LEGISLATOR Tworzenie prostego aktu prawnego Data dokumentu:24 maja 2013 Wersja: 1.2 Autorzy: Piotr Jegorow, Paweł Jankowski
Zawartość Wprowadzenie... 3 Podstawowe zasady tworzenia aktów przy pomocy aplikacji... 8 Tworzenie aktów prawnych bezpośrednio w aplikacji... 9 Dane metrykowe... 9 Publikacja aktu w Dzienniku Urzędowym...11 Metadane aktu na potrzeby publikacji w Bazie Aktów Własnych...11 Logika (sposób) tworzenia dokumentów...12 Notatki...13 Tworzenie aktu...15 Dodawanie podpisów pod aktem...19 Zapisanie dokumentu...21 Dodawanie załączników...22 Elementy dodatkowe...24 Podpisanie i wysyłka aktu do publikacji...26 Tworzenie aktu na podstawie dokumentu utworzonego w MS Word / Oo Writer...31 Strona 2 z 35
Wprowadzenie Z dniem 1.01.2012 r. weszły w życie zmiany przepisów dotyczących przekazywanych do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym aktów prawnych. Nowe uwarunkowania zawarte są w niżej wymienionych aktach prawnych: 1) Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011r. Nr 197 poz. 1172), zwana dalej ustawą, 2) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. z 2011r. Nr 289, poz. 1699), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych, 3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 października 2011 r. w sprawie określenia wzoru graficznego winiety dzienników urzędowych oraz pierwszej i ostatniej strony Dziennika Urzędowego Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski B, a także wzoru okładek i strony tytułowej załączników do tego dziennika urzędowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 214, poz. 1269), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie winiet. Głównymi zmianami wynikającymi z ustawy są: 1) Oryginał aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w dzienniku urzędowym ma postać dokumentu elektronicznego (art. 15 ust.1 ustawy), 2) Oryginał wojewódzkiego dziennika urzędowego jest w postaci elektronicznej (art. 2a ustawy). Jednym z celów wprowadzenia ww. zmian jest skrócenie czasu pomiędzy przyjęciem aktu przez redakcję dziennika, a jego ogłoszeniem. Realizacja ww. możliwa jest jedynie wówczas gdy przekazywane do ogłoszenia akty są zgodne z rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych. Mając powyższe na uwadze poniżej przekazuję informacje dot. sposobu przygotowywania i przekazywania do ogłoszenia aktów prawnych zgodnie z wymaganiami obecnie obowiązującymi. Stosowanie się do poniższych wytycznych ma na celu zapewnienie zarówno prawidłowego sporządzania aktów prawnych podlegających ogłoszeniu w wojewódzki dzienniku urzędowym, jak również zapewnienie prawidłowej, bezproblemowej realizacji procesu przyjmowania aktów do ogłoszenia oraz procesu wydawania dziennika urzędowego w postaci elektronicznej (ogłaszania aktów). Sporządzenie aktów podlegających ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym: 1. Dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty prawne, podlegające ogłoszeniu, zgodnie z 3 ust.1 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, sporządza się w formacie XML w postaci tekstu strukturalnego, z zachowaniem wymogów określonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia. Utworzenie takiego aktu możliwe jest przy użyciu dedykowanego edytora aktów prawnych XML (np.: edytor EDAP MSWiA, Edytory Aktów Prawnych XML ABC PRO) 2. Załączniki do aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym, zgodnie z 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych mogą być sporządzane w postaci: 1) pliku XML o strukturze specyficznej dla danego rodzaju załącznika wraz ze schematem zdefiniowanym w formacie XSD oraz wygenerowaną na podstawie tego pliku wizualizacją w formacie PDF zgodnym z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanymi dalej minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych ww. wymagania spełnia każdy załącznik (nie będący załącznikiem binarnym), tworzony bezpośrednio w Edytorze Aktów Prawnych XML ABC PRO; Strona 3 z 35
