OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ w Konstancinie - Jeziornie REGULAMIN ORGANIZACYJNY. Spis treści

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11 z dnia r. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ w Konstancinie - Jeziornie REGULAMIN ORGANIZACYJNY Spis treści Rozdział 1 Postanowienia ogólne. Rozdział 2 Misja i cele działania Ośrodka. Rozdział 3 Zasady kierowania Ośrodkiem. Rozdział 4 Organizacja Ośrodka. Rozdział 5 Zakresy działania wydziałów. Rozdział 6 Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków. Rozdział 7 Kontrola wewnętrzna. Rozdział 8 Zasady podpisywania pism i dokumentów. Rozdział 9 Postanowienia końcowe. Rozdział 1 Postanowienia ogólne Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, zwany dalej Regulaminem, określa organizację pracy i zasady funkcjonowania Ośrodka. 2. Podstawy prawne i przedmiot działania Ośrodka określa statut Ośrodka. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: Ośrodku - należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie Jeziornie, 2. Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy

2 Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, 3. Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie Jeziornie, 4. Wydziałach Ośrodka - należy przez to rozumieć wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Ośrodka komórki składające się z wieloosobowych stanowisk pracy, które wykonują zadania o jednorodnym lub podobnym charakterze, 5. Kierownikach Wydziałów: należy przez to rozumieć kierowników wydziałów Ośrodka tj. wydziału finansowego, wydziału ds. administracji i kadr, wydziału systemu pomocy społecznej, wydziału ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych, 6. Kierownikach działów: należy przez to rozumieć kierowników działów Ośrodka tj. działu pomocy społecznej, działu ds. świadczeń z pomocy społecznej. 7. Jednostce organizacyjnej pomocy społecznej - należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej, 8. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Konstancinie - Jeziornie, 9. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Konstancin - Jeziorna Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną Miasta i Gminy Konstancin - Jeziorna. 2.Ośrodek realizuje zadania pomocy społecznej wynikające z ustawy o pomocy społecznej i innych ustaw oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, uchwał Rady Miejskiej w Konstancinie - Jeziornie, Statutu oraz zarządzeń Kierownika. 4. Rozdział 2 Misja i cele działania Ośrodka Misją Ośrodka jest zapewnienie sprawnego i fachowego realizowania zadań własnych gminy, jak i zleconych w zakresie pomocy społecznej w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej oraz innych ustaw. 2. Celami działania Ośrodka są: a) wsparcie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych i umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka, b) umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych, których nie są w stanie pokonać, wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości, c) analiza i ocena zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej, d) realizacja zadań wynikających z rozeznanych potrzeb społecznych, e) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych potrzeb.

3 Rozdział 3 Zasady kierowania Ośrodkiem 6. 1.Ośrodkiem kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Kierownik. 2.Kierownik kieruje pracą Ośrodka przy pomocy Zastępcy, Głównego Księgowego oraz Kierowników Wydziałów. 3.Główny Księgowy pełni funkcję kierownika Wydziału Finansowego. 4.Kierownik określa szczegółowy zakres uprawnień i obowiązków Zastępcy, Głównego Księgowego i wszystkich pracowników Ośrodka. 5. Kierownik wydaje akty wewnętrzne w formie zarządzeń, regulaminów, instrukcji. 7. W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Ośrodka, Kierownik może w drodze zarządzenia powołać zespół zadaniowy. Kierownik jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników Ośrodka Kierownik Ośrodka jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. 2. Kierownik Ośrodka decyduje o zatrudnianiu, zwalnianiu, wynagradzaniu, przyznawaniu nagród oraz wymierzaniu kar porządkowych pracownikom Ośrodka zgodnie z Kodeksem Pracy, regulaminem wynagradzania i regulaminem pracy Ośrodka. 10. W czasie nieobecności Kierownika działalnością Ośrodka kieruje Zastępca Kierownika, a w przypadku ich równoczesnej nieobecności wyznaczony przez Kierownika Ośrodka pracownik. Rozdział 4 Organizacja Ośrodka Strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą Wydziały. 2. Podstawową strukturę organizacyjną Ośrodka przedstawia Schemat Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 3. Tworzy się opisy stanowisk, które stanowią załącznik nr.2 do niniejszego Regulaminu.

