DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Strona 1 z 13 Nr kopii... SPZOZ.DKP.SPO.5.1.2016 Wersja1 DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Opracował Stanowisko Imię i nazwisko Data obowiąz./od kiedy?/ Kierownik Mirosława Sońta 12.12.. 2016 Działu Kadr i Płac Podpis Konsultant Radca prawny Małgorzata Skupin Sprawdził Pełnomocnik ds. jakości Małgorzata Szumińska Zatwierdził Dyrektor Cezary Chmielecki Żadna część niniejszego dokumentu nie może być zmieniana,ani kopiowana bez wiedzy i zgody Pełnomocnika ds. jakości i autora dokumentu. Jest to oficjalny i podlegający ewidencji dokument. 1

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Strona 2 z 13 Nr kopii... SPZOZ.DKP.SPO.5.1.2016 Wersja 1 DKP Przyjęcie i adaptacja pracownika nowoprzyjętego Data wydania 12. 12.2016 Przyjęcie nowego pracownika Zatrudnienie nowego pracownika wymaga od wypełnienia szeregu obowiązków, których wykonanie potwierdzane jest najczęściej dokumentami składanymi do akt osobowych pracownika. Sprawdzenie poprawności procesu rekrutacji z punktu widzenia prawa pracy wymaga czasochłonnego przeglądania całej zgromadzonej dokumentacji. Lista kontrolna, pozwala na weryfikację wykonania czynności związanych z przyjęciem nowego pracownika. Zawarto w niej opis kolejnych czynności związanych z zatrudnieniem, ich podstawę prawną, dokumenty, jakie należy sporządzić, oraz miejsce na podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie. Równe traktowanie w zatrudnieniu Uwagi (podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Nie występuje zróżnicowanie sytuacji pracowników z jednej lub kilku przyczyn, takich jak płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznania, orientacja seksualna (art. 18 3b 1 KP). Pracownika nie zatrudniono z jednej lub kilku wyżej wymienionych przyczyn, ale jest to obiektywnie uzasadnione ze względu na rodzaj pracy, warunki jej wykonywania lub stawiane wymagania zawodowe (Art. 18 3b 2 pkt 1 KP). Oferta zatrudnienia 2

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Strona 3 z 13 Nr kopii... SPZOZ.DKP.SPO.5.1.2016 Wersja 1 DKP Przyjęcie i adaptacja pracownika nowoprzyjętego Data wydania 12. 12. 2016 Zebranie informacji o kandydacie Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Katalog danych osobowych przekazywanych przez kandydata określa katalog zawarty w art. 22 1 1 KP. Nie można domagać się ujawnienia innych danych, o ile nie wynika to z konkretnych przepisów. Kandydat może przekazać inne dane z własnej woli ( art. w liście motywacyjnym). Przepisy prawa określają katalog dokumentów, których pracodawca może się domagać na etapie rekrutacji 1 rozp. MpiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji, ( Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). -Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie -Świadectwa pracy z poprzednich miejsc -Dokumenty potwierdzające kwalifikacje Ustalenie braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku Badania potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracy należy przeprowadzić przed zatrudnieniem, dlatego pracodawca powinien wystawić skierowanie na badania przed podpisaniem umowy o pracę (art. 229 1 KP) ; do należy też sfinansowanie kosztów badań. Badań nie przeprowadzono z uwagi na ponowne zatrudnienie na tym samym stanowisku lub na stanowisku o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art.229 1 KP). Skierowanie na wstępne badania lekarskie - 3

