Uniwersytet Warszawski PRZYDATNE FUNKCJE USOSWEB LISTY STUDENTÓW U-MAIL P R Z E W O D N I K K R O K P O K R O K U D L A O S Ó B P R O W A D Z Ą C Y C H Z A J Ę C I A DYDAKTYCZNE Opracował zespół w składzie: prof. dr hab. Jerzy Makowski dr Krzysztof Olszewski mgr Rafał Sikorski inż. Konrad Kośla Konsultacja: dr Janina Mincer-Daszkiewicz Koordynator projektu: mgr Lidia Guzek Koordynator zespołu: mgr Agata Wroczyńska Warszawa, kwiecień 2008 Wydział Geografii i Studiów Regionalnych Wydział Geografii i Studiów Regionalnych Wydział Prawa i Administracji Wydział Polonistyki Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki Zastępca Kanclerza ds. Informatycznych Pion Rektora, Biuro ds. Jakości Kształcenia
SPIS TREŚCI I. ŚLEDZENIE WYNIKÓW REJESTRACJI / LISTA STUDENTÓW...3 KROK 1: WYBÓR WŁAŚCIWEGO SERWISU USOSWEB NA UW...3 KROK 2: LOGOWANIE SIĘ DO SERWISU USOSWEB...3 KROK 3: WYSZUKIWANIE GRUP ZAJĘCIOWYCH...4 KROK 4: WYŚWIETLANIE LISTY STUDENTÓW ZAPISANYCH NA ZAJĘCIA...6 KROK 5: EKSPORT DANYCH DO ARKUSZA KALKULACYJNEGO...7 EKSPORT PLIKU W FORMACIE [.CSV]...8 KONWERTOWANIE PLIKU [.CSV] NA DOMYŚLNY FORMAT MS EXCEL [.XLS]...9 EKSPORT PLIKU W FORMACIE [.XML]...10 KROK 6: OPUSZCZANIE SERWISU USOSWEB...11 II. KORZYSTANIE Z FUNKCJI U-MAIL...12 DO CZEGO SŁUŻY U-MAIL...12 JAK OTWORZYĆ STRONĘ U-MAIL...12 KROK 1: WYBÓR ADRESATÓW GRUPOWYCH...14 KROK 2: WYBÓR ADRESATÓW INDYWIDUALNYCH...15 WYBÓR ADRESATÓW Z BAZY USOS...16 DODAWANIE ADRESATÓW SPOZA UW...16 KROK 3: EDYCJA TREŚCI WIADOMOŚCI...17 KROK 4. PODGLĄD I ZATWIERDZANIE WIADOMOŚCI...19 OPUSZCZANIE SERWISU USOSWEB...20 UWAGI DODATKOWE...20 DODATKOWA OPCJA USTAWIANIE PREFERENCJI...21 2
I. ŚLEDZENIE WYNIKÓW REJESTRACJI / LISTA STUDENTÓW KROK 1: WYBÓR WŁAŚCIWEGO SERWISU USOSWEB NA UW Po uruchomieniu przeglądarki należy wybrać właściwy serwis USOSweb. Aktualnie na Uniwersytecie Warszawskim są dostępne następujące serwisy: https://usosweb.chem.uw.edu.pl/ - Wydział Chemii https://usosweb.fuw.edu.pl/ - Wydział Fizyki https://usosweb.mimuw.edu.pl/ - Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki https://usosweb.wne.uw.edu.pl/ - Wydział Nauk Ekonomicznych https://usosweb.wpia.uw.edu.pl/ - Wydział Prawa i Administracji https://usosweb.dak.uw.edu.pl/ - pozostałe jednostki dydaktyczne Serwisy USOSweb posiadają tzw. certyfikat własny (wystawiony przez Dział Sieciowy ICM UW), który może nie być rozpoznawany przez przeglądarki. Pojawia się wtedy komunikat: lub: Mimo nierozpoznania certyfikatu przez przeglądarkę należy zezwolić na otwarcie strony. Ukaże się strona startowa USOSweb (rys.1): Rysunek 1: Strona startowa USOSweb KROK 2: LOGOWANIE SIĘ DO SERWISU USOSWEB Aby zalogować się do serwisu, należy użyć przycisku (rys. 1) (prawy górny róg ekranu). Po naciśnięciu wskazanego przycisku pojawia się okno Centralnego Serwera Uwierzytelniania (rys. 2): 3