4 W skład Ośrodka wchodzą następujące wydziały : 1. Wydział Systemu Pomocy Społecznej, w skład którego wchodzą; a) dział pracy socjalnej: b) dział usług opiekuńczych c) asystent rodziny d) psycholog e) dział świadczeń z pomocy społecznej 2. Wydział ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych w skład którego wchodzą: a) pracownik ds. dodatków mieszkaniowych b) pracownicy ds. funduszu alimentacyjnego c) pracownicy ds. świadczeń rodzinnych 3. Wydział ds. Administracji i Kadr w skład któregow chodzą: a) pracownik ds. kancelaryjnych i archiwum zakładowego b) kierowca c) sprzątaczka d) pracownik gospodarczy 4. Wydział Finansowy w skład którego wchodzą: a) księgowy b) pracownik ds. płac c) kasjer 2. Pracą Wydziałów wymienionych w: - ust. 1 pkt. 1 kieruje Zastępca Kierownika, - ust. 1 pkt. 2 kieruje Kierownik Wydziału ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych - ust. 1 pkt. 3 kieruje Kierownik Wydziału ds. Administracyjnych - ust. 1 pkt. 4 kieruje Główny Księgowy Rozdział 5 Zakresy działania Wydziałów 13. Osoby odpowiedzialne za pracę wydziałów Ośrodka, o których mowa w 12 ust. 1,2 Regulaminu, odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie podległych sobie komórek organizacyjnych i należyte wykonywanie powierzonych zadań, a w szczególności za: 1. terminowość, rzetelność i zgodne z prawem załatwianie spraw, 2. gospodarowanie przyznanymi środkami budżetowymi i mieniem, zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami określonymi przez Radę Miejską w Konstancinie - Jeziornie, Burmistrza Gminy Konstancin - Jeziorna i Kierownika, 3. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Ośrodku, przepisów bhp i ppoż., nadzór nad ochroną danych osobowych oraz ochroną informacji niejawnych i dostępem do informacji publicznej, 4. usprawnianie organizacji, metod i form pracy, 5. opracowywanie procedur załatwiania poszczególnych spraw, 6. podnoszenie jakości świadczonych usług przez komórki organizacyjne.

5 14. W celu właściwego wykonywania zadań, Wydziały Ośrodka są zobowiązane do bieżącej współpracy Do właściwości merytorycznej poszczególnych Wydziałów Ośrodka należą sprawy mieszczące się w zakresie powierzonych zadań. 2. Spory kompetencyjne Wydziałami Ośrodka rozstrzyga Kierownik. 16. Wydział Systemu Pomocy Społecznej wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1. realizacji działań zmierzających do życiowego usamodzielnienia osób i rodzin oraz ich integracji ze środowiskiem, 2. organizacji środowiskowych form pomocy osobom i rodzinom potrzebującym wsparcia, 3. współpracy z lokalnymi instytucjami, organizacjami i podmiotami działającymi na polu pomocy społecznej, 4. przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym, 5. opracowywania i wdrażania programów i projektów ukierunkowanych na pomoc osobom i rodzinom w środowisku, ze szczególnym naciskiem na grupy osób zagrożonych ubóstwem, bezdomnością i wykluczeniem społecznym, 6. pracy socjalnej, 7. prowadzenie postępowań w sprawie przyznanych świadczeń z pomocy społecznej, sporządzanie decyzji administracyjnych, list wypłat, 8. sporządzanie bilansu potrzeb i sprawozdań z zakresu pomocy społecznej, 9. zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego świadczeniobiorców, pomocy społecznej - prowadzenie ewidencji, 10. prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych, 11. organizowania usług opiekuńczych i specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania zgodnie z obowiązującymi przepisami, 12. prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji usług opiekuńczych, 13. kontroli wykonywanych usług, w tym usług wykonywanych w ramach prac społecznoużytecznych, 14. współpracy z pracownikami socjalnymi, lekarzami rodzinnymi oraz innymi instytucjami i organizacjami społecznymi, 15. sporządzania bilansu potrzeb i sprawozdawczości.

