Ogólne zasady prowadzenia działalności ARCADIS ARCADIS General Business Principles Title 1
ARCADIS General Business Principles Title
Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Treść Strona Rozdział 3 1. Wstęp 4 2. Nasze zobowiązania 4 Zobowiązanie wobec społeczeństwa 4 Zobowiązanie wobec klientów 5 Zobowiązanie wobec akcjonariuszy 5 Zobowiązania wobec pracowników 5 Zobowiązania pracowników 6 Zobowiązania szczególne 7 3. Przestrzeganie ogólnych zasad prowadzenia działalności 8 4. Zgłaszanie przypadków naruszenia 9 5. Wytyczne Ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS
4 ARCADIS General Business Principles Title
Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Wstęp 3 1. Wstęp W spółce ARCADIS definiujemy naszą misję następująco: Naszą misją jest poprawa jakości życia na świecie poprzez tworzenie unikalnych miejsc oraz zapewnianie zrównoważonych rozwiązań, które ulepszają zbudowane i naturalne środowisko. Postępując w ten sposób, tworzymy wyjątkową wartość dla naszych klientów, pracowników, akcjonariuszy i społeczeństwa. Dążąc do realizacji tej misji, jako firma międzynarodowa zidentyfikowaliśmy trzy podstawowe wartości: uczciwość, przedsiębiorczość oraz otwartość. Celem niniejszych Ogólnych zasad prowadzenia działalności w ARCADIS jest dalszy rozwój i realizacja naszego zaangażowania w uczciwość. Uczciwość to nie pojedyncze działanie czy przekonanie to kulminacja przestrzeganych przez nas norm etycznych oraz sposób, w jaki tworzymy i utrzymujemy nasze wzajemne relacje. To realizacja naszych wygórowanych norm odpowiedzialności za klientów, akcjonariuszy, partnerów handlowych oraz pracowników i społeczeństwo, wobec instytucji rządowych oraz przepisów i kultury krajów, w których działamy. Ogólne zasady prowadzenia działalności ustanawiają wytyczne dla naszych decyzji i działań biznesowych na całym świecie, na wszystkich poziomach zarządzania, i odnoszą się w równym stopniu do działań firmy, jak i indywidualnych zachowań wszystkich naszych pracowników w ramach prowadzenia działalności przez spółkę ARCADIS. Nasze Zasady przybrały formę zestawu Zobowiązań. W rozdziałach 3 i 4 przedstawiamy, w jaki sposób zapewniamy ich przestrzeganie. Rozdział 5 przybliża Wytyczne ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS, zawierające szczegółowe wytyczne dotyczące prezentów i gościnności, jak również płatności na rzecz stron trzecich. Stanowią one integralną część Ogólnych zasad prowadzenia działalności. Postanowienia Ogólnych zasad prowadzenia działalności mogą być zmieniane, usuwane lub anulowane postanowieniem zarządu firmy ARCADIS.
4 Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Nasze zobowiązania 2. Nasze zobowiązania Zobowiązanie wobec społeczeństwa Działamy w wielu krajach i przestrzegamy przepisów krajowych oraz szanujemy kulturę poszczególnych krajów. Staramy się dostosowywać do lokalnych sytuacji, budując silne firmy lokalne oraz wybierając właściwe metody rozstrzygania dylematów w granicach obowiązującego prawa oraz etycznie odpowiedzialnego postępowania w ramach prowadzenia działalności. Dlatego też spółka ARCADIS popiera zasadę otwartego dialogu i współpracy ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Prowadząc naszą działalność, troszczymy się o środowisko i nieustannie poszukujemy możliwości dalszego zmniejszenia niekorzystnego wpływu naszej działalności na środowisko. Zrównoważona gospodarka to jeden z celów naszej polityki i jedna z zasad, którymi się kierujemy, świadcząc nasze usługi. Wspieramy zasadę swobodnego prowadzenia działalności i uczciwej konkurencji jako podstawę prowadzenia działalności, a ponadto przestrzegamy stosownych przepisów i aktów prawnych dotyczących konkurencji. Promujemy, chronimy