Załącznik nr 1 do SIWZ Oznaczenie przedmiotu Zamówienia zgodnie z kodami klasyfikacji CPV: 79342200-5 - Usługi w zakresie promocji 22462000-6 - Materiały reklamowe 79822500-7 - Usługi projektów graficznych SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA i TERMIN REALIZACJI 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych Projektu PL0467 pt. Pozyskanie i dystrybucja informacji o budynkach na terenie województwa zachodniopomorskiego, zwanego dalej Projektem współfinansowanym z Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego (MFEOGiNMF). 2. Usługa będzie realizowana od daty podpisania umowy do końca kwietnia 2011 r. II. POSTANOWIENIA FORMALNE I INFORMACJE OGÓLNE 1. Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie Zamawiającego. 2. Opracowanie graficzne, treść, sposób wykonania wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych musi uzyskać akceptację Zamawiającego przed ich publikacją. 3. Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści w tym między innymi oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich; 4. Autorskie prawa majątkowe do wszystkich materiałów projektów graficznych, w tym do loga Projektu, sloganu reklamowego Projektu, kodów źródłowych strony internetowej oraz wszystkich projektów graficznych zatwierdzonych przez zamawiającego powstałych w ramach realizacji zamówienia należeć będą do Zamawiającego.
5. Wszystkie zatwierdzone przez zamawiającego niewykorzystane materiały informacyjne oraz promocyjne zostaną przekazane przez Wykonawcę Zamawiającemu. 6. Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z informacjami na temat Projektu oraz MFEOGiNMF, zamieszczonymi na stronach internetowych www.eog.gov.pl, www.zcpwz.pl, www.ukie.gov.pl, www.eeagrants.org, jak również do bieżącego ich śledzenia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 7. Wykonawca jest w szczególności zobowiązany do działania zgodnie z najbardziej aktualnymi wytycznymi Państw Darczyńców odnośnie promocji i informacji o projektach i właściwym Mechanizmie Finansowym. 8. W przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy wymienionymi wytycznymi a niniejszym Szczegółowym Opisem, Wykonawca niezwłocznie poinformuje o nich Zamawiającego, który w formie pisemnej udzieli niezbędnych wyjaśnień i wskaże dokument nadrzędny w zakresie zgłoszonym przez Wykonawcę. 9. Wykonawca jest zobowiązany do bieżącego dostosowywania działań promocyjnych do aktualnego harmonogramu realizacji Projektu. 10. Terminy wszystkich działań promocyjnych muszą być uzgadniane z Zamawiającym. 11. Wykonawca będzie prowadził działania informacyjne i promocyjne w oparciu o: a) aktualne wytyczne Państw Darczyńców dotyczące informacji i promocji dostępnych na stronie internetowej www.eog.gov.pl, b) wytyczne dotyczące tworzenia materiałów promocyjnych dostępne na stronie internetowej www.eeagrants.org, c) Plan Wdrażania Projektu stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ. 12. Wszelkie materiały promocyjne i informacyjne związane z realizacją projektu, o ile szczegółowe wytyczne nie stanowią inaczej, muszą w czytelny sposób potwierdzać otrzymaną pomoc finansową poprzez łączne umieszczanie: a) loga Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego; b) tekstu w brzmieniu: Wsparcie udzielone przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego dla polskiej wersji językowej oraz w tłumaczeniu na język angielski dla angielskiej wersji językowej. c) nazw Partnerów Projektu wraz z ich logami; d) logo Związku Celowego Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego. 2