6 17. Wydział ds. Administracyjnych wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1. realizacji polityki kadrowej, 2. sprawowania funkcji administratora bezpieczeństwa informacji, 3. kontroli dyscypliny pracy pracowników Ośrodka, 4. obsługi podróży służbowych, 5. rozliczania i ewidencji kart drogowych samochodu służbowego. 6. prowadzenia procedury zamówień publicznych. 7. prowadzenie kancelarii ogólnej: 8. prowadzenie archiwum zakładowego 9. sprawowanie kontroli nad pracownikami gospodarczymi oraz pracownikami obsługi tj. kierowcą i sprzątaczką 10. rozwoju sieci komputerowej Ośrodka 11. nadzorowania obsługi programów i sprzętu komputerowego używanych w Ośrodku 12. prowadzenia strony internetowej Ośrodka 18. Wydział finansowy wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1. prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, 2. opracowywania projektu budżetu, planu wydatków i dochodów, nadzór nad realizacją, 3. prowadzenie obsługi finansowej, 4. ewidencja należności i windykacji należności, 5. prowadzenie spraw płacowych pracowników, 6. terminowe sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, 7. prowadzenie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 8. prowadzenia ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz nadzór nad należytym ich zabezpieczeniem i utrzymaniem, 9. prowadzenia rejestru umów, 10. prowadzenie pracowniczego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 19. Wydział ds. Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego i Dodatków Mieszkaniowych wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1. Stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych wykonuje w szczególności zadania w zakresie: a) prowadzenia postępowania w sprawach dotyczących dodatków mieszkaniowych, b) prowadzenie ewidencji składanych wniosków oraz wydawanych decyzji, c) prowadzenie korespondencji z wnioskodawcami oraz zarządcami budynków, d) prowadzenie postępowań w sprawach wniesionych odwołań, e) sporządzanie statystycznych zestawień wydawanych decyzji administracyjnych. 2. Pracownicy ds. świadczeń rodzinnych wykonują w szczególności zadania w zakresie: a) prowadzenia postępowania w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych, b) ustalania uprawnień do świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych, c) sporządzania bilansu potrzeb i sprawozdań,

7 d) opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne z tytułu wypłaty świadczeń rodzinnych, e) prowadzenie postępowania w sprawie świadczeń nienależnie pobranych. 3. Pracownicy ds. funduszu alimentacyjnego wykonują w szczególności zadania w zakresie: a) ustalania uprawnień do pobierania świadczeń z funduszu alimentacyjnego, b) prowadzenia postępowania w sprawie dłużników alimentacyjnych, c) współpracy z instytucjami prowadzącymi sprawy osób zobowiązanych do świadczeń alimentacyjnych i organami prowadzącymi postępowanie egzekucyjne wobec dłużników alimentacyjnych. 20. Zadania, zakres kompetencji i odpowiedzialności Kierowników Wydziałów, Głównego Księgowego i pracowników Ośrodka ustala Kierownik w zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Rozdział 6 Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz terminy ich załatwiania określa kodeks postępowania administracyjnego. 2. Sprawy wniesione przez obywateli są ewidencjonowane w rejestrach spraw. 22. Pracownicy Ośrodka są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania indywidualnych skarg obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności do: 1. udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów, 2. niezwłocznego załatwiania spraw, a jeśli to niemożliwe - określenia terminu załatwienia, bieżącego informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy, 3. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć Merytoryczne rozpatrywanie spraw należy do pracownika Ośrodka, właściwego ze względu na przedmiot sprawy. 2. Rozpatrywanie skarg i wniosków, dotyczących działania Ośrodka i pracowników należy do Kierownika Ośrodka lub osoby przez niego wskazanej. 3. Rozpatrywanie spraw odbywa się w terminach, o których mowa w kodeksie postępowania administracyjnego.

