ZAPROSZENIE DO ZŁOśENIA OFERTY Zamawiający: Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie Sp. z o.o., 20-407 Lublin, al. J. Piłsudskiego 15 Zamówienie: Badanie sprawozdania finansowego Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością za rok obrotowy trwający od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity opubl. w Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zmianami) oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem o tym czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe oraz rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki. Przeprowadzenie rocznego audytu wydatków kwalifikowanych za rok 2008 w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności obejmującego modernizację Oczyszczalni Ścieków Hajdów pod wspólną nazwą Lubelska Oczyszczalnia Ścieków oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem z rocznego audytu wydatków kwalifikowanych zgodnie z Wytycznymi do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności. I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA...2 II OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA...4 III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA...4 IV OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW...4 V WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ OFERENCI W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU...5 VI INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW...5 VII OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI...6 VIII TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ...6 IX OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT...6 X MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT...7 XI OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY...7 XII KRYTERIA OCENY OFERT...8 XIII INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY...9 XIV UWAGI KOŃCOWE...9 XV ZAŁĄCZNIKI...9 1
Rada Nadzorcza Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie Sp. z o.o., 20-407 Lublin, al. J. Piłsudskiego 15, zaprasza do złoŝenia oferty na: Badanie sprawozdania finansowego Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością za rok obrotowy trwający od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity opubl. w Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zmianami) oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem o tym czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe oraz rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki. Przeprowadzenie rocznego audytu wydatków kwalifikowanych za rok 2008 w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności obejmującego modernizację Oczyszczalni Ścieków Hajdów pod wspólną nazwą Lubelska Oczyszczalnia Ścieków oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem z rocznego audytu wydatków kwalifikowanych zgodnie z Wytycznymi do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności. Zaproszenie do złoŝenia oferty (zwane dalej Zaproszeniem) ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi późniejszymi zmianami stanowi integralną całość. Oferent ma obowiązek dokładnego zapoznania się z treścią Zaproszenia. Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia. I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: Badanie sprawozdania finansowego Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością za rok obrotowy trwający od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity opubl. w Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zmianami) oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem o tym czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe oraz rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki. Przeprowadzenie rocznego audytu wydatków kwalifikowanych za rok 2008 w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności obejmującego modernizację Oczyszczalni Ścieków Hajdów pod wspólną nazwą Lubelska Oczyszczalnia Ścieków oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem z rocznego audytu wydatków kwalifikowanych zgodnie z Wytycznymi do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności. 2
