Załącznik nr 5 do SIWZ Znak sprawy: KA-2/035/2014 UMOWA - PROJEKT zawarta w dniu... pomiędzy : Politechniką Krakowską im. Tadeusza Kościuszki z siedzibą w: 31-155 KRAKÓW, ul. Warszawska 24, zwaną w dalszej części niniejszej umowy Zamawiającym, reprezentowaną przez: Kanclerza PK Lucjana Tabakę z kontrasygnatą finansową Kwestora PK Małgorzaty Kurowskiej a:... z siedzibą w:... prowadzącą działalność na podstawie wpisu do... NIP:... REGON:... Kapitał zakładowy:... kapitał zakładowy wpłacony:... zwaną w dalszej części niniejszej umowy Wykonawcą, reprezentowaną przez:... 1 Wykonawca został wyłoniony w postępowaniu przeprowadzonym przez Zamawiającego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.). 2 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, paczek oraz przesyłek kurierskich oraz ich ewentualnych zwrotów przez operatora pocztowego na rzecz Politechniki Krakowskiej, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r., poz. 1529), na warunkach zgodnych ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i ofertą Wykonawcy z dnia złożoną w postępowania KA-2/035/2014, które stanowią integralną część niniejszej umowy. Szacunkowy wykaz ilości poszczególnych przesyłek stanowi załącznik nr do niniejszej umowy formularz cenowy. Integralną część umowy stanowi aktualny cennik usług Operatora załączony do złożonej oferty załącznik nr.. 2. Usługi, o których mowa w ust. 1 obejmują : a) przesyłki listowe: zwykłe przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszymi kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, zwykłe priorytetowe przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, polecone przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, polecone priorytetowe przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, polecone za zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 1
polecone priorytetowe za zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; b) paczki pocztowe: zwykłe rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, priorytetowe rejestrowane najszybszej kategorii; c) przesyłki kurierskie będące przesyłkami najszybszej kategorii odbioru z siedziby Zamawiającego i doręczane pod wskazany adres w kraju i zagranicą. 3. Usługi codziennego nadawania przesyłek pocztowych, objętych przedmiotem umowy, odbywać się będą w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 4. Usługi codziennego doręczania Zamawiającemu zwrotnych potwierdzeń odbioru i przesyłek pocztowych, zwróconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, odbywać się będą w dni robocze od poniedziałku do piątku do siedziby Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do: a) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz aktów wykonawczych, wydanych na jej podstawie. b) doręczania Zamawiającemu zwrotnych potwierdzeń odbioru przesyłek oraz przesyłek zwróconych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku, do siedziby Zamawiającego. c) doręczania przesyłek listowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267). d) świadczenia usług w obrocie zagranicznym, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), jeżeli międzynarodowe przepisy nie stanowią inaczej. 6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek pocztowych, w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsc zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki, w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych, stanowi zaklejona koperta Zamawiającego. Opakowanie paczki, stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający, umieszcza w sposób trwały i czytelny, informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 7. Ilość przesyłek pocztowych, podana jest w załączniku nr do niniejszej umowy formularz cenowy. Podane ilości przesyłek pocztowych, służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Ilości te mogą ulec zmianie, w zależności od potrzeb zamawiającego, w ramach ustalonego wynagrodzenia i zakresu usług. 8. Przesyłki pocztowe, nadawane będą z następujących lokalizacji: a) Politechnika Krakowska, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków - Dziennik Podawczy b) Politechnika Krakowska, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków - Dziennik Podawczy Biblioteka c) Politechnika Krakowska, al. Jan Pawła II 37, 31-864 Kraków - Wydział Mechaniczny d) Politechnika Krakowska, al. Jan Pawła II 37, 31-864 Kraków - Centrum Szkolenia i Organizacji Systemów Jakości e) Politechnika Krakowska, ul. Skarżyńskiego 1, 31-866 Kraków Wydawnictwo PK. 9. Wykonawca będzie zobowiązany do odbierania przesyłek kurierskich od Zamawiającego, bez pobierania dodatkowej opłaty za odbiór. Zamówienia na realizację usługi dostarczania 2
