Broszura informacyjna Program Płatnik wersja 9.01.001. Należy zapoznać się przed uruchomieniem nowej wersji

Broszura informacyjna Program Płatnik wersja 9.01.001 Należy zapoznać się przed uruchomieniem nowej wersji

Spis treści 1. Modyfikacje... 3 2. Nowe funkcje... 5 3. Zmiany wynikające z rozporządzenia... 7 4. Instalacja i pierwsze uruchomienie Programu... 8 4.1. Konwersja bazy danych do wersji 9.01.001... 9 4.2. Pobranie danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS... 10 4.3. Raport z aktualizacji danych... 13 5. Szczegóły zmian w programie Płatnik... 14 5.1. Komponenty programu... 14 5.2. Kartoteka płatnika... 14 5.3. Kartoteka ubezpieczonego... 15 5.4. Tworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej... 17 5.5. Aktualizacja statusów przetworzenia dokumentów... 23 5.6. Zmiana w mechanizmach wysyłki dokumentów ubezpieczeniowych... 23 6. Najczęściej pojawiające się problemy/pytania dot. wersji 9.01.001... 24 7. Dokumenty i materiały informacyjne... 26 Strona 1 z 27

Szanowni Państwo, 1 listopada 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 września 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. 2013, poz. 1101). Rozporządzenie to wprowadziło zmiany w formularzach oraz kodach wykorzystywanych przy ich wypełnianiu. W związku z powyższym, Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotował nową wersję programu Płatnik oznaczoną numerem 9.01.001, który będzie wspierał Państwa podczas sporządzania i przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowa wersja programu Płatnik poza obsługą zmian prawnych wynikających z powyższego rozporządzenia, zawiera wiele nowych funkcji i usprawnień, których celem jest ułatwienie pracy zarówno płatnikom składek jak i biurom rachunkowym m. in. poprzez weryfikację poprawności sporządzanych dokumentów w oparciu o dane już zewidencjonowane na koncie płatnika składek i na kontach ubezpieczonych w ZUS. Celem wprowadzenia tych zmian jest ułatwienie Państwu pracy oraz podniesienie i utrzymanie prawidłowej jakości przekazywanych do ZUS dokumentów, przyspieszenie obiegu informacji a tym samym - zapewnienie poprawnych danych ewidencjonowanych na kontach płatników i ubezpieczonych w ZUS. Udostępnienie Państwu modyfikacji i nowych funkcjonalności realizowane będzie w dwóch etapach: I etap - na przełomie listopada / grudnia 2013r., II etap w 2014r. Etap pierwszy obejmuje zmiany dotyczące: przygotowywania dokumentów ubezpieczeniowych (z wyjątkiem formularzy: Informacja Miesięczna i Informacja Roczna, które przewidziano w drugim etapie) oraz stosowania nowych kodów, określonych w ww. rozporządzeniu, weryfikacji i aktualizacji komponentów programu (z wyjątkiem stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, która będzie weryfikowana i aktualizowana w II etapie), mechanizmów wysyłania dokumentów. W etapie drugim uruchomione zostaną pozostałe funkcjonalności i modyfikacje opisane w niniejszej broszurze. Dzięki tej broszurze będą Państwo mogli łatwiej i szybciej rozpocząć pracę z nową wersją programu. Ponadto informujemy, że w celu umożliwienia poznania nowego programu będzie dla Państwa zorganizowane przez Zakład bezpłatne szkolenie z jego obsługi. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Strona 2 z 27

1. Modyfikacje W programie Płatnik 9.01.001 wprowadzono następujące modyfikacje: LP. OPIS MODYFIKACJI ETAP I 1. Wprowadzono zmiany dotyczące zakresu danych identyfikacyjnych ubezpieczonego i członka rodziny, zgodnie z którymi w dokumentach ubezpieczeniowych składanych za te osoby należy podawać numer PESEL, a w razie gdyby identyfikator ten nie został nadany serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. 2. Rozszerzono zakres źródeł finansowania składek na dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA. 3. Wprowadzono automatyczną weryfikację i aktualizację komponentów programu niezbędnych do wykonania prawidłowej weryfikacji dokumentów przekazywanych do ZUS (z wyjątkiem stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, która będzie weryfikowana i aktualizowana w II etapie). 4. Wprowadzono zmiany w mechanizmach wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych: blokowanie w określonych sytuacjach wysyłki dokumentów do ZUS, np. jeśli w wysyłanym zestawie będą znajdować się dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe, umożliwienie oznaczenia kolejności przetworzenia dokumentów - wyrejestrowania ZUS ZWUA i zgłoszeń ZUS ZUA/ZUS ZZA; dotyczy to np. sytuacji, gdy dokumenty te zostały przygotowane w celu zmiany/korekty okresu podlegania lub rodzajów ubezpieczeń, dodanie funkcjonalności blokowania przekazywania do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w tej samej przesyłce. Dokumenty ZUS IWA i ZUS ZSWA również muszą być przekazywane w odrębnych przesyłkach. ETAP II 5. Dodano funkcję pobierania danych z ZUS. System umożliwia: pobranie danych zapisanych na kontach płatników i ubezpieczonych w ZUS, aktualizację na tej podstawie kartotek programu Płatnik, pobranie aktualnych parametrów konfiguracyjnych dla programu Płatnik publikowanych przez ZUS, wymaganych do poprawnej pracy systemu weryfikacji. Strona 3 z 27