Od biegłego rewidenta wymagamy: - oświadczenia o spełnieniu przez biegłego rewidenta ustawowo określonych warunków do wyraŝenia bezstronnej i niezaleŝnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym, - przedłoŝenia Opinii i Raportu z badania sprawozdania finansowego Spółki nie później niŝ w dniu 30.03.2009 r., - przedłoŝenia Opinii i Raportu z audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności obejmującego modernizację Oczyszczalni Ścieków Hajdów pod wspólną nazwą Lubelska Oczyszczalnia Ścieków nie później niŝ w dniu 30.03.2009 r., - gotowości do obecności biegłego rewidenta na posiedzeniu Rady Nadzorczej w celu wyjaśnienia stanowiska zawartego w wydanej opinii i raporcie z badania sprawozdania finansowego Spółki za rok 2008 oraz audytu wydatków kwalifikowanych, - przekazywania do wiadomości Rady Nadzorczej wszelkich informacji o problemach w systemie rachunkowości Spółki sporządzanych w formie listu do Zarządu, - zachowania w tajemnicy faktów, okoliczności i wszelkich informacji poznanych w związku z wykonywaniem badania sprawozdania finansowego i audytu wydatków kwalifikowanych. Oferta powinna zawierać: - informację o oferencie, w tym o formie prowadzenia działalności, aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wpisie do rejestru biegłych rewidentów, wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych z podaniem numeru i daty wpisu, informację o liczbie zatrudnionych biegłych rewidentów, numer NIP, - cenę za badanie sprawozdania finansowego oraz sporządzenie pisemnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym wraz z raportem z badania sprawozdania finansowego. Cena powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z przeprowadzeniem badania, - cenę za audyt wydatków kwalifikowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności obejmującego modernizację Oczyszczalni Ścieków Hajdów pod wspólną nazwą Lubelska Oczyszczalnia Ścieków oraz wydanie pisemnej opinii wraz z raportem z rocznego audytu wydatków kwalifikowanych. Cena powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z przeprowadzeniem audytu, - wskazanie metod i terminów badania sprawozdania finansowego oraz audytu wydatków kwalifikowanych; wymagany termin przeprowadzenia badania wraz z przekazaniem opinii i raportów w przedziale czasowym od 23.02.2009 r. do 30.03.2009 r. PowyŜszy termin nie wyklucza przeprowadzenia badania wstępnego, - oświadczenie Oferenta (w formie wykazu) dotyczące wykonanych usług badań sprawozdań finansowych ze szczególnym uwzględnieniem branŝy wodociągowo-kanalizacyjnej lub pokrewnej oraz audytu wydatków kwalifikowanych współfinansowanych z Funduszu Spójności lub Funduszy Strukturalnych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie z podaniem, daty i miejsca wykonania wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, Ŝe ww. usługi zostały wykonane z naleŝytą starannością (ocena punktowa ofert w kryterium do- 3
świadczenia będzie dokonywana na podstawie dokumentów potwierdzających naleŝyte wykonanie usług) - projekty umów, uwzględniające warunki zawarte w Zaproszeniu oraz w ofercie, stanowiącej podstawę wyboru biegłego rewidenta. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia: - w zakresie badania sprawozdania finansowego: udokumentowanie w formie oświadczenia wykonanych co najmniej 2 badań sprawozdań finansowych z branŝy wodociągowokanalizacyjnej lub pokrewnej w okresie ostatnich trzech lat przed dniem zamieszczenia ogłoszenia, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, - w zakresie audytu wydatków kwalifikowanych: udokumentowanie w formie oświadczenia wykonanych co najmniej 2 audytów wydatków kwalifikowanych współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności lub Funduszy Strukturalnych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem zamieszczenia ogłoszenia, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Sprawozdania finansowego za rok obrotowy nie moŝe badać ten sam podmiot, który badał sprawozdanie finansowe Spółki kolejno za lata 2005, 2006, 2007. II OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia nie jest podzielony na części. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wymagany termin realizacji zamówienia: od 23.02.2009 do 30.03.2009 r. Oferty przekraczające ww. terminy realizacji zostaną odrzucone. IV OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŝeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, Na potwierdzenie warunku określonego w ppkt 1, Oferent musi załączyć dokumenty wskazane w pkt V.2 i V.3, V.4 Zaproszenia 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 3) wykonali w ciągu ostatnich 3 lat, przed dniem ogłoszenia, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 badania sprawozdań finansowych z branŝy wodociągowo-kanalizacyjnej lub pokrewnej oraz co najmniej 2 audyty wydatków kwalifikowanych współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności lub Funduszy Strukturalnych, Na potwierdzenie warunku określonego w ppkt 2 i 3, Oferent musi załączyć dokumenty wskazane w pkt V.5 i V.7 Zaproszenia 4