2) pliku XML w jednym z formatów określonych w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych, którego postać: a) umożliwia konwersję do pliku PDF, b) umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu; 3) pliku PDF generowanego w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu. Z przytoczonej treści 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych wynika, że załączniki do aktów podlegających ogłoszeniu, z technicznego punktu widzenia, mogą być przygotowywane w praktyce na dwa sposoby: 1) jako załączniki utworzone bezpośrednio w edytorze aktów prawnych XML (w przypadku EAP XML Legislator zakładka Wstawianie: opcje Załącznik lub Wyspa) 2) jako załączniki binarne -tylko i wyłącznie w postaci przeszukiwalnego pliku PDF, w formacie A4, z zachowaniem zasad dotyczących formatowania i nagłówka załącznika określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzania w sprawie wymagań technicznych (o czym szerzej jest mowa poniżej). Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF: Mając na uwadze to, że redakcje dziennika nie mają możliwości ingerencji w treść załącznika binarnego w postaci pliku PDF, w przypadku przekazywania do ogłoszenia takiego załącznika, musi on spełniać następujące wymagania określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych: a) załącznik musi mieć ustawiony margines górny co najmniej na 25 mm. W nagłówku załącznika przekazywanego do ogłoszenia organ wydający akt, nie może umieszczać żadnych informacji (tam ma pozostać miejsce na nagłówek dodawany w redakcji), b) w stopce załącznika przekazywanego do ogłoszenia również nie mogą znajdować się żadne informacje. W szczególności nie należy umieszczać tam informacji o numerach stron nie będą się one bowiem wówczas zgadzały z numerami stron publikowanej pozycji w dzienniku, c) marginesy boczne załącznika mają być ustawione na 18 mm, d) wymagania dot. czcionki: Times New Roman, 11 pkt, e) w prawym górnym rogu pierwszej strony załącznika należy zamieścić standardową informację o numerze załącznika, formie prawnej, numerze aktu, organie wydającym oraz dacie aktu. Strona 4 z 35
Poniżej przykład poprawnie sformatowanego załącznika binarnego w PDF: Z powyższego wynika, że w przypadku przekazywania załączników do aktu w postaci plików binarnych w formacie PDF, winny być one sformatowane ściśle wg zasad określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych. Strona 5 z 35
Przekazywanie załączników w postaci plików XML: Równocześnie należy mieć na uwadze, że załączniki można przekazywać wraz z aktem głównym w postaci plików XML (zgodnie z par.5 ust.1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych) taki sposób tworzenia i przekazywania załączników umożliwia Legislator/ ETJ XML. Rozwiązaniem rekomendowanym jest przekazywanie załączników w postaci plików XML (tworzonych bezpośrednio w Edytorze). Wynika to z dwóch zasadniczych powodów: - po pierwsze dlatego, że wbrew pozorom, przygotowanie załączników w formacie XML jest de facto znacznie łatwiejsze aniżeli w PDF (w przypadku PDF zachodzi bowiem konieczność odpowiedniego sformatowania załącznika, etc.); - po drugie dlatego, ponieważ system e-dziennik używany przez Redakcję Dziennika Urzędowego, wyposażony jest w specjalne mechanizmy pozwalające na automatyzację prac redakcyjnych w oparciu o pliki w formacie XML, co w efekcie pozwala na znaczące usprawnienie prac redakcyjnych i tym samym daje możliwość skrócenia do absolutnego minimum, czasu oczekiwania na ogłoszenie aktu w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Przekazywanie załączników w formacie większym aniżeli A-4: Biorąc pod uwagę specyfikę i szczególny charakter niektórych rodzajów załączników, co sprawia, że prawidłowe ich sporządzenie w standardowo wymaganym formacie A-4 nie jest możliwe, zgodnie z dyspozycją zawartą w 