Strona 4 z 13 DKP Przyjęcie i adaptacja pracownika nowoprzyjętego Data wydania 12. 12.2016 Ustalenie warunków zatrudnienia Podpisanie umowy o pracę Sporządzenie zakresu obowiązków Zapoznanie z treścią regulaminu pracy Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Gdy wybrany kandydat musi przepracować okres wypowiedzenia u poprzedniego, można sporządzić list intencyjny lub zawrzeć umowę przedwstępną. Możliwe jest też zawarcie ostatecznej umowy o pracę z określoną w przyszłości datą przystąpienia do pracy. Powinno nastąpić przed przystąpieniem do pracy, a jeśli umowy nie sporządzono w formie pisemnej, to najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy należy potwierdzić pracownikowi na piśmie rodzaj umowy oraz warunki zatrudnienia (art. 29 2 KP). Zarówno przy zawieraniu umowy, jak i w trakcie zatrudnienia możliwe jest sformułowanie zakresu obowiązków (wykazu czynności) będącego pisemną formą polecenia dotyczącego pracy ( art.94pkt 1 KP oraz art. 100 1 KP). Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 104 3 2 KP). Od pracownika pobrano oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy przed przystąpieniem do pracy ( 3 rozporządzenia MpiPS z 28.5.1996 r.). List intencyjny Umowa przedwstępna Umowa o pracę Potwierdzenie zawarcia umowy o pracę w innej formie też pisemna Karta organizacji stanowiska pracy Informacja o zakresie czynności pracownika Opis stanowiska pracy Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy 4

Strona 5 z 13 Przeprowadzenie szkolenia wstępnego bhp Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek zapewnienia przeszkolenia pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237 3 2 KP). Instruktaż ogólny (wszyscy pracownicy) powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bhp zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. Instruktaż stanowiskowy ( konieczny w przypadkach określonych w 11 ust. 1 rozporządzenia MgiP z 27.7.2004 r.) powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach. Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt (art.237 3 3 KP). Przeszkolenia wstępnego bhp nie przeprowadzono z uwagi na podjęcie pracy na tym samym stanowisku, które pracownik zajmował bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę (art. 237 3 2 KP). Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp - 5

Strona 6 z 13 DKP Przyjęcie i adaptacja pracownika nowoprzyjętego Data wydania 12. 12.2016 Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Zorganizowanie pracy Stwierdzenie posiadania wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności oraz znajomości przepisów i zasad bhp Przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia Zapoznanie z zakresem informacji objętej tajemnicą Od pracownika pobrano oświadczenie o zapoznaniu go z przepisami oraz zasadami bhp przed przystąpieniem do pracy (art. 237 4 3 KP oraz 3 rozporządzenia MPiPS z 28.5.1996 r.). Pracownik został poinstruowany o sposobie wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku (art. 94 pkt 1 ) Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do wykonywania której nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności oraz niezbędnej znajomości przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (art.. 237 3 1 KP). W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę należy poinformować pracownika na piśmie o: obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym, długości okresu wypowiedzenia umowy (art. 29 3 KP). Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią przepisów bhp i odbyciu przeszkolenia Regulamin organizacyjny Instrukcja organizacji pracy na danym stanowisku Ustny instruktaż przez wyznaczoną osobę Dokumenty potwierdzające odbycie szkolenia wstępnego bhp (ogólnego i stanowiskowego) oraz sprawdzenie posiadanych przez pracownika wiadomości teoretycznych i praktycznych Informacja o warunkach zatrudnienia u, u którego obowiązuje regulamin pracy 6

Strona 7 z 13 DKP Przyjęcie i adaptacja pracownika nowoprzyjętego Data wydania 12.12.2016 Zapoznanie się z zakresem informacji objętej tajemnicą Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Od pracownika pobrano oświadczenie o przekazaniu mu informacji o warunkach zatrudnienia, oraz w razie potrzeby o treści obwieszczenia ustalającego organizację czasu pracy ( 3 rozporządzenia MpiPS z 28.5.1996 r ze zm..). Na podstawie art. 100 2 pkt 4 KP oraz 3 rozporządzenia MpiPS z 28.5.1996 r. W zakresie tajemnicy państwowej Oświadczenie o przekazaniu informacji o warunkach zatrudnienia Oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem informacji poufnych W zakresie tajemnicy służbowej W zakresie tajemnicy zawodowej W zakresie tajemnicy handlowej 7