i wspieramy uzasadnione interesy handlowe w krajach, w których działamy, z poszanowaniem przepisów pracy i interesu społecznego. Zobowiązanie wobec klientów Nasz cel to bycie wiarygodnym partnerem dla naszych klientów, realizujących swoje ważne cele biznesowe, oraz świadczenie usług z profesjonalną uczciwością, bez szkody dla interesów społeczeństwa, pracowników i akcjonariuszy. Oferujemy swoje usługi na warunkach umownych, które nie są sprzeczne z naszą niezależną, profesjonalną oceną ani obiektywnością. Jesteśmy zaangażowani w oferowanie rozwiązań biznesowych, których celem jest tworzenie optymalnej wartości dla klientów. Skupiamy się na nieustannym ulepszaniu naszych usług dzięki zrównoważonym inwestycjom w bazę wiedzy i aktywne rozwijanie kompetencji naszych pracowników. Zgodnie ze zobowiązaniami umownymi, dbamy o poufność informacji otrzymanych od klientów w procesie świadczenia naszych usług. Zachowujemy poufność dokumentów i raportów przygotowanych dla naszych klientów, chyba że zostanie uzgodnione, że ma być inaczej. W przypadku ewentualnego konfliktu interesów, który mógłby powstać podczas świadczenia przez nas usług, zapewniamy klientom naszą przejrzystość.
Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Nasze zobowiązania 5 Zobowiązanie wobec akcjonariuszy Skupiamy się na zwiększaniu wartości dla akcjonariuszy poprzez osiąganie doskonałej stopy zwrotu z akcji, dążąc do zapewnienia akcjonariuszom zrównoważonych wypłat dywidendy i równocześnie zachowując wystarczające środki dla firmy, aby mogła się rozwijać i przynosić zyski. Prowadzimy działalność zgodnie z powszechnie akceptowanymi w skali międzynarodowej zasadami dobrego gospodarowania. Wszystkim naszym akcjonariuszom dostarczamy na czas i regularnie wiarygodnych informacji na temat na naszej działalności, sytuacji finansowej i wyników. Zobowiązania wobec pracowników Spółka ARCADIS ceni swoich pracowników jako kluczowy zasób oraz szanuje prawa człowieka i prawa pracownicze, aby zagwarantować im pracę w bezpiecznym, profesjonalnym i przyjaznym środowisku. Atmosfera dobrej komunikacji z pracownikami, zaangażowania i odpowiedzialności ma znaczenie zasadnicze; ponadto zachęcamy pracowników do rozwoju osobistego i optymalnego wykorzystania talentów. W spółce ARCADIS każdy pracownik ma jednakowe szanse na osobiste uznanie i rozwój kariery, niezależnie od pochodzenia czy przekonań. Taka sama zasada odnosi się do rekrutacji pracowników. Nie tolerujemy żadnych form dyskryminacji ani nękania. Ważnym elementem tej polityki jest wybór, nagradzanie i promowanie ludzi, którzy hołdują wartościom firmy ARCADIS uczciwości, otwartości i przedsiębiorczości oraz wykazują indywidualną inicjatywę wraz z wysokim poziomem wiedzy i doświadczenia w zakresie usług, lokalnego rynku oraz kultury. Zobowiązania pracowników Jesteśmy odpowiedzialni za właściwe używanie, ochronę i oszczędzanie składników majątkowych i zasobów firmy ARCADIS. Obejmują one własność spółki ARCADIS, jej składniki majątkowe, udziały własnościowe, dane finansowe, firmowe know-how i informacje oraz inne prawa spółki ARCADIS. Składniki majątkowe i zasoby spółki ARCADIS mogą być wykorzystywane wyłącznie dla celów związanych z realizacją celów spółki ARCADIS, nie zaś dla korzyści osobistych. Pracownik, który przypuszcza, że mógł zaistnieć konflikt interesów, powinien omówić tę kwestię ze swoim bezpośrednim przełożonym. Informacje wykorzystywane przez firmę w ramach prowadzenia działalności są traktowane jako aktywa firmowe, które należy chronić przed utratą dostępności, naruszeniem i nieprawidłowym ujawnieniem. Informacje firmowe obejmują także własność intelektualną spółki ARCADIS (wynalazki, know-how, tajemnice handlowe, informacje techniczne).