Odbiór danych płatnika i ubezpieczonych możliwy jest po podpisaniu oświadczenia o prawie do jego odbioru, oraz przekazaniu niezbędnych do uwierzytelnienia danych z dokumentów przekazanych do ZUS. 6. Poszerzona została zawartość kartotek płatnika i ubezpieczonych, tak, aby możliwe było przechowywanie danych pobranych z ZUS. 7. Rozszerzono funkcjonalność umożliwiającą rejestrację informacji o stanie przetworzenia dokumentów wysłanych do ZUS. Odbywa się to przez: aktualizację stanu przetworzenia lub odrzucenia dokumentów przez ZUS, wprowadzenie dodatkowych informacji o wyniku weryfikacji wykonanej przez ZUS na etapie przetwarzania dokumentów. 8. Wprowadzono możliwość tworzenia dokumentów: Informacja miesięczna i Informacja roczna (IMIR) dla osoby ubezpieczonej, zamiast dotychczasowego dokumentu ZUS RMUA Raport dla osoby ubezpieczonej. 9. Rozszerzony został zakres weryfikacji dokumentów oraz krytyczności błędów wykrywanych w dokumentach ubezpieczeniowych, w szczególności w oparciu o dane i parametry pobrane z ZUS niezbędne do wykonania szczegółowych weryfikacji, m.in. w zakresie: Poprawności składania dokumentów rozliczeniowych z danym kodem tytułu ubezpieczenia w oparciu o zarejestrowane wcześniej zgłoszenie z tego tytułu. Tzn. nie jest możliwe złożenie dokumentu rozliczeniowego z kodem tytułu, który wcześniej nie został poprawnie zgłoszony. Nie dotyczy to np. osób pobierających zasiłek macierzyński i przebywających na urlopie wychowawczym. Poprawności składanych wyrejestrowań z ubezpieczeń w oparciu o zgłoszony wcześniej kod tytułu ubezpieczenia. Tzn. nie jest możliwe złożenie dokumentu wyrejestrowującego z kodem tytułu, który wcześniej nie został zgłoszony. Poprawnego wyliczania kwot składek na poszczególne ubezpieczenia w oparciu o wskaźniki ZUS. W szczególności w zakresie składki na ubezpieczenie wypadkowe, liczonej na podstawie stopy bazowej nadawanej przez ZUS. Poprawności wykazywanych podstaw wymiaru składek w dokumentach rozliczeniowych. W szczególności dotyczy to tytułów do ubezpieczeń, dla których w ustawie określona została wartość minimalna lub maksymalna. poprawności danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego zawartych w dokumentach ubezpieczeniowych, w szczególności w oparciu o Centralny Rejestr Ubezpieczonych i Centralny Rejestr Płatników oraz RU PESEL. 10. Wprowadzono nowe zasady weryfikacji, które kwalifikują dokumenty do dodatkowej kontroli w ZUS, przed skierowaniem ich do przetworzenia i zapisania danych w nich zawartych na koncie płatnika i ubezpieczonych. Strona 4 z 27

2. Nowe funkcje W programie Płatnik 9.01.001 wprowadzono następujące nowe funkcje: LP FUNKCJA OPIS 1. Automatyczne tworzenie dokumentów wyrejestrowania ubezpieczonych Podczas zapisu dokumentu ZUS ZWPA (wyrejestrowanie płatnika składek) program umożliwia automatyczne wyrejestrowanie wszystkich znajdujących się w rejestrze, a dotychczas niewyrejestrowanych ubezpieczonych. Program utworzy dokumenty ZUS ZWUA z: datą wyrejestrowania z ubezpieczeń taką samą jak data wyrejestrowania płatnika z dokumentu ZUS ZWPA oraz kodem przyczyny wyrejestrowania 100 dla każdego niewyrejestrowanego ubezpieczonego, 6 znakowym kodem tytułu ubezpieczenia. 2. Informowanie płatnika o konieczności utworzenia dokumentów wyrejestrowania członków rodzin Podczas zapisu dokumentu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie ubezpieczonego) użytkownik otrzymuje komunikat o możliwości automatycznego utworzenia dokumentów ZUS ZCNA dla niewyrejestrowanych członków rodzin. Program tworzy dokument ZUS ZCNA dla członków rodzin tego ubezpieczonego z datą utraty uprawnień taką samą, jak data wyrejestrowania ubezpieczonego z dokumentu ZUS ZWUA. 3. Podpowiadanie numerów rachunków bankowych zgłoszonych przez płatnika przy tworzeniu dokumentu ZUS ZBA Podczas tworzenia dokumentu ZUS ZBA program umożliwia pobieranie numeru rachunku bankowego z listy rachunków dostępnych w kartotece płatnika. Dotyczy numerów wcześniej zgłoszonych i potwierdzonych w ZUS w związku z zamknięciem rachunku(-ów). 4. Podpowiadanie adresów prowadzenia działalności zgłoszonych przez płatnika przy tworzeniu dokumentu ZUS ZAA Podczas tworzenia dokumentu ZUS ZAA program umożliwia pobieranie adresów prowadzenia działalności z listy adresów dostępnych w kartotece płatnika. Dotyczy adresów wcześniej zgłoszonych i potwierdzonych w ZUS w związku z zakończeniem działalności pod tym adresem. Strona 5 z 27