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, Wojewoda może dopuścić aby załączniki do: a) uchwał w sprawie uchwalenia budżetu (wraz ze zmianami), b) sprawozdań finansowych, - były przekazywane do publikacji w formacie A3 Rekomendowanym rozwiązaniem, w przypadku tabel wielokolumnowych, jest stosownie orientacji poziomej dla A4, co w konsekwencji pozwala na uzyskanie szerokości tabeli o rozmiarach jak w A3. W odniesieniu do zdecydowanej większości tabel takie rozwiązanie powinno okazać się wystarczające. Stosownie formatu A3 dopuszcza się wyłącznie w odniesieniu do tabel, których nie da się umieścić na stronie w formacie A4 w orientacji poziomej jedynie bowiem w takim przypadku zachodzi konieczność zastosowania formatu A3 i orientacji poziomej (przypadki bardzo rzadkie). Uwaga: Należy zważyć na fakt, że w tabelach budżetowych zasadniczym problemem jest szerokość tabeli nie ich długość. Tak więc, w wypadku gdy wykorzystamy A3 w pionie, czy A4 w poziomie, to dla rozmiaru obszaru roboczego (możliwej szerokości tabeli) praktycznie nie ma różnicy, ale przy drukowaniu różnica jest ogromna, gdyż w przypadku A4 w poziomie tabelę o szerokości A3 możemy nadal wydrukować na kartce w formacie A4 dlatego też takie właśnie rozwiązanie jest rekomendowane, natomiast możliwość zastosowania formatu A3 dopuszczalna jest jedynie w nadzwyczajnych, uzasadnionych przypadkach (w przypadku orientacji strony A3 w poziomie, możemy umieścić na niej tabele o naprawdę dużej liczbie kolumn np. rozbudowane wieloletnie prognozy finansowe). Plany zagospodarowania przestrzennego: Dodatkowo organ wydający dziennik może dopuścić dołączanie do uchwał w sprawie zagospodarowania przestrzennego map w postaci oryginalnych plików graficznych - jako załącznik binarne. W praktyce oznacza to, że nie ma konieczności dzielenia oryginalnego planu zagospodarowania na obrazki w formacie A4. W takim wypadku dopuszcza się zatem możliwość włączenia w treść aktu prawnego planu zagospodarowania przestrzennego w postaci załącznika binarnego powyższe jest możliwe do wykonania w bardzo łatwy sposób przy użyciu Edytora XML. Strona 6 z 35
Uwaga: Włączane do załącznika aktu prawnego w XML pliki zewnętrzne (np. w przypadku map będą to najczęściej pliki w formacie JPG, SVG), jako włączone w treść aktu elementy zewnętrzne, są przechowywane w osobnych dokumentach elektronicznych, i co bardzo istotne - są w takim przypadku opatrywane podpisem elektronicznym w momencie podpisywania całego aktu. Tym samym taki sposób realizacji spełnia wymagania wynikające z przepisów rozporządzenia w sprawie warunków technicznych - jest zgodny z wymaganiami określonymi w 4 ust.2 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych oraz 2 ust. 4 załącznika nr i 2 pkt 6 załącznika Nr 3 do cyt. rozporządzenia. Podpis elektroniczny znakowanie czasem: Zgodnie z postanowieniami 6 rozporządzenia, akty przekazywane do ogłoszenia mają być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Od 01.01.2012 r. zgodnie z formatem zapisu określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, może to być podpis XADES-BES (bez znacznika czasu). UWAGA Podpis elektroniczny złożony pod dokumentem musi być tożsamy z wizualizacją tego podpisu. Innymi słowy jeżeli pod dokumentem widnieje podpis np.: przewodniczącego rady, dokument elektroniczny musi być również podpisany przez przewodniczącego rady. W innym wypadku powstaje niezgodność pomiędzy informacją wyświetlaną (podpis przewodniczącego) z faktycznym podpisem złożonym pod dokumentem elektronicznym. Strona 7 z 35
