Instrukcja rejestrowania na portalu eraport Podmiot Ekonomii Społecznej Na portalu erpes.pl http://erpes.pl znajduje się formularz, umożliwiający rejestrację nowych użytkowników będących przedstawicielami następujących rodzajów organizacji: 1. Podmiotów ekonomii społecznej: a) spółdzielni socjalnych, b) zakładów aktywności zawodowej, c) centrów integracji społecznej, d) klubów integracji społecznej, e) organizacji pozarządowych mogących prowadzić działalność gospodarczą, 2. Ośrodków wsparcia ekonomii społecznej (OWES). Wskazówki dotyczące rejestracji tych organizacji przez użytkowników zawarte zostały w części I instrukcji. 3. Jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego lub administracji publicznej. Wskazówki dotyczące rejestracji tych organizacji przez użytkowników zawarte zostały w części II instrukcji. Strona 1 z 12
Część I Pięć kroków do rejestracji podmiotów ekonomii społecznej i OWES na portalu erpes.pl KROK 1. Przechodzimy do działu Logowanie, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu Po kliknięciu linku Logowanie otworzy się okno umożliwiające dokonanie rejestracji. KROK 2. Klikamy Pojawi się nowe okno, w którym należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, oznaczone symbolem gwiazdki *. Strona 2 z 12
W sekcji Nowe konto użytkownika należy wypełnić następujące pola: Login podajemy nazwę użytkownika, która będzie używana do logowania; Hasło definiujemy hasło, składające się z minimalnie 8 znaków, którym chcemy posługiwać się podczas logowania; Powtórz hasło wpisujemy powtórnie zdefiniowane we wcześniejszym polu hasło; Imię; Nazwisko; Tel. podajemy telefon kontaktowy użytkownika; E-mail podajemy adres mailowy użytkownika, pod którym będzie kontaktował się administrator w przypadku np. korekty wprowadzonych danych; jeżeli wybrany adres już istnieje, należy wskazać inny; Typ z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni typ jednostki, którą rejestrujemy: Uwaga: jeśli użytkownik nie wypełni pól obowiązkowych, tj. oznaczonych gwiazdką, nie będzie mógł przejść do dalszej części formularza rejestracyjnego. Program podświetli pola wymagane do uzupełnienia: Uwaga: należy zadbać o wpisanie aktualnych i faktycznie używanych danych kontaktowych (nr telef., e-mail), które będą używane przez administratora portalu do kontaktu z użytkownikiem. Aktualny adres jest niezbędny także w przypadku uruchomienia procedury odzyskiwania hasła (po kliknięciu przycisku Zapomniałem hasła ). Strona 3 z 12
Wybieramy przycisk, znajdujący się pod sekcją Nowe konto użytkownika oraz opcjonalnie (w formie tzw. przycisku pływającego) u dołu ekranu, w części środkowej. KROK 3. Pojawia się kolejna sekcja Dane użytkownika podmiotu ekonomii społecznej lub Dane użytkownika OWES, w której określamy: 1. Kompletne dane reprezentowanego przez użytkownika podmiotu/ośrodka: Nazwa podajemy pełną nazwę podmiotu/ośrodka; Nazwa miejscowości wpisujemy nazwę miejscowości, w której znajduje się siedziba reprezentowanego podmiotu/ośrodka; 2. Jednostkę podziału terytorialnego, zgodnie z lokalizacją podmiotu/instytucji województwo, powiat, gminę: Uwaga: istnieje możliwość wyboru tylko województwa lub tylko województwa i powiatu/powiatów. Zalecamy uzupełnianie danych nt. jednostki podziału terytorialnego w następującej kolejności: Województwo Powiat/powiaty (w przypadku OWES wzięto po uwagę, iż ośrodki te obejmują wsparciem podmioty zlokalizowane w różnych powiatach, stąd istnieje możliwość wyboru więcej niż jednego powiatu w tym celu należy nacisnąć klawisz CTRL, a następnie zaznaczyć właściwe powiaty) Strona 4 z 12
