Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni Spotkanie z Beneficjentami projektów Warszawa, 17 czerwca 2013 Podsumowanie naboru Czas trwania: od 1 marca do 30 kwietnia 2013 Złożono 34 wnioski na kwotę 6 242 510,00 Zaakceptowano 31 wniosków na kwotę 5881 610,00 Dostępna kwota 1793333,50 Najczęściej popełniane błędy: Podpis osoby nieuprawnionej Nieprawidłowa umowa partnerska (podpis, osoba do kontaktu, numer konta uczelni partnerskiej) Nieprawidłowe pełnomocnictwo Brak jednego oryginału wniosku Brak uzupełnień w terminie
Zasady alokacji i kwota bazowa Kwota dostępna 1 793 333,50 Kwota bazowa 5 760 460,00 Zasady alokacji Uczelnie z wynikiem 39%kwoty bazowej Uczelnie bez wyniku 29%kwoty bazowej Min. 15 000,00 Max. 250 000,00 Procedura podpisania umowy krok po kroku decyzja Zarządu FRSE list informacyjny: kwota przyznanego dofinansowania, instytucje wykluczone (OP) wypełnienie i wysłanie Ankiety Beneficjenta online (BEN) wydruk, podpisanie i wysłanie Ankiety do OP (BEN) przygotowanie umowy online (OP) wydruk podpisanie i wysłanie umowy wraz z załącznikami do OP (BEN) osoba do kontaktu/uczelniany koordynator -aktualizacja danych teleadresowych na bieżąco (!)
Ankieta Beneficjenta prawny przedstawiciel uczelni/ osoba upoważniona dane bankowe ponowna kalkulacja budżetu: lista instytucji partnerskich z wykluczeniem instytucji niezaakceptowanych Kalkulator - zmiana waluty na PLN (!) 1 = 4,1648 zł ankieta ewaluacyjna ex - ante Zasady konstrukcji budżetu wymiany z Norwegią: min. 40% środków -konsekwencje dla rozliczenia końcowego studenci/pracownicy = 80/20% tabele 6.5 i 7.5 z Ankiety Beneficjenta stanowią Budżet w umowie transfer środków pomiędzy kategoriami nieuprawniony zmiana liczby wymian uprawniona tylko w obrębie danej kategorii beneficjent zobowiązany jest do wypłaty dofinansowania uczestnikom indywidualnym w pełnej wysokości obowiązującego ryczałtu
Administrowanie dokumentami: online.frse.org.pl wypełnić dokument (np. Ankietę Beneficjenta) złożyć online (pdf, błędy podświetlone na czerwono) wydrukować podpisać wysłać w terminie liczy się data stempla pocztowego/ nadania przesyłki kurierskiej dokumenty online: wykorzystywane przez OP do monitorowania przebiegu realizacji projektów i raportowania do instytucji nadrzędnych w systemie musi być wersja końcowa dokumentu Przygotowanie umowy on-line: do pobrania w zakładce Projekty, w tabeli zatwierdzone dokumenty :
Załączniki do umowy Instytucje publiczne i niepubliczne Zaświadczenie o numerze NIP i REGON Instytucje niepubliczne dodatkowo: Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami z ZUS Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami z US Instytucje niepubliczne, jeśli dotyczy: Weksel i deklaracja wekslowa, opublikowane na: www.fss.org.pl Zmiany w umowie (kiedy i jakie) Karta zmian zawsze w formie pisemnej prawny przedstawiciel/osoba upoważniona lista instytucji partnerskich przesunięcia kwot między kategoriami budżetowymi zmiany dofinansowania redystrybucja środków po RC
Zasady merytoryczne uprawnione działania prawidłowa dokumentacja wymian studentów i pracowników Uprawnione działania w projekcie Studenciz Polski i Państw -Darczyńców okres studiów i praktyk 3 12 miesięcy (studenci z Państw Darczyńców odbywają praktyki tylko w polskich uczelniach partnerskich) Kurs EILC (Erasmus IntensiveLanguageCourse) przedłużenie pobytu do 4 tygodni, koszt czesnego nie jest uprawniony Pracownicy z Polski i Państw Darczyńców Prowadzenie zajęć dydaktycznych od 1 dnia do 6 tygodni (min 5 godzin zajęć) Szkolenia, konferencje, staż towarzyszący, warsztaty
Kwota OM Organizacja Mobilności ryczałt, równowartość 500 Euro, dla każdej uczelni posiadającej ważną kartę Uczelni Erasmusa (EUC) za przyjęcie jednej mobilności przeznaczenie: dofinansowanie kosztów realizacji wszelkich działań związanych z przyjęciem studentów i/lub pracowników z instytucji partnerskich z Państw -Darczyńców. Decyzję o sposobie ich wykorzystania podejmuje uczelnia Organizacja Mobilności wykorzystanie (rozdz. 7 Przewodnika Administracyjno Finansowego dla Beneficjenta) działania na rzecz integracji studentów przyjeżdżających ze środowiskiem lokalnym koszty prowadzenia rachunku dedykowanego projektowi koszty wynagrodzeń zakup sprzętu biurowego związanego z obsługą przyjmowanych mobilności działania związane ze stosowaniem systemu ECTS oraz narzędzi potwierdzających udział w mobilności międzynarodowej (np. suplement do dyplomu, Europass) koszty podróży krajowych i zagranicznych na spotkania poświęcone mobilności
