Zasady kontroli w ramach PO KL 2007-2013 obowiązujące od 1.01.2011
KONTROLA NA MIEJSCU (w siedzibie beneficjenta) Weryfikowane obszary: 1. Prawidłowość rozliczeń finansowych; 2. Kwalifikowlaność wydatków dot. personelu projektu; 3. Sposób rekrutacji uczestników projektu; 4. Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu; 5. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dot. postępu rzeczowego i finansowego z dokumentacją dostępną u beneficjenta
Weryfikowane obszary c.d. 6. Poprawność udzielania zamówień publicznych/stosowania zasady konkurencyjności; 7. Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy PZP i zasady konkurencyjności; 8. Poprawność udzielania pomocy publicznej; 9. Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych; 10. Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji.
Zmiany dotyczą: 1) Kontroli kwalifikowalności kosztów związanych z zatrudnianiem personelu projektu; 2) Kontroli stosowania zasady konkurencyjności i przejrzystości wydatków przy realizacji zamówień o wartości powyżej 14 tys. Euro; 3) Kontroli stosowania zasady efektywnego zarządzania finansami przy zakupie usług/towarów w ramach projektu o wartości 20 tys. zł 14 tys. Euro; 4) Kontroli osiąganych rezultatów zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie; 5) Kontroli działań równościowych; 6) Sposobu oceny projektu.
PERSO EL PROJEKTU I. Weryfikacja wydatków pod względem podwójnego finansowania lub konfliktu interesów w przypadku angażowania do projektu osób zatrudnionych w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL Sprawdzenie: Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL; Czy w związku z tym nie występuje konflikt interesów lub podwójne finansowanie.
Dokumenty będące podstawą weryfikacji: listy osób zaangażowanych do projektu i dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje personelu, np. CV; oświadczenie beneficjenta; oświadczenia osób stanowiących personel projektu
pojęcie konfliktu interesów i podwójnego finansowania wynagrodzeń Konflikt interesów - każdego typu relacja osobowa, która nie jest lub wydaje się nie być w dobrym interesie organizacji. Konflikt interesów mógłby stanowić przeszkodę uniemożliwiającą wykonanie zadań i obowiązków w sposób obiektywny (Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego).
Podwójne finansowanie zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku kilkakrotnie w ramach PO KL lub w ramach PO KL i innych środków publicznych. Przykład: Pracownik IP bierze urlop płatny i przeprowadza w ramach projektu szkolenie o tematyce związanej z zakresem obowiązków wykonywanych w ramach zatrudnienia w IP, za co pobiera wynagrodzenie w ramach projektu; Do projektu zostaje zaangażowany pracownik IP zatrudniony w komórce, która nie pełni roli IP.
II. Weryfikacja kwalifikowalności wydatków związanych z wynagrodzeniem osób, które wykonują zadania w więcej niż jednym projekcie Sprawdzenie, czy zakres zadań osób zatrudnionych w Sprawdzenie, czy zakres zadań osób zatrudnionych w ramach kilku projektów umożliwia ich prawidłowe i efektywne wykonywanie.
Dokumenty, na podstawie których przeprowadza się kontrolę: Ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów prowadzona przez osobę zatrudnioną przez beneficjenta i udostępniana beneficjentowi w odniesieniu do okresu realizacji jego projektu wymóg określony w Wytycznych w sprawie kwalifikowania wydatków ; Ewidencja pozwoli na zweryfikowanie zaangażowania czasowego i zakresu wykonanych zadań; Umowa o pracę, zakres obowiązków.
III. Kontrola prawidłowości wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowania w realizację projektu pracownika zatrudnionego na umowę o pracę Dotyczy sytuacji, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest Dotyczy sytuacji, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta, a jej umowa o pracę tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu.
Przykład: Pracownik jest zatrudniony u beneficjenta na cały etat. Pracodawca oddelegował go do realizacji części zadań na rzecz projektu, zadania te zostały dokładnie wskazane w umowie o pracę i opisie stanowiska. Z ww. dokumentów wynika, że zakres zadań umożliwia ich wykonanie przy zaangażowaniu czasowym stanowiącym ¼ czasu pracy wynikającego z umowy o pracę. Wydatek związany z wynagrodzeniem musi odpowiadać ww. proporcji.
Kontrola pod względem zatrudnienia w projekcie na umowę cywilnoprawną pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na podstawie stosunku pracy Co do zasady pracownik beneficjenta nie powinien być dodatkowo angażowany do wykonywania zadań w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wyjątek spełnienie łącznie następujących warunków: - Praca rodzajowo różna; - Precyzyjnie określony zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej; - Zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwalające na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej; - Prowadzenie ewidencji godzin pracy poświęconych na realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej.