5. Wymuszenie korekty raportów ZUS RCA w przypadku zmiany stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na ZUS DRA 6. Przekazywanie tylko pozycji zmienionych w kompletach korygujących Program poinformuje użytkownika o konieczności przekazania do ZUS raportów z przeliczoną składką na ubezpieczenie wypadkowe. Dotyczy przypadków, gdy na deklaracji korygującej ZUS DRA wprowadzono zmianę stopy procentowej w stosunku do deklaracji o wcześniejszym numerze. Program skopiuje brakujące pozycje raportów ZUS RCA do kompletu korygującego. Podczas wysyłki kompletów korygujących do ZUS, program zapewnia automatyczne usuwanie niezmienionych pozycji raportów. Przed wysłaniem kompletów dokumentów rozliczeniowych korygujących, program umożliwia automatyczne usunięcie niezmienionych pozycji raportów. Ocena, czy pozycja raportu została zmieniona wynika z porównania: z kompletem logicznym pobranym z ZUS i/lub z kolejki dokumentów oczekujących na przetworzenie stanowiących jednocześnie podstawę do wykonania weryfikacji. 7. Warunkowe przekazanie dokumentów z istotnymi błędami Program umożliwi wysłanie zestawu dokumentów do ZUS zawierającego błędy poważne, a użytkownik zostanie poinformowany o kontroli tego zestawu przez ZUS. Szczegółowe informacje dotyczące instalacji programu, pobierania danych z ZUS, tworzenia dokumentów oraz ich wysyłki, zostały opisane w dokumentach: Program Płatnik Dokumentacja użytkownika oraz Program Płatnik Dokumentacja administratora. Dokumenty są dostępne na stronie http://pue.zus.pl/platnik/ Strona 6 z 27

3. Zmiany wynikające z rozporządzenia Od 1 listopada 2013 r. obowiązuje znowelizowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 września 2013r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. 2013r., poz. 1101). Rozporządzenie to wprowadziło zmiany w formularzach ubezpieczeniowych oraz kodach wykorzystywanych przy ich wypełnianiu: 1. W dokumentach ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RZA: zostały rozszerzone pola, w których są wykazywane kwoty składek należnych tak, aby możliwe było podanie ich kwot, według wszystkich obowiązujących źródeł finansowania, takich jak: ubezpieczony, płatnik, budżet państwa, Fundusz Kościelny. Ma to na celu ułatwienie płatnikowi weryfikacji prawidłowości sumowania należnych kwot składek z odpowiednich pól w raportach rozliczeniowych do odpowiednich pól w deklaracji rozliczeniowej. Dodatkowo w dokumentach ZUS DRA i ZUS RCA wprowadzono oddzielne pola do wykazywania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe. 2. W dokumentach ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA, ZUS ZIUA, ZUS ZSWA, ZUS ZWUA: w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego usunięta została etykieta w polu NIP, gdyż od 1 stycznia 2012r. w przypadku osób ubezpieczonych obowiązuje jako numer identyfikacyjny tylko numer PESEL, a w przypadku gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru seria i numer dowodu osobistego lub paszportu 3. Zamiast druku ZUS RMUA zostały wprowadzone dwa wzory dokumentów: Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej i Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej będzie wykorzystywana do przekazywania ubezpieczonym na ich wniosek informacji, o rozliczonych i wykazanych w przekazanych za dany miesiąc imiennych raportach miesięcznych składkach i świadczeniach. Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej będzie wykorzystywana do przekazywania tych informacji ubezpieczonym za każdy rok 4. Zmiany w wykazie kodów tytułów ubezpieczenia zostały dodane nowe kody, część kodów przestała obowiązywać a część ma zmienione opisy. Nowe kody tytułu ubezpieczenia: 26 00 osoba pobierająca nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej, 26 01 osoba pobierająca nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkała w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), 27 00 osoba pobierająca emeryturę pomostową zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej, 27 01 osoba pobierająca emeryturę pomostową zamieszkała w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), 19 10 osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, Usunięte kody tytułu ubezpieczenia: 10 40 alumn seminarium duchownego, nowicjusz, postulant, juniorysta przed ukończeniem 25 roku życia, objęty dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, Strona 7 z 27

15 00 małżonek pracownika skierowanego do pracy w przedstawicielstwie dyplomatycznym, urzędzie konsularnym, stałym przedstawicielstwie przy ONZ lub w innej misji specjalnej za granicą, w instytucie, ośrodku informacji kultury za granicą, 16 10 obywatel polski wykonujący pracę w podmiocie zagranicznym za granicą lub w podmiocie zagranicznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli podmiot nie posiada w Rzeczypospolitej Polskiej swojej siedziby ani przedstawicielstwa, 17 00 osoba sprawująca opiekę nad członkiem rodziny spełniającym warunki do przyznania zasiłku pielęgnacyjnego, podlegająca dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, 18 10 student, uczestnik studiów doktoranckich lub osoba odbywająca staż adaptacyjny, podlegająca z tego tytułu dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Zmieniony opis kodu tytułu ubezpieczenia: 19 00 osoba podlegająca dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, na podstawie art. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. 5. Zmiany w wykazie kodów świadczeń/przerw w opłacaniu składek zostały wprowadzone nowe kody a część ma zmienione opisy. Nowe kody świadczenia/przerwy: 319 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 320 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, 325 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 326 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 327 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego, 328 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Zmienione opisy kodów świadczenia/przerwy: 311 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, 315 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony, jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. 4. Instalacja i pierwsze uruchomienie Programu Aby zainstalować program Płatnik 9.01.001 należy uruchomić plik SETUP.EXE i przejść kolejne kroki kreatora instalacyjnego programu. Sposób instalacji programu został opisany w podręczniku administratora programu Płatnik. Po zakończeniu procesu instalacji można od razu rozpocząć pracę z programem, zaznaczając pole wyboru Uruchom program Płatnik. Strona 8 z 27

