REGULAMIN XXIV KRAJOWYCH DNI ZIEMNIAKA KALINOWA 2017 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1.1. Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują zarówno zwiedzających, jak i wystawców uczestniczących w XXIV Krajowych Dni Ziemniaka Kalinowa 2017 1.2. Regulamin Krajowych Dniach Ziemniaka Kalinowa 2017 (KDZ) wraz z kartą zgłoszenia udziału są dostępne na stronie internetowej www.hrkalinowa.pl. 2. NAZWA KRAJOWE DNI ZIEMNIAKA KALINOWA 2017 Ziemniak dziś i jutro Zwane dalej KDZ 3. LOKALIZACJA Tereny będące własnością Urzędu Gminy i Miasta w Błaszkach oraz Hodowli Roślin Kalinowa sp. z o.o., Kalinowa, gm. Błaszki 4. TERMIN 4.1. 26-27 sierpień 2017 r. ( tj. sobota niedziela ) godz. 9.00 16.00 5. ORGANIZATORZY Hodowla Roślin Kalinowa Sp. z o.o., Kalinowa 99, 98-235 Błaszki Urząd Gminy i Miasta w Błaszkach Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin Państwowy Instytut Badawczy w Radzikowie, Zakład Nasiennictwa i Ochrony Ziemniaka w Boninie, 76-009 Bonin 3 Stowarzyszenie Polski Ziemniak Izba Rolnicza Województwa Łódzkiego Agrosad Łódzki Ośrodek Doradztwa Rolniczego zs. w Bratoszewicach, Oddział w Kościerzynie, 98-285 Wróblew k. Sieradza Zwani dalej Organizator 6. ZASADY UCZESTNICTWA 6.1. Wystawcami mogą być firmy i osoby związane z produkcją rolniczą i około rolniczą producenci, hodowcy, dystrybutorzy, dealerzy, przedstawiciele firm, ubezpieczyciele, banki, urzędy, agencje, inspekcje itp. 6.2. Zgłoszenie uczestnictwa 6.2.1. Organizator wysyła kartę zgłoszenia udziału, jako zaproszenie do uczestnictwa w KDZ na warunkach określonych w niniejszym regulaminie. Karty zgłoszenia udziału dostępne są na stronie internetowej www.hrkalinowa.pl 6.2.2. Warunkiem uczestnictwa w KDZ jest przesłanie do 14 sierpnia 2017 r. pod adresem Organizatora wypełnionej i podpisanej Karty zgłoszenia udziału, akceptacja Regulaminu KDZ oraz terminowe dokonanie opłaty za powierzchnię wystawienniczą na podstawie otrzymanej faktury 6.2.3. Organizator pocztą elektroniczną potwierdza przyjęcie zgłoszenia uczestnictwa w KDZ. Z chwilą otrzymania przez wystawcę potwierdzenia przyjęcia zamówienia, umowa pomiędzy Organizatorem a wystawcą dotycząca uczestnictwa w KDZ uznana jest za zawartą
6.2.4. Warunkiem uczestnictwa w KDZ jest okazanie przed wjazdem na teren wystawienniczy dowodu wpłaty za uczestnictwo wystawcy w KDZ 6.2.5. W wyjątkowych przypadkach po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem możliwe jest dokonanie wpłaty należności w kasie Organizatora w pierwszym dniu KDZ, przed wjazdem na teren wystawy 6.2.6. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń ze względu na brak terenu wystawowego 6.3. Odwołanie uczestnictwa 6.3.1. Zgłaszający uczestnictwo, ma prawo do rezygnacji z udziału w KDZ poprzez wysłanie jej listem poleconym na adres Organizatora, bez ponoszenia kosztów najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem KDZ; w przypadku późniejszej rezygnacji wystawca ponosi koszty opłaty manipulacyjnej w wysokości 25% wartości wszystkich zamówionych usług 6.3.2. W przypadku odwołania KDZ przez organizatora przed ich rozpoczęciem wystawcy otrzymają zwrot dokonanych wpłat w pełnej wysokości 7. CENY I WARUNKI PŁATNOŚCI 7.1. Ceny i warunki płatności za najem powierzchni wystawienniczej określa KARTA ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA W KDZ 7.2. Wstęp na tereny wystawiennicze dla zwiedzających jest bezpłatny 8. POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA 8.1. Sposób oraz szczegóły zamawiania powierzchni wystawienniczej, zamawiania usług reklamowych oraz innych usług, sposób budowy i wyposażenia stoiska określa KARTA ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA w KDZ 8.2. O lokalizacji powierzchni wystawienniczej decyduje Organizator. Życzenia