ISTOTNIE POSTANOWIENIA UMOWY

Załącznik nr 4 do SIWZ I. PRZEDMIOT UMOWY ISTOTNIE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Przedmiotem niniejszej umowy będzie Świadczenie usług pocztowych na rzecz Sądu Rejonowego Katowice-Wschód w Katowicach w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek o wadze powyŝej 50g. oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, a w szczególności: Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie: a) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych, b) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych priorytetowych, c) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), d) przesyłek listowych krajowych rejestrowanych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), e) przesyłek listowych krajowych nierejestrowanych, f) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych, g) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych priorytetowych, h) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru, i) przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych, priorytetowych z potwierdzeniem odbioru, j) przesyłek listowych zagranicznych nierejestrowanych k) paczek pocztowych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru krajowych i zagranicznych, l) paczek pocztowych rejestrowanych priorytetowych z potwierdzeniem odbioru krajowych i zagranicznych. Zwracanie przesyłek do Zleceniodawcy po wyczerpaniu moŝliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 2. Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują w szczególności przesyłki listowe o wagach: a) 51 100 gram (gabaryt A i B) b) 101 350 gram (gabaryt A i B) c) 351 500 gram (gabaryt A i B) d) 501 1000 gram (gabaryt A i B) e) 1001 2000 gram (gabaryt A i B) oraz paczki pocztowe w następujących przedziałach wagowych: a) do 1 kg b) 1 2kg c) 2 5 kg d) 5 10 kg e) 10-15 kg f) powyŝej 15 kg 2. Szczegółowy wykaz ilości i rodzaju zamawianych przesyłek stanowi załącznik do niniejszej umowy formularz cenowy (załącznik 1A do SIWZ). 3. Dane dotyczące ilości i rodzaju zamawianych przesyłek zawarte są w w/w załączniku. W przypadku zaistnienia okoliczności, których wynikiem będzie zmiana co do ilości i rodzaju zapotrzebowania na wysyłanie przesyłek pocztowych zamawiający zastrzega moŝliwość zmiany ilościowego przedmiotu zamówienia. Wykonawcy nie przysługuje Ŝadne roszczenie względem Zamawiającego w przypadku, gdy środki finansowe określone w umowie nie zostaną w pełni wykorzystane do terminu zakończenia umowy. II. TERMIN WYKONANIA, OBOWIĄZYWANIA UMOWY 1. Umowę zawarto na czas oznaczony, od dnia następnego po dacie podpisania umowy do 31 grudnia 2011 r. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w razie raŝącego naruszenia postanowień niniejszej umowy. 3. Z zastrzeŝeniem postanowień ust. 1 niniejszej umowy umowę uwaŝa się za rozwiązaną w momencie wykorzystania maksymalnej wartości umowy lub z upływem terminu jej wypowiedzenia. W takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia 1

dotyczące kwoty stanowiącej róŝnicę pomiędzy maksymalną ceną brutto określoną w 4 ust. 1 umowy a kwotą wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a takŝe roszczenia odszkodowawcze jak i kary umowne. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy Strony czynią Zamawiającego. III. REALIZACJA PRZEDMIOTU UMOWY 1. Przesyłki pocztowe nadane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do kaŝdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą. Paczki doręczane będą do krajów wskazanych w cenniku usług zagranicznych, zgodnie z treścią porozumień zawartych ze Światowym Związkiem Pocztowym. 2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: - przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze powyŝej 50 g, - przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru o wadze powyŝej 50 g krajowe i zagraniczne, - paczki krajowe i zagraniczne przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.) 3. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych według wzoru druku Zamawiającego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 czerwca 1999 r. w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym (Dz. U. Nr 62 poz. 697 ze zm.) oraz załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108 poz.1022 z 26 czerwca 2003 r.). Przesyłki rejestrowane winny być ułoŝone według kolejności wpisów do wykazu listów poleconych. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu nadanych przesyłek. 4. Wykazy, o których mowa w ust.3 3 winny być sporządzane w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. W wykazach Zamawiający winien zamieścić informacje o miejscu przeznaczenia przesyłki-adresacie. W kolumnie uwagi Zamawiający zamieszcza informacje dotyczące usług komplementarnych, kategorii i gabarytów przesyłek. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 5. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym tj. przekazuje przesyłki ułoŝone strona adresową w tym samym kierunku: a) rejestrowanych według kolejności wpisów w wykazie, o którym mowa w ust. 3 3 z uwzględnieniem podziału na: poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe, b) nierejestrowanych w podziale wynikającym z wykazu, o którym mowa w ust. 3 3 6. Zamawiający umieszcza na przesyłkach pocztowych w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru oraz priorytetowa lub ekonomiczna) na stronie adresowej przesyłki. 7. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przychodzące przesyłki pocztowe kaŝdego dnia roboczego do siedziby Zamawiającego, Biuro podawcze, tel. kontaktowy:. 8. Przesyłki pocztowe przeznaczone do wysłania odbierane będą z siedziby Zamawiającego, Biuro podawcze. Odbiór przesyłek pocztowych dokonywany będzie codziennie w dni robocze (poniedziałek - piątek ) w godzinach: Ul Lompy 14 Ul. Francuska 70A Przesyłki pocztowe muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 9. Odbioru przesyłek pocztowych wychodzących dokonywać będzie upowaŝniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upowaŝnienia wraz z dokumentem toŝsamości. 10. W przypadku zastrzeŝeń dotyczących odebranych przesyłek od Zamawiającego, Wykonawca wyjaśnia je telefonicznie z Zamawiającym (tel.:.). 2

