INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI WEBFAX DLA

2014 INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI WEBFAX DLA ADMINISTRATORA ENTERPRISE INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI WEBFAX DLA ADMINISTRATORA ENTERPRISE OPIS KONCEPCYJNY APLIKACJI ORAZ PRZEGLĄD FUNKCJI COPYRIGHT BY UBIQUITY SP. Z O.O

Spis treści Spis treści 1. Wstęp... 1 2. Definicje... 1 3. Logowanie do aplikacji WebFAX... 4 4. Interface... 5 5. Użytkownicy... 6 6. Biura... 11 7. Faksy... 13 8. Kolejka... 15 9. Historia plików... 16

1 1. Wstęp Aplikacja WebFAX została wyprodukowana z myślą o szybko rozwijających się dużych przedsiębiorstwach. Zastosowane rozwiązania programowe zapewniają oszczędności czasu, środowiska naturalnego jak i wydatków w porównaniu ze sprzętowymi faksami. Za pomocą tej aplikacji użytkownik ma dostęp do wirtualnego faksu z całego świata o każdej godzinie. Oprócz łatwości dostępu do usługi użytkownik odbiera i wysyła dokumenty faksowe w trybie rzeczywistym, dodatkowo może zaplanować wysyłkę dokumentów na konkretną datę i godzinę. Ponadto użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień lub całych dokumentów faksowych odebranych na subskrybowanej maszynie faksowej na swój adres e-mail. 2. Definicje 2.1. Administrator Provider administrator na poziomie dostawcy usługi, ma dostęp do zarządzania wszystkimi funkcjami usługi WebFAX. ma uprawnienia do zarządzania wszystkimi przedsiębiorstwami : o może dodawać, edytować, zmieniać ustawienia, usuwać może przypisywać numery faksów do danych przedsiębiorstwa może dodawać konta rozliczeniowe do przedsiębiorstw może zainicjować zalogowanie się do panelu każdego administratora oraz następnie każdego użytkownika 2.2. Administrator Enterprise administrator na poziomie przedsiębiorstwa w ramach przedsiębiorstwa ma uprawnienia do zarządzania: o użytkownikami : może dodawać, edytować, zmieniać hasło, resetować hasło, usuwać, przypisywać faks (nadawać uprawnienia do maszyn prywatnych), przydzielać do biura, jak również może zainicjować zalogowanie się do panelu każdego użytkownika o biurami : może dodawać, edytować i usuwać o faksami : może zmieniać ustawienia (nazwę, dostępność, przynależne biuro, nagłówek, e-mail) ma podgląd na kolejkę wszystkich oczekujących do wysłania plików ma dostęp do historii plików 2.3. Użytkownik konto utworzone w obszarze przedsiębiorstwa użytkownik może być przypisany do wielu biur użytkownik ma prawo do korzystania ze wszystkich maszyn faksowych o dostępności publicznej w biurze, do którego jest przypisany użytkownik musi mieć nadane specjalne uprawnienia przez administratora w celu korzystania z maszyn faksowych o dostępności prywatnej.

Użytkownik ma możliwość ustawienia domyślnego numeru faksu. 2.4. Przedsiębiorstwo organizacja korzystająca z usług aplikacji WebFAX 2.5. Biuro wirtualne pomieszczenie, w którym przypisani użytkownicy mają dostęp do faksów umieszczonych w danym biurze w biurze może być dowolna ilość maszyn faksowych i użytkowników 2.6. Maszyna faksowa urządzenie faksowe, umożliwiające wysyłanie i odbieranie korespondencji faksowej maszyna faksowa może być przypisana tylko do jednego biura do maszyny o dostępności publicznej mają wszyscy użytkownicy przypisani do biura, w którym znajduje się ta maszyna do maszyny o dostępności prywatnej mają tylko użytkownicy, którzy otrzymali specjalne uprawnienia nadane przez administratora 2.7. E-mail adres poczty elektronicznej 2.8. Filtrowanie szybki sposób znajdowania właściwych danych znajdujących się w tabeli w zależności od kolumny wyświetli odpowiednie wartości do filtrowania można używać operatów > (większy) < (mniejszy) <= (mniejszy równy) >= (większy równy) <> (różny) o data jest wyświetlana w formacie yyyy-mm-dd HH:mm:ss gdzie yyyy oznacza rok MM oznacza miesiąc dd oznacza dzień HH oznacza godzinę mm oznacza minutę ss oznacza sekundę o przykłady : >2000-12-31 15:00:00 wyświetlą się wszystkie daty nowsze od wpisanej po operatorze <>2000-12-31 wyświetlą się wszystkie daty różne od wpisanej po operatorze 2.9. Kierunek przychodzący (dokument, który został odebrany) wychodzący (dokument, który został wysłany) 2.10. Kolejka lista oczekujących dokumentów na wysłanie wyświetla o numer nadawcy (mój numer) i odbiorcy (numer zewnętrzny) 2

