Żnin, dnia 24 kwietnia 2012r. OR.272.1.19.2012 A/A FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości zamówienia poniżej 14 000 euro na wdrożenie systemu zarządzania i ochrony zbiorami danych osobowych w 6 JST w ramach usprawnień zarządczych administracji samorządowej i przeszkolenie 100 osób w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. Nazwa i adres Zamawiającego POWIAT ŻNIŃSKI Z SIEDZIBĄ W ŻNINIE UL. POTOCKIEGO 1 88-400 ŻNIN II. Opis przedmiotu zamówienia CPV 72.30.00.00-8 Usługi w zakresie danych 80.51.00.00-2 Usługi szkolenia specjalistycznego 2.1 Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu zarządzania i ochrony zbiorami danych osobowych w 6 JST w ramach usprawnień zarządczych administracji samorządowej i przeszkolenie 100 osób w ramach partnerskiego projektu: a)lider Projektu: - Powiat Żniński/Starostwo Powiatowe w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. Potockiego 1, 88-400 Żnin
b)partnerzy Projektu: - Partner 1- Gmina Gąsawa/Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, 88-410 Gąsawa, - Partner 2-Gmina Janowiec Wielkopolski /Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, 88-430 Janowiec Wielkopolski - Partner 3 - Gmina Łabiszyn/Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul. Plac 1000 -lecia 1, 89-210, Łabiszyn - Partner 4 - Gmina Rogowo /Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo - Partner 5 - Gmina Żnin /Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.2.Dane dotyczące partnerskiego projektu: Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego realizowany jest w ramach: Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej na podstawie wniosku o dofinansowanie POKL.05.02.01-00-003/10 oraz umowy UDA- POKL.05.02.01-00-003/10-00 z dnia 23.09.2010r. Miejsce realizacji projektu: Starostwo Powiatowe w Żninie. 2.3 Opis wdrożenia: Całe wdrożenie zaplanowano maksymalnie na 4 miesiące w ramach opisu zadania 13 w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie wdrożenie powinno być realizowane w 4 etapach, zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Etapy nr I, II, III, IV stanowią przedmiot niniejszego zapytania, całość musi zostać ukończona w oznaczonym terminie (do 4 miesięcy od podpisania umowy nie później niż do 15 września 2012r). Etap 1: termin wykonania do 1 miesiąca od podpisania umowy Audyt i analiza dotychczas stosowanej ochrony danych osobowych w 6 JST. Usługa dotyczy: 1) Analizy dokumentacji: - zgłoszenia zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych,
- dokumentów wprowadzających procedury ochrony danych osobowych, - polityki bezpieczeństwa (w części dotyczącej ochrony danych osobowych), - instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, - instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, - zakresu obowiązków: administratora bezpieczeństwa informacji i osób funkcyjnych w zależności od przyjętych założeń polityki bezpieczeństwa, - ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, - upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 2) Oceny stanu: - przestrzegania obowiązujących procedur, - realizacji obowiązków przez osoby funkcyjne, - aktualizacji zgłoszeń zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, - zgłoszeń zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Etap 2: termin wykonania do 2 miesięcy od podpisania umowy Aktualizacja polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w 6 JST, w tym: - ustalenie założeń Polityki bezpieczeństwa Zleceniodawcy w zakresie ochrony danych osobowych, - opracowanie Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, - opracowanie Polityki bezpieczeństwa danych osobowych, - ustalenie zakresów obowiązków (administratora bezpieczeństwa informacji, informatyka, innych osób funkcyjnych, w zależności od przyjętych założeń danych osobowych),
- opracowanie wzoru upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, - opracowanie wzoru ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Etap 3: termin wykonania do 3 miesięcy od podpisania umowy Przygotowanie zbiorów do zgłoszenia do GIODO w 6 JST. - opracowanie zmian informacji w zgłoszonych zbiorach danych osobowych wyznaczonych przez Zleceniodawcę spośród zbiorów rekomendowanych przez Zleceniobiorcę, - opracowanie zgłoszeń zbiorów danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych wyznaczonych przez Zleceniodawcę spośród zbiorów rekomendowanych przez Zleceniobiorcę. Etap 4: termin wykonania do 4 miesięcy od podpisania umowy nie później niż do 15 września 2012r. Przeszkolenie 100 pracowników z 6 JST (4h/osobę)-4 urzędy po 10 osób+2 urzędy po 30 osób. - przeprowadzenie szkolenia (w wymiarze 4 godzin lekcyjnych) z zakresu ochrony danych osobowych z pracownikami 6 JST (grupa szkoleniowa do 30 osób) łącznie do przeszkolenia min. 100 pracowników. 2.4. Miejsce realizacji wdrożenia: Wdrożenie dotyczy 6 Jednostek Samorządu Terytorialnego: - Starostwo Powiatowe w Żninie, - Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, 88-410 Gąsawa, - Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, 88-430 Janowiec Wielkopolski - Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul.plac 1000 -lecia 1, 89-210, Łabiszyn - Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo - Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.5. Nadzór i efekty wdrożenia: Wykonawca podlega pod Koordynatora Projektu, natomiast bezpośredni nadzór nad pracą sprawuje Ekspert ds. Szkoleń i Wdrożeń Systemów. Wykonawca dostarczy odpowiednią dokumentację z poszczególnych etapów wdrożenia, która będzie stanowić potwierdzenie wykonanych czynności i prac.