Podstawowe zasady tworzenia aktów przy pomocy aplikacji Legislator pozwala na utworzenie dokumentu w formacie XML zgodnego z obowiązującymi przepisami, wykorzystując sposób tworzenia dokumentu znany ze standardowych aplikacji biurowych. Jednak, aby powstały dokument XML był w pełni prawidłowy należy pamiętać o kliku, następujących warunkach: 1. Podpis pod dokumentem informacja o osobach podpisujących się pod dokumentem (nie chodzi tutaj o podpis elektroniczny). Jeżeli po przeklejeniu aktu Legislator nie rozpoznał podpisu lub jest to podpis złożony (kilka osób np.: przy porozumieniu) wtedy nie przeklejamy podpisów dodajemy je ręcznie wybierając opcję Podpis z zakładki Jednostki < zobacz: Dodawanie podpisów pod aktem > 2. Przypisy dolne można tworzyć tylko i wyłącznie z poziomu aplikacji. Przeklejenie tekstu zawierającego przypisy dolne spowoduje wprowadzenie treści przypisów w treści aktu gdzie wystąpił przypis. < zobacz: Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.> 3. Metryka dokumentu jeżeli chcesz zastosować niestandardową metrykę dokumentu, lub po przeklejeniu treści aktu wraz z metryką Legislator nie rozpoznaje metryki, wprowadź dane do metryki z poziomu zakładki Narzędzia główne Metadane dokumentu lub wykorzystaj opcję ukrywania standardowej metryki 4. Zadbaj o to aby przeklejana treść aktu była odpowiednio sformatowana w aplikacji, z której jest kopiowana (MS Word / Oo Writer). Legislator wklei skopiowaną treść z wszystkimi znakami formatowania tekstu (znaki nowej linii Shift+Enter, podziały sekcji i podziały strony, przenoszenie do nowej linii poprzez wstawienie kilku / kilkunastu pustych spacji). Jeżeli kopiowany tekst był formatowany przy użyciu tych elementów (zamiast przy użyciu np.: twardych spacji Ctrl+Shift+Spacja, wklejony akt może różnić się formatowaniem od oryginału. 5. Zgodność tworzonego aktu z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej". Legislator dba o to aby tworzony akt był zgodny z powyższym rozporządzeniem. Przeklejenie do aplikacji aktu niezgodnego z rozporządzeniem może spowodować, że wygenerowany XML nie będzie prawidłowy, a co za tym idzie późniejsza jego nowelizacja może okazać się utrudniona lub wręcz niemożliwa. UWAGA Jeżeli akt utworzony w WORD / Writer po przeklejeniu do Legislatora wygląda nieprawidłowo, w pierwszej kolejności przeklej go do notatnika, a następnie zawartość notatnika przeklej do Legislatora. W przypadku gdy taki akt zawiera również tabele lub obrazki przeklejamy go stopniowo przeklejając tabele i obrazki do Legislatora bezpośrednio z WORD / Writer z pominięciem notatnika. Strona 8 z 35
Tworzenie aktów prawnych bezpośrednio w aplikacji Aplikacja pozwala na tworzenie dowolnych typów aktów prawnych. Cykl tworzenia aktu prawnego zamyka się w kilku poniższych krokach: a) Uzupełnienie danych metrykowych, b) Wprowadzenie treści aktu prawnego (dowolnie złożonego, przy wykorzystaniu dowolnej ilości jednostek redakcyjnych), c) Dodanie ewentualnych załączników (obsługa również załączników binarnych), d) Zapisanie aktu prawnego, e) Podpisanie aktu podpisem elektronicznym i wydruk wersji papierowej, f) Przekazanie aktu do publikacji w Dzienniku Urzędowym (bezpośrednio z poziomu aplikacji Legislator przy użyciu dedykowanego modułu komunikacyjnego). Dane metrykowe Tworzenie nowego aktu prawnego rozpoczynamy od wprowadzenia danych metrykowych. Ze strony startowej wybieramy Nowy akt prawny: Następnie określamy: a) Forma prawna dokumentu (wybór z listy dostępnych typów aktów prawnych), b) Autor dokumentu - organ wydający akt prawny (wybór z listy, na podstawie organów wydających zdefiniowanych w systemie Legislator), c) Data aktu prawnego pole niewymagane (można uzupełnić np.: po sesji), d) Numer aktu prawnego jw., e) Status aktu prawnego domyślnie projekt (po podpisaniu aktu prawnego podpisem elektronicznym status zostanie zmieniony na Podpisany), f) Przedmiot regulacji - tytuł aktu prawnego. Strona 9 z 35
Przykładowo wypełniona metryka powinna wyglądać tak Dodatkowo przechodząc na kolejne zakładki mamy możliwość zdefiniowania dodatkowych informacji. Informacje te nie są wymagane w celu utworzenia aktu. Można je uzupełnić w oknie metryki lub w momencie publikacji aktu w BAW. Strona 10 z 35