Zasady rozliczania wymian studentów- dokumentacja Przed wyjazdem: umowa o dofinansowanie Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement) Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement) Po powrocie Wykaz zaliczeń (Transcript of Records) potwierdzenie zrealizowania założeń programowych praktyki zaświadczenie o okresie pobytu (uwzględniające kurs EILC) Zasady rozliczania wymian pracowników- Przed wyjazdem umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem indywidualny program nauczania indywidualny program szkolenia Po powrocie dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji partnerskiej oraz liczbę zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji przyjmującej i zrealizowanie programu szkolenia
Zasady naboru kwalifikowanie odbywa się w oparciu o ogłoszone społeczności akademickiej zasady przestrzegające przejrzystości, sprawiedliwości i równego traktowania uczestnikiem może być student/pracownik uczelni, niezależnie od obywatelstwa obowiązek prowadzenia wykazu wszystkich kandydatów, wraz z opisem wyników kwalifikacji warunkiem rozpoczęcia wymiany jest podpisanie umowy o współpracę z instytucją przyjmującą (akceptacja przez OP) Zasady kwalifikacji pracowników możliwość wielokrotnego wyjazdu podstawą kwalifikacji pracownika jest ocena Indywidualnego programu nauczania / Indywidualnego programu szkolenia znajomość języka uczelniane zasady kwalifikacji pracowników powinny określać strategię doskonalenia pracowników/plan podnoszenia ich kompetencji zawodowych preferencyjne traktowanie pracowników etatowych i preferencyjne traktowanie pracowników etatowych i wyjeżdżających po raz pierwszy
Zasady rekrutacji studentów stosowanie uczelnianych zasad rekrutacji, uwzględniających wyniki w nauce, poziom znajomości języka obcego, w którym będą prowadzone zajęcia w instytucji przyjmującej student, niezależnie od liczby studiowanych kierunków, liczby uczelni macierzystych oraz źródła finansowania -Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni lub program Erasmus może zrealizować: jednokrotny wyjazd na studia jednokrotny wyjazd na praktykę Kalendarium koordynatora projektu Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni rok 2013 17 czerwca: spotkanie informacyjne przed rozpoczęciem realizacji projektu 1 lipiec: rozpoczęcie projektu, początkowa data uznawalności kosztów 6 listopada: spotkanie informacyjne przed złożeniem Raportu częściowego nr 1 15 listopada: ostateczny termin złożenia Raportu częściowego 15 listopada: ostateczny termin złożenia Raportu częściowego nr 1
Przewodnik administracyjno finansowy dla Beneficjenta opublikowany na www.fss.org.pl zasady merytoryczne realizacji wymian zasady rozliczania przykłady prawidłowej kalkulacji okresu pobytu załączniki kalendarium, tabele stawek, dziedziny akademickie obowiązujące w FSS Raport częściowy pierwszy aktualizacja danych osoby do kontaktu student FSS = student ERA z dofinansowaniem zerowym podsumowanie bieżącej realizacji projektu uaktualnienie zapotrzebowania finansowego - kalkulator deklaracja wykorzystania funduszy wniosek o płatność (WOP) zasady formalne - podpisy terminowość warunkiem udziału w redystrybucji
Pytania z ankiet konieczność przestrzegania kwot ilościowych w wyjazdach studentów vs. pracowników (80%-20%), do Norwegii vs. reszty krajów, w sytuacji gdy np. będzie się zmieniać liczba uczestniczących studentów w trakcie projektu -czy rezygnacja studenta pociągnie za sobą przymusową rezygnację pracownika? przekwalifikowanie kosztów -podejrzewamy, że partnerzy z Norwegii i Islandii nie zrealizują wszystkich mobilności swoich studentów przewidzianych w projekcie. Kiedy będzie można te środki wykorzystać dla studentów polskich? Pytania z ankiet czy w przypadku wyjazdu studenta na cały rok płatności stypendium można dokonywać w ratach 40%, 40% i 20%? czy studenci wyjeżdżający na studia /praktyki podlegają takim samym zasadom ubezpieczenia jak w programie Erasmus? czy wydatki poniesione z kategorii koszty utrzymania i podróży korzystają ze zwolnienia w pd. of. czy można być zwolnionym z wydania 10% środków na wymiany w dziedzinie kultury? zasady dotyczące wykonywania płatności pomiędzy partnerami, przewalutowania
Zapraszamy do dyskusji Jeśli są jeszcze jakieś pytania, z chęcią na nie odpowiemy