Typy kontroli oraz ich charakter w ramach realizowanych projektów Erasmus+ Szkolnictwo wyższe Warszawa, 20 kwietnia 205 r.
SPIS TREŚCI 1. Cele i zakres podstawowych kontroli 2. Typy kontroli 3. Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli 4. Pytania i odpowiedzi
Cele i zakres podstawowych kontroli Weryfikacja realności i uprawnienia poniesionych wydatków, z uwzględnieniem stawek ryczałtowych; Sprawdzenie czy zdarzenie (np. podróż, pobyt za granicą) rzeczywiście miało miejsce; Sprawdzenie czy przeprowadzone działania były zgodne z mającymi zastosowanie zasadami np. uprawnione kraje, czas trwania, spójność z zatwierdzonym wnioskiem itd.; Weryfikacja jakości przeprowadzonych działań.
Typy kontroli Analiza raportu końcowego Kontrola w siedzibie NA nadesłanych na jej żądanie dokumentów (tzw. kontrola dokumentów zza biurka) Kontrola systemowa
Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli Kontrola raportu końcowego KIEDY po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY 100% umów CEL KONTROLI ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej OBSZAR KONTROLI raport końcowy złożony w systemie Mobility Tool MIEJSCE PRZEPROWADZENI A KONTROLI siedziba NA Na etapie kontroli Beneficjent nie jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów źródłowych
Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli Kontrola dokumentów zza biurka KIEDY po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez NA KOGO DOTYCZY wytypowanych 5% zatwierdzonych umów CEL KONTROLI OBSZAR KONTROLI ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przedstawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej złożony raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI siedziba NA
Dokumentacja podlegająca analizie Mobilność pracowników Wsparcie Indywidualne Wsparcie Organizacyjne Potwierdzenie uczestnictwa Imię i nazwisko uczestnika, podpis organizacji przyjmującej, cel działania za granicą, daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności.
Dokumentacja podlegająca analizie Mobilność pracowników Podróż odbywająca się pomiędzy organizacją wysyłającą, a przyjmującą. Potwierdzenie uczestnictwa
Dokumentacja podlegająca analizie Mobilność pracowników Podróż z lokalizacji innej niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja wysyłająca i/lub do lokalizacji innej, niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja przyjmująca. Trasa przejazdu Bilety podróżne lub faktura/rachunek z podanym miejscem wyjazdu i przyjazdu.
Dokumentacja podlegająca analizie Mobilność studentów Wsparcie Indywidualne Wsparcie Organizacyjne Ewidencja dokumentacyjna wystawiona przez organizację przyjmującą Imię i nazwisko studenta, daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności za granicą w podziale na : wykaz zaliczeń (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej), w przypadku wyjazdu na studia certyfikat zrealizowanej praktyki (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej), w przypadku wyjazdu na praktykę.
Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli Kontrola systemowa KIEDY po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY wytypowanych beneficjentów powyżej 450 000,00 EUR dofinansowania Kontrole systemowe będą przeprowadzane przez audytora zewnętrznego.
Kontrola systemowa ETAP I Analiza procedur i systemów skupiająca się na zgodności stosowanych w organizacji Beneficjenta systemów. Sprawdzenie jakości procedur i systemów kontroli wewnętrznej Beneficjenta oraz zgodności z postanowieniami umowy. ETAP II Kontrola na miejscu raportu końcowego dotyczącej ostatniej umowy o dofinansowanie. Kontrola pozwala upewnić się, że wnioski o zwrot kosztów w raporcie są poprawne i mają rzeczywiste uzasadnienie.
Kontrola systemowa etap I Kontroli podlegają następujące obszary: zbadanie zgodności z wytycznymi Karty Erasmus dla szkolnictwa wyższego; zbadanie zgodności umów pomiędzy Beneficjentem a uczestnikami; procedury pozwalające uniknąć podwójnego finansowania; kryteria selekcji uczestników; raportowanie do NA; identyfikacja płatności (od i na rzecz NA oraz beneficjentów) na rachunkach bankowych i księgowych; zarządzanie cyklem mobilności; zarządzanie dokumentami.
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW NA może zażądać dla każdego rodzaju kontroli także dokumentów lub dowodów, które są zazwyczaj wymagane dla innego rodzaju kontroli. Ponadto NA ma prawo, oprócz kontroli podstawowych, przeprowadzić kontrolę specjalną dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.
KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321 fax: (22) 463 10 21 Zespół Rozliczeń Finansowych: Dorota Szynkiewicz Małgorzata Sztarbała Katarzyna Markowska
Dziękujemy za uwagę!