Jeśli wcześniej użytkownik korzystał z programu PŁATNIK w WERSJI 8.01.001A i chce, aby program instalacyjny przejął ustawienia (m.in. lokalizację bazy danych, okres rozliczeniowy, płatnika wybranego do kontekstu), to nie powinien odinstalowywać wersji poprzedniej. W przypadku, gdy przed instalacją programu Płatnik 9.01.001 nie był odinstalowany program Płatnik 8.01.001A instalator przejmuje ustawienia poprzedniej wersji programu, w tym ustawienia bazy danych. W takim przypadku po zainstalowaniu programu można pracować z bazą, z którą aktualnie program Płatnik był połączony. Wersja 9.01.001 programu Płatnik wprowadza szereg zmian w strukturze bazy danych stąd powstała konieczność dostosowania dotychczas wykorzystywanej bazy do wymagań nowego Płatnika. 4.1. Konwersja bazy danych do wersji 9.01.001 Przy pierwszym uruchomieniu, podczas pierwszej próby połączenia się z bazą danych, na której odbywała się praca w wersji 8.01.001A programu, zostanie wykonana konwersja tej bazy do wersji 9.01.001. Konwersja umożliwi korzystanie z poprzedniej bazy danych w aktualnej wersji programu. Wymóg konwersji dotyczy zarówno bazy roboczej jak i bazy archiwum. Po przekonwertowaniu bazy danych do wersji wymaganej przez program PŁATNIK 9.01.001, nie będzie możliwości pracy z taką bazą w poprzednich wersjach programu. W trakcie konwersji bazy danych MS SQL Server konieczne jest podanie identyfikatora i hasła użytkownika MS SQL Server, który ma uprawnienia administracyjne serwera (np. użytkownik sa ) lub ma uprawnienia do administrowania konwertowaną bazą danych. Podczas konwersji należy wykonać kopię zapasową pliku bazy danych. W tym celu należy zaznaczyć okno potwierdzające Utwórz kopię zapasową pliku bazy danych. Funkcja konwersji standardowo proponuje i umożliwia wykonanie takiej kopii przed dokonaniem zmian w strukturze bazy. Szczegółowe informacje dotyczące konwersji bazy danych zawarte są w dokumencie Program Płatnik Dokumentacja administratora. Strona 9 z 27

4.2. Pobranie danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS ZUS udostępnia płatnikom dane służące do poprawienia jakości tworzonych dokumentów ubezpieczeniowych w programie Płatnik. W programie Płatnik w wersji 9.01.001 wprowadzono mechanizm pobierania danych z ZUS zapisanych na kontach płatników i ubezpieczonych. Są to następujące grupy danych: aktualne parametry konfiguracyjne wymagane do poprawnej pracy systemu weryfikacji (biblioteki, słowniki itp.), dane z kont płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w ZUS, statusy przetworzenia dokumentów wysłanych przez Płatnika. Dane te można pobrać automatycznie za pomocą funkcji aktualizujących: komponenty (biblioteki, słowniki, pliki konfiguracyjne) programu Płatnik, dane płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w ZUS. W wersji 9.01.001 programu PŁATNIK został rozszerzony zakres danych przechowywanych w kartotece płatnika oraz kartotekach ubezpieczonych. W sytuacji, gdy płatnicy przystąpią do pobrania i aktualizacji danych z ZUS, wówczas dane znajdujące się w ich bazie danych zostaną uzupełnione. W oparciu o dane pobrane z ZUS będzie wykonywana weryfikacja dokumentów przygotowywanych w programie celem przekazania do ZUS. Pobranie danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS uwarunkowane jest znajomością danych charakterystycznych dla konkretnego płatnika. Dane te zostaną pobrane automatycznie z ZUS, a w przypadku nie znalezienia ich będą musiały być wprowadzone do formularza oświadczenia przez płatnika. Dodatkowo osoba pobierająca dane, będzie musiała zapoznać się z regulaminem pobierania danych z ZUS i podpisać elektroniczne oświadczenie. Aby pobrać dane płatnika i ubezpieczonych z ZUS, użytkownik programu musi posiadać ważny certyfikat kwalifikowany oraz odpowiadający mu klucz prywatny (patrz Dokumentacja administratora rozdział Ustawienia certyfikatów ). Aby pobrać dane płatnika i ubezpieczonych z ZUS należy: 1. Ustawić w parametrach przekazu elektronicznego odpowiedni certyfikat kwalifikowany, 2. Ustawić w parametrach przekazu elektronicznego opcje połączenia z Internetem (patrz Dokumentacja administratora rozdział Ustawienia komunikacji z ZUS), Strona 10 z 27

