SCHEMAT WZORCOWEGO REGULAMINU

SCHEMAT WZORCOWEGO REGULAMINU w zakresie podatku od towarów i usług określającego zasady używania samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych wykorzystywanych do działalności gospodarczej po dniu 31 marca 2014 r. Wersja I Stan prawny: 1 kwietnia 2014 r. Opracowali: Wojciech Safian, Mateusz Wojciechowski Nadzór merytoryczny: Prof. dr hab. Witold Modzelewski Doradca podatkowy Nr wpisu 00001 Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 1

Spis treści Wykaz najważniejszych aktów prawnych:...4 Rozdział I. Zagadnienia wstępne....5 Rozdział II. Samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe objęte Regulaminem....6 Rozdział III. Obowiązek złożenia Informacji VAT-26...7 Rozdział IV. Ewidencja przebiegu pojazdu...7 Rozdział V. Czynności uznawane za wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej....8 Rozdział VI. Zasady nadzoru nad wykonywaniem Regulaminu....9 Rozdział VII. Postanowienia końcowe...9 Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 2

Wykaz skrótów stosowanych w Regulaminie: Ustawa ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), Ustawa z dnia 7 lutego 2014 r. ustawa z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 312), Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1137 ze zm.), rozporządzenie z dnia 21 marca 2014 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. z 2014 r. poz. 371), NBP Narodowy Bank Polski, informacja VAT-26 informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej Przedsiębiorcy, o której mowa w 1 rozporządzenia z dnia 21 marca 2014 r., pojazd samochodowy rozumie się pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. podatek podatek od towarów i usług uregulowany Ustawą, Przedsiębiorca/Podatnik podmiot, o którym mowa w Rozdziale 1 1 Regulaminu, wprowadzający Regulamin. Regulamin niniejszy Regulamin dotyczący samochodów osobowych i innych pojazdów wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej. Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 3

Wykaz najważniejszych aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 361, poz. 362, poz. 440, poz. 596, poz. 769, poz. 1278, poz. 1342, poz. 1529. poz. 1540, poz. 1448, Dz. U. z 2013 r. poz. 888, poz. 985, poz. 1036, poz. 1287, poz. 1304, poz. 1387, Dz. U. z 2014 r. poz. 223, poz. 312); 2) ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U z 2011 r. Nr 74, poz. 397, Nr 102, poz. 585, Dz. U. z 2010 r. Nr 226, poz. 1478, Dz. U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585, Nr 106, poz. 622, Nr 134, poz. 781, Nr 178, poz. 1059, Nr 205, poz. 1202, Nr 234 poz. 1389, Nr 234 poz. 1391, Dz. U. z 2012 r. poz. 362, poz. 769, poz. 1010, Dz. U. z 2013 r. poz. 613, Dz. U. z 2013 r. poz. 1387, Dz. U. z 2014 r. poz. 40, poz. 312); 3) ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 1137, poz. 951, poz. 1448, Dz. U. z 2013 r. poz. 700, poz. 1611); 4) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, Dz. U. z 2010 r. Nr 247, poz. 1652, Dz. U. z 2011 r. Nr 64 poz. 332, Nr 134, poz. 780, Dz. U. z 2012 r. poz. 1342, poz. 1529, poz. 1530, Dz. U. z 2013 r. poz. 35, poz. 1027, Dz. U. z 2014 r. poz. 312); 5) ustawa z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 312); 6) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. z 2014 r. poz. 371); 7) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (Dz. U. z 2014 r. poz. 407). Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 4

Rozdział I. Zagadnienia wstępne. 1. W Rozdziale I należy wskazać dane podmiotu (w tym rejestrowe) podmiotu, dla którego Dokument jest przeznaczony. W tej części Regulaminu należy wskazać na obszar zagadnień nim objętych. Regulamin powinien w szczególności określać: 1) wykaz samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych Podatnika objętych pełnym prawem do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług zwanego dalej prawem do odliczenia, 2) sposób składania informacji VAT-26, 3) osoby odpowiedzialne do sporządzania, składania oraz aktualizowania informacji VAT-26, 4) zasady używania samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o którym mowa w pkt 1, 5) zasady oraz tryb prowadzenia ewidencji przebiegu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, 6) osoby odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji, o której mowa w pkt 5, 7) osoby odpowiedzialne za potwierdzania autentyczności wpisów osób kierujących samochodem osobowym albo innym pojazdem, o którym mowa w pkt 1, 8) zasady odliczania podatku w przypadku samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, od których obowiązuje ograniczone prawo do odliczenia, 9) skutki w podatku używania samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w pkt 1, na cele inne niż działalność gospodarcza Podatnika, 2. W Rozdziale I należy również uregulować jego cel i przeznaczenie. Podstawowym celem Dokumentu powinno być zapewnienie zgodnego z prawem wdrożenia nowych, obowiązujących od dnia 1 kwietnia 2014 r., ustawowych zasad uprawniających do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu: 1) nabycia, importu lub wytworzenia samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych dających pełne prawo do odliczenia; 2) używania tych samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową; Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 5

