BiBlioteka Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów Forma opodatkowania Obowiązkowe prowadzenie dodatkowych ewidencji Niezbędna dokumentacja Remanent i zamknięcie księgi Prowadzenie księgi przez rolnika Fiskus - kary za popełnione błędy Ewa Matyszewska
Autor Ewa Matyszewska Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Redakcja Urszula Wróblewska Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, sierpień 2012 r. ISBN 978-83-63360-54-2 Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.dziennik.pl, www.gazetaprawna.pl, www.forsal.pl Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40 tel. 22 761 30 30, 801 626 666, e-mail: bok@infor.pl Druk: Totem
SPIS TREŚCI Wstęp...7 ROZDZIAŁ 1. Opodatkowanie działalności gospodarczej... 9 Wybór formy opodatkowania... 11 Przychody z najmu...12 Ważny termin...13 Konieczne pismo...15 Zmiana zdania...15 Sposoby obliczania podatku...19 Zeznania podatkowe... 22 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...23 Rodzaj działalności determinuje formę rozliczeń...23 PIT będzie zależał od przyjmowanych gości...23 Nie ma obowiązku corocznego składania oświadczenia... 24 Kontrakt menedżerski wpływa na sposób opodatkowania... 25 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY... 26 Kontynuacja wybranej formy... 26 Brak dokumentacji pozwala na szacunki...27 Fiskus nie sprawdzi wspólników...27 Oświadczenie jest wiążące dla skarbówki...27 Uprawnienie do danej formy trzeba nabyć... 28 Decyzję podejmuje przedsiębiorca... 28 Korekta oświadczenia jest niedopuszczalna... 28 Strata musi dotyczyć tego samego dochodu... 28 Opodatkowanie obejmuje prawie wszystko... 28 ROZDZIAŁ 2. Dla kogo księga podatkowa... 29 Obowiązek prowadzenia księgi... 30 Zawiadomienie o prowadzeniu księgi...31 Zwolnienie z księgi...32 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...32 Towary z darowizny znajdą się w remanencie...32 Komputer znajdzie się w ewidencji wyposażenia... 36 Wycena składników majątku firmy ma wpływ na dochód...37 Dofinansowanie nie wyklucza zaliczenia wydatków do kosztów...37 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY... 39 Podatnik musi zadbać o doręczenie pisma... 39 ROZDZIAŁ 3. Zasady prowadzenia księgi...41 Spis z natury... 42 Ewidencja środków trwałych... 43 Prawidłowość księgi... 43 Kluczowa rzetelność... 43 Obowiązki przy prowadzeniu księgi... 45 Odrębna ewidencja dla celów VAT... 46 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS... 46 Nie istnieją zasady numerowania dowodów księgowych... 46 Nie można zwolnić podatnika z dokumentowania zdarzeń gospodarczych... 47 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY... 48
Urząd skarbowy nie będzie szukał dokumentacji... 48 Przedsiębiorca musi zadbać o rzetelność dokumentów... 49 Szacunki fiskusa nie potwierdzą rzetelności... 49 Pusta faktura nie jest podstawą zapisów w księdze... 49 Brak wpisu to brak rzetelności... 50 Kontrahent z faktury też może zostać prześwietlony... 50 ROZDZIAŁ 4. Dodatkowe ewidencje...51 Ewidencja sprzedaży...51 Środki trwałe... 52 Ewidencja przychodów przy ryczałcie... 52 Podsumowanie w ewidencji przychodów... 56 Posiadane wyposażenie... 58 Karty przychodów... 58 Pracownicy u ryczałtowców... 59 Samochody w działalności...61 Dodatkowe obowiązki w kantorach i lombardach...61 Inne ewidencje... 64 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS... 64 Wcześniejszy wpis do ewidencji nie jest błędem... 64 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY... 65 Księga i inne ewidencje muszą być spójne... 65 Urząd skarbowy może skontrolować każdą ewidencję... 65 Błąd w ewidencji nie przesądza o jej wadliwości... 65 Szacowanie dochodu musi być uzasadnione... 66 ROZDZIAŁ 5. Dowody księgowe... 67 Wzór dowodu księgowego... 67 Faktura VAT... 69 Faktury korygujące...73 Poprawki za pomocą noty... 74 Wartość opakowania... 74 Jak nie faktura, to rachunek...77 Wewnętrzne dowody księgowe... 78 Opis towaru...80 Dowody sprzedaży...80 Zestawienia i raporty...81 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS... 82 Moment wystawienia dokumentów wpływa na zapisy w księdze... 82 Zakup odpadów może być udokumentowany dowodem wewnętrznym... 83 Opóźnienia można wyjaśnić w Uwagach księgi... 84 Wartość z aktu notarialnego znajdzie się w księdze podatkowej... 85 Nieruchomość może być towarem handlowym...86 Towaru spoza ewidencji nie ujmuje się w remanencie... 87 Refaktura może być podstawą zapisów w księdze...88 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY...89 Nie każda faktura udokumentuje koszt...89 Rachunek musi zawierać prawdziwe dane...90 ROZDZIAŁ 6. Niezbędne umowy i dokumenty...91 Samoistne dowody księgowe... 92 Stosowne dowody księgowe... 93
NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS... 94 Błąd w dokumentacji zawsze można poprawić... 94 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY... 95 Przedsiębiorca może anulować błędne dokumenty... 95 Wydruk z księgi podatkowej nie zastąpi faktury... 96 Ksero faktury nie jest jej duplikatem... 96 Nie tylko faktura jest podstawą ujęcia wydatku w kosztach... 97 Fiskus nie będzie szukał zgubionych dokumentów podatnika... 97 ROZDZIAŁ 7. Zapisy w księdze... 99 Specjalne ewidencje... 102 ROZDZIAŁ 8. Wzór księgi... 105 Strona tytułowa... 105 Wygląd księgi... 106 Księga prowadzona nietradycyjnie...107 ROZDZIAŁ 9. Wypełniamy księgę... 109 Kolumna 1. księgi...110 Kolumna 2. księgi...110 Kolumna 3. księgi... 111 Kolumny 4. i 5. księgi... 111 Pozostałe kolumny księgi... 111 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...112 Dotacja zwolniona z PIT nie znajdzie się w księdze...112 Dla przedsiębiorców z księgą podatkową liczy się wystawienie faktury... 113 Prac na zlecenie sądu nie ujmuje się w księdze...114 Nie można dwa razy opodatkować jednej sprzedaży... 115 Ukrainka nie może prowadzić księgi podatkowej...116 Do wpisania wydatków służą kolumny 10 i 13... 117 Właściciel lombardu musi zadbać o dodatkowe ewidencje...118 ROZDZIAŁ 10. Księgowanie przychodów i kosztów...121 Kiedy powstaje przychód...122 Księgowanie pozostałych przychodów...124 Koszty muszą być udokumentowane... 126 Koszty tylko w odpowiednich kolumnach... 128 Koszty zakupu towarów handlowych... 128 Koszty uboczne zakupu... 129 Księgowanie wynagrodzeń... 129 Pozostałe wydatki... 130 Koszty w walutach obcych... 131 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...133 Zestawienie dowodów wewnętrznych nie jest podstawą zapisów w księdze...133 Kluczowy jest moment wystawienia faktury...134 Błąd w przychodzie można skorygować...135 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY...136 Pojęcie kwoty należne przy określaniu przychodów jest szerokie...136 Świadczenie nieodpłatne ma swoją wartość...137 Korzyści płyną także z darmowych usług...137
Ciągłość działania wpływa na charakter działalności...137 Wydatek musi być poniesiony i udokumentowany...137 Sam dowód nie wystarczy na ujęcie wydatku w kosztach...138 Wydatek musi mieć związek z przychodem...138 Nierzetelny dowód może być zastąpiony innym...138 Podatnik musi udowodnić przeprowadzenie operacji gospodarczej...138 Transakcję może potwierdzić kontrahent przedsiębiorcy...138 W księdze podatkowej możliwy jest wpis zastępczy...139 ROZDZIAŁ 11. Remanent i zamknięcie księgi...141 Remanent na 31 grudnia...142 Zakres podsumowania... 144 Wycena remanentu...145 Likwidacja błędów...147 Ważne dowody... 150 Podsumowanie księgi...151 Wysokość dochodu...152 Zeznanie roczne...153 Rozliczenie ryczałtowców...154 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...156 Pozostałe koszty księgujemy w kolumnie 13...156 Instrumenty finansowe będą towarem handlowym... 158 Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów... 162 ROZDZIAŁ 12. Podatkowa księga przychodów i rozchodów rolników...167 Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą... 169 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...170 Kwoty dotacji nie trzeba wpisywać do księgi...170 ROZDZIAŁ 13. Sankcje karne skarbowe...173 Wysokość kar...175 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY...176 Za nierzetelną fakturę grozi kara...176 Wysokość grzywny zależy od szkodliwości czynu...176 ROZDZIAŁ 14. Limity przychodów i odliczeń w 2012 r... 179 ROZDZIAŁ 15. Wyciąg z przepisów USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyciąg... 189 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów... 243 Załączniki do rozporządzenia...262 Słownik...268