13. W celu zbudowania jednoznacznego, przekonującego i spójnego przekazu oraz wywołania automatyki skojarzeń u odbiorców wszelkie materiały reklamowe i informacyjne muszą zawierać wspólną kolorystykę i rozwiązania graficzne. III. ZADANIA DO WYKONANIA 1. Zaprojektowanie i wykonanie tablic reklamowych i pamiątkowych. 2. Opracowanie graficzne oraz wydruk plakatów. 3. Opracowanie graficzne i wydruk broszur informacyjnych oraz opracowanie i zapewnienie publikacji 4 artykułów prasowych w lokalnej i branżowej prasie, przygotowanie materiału do radia i filmu reklamowego oraz ich emisji 4 w lokalnym i regionalnym radiu i telewizji. 4. Wykonanie projektu graficznego papieru firmowego. 5. Opracowanie graficzne oraz techniczne materiałów multimedialnych. 6. Prowadzenie oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej Projektu. 7. Organizacja spotkań informacyjnych. 8. Dostarczenie produktów reklamowych Projektu. 9. Współdziałanie z powiatami członkowskimi Związku Celowego Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego w zakresie informacji i promocji w uzgodnieniu z zamawiającym? 10. Prowadzenie archiwizacji materiałów informacyjnych i promocyjnych, zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych itp. oraz raportowanie w zakresie prowadzonej promocji i przekazanie kopii tych materiałów zamawiającemu po zakończeniu umowy. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADAŃ DO WYKONANIA 1. Zaprojektowanie i wykonanie tablic reklamowych i pamiątkowych. a) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia 3 propozycji dla tablicy reklamowej i tablicy pamiątkowej, na podstawie których, po uwagach Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne; b) tablice powinny być jednostronne, wykonane w technice zapewniającej ich trwałość (rozumianej jako zabezpieczenie przed odkształceniami, odbarwieniami, obniżeniem czytelności) przez min. 5 lat od daty montażu; c) tablice muszą zostać przygotowane w formacie A3 oraz być wykonane z materiału (aluminium lub blacha ocynkowana lub PCV) o grubości umożliwiającej jej montaż na ścianie wewnętrznej i zewnętrznej budynku oraz być wyposażone w system umożliwiający ich zawieszenie na ścianie; d) tablice będą zawierać nazwę Projektu oraz wszystkie niezbędne informacje i znaki potwierdzające otrzymane wsparcie finansowe; 3
e) treść informacji do umieszczenia na tablicach zostanie dostarczona przez Zamawiającego; f) ilość tablic reklamowych 21 szt.; g) ilość tablic pamiątkowych 21 szt.; h) termin dostarczenia projektów graficznych dla tablic reklamowych, o których mowa w ust. 1 lit. a) 2 tygodnie od daty podpisania umowy; i) termin dostarczenia projektów graficznych dla tablic pamiątkowych, o których mowa w ust. 1 lit. a) 1 miesiąc od daty podpisania umowy; j) termin wykonania i dostarczenia tablic reklamowych 14 dni od daty zatwierdzenia projektu; k) termin wykonania i dostarczenia tablic pamiątkowych 01.03. 2011r. - tablice informacyjne są w czterech kolorach podstawowych - w miejscu realizacji inwestycji, w momencie rozpoczęcia prac powinny pojawić się tablice informacyjne. W ciągu 6 miesięcy od zakończenia prac tablice informacyjne powinny być zastąpione przez stałe tablice pamiątkowe. - przestrzeń na tablicach reklamowych przeznaczona na informację o Mechanizmach Finansowych (25% powierzchni) powinna zawierać odpowiedni zapis o dofinansowaniu w j. angielskim - tekst na pozostałej części tablicy (75%) powinien być sformułowany w językach: polskim i/lub angielskim. Ta część tablicy powinna być poświęcona informacji o projekcie. - na tablicy pamiątkowej powinny się znaleźć: logotyp odpowiedniego Mechanizmu Finansowego lub obu Mechanizmów Finansowego oraz tekst sformułowany w języku angielskim lub obu językach polskim i angielskim odnoszący się do dofinansowania projektu w ramach odpowiedniego Mechanizmu Finansowego. - każda tablica pamiątkowa ma mieć wymiary A3 c) tablice muszą zostać przygotowane w formacie A3 oraz być wykonane z materiału (aluminium lub blacha ocynkowana lub PCV) o grubości umożliwiającej jej montaż na ścianie wewnętrznej i zewnętrznej budynku oraz być wyposażone w system umożliwiający ich zawieszenie na ścianie; - druk w trzech kolorach- ciemno niebieski, jasno niebieski, czerwony - pokryta jest gorącym lakierem na powierzchni i na krawędzi. 