Załącznik 2 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Cel oferty : Celem ofertowanie jest wyłonienie kierownika projektu tworzonego serwisu w ramach programu 8.1. Innowacyjnej gospodarki. Osoba będąca kierownikiem projektu w okresie trwania projektu a więc od 2013-12-01 do 2014-11-30 odpowiadać będzie min. in. za: - przeprowadzenie procedur wyłonienia firmy informatycznej, - przeprowadzenie procedur wyłonienia wykonawcy promocji projektu, - nadzór nad kampania promocyjna, - nadzór nad poprawna i kompleksowa realizacja projektu, realizacje jego założeń biznesowych i budżetowych, - koordynowanie działań związanych z rozwojem e-usługi, -nadzór nad realizacja harmonogramu projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, - analiza potencjalnych ryzyk, - kontrola i obsługa części technicznej projektu, - rozliczanie projektu (wnioski opłatność, aneksowanie, gromadzenie dokumentacji, kontakt z RIF, PARP). Oferta powinna zawierać takie elementy jak : Kwota miesięczna za usługę prowadzenia projektu Forma rozlicznia za wykonaną usługę Czas dostępności jako kierownika projektu 6
Opis biznesowy funkcjonalny serwisu W ramach projektu zostanie stworzona jedna e-usługa świadczona na platformie, której celem będzie kojarzenie firm poszukujących pomocy w naprawie oprogramowania komputerowego (zleceniodawcy) ze specjalistami z branży informatycznej (zleceniobiorcy). Funkcjonalność została opisana poniżej. Wszystkie procesy w ramach e-usługi będą realizowane przez użytkowników za pomocą przeglądarki internetowej z dostępem do sieci Internet. Opis projektu: OD STRONY ZLECENIODAWCY: W celu złożenia zlecenia, zainteresowana firma będzie musiała trafić na stronę internetowa e-usługi. Jedna z zakładek na stronie będzie opisywać, czym jest DynamicsAx w celu przedstawienia w przystępny sposób zalet e-usługi. Jedynie zalogowani użytkownicy będą mogli korzystać z platformy, zatem pierwszym krokiem będzie rejestracja w systemie (po uprzednim przeczytaniu regulaminu korzystania z serwisu) i utworzenie konta dla firmy (rejestracja będzie podzielona na dla firm i dla wykonawców). Rejestracja będzie bezpłatna, jednakże będzie wymagała podania danych firmy (nazwa, NIP, REGON) jest to obowiązkowe, ponieważ te dane będą podstawa do wystawienia faktury czy umowy. W celu potwierdzenia rejestracji zostanie wysłany e-mail na podany przez przedstawiciela firmy adres mailowy (jest to rozwiązanie obecnie powszechnie stosowane). Pozytywne zakończenie procesu rejestracji wygeneruje indywidualny numer ID w systemie dla każdego klienta (firmy). Złożenie zlecenia będzie następowało poprzez wypełnienie pól z list rozwijanych z poszczególnymi parametrami w wyborze jednokrotnym lub wielokrotnym (fachowo radiobutton i checkbox) przykładowo system wyświetli zdanie "czy masz problem z:" i do wyboru wyskoczą słowa "oprogramowaniem" lub "sprzętem". Klient klikając na pierwsza opcje zostanie przekierowany na kolejna listę, na której będą różnego typu oprogramowania. Zatem będzie w stanie zdefiniować swoja potrzebę naprawy błędu występującego w działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowo pozostanie wstawione pole tekstowe z uwagami, 7
by w razie konieczności doprecyzować problem. Formularz działa za pomocą generatora, którego wypełnienie nie powinno zając średnio więcej niż 7 min. (prostota i intuicyjność formularza). Jest to inteligentne podejście, ponieważ często klienci sami maja kłopot ze zdefiniowaniem problemu, a to będzie rola systemu, by naprowadzić ich na odpowiednie zagadnienia. Gdy już problem zostanie skonkretyzowany, klient zostanie poproszony o potwierdzenie za pomocą przycisku w stylu wyślij zlecenie. W tym samym czasie zostanie wysłany do niego mail z wybranymi przez niego kryteriami (by nie zapomniał wyselekcjonowanych informacji), a jednocześnie to właśnie