Wstęp Każdy przynajmniej raz w życiu marzył o własnej firmie. Brak szefa nad głową, realizacja własnych pomysłów i gotówka na koncie. To idealna wizja własnego biznesu, problem w tym, że w rzeczywistości prowadzenie firmy wiąże się z szeregiem obowiązków. Pierwszym jest konieczność zarejestrowania przedsiębiorstwa. Potem trzeba wybrać najkorzystniejszą formę opodatkowania. Gdy biznes ruszy, dojdzie szara codzienność w postaci m.in. rozliczeń ze skarbówką czy ZUS. Aby choć w części ułatwić dopełnianie tych obowiązków, oddajemy w Państwa ręce przewodnik po podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Mam nadzieję, że pozwoli on rozwiązywać codzienne problemy i ewidencja podatkowa będzie łatwa, miła i przyjemna.
ROZDZIAŁ 1 Opodatkowanie działalności gospodarczej Podatek dochodowy jest podatkiem osobistym, co oznacza, że podatnikiem jest każda osoba fizyczna osiągająca dochód. Opodatkowaniu PIT podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ustawy Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2012 r., poz. 749) minister finansów zaniechał poboru podatku. Jeżeli podatnik uzyskuje dochody z więcej niż jednego źródła, przedmiotem opodatkowania w danym roku podatkowym jest najkrócej rzecz ujmując suma dochodów ze wszystkich źródeł przychodów. Źródłami przychodów są: w stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta; w działalność wykonywana osobiście; w pozarolnicza działalność gospodarcza; w działy specjalne produkcji rolnej; w najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą; w kapitały pieniężne i prawa majątkowe, w tym odpłatne zbycie praw majątkowych innych niż wymienione w pkt 8 lit. a c; w odpłatne zbycie: a) nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości, b) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, c) prawa wieczystego użytkowania gruntów, d) innych rzeczy, w jeżeli odpłatne zbycie nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej i zostało dokonane w przypadku odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych określonych w lit. a c przed upływem pięciu lat,
10 Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie, a innych rzeczy przed upływem pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie; w przypadku zamiany okresy te odnoszą się do każdej z osób dokonującej zamiany; w inne źródła. Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. Przepisy podają też wskazówki, co ze stratą można zrobić. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie o PIT, o wysokość straty ze źródła przychodów, poniesionej w roku podatkowym, można obniżyć dochód uzyskany z tego źródła w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych, z tym że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50 proc. kwoty tej straty. Trzeba tylko wiedzieć, że wskazane zasady odliczania strat nie mają zastosowania do strat: 1) z odpłatnego zbycia rzeczy i praw majątkowych, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT, oraz 2) ze źródeł przychodów, z których dochody są wolne od podatku dochodowego. Natomiast regulacje o odliczaniu straty mają zastosowanie do straty z działów specjalnych produkcji rolnej, jeżeli dochód z działów specjalnych produkcji rolnej przez okres następnych pięciu kolejnych lat podatkowych ustalany jest na podstawie ksiąg. Podobnie jest również gdy w okresie, o którym mowa w tym przepisie, podatnik jest opodatkowany na zasadach określonych w rozdziale 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. W tym przypadku obniża się przychód (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych płacony jest bowiem od przychodu; nie ma możliwości uwzględniania ponoszonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów). Odliczenie strat znajdzie także zastosowanie do strat z odpłatnego zbycia udziałów w spółkach mających osobowość prawną, papierów wartościowych, w tym z odpłatnego zbycia pożyczonych papierów wartościowych (sprzedaż krótka) i odpłatnego zbycia pochodnych instrumentów finansowych oraz z realizacji praw z nich wynikających, a także z tytułu objęcia udziałów (akcji) w spółkach mających osobowość prawną albo wkładów w spółdzielniach w zamian za wkład niepieniężny w postaci innej niż przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część. (...)