Załącznik nr 1 do zarządzenia Rektora nr 24/2010 r. Politechnika Koszalińska ul. Śniadeckich 2, 75-453 Koszalin tel. +48 34 78 621 INSTRUKCJA wprowadzania danych do bazy BIBLIOGRAFIA PRACOWNIKÓW POLITECHNIKI KOSZALIŃSKIEJ kwiecień 2010 na podstawie instrukcji dr Anny Psody dla ICM opracowała: Teresa Turowska
Spis treści 1. Informacje ogólne...2 2. Uruchomienie bazy i logowanie użytkownika......3 3. Strona główna...5 4. Dodanie publikacji w czasopiśmie 5 5. Dodanie książki..13 6. Dodanie publikacji w książce.15 7. Raporty...16 8. Koniec pracy..17 1
1. Informacje ogólne. Baza bibliograficzna publikacji pracowników Politechniki Koszalińskiej, zwanej dalej PK (dzięki uprzejmości Dyrekcji i Koordynatora Projektu Bazy Bibliograficznej Interdyscyplinarnego Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego Uniwersytetu Warszawskiego) została skonstruowana z myślą o usprawnieniu obiegu informacji o publikacjach i wykorzystaniu jej do sprawozdawczości na każdym poziomie. Baza umożliwia wpisanie publikacji w czasopismach, publikacji w książkach oraz publikację książki, a także wpisanie adresu internetowego do miejsca z udostępnionym pełnym tekstem publikacji (jeśli to tylko możliwe) w wersji elektronicznej w pliku PDF. W ten sposób staniemy się członkami nowej społeczności wiedzy opartej o otwarty model przepływu informacji naukowej Open Access. Użytkownikiem bazy powinien być każdy pracownik Politechniki Koszalińskiej. Baza zawiera wykaz wybranych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego czasopism wraz z liczbą punktów za umieszczoną w nich publikację naukową: tabelę A zawierającą nazwy czasopism wyróżnionych w Journal Citation Reports (JCR) oraz tabelę B z nazwami pozostałych czasopism zagranicznych i czasopism polskich. Jest także możliwość dopisywania publikacji niepunktowanych. Wpis będzie poprzedzała konieczność utworzenia zbioru z nazwami publikatorów. Wpisy te jednak będą miały tylko wartość informacyjną bez wpływu na punkty oceny. Przyjmujemy zasadę, że każdy pracownik naukowy lub naukowo-dydaktyczny PK, a także inny zatrudniony w PK i posiadający dorobek naukowy oraz doktorant lub student, jako użytkownik bazy sam wpisuje swoje publikacje zaraz po ukazaniu się drukiem. Jeśli publikacja ma kilku współautorów, wpisu dokonuje jeden z nich i on jest odpowiedzialny wobec pozostałych, za prawidłowość tego wpisu. Wszystkim użytkownikom z PK zostaną założone indywidualne konta w bazie. Koniecznym warunkiem do założenia konta będzie złożenie Formularza Użytkownika BPPK do administratora systemu po stronie PK (załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 24/2010 Rektora PK z dnia 29 kwietnia 2010r. ). Po założeniu konta użytkownik otrzyma na swoją pocztę elektroniczną informację zwrotną o koncie i prośbę o jego uaktywnienie (poprzez wejście do bazy) oraz zmianę pierwszego hasła. 2