przesyłek kurierskich, Zamawiający może składać telefonicznie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00. Przesyłka kurierska krajowa o masie nie większej niż 1 kg, zostanie umieszczona w kopercie dostarczonej bezpłatnie przez Wykonawcę. W przypadku przesyłek o większych gabarytach lub przesyłek zagranicznych, Zamawiający będzie stosował własne opakowanie. 10. Przesyłki kurierskie, odbierane będą od Zamawiającego w następujących lokalizacjach Politechniki Krakowskiej : a) w Krakowie, przy ul. Warszawskiej 24 b) w Krakowie, przy al. Jana Pawła II 37 c) w Krakowie, przy ul. Podchorążych 1 d) w Krakowie, przy ul. Kanoniczej 1 e) w Krakowie, przy ul. Skarżyskiego 1 f) w Krakowie, przy ul. Kamiennej 1 11. Szacunkowe ilości przesyłek kurierskich oraz kraje do których zamawiający zamierza je wysłać, określono w załączniku nr do niniejszej umowy formularz cenowy. Podane ilości przesyłek kurierskich, służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Ilości te mogą ulec zmianie, w zależności od potrzeb zamawiającego, w ramach ustalonego wynagrodzenia i zakresu usług. W przypadku nadania paczek i przesyłek kurierskich do innych krajów lub nadania paczek lub przesyłek kurierskich, nie mieszczących się w określonych przedziałach wagowych, zastosowanie będzie miał ogólnodostępny cennik usług, obowiązujący u wykonawcy. 12. Do obowiązków Zamawiającego, należeć będzie: a) umieszczanie na przesyłkach, w sposób trwały i czytelny, informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata, b) umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu, c) umieszczanie oznaczenia, potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę, w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci, o treści podanej przez Wykonawcę, d) sporządzanie w dwóch egzemplarzach: pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, zestawienia przesyłek nierejestrowanych, zaopatrzonych w informacje o Zamawiającym, formie opłaty, numerze i dacie zawartej umowy Oryginał książki nadawczej oraz zestawienia, pozostanie u Wykonawcy, natomiast kopię na której Wykonawca kwituje odbiór przesyłek, zatrzyma Zamawiający. 3 1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na okres od 06.04.2014 r. do 05.04.2015 r. 2. W przypadku wygaśnięcia umowy lub jej rozwiązania, Strony zobowiązują się do dokonania, w terminie 2 miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy, rozliczenia liczby nadanych/zwróconych przesyłek, oraz zastosowanych opłat, a w razie potrzeby również do zwrotu kwot nienależnych wynikających z takiego rozliczenia na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur korygujących VAT. 3. Z zastrzeżeniem postanowień ust. 1 niniejszą umowę uważa się za rozwiązaną z upływem terminu jej obowiązywania, wykorzystania kwoty umownej, o której mowa w 4 ust. 1 albo wypowiedzenia. W takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia dotyczące kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy maksymalną ceną brutto określoną w 4 ust. 1 umowy, a kwotą wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a także roszczenia odszkodowawcze jak i kary umowne. 3
4. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy Strony czynią Zamawiającego. 4 1. Maksymalna wartość umowy wynosi : brutto, w tym należny podatek VAT. 2. Rozliczenie za wykonane usługi pocztowe, odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego zestawień przesyłek według którego dokonywane będą płatności za wykonaną usługę w cyklach miesięcznych. 3. W przypadku przesyłek, rejestrowanych i nierejestrowanych ilość, waga, rodzaj przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy. 4. Zestawienie przesyłek rejestrowanych zwróconych Zamawiającemu stwierdzone będzie na podstawie zestawienia sporządzonego przez Wykonawcę, potwierdzonego przez Zamawiającego. 5. Za okres rozliczeniowy do fakturowania, uznaje się miesiąc kalendarzowy. 6. Miesięczne wynagrodzenie Wykonawcy, będzie ustalane jako suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone w miesięcznym okresie rozliczeniowym, których ilość i waga zostanie ustalona w następujący sposób: 1) odnośnie przesyłek listowych rejestrowanych, paczek pocztowych - na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, 2) odnośnie przesyłek listowych nierejestrowanych - na podstawie zestawienia nadanych/zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzonego przez Wykonawcę, 3) odnoście przesyłek kurierskich - na podstawie miesięcznego zestawienia nadanych przesyłek, z wykazaniem miejsca i osoby zgłaszającej usługę, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy, który będzie stanowił załącznik nr do umowy. Przesyłki nieujęte w formularzu cenowym winny być ujęte na odrębnej fakturze. 7. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy w okresie rozliczeniowym, stanowić będzie suma opłat za faktyczną ilość przesyłek nadanych, w oparciu o dokumenty nadawcze i oddawcze. 8. Wykonawca za usługi pocztowe, wystawiać będzie faktury, w zależności od lokalizacji miejsca nadania: a) Politechnika Krakowska, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków - Dziennik Podawczy b) Politechnika Krakowska, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków - Biblioteka c) Politechnika Krakowska, al. Jan Pawła II 37, 31-864 Kraków - Wydział Mechaniczny d) Politechnika Krakowska, al. Jan Pawła II 37, 31-864 Kraków - Centrum Szkolenia i Organizacji Systemów Jakości e) Politechnika Krakowska, ul. Skarżyńskiego 1, 31-866 Kraków Wydawnictwo PK 9. Wykonawca na przesyłki kurierskie będzie wystawiał osobną fakturę na: Politechnika Krakowska, ul Warszawska 24, 31-155 Kraków i będzie robił miesięczne zestawienie nadanych przesyłek z wykazaniem miejsca i osoby zgłaszającej usługę. 10. Wynagrodzenie Wykonawcy, będzie płatne przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w miesięcznych okresach rozliczeniowych, z dołu za miesiąc poprzedni, w terminie 21 dni od dnia wystawienia Zamawiającemu faktury VAT, po stwierdzeniu braku uchybień w wykonaniu 4
