M BROKER UBEZPIECZENIOWY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Gzin 2 86-070 Dabrowa Chełmińska Dąbrowa Chełmińska, 17.01.2017 r. Zapytanie ofertowe Dotyczy: Opracowanie innowacji produktowej oraz towarzyszącej innowacji organizacyjnej w skali kraju elektronicznego brokera ubezpieczeniowego. 1. Zamawiający: M BROKER UBEZPIECZENIOWY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Gzin 2 86-070 Dabrowa Chełmińska NIP: 9671172750 REGON: 093148397 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie innowacji produktowej oraz towarzyszącej innowacji organizacyjnej w skali kraju elektronicznego brokera ubezpieczeniowego. Projekt zakłada opracowanie kompleksowego oprogramowania przeznaczonego zarówno dla klientów Badania prowadzone będą w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej za pośrednictwem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój w zakresie Poddziałania 2.3.2. Bony na innowacje dla MŚP. Przedmiotem zamówienia jest następujący zakres badań: a) Opracowanie zasadniczego modułu kompleksowego systemu do obsługi klientów, tj. elektronicznego brokera ubezpieczeniowego. Niniejszy element umożliwi śledzenie oraz podejmowanie akcji związanych z aktualnymi działaniami u danego pracownika-brokera z poziomu przyznanego konta użytkownika. Konto użytkownika zawierać będzie następujące elementy: - informacje o aktualnych polisach, - informacje o prowadzonych postępowaniach, - zbiór korespondencji dotyczącej danego klienta (broker-klient,), - panel użytkownika, za pośrednictwem którego możliwe będzie podejmowanie działań przesyłanie wiadomości, przegląd korespondencji, przedłużenie polis, płatności i inne bieżące akcje. str. 1
Z drugiej strony swoje konto posiadać będą również osoby obsługujące danych klientów. Konto pracownika zawierać będzie elementy analogiczne do elementów konta użytkownika, a dodatkowo wyposażone będzie w funkcjonalności związane z dodawaniem dokumentów, obsługą klientów, informacjami ważnymi z punktu widzenia pracownika (np. dotyczące terminów, specyfiki klienta itp.). W pierwszej kolejności moduł zostanie zaprojektowany, a następnie zaprogramowany zgodnie z projektem. Oprócz tego moduł wyposażony zostanie z odpowiedni interfejs (przejrzysty i łatwy w obsłudze). b) Przeprowadzenie miesięcznych testów w warunkach laboratoryjnych. Na potrzeby testów utworzonych zostanie ok. 20 kont powiązanych z utworzonym jednym kontem pracownika. Następnie dodawane będą wszelkie możliwe informacje w różnych wariantach w celu zweryfikowania wszystkich możliwych sytuacji, zbioru danych istniejących obecnie w firmie. c) Opracowanie odpowiedniego systemu automatyzującego przekierowywanie korespondencji do odpowiednich lokalizacji (do których klienci i brokerzy mają wgląd z poziomu konta). Każdy dokument zostanie wprowadzony do programu pod automatycznie nadanym numerem jego kartoteki. Numeracja dekretów będzie oddzielna dla korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Poza informacjami o nazwie, numerze, nadawcy, adresacie czy dodatkowych uwagach zakłada się również możliwość podpinania ich skanów. Do dziennika korespondencji trafią również zadekretowane emaile czy faxy. Dla rozróżnienia poszczególnych elementów listy, wpisy w dzienniku będą katalogowane w podziale na ich rodzaj (poczta, email, sms, fax) z określeniem rodzaju: korespondencja wychodząca/przychodząca. Moduł będzie jednocześnie platformą do automatycznej wysyłki emaili czy sms ów dla zaplanowanych w procesach komunikatów czy ostrzeżeń. Po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji dokumentu z przyszłą datą, program dokona automatycznej wysyłki w określonym na karcie dokumentu czasie. Równolegle każdy wpis z dziennika podlegać będzie dodatkowej dekretacji. Operator może podpiąć go do kartoteki jednego z istniejących obiektów: klienci, negocjacje, tematy, polisy