8 Przyjęcia interesantów odbywają się codziennie w godzinach pracy Ośrodka 2. Kierownik Ośrodka przyjmuje interesantów w sprawach skarg, wniosków w każdy wtorek od godz. 10 do Wnioski i skargi kierowane do Ośrodka podlegają wpisowi do rejestru. Rejestr zawiera następujące pozycje: 1. nr porządkowy, 2. data wpisu, 3. imię i nazwisko interesanta, 4. skrócona treść wniosku lub skargi, 5. imię i nazwisko osoby załatwiającej, 6. sposób i datę załatwienia. Rozdział 7 Kontrola wewnętrzna Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie właściwej działalności Ośrodka, terminowego i zgodnego z przepisami załatwiania spraw i niedopuszczenie do nadużyć i strat. 2. Kontrolę sprawują: a) kierownik Ośrodka lub jego zastępca - w stosunku do wszystkich pracowników Ośrodka, b) główny księgowy - w zakresie działalności finansowej, c) kierownicy Wydziałów i działów - w stosunku do podległych pracowników. 3. Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie rocznego planu kontroli. 27. Kontrola obejmuje w szczególności: 1. wykonywanie zadań planowych, 2. przestrzeganie terminów oraz poprawności merytorycznej załatwianych spraw, 3. przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o pomocy społecznej i innych ustaw, regulaminu, dyscypliny pracy i przepisów BHP. Rozdział 8 Zasady podpisywania pism i dokumentów Do podpisu Kierownika zastrzega się w szczególności: a) kierowane do centralnych i wojewódzkich organów administracji, urzędów miast i gmin, b) kierowane do jednostek samorządu terytorialnego, c) kierowane do organów kontrolnych,

9 d) kierowane do organów ścigania, wymiaru sprawiedliwości i służb porządkowych. e) kierowane do innych, nie ujętych wyżej instytucji i organizacji, f) odpowiedzi na zapytania instytucji i osób fizycznych, g) związane z wykonywaniem funkcji Kierownika Ośrodka, h) dokumenty finansowe, i) plany i sprawozdania z wykonywania wydatków i dochodów, j) decyzje dotyczące świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, dodatku mieszkaniowego 2. W czasie nieobecności Kierownika Ośrodka powyższe pisma podpisuje Zastępca Kierownika zgodnie z wydanymi upoważnieniami Do podpisu Zastępcy Kierownika należy : a) podpisywanie decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń z pomocy społecznej, b) podpisywanie pism i dokumentów, oraz zaświadczeń w sprawach indywidualnych z zakresu pomocy społecznej w ramach upoważnień udzielonych przez Kierownika Ośrodka Do Głównego Księgowego należy : a) aprobata dokumentów finansowych, planów i sprawozdań z wykonania wydatków i dochodów finansowych, b) podpisywanie pism i dokumentów w ramach posiadanych upoważnień Pracownicy opracowujący pisma parafują je z lewej strony. 2. Pracownicy socjalni podpisują wnioski dotyczące udzielenia pomocy, porozumienia zawierane w sprawach indywidualnych w zakresie pomocy społecznej, notatki służbowe oraz wywiady środowiskowe. Rozdział 9 Postanowienia końcowe Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Ośrodka zawierają zakresy czynności pracowników. 2. W ramach stanowisk pracy obowiązuje zasada pełnienia zastępstw w przypadku nieobecności pracownika w pracy. 3. Po zmianach personalnych obowiązuje protokolarne przekazywanie dokumentacji wynikającej z zakresów czynności. 4. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników regulują postanowienia Regulaminu Pracy. 33. Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie, Statucie Ośrodka oraz odrębnych przepisach prawa wyznaczających granice działalności, funkcjonowanie Ośrodka oraz wykonywanie zadań, określa Kierownik w drodze zarządzeń.

10