Dokonując wpisów będą Państwo musieli wybierać rodzaj publikacji z dostępnej listy oraz określać swoją rolę autora. Opisane pozycje zostały przygotowane w oparciu o uproszczone normy biblioteczne. Baza została przetestowana, ale jeśli będą pojawiały się trudności, prosimy o ich zgłaszanie na bieżąco na adres mailowy: publikacje-admin@tu.koszalin.pl. Zauważone błędy będziemy starali się na bieżąco usuwać. Zwracać się będziemy do czytelnika w pierwszej osobie. Mamy nadzieję, że nikt z Państwa nie poczuje się dotknięty. 2. Uruchomienie bazy i logowanie użytkownika Po uruchomieniu przeglądarki internetowej (proponujemy Mozilla lub Opera) otwieramy stronę bazy poprzez adres: http://pk.icm.edu.pl lub przechodzimy do niej ze strony głównej PK (taka możliwość będzie od 1 lipca 2010 r. z nowozałożonej zakładki PUBLIKACJE). Ekran 1: wygląd Strony Głównej BPPK dla użytkownika z sieci 3
Wyszukiwarka publikacji usytuowana po lewej stronie ekranu umożliwia przeszukiwanie bazy bibliograficznej według kryteriów zawartych w tytułach i dostępna jest dla każdego zainteresowanego w systemie Open Access. Po prawej stronie umieszczono wejście do systemu dostępne tylko dla użytkowników posiadających w bazie konto. Klikasz w logowanie do systemu Ekran 2:okno logowania do systemu Po wpisaniu identyfikatora i hasła wchodzisz na stronę główną (ekran 3). Hasło początkowe, które wpisujesz przy pierwszym logowaniu, powinieneś zmienić na hasło właściwe. Uwaga: rozróżniane są małe i wielkie litery. Hasło może składać się tylko z liter alfabetu łacińskiego i cyfr arabskich, bez odstępów, łącznie do 8 znaków. Z hasłem obchodź się jak z PIN-em do karty kredytowej. Nie powinieneś go udostępniać innym osobom. Jeśli to zrobisz - ponosisz odpowiedzialność za wszystko, co zostało przez posiadacza twojego hasła wpisane. Jeśli zapomnisz hasło - zgłoś się po nowe do administratora systemu. Hasło możesz zmienić ile razy zechcesz. Klikasz na OK i jesteś w systemie bibliograficznym. 4
3. Strona główna Ekran 3: wygląd strony głównej BPPK dla użytkownika posiadającego konto Na wstępie musisz zdecydować jaki typ publikacji chcesz wpisać. Masz do wyboru: Książka / Publikacja w książce / Publikacja w czasopiśmie. Uwaga: możesz też sprawdzić czy praca nie jest już wpisana 1. Zaczynamy od publikacji w czasopiśmie. 4. Dodanie publikacji w czasopiśmie. Klikasz w napis Nowa: Publikacja /w czasopiśmie i jesteś na stronie NOWA PUBLIKACJA W CZASOPIŚMIE (ekran 4). 1 Jeśli współautorami Twoich prac są osoby spoza Twojej jednostki, ale z PK, to na wstępie sprawdź, czy prace te nie są już wpisane. Kliknij w okienko Publikacje: /Mojego autorstwa. Widzisz kto daną pozycję wpisał i z tą osobą porozum się, jeśli masz pytania lub zastrzeżenia. Jeśli wpisujesz prace, których nie jesteś współautorem, a sądzisz, że mogą być wpisane, sprawdź to w wyszukiwarce pod określonym nazwiskiem 5
Ekran 4:pola do wypełnienia przy wpisywaniu nowej publikacji w czasopiśmie Zaczynasz od określenia rodzaju publikacji 2. Ekran 5: Menu- Rodzaj publikacji 2 Pole: Rodzaj publikacji musi być wypełnione. Należy ono do tzw. pól obowiązkowych. Jeśli chcesz się dowiedzieć, które pola są obowiązkowe to, nie wypełniając żadnego z nich kliknij na Zapisz. Na czerwono będą zaznaczone te obowiązkowe. Przez Anuluj wracasz do wpisywania. 6