czy szkody. Po tej czynności dokument będzie widoczny również z poziomu obiektu, pod który został załączony. d) Stworzenie odpowiedniego systemu gromadzącego tak znaczące ilości korespondencji elektronicznej (etap c)), który będzie zintegrowany i odpowiednio współpracujący z elementem automatycznego przekierowywania korespondencji. Oba elementy składają się na jeden moduł gwarantujący jedno z kluczowych funkcjonalności systemu. Moduł zostanie zintegrowany z system stworzonym w ramach etapu nr 1. Opisane działania doprowadzić również powinny do określenia wymagań wobec serwera, który obsługiwać będzie gromadzoną bazę danych. e) Przetestowanie w warunkach laboratoryjnych i zweryfikowanie elementu dotyczącego automatycznego przekierowywania korespondencji. W tym celu utworzone zostaną konta na potrzeby testów (ok. 20 kont), dla których wygenerowane zostaną odpowiednie identyfikatory. Następnie przez okres 1 miesiąca prowadzona będzie korespondencja (zarówno zewnętrzna, jak i str. 2
wewnętrzna) z użyciem danych identyfikatorów. Z użyciem opracowanego panelu użytkownika możliwe będzie pełne zweryfikowanie, wprowadzenie modyfikacji i poprawek do modułu. f) Przygotowanie modułu systemu do rejestrowania wysokości prowizji poszczególnych uczestników polisy. Podczas rozliczania not program powinien odwołać się do zawartych na karcie polisy definicji podziału wynagrodzenia i stosownie rozliczyć kwoty wpłat z not ubezpieczyciela. W tym celu zakładane są poszczególne etapy zadania: - import uczestników do kartoteki aktualnie istniejących firm i osób z określoną strukturą podziału; - zdefiniowanie grup uczestników zbudowanie schematów podziału prowizji automatycznie przypisujących uczestników podczas zakładania karty polisy; - wprowadzenie schematów podziału prowizji do istniejących procesów biznesowych z uwzględnieniem obecnego systemu ustawień grup użytkowników i istniejących uprawnień. g) Opracowanie funkcjonalności obejmującej prawidłową interpretację not prowizyjnych w celu ich automatycznego kojarzenia z nierozliczonymi ratami polis, których wpłaty dotyczą. W zakresie prac zakłada się przygotowanie scenariuszy do rozliczania większości not prowizyjnych zapisanych w formacie programu MS Excel otrzymywanych od ubezpieczyciela. Dzięki temu operator programu komputerowego zaczyta plik z rozszerzeniem.xslx bez wcześniejszej konieczności jego formatowania. Interpretacja danych nastąpi w systemie na podstawie wcześniej zdefiniowanego schematu dla pliku. Schemat projektowanego procesu: - pobranie pliku.xlsx z listą wpłat klienta, jego automatyczna interpretacja i przedstawienie wyników na ekranie Operatora. Ewentualna korekta schematu pobierania danych w razie takiej potrzeby; - zaczytanie pozycji wpłat z noty prowizyjnej wraz z wszystkimi potrzebnymi w procesie polami (wpłata, kurtaż, polisa, daty,..). Zapisanie rekordów w bazie danych wpłat; - weryfikacja wpłat, porównanie z listą rat, wskazanie rozbieżności i ewentualna korekta danych. Wskazanie potencjalnie błędnych wpisów wraz z sugestią ich powodów i propozycją korekty danych; - autorozliczanie automatyczne przypisanie wpłat do rat, których dotyczy wraz z częściowym lub całkowitym ich rozliczeniem; - automatyczne naliczenie wynagrodzeń zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi schematami rozliczania prowizji brokerskich; - raport nierozliczonych wpłat. Moduł zostanie zintegrowany z całym systemem. Moduł korzystać będzie z ogólnej bazy danych w zakresie klientów i aktualnych polis, a także prowadzonych działań przez poszczególnych brokerów. str. 3
