Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2016 Dyrektora WZMiUW w Łodzi z dnia 26 stycznia 2016 roku REGULAMIN ORGANIZACYJNY Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Łódź 2016
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Niniejszy Regulamin określa strukturę organizacyjną, zadania, kompetencje i zakres działania komórek organizacyjnych oraz pracowników Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi zwanego dalej Wojewódzkim Zarządem. 2. Wojewódzki Zarząd działa na podstawie Statutu Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi, którego tekst jednolity został wprowadzony Uchwałą nr 133/06 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 1 marca 2006 r. (z późn. zm.). 2 Wojewódzki Zarząd wykonuje zadania własne Marszałka Województwa Łódzkiego oraz realizuje powierzone Marszałkowi Województwa Łódzkiego zadania z zakresu administracji rządowej wynikające z przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (tj. Dz.U. 2015 r. poz. 469 z późn. zm.) w zakresie własności wód, gospodarki wodnej i melioracji wodnych oraz ochrony przed powodzią i suszą. 3 1. Siedzibą Wojewódzkiego Zarządu jest miasto Łódź. 2. Terenem działania jest obszar województwa łódzkiego. 4 1. Wojewódzkim Zarządem kieruje Dyrektor, z którym umowę o pracę nawiązuje i rozwiązuje Marszałek Województwa Łódzkiego. 2. Dyrektor kieruje całokształtem działalności Wojewódzkiego Zarządu i reprezentuje go na zewnątrz zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa. 3. Dyrektor działa przy pomocy Zastępcy Dyrektora, Naczelnika Zespołu oraz Głównego Księgowego, którzy są wobec niego odpowiedzialni za całość spraw objętych ich zakresem działania. 4. Dyrektor wykonuje wobec pracowników czynności z zakresu prawa pracy przewidziane dla pracodawcy w Kodeksie pracy. II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 5 1. W skład Wojewódzkiego Zarządu wchodzą następujące komórki organizacyjne: A) podległe bezpośrednio Dyrektorowi Wojewódzkiego Zarządu 1) Dział Organizacji i Spraw Pracowniczych DP 2) Zespół Radców Prawnych DR 3) Stanowisko Pracy ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy DB 4) Stanowisko Pracy ds. Obronnych i Ochrony Przeciwpożarowej DO 5) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych DN 2/30
B) podległe bezpośrednio Zastępcy Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu 1) Dział Administracyjny DA 2) Zespół ds. Zamówień Publicznych DZ 3) Dział Regulacji Stanów Prawnych Gruntów DS 4) Dział Inwestycji i Remontów Urządzeń Wodnych DI C) podległe bezpośrednio Naczelnikowi Zespołu 1) Dział Utrzymania Wód i Urządzeń Wodnych DU 2) Inspektoraty: a) Inspektorat w Łodzi IŁd Teren działania - powiaty: brzeziński, łódzki wschodni, pabianicki, zgierski i m. Łódź, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat w Łodzi, Siedziba: Łódź; b) Inspektorat w Rawie Mazowieckiej IRm Teren działania - powiaty: rawski, skierniewicki, tomaszowski i m. Skierniewice, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat w Rawie Mazowieckiej, Siedziba: Rawa Mazowiecka; c) Inspektorat Poddębicko-Kutnowski IPK Teren działania powiaty: kutnowski, łęczycki, łowicki, poddębicki, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Poddębicko-Kutnowski, Siedziba: Poddębice, - Filia Inspektoratu w Kutnie FK Teren działania powiaty: kutnowski, łowicki, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Poddębicko-Kutnowski filia w Kutnie, Siedziba: Kutno; d) Inspektorat Sieradzko-Wieluński ISW Teren działania - powiaty: łaski, pajęczański, sieradzki, wieluński, wieruszowski, zduńskowolski, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Sieradzko-Wieluński, Siedziba: Sieradz; - Filia Inspektoratu w Wieluniu FW Teren działania - powiaty: pajęczański, wieluński, wieruszowski, Używa nazwy Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Sieradzko-Wieluński filia w Wieluniu, Siedziba: Wieluń; e) Inspektorat Piotrkowsko-Opoczyński IPO Teren działania powiaty: bełchatowski, opoczyński, piotrkowski, radomszczański, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Piotrkowsko-Opoczyński, 3/30
Siedziba: Piotrków Trybunalski, - Filia Inspektoratu w Białaczowie FB Teren działania powiat opoczyński, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Piotrkowsko-Opoczyński filia w Białaczowie, - Filia Inspektoratu w Radomsku FRd Teren działania powiat radomszczański, Używa nazwy: Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi Inspektorat Piotrkowsko-Opoczyński filia w Radomsku, Siedziba: Radomsko; D) podległe bezpośrednio Głównemu Księgowemu Wojewódzkiego Zarządu 1) Dział Finansów, Księgowości i Płac DF 2. W skład komórek organizacyjnych mogą wchodzić zespoły problemowe, powoływane przez Dyrektora. 3. Działem w Biurze Wojewódzkiego Zarządu kieruje Kierownik Działu, Inspektoratem Kierownik Inspektoratu, Filią Inspektoratu Kierownik Filii, a Zespołem Kierownik Zespołu, którzy ponoszą odpowiedzialność za zgodną z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi realizację zadań i obowiązków wynikających z zakresu działania podległych komórek organizacyjnych. 6 1. W przypadku nieobsadzenia stanowiska Zastępcy Dyrektora, Naczelnika Zespołu lub ich nieobecności, nadzór nad komórkami organizacyjnymi, których podległość jest przypisana niniejszym Regulaminem Organizacyjnym, pełni Dyrektor Wojewódzkiego Zarządu. 2. W przypadku nieobecności Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu, zastępstwo pełni Zastępca Dyrektora w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. 3. W przypadku nieobecności Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu i Zastępcy Dyrektora, zastępstwo pełni Naczelnik Zespołu w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. 4. W przypadku nieobecności Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu, Zastępcy Dyrektora oraz Naczelnika Zespołu zastępstwo pełni osoba upoważniona przez Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu. 5. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego zastępstwo pełni osoba wyznaczona przez Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. 6. W razie nieobecności Kierownika działu, inspektoratu, filii inspektoratu lub zespołu oraz osoby zastępującej, której zastępstwo wynika z jej zakresu czynności, obowiązków i odpowiedzialności zastępstwo pełni osoba przez niego wyznaczona. 7. Dyrektor może upoważnić pracowników Wojewódzkiego Zarządu do podejmowania decyzji w jego imieniu i reprezentowania Wojewódzkiego Zarządu w określonych sprawach. 4/30