usług i pod warunkiem, że faktura zostanie doręczona Zamawiającemu co najmniej na 10 dni przed upływem terminu płatności. Jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, termin płatności wynagrodzenia wynosi 10 dni od dnia doręczenia faktury Zamawiającemu. 11. Za dzień zapłaty, strony przyjmą dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy, o ile faktura została doręczona Zamawiającemu w odpowiednim terminie. 12. Brak zapłaty wynagrodzenia w terminie, upoważnia Wykonawcę do naliczenia odsetek ustawowych. 5 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia, w przypadku stwierdzenia nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę, w szczególności dostarczania uszkodzonych przesyłek, opóźnienia w dostarczaniu, niezgodnego z umową przepakowywania przesyłek dostarczanych przez Wykonawcę. 2.Wypowiedzenie umowy może nastąpić jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający ma prawo do rozwiązania niniejszej umowy w trybie natychmiastowym, w przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę warunków niniejszej umowy, lub w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy przepisów podatkowych i przepisów prawnych regulujących działalność pocztową, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy. 4. Wykonawcy należy się wynagrodzenie za usługi, które świadczył na rzecz Zamawiającego, do dnia upływu okresu wypowiedzenia. 6 1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność materialną za wyrządzone szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków przez osoby, którym Wykonawca powierzył wykonywanie obowiązków związanych z realizacją przedmiotu umowy. 2. W przypadku powstania szkody w mieniu Zamawiającego, bądź w mieniu oddanym do dyspozycji Wykonawcy, obowiązek odszkodowawczy obejmuje naprawienie szkody w pełnej wysokości o ile jest ona następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania tych obowiązków przez Wykonawcę. 3. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 4. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości: a) 5 % łącznej wartości (brutto) umowy, wskazanej w 4 ust. 1, w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, b) ustalonej w obowiązującej ustawie Prawo pocztowe, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w danym dniu. 5. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej przysługuje odszkodowanie: - za utratę przesyłki rejestrowanej w wysokości 50-krotności opłaty pobranej przez Wykonawcę za traktowanie przesyłki jako przesyłki poleconej, - za utratę paczki pocztowej w wysokości 10-krotności opłaty pobranej za jej nadanie. 6. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi, Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. 7. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 8. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 9. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. 5
10. W przypadku niewykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 11. Pomimo kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 12. W przypadku zwłoki w zapłacie należności za świadczone usługi Zamawiający zapłaci Wykonawcy ustawowe odsetki. 7 Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są: 1. Ze strony Wykonawcy :..., tel. 2. Ze strony Zamawiającego:.., tel. 8 Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w następujących przypadkach i zakresie: 1) jeżeli w czasie trwania umowy Wykonawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wprowadzi nowy cennik usług świadczonych na podstawie tej umowy zmianie może ulec wysokość opłat za usługi, o ile będzie korzystna dla Zamawiającego, 2) jeżeli w trakcie obowiązywania umowy, nastąpi ustawowa zmiana wysokości stawki podatku od towarów i usług zmianie może ulec wysokość opłat za usługi świadczone na podstawie tej umowy, w granicach uzasadnionych zmianą wysokości stawki podatku od towarów i usług, 3) Określone w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr do niniejszej umowy, rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie po zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT, przy założeniu, iż ceny jednostkowe netto wskazane w formularzu cenowym nie ulegną zmianie. W obu przypadkach niezbędne jest pisemne poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego. 9 1.W przypadku wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o wskazanych wyżej okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytuły wykonania części umowy. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy: Kodeksu cywilnego; ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), ustawy z dnia 12 czerwca 2003 roku Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r., poz. 1529), Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r., poz. 545), Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 1468), Kodeksu postępowania administracyjnego ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz.U. z 2013 r., poz. 267). 3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez Strony, pod rygorem nieważności. 6
4. Spory wynikłe ze stosowania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 6. Integralną częścią niniejszej umowy są n/w załączniki: 1. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, 2. Formularz cenowy, 3. Aktualny cennik usług Wykonawcy. 4. Wykaz placówek Wykonawcy, w których jednostki Politechniki Krakowskiej będą nadawać korespondencję 10 Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY : WYKONAWCA: 7