Rekomendacje dotyczące Platformy Zarządzania Kompetencjami Daniel Wojewódzki 1
Rekomendacje dotyczące Platformy Zarządzania Kompetencjami 1. Rekomendacje odnośnie warstwy użytkowej narzędzia 1.1. STYLISTYKA Uwagi ogólne W kontekście trendów dominujących w nowo wdrażanych aplikacjach internetowych skierowanych dla biznesu należy stwierdzić, iż zaproponowana stylistyka PZK mocno odbiega od aktualnie stosowanych rozwiązań. Jako dobry przykład ciekawie zaprojektowanej i przyjaznej dla użytkownika e-usługi, do której warto się odwoływać można zarekomendować nową wersję FRESMAILA (www.freshmail.pl). Warstwa wizualna PZK została zaprojektowana w sposób prosty i dość schematyczny. Prezentacja treści w dużej mierze odbywa się za pośrednictwem bardzo wyrazistych, mało atrakcyjnych wizualnie tabel. Zastosowane ikony ( ) i interfejsy poszczególnych funkcjonalności nie należą do zbyt wyszukanych i przyjaznych dla oczu użytkownika. Zastosowane rozwiązanie wizualne mogą mieć uzasadnienie jedynie w przypadku pierwszych wersji produktowych służących do szczegółowego rozpoznania potrzeb i preferencji użytkowników w zakresie funkcjonalności platformy. Po okresie testów i wyboru ostatecznego kształtu funkcjonalnego aplikacji rekomenduje się potrzebę ponownego zaprojektowania poszczególnych interfejsów narzędzi, elementów graficznych, sposobu prezentowania treści głównych oraz treści informacji uzupełniających zgodnie z aktualnymi trendami i zasadami usability. PZK wymaga również zaprojektowania i wdrożenia atrakcyjnej strony wstępnej przedstawiającej wartości platformy dla potencjalnych nowych użytkowników platformy. Strona ta powinna przede wszystkim stanowić zachętę dla osób niezarejestrowanych do wypróbowania narzędzia (utworzenia konta w systemie PZK). W drugiej kolejności strona wstępna powinna stanowić bazę do pozycjonowania narzędzia w wyszukiwarkach internetowych. 2
Top strony Projekt graficzny PZK zakłada rozbudowany pod względem wielkości top strony. Kluczowym pod względem objętości elementem tej części platformy jest logotyp oraz pusta przestrzeń zawarta między wskazanym logotypem a informacją o statusie użytkownika. Wskazana jest optymalizacja zagospodarowania przestrzeni w górnej części platformy lub umożliwienie powiększenia obszaru roboczego platformy o przestrzeń topu na zasadzie zwijanego (chowanego) topu strony. Aktualne elementy górnego menu: Szukaj / Dostosuj pulpit / Pomoc / FAQ są nieaktywne. W strukturze platformy brakuje również elementów takich jak: regulamin korzystania z platformy, polityka prywatności, kontakt, pomoc techniczna. 3
Stopka strony Zastosowanie i pozycjonowanie logotypów UE oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki W szablonie graficznym PZK niepoprawnie zostały zastosowane logotypy Unii Europejskiej oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Została zamieniona kolejność poszczególnych znaków. Logotyp Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powinien znajdować się z lewej strony bloku znaków natomiast symbol graficzny Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do EFS z prawej strony. Wydaje się również, iż wielkość poszczególnych logotypów nie spełnia wymagań zawartych w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL. Zgodnie ze wspomnianymi wytycznymi strona powinna również posiadać link do głównej strony Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: www.efs.gov.pl http://www.kapitalludzki.gov.pl/download/gfx/kapitalludzki/pl/defaultmultilistaplikow/49/6 /1/oznaczanie_projektow_pokl.pdf http://www.kapitalludzki.gov.pl/download/gfx/kapitalludzki/pl/defaultmultilistaplikow/49/7 /1/wytyczne_infopromo_rs_07_05_2010.pdf Dodatkowo logotyp Collegium Civitas zawiera tło różniące się od tła strony, co powoduje znaczne (sztuczne) wyróżnienie tego logotypu na tle strony, co wydaje się nie było efektem zamierzonym. 4