Rysunek 2: Okno Centralnego Serwera Uwierzytelniania W odpowiednie pola należy wprowadzić PESEL (lub sztuczny PESEL w przypadku cudzoziemców) oraz hasło uzyskane w dziekanacie/ sekretariacie swojej jednostki i nacisnąć Enter lub przycisk. KROK 3: WYSZUKIWANIE GRUP ZAJĘCIOWYCH Po zalogowaniu nastąpi przejście do indywidualnej strony użytkownika (rys. 3): Rysunek 3: Indywidualna strona użytkownika Znajdują się na niej dwie tabele: oraz, zawierające informacje o prowadzonych przez pracownika dydaktycznego zajęciach. W celu powiększenia planu zajęć należy w niego kliknąć. Aby wyświetlić informację o konkretnych zajęciach wystarczy wybrać ich nazwę. 4
UWAGA: W tabeli wyświetlane są zajęcia, które mają określony termin i lokalizację. Pominięte więc zostaną kursy internetowe. WAŻNE: Opisane tabele zawierają wyłącznie zajęcia prowadzone przez pracownika dydaktycznego bez uwzględnienia przedmiotów koordynowanych. Aby zobaczyć wszystkie zajęcia przypisane pracownikowi zarówno jako osobie prowadzącej zajęcia, ale również jako ich koordynatorowi, w lewym menu należy wybrać pozycję. Nastąpi wtedy przejście do strony z pełnym wykazem zajęć pracownika (rys. 4): Rysunek 4: Strona z wykazem zajęć pracownika 5
KROK 4: WYŚWIETLANIE LISTY STUDENTÓW ZAPISANYCH NA ZAJĘCIA Rysunek 4 pokazuje przykład, w którym pracownik jest jednocześnie koordynatorem przedmiotu jak również prowadzącym zajęcia w wybranych grupach. Może on zatem zobaczyć wykaz studentów zapisanych na jego zajęcia (jako prowadzący grupę) oraz wyświetli listy wszystkich studentów zapisanych do pozostałych grup (jako koordynator). W pierwszej kolejności po otworzeniu strony z wykazem zajęć pracownika, należy wybrać właściwy rok akademicki (domyślnie wyświetla się bieżący rok). Następnie, aby wyświetlić konkretną listę studentów, należy kliknąć w odpowiednią grupę np. (rys. 4). Aby uzyskać listę wszystkich studentów zapisanych na przedmiot (tylko koordynator), należy wybrać pozycję lub (w ostatnim przypadku przy nazwiskach studentów dodatkowo znajdować się będzie nr grupy i nr indeksu) Po kliknięciu w daną grupę/pozycję nastąpi przejście do strony z listą studentów (rys. 5): Rysunek 5: Strona z listą studentów 6
UWAGA: W przypadku wystąpienia rozbieżności w listach studentów między danymi w USOS a stanem faktycznym, należy to niezwłocznie zgłosić do Sekcji Studenckiej. Przyczyną problemów mogą być w tym przypadku błędy popełnione przy studentów lub pracowników Sekcji Studenckich przy dokonywaniu rejestracji na zajęcia. Zaznaczenie kratki nad listą studentów umożliwia ustawienie wykazu wg własnych potrzeb (sortowanie wg nazwiska, imienia, nr albumu lub stanu aktywności) (rys. 6): Rysunek 6: Wybór kryteriów sortowania / eksport danych KROK 5: EKSPORT DANYCH DO ARKUSZA KALKULACYJNEGO Istnieje możliwość przesłania listy studentów do arkusza kalkulacyjnego (MS Excel lub Open Office Calc). Najeżdżając kursorem na ikonę (rys. 6) można uzyskać informację o dostępnych formatach eksportowanych plików (rys. 7): Rysunek 7: Eksport danych - informacja 7
EKSPORT PLIKU W FORMACIE [.CSV] Format [.csv] jest zgodny z programem MS Excel. Aby pobrać dane w tym formacie należy kliknąć na pozycję (rys. 6 i 7). Ukaże się następujące okno: Po naciśnięciu przycisku ukaże się widok z rys. 8: Rysunek 8: Wybór miejsca zapisu pliku Następnie należy zapisać plik w wybranym miejscu na dysku komputera (przycisk ). 8