o czas utworzenia dokumentu o status (zaplanowane, oczekujące) o nazwę użytkownika 2.11. Kosz miejsce na serwerze przechowujące dokumenty przeznaczone do usunięcia stąd można bezpowrotnie usunąć dokument 2.12. Książka adresowa lista numerów przechowywanych na wirtualnym faksie na każdym wirtualnym faksie znajduje się inna książka adresowa 2.13. Raporty informacje na temat wszystkich odebranych i wysłanych przez użytkownika dokumentów faksowych 2.14. Sejf miejsce na serwerze, przynależące do danego użytkownika użytkownik ma możliwość przenoszenia dokumentów faksowych do sejfu, wówczas dokument przestanie być widoczny dla innych użytkowników 2.15. Serwer magazyn wszystkich dokumentów faksowych 2.16. Subskrypcje mechanizm automatycznego wysyłania dokumentów lub powiadomień na dodany w profilu użytkownika adres e-mail, po uprzednim otrzymaniu faksu 2.17. WebFAX technologia umożliwiająca odbieranie i wysyłanie faksów za pośrednictwem aplikacji internetowej 3

4 3. Logowanie do aplikacji Web FAX Rys 1 3.1. Administrator powinien logować się wyłącznie ze strony głównej aplikacji www.faxserver.netia.pl 3.2. Do zalogowania się w systemie konieczne jest wypełnienie dwóch pól: a) Nazwa użytkownika składa się z loginu użytkownika, @ oraz przyrostku domeny danego przedsiębiorstwa loguje się za pomocą administratortestowy@ubiquity.pl np. dla przedsiębiorstwa o nazwie ubiquity.pl, użytkownik o loginie administrator-testowy, b) Hasło wielkość wpisywanych liter ma znaczenie Dla celów bezpieczeństwa, podczas podawania hasła, wpisywane znaki są zamienione na gwiazdki 3.3. Nazwa oraz hasło są znane tylko administratorowi. 3.4. Po wypełnieniu danych potrzebnych do logowania należy kliknąć w przycisk Zaloguj (Rys 1.4). a) Rozpocznie się proces sprawdzania poprawności wpisanych danych. Jeżeli dane będą poprawne, użytkownik zostanie zalogowany i zostanie wyświetlona strona główna aplikacji, b) w przeciwnym wypadku zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

5 4. Interface 4.1. Po zalogowaniu zostanie wyświetlona strona główna aplikacji (Rys 2.1). Rys 2 4.2. Na rysunku (Rys 2.1) zostały zaznaczone kolejno : 1 o przycisk Wyloguj wraz z loginem zalogowanego administratora. 2 o dane zalogowanego administratora 3 o stałe zakładki do zarządzania danymi funkcjami : Użytkownicy Biura Faksy Kolejka Historia plików 4 o okno wyboru języka aplikacji