6 Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Nasze zobowiązania Wszelkie informacje niepubliczne, które mogą mieć wpływ na cenę rynkową akcji spółki ARCADIS, są traktowane jako ściśle poufne do czasu publicznego ujawnienia tych informacji przez uprawnione kierownictwo zgodnie z odnośnymi wymaganiami prawnymi i przepisami giełdowymi. Osoby mające dostęp do dotyczących spółki ARCADIS informacji poufnych, które mogłyby mieć wpływ na cenę akcji firmy ARCADIS i związane z nimi prawa, nie mogą bezpośrednio ani pośrednio realizować transakcji związanych z akcjami spółki ARCADIS czy takimi prawami. Zobowiązania szczególne Wszystkie zapisy dotyczące naszych działań/transakcji prowadzimy w sposób dokładny i przejrzysty. Nie tworzymy ani nie utrzymujemy żadnych nierejestrowanych funduszy ani składników majątkowych. Korupcja w jakiejkolwiek formie jest niedopuszczalna. Korupcja może obejmować ofiarowanie, przyrzeczenie lub wręczenie płatności bądź innych korzyści urzędnikowi publicznemu albo prywatnemu klientowi jako nienależne wynagrodzenie mające wpływ na procedury wyboru czy inne decyzje podejmowane przez instytucje rządowe lub firmy. Należy natychmiast odrzucać wszelkie korupcyjne żądania lub propozycje. Nigdy nie należy wręczać ani przyjmować prezentów, w jakiejkolwiek formie, jeśli celem prezentu jest lub prawdopodobnie mogłoby być zobowiązanie odbiorcy do czegoś. Aby uniknąć nawet pozorów sytuacji niewłaściwej, żaden pracownik spółki ARCADIS nie może oferować ani przyjmować prezentów czy przysług o jakiejkolwiek znaczącej wartości handlowej. Nigdy nie wolno proponować ani przyjmować gotówki lub jej odpowiedników (np. papierów wartościowych). W Rozdziale 5 znajdują się odniesienia do Wytycznych. Jesteśmy w pełni zaangażowani w realizację naszych zadań i unikamy wszelkich konfliktów naszych działań osobistych lub zawodowych oraz interesów finansowych z takimi zobowiązaniami. Wszelkie zobowiązania lub dowolne udziały finansowe (bezpośrednie lub pośrednie), które mogłyby stać się przyczyną konfliktu osobistego bądź finansowego związanego z interesem spółki ARCADIS, należy bezzwłocznie ujawniać kierownictwu wyższego szczebla. Pracownikom nie wolno bez uzyskania zgody kierownictwa posiadać bezpośrednich ani pośrednich udziałów finansowych w firmie będącej dostawcą lub konkurentem, z wyjątkiem udziałów finansowych w spółkach notowanych na giełdzie papierów wartościowych. W ramach naszych obowiązków obywatelskich oraz obowiązków pracowników ARCADIS zachęcamy pracowników do uczestniczenia w życiu społeczności, chyba że uczestnictwo takie spowoduje zaistnienie konfliktu z obowiązkami pracowniczymi w spółce ARCADIS.
Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Przestrzeganie ogólnych zasad prowadzenia działalności 7 3. Przestrzeganie ogólnych zasad prowadzenia działalności Spółka ARCADIS uznaje za niezmiernie istotne, żeby pracownicy rozumieli Ogólne zasady prowadzenia działalności i przestrzegali ich w celu zachęcania do wspólnej odpowiedzialności wobec społeczeństwa związanej z realizacją celów biznesowych spółki ARCADIS. Kierownictwo spółki ARCADIS wprowadzi odpowiednie procedury w celu informowania pracowników o Ogólnych zasadach prowadzenia działalności i jest odpowiedzialne za promowanie kultury, w której te zasady będą przestrzegane. Ogólne zasady prowadzenia działalności nie mogą i nie powinny próbować dostarczać gotowych rozwiązań dla każdego możliwego dylematu, w obliczu którego stanie spółka, ale oferować wskazówki dotyczące jego rozwiązania. Ponadto, powinno być oczywiste, że o dylematach należy dyskutować: nikt w firmie ARCADIS nie powinien rozstrzygać ich samodzielnie. Ogólne zasady prowadzenia działalności nie zawierają wszystkich możliwych informacji, lecz określają minimalne wymogi dotyczące zachowania. Pozostawiają kierownictwu spółki ARCADIS swobodę ustanawiania dalszych lokalnych zasad prowadzenia działalności w obrębie Ogólnych zasady prowadzenia działalności. Naruszenie Ogólnych zasad prowadzenia działalności może skutkować zastosowaniem odpowiednich sankcji, włącznie ze zwolnieniem.