2. Opracowanie graficzne oraz wydruk plakatów a) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektów graficznych oraz druku plakatów promujących projekt oraz informujących o związanych z nim wydarzeniach; b) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 propozycji projektu plakatów, dla polskiej i angielskiej wersji językowej, na podstawie których, po uwagach Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne; 4
c) propozycje projektu plakatów muszą zostać przedstawione Zamawiającemu każdorazowo w terminie 21 dni przed terminem wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, zaś projekty plakatów informujących o miejscach realizacji projektu (drukowane na papierze samoprzylepnym) w terminie 14 dni od podpisania umowy i wykonane w ciągu 7 dni od zatwierdzenia projektu; d) ostateczne projekty graficzne plakatów muszą zostać dostarczone w terminie 14 dni przed każdorazowym terminem wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7; e) plakaty będą przygotowywane dla wszystkich wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, dla każdego wydarzenia po minimum 50szt. Będzie to plakat o takim samym tle i zmiennej treści dla wszystkich wydarzeń (ślepak). f) warunki dostarczenia plakatów każdorazowo, bezpośrednio do miejsca wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia; g) parametry techniczne plakatów: rozmiar: 100 cm x 70 cm; ilość kolorów: 4/CMYK; wydruk na papierze kredowym o gramaturze 120 g/m2. h) plakaty winny być umieszczone w siedzibie instytucji wdrażających lub korzystających z pomocy dostarczonej w ramach Mechanizmów Finansowych. 3. Opracowanie graficzne i wydruk broszur informacyjnych oraz opracowanie i zapewnienie publikacji 4 artykułów prasowych w lokalnej i branżowej prasie, przygotowanie materiału do radia i filmu reklamowego oraz ich emisji 4 w lokalnym i regionalnym radiu i telewizji. a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia druku 4 artykułów prasowych tj. 2 w prasie branżowej wskazanej przez Zamawiającego oraz 2 w prasie codziennej o zasięgu ogólnopolskim wskazanej przez Zamawiającego a także jednego materiału w czasopiśmie międzynarodowym wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający w uzgodnieniu z Wykonawcą i wydawcą prasy, radia i TV określą termin publikacji z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem; b) treść artykułów będzie redagował Wykonawca na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego. Obowiązkiem Wykonawcy będzie dokonanie redakcji treści artykułu i przedstawienie do weryfikacji Zamawiającemu przed dokonaniem publikacji; c) obowiązkiem Wykonawcy będzie dokonanie tłumaczenia tekstu na język angielski i przedstawienia do weryfikacji Zamawiającemu przed dokonaniem publikacji; 5
d) poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści w tym między innymi oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich; e) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w porozumieniu z Zamawiającym oraz zapewnienia emisji 1 materiału telewizyjnego i 1 radiowego w telewizji i radiu lokalnym i regionalnym województwa zachodniopomorskiego, uzgodnionej z Zamawiającym. Zamawiający w Wykonawcą i wydawcą RiTV uzgodnią termin emisji z odpowiednim wyprzedzeniem; f) Wykonawca jest zobowiązany do graficznego opracowania oraz wydruku broszur informacyjnych dla uczestników wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7; g) na każde wydarzenie, o którym mowa w ust. 7 zostaną przygotowane odrębne wersje broszur w polskiej i angielskiej wersjach językowych, na podstawie treści merytorycznej uzgodnionej z Zamawiającym; h) Wykonawca zobowiązany