Publikacja aktu w Dzienniku Urzędowym Pozwala na określenie danych dotyczących publikacji w Dzienniku Urzędowym: Metadane aktu na potrzeby publikacji w Bazie Aktów Własnych Pozwala na określenie haseł skorowidza, zbioru w jakim akt ma być opublikowany, oraz ewentualne relacje z innymi aktami opublikowanymi w BAW Strona 11 z 35
Logika (sposób) tworzenia dokumentów Przed ostatnia opcja metryki pozwala na ustawienie sposobu tworzenia (interpretacji) dokumentów w XML: 1) Logika dodawania elementów pozwala na ustawienie czy Legislator ma automatycznie wprowadzać kolejne jednostki redakcyjne po przejściu do kolejnego akapitu (ENTER), czy też użytkownik sam będzie określał jaką jednostkę redakcyjną dodaje (opcje używana tylko przy tworzeniu aktów bezpośrednio w aplikacji, przy przeklejaniu gotowych treści dokumentów z innych edytorów ustawienie opcji nie ma znaczenia); 2) Logika i art. pozwala na określenie czy w tworzonym dokumencie paragrafy i artykuły maja być pisane od lewej strony czy wyśrodkowane; 3) Włącz sprawdzanie pisowni domyślnie opcja sprawdzania pisowni jest włączona; 4) Sprawdź pisownię w trakcie pisania domyślnie opcja jest wyłączona; 5) Domyślny krój czcionki pozwala na zdefiniowanie czcionki jaka zostanie użyta w całym dokumencie; 6) Domyślna wielkość czcionki pozwala na ustawienie wielkości czcionki; 7) Pozwalaj na stosowanie akapitów opcja tylko dla zaawansowanych użytkowników. Pozwala na tworzenie aktów prawnych, które oprócz standardowych jednostek redakcyjnych zawierają elementy opisane w akapitach. Domyślnie opcja jest wyłączona co wymusza tworzenie aktów zgodnie z zasadami techniki prawodawczej.; 8) Pozwalaj na stosowanie akapitów w załącznikach załączniki do aktów prawnych w większości nie trzymają się ram, w których tworzone są same treści aktów. Występują w nich tabele, mapy, inne elementy opisowe, które wymuszają umożliwienie stosowania akapitów w celu ich prawidłowego utworzenia. Domyślnie opcja jest włączona. Zaleca się wyłączenie tej opcji i zastosowanie formatowania (Narzędzia główne Zastosuj formatowanie) dla załączników posiadających budowę typowych aktów, tj.: regulamin, statut, itp. 9) Nie rozpoznawaj jednostek redakcyjnych w załącznikach po włączeniu tej funkcji cała treść załączników przyjmie formatowanie jak dla elementu akapit. Wszystkie jednostki redakcyjne użyte w załącznikach zostaną zapisane w XML jako akapity. Strona 12 z 35
10) Używaj rozpoznawania podstawy prawnej pozwala na automatyczne rozpoznawanie przepisów stanowiących podstawę prawną tworzonego aktu prawnego, wprowadzanie do treści aktu pełnego tytułu rozpoznanej ustawy/rozporządzenia (wraz ze wszystkimi adresami publikacyjnymi) oraz zapewnienie bezpośredniego dostępu do treści rozpoznanych aktów 11) Dodaj stronę z listą podpisów elektronicznych do PDF opcja tylko dla zaawansowanych użytkowników. W pliku PDF aktu dodawana jest strona z informacjami o podpisach elektronicznych złożonych na dokumencie. UWAGA Jeżeli wprowadzimy dane dot. publikacji aktu w dzienniku oraz w BAW, to przy publikacji aktu w BAW dane te zostaną wprowadzone na formularz publikacji automatycznie. Notatki Ostatnia opcja umożliwia dodanie notatek dla wybranego aktu. Strona 13 z 35
Każdy użytkownik przeglądający wybrany akt posiada możliwość stworzenia własnej notatki, która może być edytowana bądź też usunięta TYLKO I WYŁĄCZNIE przez osobę która ją stworzyła. Po zatwierdzeniu wprowadzonych informacji przyciskiem Zastosuj, otrzymujemy następujący widok. Strona 14 z 35
Tworzenie aktu Po zastosowaniu danych metrykowych zostanie otwarte okno tworzenia nowego projektu aktu prawnego: UWAGA Zalecamy zmianę danych metrykowych poprzez wywołanie opcji Metadane dokumentu dostępnej z poziomu zakładki narzędzia główne. Edytowanie metryki w widoku projektu może spowodować jej niepoprawne zapisanie w pliku XML. Dokument aktu tworzymy bezpośrednio w widoku edycji. Tworząc poszczególne jednostki redakcyjne z poziomu zakładki Jednostki lub wpisując je ręcznie. Strona 15 z 35