6 5. Użytkownicy (Rys 3) Rys 3 5.1. Zakładka ta jest uruchomiona domyślnie po zalogowaniu do aplikacji (Rys 3 [1]). 5.2. W panelu tym widnieje : a) Przycisk Dodaj użytkownika (Rys 3 [2]) po kliknięciu pojawi się okno wraz z poniższymi polami: Imię* - imię użytkownika Nazwisko* - nazwisko użytkownika E-mail - adres email, na który wysyłane będą generowane przez system do tego użytkownika wiadomości email,a także adres, który będzie weryfikowany jako źródłowy w przypadku skorzystania przez użytkownika z mechanizmu email2fax. Nazwa użytkownika* - login użytkownika do systemu (uwaga: login nie zawiera domeny systemowej) Rola* - ustawienia uprawnień danego użytkownika, do wyboru:

7 USER zwykłe operacje ADMIN uzyskuje uprawnienia do zarządzania przedsiębiorstwem, jak również może wykonywać operacje zwykłego użytkownika Preferowany język domyślny język panelu użytkownika Hasło* oraz Powtórz hasło* - hasło dostępu do aplikacji dla tego użytkownika musi zostać wpisane identyczne dla obydwu pól Potwierdzenie e-mail po zaznaczeniu tej opcji użytkownik będzie otrzymywał powiadomienia na adres e-mail lub listę adresów e-mail (adresy oddzielone średnikami) wszystkich prób wysyłanych dokumentów faksowych * - opcje wymagane podczas tworzenia przedsiębiorstwa <SCREEN>

b) Tabela użytkowników, która przedstawia : pola do filtrowania użytkowników (Rys 3 [3]) informacje : Imię Nazwisko Nazwa użytkownika Rola Faks przyciski : Edytuj użytkownika (Rys 3 [4]) edycja danych (jeśli ten przycisk nie istnieje, to oznacza,że tego użytkownika może edytować jedynie dostawca systemu) Podczas edycji zostanie wyświetlony formularz z polami takimi jak podczas dodawania użytkownika (oprócz hasła) oraz wraz z nowym polem Faks, w którym można ustawić domyślny numer faksu dla użytkownika (można ustawić jedynie po uprzednim nadaniu temu użytkownikowi uprawnień do biura) 8

9 Ustaw hasło (Rys 3 [5]) zmiana hasła użytkownikowi Resetuj hasło (Rys 3 [6]) po wykonaniu tej czynności, użytkownik otrzymuje nowe hasło na swój adres e-mail przycisk ten jest widoczny w chwili, gdy użytkownik ma przypisany adres e-mail

Przydziel do biura (Rys 3 [7]) dodanie uprawnień do biura (wówczas użytkownik ma dostęp do wszystkich publicznych maszyn faksowych w tym biurze) użytkownik może mieć uprawnienia do wielu biur, jak również biura mogą być używane przez wielu użytkowników 10 Przydziel faks (Rys 3 [8]) dodanie uprawnień wysyłki/odczytu lub obydwu funkcji do prywatnej maszyny faksowej

11 Przejdź do panelu użytkownika 1 (Rys 3 [9]) Usuń użytkownika (Rys 3 [10]) usuwanie danego użytkownika (jeśli ten przycisk nie istnieje, to oznacza,że tego użytkownika może usunąć jedynie dostawca systemu) 6. Biura (Rys 4) Rys 4 6.1. Zakładka ta służy do zarządzania biurami (Rys 4 [1]). 6.2. W panelu tym widnieje : a) Przycisk Dodaj biuro (Rys 4 [2]) po kliknięciu pojawi się okno wraz z jednym wymaganym polem : 1 Dokumentacja panelu użytkownika znajduje się w osobnym dokumencie.

12 Nazwa - nazwa tworzonego biura b) Tabela biur, która przedstawia : pola do filtrowania biur (Rys 4 [3]) informacje : Nazwa biura przyciski : Edytuj biuro (Rys 4 [4]) edycja nazwy Usuń biuro (Rys 3 [9]) usuwanie danego biura