Strona 8 z 13 DKP Przyjęcie i adaptacja pracownika nowoprzyjętego Data wydania 12. 12. 2016 Uwagi (podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Poinformowanie o uprawnieniach Pracownik został poinformowany o uprawnieniach związanych z zatrudnieniem u, np. o prowadzonej przez pracodawcę działalności socjalnej albo pracowniczym ubezpieczeniu grupowym, o możliwości przystąpienia do kasy zapomogowo-pożyczkowej, itp. (art.94 pkt 1 KP). Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzica/opiekun a Należy wyjaśnić z pracownikiem, czy będzie on korzystać z uprawnień przysługujących rodzicom dzieci do lat 4 (art. 148 pkt 3, art. 178 KP) oraz do lat 14 (art. 188 KP). Należy też pobrać oświadczenie o przesyłaniu wynagrodzenia na konto osobiste pracownika (art.86 3 KP) Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzica/opiekun a dziecka do lat 4 Zgoda na przesyłanie wynagrodzenia na konto bankowe Wystawienie legitymacji służbowej lub identyfikatora O ile zachodzi taka potrzeba, pracodawca wystawia dokumenty upoważniające pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem pracy ( 4 rozporządzenia MPiPS z 28.5.1996 r.) np. Identyfikator Legitymacja służbowa Upoważnienie do przeprowadzen ia kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich 8

Strona 9 z 13 Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Wydanie środków ochrony indywidualnej Wydanie odzieży i obuwia roboczego Zebranie informacji o pracowniku i jego rodzinie Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie dostarczyć pracownikom środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz poinformować ich o sposobach posługiwania się tymi środkami (np. 237 6 KP). Nie wydano, ponieważ w środowisku pracy nie występują czynniki niebezpieczne i szkodliwe dla zdrowia Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także gdy występują szczególnie wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp (np. 237 7 KP). Nie wydano, ponieważ rodzaj pracy nie stwarza zagrożenia zniszczenia lub zabrudzenia odzieży własnej pracownika, a także nie występują szczególnie wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp. Katalog danych osobowych przekazywanych przez kandydata określa katalog zawarty w np. 22 1 2 KP. Nie można domagać się ujawnienia innych danych, o ile nie wynika to z konkretnych przepisów, np. na potrzeby zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego członków rodziny pracownika. Karta przydziału odzieży i obuwia roboczego Kwestionariusz osobowy dla pracownika - - 9

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w strona 10 z 13 Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Zgłoszenia do ZUS Informowanie ZUS o zmianach w zgłoszeniu ubezpieczonego Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego Na ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (art. 36 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Pracodawca ma obowiązek w terminie 7 dni powiadomić ZUS o każdej zmianie danych ubezpieczonego zawartych w dotychczasowym zgłoszeniu (art. 36 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Może dotyczyć również członków rodziny pracownika. Art. 69-75 ustawy z 27.8.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Rozporządzenie MpiPS z 4.12.1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (Dz.U. z 1998 r., Nr 149, poz.982 ze zm.). Formularz ZUS ZUA Formularze ZUS ZCZA, ZUS ZCNA Legitymacja ubezpieczenia zdrowotnego 10