3. Z menu Administracja należy wybrać polecenie: Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika, wtedy pojawi się okno Aktualizacja komponentów programu i danych płatnika: Należy wybrać przycisk Pobierz aktualizacje. Wybór Anuluj spowoduje zamknięcie okna i aktualizacja nie będzie wykonana. 4. Jeśli dane w kartotece płatnika będą niepotwierdzone w ZUS, albo: Dane płatnika i ubezpieczonych znajdujące się w kartotekach będą nieaktualne względem danych, które znajdują się w ZUS, wówczas pojawi się okno: Po wybraniu opcji Tak, pojawi się okno Pobieranie danych z ZUS. Strona 11 z 27

5. Warunkiem rozpoczęcia pobierania danych, jest złożenie podpisu na oświadczeniu Pobieranie danych z ZUS. Po złożeniu prawidłowego podpisu i ewentualnym wpisaniu żądanej wartości (nie w każdej sytuacji program prosi o podanie dodatkowych informacji), nastąpi pobieranie danych z ZUS. 6. Po zakończeniu pobierania komponentów programu i danych pojawi się okno: Należy wybrać Przebieg aktualizacji, aby uzyskać Raport z pobierania aktualizacji. Raport z pobrania zawiera następujące informacje: data pobrania, status operacji, zakres pobranych danych oraz dane o użytkowniku, który wykonał to zadanie. Raport z pobierania będzie również dostępny w Dzienniku operacji. Dziennik operacji jest dostępny w menu Widok polecenie Administracja/Dziennik Operacji. Strona 12 z 27

4.3. Raport z aktualizacji danych Raport z aktualizacji danych płatnika i ubezpieczonych z ZUS zawiera szczegółowe informacje o zmianach wprowadzonych w kartotekach programu podczas pobierania danych z ZUS. Raport składa się z 3 części, dotyczących: kartoteki płatnika, kartotek ubezpieczonych, kompletów rozliczeniowych. W częściach dotyczących kartoteki płatnika i ubezpieczonych wymienione są wartości, które uległy zmianie w stosunku do stanu kartotek sprzed pobierania danych. Z raportu odczytać można informację, że dana wartość została: dodana (przed pobraniem była pusta), usunięta (przed pobraniem istniała w kartotece/ była określona) albo zmieniona. W przypadku informacji o zmianie dostępne są w raporcie obydwie wartości: przed i po pobraniu danych z ZUS. W części dotyczącej kompletów rozliczeniowych jest informacja o nowych i zaktualizowanych kompletach dokumentów rozliczeniowych. Bardzo ważne jest, aby płatnik szczegółowo przeanalizował RAPORT Z AKTUALIZACJI DANYCH. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, że dane na kontach w ZUS są nieprawidłowe lub nieaktualne. W sytuacjach wątpliwych sprawę należy wyjaśnić z osobą ubezpieczoną. Jeżeli okaże się, że dane pobrane z ZUS wymagają zmiany lub korekty, płatnik powinien przekazać do ZUS dokument odpowiedni do typu danych wymagających zmiany (korekty). TYP DANYCH Identyfikacyjne ubezpieczonego Ewidencyjne ubezpieczonego Adresowe ubezpieczonego Dot. członków rodziny Identyfikacyjne płatnika Ewidencyjne płatnika Adresowe płatnika Dot. rachunku bankowego ZUS ZIUA ZMIANA/ KOREKTA NA FORMULARZU ZUS ZUA lub ZUS ZZA ZUS ZUA lub ZUS ZZA ZUS ZCNA ZUS ZIPA (płatnik składek będący przedsiębiorcą zgłasza zmiany danych na wniosku CEIDG-1) ZUS ZPA lub ZUS ZFA (płatnik składek będący przedsiębiorcą zgłasza zmiany/korekty danych na wniosku CEIDG-1) ZUS ZPA lub ZUS ZFA (płatnik składek będący przedsiębiorcą zgłasza zmiany/korekty danych na wniosku CEIDG-1), a w przypadku adresu prowadzenia działalności ZUS ZAA ZUS ZBA Strona 13 z 27

Szczegółowe informacje dotyczące zasad wypełniania i korygowania opisane są w poradnikach dla płatników składek: Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych oraz Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych. Poradniki dostępne są na stronie: www.zus.pl w zakładce ZUS na skróty/poradniki, ulotki 5. Szczegóły zmian w programie Płatnik 5.1. Komponenty programu Program w wersji 9.01.001 zapewnia aktualizację komponentów programu w zakresie takich danych jak: 1. Aktualne wartości wspólnych dla wszystkich parametrów wyliczeniowych. 2. Aktualna wartość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe płatnika (tylko w przypadku, gdy została nadana płatnikowi przez ZUS). 3. Słowniki merytoryczne będące podstawą do wykonania weryfikacji dokumentów. 4. Tablice konwersji dokumentów rozliczeniowych. 5. Zasady i reguły weryfikacji. 6. Lista błędów weryfikacji wraz z klasą błędów. 7. Certyfikat klucza publicznego ZUS (odnawiany obecnie co dwa lata), z którego powinni korzystać płatnicy składek. 8. Adresy węzłów internetowych. 9. Domyślne lokalizacje certyfikatów. Usługa aktualizacji danych i komponentów programu Płatnik jest wywoływana przy uruchomieniu programu oraz z menu Administracja. W sytuacji, gdy w ZUS są dostępne aktualizacje - program informuje o tym użytkownika. Aby wywołać w programie aktualizacje komponentów należy z menu Administracja wybrać polecenie Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika. 5.2. Kartoteka płatnika W związku z wprowadzeniem możliwości pobrania danych z ZUS w wersji 9.01.001 programu przewidziano dodatkowe miejsce w kartotekach na utrzymywanie danych pochodzących z konta płatnika w ZUS. W wersji 9.01.001 zakres danych w kartotece płatnika został rozszerzony o przechowywany zbiór informacji pobranych z ZUS z Centralnego Rejestru Płatników Składek. Po pobraniu danych z rejestru ZUS dane przechowywane w programie zostaną zaktualizowane o dane znajdujące się na koncie płatnika w ZUS. Strona 14 z 27