7 Strukturę organizacyjną Wojewódzkiego Zarządu określa schemat organizacyjny, stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 8 Do zadań Dyrektora należy w szczególności: 1) zapewnienie sprawnej organizacji wewnętrznej i dyscypliny pracy oraz zgodnej z prawem realizacji zadań powierzonych Wojewódzkiemu Zarządowi; 2) wykonywanie wobec pracowników czynności pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy oraz prowadzenie polityki płac i zatrudnienia w Wojewódzkim Zarządzie; 3) wydawanie, na mocy odrębnego pełnomocnictwa, w imieniu Marszałka Województwa Łódzkiego decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej; 4) stanowienie przepisów wewnętrznie obowiązujących w Wojewódzkim Zarządzie; 5) kierowanie wystąpień do jednostek administracji rządowej i samorządowej; 6) dysponowanie środkami finansowymi zgodnie z przeznaczeniem wraz z zatwierdzaniem dokumentów związanych z finansowaniem zadań prowadzonych przez Wojewódzki Zarząd; 7) rozpatrywanie wniosków i skarg; 8) zapewnienie realizacji zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej; 9) zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz zapewnienie systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; 10) zapewnienie realizacji zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego, zarządzania kryzysowego oraz ochrony przeciwpożarowej; 11) organizowanie oraz nadzorowanie kontroli wewnętrznej w Wojewódzkim Zarządzie w tym zlecanie przeprowadzenia kontroli w Dziale Organizacji i Spraw Pracowniczych; 12) prawidłowe planowanie i organizowanie pracy podległych pracowników; 13) nadzorowanie i kontrolowanie prawidłowości realizacji zadań wynikających z zakresu działania: a) Zastępcy Dyrektora; b) Naczelnika Zespołu; c) Głównego Księgowego; d) Działu Organizacji i Spraw Pracowniczych; e) Zespołu Radców Prawnych; f) Stanowiska Pracy ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy; g) Stanowiska Pracy ds. Obronnych i Ochrony Przeciwpożarowej; h) Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych; 5/30
14) nadzorowane przestrzegania zasad i wymagań z zakresu danych osobowych wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych. 9 Do zadań Zastępcy Dyrektora należy w szczególności: 1) realizacja zadań określonych w treści niniejszego regulaminu oraz treści innych regulacji obowiązujących w Wojewódzkim Zarządzie w zakresie działania nadzorowanych komórek organizacyjnych oraz w stosunku do zatrudnionych w nich pracowników; 2) programowanie, realizowanie zadań, sprawowanie nadzoru i kierowanie działalnością nadzorowanych komórek organizacyjnych; 3) współdziałanie z kadrą zarządzającą wyższego i niższego szczebla Wojewódzkiego Zarządu; 4) nadzorowanie i kontrolowanie zadań wynikających z zakresu działania: a) Działu Administracyjnego; b) Zespołu ds. Zamówień Publicznych; c) Działu Inwestycji i Remontów Urządzeń Wodnych; d) Działu Regulacji Stanów Prawnych Gruntów; 5) kierowanie i nadzór nad zagadnieniami: a) sporządzania planów inwestycyjnych i remontowych na podstawie materiałów własnych oraz pozyskanych z innych jednostek samorządowych w celu realizacji zadań statutowych Wojewódzkiego Zarządu oraz wynikających z przepisów prawa wodnego; b) pozyskiwania środków na realizację planowanych zadań; c) przygotowania projektów w tym dokumentacji w celu realizacji planów inwestycyjnych i remontowych; d) zapewnienia prawidłowego i terminowego wykonywania zadań i wykorzystania pozyskanych środków; e) aktualizacji planów gospodarowania wodami; f) przygotowania materiałów dotyczących zamówień publicznych; 6) przedkładanie Dyrektorowi projektów rozwiązań dotyczących realizacji zadań Wojewódzkiego Zarządu; 7) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu i wieloletniej prognozy finansowej województwa; 8) opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu jednostki oraz zmian w tym zakresie; 9) podejmowanie możliwych działań na rzecz pozyskiwania środków pozabudżetowych na zadania realizowane przez Wojewódzki Zarząd; 10) merytoryczna kontrola opracowywanych analiz, informacji i sprawozdań dotyczących realizowanych zagadnień przez podległe komórki; 11) przestrzeganie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i kontrola ich przestrzegania przez podległych pracowników; 12) wnioskowanie w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy, wynagradzania, 6/30
premiowania, awansowania bądź udzielania kar porządkowych oraz dokonywanie ocen zawodowych w tym okresowych ocen pracowniczych podległych kierowników; 13) planowanie i organizowanie pracy podległych kierowników; 14) realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 15) wnioskowanie o wydawanie, aktualizację i dokonywanie zmian w zakresie udzielonych podległym pracownikom upoważnień i pełnomocnictw; 16) zapewnienie właściwej, terminowej realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych, 17) wnioskowanie o wprowadzenie zmian w wewnętrznych aktach prawnych Wojewódzkiego Zarządu, w związku ze zmianami wynikającymi z przepisów prawnych oraz mających na celu usprawnienie realizacji zadań jednostki; 18) posiadanie pełnej znajomości przepisów prawnych, wewnętrznych regulacji i innych dokumentów odnoszących się do działalności nadzorowanych komórek organizacyjnych oraz bieżące śledzenie i wdrażanie zmian nimi wprowadzanych; 19) współdziałanie z kierownikami innych komórek organizacyjnych, administracją rządową i samorządową oraz strukturami samorządu terytorialnego; 20) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Wojewódzkim Zarządzie oraz realizacja wytycznych i wniosków pokontrolnych wynikających zarówno z kontroli wewnętrznych, jak i zewnętrznych; 21) uczestniczenie w naradach, spotkaniach, zespołach i szkoleniach i przekazywanie informacji właściwym pracownikom; 22) sprawowanie nadzoru nad