Strona 11 z 13 Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Ustalenie obowiązku podatkowego w zakresie kosztów uzyskania podatku dochodowego od osób fizycznych Ustalenie dochodów w celu określenia podstawy wymiaru składek dla celów emerytalnorentowych Zawiadomienie urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego Dotyczy pracownika wyznaczającego pracodawcę do uwzględnienia kwoty wolnej od podatku (rozporządzenie MF z 15.12.2006 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, Dz.U. z 2006r., Nr 243, poz.1760 ze zm.). Jeśli pracownik dojeżdża z innej miejscowości niż ta, w której wykonywana jest praca, należy zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. Dotyczy pracownika, którego dochód przekracza albo spowoduje przekroczenie w danym roku kalendarzowym kwoty maksymalnego ograniczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w art. 19 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Przed zatrudnieniem pracodawca powinien uzyskać pisemne oświadczenie pracownika o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy. Jeżeli pracownik oświadczy, że jest zarejestrowany jako bezrobotny, wówczas należy w ciągu 5 dni pisemnie zawiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu (art. 36 ust. 7 ustawy z 20.4.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT 2 Oświadczenie o podwyższonyc h kosztach uzyskania przychodu Oświadczenie pracownika o osiągniętym w danym roku dochodzie Oświadczenie o pozostawianiu lub niepozostawani u w rejestrze bezrobotnych Zgłoszenie zatrudnienia do Urzędu Pracy 11

Strona 12 z 13 Nr kopii... SPZOZ.DKP.SPO.5.1.2016 Wersja 1 Uwagi ( podstawa prawna obowiązku ) Potrzebne dokumenty Wykonano Zawiadomienie komornika Dokumentacja zatrudnienia Ewidencja pracownicza Zgłoszenie do Inspekcji Pracy i Sanitarnej Jeśli przedłożone świadectwo pracy zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia ( 5 rozporządzenia MpiPS z 28.5.1996 r.). Po zatrudnieniu nowego pracownika należy sporządzić i prowadzić dla niego akta osobowe (3 części :A, B, C) (art. 94 pkt 9a KP i 6 rozporządzenia MpiPS z 28.5.1996 r.). Pracodawca ma też obowiązek prowadzić inne formy ewidencji: kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także przydziału odzieży, obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie; możliwe formy: pisemna i wersje elektroniczne ( 8 rozporządzenia MpiPS z 28.5.1996 r.). Jeżeli pracodawca rozpoczyna działalność, to powinien zgłosić ten fakt do organów Inspekcji w ciągu 30 dni (art. 209 KP). Informacja o zatrudnieniu Teczka osobowa Miesięczna i roczna karta ewidencji czasu pracy Karta wynagrodzenia Lista płac Zgłoszenie do Inspekcji Pracy i Inspekcji Sanitarnej 12

Strona 13 z 13 Nr kopii... SPZOZ.DKP.SPO.5.1.2016 Wersja 1 Adaptacja pracowników zapoznanie pracownika z celami oraz strategią organizacji, historią firmy, strukturą organizacyjną, kulturą organizacyjną i ogólnymi zasadami pracy dokładne określenie zadań na nowym stanowisku pracy, zakresu odpowiedzialności i kompetencji udostępnianie środków potrzebnych do realizacji zadań zapoznanie z metodami pracy stosowanymi w celu realizacji przydzielonych zadań przedstawienie nowo zatrudnionej osoby przełożonym i współpracownikom ustalenie opiekuna czuwającego nad procesem adaptacji nowego pracownika i służącego pomocą (opiekunem może być zarówno zwierzchnik jak i osoba z zespołu roboczego) zapoznanie nowicjusza z regulaminem, zasadami bhp, metodami kontroli ulokowanie pracownika w strukturze organizacyjnej ustalenie zakresu współpracy z grupą przydzielenie stanowiska pracy wskazanie pokoju śniadaniowego, bufetu, łazienki, przebieralni itp. zapoznanie z procedurą załatwiania spraw osobistych oraz z możliwościami stwarzanymi przez firmę (dodatkowe świadczenia, kursy) udzielenie informacji na temat szkoleń, ścieżki karier itp. informowanie na bieżąco nowego pracownika o efektach jego pracy organizowanie spotkań i wyjazdów integracyjnych ( ten punkt jest szczególnie istotny w przypadku zatrudnienia dużej liczby nowych pracowników. Żadna część niniejszego dokumentu nie może być zmieniana,ani kopiowana bez wiedzy i zgody Pełnomocnika ds. jakości i autora dokumentu. Jest to oficjalny i podlegający ewidencji dokument. 13