W pierwszej kolejności wpisujemy podstawę prawną słowa Na podstawie zostaną automatycznie dodane po zastosowaniu metryki: Następnie wprowadzamy kolejną jednostkę redakcyjną wpisując ją ręcznie w widoku projektu lub wybierając z zakładki Jednostki: Strona 16 z 35
Proszę zauważyć, że po wprowadzeniu dwóch pierwszych jednostek redakcyjnych (paragrafu i ustępu), nie zostają one wyświetlone na strukturze aktu. Aby odświeżyć widok, należy użyć przycisku odśwież dostępnego nad strukturą aktu. Analogicznie wprowadzamy kolejne jednostki redakcyjne przechodząc klawiszem ENTER do nowej linii: Strona 17 z 35
Po wprowadzeniu treści aktu, koniecznie należy użyć przycisku Zastosuj formatowanie, znajdującego się w Narzędziach głównych. Po jego wyborze wyświetlone zostanie zapytanie o chęci zastosowania formatowania dla wybranego dokumentu. Klikając w przycisk TAK, system Legislator interpretuje wprowadzoną treść na postać strukturalną formatu XML. Dopiero wtedy akt prawny staje się pełnowartościowym plikiem elektronicznym. Strona 18 z 35
Dodawanie podpisów pod aktem Podpis pod aktem dodajemy wybierając z menu Jednostki opcję Podpis. Ponadto należy koniecznie ustawić kursor myszy poniżej wprowadzonej treści, tak aby podpis nie został wstawiony pomiędzy wcześniej dodane jednostki redakcyjne. Dopiero następnie w wyświetlonym oknie wprowadzamy dane osoby podpisującej dokument: Możemy określić rodzaj podpisu dzięki temu zostanie on dodany do aktu z dodatkowymi atrybutami, np. w porozumieniu, za zgodność z oryginałem. Strona 19 z 35
Po zastosowaniu (OK), element podpis zostanie dodany pod treścią aktu w tabeli: kolejne podpisy należy dodawać ręcznie, wstawiając kolejne komórki i wpisując dane poszczególnych osób / organów. UWAGA: W przypadku decyzji lub innych aktów, gdzie oprócz standardowych jednostek redakcyjnych występują jeszcze elementy dodatkowe np.: adresaci decyzji elementy takie umieszczamy w tabeli z podpisem dodając i formatując dowolną ilość komórek tabeli. Strona 20 z 35
Zapisanie dokumentu Utworzony dokument możemy zapisać w dowolnym momencie wybierając opcję Zapisz z menu Plik lub poprzez skrót klawiszowy Ctrl+s: Pomiędzy otwartymi dokumentami w Legislatorze możemy przełączać się dzięki zakładkom w górnej części okna: Strona 21 z 35
Dodawanie załączników Legislator obsługuje trzy rodzaje załączników do aktów: 1) Standardowe załączniki tworzone w aplikacji, 2) Załączniki binarne pliki wytworzone w innych aplikacjach dodawane jako załączniki do aktów. 3) Załącznik wyspa umożliwia wstawianie treści o niestandardowych układach np. formularze Załączniki dodajemy do aktu z poziomu zakładki Wstawianie - Załącznik: Po zastosowaniu załącznik zostanie otwarty w nowym oknie: Strona 22 z 35
Treść załącznika tworzymy w identyczny sposób jak treść aktu: W przypadku gdy z jakichś powodów zostanie usunięty nagłówek załącznika zawsze można go przywrócić wybierając opcję Dodaj nagłówek dostępną z poziomu zakładki Wstawianie. Strona 23 z 35
Elementy dodatkowe W przypadku gdy do aktu lub jego załącznika chcemy dodać tabelę możemy: a) Utworzyć ją ręcznie korzystając z opcji Nowa tabela i wybierając ilość kolumn oraz wierszy: b) Skopiować ją z innej aplikacji (np.: MS EXCEL, MS Word, OO Writer, OO Calc) i wkleić do Legislatora w miejscu kursora: Po stworzeniu bądź też przeklejeniu tabeli należy skorzystać z przycisku Autodopasowanie wszystkich tabel, znajdującego się w zakładce Układ & Widok. Strona 24 z 35
W przypadku dużych tabel wymagających zmiany orientacji strony, w pierwszej kolejności, przed tabelą wstawiamy Znak podziału Sekcja na następnej stronie: Następnie określamy orientację wstawionej strony na poziomą i wstawiamy albo wklejamy tabelę: Formatowanie poszczególnych komórek i kolumn realizowane jest identycznie jak w popularnych edytorach biurowych. Strona 25 z 35