Po aktualizacji danych płatnika danymi z ZUS, kartoteka płatnika otrzymuje status Potwierdzona w ZUS i jest zablokowana do ręcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w danych płatnika są widoczne po wysłaniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane i pobraniu aktualizacji danych z ZUS. Potwierdzona w ZUS kartoteka płatnika będzie posiadała informacje takie jak: dane identyfikacyjne, adres siedziby, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności gospodarczej, inne dane (stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery kont bankowych), dane do wyliczeń i weryfikacji (dane na koncie płatnika, dane o biurze rachunkowym, status płatnika, dane o obowiązku wypełniania dokumentu ZUS IWA i obowiązek opłacania składek), dane historyczne. 5.3. Kartoteka ubezpieczonego Po pobraniu danych z ZUS, kartoteki ubezpieczonych zostaną zaktualizowane o dane przechowywane na kontach w ZUS dla ubezpieczonych zgłoszonych przez danego płatnika. Zidentyfikowana kartoteka otrzyma status Potwierdzona w ZUS. Zaktualizowane zostaną kartoteki tylko tych ubezpieczonych, którzy: są przypisani w ZUS do danego płatnika (tzn. ubezpieczony jest lub był zgłoszony u danego płatnika), ubezpieczony został już wyrejestrowany u danego płatnika, ale od jego wyrejestrowania nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy. Nowy zakres danych pobieranych z kont ubezpieczonych w ZUS: dane ewidencyjne (imię drugie, nazwisko rodowe, płeć), informacje o zgonie osoby ubezpieczonej (data zgonu), miesiąc przekroczenia lub osiągnięcia kwoty górnej granicy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dane członków rodziny ubezpieczonego, zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego, dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń (kod tytułu, okresy zgłoszenia, podlegania ubezpieczeniom), dane dotyczące indywidualnego schematu podlegania. Strona 15 z 27

Dane pobrane z ZUS a kartoteki ubezpieczonych Po zasileniu rejestru ubezpieczonych danymi z ZUS, stan danych w kartotekach może przedstawiać się następująco: Dane z ZUS Jeden zestaw danych dot. ubezpieczonego Kartoteka ubezpieczonego w bazie programu Jedna kartoteka ubezpieczonego OPIS Gdy dane ubezpieczonego pobrane z ZUS zidentyfikowały się z jedną kartoteką, wówczas dane z kartoteki zostały zastąpione danymi z ZUS. Dotychczasowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego z kartoteki zostały zachowane, ale jako historyczne. WYNIK Zastąpienie danych kartoteki zawierają dane z ZUS. Jeden zestaw danych dot. ubezpieczonego Więcej niż jedna kartoteka tego samego ubezpieczonego Gdy dane ubezpieczonego pobrane z ZUS zidentyfikowały się z więcej niż jedną kartoteką, wówczas dane te nie zostały automatycznie wczytane i użytkownik (płatnik składek) wybiera jedną z dwóch opcji. Wybór użytkownika: 1. Pozostawia nadmiarową kartotekę w bazie, jako niezaktualizowaną albo 1. Wynik: kartoteka pozostaje w stanie niepotwierdzona w ZUS. 2. Wykonuje scalenie kartotek. 2. Wynik: program wykona scalenie i importowane dane zostaną dopisane do wynikowej kartoteki. Jeden zestaw danych dot. ubezpieczonego Brak kartoteki ubezpieczonego Gdy dane ubezpieczonego pobrane z ZUS nie zidentyfikowały się z żadną kartoteką w bazie programu, wówczas tworzona jest/ zostanie utworzona nowa kartoteka ubezpieczonego. Utworzenie nowej kartoteki. Strona 16 z 27

Więcej niż jeden zestaw danych dot. tego samego ubezpieczonego Jedna kartoteka ubezpieczonego Gdy z jedną kartoteką ubezpieczonego w bazie programu zidentyfikowały się dwa lub więcej zestawów danych pobranych z ZUS, wówczas dane te nie zostały automatycznie wczytane i użytkownik musi wskazać/ zaznaczyć, który z zestawów danych z ZUS powinien zastąpić kartotekę istniejącą w bazie programu. Wybór danych przez użytkownika. W tym przypadku płatnik składek powinien niezwłocznie skontaktować się jednostką terenową ZUS. 5.4. Tworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej Program Płatnik w wersji 9.01.001 umożliwia utworzenie dla wybranego ubezpieczonego Informacji miesięcznej lub Informacji rocznej za jeden lub kilka wskazanych okresów rozliczeniowych lub rok. Informacja dla ubezpieczonego za wybrany okres jest tworzona na podstawie dokumentów rozliczeniowych przetworzonych i zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS ze wszystkich przedziałów identyfikatorów. Funkcja ta jest wspomagana kreatorem, który w trakcie pracy umożliwia pobranie danych za wybrane okresy z ZUS. Informacje dla osób ubezpieczonych są tworzone na podstawie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika i uznanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za poprawne. Płatnicy składek, którzy nie pobierają danych z ZUS, nie mogą tworzyć Informacji miesięcznych i Informacji rocznych dla ubezpieczonych. Z programu została usunięta funkcjonalność związana z tworzeniem dokumentu ZUS RMUA. Aby utworzyć Informację dla osoby ubezpieczonej należy: 1. Z menu Widok wybrać polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych. 2. Wskazać ubezpieczonego, dla którego będzie utworzony dokument i z menu Program wybrać polecenie Otwórz. 3. Po ukazaniu się okna z danymi ubezpieczonego z menu Operacje wybrać polecenie Utworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej. Kreator tworzenia Informacji dla osoby ubezpieczonej, może zostać wywołany również z menu Narzędzia poleceniem Twórz dokumenty, następnie poleceniem Informacje dla osoby ubezpieczonej. Strona 17 z 27