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych: samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych; 4) nabycia lub importu części składowych do samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych dających pełne prawo do odliczenia oraz usług naprawy lub ich konserwacji, a także innych towarów i usług związanych z ich eksploatacją lub używaniem, np. wydatki serwisowe, opłaty za przejazdy autostradą, opłaty za parkowanie, usługi myjni itp. 3. W zagadnieniach ogólnych należy wskazać także adresatów Regulaminu. Normami postępowania wynikającymi z tego Dokumentu powinny być objęte wszystkie osoby: 1) korzystające z samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych objętych niniejszym Regulaminem, 2) udostępniające samochody osobowe albo inne pojazdy samochodowe, o których mowa w pkt 1, 3) inne osoby objęte obowiązkami wynikającymi z niniejszego Regulaminu, w szczególności osoby sporządzające, składające oraz aktualizujące informację VAT-26, osoby prowadzące ewidencję przebiegu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, a także potwierdzające wpisy w tej ewidencji. Rozdział II. Samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe objęte Regulaminem. 1. W Rozdziale II należy wskazać samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe objęte Regulaminem. Dokument powinien dotyczyć samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, czyli pojazdów silnikowych o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, m.in. 1) motocykli, 2) quadów, 3) samochodów osobowych, 4) samochodów ciężarowych, 5) samochodów specjalnych - z wyjątkiem ciągników rolniczych oraz motorowerów. 2. W odrębnych załącznikach do Regulaminu należy sporządzić wykaz: 1) samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w pkt 1, wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, dających pełne prawo do odliczenia podatku, w stosunku do których należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, 2) samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w pkt 1, dających pełne prawo do odliczenia podatku, dla których nie prowadzi się ewidencji, Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 6

3. Należy pamiętać, pojazdami, o których mowa w pkt 2 ppkt 2) są pojazdy: a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne 1, b) konstrukcyjne przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. 4. Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu również w stosunku do samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do: a) odprzedaży, b) sprzedaży c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. 5. Samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w pkt 4, nie są objęte jakimikolwiek ograniczeniami z tytułu odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używania tych pojazdów stanowi przedmiot działalności Podatnika. 6. Jeżeli przedmiot działalności Podatnika jest inny niż wymieniony w pkt 5, wówczas do samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 4, stosuje się odpowiednio zasady określone w pkt 2 ppkt 1) i 2). Rozdział III. Obowiązek złożenia Informacji VAT-26. 1. W pierwszej części Rozdziału należy wskazać samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, dla których powstaje obowiązek złożenia formularza VAT-26 właściwemu naczelnikowi urzędu, termin dokonania tej czynności oraz sposób jej aktualizowania. Rozdział III powinien również określać osoby: 1) obowiązane do złożenia informacji VAT-26, 2) osoby upoważnione do sporządzenia i przedłożenia w imieniu osób, o których mowa w pkt 1, projektu informacji VAT-26 do akceptacji 2, 3) osoby upoważnione do złożenia w imieniu osób, o których mowa w pkt 1, informacji VAT-26 właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego oraz do jej aktualizowania 3. Rozdział IV. Ewidencja przebiegu pojazdu. 1. W Rozdziale IV należy wskazać osoby obowiązane do założenia i bieżącego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, tj.: a) w przypadku Podatników będących osobami prawnymi zarząd osoby prawnej; 1 Szczegółowy wykaz tych pojazdów wskazuje Załącznik nr 15, do Regulaminu, pkt 1.1. 2 Jeżeli Podatnik skorzysta z możliwości takiego upoważnienia. 3 Jeżeli Podatnik skorzysta z możliwości takiego upoważnienia. Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 7

