Tylko do użytku służbowego PROTOKÓŁ KONTROLI przeprowadzonej w dniach od 2 do 4 marca 2005 roku w Urzędzie Miasta i Gminy w Koprzywnicy przez Piotra Gębkę - inspektora w Wydziale Finansów i Budżetu Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego działającego na podstawie upoważnienia Nr 36/05 z dnia 1 marca 2005 roku, wydanego przez Dyrektora Wydziału. Prowadzona metodą wyrywkową kontrola obejmowała: - prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przyznanych na realizację bieżących zadań własnych oraz zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie w 2004 roku, - terminowość przekazywania do budżetu państwa uzyskanych w 2004 roku dochodów z tytułu wydawania dowodów osobistych. Ustalenia ogólne: NIP Urzędu Gminy: 864-11-52-067
1 2 Miejskiej Komisji Wyborczej z dnia 12 listopada 2002 roku. Skarbnikiem Gminy jest Pani Anna Stec powołana na to stanowisko Uchwałą Nr XIV/65/95 Rady Gminy w Koprzywnicy z dnia 29 czerwca 1995r. Informacji i wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali: -Pani Anna Stec - Skarbnik Gminy, -Pani Janina Ciach - Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej, -Pani Henryka Chmielewska - Dyrektor Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół i Przedszkoli oraz inne osoby w miarę zachodzących potrzeb. W trakcie czynności kontrolnych sprawdzeniu poddano wykorzystanie środków z dotacji na łączną kwotę 140.987,34 zł., co stanowiło 13,8 % wszystkich wydatków zrealizowanych przez Gminę z dotacji otrzymanych z budżetu państwa w 2004 roku. Ustalenia szczegółowe: Pismem Znak: Fn.I-3010/30/uw/2004 z dnia 23 lutego 2004 roku Wojewoda Świętokrzyski poinformował Burmistrza Miasta i Gminy Koprzywnica o ustalonych w układzie wykonawczym budżetu Wojewody na rok 2004 następujących wielkościach dotacji i dochodów budżetowych dla Gminy Koprzywnica: - Dochody budżetowe, w Dziale 750, Rozdziale 75011 zostały zaplanowane na kwotę 23.040 zł.
Gmina w 2004 roku nie notracała należne iei 5% dochodów (Ustawa o 3 Wspomniane kwoty zostały następnie wprowadzone do układu wykonawczego budżetu gminy zatwierdzonego Zarządzeniem Nr 9/04 Burmistrza Miasta i Gminy w Koprzywnicy z dnia 27 lutego 2004 roku. W trakcie roku układ wykonawczy podlegał zmianom w związku ze zwiększeniem lub zmniejszeniem kwot dotacji celowych na podstawie decyzji Wojewody. O każdym takim fakcie Wydział Finansów i Budżetu SUW informował Burmistrza stosownym pismem. Uwzględniając dokonane zmiany, zaplanowana łączna kwota dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej wynosiła na dzień 31 grudnia 2004 roku - 1.018.106 zł. i w takiej wysokości została wykorzystana przez Gminę Koprzywnica w 2004 roku. Kwotę dochodów budżetowych realizowanych przez Gminę Koprzywnica w 2004 roku ustalono w wysokości 23.040 zł. Do dnia 31 grudnia 2004 roku uzyskano z tytułu wydawania dowodów osobistych oraz udostępniania danych osobowych kwotę 25.236,32 zł., co razem z B.O. dało razem 25.476,32 zł. Do końca 2004 roku gmina przekazała na rachunek budżetu państwa środki w wysokości 24.966,32 zł. Pozostałe zaś 510,00 zł. zostało przekazane w dniu 11.01.2005r. Podczas czynności kontrolnych przeanalizowano zapisy analityczne dotyczące gromadzenia i odprowadzania dochodów na rachunek budżetu państwa. Stwierdzono, iż uzyskane dochody były przekazywane w sposób terminowy, a mianowicie dochody osiągnięte do 10 i 20 dnia danego miesiąca były przekazywane do budżetu państwa odpowiednio do 15 i 25 dnia danego miesiąca. Stwierdzono również, że od wpływów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej
5) zasiłki rodzinne (wypłacane od stycznia do kwietnia 2004r.) w ilości 54 1 4 Wydatkowanie środków dotacji celowych na zadania zlecone w 2004 roku. Ustalenia płynące z prowadzonej metodą wyrywkową kontroli prawidłowości wykorzystania środków z dotacji celowej przeznaczonej na realizację bieżących zadań zleconych gminie w 2004 roku są następujące: W rozdziale 75011 - Urzędy Wojewódzkie, zaplanowana kwota dotacji na 2004 rok dla Gminy Koprzywnica wyniosła 51.590 zł. Całość dotacji posłużyła pokryciu wydatków związanych z wynagrodzeniami osobowymi wraz z pochodnymi dla pracowników wykonujących zadania związane z ewidencją ludności, obroną cywilną oraz USC (razem 3 etaty). Największa część przyznanych i przekazanych dotacji Gminie Koprzywnica w 2004 roku dotyczyła Działu 852 - Pomoc społeczna. Zadania z zakresu opieki społecznej Gmina realizowała za pośrednictwem Ośrodka Pomocy Społecznej, który prowadził pełną obsługę merytoryczną w tym zakresie oraz obsługę finansowo - księgową. Ośrodek Pomocy Społecznej w Koprzywnicy w ramach rozdziałów 85214 i 85216 klasyfikacji budżetowej wypłacił w 2004 roku następujące świadczenia: 1) zasiłki stałe dla 34 osób (349 świadczeń) na ogólną kwotę 112.814 zł., 2) zasiłki stałe wyrównawcze dla 17 osób (65 świadczeń) na ogólną kwotę 27.170 zł., 3) zasiłki okresowe gwarantowane dla 1 osoby (4 świadczenia) na ogólną kwotę 4.426 zł., 4)zasiłki z tytułu ochrony macierzyństwa dla 30 osób (88 świadczeń) na ogólną kwotę 35.139 zł.,
zasiłki rodzinne dla 5 osób na ogólną kwotę 864,90 zł. 5 7) opłacono składki na ubezpieczenia społeczne za 10 osób (27 świadczeń) na ogólną kwotę 1.600,00 zł. Od dnia 1 maja w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych Ośrodek Pomocy Społecznej w Koprzywnicy zajmuje się przyznawaniem i realizacją świadczeń rodzinnych. W miesiącach od maja do grudnia 2004 roku wypłacono świadczenia rodzinne na łączną kwotę 629.133 zł. W tym okresie OPS w Koprzywnicy w ramach rozdziału 85212 klasyfikacji budżetowej wypłacił następujące świadczenia: - zasiłki rodzinne na ogólną kwotę 186.179 zł., -dodatki do zasiłków rodzinnych na ogólną kwotę 285.482 zł., - zasiłki pielęgnacyjne na ogólną kwotę 88.704 zł., - świadczenia pielęgnacyjne na ogólną kwotę 51.744 zł., -na opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne wydano ogółem kwotę 17.024 zł. Szczegółowej kontroli poddano listy wypłat zasiłków w rozdziałach 85212, 85214 i 85216 za miesiące marzec i wrzesień 2004 roku. W miesiącu marcu OPS w wypłacił na ogólną kwotę 23.229,08 zł. następujące zasiłki: zasiłek stały dla 17 osób na kwotę 7.106,00 zł., - zasiłki z tytułu ochrony macierzyństwa dla 13 osób na kwotę 4.932,91 zł., - zasiłki stałe wyrównawcze dla 28 osób na ogólną kwotę 9.049,97 zł., zasiłki pielęgnacyjne dla 8 osób na ogólną kwotę 1.275,30 zł.,
W 2004 roku na bieżące utrzymanie Ośrodka Pomocy Społecznej ujętego 1 6 - zasiłki okresowe wypłacone z dotacji otrzymanej w 2030 dla 36 osób na ogólną kwotę 4.684 zł., - świadczenia rodzinne (249 świadczeń) na ogólną kwotę 79573,98 zł., - zasiłki pielęgnacyjne (64 świadczenia) na ogólną kwotę 11.232,00 zł., - świadczenia pielęgnacyjne (15 świadczeń) na ogólną kwotę 6.300,00 zł. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że dokonywanie wypłat zasiłków z opieki społecznej następowało na podstawie decyzji przyznających zasiłki po uprzednim przeprowadzeniu wywiadu środowiskowego. Sprawdzając wyrywkowo listy wypłat zasiłków stwierdzono, że znajdują się na nich pokwitowania osób uprawnionych do odbioru zasiłków, a także zawierają one wszystkie niezbędne podpisy osób sprawdzających pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzające do wypłaty. W rozdziale 85212 odnoszącym się do świadczeń rodzinnych gmina Koprzywnica wydatkowała środki w wysokości 11.400 zł. na wyposażenie pomieszczenia służącego do realizacji świadczeń rodzinnych. Na zakupy rzeczowe w tym rozdziale z dotacji wydatkowano środki w wysokości 1.705 zł., które posłużyły zapłacie za: toner, pieczątki, druki, przedłużacz, zamek meblowy oraz materiały biurowe. W 4300 środki z dotacji w wysokości 2.103 zł. wydatkowano na remont ksero, za wykonane prace na podstawie umowy o dzieło oraz zapłacono prowizję za przelewy. W 4410 wydatkowano środki z dotacji w wysokości 670 zł. na zwrot kosztów podróży.