Gmina 3. Adres podmiotu/instytucji uzupełniamy ulicę, nr bloku, nr lokalu, kod pocztowy, adres do korespondencji, nazwy i adresy oddziałów, filii i jednostek podległych: 4. Dodatkowe informacje dotyczącej formy prawnej np. gdy podmiot prowadzony jest przez inną organizację czy jednostkę samorządu terytorialnego, można wprowadzić stosowną informację w pole: 5. Czy organizacja jest zobowiązana do samodzielnego sporządzania sprawozdania finansowego zaznaczamy na liście rozwijanej odpowiedź TAK lub NIE : Strona 5 z 12
6. Czy organizacja ma numer KRS: Jeśli organizacja nie ma numeru KRS, klikamy w wówczas nie jest wymagane wpisanie daty rejestracji w KRS oraz numeru KRS (pola te nie są aktywne). Jeśli organizacja ma numer KRS i pole pozostaje niezaznaczone, wypełniamy poniższe pola: Uwaga: podobną operację wykonujemy w punkcie 7, 8, 11. 7. Numer NIP: 8. Numer REGON: 9. Adres e-mail: 10. Adres strony internetowej: Strona 6 z 12
11. Informację na temat statusu OPP (jeżeli organizacja nie ma statusu OPP, pole służące do wpisania danych uzyskania statusu OPP nie jest aktywne): 12. Informacje opisowe (wpisany tekst może mieć maksymalnie 65 535 znaków) na temat działalności podmiotu, w tym: misja (chodzi o ogólną charakterystykę misji i celów działania opis celów, których osiągnięcie jest istotne w dłuższej i krótszej perspektywie); terytorialny obszar działalności (wskazujemy, jaki obszar w sensie podziału administracyjnego jest obsługiwany przez jednostkę; z jakich obszarów organizacja przyjmuje klientów/podopiecznych); grupy docelowe (opisujemy adresatów działalności organizacji typy podmiotów, instytucji lub osób, do których kierowana jest działalność, np. osoby niepełnosprawne, dzieci, osoby długotrwale bezrobotne, instytucje samorządowe, organizacje trzeciego sektora itp.; warto także w miarę możliwości scharakteryzować strukturę adresatów działalności, np. ze względu na płeć, wiek lub specyficzne potrzeby); bieżąca działalność podmiotu (na jakich założeniach opiera się i na czym polega aktualna działalność organizacji); produkty i usługi (jakiego rodzaju usługi, produkty lub świadczenia organizacja oferuje osobom lub instytucjom z grup docelowych); źródła finansowania (opis sposobów pozyskiwania środków na działalność); aktualnie realizowane programy i projekty (np. finansowane ze środków UE, z budżetu centralnego, we współpracy z innymi organizacjami itp.); kadra i pracownicy (charakterystyka osób, które obecnie pracują w organizacji, np. ze względu na ich kompetencje, posiadane specjalizacje itp.); dokumenty opisujące działalność Państwa podmiotu (w pole warto wstawić odnośniki do stron internetowych opisujących działalność podmiotu). 13. Informację, czy organizacja aktualnie prowadzi działalność, rok założenia, rozpoczęcia, zakończenia działalności: Strona 7 z 12
Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk, znajdujący się w lewej dolnej części sekcji oraz dostępny opcjonalnie (w formie tzw. przycisku pływającego ) u dołu ekranu, w części środkowej. KROK 4. Przystępujemy do wypełnienia ankiety kondycji PES (w przypadku OWES ankiety wsparcia ekonomii społecznej) za bieżący rok lub wybieramy przycisk, znajdujący pod ankietą kondycji PES oraz opcjonalnie (w formie tzw. przycisku pływającego) u dołu ekranu, w części środkowej. Uwaga: wypełnienie ankiety kondycji PES/wsparcia ekonomii społecznej jest możliwe w dowolnym momencie, po zalogowaniu na portal erpes.pl. Wszystkie dane wprowadzone do ankiety można w miarę potrzeb i zmieniającej się sytuacji podmiotu aktualizować. Wszystkie dane wprowadzone do ankiety rejestracyjnej będą widoczne dla wszystkich użytkowników portalu w bazie adresowej. KROK 5. Kończymy rejestrację i oczekujemy na akceptację przez administratora: Gdy proces akceptacji jest w toku, próby logowania nie powiodą się. Pojawi się wówczas komunikat: Konto ma pełną funkcjonalność po uzyskaniu akceptacji administratora. Proces akceptacji trwa mniej więcej 1 2 dni roboczych. Strona 8 z 12