Wybierasz z następującej listy do wyboru : Artykuł artykuł zamieszczony w periodyku naukowym lub fachowym Artykuł konferencyjny - artykuł z materiału prezentowanego na konferencji, który ukazał się w poświęconym tej konferencji numerze czasopisma Bibliografia Edycja źródeł Esej lub rozdział w książce Komunikat - krótkie doniesienie naukowe; w niektórych czasopismach jest rozróżnienie między artykułami naukowymi a komunikatami. Recenzja np. publikowana recenzja książki zamieszczona w czasopiśmie Sprawozdanie np. sprawozdanie z przebiegu konferencji czy Zjazdu Towarzystwa opublikowane w czasopiśmie, ale nie sprawozdanie z badań statutowych Inne Hasło encyklopedyczne Przechodzimy do wpisywania tytułu publikacji. Wpisujesz pełny tytuł publikacji. Znaki spoza alfabetu łacińskiego wpisujesz z klawiatury (tablice z kombinacjami klawiszy do wprowadzania znaków diakrytycznych przesyłamy na prośbę użytkowników) lub zgodnie z obowiązującą w Twojej dziedzinie transliteracją. Znaki chemiczne czy matematyczne również są wpisywane według przyjętych standardów. Przechodzimy do wpisywania adresu internetowego. Jeśli publikacja dostępna jest w Internecie, wpisz jednoznaczny adres tego miejsca. Gdy to możliwe, skorzystaj z adresu w The DOI System (Digital Object Identifier), wtedy link do strony będzie miał np. postać : http://dx.doi.org/10.1016/j.apm.2009.01.005 Jeśli publikacja nie jest dostępna w sieci, a autor posiada wersję elektroniczną, praca może zostać umieszczona na serwerze PK. Autor musie być pewien, że nie ma żadnych formalnych przeszkód, aby publikacja była dostępna w trybie Open Accsess. Jeśliby takie były, powinny zostać przez autora/ów usunięte, a wymagane zgody na upublicznienie uzyskane. 7
Procedura umieszczania pracy naukowej na serwerze PK: (dotyczy każdego rodzaju publikacji) 1. Autor przesyła wersję elektroniczną w pdf na skrzynkę pocztową publikacje@tu.koszalin.pl ; 2. Ustalenia dotyczące nazwy pliku zawierającego daną publikację: - pisana małymi literami, -bez polskich znaków -zawierająca imię, nazwisko i tytuł publikacji, ewentualnie numer porządkowy pliku, rok wydania np.: jan.nowak_tytulpublikacji_plik1_2010.pdf Przechodzimy do tytułu czasopisma. Będzie wybierany z listy czasopism Wybierz z listy. Zawiera ona wszystkie tytuły z wykazu wybranych czasopism Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego opublikowanego dnia 05.05.2009 r. Wpisujesz początek tytułu czasopisma, bez skrótów i kropek, małymi czy wielkimi literami (ekran 5). Ekran 6: wybór nazwy czasopisma z dostępnej aktualnej listy opublikowanej przez MNiSW 8
Im bardziej popularny początek tytułu tym więcej znaków wpisz, żeby mieć mniej pracy w przeszukiwaniu listy, która się wyświetli. Wpisałeś, kliknij w Szukaj i ukaże się kilka tytułów do wyboru. Jeśli znalazłeś swój tytuł, zaznacz go i kliknij w Wybierz. Nie znalazłeś - zgłoś to do administratora bazy, będzie niezwłocznie dopisany 3. Całą procedurę wybierania tytułów bardzo upraszcza założenie własnej listy czasopism. Na stronie głównej jest okno Moja lista : Autorów / Czasopism i najlepiej załóż ją sobie zanim zaczniesz wpisywanie. Wtedy przy wpisywaniu tylko rozwijasz swoją listę i wybierasz tytuł. Ale uwaga, do własnej listy czasopism można wybrać tylko tytuły z ISSN-em. Wybrałeś tytuł z listy i znowu znalazłeś się w części Dane publikacji. Wpisujesz resztę danych publikacji i klikasz w Zapisz. Uwaga: gdy trudno określić numery stron publikacji (np. internetowej), należy wpisać w obu polach od strony i do strony cyfrę 1. Jeśli popełniłeś pomyłkę lub nie wypełniłeś pola obowiązkowego wpis nie będzie przyjęty, a Ty