systemem kontroli zarządczej w podległym pionie, w tym nad procesem opracowania Rocznego Programu Działania oraz zarządzania ryzykiem w odniesieniu do celów zadań realizowanych w zarządzanym pionie; 23) ponoszenie odpowiedzialności za: a) wyniki pracy nadzorowanych komórek organizacyjnych; b) celowe i oszczędne dysponowanie środkami ujętymi w budżecie oraz uzyskiwanie najlepszych efektów poprzez optymalny dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; c) sprawne, skuteczne, obiektywne, terminowe i zgodne z prawem wykonywanie zadań; d) rzetelne opracowywanie dokumentów, pism, sprawozdań, analiz i wszelkich innych materiałów; e) udzielanie informacji publicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami; f) realizację zadań określonych w ustawach, statucie, regulaminie organizacyjnym, uchwałach Sejmiku i Zarządu Województwa, zarządzeniach i poleceniach Dyrektora, innych aktach prawnych oraz w upoważnieniach i pełnomocnictwach; g) sprawne funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych. 10 Do zadań Naczelnika Zespołu należy w szczególności: 1) realizacja zadań określonych w treści niniejszego regulaminu oraz treści innych regulacji obowiązujących w Wojewódzkim Zarządzie w zakresie działania 7/30
nadzorowanych komórek organizacyjnych oraz w stosunku do zatrudnionych w nich pracowników; 2) programowanie, realizowanie zadań, sprawowanie nadzoru i kierowanie działalnością nadzorowanych komórek organizacyjnych; 3) współdziałanie z kadrą zarządzającą wyższego i niższego szczebla Wojewódzkiego Zarządu; 4) nadzorowanie i kontrolowanie zadań wynikających z zakresu działania: a) Działu Utrzymania Wód i Urządzeń Wodnych; b) Inspektoratów; 5) kierowanie i nadzór nad zagadnieniami: a) sporządzania planów utrzymaniowych na podstawie materiałów własnych oraz pozyskanych z innych jednostek samorządowych w celu realizacji zadań statutowych Zarządu oraz wynikających z przepisów prawa wodnego; b) przygotowania i aktualizacji planów utrzymania wód i urządzeń wodnych; c) bezpieczeństwa powodziowego w zakresie zadań realizowanych przez Marszałka Województwa Łódzkiego; d) zapewnienia prawidłowego i terminowego wykonania zadań utrzymaniowych i pełnego wykorzystania środków finansowych; e) przygotowania wniosków o przyznanie środków finansowych poza dotacjami otrzymanymi od Wojewody Łódzkiego; f) przygotowania materiałów dotyczących zamówień publicznych; 6) przedkładanie Dyrektorowi projektów rozwiązań dotyczących realizacji zadań Wojewódzkiego Zarządu; 7) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu i wieloletniej prognozy finansowej województwa; 8) opracowywania projektów planów finansowych do projektu budżetu jednostki oraz zmian w tym zakresie; 9) podejmowanie możliwych działań na rzecz pozyskiwania środków pozabudżetowych na zadania realizowane przez Wojewódzki Zarząd; 10) merytoryczna kontrola opracowywanych analiz, informacji i sprawozdań dotyczących realizowanych zagadnień przez podległe komórki; 11) przestrzeganie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i kontrola ich przestrzegania przez podległych pracowników; 12) wnioskowanie w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy, wynagradzania, premiowania, awansowania bądź udzielania kar porządkowych oraz dokonywanie ocen zawodowych w tym okresowych ocen pracowniczych podległych pracowników; 13) prawidłowe planowanie i organizowanie pracy podległych kierowników; 14) realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 15) wnioskowanie o wydawanie, aktualizację i dokonywanie zmian w zakresie udzielonych podległym pracownikom upoważnień i pełnomocnictw; 16) zapewnienie właściwej, terminowej realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych; 8/30
17) wnioskowanie o wprowadzenie zmian w wewnętrznych aktach prawnych Wojewódzkiego Zarządu, w związku ze zmianami wynikającymi z przepisów prawnych oraz mających na celu usprawnienie realizacji zadań jednostki; 18) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Wojewódzkim Zarządzie oraz realizacja wytycznych i wniosków pokontrolnych wynikających zarówno z kontroli wewnętrznych jak i zewnętrznych; 19) uczestniczenie w naradach, spotkaniach, zespołach i szkoleniach i przekazywanie informacji właściwym pracownikom; 20) sprawowanie nadzoru nad systemem kontroli zarządczej w podległym pionie, w tym nad procesem opracowania Rocznego Programu Działania oraz zarządzania ryzykiem w odniesieniu do celów zadań realizowanych w zarządzanym pionie; 21) ponoszenie odpowiedzialności za: a) wyniki pracy nadzorowanych komórek organizacyjnych; b) celowe i oszczędne dysponowanie środkami ujętymi w budżecie oraz uzyskiwanie najlepszych efektów poprzez optymalny dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; c) sprawne, skuteczne, obiektywne, terminowe i zgodne z prawem wykonywanie zadań; d) rzetelne opracowywanie dokumentów, pism, sprawozdań, analiz i wszelkich innych materiałów; e) udzielanie informacji publicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami; f) realizację zadań określonych w ustawach, statucie, regulaminie organizacyjnym, uchwałach sejmiku i zarządu województwa, zarządzeniach i poleceniach Dyrektora, innych aktach prawnych oraz w upoważnieniach i pełnomocnictwach; g) sprawne funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych. 11 Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) realizacja zadań określonych w treści niniejszego regulaminu oraz treści innych regulacji obowiązujących w Wojewódzkim Zarządzie Melioracji w zakresie działania nadzorowanej komórki organizacyjnej oraz w stosunku do zatrudnionych w niej pracowników; 2) programowanie, realizowanie zadań, sprawowanie nadzoru i kierowanie działalnością nadzorowanej komórki organizacyjnej; 3) współdziałanie z kadrą zarządzającą wyższego i niższego szczebla Wojewódzkiego Zarządu; 4) przedkładanie Dyrektorowi projektów rozwiązań dotyczących realizacji zadań Wojewódzkiego Zarządu; 5) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu i wieloletniej prognozy finansowej województwa; 6) opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu jednostki oraz zmian w tym zakresie; 7) podejmowanie możliwych działań na rzecz pozyskiwania środków pozabudżetowych 9/30