1. Pierwsze okno kreatora Informacji dla osoby ubezpieczonej informacyjne. Należy kliknąć przycisk Dalej i postępować zgodnie ze wskazówkami kreatora. 2. W kroku drugim należy wskazać okres, za jaki program ma utworzyć Informacje. W polach okres od i okres do domyślnie jest wpisany okres rozliczeniowy z okna Ustawienia programu. Należy wskazać przedział okresów rozliczeniowych, za które tworzone będą Informacje dla ubezpieczonego. Następnie kliknąć przycisk Dalej. W kolejnym kroku kreator sprawdza aktualność komponentów i danych programu. Strona 18 z 27

3. Potwierdzenie aktualności komponentów i danych pokazuje kolejne okno: Gdy dane są aktualne, to w oknie pokażą się informacje potwierdzające. Należy kliknąć przycisk Dalej. W sytuacji, gdy komponenty i słowniki programu lub dane płatnika lub ubezpieczonych będą nieaktualne, nastąpi pobranie i aktualizacja danych. 3.1. Gdy dane są nieaktualne to pojawia się okno z pytaniem: Należy potwierdzić kliknąć Tak. Program rozpocznie aktualizację. 3.2. Przebieg aktualizacji jest monitorowany w oknie: 3.3. 4. Aż do uzyskania informacji w punktach 1, 2 i 3 aktualne. Strona 19 z 27

4. W czwartym kroku kreatora użytkownik decyduje, czy Informacje będą tworzone dla wszystkich ubezpieczonych, czy dla wybranych. Jeśli Informacje będą tworzone dla wszystkich osób, należy wybrać opcję Twórz dokumenty dla wszystkich ubezpieczonych. Następnie należy kliknąć przycisk Dalej. Jeśli Informacje będą tworzone dla wybranych osób, należy wybrać opcję Twórz dokumenty dla wybranych ubezpieczonych. Następnie należy kliknąć przycisk Wybierz ubezpieczonych. W sytuacji, gdy ubezpieczeni nie zostaną wskazani, wówczas Informacje zostaną utworzone dla wszystkich ubezpieczonych. Strona 20 z 27

5. W kroku piątym kreatora pojawia się lista ubezpieczonych, dla których zostaną utworzone Informacje. Należy kliknąć przycisk Dalej. 6. W szóstym kroku kreatora użytkownik decyduje o miejscu, w którym będzie zapisana Informacja. Jeśli płatnik chce zapisać Informację w innym miejscu, niż lokalizacja domyślna, należy kliknąć przycisk Przeglądaj a następnie wskazać to miejsce. Jeśli Informacja ma być wydrukowana, należy zaznaczyć opcję Wydruk raportów. Strona 21 z 27

Po wybraniu opcji Przeglądaj pokaże się okno z folderami na dysku: Należy zaznaczyć wybrany folder i kliknąć OK. 7. W siódmym kroku kreatora użytkownik zostaje poinformowany dla ilu ubezpieczonych zostaną wydrukowane Informacje. Po kliknięciu przycisku Twórz nastąpi wydruk utworzonych Informacji. Utworzone Informacje zostaną również zapisane w standardowej lokalizacji na dysku lub w miejscu wskazanym przez użytkownika. Strona 22 z 27

5.5. Aktualizacja statusów przetworzenia dokumentów Po wysłaniu dokumentów i przetworzeniu ich w ZUS, program Płatnik zaktualizuje statusy przetworzenia dokumentów w rejestrze dokumentów, na podstawie informacji pobranej z ZUS. Program na bieżąco monitoruje, czy informacja o przetworzeniu dokumentów jest dostępna w ZUS, łącząc się z usługami udostępniania danych płatnikom. W sytuacji, gdy wysłane dokumenty zostały przetworzone z błędem, informacja o błędach dostępna jest w rejestrze dokumentów. 5.6. Zmiana w mechanizmach wysyłki dokumentów ubezpieczeniowych W związku z wprowadzeniem w programie Płatnik wersja 9.01.001 dodatkowych, szczegółowych weryfikacji w dokumentach przekazywanych do ZUS, zaleca się aktualizację danych w kartotekach płatnika i ubezpieczonych przed przystąpieniem do tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Przygotowanie dokumentów na podstawie aktualnych danych utrzymywanych w ZUS umożliwi poprawną ich weryfikację podczas wysyłania zestawu do ZUS. Program Płatnik wersja 9.01.001 nie dopuszcza możliwości przekazania do ZUS dokumentów dla płatnika i ubezpieczonych, jeśli dane dla nich nie zostaną potwierdzone w ZUS. Nie dotyczy to dokumentów: zgłoszeniowych zakładających konto płatnika - osoby fizycznej, zgłoszeniowych ubezpieczonych będących obywatelami Polski (posiadających numer PESEL) po potwierdzeniu tych danych w Centralnym Rejestrze Ubezpieczonych lub RU PESEL, zgłoszeniowych ubezpieczonych, którzy nie posiadają obywatelstwa polskiego i posługują się paszportem lub innym dokumentem tożsamości. Program nie dopuszcza wysyłki, jeśli w wysyłanym zestawie będą znajdować się: dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe, dokument ZUS ZSWA oraz jakiś inny dokument rozliczeniowy lub zgłoszeniowy, dokument ZUS IWA oraz jakiś inny dokument rozliczeniowy lub zgłoszeniowy, dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZUA i ZUS ZZA dla tego samego ubezpieczonego z tym samym 6-znakowym kodem tytułu ubezpieczenia, jeśli użytkownik nie oznaczył kolejności przetworzenia tych dokumentów. W zestawie wysyłanym do ZUS nie mogą znajdować się dokumenty rozliczeniowe o różnych identyfikatorach deklaracji bądź raportu. Każdy okres musi być umieszczony w oddzielnym zestawie. Strona 23 z 27