Część II Pięć kroków do rejestracji jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego lub administracji publicznej na portalu erpes.pl KROK 1. Należy postępować analogicznie jak w przypadku podmiotów ekonomii społecznej i OWES (opisano w części I.). KROK 2. Należy postępować analogicznie jak w przypadku podmiotów ekonomii społecznej i OWES (opisano w części I.). KROK 3. W sekcji Dane użytkownika jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego lub administracji uzupełniamy następujące dane: 1. Nazwa podajemy pełną nazwę instytucji; 2. Jednostka podziału terytorialnego, zgodnie z lokalizacją podmiotu/instytucji województwo, powiat, gmina: 3. Rodzaj jednostki w zależności od wybranej jednostki podziału terytorialnego, którą reprezentowana instytucja obejmuje swym działaniem, użytkownik może zaznaczyć jeden ze zdefiniowanych typów instytucji: na poziomie województwa: urząd marszałkowski, wojewódzki urząd pracy, regionalny ośrodek polityki społecznej (nie jest wówczas aktywna lista powiatów ani gmin): Strona 9 z 12
na poziomie powiatu (po uprzednim wskazaniu województwa) wybieramy spośród następujących typów instytucji: urząd miasta, starostwo powiatowe, powiatowe centrum pomocy rodzinie, miejski ośrodek pomocy rodzinie, powiatowy urząd pracy (nie jest pokazywana lista gmin). W przypadku PUP istnieje możliwość wyboru więcej niż jednego powiatu w tym celu należy nacisnąć klawisz CTRL, a następnie dokonać wyboru powiatów: na poziomie gminy (po uprzednim wskazaniu województwa i powiatu) wybieramy spośród następujących typów instytucji: urzędy gmin, miejski ośrodek pomocy społecznej miejsko-gminny ośrodek pomocy społecznej i gminny Ośrodek Pomocy Społecznej: Uwaga: istnieje możliwość wyboru tylko województwa lub tylko województwa i powiatu/powiatów. Zalecamy uzupełnianie danych nt. jednostki podziału terytorialnego w następującej kolejności: Strona 10 z 12
Województwo Powiat/powiaty (w przypadku PUP wzięto po uwagę, iż mogą one jednocześnie obejmować teren powiatu i miasta na prawach powiatu) Gmina Uwaga: w przypadku instytucji pomocy społecznej zastosowano nazewnictwo zbieżne z rozwiązaniem przyjętym w ustawie o pomocy społecznej. Stąd, wybierając typ instytucji, którą reprezentuje użytkownik, prosimy kierować się faktycznym zasięgiem działalność organizacji, a nie wprost jej nazwą. 4. Adres podmiotu/instytucji wpisujemy ulicę, nr bloku, nr lokalu, kod pocztowy, adres do korespondencji, nazwy i adresy oddziałów, filii i jednostek podległych: 5. Numer NIP: Jeśli organizacja nie ma numeru NIP, klikamy w wówczas nie jest wymagane wpisanie numeru NIP (pole nie jest aktywne). Jeśli organizacja ma numer NIP i oznaczyliśmy, wypełniamy poniższe pole: Uwaga: podobną operację wykonujemy w kolejnym punkcie. 6. Numer REGON: Strona 11 z 12
7. Adres e-mail: 8. Adres strony internetowej: Po uzupełnieniu formularza wybieramy przycisk znajdujący się w lewej dolnej części sekcji oraz dostępny opcjonalnie (w formie tzw. przycisku pływającego) u dołu ekranu, w części środkowej. KROK 4. Przystępujemy do wypełnienia ankiety dotyczącej współpracy i wsparcia ekonomii społecznej za bieżący rok lub wybieramy przycisk, znajdujący pod ankietą oraz opcjonalnie (w formie tzw. przycisku pływającego) u dołu ekranu, w części środkowej. Uwaga: wypełnienie ankiety kondycji dotyczącej współpracy i wsparcia ekonomii społecznej jest możliwe w dowolnym momencie po zalogowaniu na portal erpes.pl. KROK 5. Kończymy rejestrację i oczekujemy na akceptację przez administratora: Gdy proces akceptacji jest w toku, próby logowania nie powiodą się. Pojawi się wówczas komunikat: Konto ma pełną funkcjonalność po uzyskaniu akceptacji administratora. Proces akceptacji trwa mniej więcej 1 2 dni roboczych. Strona 12 z 12