 Samodzielne stanowisko ds. socjalnych realizuje następujące zadania: 1) opracowanie we współpracy ze związkami zawodowymi regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 2) współpraca ze związkami zawodowymi w zakresie spraw socjalnych;

3) realizacja regulaminu gospodarowania środkami zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poprzez: a) opracowywanie preliminarza wydatków z ZFŚS na dany rok; b) przyjmowanie i rejestrowanie wniosków pracowników o przyznanie świadczeń z ZFŚS; c) udział w pracach zespołu opiniującego wnioski pracowników o przyznanie świadczeń z ZFŚS, sporządzanie protokołów z posiedzeń zespołu i przedkładanie do zatwierdzenia dysponentowi funduszu; d) przygotowywanie decyzji finansowych dotyczących wypłaty przyznanych świadczeń; e) przygotowywanie umów w sprawie udzielenia pożyczki z ZFŚS i nadzór nad ich realizacją; f) współpraca z przychodnią lekarską w zakresie usług medycznych dla pracowników. 11 Samodzielne wieloosobowe stanowisko sekretariat realizuje następujące zadania: 1) prowadzenie rejestru pism przychodzących i wychodzących z Biura; 2) prowadzenie segregatorów spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt; 3) nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów w Biurze zgodnym z Instrukcją kancelaryjną; 4) nadzór nad dyscypliną pracy w Biurze (prowadzenie książki wyjść w godzinach pracy, list obecności itp.); 5) ewidencjonowanie kopii uchwał rady m.st. Warszawy oraz zarządzeń Prezydenta; 6) kompletowanie zbiorów zaprenumerowanych pism na potrzeby biura, w tym Dzienników Urzędowych i Monitorów Polskich; 7) obsługa narad i konferencji organizowanych przez Biuro; 8) obsługa interesantów; 9) zaopatrywanie pracowników biura w niezbędny sprzęt i materiały biurowe; 10) wykonywanie innych poleceń dyrektora z zakresu działania Biura. Rozdział VI. Postanowienia końcowe 12 1. Regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Prezydenta m.st. Warszawy i zapoznaniu się pracowników Biura z jego postanowieniami. 2. Wszelkie zmiany w niniejszym regulaminie wymagają formy pisemnej.

Załącznik do Tymczasowego Wewnętrznego Regulaminu Działalności Biura Kadr i Szkoleń SCHEMAT ORGANIZACYJNY BIURA KADR I SZKOLEŃ DYREKTOR ZASTĘPCY DYREKTORA Wieloosobowe stanowisko pracy - Sekretariat Radca Prawny Naczelnik Wydział Kadr Naczelnik Wydział Rachuby Płac Naczelnik Wydział Szkoleń, Rekrutacji i Selekcji Samodzielne stanowisko ds. socjalnych Kierownik Zespół ds. BHP