6. Najczęściej pojawiające się problemy/pytania dot. wersji 9.01.001 LP PROBLEM/PYTANIE WYJAŚNIENIE 1. Po zainstalowaniu programu Płatnik próbowałem pobrać dane z ZUS; danych nie udało się pobrać. Dlaczego? Aby funkcja pobierania danych działała poprawnie, muszą być spełnione następujące warunki: - w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat jednostki ZUS. W przypadku braku certyfikatu ZUS należy go pobrać i zarejestrować (Pobieranie certyfikatu ZUS), - w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat kwalifikowany, - brak ograniczeń administratora w dostępie do Internetu należy sprawdzić czy z poziomu przeglądarki jest możliwe połączenie z serwerami komunikacyjnymi. 2. Podczas pobierania danych płatnika mam komunikat "Podano niepoprawną wartość uwierzytelniającą. Wprowadź ją ponownie. Podczas pobierania danych z ZUS, użytkownik musi uzupełnić na formularzu Pobierania danych z ZUS informacje z historycznych dokumentów ubezpieczeniowych płatnika przekazanych już do ZUS. W sytuacji, gdy podane zostaną niepoprawne dane, program nie pozwoli na pobranie danych. Użytkownik musi uzupełnić tę wartość samodzielnie jedynie w przypadku, kiedy program Płatnik nie pobierze jej automatycznie z bazy. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed pobraniem danych przez nieupoważnione osoby. 3. Pobrałem dane z ZUS; nie wszystkie kartoteki ubezpieczonych zostały zaktualizowane. Co może być tego przyczyną? Aktualizowane są kartoteki tylko tych ubezpieczonych, którzy: - są przypisani w ZUS do danego płatnika (tzn. ubezpieczony jest lub był zgłoszony przez danego płatnika), - zostali już wyrejestrowani przez danego płatnika, a od ich wyrejestrowania nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy. Strona 24 z 27

4. Dlaczego w kartotece ubezpieczonego nie można edytować danych? Funkcja edycji dostępna tylko dla kartotek, które nie są potwierdzone w ZUS. Dane ubezpieczonych, których kartoteki mają status potwierdzona w ZUS, nie mogą być edytowane. Wszelkie zmiany w kartotekach są wykonywane automatycznie podczas aktualizacji danych na podstawie danych zapisanych na kontach w ZUS, po wcześniejszym wysłaniu i przetworzeniu odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane ubezpieczonego. 5. Dlaczego podczas wysyłki zestawu z dokumentami jest uruchamiana aktualizacja i czy można ja wyłączyć? Podczas wysyłki zestawów program sprawdza, czy w bazie znajdują się: - aktualne parametry wymagane do poprawnej pracy systemu weryfikacji (biblioteki, słowniki itp.), - aktualne dane płatnika i ubezpieczonych. Jeśli dane te są aktualne, proces pobierania nie zostaje uruchamiany. Zaleca się aktualizację danych w kartotekach płatnika i ubezpieczonych przed przystąpieniem do tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Przygotowanie dokumentów na podstawie aktualnych danych umożliwi poprawną ich weryfikację podczas wysyłania zestawu do ZUS. Podczas wysyłki nie można wyłączyć aktualizacji. W sytuacji, gdy wystąpiły problemy lub pojawiły się pytania należy: 1. przygotować informację o występującym problemie: jakie czynności wykonał użytkownik programu, na jakim etapie wystąpił problem, jaki komunikat wyświetlił się na ekranie; 2. z tak przygotowaną informacją skontaktować się z infolinią: 801 400 987 lub 22 560 16 00 od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18.00 Pytania można przesłać również za pomocą poczty elektronicznej, kierując je na adres cot@zus.pl. Strona 25 z 27

7. Dokumenty i materiały informacyjne Na stronie http://pue.zus.pl/platnik znajdują się następujące dokumenty dotyczące użytkowania wersji 9.01.001 programu Płatnik: 1. Broszura informacyjna. 2. Program Płatnik Dokumentacja administratora. 3. Program Płatnik Dokumentacja użytkownika. Na stronie www.zus.pl znajduje się poradnik Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych. Strona 26 z 27