Tekst: Intermentoring w małej firmie zarządzanie kompetencjami projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego poprzez zamieszczenie na skraju strony sprawia wrażenie mało czytelnego. Zamieszczenie tekstu: Pola oznaczone * są polami wymaganym w prawym górnym rogu obecnym na każdej podstronie sprawia wrażenie rozwiązania tymczasowego optymalnie byłoby gdyby ten tekst znajdował się na podstronach, w których ma zastosowanie Usability Aktualny kształt poszczególny kart i okien narzędziowych w tym rozmieszczenie poszczególnych przycisków i odwołań sprawia wrażenie przypadkowych i oderwanych od dobrych praktyk w zakresie usability. Funkcja zapisz w prawym górnym rogu okna 5
2. Rekomendacje odnośnie funkcjonalności Platformy i aspektów merytorycznych Narzędzie do importu danych pracowników Poza opisowym wyjaśnieniem sposobu importu danych powinien być dostępny do pobrania przykładowy plik csv z gotowymi nagłówkami tabeli. Jest to rozwiązanie szczególnie użyteczne w przypadku złożonych mechanizmów importu zapewniający poprawne nazewnictwo nagłówków importowanych danych i ograniczające pracochłonność użytkowników. Raporty generowane w systemie PZK W części raportów generowanych w systemie PZK występuje stopka informacyjna dotycząca projektu oraz faktu współfinansowania projektu ze środków UE. Należy ujednolicić wykorzystywanie tych informacji przy jednoczesnym zminimalizowaniu informacji graficznych i tekstowych zawieranych w standaryzowanej stopce. Dodatkowo w raporcie powinny pojawiać się dane firmy lub/oraz logotyp. Użytecznym rozwiązaniem byłby również raport zbiorczy pozwalający na wygenerowanie jednego dokumentu PDF zawierający dane z wszystkich raportów częściowych. Kluczowa funkcjonalność Z punktu widzenia użyteczności PZK warto byłoby przeanalizować możliwość wdrożenia narzędzia, które mogłoby być powszechnie wykorzystywane w małych i mikro przedsiębiorstwach np. teczki osobowe + katalog dokumentów wypełnianych on- line np. wniosek o urlop wypoczynkowy, wniosek o urlop macierzyński, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, wzór umowy o pracę, itp. Wdrożenie takich narzędzi byłoby szansą na zdobycie dużej grupy użytkowników i zainteresowanie ich funkcjonalnościami mniej popularnymi, a ważnymi z punktu widzenia projektu/platformy. 6
Nieprawidłowości w działaniu PZK zidentyfikowane podczas korzystania z narzędzia Rozchodzące się tabele przy dodaniu większej ilości treści http://intermentoring.cyberware.com.pl/strategicmanagement/goals/enable/goal/goal_id/ 106 7
Kalendarz w wersji anglojęzycznej Podczas próby dodania celu szczegółowego http://intermentoring.cyberware.com.pl/strategicmanagement/goals po wywołaniu kalendarza opis miesiąca prezentowany jest w języku angielskim http://intermentoring.cyberware.com.pl/strategicmanagement/goals 8
3. Rekomendacje dotyczące aspektów technologicznych Bezpieczeństwo danych Istotnym czynnikiem, na który warto zwrócić uwagę jest bezpieczeństwo danych gromadzonych w systemie przez użytkowników PZK. Istotna jest zarówno ochrona przed niepowołanym dostępem jak również możliwość odtworzenia danych w przypadku poważnej awarii serwera, na którym działać będzie platforma. Dodatkową kwestią, którą należy poddać wyodrębnionej analizie jest kwestia zarządzania danymi oraz obowiązki wynikające między innymi z ustawy o ochronie danych osobowych