ZAŁĄCZNIK Nr 1 STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU GMINY W 1 WÓJT GMINY SG 1 SEKRETARZ GMINY Rp 1/3 RADCA PRAWNY RF 1 SKARBNIK GMINY STANOWISKA: ZK - ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej SO - ds. obywatelskich OR - ds. organizacyjnych GG - ds. gospodarki mieniem gminy ŚR - ds. środowiska i rolnych REFERAT FINANSOWY: - ds. wymiaru podatków - ds. poboru podatków - ds. płac, obsługi rady gminy i instytucji kultury - ds. księgowości budżetowej BP RB ŚR - ds. budownictwa, inwestycji i planowania przestrzennego - ds. remontów mienia gminnego i funduszy pomocowych - ds. świadczeń rodzinnych OŚ - ds. oświaty, ochrony zdrowia, turystyki, sportu i promocji OI -ds. obsługi informatycznej - ½ etatu FS - ds. funduszy strukturalnych - Palacz - Sprzątaczka - Kierowca PRACOWNICY OBSŁUGI
RAZEM PRACOWNIKÓW 20 + 3 OBSŁUGA LICZBA ETATÓW 19 5/6 + 3 OBSŁUGA ZAŁĄCZNIK Nr 2 TRYB PRACY URZĘDU Czas pracy pracowników samorządowych nie może przekraczać 40 godzin na tydzień i 8 godzin na dobę. Szczegółowy rozkład czasu pracy pracowników urzędu ustala wójt zarządzeniem. Czas pracy należy wykorzystać w pełni na wykonywanie zadań służbowych. 1. Każdy pracownik po przyjściu do pracy zobowiązany jest podpisać listę obecności. 2. Jako formę kontroli wykorzystania czasu pracy stosuje się: - listę obecności, - ewidencję wyjść w godzinach służbowych, - ewidencję wyjazdów (delegacji służbowych), - ewidencję zwolnień od pracy oraz okresów nieobecności w pracy, - ewidencję spóźnień do pracy. 3. Brak podpisu pracownika na liście obecności lub wpisu do ewidencji wyjść w godzinach pracy oznacza nieobecność wymagającą wyjaśnienia. 4. Listy obecności i zbiory ewidencyjne prowadzi stanowisko ds. organizacyjnych. Wyjście pracownika poza teren urzędu w celach służbowych może nastąpić za zgodą bezpośredniego przełożonego i winno być potwierdzone wpisem do "książki wyjść". Wyjście pracownika w celach osobistych w czasie pracy dopuszczalne jest tylko w razie konieczności, za uprzednią zgodą bezpośredniego przełożonego i potwierdzone wpisem do "książki wyjść". Nieobecności te podlegają zsumowaniu i potrąceniu z wynagrodzenia bądź z przysługującego urlopu (wg wyboru pracownika). 4. 5. 6. 7. 1. Podstawowymi obowiązkami pracownika są: - przestrzeganie ustalonego w urzędzie czasu pracy i porządku,
- dokładne i sumienne wykonywanie poleceń przełożonych, - przestrzeganie przepisów i zasad bhp i przeciwpożarowych, - przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej. 2. Szczególnie rażącym naruszeniem ustalonego porządku i dyscypliny pracy jest: - złe i niedbałe wykonywanie pracy, a także wykonywanie (w czasie pracy) prac niezwiązanych z zadaniami wynikającymi ze stosunku pracy, - spóźnienie do pracy, - samowolne opuszczanie miejsca pracy bez usprawiedliwienia, - stawianie się do pracy w stanie wskazującym na spożycie alkoholu. 3. Po zakończeniu pracy wszystkie sprzęty biurowe, urządzenia, pieczątki winny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Pracownikom samorządowym, którzy wzorowo wypełniają swoje obowiązki, przejawiają inicjatywę i przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań urzędu może być przyznana pochwała lub nagroda pieniężna. 8.
ZAŁĄCZNIK Nr 3 ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI 1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego. 2. Pracownicy urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego. 3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy urzędu zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków. 4. Kontrolę i koordynację działań pracowników urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg i wniosków, sprawuje sekretarz gminy. 1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określają Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli. 2. Sprawy wniesione przez obywateli do urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw. 3. Stanowisko do spraw organizacyjnych prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków indywidualnych wpływających do urzędu oraz skarg zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez wójta. 1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do: - udzielenia informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów, - rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach w terminach ustalonych w przepisach, - informowania zainteresowanych o stanie załatwiania ich sprawy, - powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności, - informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych decyzji. 2. Interesanci mają prawo uzyskać informacje w formie pisemnej lub ustnej.
4. 1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w wyznaczonym dniu tygodnia i w określonych godzinach. 2. Sekretarz gminy i pracownicy urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w godzinach urzędowania. 3. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.
ZAŁĄCZNIK Nr 4 ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ W urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna. Kontrolę wewnętrzną w urzędzie sprawują: - wójt, sekretarz gminy i skarbnik gminy w stosunku do podległych im komórek organizacyjnych. Kontrolę zewnętrzną wykonują w ramach przyznanych im upoważnień w zakresie obowiązków: 1. wójt, sekretarz gminy i skarbnik gminy w stosunku do jednostek podporządkowanych gminie, 2. pracownicy urzędu w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej. Do obowiązków kontrolującego należy: 1. rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, 2. w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień - ustalenie ich przyczyn i skutków, 3. ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia. Z kontroli kontrolujący zobowiązany jest sporządzić w 2 egz. protokół. Protokół powinien być zakończony wnioskami. 4. 5.
ZAŁĄCZNIK Nr 5 ZASADY PODPISYWANIA AKTÓW PRAWNYCH I INNYCH DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH Wójt podpisuje: 1. zarządzenia, 2. decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 3. dokumentację związaną z polityką kadrową, 4. umowy, porozumienia, 5. odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych, posłów i senatorów. Wójt może upoważnić sekretarza gminy do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej. Sekretarz gminy podpisuje korespondencję dotyczącą spraw pozostających w zakresie czynności pracowników organizacyjnych z wyjątkiem spraw określonych do osobistej akceptacji wójta.
ZAŁĄCZNIK Nr 6 ZABEZPIECZENIE AKT I MIENIA URZĘDU 1. Akta, pieczątki, maszyny i inne przedmioty (urządzenia) należy zabezpieczyć przed dostępem osób postronnych. 2. Zabieranie dokumentów oraz wyposażenia poza teren urzędu wymaga zgody przełożonych. Do przebywania w pomieszczeniu urzędu po godzinach urzędowania bez zezwolenia mają prawo wójt, sekretarz, skarbnik, sprzątaczka oraz palacz w pomieszczeniach kotłowni. Prawo przebywania w budynku urzędu poza osobami wymienionymi w 2 wymaga zezwolenia wójta. Pracownik opuszczający lokal biurowy obowiązany jest zamknąć lokal, a klucz umieścić w gablocie do tego celu. Za zabezpieczenie pomieszczenia biurowego, w którym odbywa się posiedzenie lub szkolenie poza godzinami urzędowania, odpowiada pracownik urzędu obsługujący dane posiedzenie lub szkolenie. Prawo do dysponowania kluczami budynku urzędu posiadają: 1. wójt, sekretarz, skarbnik oraz pracownicy dojeżdżający i sprzątaczka, 2. do archiwum zakładowego - pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum, 3. do strychu - sprzątaczka i pracownik ds. organizacyjnych, 4. do magazynu OC i przeciwpowodziowego - pracownik ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej. 4. 5. 6.