na zadania realizowane przez Wojewódzki Zarząd; 8) wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. 2013 poz. 885 z późn. zm.) ze szczególnym uwzględnieniem art. 54 ust. 1; 9) prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami w tym: a) organizowanie sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów finansowych w sposób zapewniający prawidłowy przebieg operacji gospodarczych; b) nadzorowanie bieżącej i prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej i budżetowej na jej podstawie; c) nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne Wojewódzkiego Zarządu; d) nadzorowanie prowadzenia ewidencji majątku Wojewódzkiego Zarządu oraz jego corocznej amortyzacji; 10) koordynowanie opracowania planów finansowych wieloletnich i rocznych wydatków i dochodów; 11) prowadzenie gospodarki finansowej Wojewódzkiego Zarządu zgodnie z obowiązującymi zasadami polegające na: a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji Wojewódzkiego Zarządu; b) zapewnieniu prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę pod względem finansowym; c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych oraz ochrony wartości pieniężnych; d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia należności spornych oraz spłaty zobowiązań; e) naliczaniu wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników oraz rozliczaniu się z ZUS-em; f) rozliczaniu się z Urzędem Skarbowym z należnych podatków; 12) nadzorowanie analizy wykorzystanych środków budżetowych będących w dyspozycji Wojewódzkiego Zarządu oraz koordynowanie wnioskowania zmian przeznaczenia środków gwarantujących ich pełne i zgodne z prawem wykorzystanie; 13) dokonywanie wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planami finansowymi; b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 14) opracowywanie przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości w tym: planu kont i polityki rachunkowości, instrukcji obiegu dokumentów finansowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji; 15) nadzorowanie prac związanych ze sporządzaniem okresowych i rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych z wykonania dochodów i wydatków; 16) koordynowanie sporządzania zapotrzebowania na środki finansowe w celu regulowania zobowiązań finansowych Wojewódzkiego Zarządu; 17) pomoc instruktażowa pracownikom Wojewódzkiego Zarządu w zakresie spraw finansowo-księgowych; 10/30
18) współpracowanie z departamentami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego, wydziałami Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi lub innymi instytucjami w ramach realizowanych zadań; 19) wnioskowanie w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy, wynagradzania, premiowania, awansowania bądź udzielania kar porządkowych oraz dokonywania ocen zawodowych w tym okresowych ocen pracowniczych podległego kierownika; 20) przestrzeganie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i kontrola ich przestrzegania przez podległego kierownika; 21) realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 22) prawidłowe planowanie i organizacja pracy podległego kierownika; 23) nadzorowanie i kontrola Działu Finansów, Księgowości i Płac; 24) nadzorowanie w zakresie zagadnień finansowych, księgowych i ekonomicznych wszystkich komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Zarządu; 25) przekazywanie kierownikowi komórki organizacyjnej, w zakresie ustalonym z Dyrektorem Wojewódzkiego Zarządu, informacji niezbędnych do właściwego wywiązywania się z zadań realizowanych w podległej komórce organizacyjnej; 26) zapewnienie właściwej, terminowej realizacji zadań podległej komórki organizacyjnej, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w wewnętrznych aktach prawnych Wojewódzkiego Zarządu, w związku ze zmianami wynikającymi z przepisów prawnych oraz mających na celu usprawnienie realizacji zadań jednostki; 27) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Wojewódzkim Zarządzie oraz realizacja wytycznych i wniosków pokontrolnych wynikających zarówno z kontroli wewnętrznych jak i zewnętrznych; 28) uczestniczenie w naradach, spotkaniach, zespołach i szkoleniach i przekazywanie informacji właściwym pracownikom; 29) sprawowanie nadzoru nad systemem kontroli zarządczej w podległej komórce organizacyjnej, w tym nad procesem opracowania Rocznego Programu Działania oraz zarządzania ryzykiem w odniesieniu do celów zadań w niej realizowanych; 30) wnioskowanie o wydawanie, aktualizację i dokonywanie zmian w zakresie udzielonych podległym pracownikom upoważnień i pełnomocnictw; 31) wnioskowanie o wydanie przez Dyrektora pełnomocnictwa dla osoby zastępującej Głównego Księgowego podczas jego nieobecności; 32) ponoszenie odpowiedzialności za: a) wyniki pracy nadzorowanej komórki organizacyjnej; b) celowe i oszczędne dysponowanie środkami ujętymi w budżecie oraz uzyskiwanie najlepszych efektów poprzez optymalny dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; c) sprawne, skuteczne, obiektywne, terminowe i zgodne z prawem wykonywanie zadań; d) rzetelne opracowywanie dokumentów, pism, sprawozdań, analiz i wszelkich innych materiałów; e) udzielanie informacji publicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami; f) realizację zadań określonych w ustawach, statucie, regulaminie organizacyjnym, 11/30
