ZAPROSZENIE DO NEGOCJACJI Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (03-176) przy ul. Fleminga 2 (zwane dalej Zamawiającym ), zapraszają do wzięcia udziału w negocjacjach, mających na celu wyłonienie podmiotu, któremu powierzona zostanie współpraca w obszarze IT w zakresie reorganizacji, optymalizacji i częściowego outsourcingu usług IT (zwanego dalej Wykonawcą ). INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM 1. Pełna nazwa Zamawiającego: Tarchomińskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa Spółka Akcyjna 2. Adres do korespondencji: 03-176 Warszawa, ul. Fleminga 2 3. Numer telefonu: +48 (22) 510 80 01 4. Numer faxu: +48 (22) 510 80 63 5. Pracownikiem Zamawiającego uprawnionym do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami składającymi Zgłoszenie udziału w negocjacjach w sprawach formalnych, w tym do udzielania dodatkowych wyjaśnień jest Pan Marek Ostrowski e-mail: mostrowski@polfa-tarchomin.com.pl I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem Zamówienia jest oferta na rozwiązania w obszarze IT mające na celu optymalizację obszaru w zakresie: 1. Infrastruktury sieciowej i serwerowej, a. Podniesienia bezpieczeństwa zasobów poprzez opracowanie i wdrożenie m.in. monitoringu sieci LAN, WAN, serwerów, aplikacji, usług urządzeń sieciowych i innych elementów infrastruktury IT takich jak UPS-y, drukarki itp., b. Opracowanie i wdrożenie relokacji lub kolokacji fizycznej obecnej serwerowni, c. Opracowanie i reorganizacja fizyczna zasobów serwerowych wirtualizacja zasobów, d. Opracowanie koncepcji Centrum Zapasowego, e. Opracowanie i wdrożenie polityki archiwizacji centralnych zasobów, jak również Disaster Recovery Center, 1
2. Sprzętu biurowego w zakresie: a. Standaryzacji sprzętu komputerowego, (około 700 użytkowników) b. Cyklicznej jego wymiany (ustalenie cyklu życia na 3 lata), 3. Usług informatycznych świadczonych dla komórek biznesowych: a. Standaryzację procedur i procesów IT, b. Optymalizację i podniesienie jakości realizacji procesów i usług operacyjnych, c. Wprowadzenie norm jakości zgodnych z ITIL, ISO lub zbliżonych, d. Dostęp do know-how. II. TRYB I WARUNKI NEGOCJACJI 1. Tryb udzielenia Zamówienia tryb negocjacji składa się z dwóch etapów: I etap obejmuje złożenie przez Wykonawców Zgłoszenia udziału w negocjacjach, w tym wstępnej oferty cenowej obejmującej rozwiązania w obszarze IT o których mowa w pkt. I, II etap obejmuje wstępną kwalifikację Zgłoszeń Wykonawców do prowadzenia dalszych negocjacji oraz negocjacje z wybranymi Wykonawcami. Wykonawcy, których propozycje zostaną wybrane do prowadzenia dalszych negocjacji zostaną o tym powiadomieni przez Zamawiającego. Wszelkie powiadomienia związane ze złożonym Zgłoszeniem oraz z dalszym prowadzeniem negocjacji mogą być skutecznie dokonywane przez Zamawiającego na podany przez Wykonawcę w zgłoszeniu adres siedziby/zamieszkania/ korespondencyjny lub adres e-mail. 2. Zgłoszenia udziału w negocjacjach należy dokonać w formie pisemnej. 3. Wymienione w ust. 2 Zgłoszenie powinno zawierać, co najmniej: a) dane zgłaszającego swój udział w negocjacjach i składającego wstępną ofertę na współpracę w obszarze IT, w szczególności: imię nazwisko lub firmę, adres siedziby lub adres zamieszkania, lub adres do korespondencji, gdy jest inny niż adres siedziby, czy zamieszkania, telefon kontaktowy, adres e-mail, datę sporządzenia Zgłoszenia udziału w negocjacjach oraz datę wstępnej oferty na współpracę w obszarze IT, b) proponowany zakres wykonywanych usług (harmonogram prac) z uwzględnieniem specyfiki branży, w której działa Zamawiający, c) proponowaną wstępną ofertę cenową wykonania usługi na współpracę w obszarze IT. Wstępna oferta cenowa winna uwzględniać wszystkie zobowiązania 2