V. Kontrola pod względem zaangażowania osoby stanowiącej personel projektu na kilka umów cywilnoprawnych Warunki kwalifikowalności wydatków: - Obciążenie pracą pozwalające na efektywne wykonywanie zadań; - Prowadzenie ewidencji godzin pracy poświęconych na realizację wszystkich zadań w ramach projektu; - Rozliczenie umowy na podstawie protokołu odbioru wskazującego zakres wykonanych czynności i liczbę godzin poświęconych na realizację umowy.
Zamówienia publiczne Wprowadzono obowiązek weryfikacji, czy beneficjent zastosował się do wymogów zawartych w Zasadach dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS.
ZASADA EFEKTYW EGO ZARZĄDZA IA FI A SAMI Kontrola w zakresie obowiązku udokumentowania rozeznania rynku przy wyborze towaru lub usługi o wartości poniżej 14 tys. euro netto W przypadku zakupu towaru/usługi powyżej 20 tys. zł netto konieczność udokumentowania przeprowadzenia analizy rynku. Beneficjent musi wykazać, że dana cena towaru/usługi to cena rynkowa. Dokument: notatka, mail z zapytaniem i odpowiedzią do potencjalnych dostawców. Jeśli porównanie cen nie jest możliwe (na rynku nie istnieją trzy podmioty mogące zaoferować usługę), beneficjent może zostać wezwany do przedstawienia uzasadnienia dotyczącego przesłanek takiego stwierdzenia (oświadczenie).
1. W jaki sposób beneficjent powinien przeprowadzić rozeznanie rynku? Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków: Należy porównać ceny u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towaru / usługodawców, Beneficjent może zastosować inne zasady obowiązujące w jego jednostce. 2. Jaka forma udokumentowania rozeznania rynku jest dopuszczalna? Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków: Dopuszcza się formę pisemną lub elektroniczną (np. notatka służbowa z rozmów telefonicznych lub inny sposób przyjęty przez danego beneficjenta, jeśli jest wystarczający dla wykazania dokonania zakupów w sposób racjonalny i efektywny).
3. Jakie konsekwencje może ponieść Beneficjent w przypadku braku udokumentowania rozeznania rynku? wydatek może zostać uznany za niekwalifikowalny, szczególnie w sytuacji gdy cena towaru/usługi znacznie przewyższa cenę rynkową. 4. Czy kwota 20 tys. zł dotyczy pojedynczych zamówień czy stanowi wartość skumulowaną np. łączymy wszystkie szkolenia w ramach danego projektu? Kwota dotyczy pojedynczego zakupu w ramach projektu.
ZASADA RÓW OŚCI SZA S Weryfikacja, czy działania z zakresu równości szans płci realizowane są zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu i postępem rzeczowym wykazanym we wniosku o płatność Należy weryfikować ww. kwestię w zakresie, w jakim na moment przeprowadzenia kontroli były podjęte lub powinny były być podjęte (zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie) działania w zakresie równości płci; Źródło informacji o podjętych działaniach wniosek o płatność należy zweryfikować, czy informacje przedstawione we wniosku o płatność są zgodne ze stanem rzeczywistym.
Działania informacyjno-promocyjne Weryfikacja, czy koszty poniesione na działania informacyjno-promocyjne są adekwatne i niezbędne dla osiągnięcia celów projektu - sprawdzenie adekwatności osiągniętych rezultatów do poniesionych nakładów (zasada efektywnego zarządzania finansowego).
OCE A PROJEKTU Kategoria 1 system funkcjonuje/projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia Kategoria 2 - system funkcjonuje/projekt jest realizowany w sposób poprawny, ale potrzebne są usprawnienia
Kategoria 3 - system działa/projekt jest realizowany w sposób częściowo poprawny, potrzebne są znaczne usprawnienia; Kategoria 4 system w zasadzie nie Kategoria 4 system w zasadzie nie funkcjonuje/projekt jest realizowany nieprawidłowo.
ajczęściej stwierdzane uchybienia dot.: - prawidłowości metodologii sporządzania metodologii wyliczenia kosztów pośrednich brak dokumentów potwierdzających poniesienie określonych wydatków; - poprawności wynagrodzeń personelu; - niezgodności danych podanych w WNP z dokumentami podlegającymi weryfikacji w siedzibie beneficjenta; - niezgodnego z Zasadami finansowania opisu dokumentów księgowych;
- poprawności udzielania zamówień publicznych źle dokumentowane postępowania; - ochrony danych osobowych brak polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym, niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych BO, niezgodne z umową powierzenie przetwarzania danych osobowych innym podmiotom; - niestarannego wypełniania formularzy PEFS dane w wersji papierowej niezgodne z danymi umieszczonymi w systemie; - niezgodnych z Wytycznymi dot. oznaczania projektów oznaczeń informacyjno-promocyjnych: brak logotypów, niewłaściwa informacja o współfinansowaniu.
Dziękuję za uwagę.