uchwałach sejmiku i zarządu województwa, zarządzeniach i poleceniach Dyrektora, innych aktach prawnych oraz w upoważnieniach i pełnomocnictwach; g) sprawne funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w nadzorowanej komórce organizacyjnej. 12 Do zadań kierowników komórek organizacyjnych (działu, inspektoratu, filii inspektoratu, zespołu) należy w szczególności: 1) realizowanie zadań określonych w treści niniejszego regulaminu oraz w treściach innych regulacji obowiązujących w Wojewódzkim Zarządzie w zakresie kierowanej komórki organizacyjnej oraz w stosunku do zatrudnionych w niej pracowników; 2) kierowanie komórką organizacyjną wg. zasady jednoosobowego kierownictwa; 3) sprawowanie funkcji kierowniczych w podległej komórce organizacyjnej w zakresie: planowania, organizowania, kontrolowania i doskonalenia; 4) zarządzanie zasobami ludzkimi w kierowanej komórce organizacyjnej; 5) prawidłowe planowanie organizacji pracy podległej komórki organizacyjnej i podział zadań pomiędzy podległych pracowników w tym opracowywanie zakresów czynności zgodnie regulacjami wewnętrznymi jak i aktami prawnymi; 6) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i stanowiskowych oraz wnioskowanie o przeszkolenie podległych pracowników; 7) inicjowanie i opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych oraz wytycznych służbowych w sprawach należących do zakresu działania komórek organizacyjnych, a koniecznych do wydania przez Dyrektora; 8) wnioskowanie w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy, wynagradzania, premiowania, awansowania bądź udzielania kar porządkowych oraz dokonywanie ocen zawodowych, w tym bieżących i okresowych ocen pracowniczych podległych pracowników, zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami; 9) nadzorowanie: dyscypliny pracy i efektywnego wykorzystania czasu pracy oraz przestrzegania regulaminu pracy, regulacji wewnętrznych i przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, realizacji działań w celu ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych; 10) delegowanie, sprawdzanie i nadzorowanie spraw dot. wyjazdów służbowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 11) wnioskowanie o wydawanie, aktualizację i dokonywanie zmian w zakresie udzielonych podległym pracownikom upoważnień i pełnomocnictw; 12) zapewnienie właściwej, terminowej realizacji zadań podległej komórki organizacyjnej; 13) wnioskowanie o wprowadzenie zmian w wewnętrznych aktach prawnych Wojewódzkiego Zarządu, w związku ze zmianami wynikającymi z przepisów prawnych oraz mających na celu usprawnienie realizacji zadań jednostki; 14) nadzorowanie pracowników w zakresie realizacji powierzonych zadań oraz inicjowanie działań zmierzających do sprawniejszej i efektywniejszej realizacji zadań powierzonych podległej komórce organizacyjnej; 15) nadzorowanie realizacji zadań zgodnie z zasadami określonymi odrębnymi przepisami, w sposób celowy i oszczędny, mający na celu uzyskanie najlepszych efektów z danych 12/30
nakładów poprzez optymalny dobór metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 16) składanie zapotrzebowania na dokonanie niezbędnych zakupów usług, dostaw oraz realizację robót budowlanych dot. utrzymania Wojewódzkiego Zarządu; 17) organizowanie narad i szkoleń z pozostałymi Kierownikami i pracownikami komórek organizacyjnych niezbędnych z punktu widzenia realizowanych zadań; 18) nadzorowanie wykonywania, przez kierowaną komórkę organizacyjną, zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej, w tym przygotowywaniem informacji do Biuletynu Informacji Publicznej, jej zmiany bądź aktualizacji na określonych wewnętrznie zasadach (przy zachowaniu przyjętych reguł postępowania); 19) nadzorowanie czynności: kancelaryjnych, prawidłowego obiegu dokumentów, ich archiwizowania oraz zabezpieczenia przed kradzieżą lub zniszczeniem; 20) nadzorowanie przygotowywania materiałów niezbędnych do opracowania projektu budżetu i aktualizacji planów finansowych; 21) nadzorowanie opracowywania analiz, informacji i sprawozdań w zakresie działania kierowanej komórki organizacyjnej; 22) bieżące informowanie bezpośredniego przełożonego o realizacji zadań; 23) informowanie bezpośredniego przełożonego o wszelkim ryzyku i niebezpieczeństwie zagrażających wykonaniu realizowanych (powierzonych) zadań; 24) posiadanie pełnej znajomości przepisów prawnych, wewnętrznych regulacji i innych dokumentów odnoszących się do działalności kierowanej komórki organizacyjnej oraz bieżące śledzenie i wdrażanie zmian nimi wprowadzanych, współdziałanie z kierownikami innych komórek organizacyjnych, administracją rządową i samorządową oraz strukturami samorządu terytorialnego; 25) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w Wojewódzkim Zarządzie oraz realizacja wytycznych i wniosków pokontrolnych wynikających zarówno z kontroli wewnętrznych jak i zewnętrznych; 26) uczestniczenie w naradach, spotkaniach, zespołach i szkoleniach i przekazywanie informacji właściwym pracownikom; 27) sprawowanie nadzoru nad systemem kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w tym nad procesem opracowania Rocznego Programu Działania oraz zarządzania ryzykiem w odniesieniu do celów zadań realizowanych w komórce; 28) nadzorowanie realizacji zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 29) realizowanie zadań wynikających z przepisu art. 54 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. 2013 poz. 885 z późn. zm.); 30) sporządzanie i dostarczanie w uzgodnionej przez Głównego Księgowego formie i terminie do Działu Finansów, Księgowości i Płac: a) materiałów niezbędnych do opracowania planów finansowych wieloletnich i rocznych wydatków i dochodów; b) informacji niezbędnych do sporządzenia zapotrzebowania na środki finansowe; 13/30
c) merytorycznych informacji niezbędnych do sporządzenia okresowej i rocznej sprawozdawczości budżetowej i finansowej i analiz oraz innych informacji finansowych; d) informacji dotyczących przeniesienia środków finansowych gwarantujących ich pełne i zgodne z prawem wykorzystanie; e) dokumentów niezbędnych do finansowego rozliczania inwestycji; f) okresowej informacji opisowej na temat środków trwałych w budowie /inwestycji/; g) merytorycznych uzasadnień lub innych informacji w celu wszczęcia postępowań sądowych i windykacyjnych w przypadku należności spornych; 31) przekazywanie do Działu Finansów, Księgowości i Płac zgodnie z wewnętrznymi przepisami Wojewódzkiego Zarządu dokumentów, a w szczególności: a) stanowiących podstawę wystawienia faktury VAT; b) stanowiących podstawę wystawienia noty księgowej w tym naliczenia kar umownych; c) potwierdzających konieczność dokonania wydatku mieszczącego się w planie finansowym w tym: faktur, rachunków, decyzji; d) stanowiących podstawę, dokonania zwrotu sum obcych w tym: wadium i kaucji; e) skanów lub kserokopii zawartych umów; 32) ustalanie zakresu praw i obowiązków koordynatorów robót wraz z monitorowaniem, realizacji powierzonych im obowiązków i realizowanych działań; 33) przekazywanie kierownikom komórek organizacyjnych, w zakresie ustalonym z Dyrektorem Wojewódzkiego Zarządu, informacji niezbędnych do właściwego wywiązywania się z zadań realizowanych w podległych inspektoratach, działach i zespołach; 34) w czasie nieobecności kierownika komórki organizacyjnej pracą komórki organizacyjnej kieruje pracownik komórki organizacyjnej upoważniony do wykonywania określonych działań zawartych w niniejszym regulaminie i w zakresie czynności, obowiązków i odpowiedzialności. 