będziesz zmuszony poprawić miejsca, które wskaże system. Jeżeli nie jesteś pewny swojego wpisu lub nie masz czasu na kontynuowanie go, jeśli pola obowiązkowe są wypełnione, kliknięcie w Zapisz zachowa to co jest wpisane. Wrócić do wpisywania możesz w każdej chwili wchodząc ze strony głównej w Publikacje wpisane przeze mnie i wybierając dany tytuł pracy. Jeśli wszystko jest w porządku to właśnie przechodzisz do wpisywania autorów. Pod danymi publikacji odsłoniła się Lista autorów (ekran 7). 3 Jeśli nie znalazłeś swojego tytułu na liście zgłoś go do obsługi bazy (najlepiej z ISSNem i wydawcą), lista będzie niezwłocznie uzupełniona. 9
Ekran 7:odsłona dopisywania autorów publikacji Autorzy dzielą się na autorów z PK (pracownicy i doktoranci) i spoza PK. Chcesz wpisać autora, który jest z PK, klikasz Dodanie autora z PK. Ekran 8: dodawanie autora z PK z listy dostępnej w systemie 10
Wpisujesz nazwisko lub jego początek (ekran 8), wyświetla się lista osób i wybierasz z niej właściwą. (Jeśli poszukiwanej osoby nie ma, zgłoś ten fakt do Administratora systemu.) ekran 9: dane osoby wybranej z listy pracowników PK Przy każdym pracowniku wyświetla się jego jednostka, co pozwala na jednoznaczny wybór. W danych autora przewidziana jest też pozycja Zewnętrzne afiliacje. Jest to plik tekstowy w którym można wpisać afiliacje zewnętrzne autora z PK, wskazane w danej publikacji. Nie jest to pole obowiązkowe. UWAGA: utwórz własną listę autorów. Na głównej strony masz pozycję Moja lista: Autorów/ (tylko z PK). I postępujesz tak jak z tytułami czasopism. Teraz określasz jego rolę swojego autora w tworzeniu publikacji. 11
Ekran 10: lista ról autorów wpisów do bazy Wybierasz ją z listy, masz do wyboru: Współautor-każdy autor bez względu na kolejność na liście, jest współautorem Tłumacz Redaktor Autor indeksu Autor komentarza Autor oryginału (np. w przypadku tłumaczeń) Autor posłowia Autor przedmowy Autor transkrypcji Autor bibliografii załącznikowej Drukarz Fotograf Ilustrator Kartograf Kompozytor Opracowujący Twórca adaptacji Twórca wyboru Twórca zbioru Wydawca Inny Możesz wskazać tylko jedną rolę. Wybierasz ją, klikasz w: Dodaj i autor został wpisany. 12
Teraz możesz: Zakończyć wpisywanie tej pozycji jeśli autor jest jeden. Kliknięcie w Zapisz nad autorami spowoduje zakończenie wpisywania tej pozycji, wszystko jest zapamiętane, a Ty przechodzisz do pozycji następnej. Wpisać drugiego autora, który np, jest spoza PK. Tego nie można wybrać z listy. Wpisujesz imię (lub pierwszą literę), nazwisko, wybierasz rolę, klikasz w Dodaj i dalej podobnie. Dodawać kolejnych autorów. Po 6 osobach obok okienek Dodanie autora z PK, Dodanie autora spoza PK pojawia się Dodanie. Możesz je wykorzystać, jeśli masz jeszcze wielu autorów, a chcesz wpisać tylko tych z PK (bo ich wpisać musisz) albo możesz zignorować. Możesz także wykreślić wpisanego autora przez kliknięcie w Usuń z lewej strony wiersza na liście autorów. Wpisałeś wszystko, klikasz w Zapisz i wszystko zostaje zapamiętane 4. Aby przejść do kolejnego wpisu wybierz Powrót. Poprawki swoich wpisów możesz wprowadzać zawsze. 5. Dodanie książki Na Stronie głównej klikasz: Dodanie książki i jesteś na stronie NOWA KSIĄŻKA (ekran 11). 4 Poprawność możesz sprawdzić klikając na stronie głównej w Przeglądanie publikacji wpisanych przeze mnie.wpisane publikacje podane są w porządku alfabetycznym tytułów, ale możesz wybrać rok. Na stronę z opisem publikacji i autorów wchodzisz wybierając jej tytuł. Możesz nic nie zmieniać i wrócić na stronę główną. 13