Podpisanie i wysyłka aktu do publikacji Przygotowany akt prawny należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opcja podpisywania dostępna jest z poziomu zakładki Narzędzia główne: Po utworzeniu ostatecznej wersji dokumentu, możemy podpisać go elektronicznie korzystając z funkcji Podpisz (przed podpisaniem zaleca się zablokowanie dokumentu opcja Zablokuj) Zostanie wyświetlone okno wyboru bibliotek. Pozostawiamy domyślnie zaznaczone biblioteki.net i wybieramy Zastosuj Strona 26 z 35
W następnym oknie zostanie wyświetlony monit o uzupełnienie daty i numeru aktu (w przypadku gdy któraś z pozycji nie została uzupełniona): Klikając TAK należy uzupełnić brakujące dane: Kolejne pytanie dotyczy zmiany statusu aktu tutaj bezwzględnie wybieramy TAK: Strona 27 z 35
Przedostanie okno to możliwość podglądu podpisywanego aktu (po wciśnięciu Zobacz podgląd dokumentu). Zalecamy aby każdorazowo sprawdzać podgląd dokumentu, aby mieć pewność, że podpisywany dokument jest prawidłowo sformatowany: Po wybraniu Zatwierdź wyświetlone zostanie okno wyboru certyfikatu: Strona 28 z 35
Wskazujemy certyfikat i wybieramy Zastosuj. Teraz wystarczy tylko podać PIN do karty: Po prawidłowym podpisaniu dokumentu wyświetlony zostanie stosowny komunikat o prawidłowym złożeniu podpisu. Podpisywanie aktu w zależności od wielkości dokumentu może zająć od liku sekund do kilku minut. Złożony podpis można zweryfikować wybierając w tym celu opcję Weryfikuj podpis: Strona 29 z 35
Podpisany dokument możemy wysłać do publikacji w Dzienniku Urzędowym wybierając w zakładce eksport opcję Publikuj w Dz. Urz. lub z menu startowego aplikacji Wyślij do ogłoszenia Sposób wysyłania wniosków o ogłoszenie w dzienniku urzędowym opisano w podręczniku Integracja Legislator z Modułem Komunikacyjnym Strona 30 z 35
Tworzenie aktu na podstawie dokumentu utworzonego w MS Word / Oo Writer Legislator pozwala na automatyczne utworzenie aktu prawnego w wymaganym formacie XML poprzez przeklejenie kompletnego aktu prawnego (łącznie z tabelami i obrazami) utworzonego w Microsoft Word lub OpenOffice Writer. Jeżeli w przeklejanym dokumencie znajdują się załączniki każdy z nich należy przekleić do osobnego załącznika w Legislatorze (załączniki dodajemy z poziomu zakładki Wstawianie). Zaznaczamy akt w aplikacji MS Word / Oo Writer : UAWAGA: Należy zadbać aby plik aktu w WORD był przygotowany w prawidłowy sposób. Po numerach paragrafów i artykułów muszą znajdować się kropki. Układ dokumentu powinien być przygotowany poprzez opcje dostępne w akapitach i znaki nowej linii. Jeżeli elementy aktu w WORD/Writer zostały ułożone poprzez kilku / kilkunastokrotne dodawanie spacji w celu wyrównania wyrazu lub przeniesienia go do nowej linii, oraz kilkukrotne dodanie akapitu Strona 31 z 35
(ENTERA) w celu wyrównania tekstu, formatowanie aktu w Legislatorze może odbiegać od jego wyglądu w aplikacji, z której zostało przeklejone. Jeżeli pod aktem występuje element Podpis również go nie przeklejamy dodajemy go ręcznie z poziomu zakładki Jednostki. Po wklejeniu dokumentu do Legislatora (włącznie z metryką) otrzymamy następujący efekt: Oczywiście nie można zapominać o Zastosowaniu formatowania dla przeklejonego aktu. W przypadku gdy system nie rozpozna np.: organu wydającego wprowadzonego w metryce wyświetli dodatkowo okno z prośbą o wprowadzenie organu. Strona 32 z 35
Jeżeli przeklejany akt zawiera załączniki dodajmy je z poziomu menu Wstawianie: Strona 33 z 35
Następnie zaznaczamy treść załącznika pierwszego w aplikacji, z której przeklejamy jego treść i kopiujemy go: Strona 34 z 35
Po wklejeniu otrzymamy następujący efekt: Należy pamiętać, że załączniki tak samo jak dokument główny należy koniecznie sformatować za pomocą przycisku Zastosuj formatowanie. Analogicznie możemy utworzyć kolejne załączniki. Po przeklejeniu treści aktu wraz z załącznikami i zapisaniu aktu jest on gotowy do podpisu i przekazania celem publikacji w Dzienniku Urzędowym. Strona 35 z 35