np. konieczność rejestracji zbioru danych w GIODO Ścieżki adresowe Wszystkie ścieżki adresowe w swojej składni wykorzystują terminy w języku angielskim. Przykład: http://intermentoring.cyberware.com.pl/company/importemployee http://intermentoring.cyberware.com.pl/strategicmanagement/strategicscoreboardgetgoa l Adres strony jest istotny z punktu widzenia prawidłowego indeksowania danej witryny internetowej przez wyszukiwarki internetowe. W przypadku stron dostępnych po zalogowaniu nie jest to aż tak istotne, ponieważ Googleboty z reguły poruszają się jedynie po stronach powszechnie widocznych. Warto jednak w przypadku strony powitalnej (nowo stworzonej) zwrócić uwagę na ten element oraz pozostałe kwestie związane z optymalizacją tych stron pod względem dostępności i prawidłowej indeksacji przez wyszukiwarki internetowe. 9
4. Uwagi ogólne, podsumowanie, ryzyka Statystyki oglądalności W PZK należy zastosować narzędzie pozwalające na gromadzenie szczegółowych informacji na temat zachowań użytkowników platformy w celu optymalizacji wdrożonych funkcjonalności i rozwiązań. Narzędzie to powinno gromadzić dane już na etapie prototypu platformy i fazy testów i stanowić uzupełnienie do danych jakościowych zebranych podczas wywiadów / testów prowadzonych z testowymi użytkownikami platformy. Takie podejście pozwoliłoby na obiektywną ocenę użyteczności narzędzia i poszczególnych jego elementów. Poza wskaźnikami założonymi w projekcie (liczba zarejestrowanych firm) powinien zostać ustalony katalog celów i mierników pokazujących realną użyteczność stworzonej platformy oraz weryfikacje podstawowych założeń leżących u podstaw całego projektu. Gromadzone dane powinny być stale monitorowane i wykorzystywane do optymalizacji i dalszego rozwoju PZK. Ciekawym rozwiązaniem wspomagającym osiągnięcie sukcesu PZK (na marginesie warto byłoby zdefiniować ten sukces) byłoby zastosowanie Metody Lean Startup Ryzyka Identyfikuje się dość duże ryzyko związane z brakiem perspektywy rozwoju platformy oraz możliwością wystąpienia sytuacji braku wsparcia technicznego dla użytkowników platformy w kolejnym etapie projektu. Kolejnym ryzykiem jest poziom świadomości osób prowadzących małe firmy - docelowych użytkowników PZK. Występuje istotna obawa, że osoby z grupy docelowych użytkowników PZK mogą nie mieć wystarczającej świadomości korzyści wynikających z ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem, zarządzania kompetencjami, intermentoringu, HR, i tym samym osoby te mogą wykazywać mocno ograniczone potrzeby wykorzystywania narzędzi elektronicznych wspierających te procesy. W konsekwencji poziom świadomości potencjalnych użytkowników może być barierą szerokiego wykorzystania PZK w małych firmach działających na terenie województwa mazowieckiego. 10
Podsumowanie Platforma Zarządzania Kompetencjami stanowi interesujące narzędzie wspomagające wybrane procesy zarządzania małymi przedsiębiorstwami. Aktualny stan narzędzia po usunięciu podstawowych problemów zaobserwowanych w trakcie testów jest wystarczający do upublicznienia platformy jako wersji minimalnie satysfakcjonującego produktu (MVP według metodologii Lean Startup). Takie podejście powinno być związane z obserwacją zachowań użytkowników PZK i wsłuchiwania się w ich bieżące potrzeby oraz dalszego dopracowywania narzędzia. W przypadku pozytywnego zweryfikowania założenia w postaci określonego minimalnego zainteresowania narzędziem warto podjąć prace związane z opracowaniem nowej identyfikacji wizualnej narzędzia bazującej na unowocześnieniu linii graficznej oraz podniesienia użyteczności / ergonomii pracy narzędzia. 11