i sugestie wystawcy są uwzględniane w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych 8.3. Organizator drogą elektroniczną dostarczy wystawcy plan KDZ oraz lokalizację stoiska najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem KDZ 8.4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany pierwotnie przydzielonej powierzchni wystawienniczej określonej w potwierdzeniu zgłoszenia uczestnictwa bez podania przyczyn. Wystawca zostanie niezwłocznie poinformowany o zmianie 8.5. Organizator na terenie wystawienniczym zapewnia 8.5.1. Wynajęcie powierzchni 8.5.2. Reklamę KDZ w mediach 8.5.3. Informację o KDZ skierowaną do potencjalnych klientów 8.5.4. Energię elektryczną 8.5.5. Ogólną ochronę KDZ 8.5.6. Sprzątanie terenu KDZ 9. ZASADY WJAZDU I PARKOWANIA 9.1. Korzystanie z parkingów dla wystawców i zwiedzających jest nieodpłatne 9.2. Zabronione jest parkowanie samochodów poza wyznaczonymi przez Organizatora parkingami 9.3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia ograniczeń wjazdu na tereny wystawiennicze KDZ.
10. UBEZPIECZENIE 10.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu wystawców uczestniczących w KDZ, spowodowane siłą wyższą, np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą, niezależnej od Organizatora przerwy w dostawie prądu i wody. 10.2. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane przez Organizatora szczególne środki zabezpieczenia terenów wystawienniczych KDZ 10.3. O wystąpieniu szkody wystawca uczestniczący w KDZ zobowiązany jest pisemnie powiadomić Organizatora oraz komisariat policji niezwłocznie po jej stwierdzeniu 10.4. Wystawcy uczestniczący w KDZ powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenach wystawienniczych KDZ ( eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp. ), zarówno na okres trwania KDZ, jak i na okres montażu i demontażu stoisk. 11. ZABEZPIECZENIE TERENU 11.1. Tereny KDZ zabezpieczone są przez służby ochrony i zabezpieczenia zewnętrznej certyfikowanej firmy. 11.2. Wystawca uczestniczący w KDZ zobowiązany jest, zarówno w okresie targów, jak i w okresie montażu i demontażu stoiska, do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko eksponatów, sprzętu i urządzeń przed ewentualnymi szkodami lub ubytkami 12. ORGANIZACJA PRACY NA STOISKU 12.1. W godzinach otwarcia KDZ stoiska powinny być dostępne dla zwiedzających. Okresowe zamknięcie stoiska wymaga uprzedniej zgody Organizatora. W tym okresie wystawca powinien zabezpieczyć swoje mienie we własnym zakresie i na własny koszt 12.2. Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy swoich usług i produktów wyłącznie na własnym stoisku poprzez: Materiały promocyjne ( ulotki, oferty, plakaty, foldery, mapy, zdjęcia, gadżety itp.) Reklamę audiowizualną ( przy użyciu komputerów, odtwarzaczy audio wideo, rzutników, monitorów ) w sposób nie wpływający na prezentację na sąsiadujących stanowiskach 12.3. Reklama na terenie KDZ poza stoiskiem jest odpłatna 12.4. Reklamę wystawca przygotowuje na własny koszt i odpowiedzialność 12.5. Wystawca uczestniczący w KDZ zobowiązany jest: przed rozpoczęciem KDZ do usunięcia ze stoiska i okolicznego terenu pustych opakowań lub odpadów pozostałych po montażu i wyposażeniu stoiska po zakończeniu KDZ do usunięcia eksponatów, zdemontowania stoiska oraz przywrócenia zajmowanej powierzchni wystawienniczej do pierwotnego stanu 12.6. Odpady, opakowania i śmieci należy wrzucić do koszy, zlokalizowanych w miejscach wyznaczonych terenów wystawienniczych KDZ 12.7. Za pozostawione bez zawiadomienia Organizatora maszyny, urządzenia czy inne wystawiane produkty po zakończeniu KDZ Organizator nie ponosi odpowiedzialności 12.8. Wywóz eksponatów oraz demontaż stoiska przed zakończeniem KDZ są zabronione. Czynności te można rozpocząć dopiero po zamknięciu KDZ dla zwiedzających