8 Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Zgłaszanie przypadków naruszenia 4. Zgłaszanie przypadków naruszenia Spółka ARCADIS zachęca pracowników do zgłaszania za pomocą zwykłych procedur wszelkich domniemanych przypadków naruszenia naszych fundamentalnych wartości, Ogólnych zasad prowadzenia działalności oraz innych aktów prawnych i przepisów. Oznacza to, że zachęcamy pracowników do kontaktowania się w pierwszej kolejności z bezpośrednim przełożonym, a następnie z lokalnym kierownictwem lub z lokalną komisją ds. zgodności. Jeśli takie zgłoszenie nie jest możliwe lub byłoby dla pracownika kłopotliwe, pracownik może skorzystać z firmowej linii telefonicznej ds. uczciwości. Za pośrednictwem firmowej linii telefonicznej ds. uczciwości można zgłaszać przypadki domniemanych naruszeń anonimowo i bezpośrednio do firmowej komisji ds. zgodności firmy ARCADIS. Zgłoszenia dotyczące wszelkich przypadków naruszenia Ogólnych zasad prowadzenia działalności lub innych przepisów oraz problemy związane z wątpliwymi kwestiami dotyczące księgowości lub audytu powinny zawierać wystarczającą liczbę szczegółów na temat domniemanego naruszenia, aby można było podjąć bezzwłocznie dochodzenie oraz w razie konieczności działania zaradcze. Żaden z pracowników nie poniesie konsekwencji zgłoszenia w dobrej wierze domniemanego naruszenia przepisów, regulaminów czy procedur firmowych. Zgłoszenia o domniemanym naruszeniu będą traktowane jako poufne w maksymalnym możliwym stopniu, zależnie od potrzeb związanych z odpowiednim dochodzeniem. Spółka ARCADIS nie pociągnie do odpowiedzialności pracowników za jakiekolwiek straty wynikłe z przestrzegania przez pracowników Ogólnych zasad prowadzenia działalności. Kierownictwo spółek ARCADIS jest zobowiązane do monitorowania zgodności z Ogólnymi zasadami prowadzenia działalności, służenia pomocą w bezzwłocznym prowadzeniu dochodzeń w sprawie naruszenia oraz zgłaszania zarządowi wszelkich przypadków naruszenia. Do niniejszych Ogólnych zasadach prowadzenia działalności ARCADIS dołączono Procedurę postępowania administracyjnego dla zgłoszonych naruszeń AGBP Procedury zgłoszeń wewnętrznych ARCADIS.
Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Wytyczne Ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS 9 5. Wytyczne Ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS Wytyczne przedstawione w Rozdziale 5 AGBP to zbiór szczegółowych zaleceń związanych z: prezentami i gościnnością, płatnościami na rzecz stron trzecich (w tym na rzecz przedstawicieli, a także płatnościami ułatwiającymi oraz wpłatami na rzecz organizacji politycznych lub na cele charytatywne). Wytyczne nie są wyczerpujące, lecz stanowią zbiór minimalnych wymagań. Pozostawiają kierownictwu firm ARCADIS swobodę stanowienia dalszych zasad lokalnych związanych z prowadzeniem działalności, które mogą być bardziej restrykcyjne. Prezenty i gościnność Zasady ogólne Decyzje związane z prowadzeniem działalności powinny być oparte na uzasadnionych kwestiach handlowych, nie zaś na kwestiach związanych z korzyściami osobistymi, dotychczasowymi bądź spodziewanymi. Proponowanie lub przyjmowanie podarunków, przysług lub gościnności w przypadku klientów, dostawców i kontaktów handlowych może mieć ujemny wpływ na relacje handlowe. Nie wolno ich żądać ani oferować w sytuacjach, które mogą zaszkodzić uczciwości podejmowania decyzji handlowych albo stwarzać pozory niewłaściwego zachowania. Przyjęcie lub oferowanie podarunków bądź przysług jest dopuszczalne wyłącznie w zgodzie z Wytycznymi AGBP i w każdym przypadku muszą być one ograniczone do wydatków rozsądnych i w dobrej wierze. Zagadnienia dotyczące podarunków, przysług czy gościnności należy omawiać ze swoim lokalnym kierownikiem ds. zgodności. Podarunki i przysługi Podarunki bądź przysługi mogą być oferowane stronom trzecim albo przyjmowane od stron trzecich jako uprzejmy gest w stosunkach handlowych pod warunkiem, że taka praktyka jest akceptowana lokalnie lub w danej branży jako dowód uznania oraz jest zgodna z wszelkimi obowiązującymi przepisami i z własnymi procedurami etycznymi strony trzeciej. Po rozpatrzeniu wszelkich czynników należy zaoferować podarunek lub przysługę dobrowolnie; nie mogą one mieć wartości, która mogłaby mieć wpływ na decyzję handlową lub mogłaby prowadzić do powstania stosunku zależności albo powstania pozorów niewłaściwego zachowania. Nie wolno oferować ani przyjmować podarunków o wartości przekraczającej kwotę wyznaczoną przez kierownictwo spółki ARCADIS, chyba że kierownictwo uprzednio udzieliło na to zgody. Nigdy nie wolno oferować podarunków w formie gotówki ani odpowiedników gotówki. Zabrania się oferowania osobistej pomocy finansowej o jakimkolwiek charakterze klientom, dostawcom czy innym osobom odpowiedzialnym za kontakty handlowe, a także przyjmowania takiej pomocy od takich osób.
10 Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Wytyczne Ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS Gościnność Zaproszenia mogą być oferowane stronom trzecim lub przyjmowane od nich jako uprzejmy gest w stosunkach handlowych pod warunkiem, że taka praktyka jest akceptowana lokalnie lub w danej branży jako dowód uznania oraz jest zgodna z wszelkimi obowiązującymi przepisami i własnymi procedurami etycznymi strony trzeciej. Po rozpatrzeniu wszelkich czynników zaproszenie nie może mieć wartości, która mogłaby mieć wpływ na decyzję handlową lub mogłaby prowadzić do powstania stosunku zależności albo powstania pozoru niewłaściwego zachowania. Dodatkowe wytyczne Z zastrzeżeniem powyższych wymogów ogólnych:: Można oferować i przyjmować zaproszenia na okazjonalne wydarzenia sportowe lub inne wydarzenia rozrywkowe. Można oferować i przyjmować zaproszenia na okazjonalne lunche i kolacje w restauracjach. Nie jest dopuszczalne pokrywanie kosztów podróży i zakwaterowania klientom (potencjalnym) ani akceptowanie pokrywania kosztów podróży i zakwaterowania przez klientów (potencjalnych), z wyjątkiem przypadków związanych ze szkoleniami, nauką lub okazjonalnymi wydarzeniami organizowanymi przez klienta, pod warunkiem, że koszty te są ograniczone i uzasadnione w stosunku do korzyści wynikających z danego wydarzenia związanego ze szkoleniem, nauką lub wydarzeniem organizowanym przez klienta. Wszelkie płatności lub akceptowanie kosztów podróży i zakwaterowania wymagają uprzedniej zgody kierownictwa spółki ARCADIS. Kierownictwo każdej spółki operacyjnej ARCADIS stworzyło określone zasady i wytyczne (na podstawie zasad AGBP, Wytycznych oraz miejscowych przepisów) dotyczące ograniczeń związanych z podarunkami, przysługami i gościnnością: Polityka dotycząca prezentów i gościnności. Płatności na rzecz stron trzecich Zasady ogólne Ani spółka, ani jej pracownicy nie mogą dokonywać, oferować ani przyrzekać jakichkolwiek płatności korupcyjnych czy czegokolwiek o istotnej wartości, w tym między innymi jakichkolwiek łapówek, jakiemukolwiek urzędnikowi publicznemu, urzędnikowi lub pracownikowi publicznej organizacji międzynarodowej czy partii politycznej, urzędnikowi, kandydatowi lub innemy pracownikowi lub przedstawicielowi jakiegokolwiek (potencjalnego) klienta lub dostawcy w celu uzyskania bądź utrzymania zamówień albo zyskania niewłaściwej przewagi. Płatności na rzecz dostawców towarów lub usług każdorazowo muszą być ograniczone do wydatków rozsądnych i w dobrej wierze. Wszelkie płatności za towary czy usługi firmy muszą być dokonywane na rzecz firmy, a nie osoby fizycznej, chyba że osoba fizyczna dostarcza produkty lub świadczy usługi jako strona umowy. Zawsze należy odrzucać żądania dokonania płatności na rzecz podmiotów lub osób w tzw. rajach podatkowych. Wszelkie płatności muszą być zarejestrowane prawidłowo i rzetelnie, zgodnie z normami firmowymi. Nie wolno prowadzić podwójnej księgowości ani tajnych rachunków.
Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Wytyczne Ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS 11 Żadnych płatności nie można wnosić za pośrednictwem przedstawiciela (patrz: definicja w kolejnym ustępie). Wszelkie płatności dokonane na rzecz przedstawiciela powinny być przeznaczone dla samego przedstawiciela. Płatności w gotówce nie są dopuszczalne; wszelkie płatności powinny być dokonywane lub otrzymywane na rachunek bankowy wyznaczony na piśmie, z nazwą odbiorcy oraz w kraju, w którym przebywa odbiorca. Wyłącznie w przypadkach, kiedy to w niektórych krajach kontrakty opłaca się nadal gotówką i jest to normalna procedura operacyjna, kierownictwo spółki ARCADIS może wyrazić zgodę na odstępstwo od tej zasady po przeprowadzeniu analizy określonego przypadku. Nie są dopuszczalne płatności na tzw. anonimowe rachunki bankowe. Nie wolno wręczać łapówek urzędnikom, dyrektorom, kierownictwu, pracownikom instytucji rządowych ani przedstawicielom (potencjalnych) klientów lub dostawców. Ani spółka, ani jej pracownicy nie mogą brać udziału w czynnościach związanych z wywieraniem nacisku (takich jak wymuszanie czy zabieganie o łapówki), aktach zmowy (takich jak manipulowanie postępowaniem przetargowym) ani oszustwach. Przedstawiciele Wynagrodzenie przedstawicieli, dystrybutorów, pośredników i osób pośredniczących oraz podobnych ( Przedstawiciel ) nie może przekroczyć zwykłych i uzasadnionych stawek handlowych za rzeczywiste usługi świadczone przez przedstawicieli. Żaden składnik wynagrodzenia nie może zostać przekazany urzędnikowi państwowemu ani pracownikowi/przedstawicielowi (potencjalnego) klienta lub dostawcy jako płatność korupcyjna lub element o znacznej wartości. Przedstawiciel nie może być urzędnikiem państwowym. Pochodzenie przedstawiciela powinno zostać starannie sprawdzone przez osobę proponującą przedstawiciela w ścisłej współpracy z kierownictwem; dowody na przeprowadzenie takiej oceny muszą być dostępne w archiwum. Każdy przedstawiciel musi zostać powołany z mocy kontraktu na usługę z zachowaniem formy pisemnej. Kontrakt ten zawsze musi zawierać odwołanie do zasad AGBP i należy do niego dołączyć egzemplarz AGBP, a przedstawiciel ma obowiązek potwierdzić, że zapoznał się z treścią tego dokumentu i go zrozumiał. Kontrakt z agentem powinien zawierać postanowienie, zgodnie z którym przedstawiciel jednoznacznie zobowiązuje się, że nie będzie oferować, przyrzekać ani płacić łapówek, oraz powinien przewidywać możliwość rozwiązania kontraktu z przedstawicielem w przypadku naruszenia tego postanowienia. Wszelkie takie kontrakty z przedstawicielami muszą być zarejestrowane przez kierownictwo spółki ARCADIS. W przypadku każdego przedstawiciela będzie prowadzone archiwum dotyczące warunków współpracy. Dział prawny lub finansowy w każdym kraju będzie przechowywać archiwum wszelkich odnośnych informacji na temat przedstawicieli i w dowolnej chwili udostępniać je do wglądu osobom przeprowadzającym audyt wewnętrzny. ARCADIS tworzy określone zasady i wytyczne dotyczące wyboru i wynagradzania przedstawicieli na podstawie zasad AGBP, Wytycznych oraz miejscowych przepisów, które to zasady i wytyczne znajdują się w dokumencie The Source, ABC Framework, w dziale Global Policies, Partnering.