Wykonawcy i musi zostać podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. Ponadto, cena podana we wstępnej ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem Zamówienia ze wskazaniem czy obejmuje ona w szczególności koszt urządzeń zastępczych itp., d) wykaz zasobów Wykonawcy (pracownicy) niezbędnych do realizacji Zamówienia, e) wykaz narzędzi, urządzeń, wyposażenia i urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu realizacji Zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami, f) oświadczenie Wykonawcy o zapoznaniu się z warunkami negocjacji zamieszczonymi w niniejszym Zaproszeniu do negocjacji i przyjęciu ich bez zastrzeżeń, g) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków wymaganych od Wykonawców, o których mowa w pkt. IV niniejszego Zaproszenia do negocjacji, h) listę referencyjną wskazującą na doświadczenie w realizacji podobnych projektów, i) zobowiązanie się Wykonawcy do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w toku negocjacji. W Zgłoszeniu udziału w negocjacjach możliwe jest wskazywanie przez Wykonawców innych informacji i dokumentów niż wymienione powyżej, a istotnych według Wykonawców. Do Zgłoszenia udziału w negocjacjach należy dołączyć aktualną umowę/statut spółki lub inne dokumenty, na podstawie których składający Zgłoszenie udziału w negocjacjach Wykonawca prowadzi działalność, np. odpis aktualny z KRS, zaświadczenie o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zaświadczenia o niezaleganiu z zapłatą podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne. 4. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że: a) nie dopuszcza składania ofert częściowych, b) nie dopuszcza składanie ofert wariantowych, c) nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia, d) nie dopuszcza możliwości, powierzenia przez Wykonawcę wykonania całości lub części Zamówienia, podwykonawcom, e) cena nie będzie stanowiła jedynego kryterium wyboru oferty jako najkorzystniejszej. 3
III. WARUNKI WYMAGANE OD WYKONAWCÓW: O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadania wiedzy i doświadczenia. Warunki w zakresie wiedzy i doświadczenia obejmują wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat przed terminem składania Zgłoszenia udziału w negocjacjach, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej 2 lat, usług polegających na reorganizacji obszaru IT, 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Warunki w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia obejmują dysponowanie pracownikami mającymi doświadczenie w obszarze IT, 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej. Warunki w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej obejmują: niezaleganie z zapłatą podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne; posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, w tym usług, których będą dotyczyły negocjacje. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA ZGŁOSZENIA 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedno Zgłoszenie udziału w negocjacjach, w tym wstępną ofertę na współpracę w obszarze IT. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w całości w języku polskim. Zgłoszenie udziału w negocjacjach, w tym wstępną ofertę świadczenia usługi Wykonawca winien sporządzić w języku polskim. 2. Zgłoszenia należy przesyłać w zamkniętych, nieprzejrzystych kopertach (opakowaniach) w sposób umożliwiający zachowanie poufności na adres: Polfa Tarchomin S.A. ul. Fleminga 2, 03-176 Warszawa albo składać osobiście w kancelarii Zamawiającego z adnotacją na kopercie: Propozycja współpracy w obszarze IT - NIE OTWIERAĆ. 3. Ostateczny termin złożenia Zgłoszenia udziału w negocjacjach i wstępnej oferty świadczenia usługi wsparcia w obszarze IT upływa w dniu 30.08.2013 o godz.15.00. 4
4. Zgłoszenie udziału w negocjacjach, w tym wstępna oferta na współpracę w obszarze IT winny być podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, a każda ze stron ponumerowana i parafowana. V. ZASTRZEŻENIA 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) odpowiedzi tylko na wybrane przez siebie Zgłoszenia udziału w negocjacjach, negocjowania z kilkoma Wykonawcami jednocześnie, a także w każdym czasie i na każdym etapie postępowania, b) odwołania negocjacji bez podania przyczyny, unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, zamknięcia negocjacji bez zawarcia umowy, ograniczenia zakresu przedmiotu Zamówienia objętego niniejszym Zaproszeniem. 2. Zamawiający zastrzega, że: a) w niniejszym postępowaniu nie przysługują protesty, odwołania ani inne środki odwoławcze, b) Zgłoszenia udziału w negocjacjach złożone w innym miejscu niż wyznaczone w pkt. IV ust. 2 albo wysłane na inny adres niż podany w pkt. IV ust. 2 nie będą rozpatrywane, c) niniejsze Zaproszenie do negocjacji nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i 66 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16. Poz. 93 ze zm.). 5