12.9. Pozostawione bez zawiadomienia Organizatora elementy budowy i wyposażenia stoiska, nieusunięte przez uczestnika KDZ w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone 12.10. Koszty udokumentowanych zniszczeń lub uszkodzeń majątku Organizatora dokonanych przez wystawcę lub przedsiębiorcę budującego stoisko pokrywa wystawca lub wykonawca stoiska; oceny zniszczeń lub ubytków majątku Organizatora dokonuje komisja powołana przez Organizatora w obecności przedstawiciela wystawcy lub przedsiębiorcy budującego stoisko 13. PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE 13.1. Wystawca ma obowiązek zgłosić się do biura Organizatora bezpośrednio po przyjeździe na KDZ w celu dokonania rejestracji. Wystawca otrzymuje identyfikatory oraz zostaje mu przekazane miejsce wystawiennicze. 13.2. Do przebywania na terenach KDZ poza godzinami otwarcia upoważnione są wyłącznie osoby posiadające identyfikator wydane przez Organizatora 13.3. Identyfikatory mogą być używane wyłącznie przez osoby do tego uprawnione 13.4. Montaż stoiska odbywa się w dniu 26 sierpnia 2017 roku w godzinach od 8.00 do 20.00. Demontaż stoiska można rozpocząć dopiero po zakończeniu KDZ 28 sierpnia 2017 roku od godziny 16.00 do 22.00. 13.5. Wystawca uczestniczący w KDZ zobowiązany jest do przestrzegania wydanych przez Organizatora poleceń porządkowych oraz stosowania się do poleceń służb porządkowych 13.6. Zabronione jest wnoszenie na teren KDZ broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenach KDZ 13.7. Zabronione jest niszczenie tablic informacyjnych, koszy na śmieci, ławek oraz wszelkich innych obiektów i mienia, a także samowolna zmiana lokalizacji urządzeń i mienia znajdującego się na terenie KDZ oraz wzniecanie ognia 13.8. Osoby zakłócające porządek, stwarzające zagrożenie dla innych uczestników KDZ, naruszające dobre obyczaje lub wnoszące wbrew zakazowi przedmioty niebezpieczne albo nieprzestrzegające regulaminu będą usunięte z terenu KDZ 13.9. Osoby, o których mowa w pkt 10.5. jeżeli czynem swoim wyczerpią znamiona czynu zabronionego, poniosą konsekwencje przewidziane przepisami prawa 13.10. Wystawcy uczestniczący w KDZ mają dostęp do stref określonych przez Organizatora 13.11. Zabronione jest tarasowanie i zastawianie w jakikolwiek sposób wyjść i dróg ewakuacyjnych, dróg dojazdowych dla służb ratowniczych oraz hydrantów i innych urządzeń niezbędnych w przypadku prowadzenia akcji ratowniczej lub gaśniczej 14. REKLAMACJE 14.1. Wszelkie reklamacje uczestniczących w targach wystawców wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej natychmiast po zaistnieniu zdarzenia 14.2. Reklamacje wystawców dotyczące stoisk, ich lokalizacji ( miejsca prezentacji ) i rozmiarów faktycznie zajmowanej powierzchni będą rozpatrywane przez Organizatora pod warunkiem ich zgłoszenia najpóźniej do ostatniego dnia trwania KDZ włącznie ( przed demontażem stoiska ). Po upływie określonego powyżej terminu reklamacje nie będą uwzględniane 15. OCHRONA DANYCH Wystawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora.
16. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 16.1. Wystawcy i zwiedzający uczestniczący w KDZ mają obowiązek przestrzegać regulaminu 16.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za stan prawny oraz jakość prezentowanych eksponatów i rozdawanych materiałów promocyjnych ( w tym poligraficznych ) przez wystawców 16.3. W stosunkach prawnych pomiędzy wystawcą o Organizatorem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, zaś ewentualne spory wynikłe z tytułu uczestnictwa w KDZ, będą rozpatrywane przez właściwy miejscowo dla Organizatora KDZ sąd 16.4. Dla rozstrzygnięcia ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący teks regulaminu w języku polskim