13 Do zadań samodzielnych stanowisk pracy należy w szczególności: 1) prawidłowe planowanie i organizacja pracy własnej, przestrzeganie dyscypliny i czasu pracy w tym opracowywanie zakresu czynności, obowiązków i odpowiedzialności zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym; 2) przeprowadzanie szkoleń z zakresu wykonywanych obowiązków oraz wnioskowanie o przeszkolenie pracowników; 3) inicjowanie i opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych oraz wytycznych służbowych w sprawach należących do zakresu działania samodzielnego stanowiska pracy; 4) przestrzeganie regulaminu pracy, regulacji wewnętrznych i przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 5) wnioskowanie o aktualizację i dokonywanie zmian w zakresie udzielonych upoważnień i pełnomocnictw; 6) inicjowanie działań zmierzających do sprawniejszej i efektywniejszej realizacji zadań powierzonych samodzielnemu stanowisku pracy; 14/30
7) składanie zapotrzebowania na dokonanie niezbędnych zakupów usług, dostaw oraz realizację robót budowlanych dot. utrzymania Wojewódzkiego Zarządu; 8) organizowanie narad i szkoleń z Kierownikami i pracownikami komórek organizacyjnych niezbędnych z punktu widzenia realizowanych zadań; 9) monitorowanie zmian w obowiązującym stanie prawnym w zakresie zadań realizowanych na samodzielnym stanowisku wraz z bieżącym informowaniem wszystkich pracowników Wojewódzkiego Zarządu o zmianach. 14 Do wspólnych zadań pracowników (działu, inspektoratu, filii inspektoratu, zespołu, samodzielnego stanowiska pracy) należy w szczególności: 1) sprawdzanie pod względem merytorycznym i formalnym dokumentów stanowiących podstawę zapłaty za zakup dostaw i usług oraz wykonania robót budowlanych; 2) rozpatrywanie i załatwianie skarg, podań, wniosków oraz innej korespondencji w zakresie prowadzonych spraw - udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień; 3) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej w tym przygotowywanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej, jej zmiany bądź aktualizacji na określonych wewnętrznie zasadach (przy zachowaniu przyjętych reguł postępowania); 4) ponoszenie pełnej odpowiedzialności prawnej i materialnej za zgodne z obowiązującymi zasadami użytkowanie oprogramowania komputerowego oraz zabezpieczenie mienia; 5) przygotowywanie materiałów do aktualizacji witryny internetowej w części dotyczącej działalności komórki organizacyjnej oraz ich modyfikacji; 6) przestrzeganie regulaminu pracy, regulacji wewnętrznych i przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej; 7) realizowanie zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 8) realizowanie działań w celu ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych; 9) prawidłowe prowadzenie czynności: kancelaryjnych, prawidłowego obiegu dokumentów, archiwizowania ich oraz zabezpieczenia przed kradzieżą lub zniszczeniem; 10) przygotowywanie materiałów niezbędnych do opracowania projektu budżetu i aktualizacji planów finansowych; 11) opracowywanie analiz, informacji i sprawozdań w zakresie działania komórki organizacyjnej; 12) informowanie bezpośredniego przełożonego o realizacji bieżących zadań; 13) informowanie bezpośredniego przełożonego o wszelkim ryzyku i niebezpieczeństwie zagrażających wykonaniu realizowanych (powierzonych) zadań; 14) współdziałanie ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi funkcjonującymi w Wojewódzkim Zarządzie; 15) przestrzeganie zasad kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich 15/30
procesach zachodzących w komórce organizacyjnej zgodnie z wewnętrznymi przepisami obowiązującymi w Wojewódzkim Zarządzie; 16) wykonywanie poleceń wyjazdów służbowych zgodnie z poleceniem delegującego oraz wypełniania druku polecenia wyjazdu służbowego zgodnie z przebiegiem podróży służbowej. Zasady podpisywania pism: 15 1) do podpisu przez Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu zastrzeżone są pisma, których adresatami są organy administracji rządowej, samorządowej oraz sądy, a także pisma mające na celu nabycie praw lub zaciąganie zobowiązań, o ile do ich podpisywania nie upoważniono innych osób oraz pisma dot. przyjmowania, zwalniania, wynagradzania i karania pracowników. 2) do kompetencji Zastępcy Dyrektora, Naczelnika Zespołu oraz Głównego Księgowego Wojewódzkiego Zarządu należy podpisywanie bieżącej korespondencji wynikającej z zakresu obowiązków, która nie została zastrzeżona do podpisu przez Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu oraz dokumentów z zakresu nadzoru sprawowanego nad podległymi komórkami organizacyjnymi. Podpisywanie innych pism i dokumentów wymaga upoważnienia Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu. 3) do kompetencji kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk należy podpisywanie pism dotyczących spraw wynikających z zakresu działania komórki organizacyjnej, samodzielnego stanowiska, o ile do ich podpisywania zostali pisemnie upoważnieni przez Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu. III. ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 1. PION DYREKTORA 16 Do zadań Działu Organizacji i Spraw Pracowniczych należy w szczególności: 1) w zakresie spraw organizacyjnych: a) opracowywanie, na podstawie wniosków kierowników komórek organizacyjnych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy, koniecznych do wprowadzenia bądź aktualizacji, projektów regulaminów, upoważnień i pełnomocnictw (z wyłączeniem upoważnień i pełnomocnictw do przetwarzania danych osobowych) oraz innych dokumentów określających organizację i zasady funkcjonowania Wojewódzkiego Zarządu oraz prowadzenie ewidencji wydanych dokumentów; b) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zapewnieniem pieczątek służbowych dla Wojewódzkiego Zarządu, a także rejestru skarg i wniosków, przekazywanie ich do załatwienia według właściwości oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem; c) koordynacja działań związanych z opracowywaniem przez poszczególne komórki organizacyjne w Wojewódzkim Zarządzie wymaganych informacji dotyczących działalności jednostki; 16/30