11. Przy braku moŝliwości wyjaśnienia lub usunięcia nieprawidłowości w dniu ich odbioru, nadanie przesyłek nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu, w którym zostaną wyjaśnione i usunięte nieprawidłowości. 12. Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 13. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczenia na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej napisu ( nadruku) lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą:. 14. Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów druku potwierdzenia odbioru załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym z dnia 12 października 2010r. (Dz. U. Nr 190 poz. 1277) oraz załącznik nr 1 do rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108 poz.1022 z 26 czerwca 2003 r.) 15. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat moŝe odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia adresata. JeŜeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o moŝliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym z dnia 12 października 2010r. (Dz. U. Nr 190 poz. 1277), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108 poz. 1022 z 26 czerwca 2003 r.) oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.). 16. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.) Wykonawca powinien posiadać odpowiednią ilość placówek zdawczo-odbiorczych. Placówki winny być czynne min. 5 dni w tygodniu. 17. Wykonawca będzie doręczał przesyłki listowe krajowe przyjęte do przemieszczania i doręczania z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dn. 09.01.2004r 18. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uwaŝa się za nie wykonaną jeŝeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 19. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający moŝe zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niŝ 12 miesięcy od ich nadania. 20. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie moŝe przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 21. Zamawiający przewiduje moŝliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 na przedmiot zamówienia określony w Rozdziale III SIWZ w wysokości 20% wartości zamówienia podstawowego. 22. Dane dotyczące ilości zamawianych przesyłek zawarte są w załączniku nr 1 A. W przypadku zaistnienia okoliczności, których wynikiem będzie zmniejszenie zapotrzebowania na wysłanie przesyłek pocztowych Zamawiający przewiduje moŝliwość zmniejszenia ilościowego przedmiotu zamówienia. 23. Określone w formularzu cenowym rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zaleŝności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraŝa zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. IV. OBOWIĄZKI WYKONAWCYM 1. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania w całym okresie obowiązywania niniejszej umowy, umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z sumą ubezpieczeniową nie mniejszą niŝ 1.000 000,00 zł. 3