h) Przeprowadzenie testów w warunkach laboratoryjnych opracowanego modułu. Testy prowadzone będą przez jeden miesiąc i obejmować będą weryfikację wszystkich funkcjonalności poprzez zastosowanie różnych wariantów, różnego rodzaju dokumentów i not. Testy służyć będą przede wszystkim funkcjonalności, takich jak autorozliczanie, automatyczne naliczanie wynagrodzeń, generowanie raportów, import danych, schematy podziału prowizji. Łączny czas realizacji opisanego zakresu prac badawczo-rozwojowych nie może przekroczyć 18 miesięcy. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Do udziału w postępowaniu ofertowym dopuszczone są następujące podmioty (ograniczenie związane z zasadami naboru w ramach Poddziałania 2.3.2 PO IR): jednostki naukowe w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki: 1) podstawowe jednostki organizacyjne uczelni w rozumieniu statutów tych uczelni; 2) jednostki naukowe Polskiej Akademii Nauk w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U. z 2016 r., poz. 572) 3) instytuty badawcze w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2016 r. poz. 371); 4) międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów, działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 5) Polska Akademia Umiejętności; 6) inne jednostki organizacyjne niewymienione w pkt 1-5, będące organizacjami prowadzącymi badania i upowszechniającymi wiedzę w rozumieniu art. 2 pkt 83 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014; posiadające siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przyznaną kategorię naukową A+, A albo B, o której mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o zasadach finansowania nauki, nie powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ust 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. 2016 poz. 359). 5. Sposób przygotowania oferty Oferta musi zawierać: - Pieczątkę firmową oferenta - Datę sporządzenia oferty - Adres lub siedzibę oferenta, nr telefonu, nr NIP - Osobę do kontaktu w sprawie oferty - Cenę netto za wykonanie całego wskazanego zakresu badań; str. 4
- Cenę netto za wykonanie poszczególnych zadań wskazanych w zakresie; - Wycenę materiałów i urządzeń, które zostaną zakupione przez Wykonawcę dla potrzeb realizacji zadania (jeżeli dotyczy); - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym; - Czytelny podpis oferenta. - Termin ważności oferty powinien wynosić 180 dni. 6. Sposób, miejsce i termin składania ofert a. ofertę należy przesłać: - pocztą elektroniczną na adres dotacje@mbu.com.pl b. Ostateczny termin składania ofert upływa 27.01.2017 roku, do godz. 16.00. c. Ocena ofert zostanie przeprowadzona w siedzibie Zamawiającego do dnia 27.01.2017 roku d. Oferent może przed upływem terminu składania ofert wycofać lub zmienić ofertę e. Zamawiający może podczas badania i oceny ofert żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących treści oferty 7. Kryteria oceny ofert Zamawiający dokona oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie: - ceny wykonania zamówienia 100% 8. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przekaże wybranemu Oferentowi informację o jego wyborze za pomocą poczty elektronicznej. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 10. Zmiany umowy Zmiany umowy mogą dotyczyć: - terminów realizacji zdania; - wydatków na poszczególne zadania; - zakresu realizowanych zadań; - innych okoliczności istotnych z perspektywy realizacji projektu i mających wpływ na osiągnięcie jego celu. Zmiany umowy bezwzględnie będą wymagały zgody obu stron. Zmiany umowy mogą wymagać zgody instytucji odpowiedzialnej za udzielenie wsparcia na realizację projektu. W celu dokonania zmiany umowy strona inicjująca będzie zobowiązana do przekazania drugiej stronie wyczerpujących informacji na temat wnioskowanej zmiany umowy wraz z uzasadnieniem jej wprowadzenia w kontekście osiągnięcia celu wyrażonego w zakresie zadania. str. 5
11. Dodatkowe informacje można uzyskać wysyłając zapytanie na adres mailowy wskazany jako adres do kontaktu / składania ofert nie później, niż 24 godziny przed terminem składania ofert. str. 6