d) zbieranie od Kierowników komórek organizacyjnych wniosków wraz z projektem instrukcji i procedur koniecznych do wprowadzenia bądź aktualizacji; 2) w zakresie spraw kancelaryjnych: a) współpraca i koordynacja komunikacji Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi; b) komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna; c) organizowanie i obsługa spotkań Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu; d) prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej; e) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych; f) dbanie o prawidłowy obieg dokumentów zgodnie z wewnętrznymi zasadami; g) sporządzanie raportów, analiz i zestawień na potrzeby Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu; h) prowadzenie kalendarza Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu (spotkania, wyjazdy, informacje); i) prowadzenie i aktualizacja bieżącej listy spraw/zadań Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu; j) prowadzenie listy kontaktów Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu; k) przepisywanie i redagowanie tekstów na potrzeby Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu. 3) w zakresie spraw pracowniczych i socjalnych: a) prowadzenie polityki kadrowej Wojewódzkiego Zarządu; b) prowadzenie całokształtu spraw w zakresie spraw osobowych wynikających z Kodeksu pracy; c) prowadzenie całokształtu spraw wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych; d) współpraca z ZUS w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz spraw emerytalnorentowych; e) współpraca z Urzędami Pracy w zakresie organizacji stażu; f) współpraca ze szkołami i uczelniami w zakresie organizacji praktyk; g) prowadzenie spraw socjalnych pracowników; h) zabezpieczanie dokumentacji i zbiorów danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych oraz wydawanie pełnomocnictw i upoważnień do przetwarzania danych osobowych; i) prowadzenie całokształtu spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników; 4) w zakresie spraw informatycznych: a) podejmowanie działań w celu informatyzacji Wojewódzkiego Zarządu; b) administrowanie i aktualizowanie witryn internetowych Wojewódzkiego Zarządu oraz nadzorowanie stałej aktualizacji witryny internetowej; c) obsługiwanie funkcjonowania systemów informatycznych, zainstalowanych programów wraz z terminową aktualizacją oprogramowania funkcjonującego w Wojewódzkim Zarządzie; d) kontrolowanie i konfigurowanie sprzętu komputerowego oraz zainstalowanego oprogramowania; 17/30
e) weryfikowanie pod kątem zasadności wniosków Kierowników komórek organizacyjnych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy dotyczących zakupu sprzętu komputerowego, akcesoriów i peryferii komputerowych i niezbędnego oprogramowania oraz wnioskowanie o dokonanie ich zakupu; f) dbanie o sprawne funkcjonowanie przydzielonego pracownikom sprzętu komputerowego, w tym wnioskowanie o dokonanie konserwacji, niezbędnych napraw oraz zgłaszanie bieżących zmian w rozmieszczeniu sprzętu komputerowego do Działu wystawiającego dokument zmiany miejsca i likwidacji; g) administrowanie siecią informatyczną; h) nadzorowanie prawidłowego funkcjonowania i przestrzegania zasad bezpieczeństwa systemów informatycznych; i) tworzenie kopii zapasowych danych informatycznych; j) obsługa funkcjonowania istniejących systemów monitoringu teleinformatycznego oraz planowanie i nadzór nad opracowaniem programu rozwoju monitoringu teleinformatycznego na obiektach administrowanych przez Wojewódzki Zarząd; k) nadzorowanie wykonywania przez komórki organizacyjne zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej, w tym przygotowywaniem informacji do Biuletynu Informacji Publicznej, jej zmiany bądź aktualizacji na określonych wewnętrznie zasadach (przy zachowaniu wewnętrznych zasad postępowania). 5) w zakresie prowadzenia kontroli wewnętrznej: a) przygotowywanie projektu rocznych planów kontroli na podstawie przedłożonych wniosków; b) rozpatrywanie wniosków od Kierowników komórek organizacyjnych i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy o konieczności przeprowadzenia dodatkowych, doraźnych kontroli; c) przeprowadzanie kontroli wewnętrznych zleconych przez Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu oraz prowadzenie archiwizacji dokumentacji z nimi związanych; d) prowadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z przeprowadzonymi kontrolami zewnętrznymi; e) przygotowywanie, sprawowanie nadzoru nad rozliczaniem wniosków pokontrolnych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzanych w Wojewódzkim Zarządzie; f) inicjowanie konieczności wprowadzania i aktualizowania instrukcji i procedur wewnętrznych wynikające z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych i zewnętrznych; g) koordynowanie działań związanych z realizacją zadań wynikających z kontroli zarządczej w jednostce; h) koordynowanie monitorowania ryzyka; i) ustalanie z Dyrektorem planów wszczęcia kontroli dla zadań lub komórek określonych w wewnętrznie obowiązujących przepisach; 18/30