13 7. Faksy (Rys 5) Rys 5 7.1. Zakładka ta służy do zarządzania maszynami faksowymi (Rys 5 [1]). 7.2. W panelu tym widnieje tabela numerów maszyn faksowych, która przedstawia jedynie numery dodane przez dostawcę systemu: a) pola do filtrowania maszyn faksowych (Rys 5 [2]) b) informacje : Numer numer maszyny faksowej Nazwa nazwa Dostępność atrybut określający typ danego numeru i może przyjmować następujące wartości: PUBLIC dany numer dostępny będzie dla wszystkich użytkowników mających uprawnienia do biura, do którego został przypisany numer faksowy PRIVATE - dany numer dostępny będzie tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do tego samego biura oraz otrzymali specjalne uprawnienia do korzystania z tej maszyny faksowej (informacje znajdują się w punkcie 3.2b) Biuro atrybut określający przynależność numeru do biura (numer może być przypisany tylko i wyłącznie do jednego biura) Nagłówek opcja pozwalająca na ustawienie pola temat na stałe dla danego numeru faksowego. Jeśli takie ustawienie istnieje to użytkownik wysyłając dokument faksowy z tego numeru nie może zmienić pola temat. E-mail po wpisaniu adresu, każdy przychodzący dokument faksowy

14 zostanie dodatkowo przesłany na adres e-mail c) przyciski : Edytuj faks (Rys 5 [3]) edycja ustawień maszyny faksowej Zniszcz powiązane dokumenty (Rys 5 [4]) usuwa wszystkie dokumenty, które w systemie aktualnie są powiązane z tą maszyną faksową

15 8. Kolejka (Rys 6) Rys 6 8.1. Zakładka ta służy do podglądu obecnie przetwarzanych dokumentów faksowych (Rys 6 [1]). 8.2. W panelu tym istnieje: a) przycisk Odśwież (Rys 6 [2]) odświeża tabelkę b) tabelka z informacjami : Użytkownik nazwa użytkownika, który wykonał akcję wysyłania dokumentu faksowego Mój numer numer maszyny faksowej, z której użytkownik wykonał akcję Numer zewnętrzny numer faks, na który ma zostać wysłany dokument faksowy Czas utworzenia data, w której użytkownik utworzył dokument Data planowanej wysyłki data, w której dokument faksowy ma zostać wysłany Status są jedynie 2 możliwe statusy: Oczekujący dokument czeka do czasu swojej wysyłki Wysyłka dokument jest w tej chwili przetwarzany

16 9. Historia plików (Rys 7) Rys 7 9.1. Zakładka ta służy do podglądu historii wysyłanych i odbieranych dokumentów faksowych (Rys 7 [1]). 9.2. W panelu tym istnieje: a) przycisk Odśwież (Rys 7 [2]) odświeża tabelkę b) pola do filtrowania historii plików (Rys 7 [3]) c) tabelka : Mój numer: - dla kierunku wychodzącego, jest to numer z którego został wysłany dokument faksowy - dla kierunku przychodzącego, jest to numer na którym odebrano dokument faksowy Numer zewnętrzny: - dla kierunku wychodzącego, jest to numer na który został wysłany dokument faksowy - dla kierunku przychodzącego, jest to numer od którego został odebrany

17 dokument faksowy Czas utworzenia czas utworzenia dokumentu Kierunek - są jedynie 2 możliwe kierunki: Przychodzący dokument, który został odebrany na maszynie faksowej Wychodzący dokument, który został wysłany przez użytkownika Po kliknięciu na dany dokument, zostanie utworzona poniżej tabelka z całą historią związaną z tym plikiem (Rys 7 [4]) wraz z datą, odpowiednim wpisem odnośnie danej akcji oraz użytkownikiem. Wpisy: o Utworzono dokument dokument został utworzony o Pobrano dokument dokument został pobrany przez użytkownika o Przeniesiono dokument do kosza dokument został przeniesiony do kosza o Przeniesiono dokument do faksu dokument został z powrotem powiązany z maszyną faksową o Przeniesiono dokument do sejfu dokument został zebrany przez użytkownika o Przyjęto żądanie ponownej wysyłki próba ponownej wysyłki Przycisk Wyślij dokument do subskrybentów (Rys 7 [5]) ponowne wysłanie tego dokumentu do wszystkich użytkowników, którzy zasubskrybowali numer faksowy oraz do maszyny faksowej na adres e-mail