WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W KRAKOWIE ZASADY DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI 1. Wniosek o płatność powinien zostać wypełniony zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność stanowiącą załącznik nr 6 do Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz niniejszym dokumentem. 2. Wypełnianie wniosku w Generatorze Wniosków Płatniczych (po importowaniu danych z Generatora Wniosków Aplikacyjnych) naleŝy rozpocząć od załącznika nr 1 (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem). Wówczas kwoty do tabel nr 4, 8 i 9 zostaną przekopiowane automatycznie, co wyeliminuje pomyłki w tabelach finansowych będące często przyczyną kolejnego obiegu wniosku. Jednocześnie obowiązkiem Beneficjenta jest zweryfikowanie wprowadzonych danych, a zwłaszcza uzupełnienie: a. kosztów personelu b. kosztów rozliczonych w poprzednich okresach rozliczeniowych oraz środków przekazanych Beneficjentowi c. kosztów objętych pomocą publiczną d. kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem które nie generują się automatycznie. 3. Jeden dokument naleŝy w załączniku nr 1 wykazać w jednym zadaniu tylko jeden raz (w jednym wierszu). Wyjątkiem są tu jedynie dokumenty: a. sfinansowane w części z dofinansowania i w części z wkładu własnego - wówczas w jednym wierszu wpisujemy dokument na kwotę sfinansowaną z wkładu własnego, a w kolejnym wierszu ten sam dokument na kwotę sfinansowaną z dotacji, b. obejmujące w części wydatki związane z cross-financingiem - np. gdy na jednej fakturze znajdą się wydatki na zakup komputera (które rozliczane są w ramach cross-financingu) oraz na tonery do drukarki, dokument ten umieszczamy w tabeli w dwóch wierszach: w jednym wierszu pokazujemy kwotę w ramach cross-finacingu, w drugim pozostałą kwotę faktury 4. Faktur korygujących nie naleŝy umieszczać w osobnym wierszu załącznika nr 1. W przypadku wystąpienia faktury korygującej w kolumnie nr 1 (Nr dokumentu) naleŝy wpisać numer faktury (a nie numer korekty), a w kolumnach nr 7 i 8 kwoty juŝ po korekcie. Jednocześnie, jeŝeli w wyniku korekty nastąpiła konieczność dopłaty za fakturę w kolumnie nr 4 (data zapłaty) Wersja z dnia 18.08.2009 Strona 1 z 5
naleŝy wpisać obie daty zapłaty za dokument. Informacje dodatkowe o korekcie naleŝy umieścić w kol. nr 5 (Nazwa towaru lub usługi) m.in. wpisać numer faktury korygującej. 5. Wszystkie dokumenty w załączniku nr 1 do wniosku powinny być wykazywane następująco: a. W kolumnie 7 brutto naleŝy wskazać pełną kwotę dokumentu b. W kolumnie 4 naleŝy podawać wszystkie daty zapłaty dokumentu (na pełną kwotę dokumentu, a nie jedynie na kwotę kwalifikowalną) 6. W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 załącznika nr 1 powinny znaleźć się daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty brutto (jeŝeli daty są róŝne). 7. W przypadku rozliczania dokumentu zawierającego róŝne stawki podatku VAT, w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) naleŝy pogrupować asortyment wg. stawek VAT) Np. Lp. nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi cross-financing (T/N) brutto netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT źródło finansowania 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Zadanie 1: Szkolenia VAT22: Kawa 2 opak., Ciastka 15 opak VAT3: Mleko 3 szt. 8. W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) naleŝy wpisać następujące dane: imię i nazwisko funkcja / stanowisko w projekcie (zgodnie z punktem 3.5 wniosku) informacja o rozliczaniu kwoty netto bądź brutto wynagrodzenia (w zaleŝności, jaką kwotę wynagrodzenia Beneficjent rozlicza w danym wniosku o płatność) kwota kwalifikowalna wynagrodzenia danej osoby okres za jaki wypłacone jest wynagrodzenie (miesiąc i rok) 9. Wydatki dotyczące personelu powinny być oznaczone we wniosku o płatność litera P (w kolumnie 5 Załącznika nr 1 do wniosku o płatność). 10. W załączniku nr 1 do wniosku róŝnica pomiędzy wartościami w kolumnie 7 ( brutto) i kolumnie 8 ( netto) moŝe wynikać wyłącznie z podatku VAT. W przypadku wykazywania wynagrodzeń kwoty w kolumnie 7 i 8 są toŝsame. Wersja z dnia 18.08.2009 Strona 2 z 5