KONWERTOWANIE PLIKU [.CSV] NA DOMYŚLNY FORMAT MS EXCEL [.XLS] Aby otworzyć przesłany plik, należy wyszukać go w wybranym uprzednio (podczas zapisywania) katalogu. Przykładowy arkusz obrazuje rys. 9: Rysunek 9: Lista studentów w formacie [.csv] arkusz MS Excel Otrzymany plik można dowolnie edytować (dodawać, zmieniać kolumny i rekordy). Poddany edycji arkusz może zawierać funkcje niezgodne z formatem [.csv], dlatego przy próbie zapisania dokonanych zmian pojawi się komunikat: Aby zapisać plik w domyślnym formacje MS Excel [.xls] z menu Plik należy wybrać pozycję : Pojawi się okno z rys. 10: 9
Rysunek 10: Okna zapisywania pliku wybór formatu pliku Przed zapisaniem pliku należy wskazać domyślny format skoroszytu MS Excel (rys. 10) i potwierdzić wybór przyciskiem. Plik (format [.xls]) zostanie zapisany w tym samym katalogu co poprzedni z formatem [.csv]. EKSPORT PLIKU W FORMACIE [.XML] Format pliku [.xml] jest zgodny z programem Open Office Calc oraz MS Excel (2003 i nowsze). Aby pobrać dane w tym formacie należy kliknąć na pozycję (rys. 6 i 7). Ukaże się następujące okno: 10
Po naciśnięciu przycisku ukaże się widok z rys. 11: Rysunek 11: Wybór miejsca zapisu pliku Następnie należy zapisać plik w wybranym miejscu na dysku komputera (przycisk ). KROK 6: OPUSZCZANIE SERWISU USOSWEB Po zakończeniu pracy w USOSweb należy się wylogować. Służy do tego przycisk (prawy górny róg ekranu) (rys.12): Rysunek 12: Wylogowywanie się z systemu USOSweb 11
II. KORZYSTANIE Z FUNKCJI U-MAIL DO CZEGO SŁUŻY U-MAIL U-MAIL służy do wysyłania wiadomości bezpośrednio z USOSweb do określonych grup adresatów. Wykładowca może np. wysłać informację do studentów zapisanych na jego zajęcia. Jest to możliwe dzięki gromadzeniu w bazie USOS adresów mailowych z domeną UW wszystkich studentów i pracowników UW. Z założenia U-MAIL ma przede wszystkim ułatwić kontakt elektroniczny pomiędzy wykładowcą a studentami oraz studentami między sobą w ramach wspólnych zajęć. Wiadomość można ponadto wysłać do każdej osoby wyszukanej w katalogu USOSweb, jak również na dowolny adres spoza UW. UWAGA: Z serwisu USOSweb można wyłącznie wysłać wiadomość. Wysłana wiadomość kierowana jest bezpośrednio do indywidualnych skrzynek pocztowych adresatów. Adresem zwrotnym jest adres mailowy nadawcy. Ewentualnych odpowiedzi należy więc szukać na własnym koncie pocztowym, a nie w serwisie USOSweb. WAŻNE: Funkcja U-MAIL nie pozwala na dołączania załączników. JAK OTWORZYĆ STRONĘ U-MAIL Przyciski funkcji U-MAIL znajdują się w różnych zakładkach USOSweb. Zostały one wyróżnione na rysunkach 3, 4 i 5 (str. 4, 5 i 6). Bez względu na to, z której zakładki rozpoczyna się wysyłanie wiadomości nastąpi przejście do tej samej strony U-MAIL. Ewentualna różnica to domyślne zaznaczenie grupy adresatów, w przypadku wysyłania wiadomości ze strony konkretnej grupy zajęciowej (rys. 5). Po wybraniu w lewym menu przycisku (rys 3) lub na stronie z rys. 4 lub 5 pozycji nastąpi przejście do strony U-MAIL (rys. 13): 12