7 trakcie 2004 roku polegająca na przeniesieniu działalności Ośrodków Pomocy Społecznej z zadań zleconych na zadania własne gmin. W rozdziale 90015 - Oświetlenie ulic, placów i dróg, całkowita kwota dotacji jaką Gmina otrzymała w 2004 r. wyniosła 27.046 zł., i stanowiła zwrot kosztów za energię elektryczną poniesionych przez gminę na oświetlenie uliczne w 2003 roku. Wydatkowanie środków dotacji na zadania własne w 2004 roku W 2004 roku Ośrodek Pomocy Społecznej w Koprzywnicy realizował akcję dożywiania uczniów w szkołach. Z budżetu Wojewody na ten cel gmina otrzymała środki w wysokości 25.728 zł. Całkowity koszt dożywiania wyniósł 40.728 zł. Różnica w kwocie 15.000 zł. została wydatkowana ze środków własnych budżetu gminy. Ogółem akcją dożywiania objęto w 2004 roku 305 dzieci w 11 szkołach podstawowych. Dożywianie prowadzone było w formie jednego gorącego dania oraz mleka lub herbaty z bułką lub kanapką. Dodatkowo w listopadzie i grudniu 2004 roku Gmina Koprzywnica otrzymała dotację w wysokości 10.000 zł. z przeznaczeniem na zadania własne w ramach pilotażowego programu rządowego Posiłek dla potrzebujących". Dotacja ta została wykorzystana na: - zakup posiłków dla 123 osób za ogólną kwotę 3.013,53 zł., - zasiłek celowy dla 77 osób. W 2004 roku Gmina otrzymała również środki dotacji w rozdziale 85214 z przeznaczeniem na wypłatę zasiłków okresowych. W 2004 roku OPS w Koprzywnicy udzielił w tym zakresie pomocy 133 osobom i wypłacił 449
Ekonomiczno - Administracyjny Szkół i Przedszkoli w Koprzywnicy 8 dla najuboższych dzieci z terenu gminy. Podręczniki otrzymało 59 dzieci rozpoczynających naukę w klasie pierwszej w szkołach podstawowych na podstawie przeprowadzonych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Koprzywnicy wywiadów środowiskowych biorących pod uwagę warunki ekonomiczne i socjalno - bytowe rodzin. Podręczniki zostały zakupione w dwóch wydawnictwach, a mianowicie: Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne z Warszawy (58 kompletów) oraz Wydawnictwo GRAF-PUNKT z Warszawy (1 komplet). Odbiór wyprawek został pokwitowany przez rodziców lub opiekunów dzieci korzystających z pomocy. Listy odbioru wraz z pokwitowaniami zostały następnie przedstawione przez dyrektorów poszczególnych szkół w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół i Przedszkoli w Koprzywnicy. Niewykorzystana część dotacji w kwocie 11,60 zł. została zwrócona do Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 29.10.2004r. W Dziale 801 - Oświata i wychowanie oprócz dotacji na wyprawkę szkolną" gmina otrzymała również środki z budżetu państwa w 203 w wysokości 5.100 zł. na dofinansowanie dowozu uczniów do szkół. Dotacja ta została wydatkowana na zakup biletów miesięcznych w PKS Tarnobrzeg oraz na sfinansowanie kosztów dowozu 14 dzieci niepełnosprawnych do Szkoły w Sandomierzu. Całkowity koszt dowozu uczniów w Gminie Koprzywnica do szkół w 2004r. wyniósł 135.419,30 zł. W rozdziale 80195 przekazana dotacja w kwocie 1.200 zł. posłużyła sfinansowaniu prac komisji kwalifikacyjnej ds. awansu zawodowego nauczycieli. Z poszczególnymi członkami komisji Gminny Zespół
inspektor 9 W Dziale 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, Rozdziale 85415- pomoc materialna dla uczniów, gmina wykorzystała dotację z budżetu państwa w wysokości 10.428 zł. na stypendia i pomoc materialną dla młodzieży wiejskiej uczęszczającej do Liceum Ogólnokształcącego w Koprzywnicy. Podczas czynności kontrolnych poddano wyrywkowej analizie faktury wystawione za dokonane zakupy. Faktury były opisane wraz z podaniem pełnej klasyfikacji budżetowej. Ponadto widniały na nich podpisy osób sprawdzających dokument pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Na tym czynności kontrolne zakończono. Na okoliczność przeprowadzenia kontroli sporządzono niniejszy protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w Urzędzie Miasta i Gminy w Koprzywnicy. Protokół zawiera 9 kolejno ponumerowanych i parafowanych stron oraz dwa załączniki stanowiące jego integralną część. Protokół został podpisany po uprzednim odczytaniu. Następnie poinformowano Pana Burmistrza o możliwości złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano wpisem do książki kontroli pod pozycją Nr 2. Kontrolujący: Piotr Gębka