2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, stanowiących tajemnicę słuŝbową Zamawiającego, zgodnie z ustawą z dnia 22.01.1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11 poz. 95 z późn. zm.) 3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług objętych niniejszą umową zgodnie z przepisami, w szczególności: a) Ustawa Prawo pocztowe (Dz. U. z 2008 r., Nr 189 poz 1159 z poź zm.,) b) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13.10.2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r., Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.), c) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 09.01.2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 5, poz. 34 z późn. zm.), d) Światowa Konwencja Pocztowa Protokół Końcowy Bukareszt 2004 (Dz. U. Nr 206 poz. 1495 z dnia 31 sierpnia 2007 roku), e) Regulamin dotyczący paczek pocztowych sporządzonego w Bernie 28 stycznia 2005 roku ( Dz. U. 2007 Nr 108, poz. 745), f) Kodeksu postępowania cywilnego, g) Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym z dnia 12 października 2010r. (Dz. U. Nr 190 poz. 1277), h) Kodeksu postępowania karnego, i) Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym z dnia 18 czerwca 2003 roku (Dz. U. Nr 108, poz. 1022). 4. Strony oświadczają, Ŝe zapoznały się z przepisami wskazanymi w ust. 3. V. WYNAGRODZENIE I ZASADY ROZLICZEŃ 1. Całkowita wartość umowy, zgodnie ze złoŝoną ofertą do przetargu nie przekroczy kwoty zł brutto (słownie złotych:.). 2. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. 3. Określone w formularzu cenowym rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zaleŝności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraŝa zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 4. Za przyjęte przesyłki oraz zwroty przesyłek, jak równieŝ usługi odbioru przesyłek Zamawiający zobowiązuje się uiścić opłatę z dołu. Do dnia 7-go kaŝdego następnego miesiąca Wykonawca wystawi Fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, którą następnie w ciągu 7 dni dostarczy do siedziby Zamawiającego. 5. KaŜda z wystawionych co miesiąc faktur zawierać będzie miesięczną opłatę za odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego, której wartość będzie zgodna z kwotą zamieszczoną w formularzu ofertowym załącznik nr 1A do umowy. 6. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień obciąŝenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Podstawą obliczenia naleŝności, będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku moŝliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. 8. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy. 9. Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób określony w ustawie Prawo Pocztowe i powiadomieniu niezwłocznie o tym fakcie Zamawiającego. W takim przypadku zmiana cen usług nie wpłynie na wartość maksymalną umowy, o której mowa w 5 ust. 1. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość naleŝnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT VI. PŁATNOŚCI 4

1. Zamawiający oświadcza, Ŝe nie jest podatnikiem VAT, posiada numer NIP : 954-25-84-048. 2. Wykonawca jest uprawniony do wystawienia faktury VAT bez podpisu Zamawiającego, po zakończeniu miesiąca, w którym świadczenie usług miało miejsce. 3. Zapłata za usługi nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na wskazany rachunek Wykonawcy, w terminie do 30 dni od daty dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego. 4. Do faktury Wykonawca jest zobowiązany dołączyć listy obecności pracowników za miesiąc, którego faktura dotyczy, zgodnie z zapisami 4 pkt 9 umowy. VII. PODWYKONAWCY 1. W przypadku powierzenia wykonania części umowy innym podmiotom, Wykonawca zobowiązuje się do koordynacji wykonania tych części umowy i ponosi pełną odpowiedzialność za naleŝyte ich wykonanie. 2. Umowy z Podwykonawcami nie zwalniają Wykonawcy z Ŝadnego zobowiązania lub odpowiedzialności wynikającej z niniejszej umowy. Odpowiedzialność Wykonawcy za zaniedbania i uchybienia dokonane przez pracowników Podwykonawcy jest taka sama jakby tych zaniedbań lub uchybień dopuścili się pracownicy Wykonawcy. 3. Wykonawca zobowiązany jest zastrzec w umowie z podwykonawcą obowiązki i wymagania, które są wymienione w niniejszej umowie i chronią w pełni interesy Zamawiającego. VIII. NADZÓR 1. Nadzór nad prawidłową realizacji umowy ze strony Zamawiającego, będzie pełnił:,, tel.. 2. Nadzór nad prawidłową realizacją umowy ze strony Wykonawcy będzie pełnił:..., tel.... IX. ODSTĄPIENIE OD UMOWY 1. Zamawiający moŝe odstąpić od umowy: 1.1. w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 1.2. w przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień zawartych w niniejszej umowie lub w przypadku, gdy Wykonawca nie zapewnia odpowiedniej jakości świadczonych usług, 1.3. z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy. 2. W przypadku odstapienie od umowy Wykonawca moŝe Ŝądać wyłącznie wynagrodzenia naleŝnego z tytułu wykonania części umowy. X. ZABEZPIECZENIE NALEśYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Wykonawca wnosi zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 3% ceny całkowitej (brutto) podanej w ofercie, co stanowi kwotę. zł (słownie złotych: ), w formie.. 2. W trakcie realizacji umowy Wykonawca moŝe dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia, bez zmniejszenia jego wartości i pod warunkiem zaakceptowania jej treści przez Zamawiającego. 3. Wartość zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, o której mowa w ust.1 moŝe zostać wykorzystana: a) na poczet kar umownych w przypadku odstąpienia Wykonawcy od umowy w trakcie realizacji zamówienia, b) na poczet kar umownych z tytułu opóźnień rozpoczęcia świadczenia usługi. 5