Rysunek 13: Strona rozsyłania wiadomości zbiorowych: U-MAIL Aby dowiedzieć się więcej o funkcji U-MAIL, w górnej części strony należy wybrać pozycję. Poniżej znajduje się wykaz wiadomości wysłanych oraz ulubione grupy adresatów. Na przedstawionym rysunku obydwa wykazy są puste (U-MAIL nie był do tej pory używany). W celu uzyskania dodatkowych informacji o tworzeniu i modyfikacji ulubionych grupach adresatów, należy najechać kursorem na ikonę z rys. 14: Rysunek 14: Informacja dotycząca ulubionych grup adrsatów Aby utworzyć wiadomość, na stronie z rysunku 13, należy wybrać pozycję. Nastąpi przejście do pierwszego kroku funkcji U-MAIL: Wybór adresatów grupowych (rys. 15): 13
Rysunek 15: U-MAIL, krok 1. Wybór adresatów grupowych KROK 1: WYBÓR ADRESATÓW GRUPOWYCH Pierwsza czynność, przed sporządzeniem wiadomości, to wybór adresatów grupowych. Na stronie (rys. 15) domyślnie wyświetlone są wszystkie grupy prowadzone lub koordynowane przez wykładowcę w bieżącym roku akademickim. Przed ewentualnym wyborem konkretnej grupy zajęciowej jako adresatów wiadomości, należy wskazać odpowiednie kryterium wyboru (studentów tej grupy, (współ)prowadzących tę grupę lub do studentów oraz (współ)prowadzących tę grupę). Po wybraniu kryteriów wyboru należy kliknąć w kratkę przy konkretnej grupie zajęciowej (np. ) wskazując w ten sposób adresatów. 14
Aby przejść do kolejnego kroku, należy kliknąć na jednym z przycisków: (zapisywanie przyciskiem jest wymagane tylko w przypadku korzystania z menu bocznego) Warto zwrócić uwagę na lewe menu. Przy przejściu do kroku 1 zostało ono rozszerzone o wszystkie cztery czynności wykonywane przy sporządzaniu wiadomości. Można z niego korzystać w przypadku konieczności cofnięcia się do wcześniejszych punków procedury. W przypadku zamiaru wysłania wiadomości do studentów spoza własnych grup zajęciowych lub do dowolnych innych adresatów krok 1 należy pominąć i od razu przejść do następnego (przycisk: lub - rozszerzone lewe menu). KROK 2: WYBÓR ADRESATÓW INDYWIDUALNYCH Rysunek 16: U-MAIL, krok 2. Wybór adresatów indywidualnych 15
WYBÓR ADRESATÓW Z BAZY USOS U-MAIL umożliwia wyszukanie i dodanie do listy adresatów dowolnych adresów email, zarówno studentów jak i pracowników dydaktycznych, występujących w bazie USOS. Wystarczy w okienku: wprowadzić nazwisko (i ewentualnie imię), aby system wskazał osoby spełniające kryteria wyszukiwania (rys. 17): Rysunek 17: Wynik wyszukiwania Spośród wyników należy wybrać właściwą osobę. Dane poprawnie dodanego adresata (imię, nazwisko, email) będą widoczne w górnej części ramki Dodatkowi adresaci indywidualne osoby: W przypadku wybrania adresu niewłaściwej osoby należy skorzystać z przycisku (obok adresu email). DODAWANIE ADRESATÓW SPOZA UW W funkcji U-MAIL możliwe jest również dopisanie dowolnego adresu osoby, który nie występuje w bazie USOS (spoza UW). Służy do tego okienko: Konkretne adresy email (rys. 16). Aby dodać adresata, należy wprowadzić jego email: 16