będzie do każdorazowego przedstawienia 3 propozycji projektu broszury, na podstawie których, po uwagach Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne; i) ostateczne projekty graficzne broszur muszą zostać dostarczone w terminie 21 dni przed każdorazowym terminem wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7; j) warunki dostarczenia broszur każdorazowo, wraz z odpowiednimi produktami promocyjnymi, o których mowa w ust. 8, bezpośrednio do miejsca wydarzeń promocyjnych i informacyjnych, o których mowa w ust. 7, najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia; k) parametry techniczne broszur: liczba minimum 100 sztuk na każde wydarzenie, o którym mowa w ust 7; ilość kolorów: 4 CMYK; papier: min 80 g/m2, offset; format: A5; druk dwustronny; liczba stron: max 10. 4. Wykonanie projektu graficznego papieru firmowego a) Wykonawca jest zobowiązany do wykonania dla Zamawiającego projektu graficznego papieru firmowego Projektu w formacie plików do wykorzystania bez utraty uzgodnionej treści i szaty graficznej przez MS WORD, w polskiej i angielskiej wersji językowej; b) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 2 propozycji projektów graficznych dla każdego typu papieru, na podstawie których, po uwagach 6
Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne; c) propozycje projektu papieru muszą zostać przedstawione Zamawiającemu w terminie 14 dni od daty podpisania umowy; d) ostateczny projekt papieru musi zostać dostarczony do akceptacji Zamawiającego w terminie 14 dni od daty podpisania umowy; e) papier firmowy powinien zawierać następujące elementy, rozmieszczone w jego stopce i nagłówku: logo darczyńców wraz z informacją o udzielonym wsparciu; nazwę projektu; logo Zamawiającego f) wszystkie elementy graficzne powinny zostać trwale przeskalowane do rozmiaru, w jakim będą umieszczone na papierze firmowym, w celu uniknięcia niepotrzebnego rozrostu rozmiaru zajmowanego przez plik i zapewnienie możliwości sprawnego drukowania i przesyłania pocztą elektroniczną korespondencji pisanej na tym papierze. 5. Opracowanie graficzne oraz techniczne materiałów multimedialnych a) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 propozycji szablonu prezentacji multimedialnych, w polskiej i angielskiej wersji językowej, z których Zamawiający dokona wyboru jednego, obowiązującego do wykorzystania we wszystkich prezentacjach, jakie powstaną w związku z realizacją projektu; b) propozycje projektu szablonu prezentacji muszą zostać przedstawione Zamawiającemu w terminie dwóch miesięcy od daty podpisania umowy; c) ostateczny projekt szablonu prezentacji musi zostać dostarczony do Zamawiającego w terminie 14 dni od daty jego ostatecznego uzgodnienia; d) szablon powinien być przygotowany w formacie plików do wykorzystania bez utraty uzgodnionej treści i szaty graficznej przez Microsoft Power Point. 6. Prowadzenie oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej projektu. a) Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia i bieżącej aktualizacji strony internetowej Projektu o nazwie domeny wskazanej przez Zamawiającego. b) domena strony stanowić będzie własność Zamawiającego. Koszty utrzymania i rejestracji domeny obciążać będą Zamawiającego; c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnioskowania zmian dotyczących struktury strony, które to zmiany Wykonawca zobowiązany jest zrealizować; 7