zlecenie zostanie rozesłane do tych specjalistów, którzy maja wolne zasoby czasowe i w swoim profilu posiadają odpowiednie oprogramowania (opis zleceniobiorców poniżej). Klientowi w przypadku awarii systemu bardzo zależy na czasie, w związku z tym dobranie specjalisty musi trwać bardzo krótko. Dlatego system będzie zaprogramowany tak, by w czasie rzeczywistym wysłać zlecenie do pięciu losowo-wybranych specjalistów (oczywiście wyselekcjonowanych na podstawie kryteriów zawartych w ich profilach) i zastosować zasadę kto pierwszy, ten lepszy. Jest to spowodowane tym, iż gdyby zapytanie zostało wysłane tylko do jednej osoby, która w krótkim czasie nie mogłaby odpowiedzieć (akceptując bądź nie), stanowiłoby to utratę czasu dla klienta. Ponadto zaleta systemu będzie określenie szacowanego czasu na zrealizowanie zlecenia poprzez algorytm dopasowujący wybrane kryteria. Wykonawca otrzyma wiec nie tylko opis problemu, ale również cenę za roboczo/dzień, za jaka ma być wykonane zlecenie. Jest to efektywne narzędzie, ponieważ w przypadku, gdy Wykonawca zakończy projekt przed czasem, zostanie za to wynagrodzony poprzez zapłatę również za czas pozostający do zakończenia zlecenia, natomiast gdy będzie się opóźniał z oddaniem, nie otrzyma dodatkowej zapłaty za nadgodziny. Bedzie to motywator na finalizowanie zlecenia przed czasem. W momencie akceptacji do rozpoczęcia realizacji zlecenia, w panelu firmy zostanie wygenerowana umowa z firma DynamicsAx będąca reprezentantem e-usługi. Umowa będzie prawnie ważna ze względu na wyposażenie ja w podpis elektroniczny. Konto zleceniodawcy będzie wyposażone w zakładkę informująca o statusie zlecenia. Gdy zlecenie zostanie zaakceptowane, zarówno na koncie jak i na mailu firmy pojawi się taka informacja, z 8
numerem ID zleceniobiorcy (zachowanie anonimowości). Na koncie będzie również widoczna historia zleceń i status płatności za zlecenia (w przypadku nie opłacenia sfinalizowanego zlecenia, system wyśle monit). OD STRONY ZLECENIOBIORCY: Informatycy zainteresowani dostawaniem dodatkowych zleceń będą mogli się zarejestrować na platformie poprzez wybór rejestracji dla wykonawców. Beda poproszeni o przeczytanie regulaminu korzystania z serwisu. Tak jak ze strony zleceniodawcy, również konto zleceniobiorcy będzie bezpłatne, by przyciągać systematycznie coraz więcej osób. Obowiązkowymi danymi przy rejestracji będzie imię i nazwisko oraz NIP, ponieważ przy rozliczaniu się poprzez umowę o dzieło, ze strony Wnioskodawcy wystąpi wymóg odprowadzenia podatku do Urzędu Skarbowego. W celu potwierdzenia rejestracji zostanie wysłany e-mail na podany przez specjalistę. Pozytywne zakończenie procesu rejestracji wygeneruje indywidualny numer ID w systemie dla każdego użytkownika (specjalisty z branży IT). Po ponownym zalogowaniu się do e-usługi, system wyświetli po kolei pola wymagane do uzupełnienia profilu (zastosowanie radiobutton i checkbox) w zakresie merytoryki, takie jak: obeznanie z oprogramowaniem (wybrać z listy rozwijanej nazwy systemów, które specjalista potrafi programować), znajomość języków programowania, posiadane certyfikaty, itp. Bedzie to swego rodzaju filtr systemu, na podstawie którego system rozsyła zapytania ofertowe od zleceniodawców do wyselekcjonowanych zleceniobiorców. Jeśli użytkownik będzie chciał otrzymywać powiadomienia smsem, może wpisać numer telefonu. Konto zleceniobiorcy będzie również wyposażone w podstronę wyświetlająca listę zleceń zrealizowanych oraz w realizacji. Każde kolejne zlecenie będzie powiększało pule roboczo/dni, które są istotne przy awansie z wykonawcy na Product Managera (co implikuje wzrost wynagrodzenia, cz. 16 f wniosku). Dodatkowo e-usługa będzie wyposażona w możliwość zmiany swojego statusu dostępności, np. "dostępny", "dostępny przez 1 roboczo/dzień", "niedostępny", dzięki czemu system roześle zapytania wyłącznie do tych użytkowników, którzy odpowiadają dostępnością na oszacowany czas zlecenia. W przypadku wyselekcjonowania danego użytkownika przez system do realizacji zlecenia, 9