b) w przypadku pozostałych podmiotów właściciel, wspólnicy lub osoba zarządzająca Podatnikiem. przy czym wpisów dokonuje bezpośrednio osoba kierująca samochodem osobowym albo innym pojazdem samochodowym, a w przypadku gdy samochód osobowy albo inny pojazd samochodowy został udostępniony osobie niebędącej pracownikiem Przedsiębiorcy osoba udostępniająca. 2. Organy lub podmioty, o których mowa w ust. 1, mogą upoważnić inną osobę (np. pracownika lub współpracownika) do założenia, prowadzenia w ich imieniu ewidencji przebiegu pojazdu a także do potwierdzania, w imieniu Przedsiębiorcy, autentyczności wpisów w tej ewidencji. 3. Rozdział IV powinien określać również sposób prowadzenia oraz zakres danych objętych ewidencją przebiegu pojazdu, a także obowiązek uzupełnienia ewidencji przez osoby używające samochód osobowy lub inny pojazd samochodowy. Należy zwrócić szczególną uwagę, że w przypadku gdy samochód osobowy albo inny pojazd samochodowy jest wykorzystywany przez pracownika lub osobę niebędącą pracownikiem Podatnika do celów prywatnych za wynagrodzeniem w ewidencji należy wskazać również fakt wykorzystania tego samochodu osobowego albo innego pojazdu samochodowego za wynagrodzeniem. 4. Niezwykle ważnym jest, aby w tej części Regulaminu uregulowana została procedura potwierdzania autentyczności wpisów w imieniu Przedsiębiorcy, w tym np. obowiązanie danej osoby do dokonywania tej czynności. Rozdział V. Czynności uznawane za wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej. 1. W Rozdziale V należy ustanowić zakaz wykorzystywania samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych do celów prywatnych, a także wskazać czynności uznawane za wykorzystywanie samochodu osobowego oraz innego pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej i czynności uznawane za wykorzystanie samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych do celów prywatnych. 2. Do czynności uznawanych za wykorzystywanie samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej zalicza się np.: a) użycie do realizacji celów wynikających z umowy o pracę, umowy zlecenie lub innych umów cywilnoprawnych, b) użycie w celu odbycia podróży służbowej, c) użycie w celu realizacji poleceń służbowych (np. przemieszczenie się do miejsca zamieszkania osoby kierującej na wyraźne polecenie służbowe pracodawcy i związane z realizację określonego zadanie służbowego), d) użycie w celach serwisowych tego samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego (np. wyjazd na stację paliw w celu zatankowania, przejazd na myjnię, wyjazd do stacji kontroli pojazdów). Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 8

3. Za wykorzystanie samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej uznaje się również jego użycie pośrednio do realizacji celów prywatnych, jeżeli realizacja tych celów jest ściśle związana z wykonywaniem czynności, o których mowa w ust. 2 (np. udanie się do restauracji w celu posilenia się podczas odbywania podróży służbowej). 4. Do czynności uznawanych za wykorzystywanie samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej nie zalicza się użycia wyłącznie w celu zaspokojenia potrzeb prywatnych (np. odwiezienie tym pojazdem przez pracownika osób pozostających pod jego opieką do przedszkola/szkoły). 5. Za wykorzystywanie wyłącznie do celów działalności gospodarczej uznaje się również wykorzystanie samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego w celach prywatnych pod warunkiem, że Przedsiębiorca udostępni pracownikowi lub osobie niebędącej jego pracownikiem ten samochód osobowy lub inny pojazd samochodowy pojazd za wynagrodzeniem na zasadach rynkowych i czynność tą jest dokumentowana zgodnie z przepisami Ustawy. 6. Przykładowe wykorzystanie samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych do celów prywatnych stanowi: a) użycie w celu zrobienia prywatnych zakupów; b) przewóz przez korzystającego osób mu bliskich i znajomych; c) przejazd pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem wykonywania pracy, podczas gdy jednocześnie nie jest realizowane żadne zadanie służbowe; d) transport przedmiotów na cele prywatne osoby korzystającej. Rozdział VI. Zasady nadzoru nad wykonywaniem Regulaminu. W Rozdziale VI należy wskazać podmioty oraz osoby odpowiedzialne za nadzór nad wykonywaniem Regulaminu a także sposób postępowania w przypadku stwierdzenia nieprzestrzegania go przez pracowników oraz osoby niebędące pracownikami wykorzystujące samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, których objęte są Regulaminem. Rozdział VII. Postanowienia końcowe. W rozdziale VII należy określić postanowienia końcowe takie jak: data wejścia w życie Regulaminu, osoby odpowiedzialne za aktualizowanie Regulaminu wraz z załącznikami. Warszawa, dnia 30 kwietnia 2014 r. 9