Ekran 11: pola informacyjne dla wpisania nowej publikacji w postaci książki Zaczynasz od określenia rodzaju książki. Masz do wyboru: Książka o zasięgu krajowym (publikowana w kraju) Książka o zasięgu międzynarodowym (publikowana za granicą) Bibliografia Edycja źródeł Podręcznik szkolny Skrypt lub podręcznik akademicki Inne Po dokonaniu wyboru wpisujesz dalsze dane o książce 5. Ponieważ zróżnicowany jest sposób opisywania książek w różnych dziedzinach nauki wskazaliśmy niewiele pól obowiązkowych. Prosimy jednakże wypełniać jak najwięcej pól, jeśli tylko dane są dostępne. Klikasz Zapisz i przechodzisz do wpisywania autorów. Pod danymi publikacji odsłoniła się część AUTORZY PUBLIKACJI. Autorów wpisujesz tak samo jak autorów publikacji w czasopiśmie. 5 Pole Oznaczenie wydania jest polem tekstowym, nie obowiązkowym, dotyczy wydań kolejnych, rozszerzonych itp. 14
6. Dodanie publikacji w książce. Klikasz Dodanie publikacji w książce i jesteś na stronie NOWA PUBLIKACJA W KSIĄŻCE (ekran 12). ekran 12:pola informacyjne zdefiniowane do wpisania publikacji w książce Zaczynasz od określenia rodzaju publikacji 6. Wybierasz z listy. Masz do wyboru: Artykuł Artykuł konferencyjny - artykuł z materiału prezentowanego na konferencji, który ukazał się w poświęconemu tej konferencji wydawnictwu Bibliografia Edycja źródeł Esej lub rozdział w książce Komunikat - krótkie doniesienie naukowe, w niektórych czasopismach jest rozróżnienie między artykułami naukowymi a komunikatami. Recenzja np. publikowana recenzja książki zamieszczona w czasopiśmie, ale nie recenzja wniosku grantowego dla KBN. Sprawozdanie np. sprawozdanie z przebiegu konferencji czy Zjazdu Towarzystwa opublikowane w czasopiśmie, ale nie sprawozdanie z badań statutowych. Inne 6 Pole: Rodzaj publikacji musi być wypełnione. Należy ono do tzw. pól obowiązkowych. Jeśli chcesz się dowiedzieć, które pola są obowiązkowe to, nie wypełniając żadnego z nich, kliknij na Zapisz. Na czerwono będą zaznaczone te obowiązkowe. Przez Anuluj wracasz do wpisywania. 15
Wpisywanie danych i dołączanie autorów publikacji w książce odbywa się tak samo jak przy publikacji w czasopiśmie czy książce.. 7. Raporty Dział raporty służy do wydobywania jak największej ilości wprowadzonych do bazy informacji i będzie rozbudowywany w miarę potrzeb. Obecny jego kształt zawiera: Raport Krata, (ekran 13), to zestawienie liczby publikacji poszczególnych jednostek UW, w rozbiciu na rodzaje lub typy publikacji. Jest on dostosowany do wymagań Biura Obsługi Badań UW i wykorzystywany w sprawozdaniach rocznych. Ekran 13: raport Krata Raport Jednostka (ekran 14), daje kontrolne, ilościowe, zestawienie wpisów. Ekran 14:raport Jednostki 16
Raport MNiSW (ekran 15), zestawienie publikacji w formacie wymaganym przez nasze Ministerstwo. Proszę zwrócić uwagę na punktację, nie jest stała dla danego tytułu czasopisma, uwzględnia udział autorów z wybranej jednostki. Ekran 15: raport MNiSW z punktacją 8. Koniec pracy Klikając w Wyloguj wychodzimy z systemu. 17