11. W przypadku rozliczania kosztów związanych z organizacją szkolenia w kolumnie nr 5 naleŝy podać a. w przypadku wynajmu sal - okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni wynajmu (w zaleŝności od sposobu opłacania wynajmu sali) b. w przypadku pracy trenerów okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni pracy trenera (w zaleŝności od sposobu opłacania pracy trenera) c. w przypadku usługi cateringowej jakiego okresu/ jakiego szkolenia dotyczy) 12. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z wynagrodzeniami są: lista płac/rachunki (na kwotę brutto wynagrodzenia) ZUS DRA ( w przypadku kwalifikowania składek ZUS pracodawcy) Dokumenty te naleŝy umieścić w dwóch wierszach tabeli załącznika nr 1 wniosku o dofinansowanie. Lp. nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi cross-financing (T/N) brutto netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT źródło finansowania 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 LP/04/2009/EFS Zadanie 1: Zarządzanie projektem Wynagrodzenia brutto za kwiecień 2009 (umowy o pracę): Jan Kowalski (kierownik projektu) 3300 zł Janina Nowak (specjalista ds. rekrutacji) 2800 zł Zbigniew Kwiatkowski (specjalista ds. rozliczeń) 2950 zł 2 ZUS P DRA 01 04.2009 Składki pracodawcy od wynagrodzeń za kwiecień 2009 Jednocześnie wraz z wnioskiem naleŝy złoŝyć Załącznik A do Zasad (zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej) Załącznik ten powinien być sporządzony dla kaŝdej deklaracji ZUS DRA osobno. NaleŜy równieŝ załączyć wyciągi bankowe (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) potwierdzające dokonanie płatności do ZUS i US w części dotyczącej zarówno projektu jak i działalności projektodawcy (nie dotyczy JST - w tym przypadku naleŝy załączyć tylko Załącznik A do Zasad (wypełniony w całości) oraz dołączyć kserokopię WB potwierdzającego zapłatę pochodnych i zaliczek podatku tylko od pracowników zaangaŝowanych w realizację projektu, ponadto w kolumnie nr 4 naleŝy podawać daty całości zapłaty ZUS DRA). Wersja z dnia 18.08.2009 Strona 3 z 5
Na załączanych do wniosku o płatność wyciągach bankowych przy kaŝdej rozliczanej w danym wniosku o płatność kwocie naleŝy ręcznie dopisać pozycję Załącznika nr 1 do wniosku o płatność do jakiej się ona odnosi. Na etapie dokonywania przelewów naleŝy zadbać o to, aby tytuł przelewu umoŝliwiał łatwą identyfikację wydatku do jakiego się ten przelew odnosi (proponuje się wpisywanie w tytule przelewu numeru dokumentu, na podstawie którego wydatek jest ponoszony). 13. W przypadku rozliczania delegacji w kolumnie 5 załącznika nr 1 naleŝy podać co najmniej następujące informacje: a. Imię i nazwisko osoby delegowanej b. Cel wyjazdu i miejsce wyjazdu c. Datę wyjazdu 14. Opis wydatku w kolumnie 5 załącznika nr 1 powinien zawierać informację o rodzajach zakupionych produktów/usług (np. papier ksero, toner; długopisy; notatniki). Opis wydatku nie powinien ograniczać się jedynie do nazwy pozycji budŝetowej z budŝetu szczegółowego. Nie ma natomiast konieczności podawania marki zakupionego produktu. 15. W przypadku rozliczania wydatków poniesionych w ramach cross-financingu naleŝy kaŝdorazowo podawać w kolumnie 5 załącznika nr 1 ceny jednostkowe zakupionego sprzętu. 16. Co do zasady wydatki powinny być ponoszone z konta projektowego. W przypadku gdy zapłata za dokument została wykonana z konta głównego projektodawcy, do wniosku o płatność naleŝy załączyć potwierdzenie zapłaty z konta głównego firmy oraz refundację wydatku z konta projektowego (wciąg bankowy, itp.). W przypadku dokonywania refundacji wydatków z konta projektu na konto ogólne beneficjenta naleŝy podawać tytuł przelewu niepozostawiający wątpliwości czego dotyczy dana refundacja. W przypadku dokonania refundacji za kilka wydatków jednym przelewem do wniosku o płatność naleŝy załączyć zestawienie dokonanych refundacji. 