Kolejne adresy można dopisać po przecinku lub w kolejnych wierszach. Po wprowadzeniu ewentualnych adresatów indywidualnych, można przejść do kroku trzeciego Edycja treści wiadomości. Służy do tego przycisk. KROK 3: EDYCJA TREŚCI WIADOMOŚCI Po przejściu do trzeciego kroku tworzenia wiadomości U-MAIL otworzy się strona z rys. 18: Rysunek 18: U-MAIL, krok 3. Edycja treści wiadomości W górnej części strony znajdują się przycisku umożliwiające wprowadzenie korekt w liście adresatów: i (przed użyciem w/w przycisków należy zapisać zmiany przycisk ). 17
Poniżej znajduje się bardzo przydatna funkcja zapisywania listy adresatów do ulubionych. Po wybraniu przycisku utworzona na potrzeby tej wiadomości lista adresów email zostanie zapisana. W przyszłości wybierając ją ze strony startowej U-MAIL (rys. 13) będzie można przesłać wiadomość z pominięciem kroku 1 i 2. Przykładowo zapisana grupa adresatów o nazwie grupa 1 będzie wyświetlona w następującej postaci (por. rys. 13): Kolejną funkcją udostępnioną przez U-MAIL jest możliwość wglądu do listy adresatów przycisk (rys. 18). Korzystając z tej funkcji można np. skopiować adresy email i wkleić do dowolnej aplikacji pocztowej, dzięki czemu pośrednictwo USOSweb przy wysyłaniu wiadomości zostanie pominięte. Tak operacja jest uzasadniona w przypadku konieczności wysłania, wraz z wiadomością, również załączników. Podczas kroku trzeciego należy przede wszystkim wprowadzić temat i treść wiadomości. Utworzono w tym celu dwa okna do edycji. Na rys. 18 wpisano przykładowy temat Kolokwium oraz rozpoczęto edycję wiadomości: Na najbliższych zajęciach.... Warto zwrócić uwagę na licznik możliwych do wprowadzenia znaków (tuż nad oknem wiadomości). W opisywanym przypadku można jeszcze wprowadzić 14970 znaków z 15000 możliwych ogółem (około czterech stron maszynopisu). Pod oknem edycji wiadomości znajdują się przyciski funkcyjne. Przycisk wykorzystuje się w przypadku konieczności powrotu do poprzednich kroków sporządzania wiadomości. Przycisk otwiera okno z treścią wiadomości, jaką uzyskają adresaci (zob. przykład na rys. 19): Rysunek 19: U-MAIL, krok 4. Podgląd i zatwierdzanie wiadomości 18
KROK 4. PODGLĄD I ZATWIERDZANIE WIADOMOŚCI Po wybraniu przycisku nastąpi przejście do czwartego, ostatniego kroku (rys. 19). Aby wysłać wiadomość, należy kliknąć. Wysłać wiadomość można również z pominięciem podglądu wybierając od razu przycisk (krok 3, rys. 18). W przypadku konieczności wprowadzenia korekt powrót do poprzednich kroków umożliwiają funkcje lewego menu: Po wysłaniu wiadomości nastąpi powrót do strony startowej U-MAIL (rys. 20, por. rys. 13): Rysunek 20: Strona rozsyłania wiadomości zbiorowych 19
Porównując rys. 20 z rys. 13 można zaobserwować pewne zmiany. Została utworzona jedna grupa adresatów o nazwie grupa 1. Poniżej widnieje wykaz wiadomości wysłanych lub oczekujących. Znajduje się w nim jedna wiadomość oczekująca na wysłanie, co znaczy, że została ona zakolejkowana w podsystemie wysyłania poczty i za parę minut zostanie dostarczona odbiorcom. Aby upewnić się, że wiadomość została wysłana, po krótkim czasie należy kliknąć w. Status nadania powinien zmienić się następująco: Aby przypomnieć sobie treść wysłanej wiadomości, należy kliknąć. W celu porządkowania konta, stare wiadomość można usunąć z wykazu. Służy do tego przycisk. OPUSZCZANIE SERWISU USOSWEB Po zakończeniu pracy w