d) Wykonawca będzie umieszczał na stronie wszystkie informacje o projekcie oraz stanie jego realizacji wraz ze zdjęciami dokumentującymi konkretne zdarzenia związane z projektem, rysunkami i schematami; e) poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do umieszczania na stronie innych materiałów w tym między innymi reklam własnych lub podmiotów trzecich; f) teksty merytoryczne będą uzgodnione z Zamawiającym; g) strona musi być prowadzona w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Teksty w języku polskim będzie redagował Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym, obowiązkiem Wykonawcy będzie dokonanie ich tłumaczenia na język angielski i przedstawienia do weryfikacji Zamawiającemu przed dokonaniem ich publikacji na stronie internetowej; h) aktualizacja strony musi następować w terminie nie dłuższym niż dwa dni robocze od daty udostępnienia przez Zamawiającego materiałów do redakcji publikacji; i) po zakończeniu realizacji Umowy tj. po 15.04.2011 r. Wykonawca przekaże zasoby strony Zamawiającemu. 7. Organizacja spotkań informacyjnych a) Wykonawca będzie zobowiązany do organizacji od strony logistycznej wydarzeń informacyjnych i promocyjnych, które odbywać się będą zgodnie z aktualnym harmonogramem realizacji Projektu; b) przewiduje się organizację 4 jednodniowych spotkań informacyjnych (z tego 2 w 2010r i 2 spotkań w 2011 r.). Każdorazowo o dokładnym terminie planowanego spotkania Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego z co najmniej trzytygodniowym wyprzedzeniem; c) przewidywana ilość uczestników każdego ze spotkań po minimum 40 osób; d) Wykonawca zapewni kompleksową obsługę spotkań informacyjnych; e) zadania do realizacji w ramach organizacji spotkań informacyjnych: wynajem sal konferencyjnych wraz z infrastrukturą techniczną; zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych (napoje zimne woda, soki, kawa, herbata, ciastka, owoce) oraz lunchu w czasie spotkań wraz z obsługą kelnerską; zapewnienie logistyki rezerwacji i potwierdzeń uczestnictwa w spotkaniach; bieżące informowanie (sposób przepływu informacji zostanie uzgodniony z Zamawiającym) Zamawiającego o uczestnikach, którzy potwierdzili swoją obecność podczas spotkań; 8
opracowanie pod względem graficznym, wydruk i dystrybucję zaproszeń oraz listu przewodniego dla uczestników zgodnie z imienną listą przekazaną przez Zamawiającego; oznaczenie miejsc, w których odbywać się będą spotkania plakatami, przygotowanie dla każdego uczestnika spotkania materiałów informacyjnych oraz gadżetów promocyjnych; ubezpieczenie wszystkich uczestników spotkań. f) wymagania szczegółowe - sale konferencyjne: miejsce: teren województwa zachodniopomorskiego uzgodnione z Zamawiającym; wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać co najmniej: rzutnik multimedialny, mikrofon bezprzewodowy 2 szt., ekran, flipchart, nagłośnienie sali, stół prezydialny, stoły i krzesła dla wszystkich uczestników; na stole muszą zostać wyłożone wydrukowane listy uczestników, na których będą zbierane potwierdzenia obecności uczestników; g) dystrybucja zaproszeń wraz z programem i listem przewodnim odbędzie się przesyłką priorytetową, nie później niż 14 dni przed terminem spotkania; potwierdzenie wysłania przesyłek musi zostać przekazane Zamawiającemu niezwłocznie po ich przesłaniu; do przesyłek zostanie dołączone zaproszenie oraz program konferencji, którego treść merytoryczna zostanie uzgodniona z Zamawiającym; h) wymagania szczegółowe zestaw informacyjno promocyjny: zadaniem Wykonawcy będzie dostarczenie zestawów promocyjnych do miejsca spotkań informacyjnych oraz ich dystrybucja wśród uczestników tych spotkań; skład zestawu informacyjno promocyjnego każdorazowo będzie uzgadniany z Zamawiającym. 8. Dostarczenie produktów reklamowych Projektu a) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć następujące produkty promocyjne: kalendarze ścienne na rok 2011 500 szt.; plakaty (na papierze samoprzylepnym) informujące 200 szt.; - notesy książkowe 1000 szt.; notesy biurowe 1000 szt.; długopisy 1000 szt.; torby papierowe: liczba: 2000 sztuk, kolor biały plus logo projektu; - USB (pendrive) o pamięci min 4 GB 500 szt plus logo projektu.; - nalepki z logo Projektu (różnej wielkości na papierze gładkim lub podłożu, folii przezroczystej, samoprzylepnej) 10000 szt. 9