17. W przypadku dokonywania przelewów dotyczących kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z rachunku projektu na konto główne Beneficjenta w tytule przelewu rekomenduje się, aby podać za jaki okres refundowane są koszty pośrednie. W celu usprawnienia procesu weryfikacji oraz zatwierdzania złoŝonych przez Państwo wniosków o płatność prosimy o przyjęcie jednolitego okresu odpowiedniej kwoty z rachunku projektu (np. miesięcznie, kwartalnie) za jaki następuje refundacja 18. W celu udokumentowania płatności dokonanej w formie gotówkowej naleŝy przedstawić oświadczenie zawierające zestawienie płatności dokonanych gotówką podpisane przez księgowego posiadającego upowaŝnienie do reprezentowania Beneficjenta (oświadczenie stanowi Załącznik B do niniejszych Zasad) bądź poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, nie moŝe przekroczyć 15 tyś euro. Wersja z dnia 18.08.2009 Strona 4 z 5
19. W przypadku rozliczania amortyzacji, naleŝy załączyć do wniosku oświadczenie, iŝ amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upowaŝnioną do reprezentowania Beneficjenta. 20. W przypadku ponoszenia wydatków inwestycyjnych w projekcie, naleŝy w punkcie nr 5 (postęp rzeczowy realizacji projektu) wskazać kwotę wydatków inwestycyjnych poniesionych w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy wniosek. 21. We wniosku o płatność rozliczane mogą być jedynie wydatki poniesione bądź zrefundowane ze środków dotacji. 22. W kolumnie data zapłaty powinna pojawiać się data płatności za towar/usługę kontrahentowi, nie zaś data refundacji datę refundacji naleŝy wpisywać w kolumnie 5. 23. Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków związanych z obsługą konta bankowego (miesięczna opłata za konta + prowizje za przelewy) jest odpowiedni wyciąg bankowy. Prowizje bankowe za wykonane przelewy naleŝy wykazywać w załączniku nr 1 do wniosku o płatność pogrupowane według wspomnianych wyciągów, tzn. w jednym wierszu załącznika nr 1 naleŝy wykazać sumę prowizji pobranych w ramach jednego wyciągu bankowego. W przypadku pobierania przez bank prowizji w momencie dokonania kaŝdego z przelewów, naleŝy w kolumnie 4 Data zapłaty wpisać wszystkie daty pobrania przez bank prowizji bądź okres, w jakim prowizje były pobierane. 24. W przypadku składania do WUP skorygowanego wniosku o płatność sporządzonego zgodnie z uwagami WUP nie naleŝy do wniosku o płatność wprowadzać zmian innych niŝ wskazane w uwagach przesłanych przez WUP. JeŜeli jednak takie zmiany są konieczne (wynikają one z uwag WUP, są ich konsekwencją, bądź zauwaŝono błąd we wniosku) naleŝy o tym poinformować w piśmie przewodnim składanym wraz ze skorygowanym wnioskiem o płatność. 25. Dokument, który w wyniku weryfikacji nie musiał zostać zmieniony nie musi być składany ponownie (np. jeŝeli w uwagach do wniosku o płatność WUP nie zgłasza zastrzeŝeń do załącznika nr 2 do wniosku o płatność to wspomniany załącznik nie musi być składany ponownie). 26. Wniosek w wersji elektronicznej wraz z załącznikami moŝe zostać złoŝony do WUP na płycie CD bądź przesłany mailem na adres opiekuna projektu. 27. Zwroty środków na rachunek WUP w tytule przelewu powinny zawierać poniŝsze dane: numer umowy, skrócona nazwa beneficjenta, zwrot (w zaleŝności od rodzaju).: 1) środków niewykorzystanych; środków niewygasających; korekt finansowych ; nieprawidłowości / roku 2008 lub 2009 ; kwota... 2) odsetek od środków na rachunku bankowym beneficjenta; kwota... 3) odsetek od nieterminowego zwrotu; nieprawidłowości ) kwota... z opisem: na wydatki bieŝące/majątkowe Załączniki: A. Załącznik A do Zasad Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu B. Załącznik B do Zasad Oświadczenie o płatnościach gotówkowych Wersja z dnia 18.08.2009 Strona 5 z 5