12 Ogólne Zasady Prowadzenia Działalności ARCADIS Wytyczne Ogólnych zasad prowadzenia działalności ARCADIS Płatności ułatwiające Płatności ułatwiające to niewielkie płatności pieniężne lub podobne, które zgodnie z powszechnie znanym oraz szeroko przestrzeganym zwyczajem i praktyką są dokonywane w ramach rutynowych działań rządowych przez urzędników zajmujących się dokumentacją, celników itp. Cechą płatności ułatwiających jest fakt, że usługa uzyskana dzięki takim płatnościom stanowi zwykłą czynność danego urzędnika, a jej celem jest ułatwienie czy przyspieszenie rutynowych czynności urzędowych i nie powoduje ona uzyskanie nienależnej przewagi płatnika w porównaniu z innymi firmami. Rutynowe czynności urzędowe nie obejmują decyzji urzędnika dotyczącej przyznania zamówienia. Płatności ułatwiające nie należą do zakresu konwencji OECD o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych. Jednak w niektórych krajach przepisy wdrażające tę konwencję obejmują także płatności ułatwiające, wskutek czego urzędnik (a w pewnych okolicznościach także spółka) dokonujący takich płatności za granicą może podlegać karze w kraju ojczystym. Spółka ARCADIS zasadniczo jest przeciwnikiem płatności ułatwiających. Spółka promuje metody eliminacji takich praktyk. W każdym wypadku należy przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów i regulaminów. Związki z partiami politycznymi i politykami Z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem, spółki ARCADIS nie przekazują honorariów za porady, nie dokonują płatności ani nie przekazują darowizn (pieniężnych ani żadnych innych) na rzecz partii politycznych, organizacji politycznych ani żadnych polityków czy kandydatów na urząd publiczny. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami, dopuszcza się wyjątki od tego zakazu tam, gdzie dopuszczają to przepisy prawa wyłącznie po uzyskaniu jednoznacznej zgody kierownictwa spółki ARCADIS. W tych wyjątkowych przypadkach, kiedy są dokonywane płatności lub darowizny, należy przestrzegać wszelkich wymagań dotyczących publicznego ujawniania takich płatności i darowizn. Darowizny na cele charytatywne Spółki ARCADIS dokonują darowizn na cele charytatywne wyłącznie w zgodzie z obowiązującymi przepisami i wymaganiami dotyczącymi ujawniania. Darowizny takie nie mogą być używane jako podstęp w celu ukrycia korupcji lub obejścia prawa. Kierownictwo spółki ARCADIS jest zobowiązane dokonywać oceny kwoty i daty wszelkich darowizn na cele charytatywne, aby się upewnić, że nie są one wykorzystywane jako podstęp zmierzający do ukrycia korupcji.
ARCADIS is an international company providing consultancy, design, engineering and management services in the field of infrastructure, environment and buildings. We aim to enhance mobility, sustainability and quality of life by creating balance in the built and natural environment. ARCADIS develops, designs, implements, maintains and operates projects for companies and governments. The company has an extensive international network that is supported by strong local market positions. We strive to leave the environments, the places and the lives we touch better than we found them. To achieve this, we create balance in our world, in our projects and in our lives. We strive to find harmony, equality and stability between the creative and the functional, between nature and the built environment, between the innovative and the tried and true, between present needs and future legacy, and between imagination and results. For more information http://thesource/aboutus/agbp V.01 2011