otrzyma on powiadomienie na e-mail oraz urządzenie mobilne (sms). Bedzie świadom, iż musi się szybko decydować, inaczej ktoś inny zgarnie jego zlecenie. Akceptacja automatycznie wygeneruje odpowiedz do klienta (w postaci e-mail) i od tego czasu zacznie obowiązywać czas zlecenia. Dodatkowo zostanie wygenerowana umowa pomiędzy DynamicsAx a zleceniobiorca. Na umowie będą widoczne dane informatyka, za to anonimowość zostanie zachowana w stosunku do firmy zlecającej usługę. Po zrealizowaniu projektu nastąpi zmiana statusu zlecenia na Potwierdzenie wykonania zlecenia i zleceniodawca będzie zobligowany wykonać test oprogramowania będącego przedmiotem zlecenia. Jeśli test zakończy się negatywnie, status zlecenia zmieni się na "Po testach występują błędy" w przypadku znalezienia odstępstw od założeń zlecenia, a gdy pozytywnie "Przenieść na Proda", jako informacja dla wykonawcy o możliwości przeniesienia modyfikacji ze środowiska testowego na środowisko produkcyjne. W przypadku braku zastrzeżeń do wykonania zlecenia- "Zlecenie zamknięte przez klienta". Jeżeli zleceniobiorca nie poprawi zlecenia bądź w zleceniu nadal będą występować błędy, system odnotuje to jako zlecenie zrealizowane błędnie. Wystąpi komunikat, iż pozostało mu X razy na nieefektywna realizacje zlecenia (a Wnioskodawca zakłada 3 możliwości realizacji zleceń z błędami). Po trzech próbach użytkownik będzie usunięty z serwisu. Dlatego klient (firma) zostanie automatycznie poproszony o wystawienie oceny w panelu referencji (wg założonej skali zadowolenia). Po sfinalizowaniu kontaktu natychmiastowo zostanie wygenerowana z jednej strony faktura VAT do zleceniodawcy, a z drugiej strony rachunek do zleceniobiorcy. Zarówno na koncie, jak i e-mailu zleceniodawcy pojawi się informacja o kwocie do zapłaty oraz możliwość przekierowania do systemu elektronicznej bankowości. Od strony zleceniobiorcy po wykonaniu pierwszego zlecenia zostanie on przez system poproszony o podanie numeru konta bankowego (które zostanie następnie zachowane w systemie i wykorzystywane przy kolejnych zleceniach). Generalnie to e-usługa będzie narzędziem rozliczającym obie strony, ponieważ cena widoczna dla obu zaangażowanych stron usługi jest różna ze względu na marze dla DynamicsAx (szerzej w punkcie 16 f). Generowane będą dwie umowy - jedna miedzy DynamicsAx a zleceniobiorca (firma) oraz druga miedzy DynamicsAx a zleceniodawca (informatykiem). Nowa e-usługa DynamicsAx spełnia wszystkie wymagania definicyjne stawiane przed e-usługa: 10
1. E- usługa będzie świadczona w sposób w pełni zautomatyzowany. Dotyczy to wszystkich jej funkcjonalności. Odbiorcy e-usługi (zleceniodawcy i zleceniobiorcy) będą mieli za zadanie jedynie wybór z dostępnych opcji (listy rozwijane) lub zdefiniowanie odpowiednich kryteriów. Następnie w sposób zautomatyzowany wygenerowany zostanie produkt cyfrowy w postaci mail i sms (w ramach powiadomienia) a po zaakceptowanym wykonaniu zlecenia wygeneruje się umowa/faktura/rachunek. 2. Usługa będzie świadczona za pomocą sieci Internet zarówno na komputerach stacjonarnych, przenośnych jak i urządzeniach mobilnych. Z tego względu może się odbywać bez jednoczesnej obecności stron w tej samej lokalizacji. 3. E-usługa będzie świadczona na indywidualne zadanie użytkownika i spowoduje w efekcie końcowym skojarzenie usługodawców z usługobiorcami za pomocą inteligentnych narzędzi informatycznych. E-usługa DynamicsAx przyczynia się do realizacji celów strategicznych 8.1 POIG (stymulowanie podaży e-usług i dostęp do produktów cyfrowych i wykształcenie szerokiej grupy specjalistów łączących wiedze merytoryczna z różnych dziedzin w gospodarce elektronicznej). 11