17 Do zadań Zespołu Radców Prawnych należy w szczególności: 1) opiniowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych, decyzji oraz innych spraw wymagających opinii prawnej; 2) udzielanie opinii, porad i konsultacji prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa; 3) nadzorowanie pod względem prawnym egzekucji należności; 4) pełnienie zastępstwa sądowego, egzekucyjnego; 5) udzielanie konsultacji prawnych oraz instruktażu prawnego pracownikom w formach przewidzianych przepisami prawa. 18 Do zadań Stanowiska Pracy ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy należy w szczególności: 1) przeprowadzanie okresowych przeglądów stanu bezpieczeństwa i higieny pracy wraz z opracowywaniem i przedkładaniem wniosków w tym zakresie; 2) kontrolowanie przestrzegania przez pracowników obowiązujących przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy; 3) przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego stanowisk pracy; 4) prowadzenie całokształtu spraw wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z instruktażem oraz szkoleniem wstępnym i okresowym pracowników; 5) prowadzenie całokształtu spraw wynikających z obowiązujących przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z wypadkami w pracy, w drodze z i do pracy oraz oceną stanu bezpieczeństwa i higieny pracy; 6) współdziałanie z organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Państwowej Inspekcji Pracy, Służby Zdrowia, Państwowej Straży Pożarnej w zakresie realizacji zadań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy; 7) udzielanie pierwszej pomocy. 19 Do zadań Stanowiska Pracy ds. Obronnych i Ochrony Przeciwpożarowej należy w szczególności: 1) realizowanie zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 2) opracowywanie oraz bieżące aktualizowanie dokumentacji dot. planowania obronnego w zakresie zadań określonych dla Wojewódzkiego Zarządu na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny; 3) planowanie i organizowanie szkoleń z zakresu obronności, bezpieczeństwa publicznego i zarządzania kryzysowego; 19/30
4) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi samorządu terytorialnego w zakresie bezpieczeństwa państwa, zapobiegania zagrożeniom życia, zdrowia lub mienia, zagrożenia środowiska, przeciwdziałania skutkom klęsk żywiołowych i innych nadzwyczajnych zagrożeń, a także usuwania ich skutków; 5) wykonywanie czynności w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, zgodnie z przepisami z zakresu ochrony przeciwpożarowej. 20 Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności: 1) realizowanie zadań wynikających z przepisów o ochronie informacji niejawnych; 2) koordynowanie, nadzorowanie i kontrolowanie przestrzegana przepisów o ochronie informacji niejawnych w Wojewódzkim Zarządzie; 3) bieżące aktualizowanie zasad ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone ; 4) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych w Wojewódzkim Zarządzie. 2. PION ZASTĘPCY DYREKTORA 21 Do zadań Działu Administracyjnego należy w szczególności: 1) przyjmowanie wniosków, analiza ich zasadności oraz dokonywanie zakupów usług, dostaw oraz realizacji robót budowlanych dot. utrzymania i funkcjonowania Wojewódzkiego Zarządu; 2) składanie wniosków i dokumentów niezbędnych do wszczęcia i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dla zadań realizowanych w komórce organizacyjnej zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami; 3) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zarządzaniem, rozdysponowaniem, przemieszczaniem oraz utrzymaniem w ciągłej sprawności mienia (z wyłączeniem sprzętu komputerowego) oraz prowadzenie ewiedencji całości majątku Wojewódzkiego Zarządu; 4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z gospodarką samochodową Wojewódzkiego Zarządu oraz nadzór nad prawidłową eksploatacją pojazdów służbowych; 5) prowadzenie całokształtu spraw związanych z korzystaniem ze środowiska przez Wojewódzki Zarząd; 6) zapewnienie środków utrzymania czystości i higieny dla pomieszczeń biurowych i gospodarczych będących w dyspozycji Wojewódzkiego Zarządu; 7) prowadzenie Zakładowej Składnicy Akt Wojewódzkiego Zarządu; 8) prowadzenie bazy inwentarzowej środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; 9) dokonywanie analiz merytorycznych zasadności i zakresu ponoszonych kosztów w zakresie zadań działu; 20/30
10) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem w ciągłej sprawności sieci telefonii stacjonarnej i komórkowej oraz sieci Internet; 11) prowadzenie całokształtu spraw związanych z eksploatacją i użytkowaniem nieruchomości będących w trwałym zarządzie oraz dyspozycji Wojewódzkiego Zarządu; 12) prowadzenie na potrzeby Wojewódzkiego Zarządu prenumeraty czasopism i zakupu innych wydawnictw; 13) prowadzenie kartotek osobistego wyposażenia pracowników; 14) prowadzenie całokształtu spraw związanych z artykułami biurowymi i eksploatacyjnymi; 15) prowadzenie ewidencji i rozliczanie znaczków pocztowych i biletów MPK; 16) załatwianie formalności związanych z ubezpieczeniem mienia Wojewódzkiego Zarządu; 22 Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności: 1) weryfikowanie wniosków i dokumentów dotyczących wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane, usługi i dostawy, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy dotyczącej zamówień publicznych; 2) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane, usługi i dostawy oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji od podjęcia decyzji o wszczęciu postępowania do podpisania umowy lub unieważnienia postępowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy dotyczącej zamówień publicznych; 3) przygotowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzonymi postępowaniami o udzielnie zamówienia publicznego dla jednostek kontrolujących; 4) prowadzenie ewidencji przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 5) archiwizowanie dokumentacji prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 6) opracowywanie niezbędnych informacji i sprawozdań dotyczących prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 23 Do zadań Działu Regulacji Stanów Prawnych Gruntów należy w szczególności: 1) regulowanie stanu formalno-prawnego gruntów Skarbu Państwa, pokrytych płynącymi wodami powierzchniowymi oraz gruntów zajętych pod urządzenia melioracji wodnych podstawowych, w odniesieniu do których Marszałek Województwa Łódzkiego wykonuje gospodarowanie; 2) wnioskowanie o ustanowienie trwałego zarządu dla gruntów pokrytych płynącymi wodami powierzchniowymi oraz gruntów zajętych pod urządzenia melioracji wodnych podstawowych, w odniesieniu do których Marszałek Województwa Łódzkiego wykonuje gospodarowanie; 21/30