Sporządzona dokumentacja wdrożenia powinna być oznakowana zgodnie z dokumentem: Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnym na stronie: www.efs.gov.pl. Efektem zakończenia poszczególnych etapów wdrożenia systemu zarządzania i ochrony zbiorami danych osobowych w 6 JST w ramach usprawnień zarządczych administracji samorządowej i przeszkolenie 100 osób jest odbiór prac i protokołów z zakończenia zadania oraz osiągnięcie wskaźników, tj. produktów, rezultatów twardych i miękkich, które powinny być odpowiednio udokumentowane przez Wykonawcę i dostarczone do Zamawiającego: a) Produkty: - 100 osób oddelegowanych na szkolenia b)wskaźnik rezultatu twardego: - Ukończenie szkoleń przez 95% pracowników skierowanych na szkolenia, - 6 polityk bezpieczeństwa ochrony danych w 6JST - Przygotowanie dokumentacji i zgłoszeń wymienionych w etapach I,II,III c) Wskaźnik rezultatu miękkiego: - podniesienie umiejętności w zakresie tematyki szkoleń u 95 % pracowników III. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: Ofertę na formularzu oferty należy złożyć w terminie do dnia 8 maja 2012 roku do godz. 10 oo w formie pisemnej listownie na adres : Starostwo Powiatowe 88 400 Żnin, ul. Potockiego 1 sekretariat Starosty Żnińskiego pokój nr 19 z dopiskiem Zapytanie ofertowe dotyczące wdrożenia systemu zarządzania i ochrony zbiorami danych osobowych w 6 JST w ramach usprawnień zarządczych administracji samorządowej i przeszkolenie 100 osób IV. TERMIN REALIZACJI: 4 miesiące od daty podpisania umowy nie później niż do 15 września 2012 roku. V. WARUNKI PŁATNOŚCI: Zamawiający dokonywać będzie zapłaty za poszczególne etapy wdrożenia w formie przelewu na rachunek bankowy podany przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia
Zamawiającemu przez Wykonawcę dokumentacji potwierdzającej wykonanie danego etapu wdrożenia stanowiącego przedmiot zamówienia oraz prawidłowo wystawionej faktury VAT bądź rachunku. W przypadku, gdy nie będą przekazane środki na realizację projektu przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (IP2), wynagrodzenie płatne będzie w ciągu 14 dni od dnia otrzymania środków finansowych z wyżej wymienionej instytucji. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. VI. OSOBAMI UPRAWNIONYMI DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ W IMIENIU ZAMAWIAJĄCEGO SĄ: 1) sprawy merytoryczne - Pan Andrzej Hłond Sekretarz Powiatu tel. (052) 30 31 100 wew. 22, faks ( 052) 30 31 302, 2) sprawy formalne - Pani Agnieszka Szymańska, Specjalista ds. administracyjnofinansowych Starostwa Powiatowego w Żninie tel. (052) 30-31-100 wew. 55, faks (052) 30-31-302, pokój nr 47. Załącznik : - wzór oferty Wykonawcy - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodne z wymogiem art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zał. nr 1 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - zał. nr 2 - Projekt umowy Starosta Żniński Zbigniew Jaszczuk