4) zapoznali się i akceptują warunki określone w niniejszym Zaproszeniu oraz złoŝą ofertę odpowiadającą treści Zaproszenia, Na potwierdzenie warunku określonego w ppkt 5, Oferent musi załączyć dokumenty wskazane w pkt V.1, V.6, V.8, V.9 Zaproszenia. Ocena spełniania przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie dokumentów załączonych przez nich do ofert. V WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ OFERENCI W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Formularz oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, 3. W przypadku podmiotów występujących wspólnie pełnomocnictwo (podpisane przez wszystkie podmioty wspólnie występujące), z którego wynika ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania albo reprezentowania i zawarcia umowy w niniejszym postępowaniu. 4. Informacja o wpisie do rejestru biegłych rewidentów oraz o wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych z podaniem numeru i daty wpisu, 5. Informacja o liczbie zatrudnionych biegłych rewidentów. 6. Projekty umów, uwzględniające warunki zawarte w Zaproszeniu oraz w ofercie stanowiącej podstawę wyboru biegłego rewidenta. 7. Oświadczenie Oferenta (w formie wykazu) dotyczące wykonanych usług badań sprawozdań finansowych ze szczególnym uwzględnieniem branŝy wodociągowo-kanalizacyjnej lub pokrewnej oraz audytu wydatków kwalifikowanych współfinansowanych z Funduszu Spójności lub Funduszy Strukturalnych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - z podaniem, daty i miejsca wykonania wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, Ŝe ww. usługi zostały wykonane z naleŝytą starannością (ocena punktowa ofert w kryterium doświadczenia będzie dokonywana na podstawie dokumentów potwierdzających naleŝyte wykonanie usług), 8. Oświadczenie o spełnieniu przez biegłego rewidenta ustawowo określonych warunków do wyraŝenia bezstronnej i niezaleŝnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym 9. Informacja o metodach i terminach badania sprawozdania finansowego oraz audytu wydatków kwalifikowanych. VI INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Oferenci przekazują zgodnie z wyborem zamawiającego dokonywanym na bieŝąco, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 2. Adres do korespondencji: MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie, 20-407 Lublin, al. J. Piłsudskiego 15 fax +48 81 532 19 10 5
e-mail zampub@aqua.mpwik.lublin.pl 3. W przypadku zapytania dotyczącego treści Zaproszenia oraz dodatkowych informacji na temat przedmiotu zamówienia Oferent musi wystąpić do Zamawiającego w terminie 10 dni od ukazania się ogłoszenia. VII OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI Informacji, w tym o szacunkowej liczbie dokumentów w obszarach, które mają być zbadane udziela: Anna Nowakowska Z-ca Dyrektora ds. Finansowych Z-ca Głównego Księgowego, siedziba Spółki, tel. 081 53-242-81 w 225, w dni robocze w godz. 7.00-15.00. Krystyna Bryzek - Dyrektor Ekonomiczno-Finansowy Główny Księgowy, siedziba Spółki, tel. 081 53-242-81 w 304, w dni robocze w godz. 7.00-15.00. VIII TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Oferent jest związany ofertą przez okres 45 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą, Zamawiający moŝe zwrócić się do Oferentów o wyraŝenie zgody na przedłuŝenie tego terminu o oznaczony okres. IX OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Ofertę składa się, pod rygorem niewaŝności w formie pisemnej. 2. Składana oferta powinna być sporządzona na formularzu oferty wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszego Zaproszenia. Oferta oraz wszelkie oświadczenia składane przez oferenta powinny być podpisane przez osobę /osoby/ uprawnioną /uprawnione/ do składania oświadczeń woli w jego imieniu. 3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów załączonych do niej. 4. W przypadku, gdy Oferent dołączy jako załączniki do oferty kopie dokumentów, kopie te muszą być potwierdzone za zgodność, przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu. 5. Formularz oferty wraz ze stanowiącymi jego integralną część załącznikami zostanie wypełniony przez oferenta ściśle według postanowień określonych w niniejszym Zaproszeniu, bez dokonywania w nim zmian. 6. Oferent moŝe złoŝyć tylko jedną ofertę, zawierającą jednoznacznie opisaną propozycję. ZłoŜenie większej liczby ofert lub złoŝenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złoŝonych przez oferenta. 7. Ofertę naleŝy sporządzić w języku polskim, na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym (długopisem lub nieścieralnym atramentem). JeŜeli do oferty dołączane są dokumenty w językach obcych to naleŝy załączyć dodatkowo ich tłumaczenia poświadczone przez Oferenta. 6
8. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 9. Oferta powinna być złoŝona w trwale zamkniętej kopercie zaadresowanej do zamawiającego, z zaznaczeniem nazwy i adresu oferenta, nazwy zamówienia: Biegły rewident oraz z dopiskiem Nie otwierać. 10. Oferent moŝe wprowadzić zmiany lub wycofać złoŝoną przez siebie ofertę pod warunkiem, Ŝe zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu do składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty musi być opakowane i oznaczone jak w pkt. 9 powyŝej oraz dodatkowo opisane ZMIANA OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY. W przypadku ofert zmienianych naleŝy złoŝyć nową ofertę na cały zakres objęty niniejszym postępowaniem (w przypadku, gdy zmiana dotyczy całej oferty) bądź na jego część (w przypadku zmiany jedynie części oferty pierwotnej naleŝy precyzyjnie określić, której części dotyczy zmiana). 11. Oferent ponosi we własnym zakresie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i przedłoŝeniem oferty. X MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę naleŝy złoŝyć w siedzibie zamawiającego al. J. Piłsudskiego 15 w Sekretariacie w terminie do 20.09.2008 r. do godziny 15.00. 2. Oferty złoŝone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający moŝe Ŝądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących złoŝonych ofert. 4. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w Zaproszeniu. XI OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cenę oferty naleŝy podać w PLN. 2. Cena powinna obejmować całość kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia w zakresie określonym niniejszym Zaproszeniem, z zastrzeŝeniem pkt. 4. 3. Oferta oceniana będzie na podstawie ceny brutto. 4. Wszelkie prace lub czynności nieopisane w Zaproszeniu a niezbędne do prawidłowego i kompletnego wykonania przedmiotu zamówienia naleŝy traktować jako oczywiste i wliczyć do ceny ofertowej. 7
XII KRYTERIA OCENY OFERT L.p. Kryterium Waga 1. Cena ofertowa 70 % 2. Doświadczenie 30% Razem: 100 % Za kaŝde kryterium moŝna uzyskać maksymalnie 100 pkt. * waga. Ostateczna ocena punktowa oferty to suma punktów uzyskanych za poszczególne kryteria. Ad. 1. Cena ofertowa (cena uwzględniająca nakład pracy biegłego rewidenta, jego pozycję na rynku usług audytorskich) Oferta o najniŝszej cenie ofertowej otrzyma 100 pkt., pozostałe proporcjonalnie mniej w stosunku do ceny najniŝszej, według poniŝszego wzoru: P = Cn / C * 100 pkt. * waga gdzie: Cn najniŝsza cena ofertowa, C cena porównywanej oferty Ad. 2. Doświadczenie w zakresie badania sprawozdania finansowego: Oferta w zaleŝności od ilości przedstawionych dokumentów potwierdzających wykonanie badań z naleŝytą starannością otrzyma odpowiednio: za przedstawienie 2 dokumentów 20 punktów za przedstawienie 3 dokumentów 35 punktów za przedstawienie 4 i więcej dokumentów 50 punktów w zakresie audytu wydatków kwalifikowanych: Oferta w zaleŝności od ilości przedstawionych dokumentów potwierdzających wykonanie audytów z naleŝytą starannością otrzyma odpowiednio: za przedstawienie 2 dokumentów 20 punktów za przedstawienie 3 dokumentów 35 punktów za przedstawienie 4 i więcej dokumentów 50 punktów Punkty w kryterium doświadczenia będą obliczone według poniŝszego wzoru: D= (D 1 +D 2 ) *waga D 1 D 2 8
XIII INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany o miejscu i terminie zawarcia dwóch odrębnych umów. 2. Oferta wybranego Oferenta stanowi integralną część umów. 3. JeŜeli Oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umów, Zamawiający moŝe wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. XIV UWAGI KOŃCOWE 1. W sytuacjach nieopisanych w niniejszym Zaproszeniu mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 2. Niniejsze Zaproszenie będzie stanowić integralną część umów podpisanych z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana w postępowaniu o udzielenie zamówienia. XV ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz oferty Lublin, dnia (podpisy) 9