USOSweb należy się wylogować. Służy do tego przycisk (prawy górny róg ekranu) (rys.12): Rysunek 21: Wylogowywanie się z systemu USOSweb UWAGI DODATKOWE Należy unikać korzystania z opcji przeglądarki internetowej WSTECZ : lub (lewy górny róg ekranu). Taka operacja może spowodować cofnięcie wprowadzonych zmian. Alternatywę stanowią opcje menu serwisu USOSweb (powrót do swojej strony startowej umożliwia przycisk w górnym menu ). Do obsługi serwisu USOSweb zaleca się stosowanie przeglądarki Firefox. Można ją bezpłatnie pobrać ze strony http://www.firefox.pl/. ŻYCZYMY MIŁEJ PRACY W SYSTEMIE USOSWEB 20
DODATKOWA OPCJA USTAWIANIE PREFERENCJI Każdy zalogowany użytkownik może samodzielnie dokonać wyboru ustawień dotyczących wyświetlania poszczególnych zakładek serwisu USOSweb. Między innymi istnieje możliwość określenia liczby jednocześnie wyświetlanych wierszy w listach (np. 30 czy 100, a może 500 studentów jednocześnie domyślnie ustawiono 30) i ustawienia opcji dotyczących informacji wyświetlanych na planie zajęć (np. czy wyświetlać godzinę zakończenia zajęć, czy wyłącznie rozpoczęcia) itp. Aby dokonać wyboru własnych ustawień w lewym menu należy wybrać (wskazany przycisk znajduje się na stronie startowej każdego użytkownika rys. 3, jak również na niektórych innych zakładkach rys. 4, 13, 15, 16, 18). Nastąpi wtedy przejście do strony wyboru preferencji (rys. 22): Rysunek 22: Strona Moje preferencje Na stronie definiowania indywidualnych ustawień dostępne są następujące pozycje: 1. Preferencje o zasięgu globalnym*: a. Domyślna liczba wierszy tabeli na jednej stronie, b. Preferowany sposób sortowania, c. Ulubione jednostki organizacyjne, d. Preferowany format planów zajęć, e. Opcje wyświetlania planu. Co domyślnie pokazywać, f. Zawsze pokazuj na planie poniższy przedział godzin, g. Ustawienia dynamicznych list wyboru (selektorów). 21
2. Preferencje w konkretnych modułach: a. Dla pracowników Protokoły: Domyślna widoczność widoków/ filtrów, b. Lista przedmiotów: To ustawienie wpływa na sposób wyświetlania listy przedmiotów w wyszukiwarkach c. Plan zajęć studenta, d. Widoczność zdjęcia. *Zasięg globalny oznacza, że dane ustawienia preferencji mają zastosowanie we wszystkich częściach USOSweb. Preferencje w konkretnych modułach są związane ściśle z funkcjonalnością danego modułu, więc dotyczą już tylko jego. Wszystkie rodzaje ustawień preferencji są szczegółowe opisane w omawianej zakładce, co przykładowo przedstawia rys. 22. Widoczna jest na nim pierwsza preferencja o zasięgu globalnym: Domyślna liczba wierszy tabeli na jednej stronie. Ustawienie to dotyczy min. omawianych w tym podręczniku list studentów zapisanych do grupy zajęciowej. Wybór jednej z przedstawionych opcji: powoduje, że na jednej stronie będzie wyświetlana wskazana liczba studentów (domyślne ustawienie to 30 wierszy). Przykład: Przy wskazaniu pozycji każda strona dowolnej listy/wykazu będzie się kończyć po 10 kolejnych wierszach (rys. 23): Rysunek 23: Przykład lista, 10 wierzy na jednej stronie Aby wyświetlić kolejne strony wykazu, należy skorzystać z przycisków przełączania listy przód/tył:. 22