b) Wykonawca zobowiązany rodzaju produktu będzie do przedstawienia 3 propozycji dla każdego, z których Zamawiający dokona wyboru wyglądu produktu ostatecznego w terminie 3 dni roboczych; c) propozycje produktów USB, notesów książkowych, notesów biurowych, długopisów oraz toreb papierowych muszą zostać przedstawione Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty podpisania umowy; d) produkty, o których mowa w ust 8 lit. c) w ilościach o których mowa w ust 8 lit. a) muszą zostać dostarczone w terminie 21 dni od daty dokonania wyboru przez Zamawiającego,; e) propozycje kalendarzy na rok 2011 muszą zostać przedstawione Zamawiającemu w terminie nie później niż 30 września 2010 roku; f) kalendarze, w ilościach o których mowa w ust 8 lit. a) muszą zostać dostarczone w terminie nie później niż do 30 października 2010 roku; g) wymagania szczegółowe kalendarze: jednostronne planszowe o wymiarach minimum A1 C1; czteroczęściowe z widocznymi trzema miesiącami i z zaznaczeniem daty oznaczone zgodnie z rozdziałem II niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia; zawierające nazwę Projektu i loga Projektu; treść wzbogacona o część informacyjną, skorowidz telefoniczno - adresowy; h) wymagania szczegółowe notesy książkowe: oprawa twarda: papierowa lub tekturowa; oznaczone zgodnie z rozdziałem II niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia; zawierające nazwę Projektu i loga Projektu; format bloku około 200 mm x 300 mm, klejone wzdłuż krótkiego boku; ilość stron około 50; papier gładki o gramaturze 70-80 g/m2; i) wymagania szczegółowe notesy biurowe: kartki wyrywane, ilość kartek w każdym bloku ok. 40-50 szt.; format A5; kartki gładkie, każda oznaczona zgodnie z rozdziałem II niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia; zawierające nazwę Projektu i loga Projektu. 9. Współdziałanie z powiatami członkowskimi Związku Celowego Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego w zakresie informacji i promocji. Wykonawca będzie zobowiązany do informowania w formie pisemnej za pośrednictwem Biura Projektu powiaty członkowskie Związku Celowego 10
Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego o wszelkich działaniach podejmowanych na rzecz Projektu. 10. Prowadzenie archiwizacji materiałów informacyjnych i promocyjnych, zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych itp. oraz raportowanie w zakresie prowadzonej promocji a) Wykonawca będzie zobowiązany do wykonywania zdjęć podczas wszystkich spotkań, o których mowa w ust. 7, w ilości zapewniającej dobra prezentacje wydarzenia; b) Wykonawca będzie zobowiązany do gromadzenia w postaci cyfrowej wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych, zdjęć, opublikowanych notatek i artykułów prasowych, nagrań filmowych oraz informacji o wyemitowanych materiałach telewizyjnych i radiowych związanych z Projektem wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, spotkania, nazwa kanału i programu TV, nazwa czasopisma, data); c) forma archiwizacji podlegać będzie uzgodnieniu z Zamawiającym. INFORMACJE OGÓLNE - działania informacyjno promocyjne wdrażane przez beneficjenta powinny być dwojakiego rodzaju: Krajowy Punkt Kontaktowy (KPK) powinien informować potencjalnych beneficjentów zarówno o istnieniu i funkcjonowaniu Mechanizmów Finansowych jak też o dostępności funduszy. KPK powinien zapewnić, aby stosownymi działaniami informacyjnopromocyjnymi zostały objęte wszystkie projekty dofinansowane przez Mechanizmy Finansowania. - ogólne działania informacyjno - promocyjne powinny być wdrażane przez KPK, natomiast działania informacyjno-promocyjne projektu-przez projektodawcę lub operatora projektu. W obu przypadkach KPK ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wdrażanie działań informacyjno-projektowych 11