Witkac.pl Platforma do zlecania zadań publicznych przez samorządy organizacjom pozarządowym
Witkac.pl - dla kogo? Samorządy gminy, powiaty, województwa, ogłaszające konkursy na realizację zadań publicznych dla organizacji pozarządowych Organizacje pozarządowe i podmioty prywatne, przeprowadzające konkursy ofert dla innych organizacji Organizacje pozarządowe, startujące w konkursach oferty
Witkac.pl dostępne moduły KONKURSY GENERATOR OFERT OCENA I WYNIKI KONKURSU ZARZĄDZANIE UMOWAMI I ANEKSAMI SPRAWOZDANIA STATYSTYKI
Proste i zautomatyzowane powiadamianie o ogłoszonych konkursach i ich wynikach zawsze aktualne wzory formularzy obowiązujących w danej procedurze, bez dodatkowych kosztów listy rankingowe generowane i publikowane jednym kliknięciem, możliwe do prezentowania na dowolnej stronie www Uporządkowany i uproszczony proces oceny formalnej i merytorycznej ofert on-line moduł tworzenia kart oceny zgodnych z obowiązującymi w urzędzie możliwość wprowadzania indywidualnych ocen, ich uzasadnień oraz sugerowanych kwot dofinansowania przez ekspertów do zatwierdzenia przez organizatora możliwość weryfikowania danych formalnych we współpracy z bazą danych Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl) Funkcjonalności Witkac.pl dla samorządów
Obsługa umów i aneksów seryjne generowanie umów na podstawie danych z wniosków i parametrów zleceniodawcy, z możliwością indywidualnej edycji wybranych umów możliwość sprzężenia systemu z elektronicznym obiegiem dokumentów w urzędzie możliwość dostosowywania ofert przed podpisaniem umowy i tworzenia aneksów do umów Obsługa sprawozdań generowanie sprawozdań na podstawie danych z wniosków aplikacyjnych i uzupełnianych w trakcie realizacji zadania możliwość zbierania sprawozdań z realizacji zadań zleconych w konkursach poza platformą autouzupełnianie części formalnej i rachunkowej sprawozdań Korzyści z witkac.pl dla samorządów Moduł statystyczny automatyczne agregowanie danych do sprawozdań np. z realizacji programu współpracy atrakcyjna forma prezentacji danych tabele i wykresy możliwość eksportowania danych do arkuszy kalkulacyjnych i generowania gotowych sprawozdań
Moduł komunikacyjny urzędnicy i oferenci otrzymują informacje o wszelkich zdarzeniach, które mają miejsce w systemie w związku z udziałem w procedurze konkursowej Obsługa ofert składanych w trybie art. 19a Archiwizacja dokumentów wszystkie dane dotyczące konkursów, oferty, umowy, sprawozdania i pozostała dokumentacja konkursowa jest cały czas dostępna w systemie, z możliwością wydruku i archiwizacji Bezpieczeństwo danych zapewnia zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych - firma Witkac Korzyści z witkac.pl dla samorządów System zgodny z Krajowymi Ramami Interoperacyjności Możliwość tworzenia indywidualnych wzorców dokumentów Możliwość rozbudowy funkcjonalności systemu zgodnie z potrzebami personelu urzędów Budowanie uporządkowanej bazy danych organizacji ubiegających się o realizację zadań
Generator ofert oparty o formularze internetowe, z wbudowanym systemem pomocy dostęp do systemu z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie Ograniczenie liczby błędów formalnych i rachunkowych w ofertach walidator numerów NIP, REGON, KRS i kont kalkulator wbudowany w sekcję budżetową uniemożliwiający złożenie oferty z błędem rachunkowym Archiwum składanych ofert możliwość tworzenia nowej oferty na podstawie ofert już wprowadzonych do systemu możliwość udostępniania ofert i współpracy z innymi użytkownikami Funkjonalności Witkac.pl dla organizacji Automatyczne powiadomienia o ogłoszonych konkursach na podstawie obszaru realizacji zadań i sfer pożytku publicznego Tworzenie prostych i poprawnych sprawozdań na podstawie danych z oferty, już na etapie realizacji zadania Automatyczne przypominanie o zbliżających się terminach (złożenia oferty, wysłania sprawozdania)
Oszczędzasz czas i pieniądze system na każdym etapie konkursu wykonuje automatyczne czynności, a Ty skupiasz się na najważniejszym utrzymanie i zapewnienie sprawnego działania infrastruktury informatycznej leży po stronie Witkac.pl Masz pewność i bezpieczeństwo gwarancji udziela doświadczony i kompetentny zespół, stosujący innowacyjne i przetestowane rozwiązania Korzyści z Witkac.pl dla samorządów i oferentów Pracujesz elastycznie i w komforcie obsługa wszystkich elementów systemu jest intuicyjna, możesz ją prowadzić z każdego miejsca i w dogodnym dla siebie czasie Dbasz o środowisko naturalne papier, drukarki, koperty, znaczki wykorzystujesz tylko wtedy, kiedy jest to absolutnie niezbędne
Jak to działa? Prezentacja podstawowych modułów
Okno logowania Przyjazne okno logowania do systemu
Zakładanie konta organizacji Konto zakładane jest w 5 krokach. Użytkownik dodatkowo może wskazać sfery pożytku publicznego oraz obszar terytorialny z jakiego chce otrzymywać powiadomienia o konkursach. Polami obowiązkowymi są e-mail, hasło oraz miejscowość.
Widok dla organizacji po zalogowaniu Na pierwszym ekranie widoczne są podstawowe funkcje: Mój profil, Lista konkursów, lista dostępnych urzędów oraz lista ofert przygotowywanych, złożonych oraz przyjętych i realizowanych.
Widok listy konkursów dla organizacji Lista konkursów prezentuje konkursy, które dostępne są w systemie. Użytkownik może dowolnie ustawiać kolejność konkursów klikając w nagłówek. Przy konkursach, które aktualnie przewidują nabór ofert widoczny jest przycisk Dodaj.
Widok wprowadzania i edycji oferty Formularz wprowadzania i edycji oferty został podzielony na sześć ekranów. Aby przejść między nimi wystarczy kliknąć w odpowiedni nagłówek. Możliwe jest przechodzenie pomiędzy różnymi sekcjami wniosku bez ich wypełniania. Powoduje to wyświetlenie komunikatu o błędach. Oferta jest też automatycznie zapisywana co kilka minut. Oferta jest podzielona zgodnie ze wzorem z rozporządzenia MPiPS.
Widok kosztorysu W systemie wprowadzono przyjazny moduł tworzenia kosztorysu oferty, który dodatkowo sprawdza, czy wszystkie wprowadzone dane są prawidłowe, np. zgodne z wytycznymi konkursowymi dot. poziomu wkładów własnych.
Widok dla urzędnika Widok po zalogowaniu dla urzędnika. Dodatkową funkcjonalnością jest przypisywanie urzędnika do konkretnego wydziału, departamentu, który ogłasza konkurs. Urzędnik oprócz przeglądania swoich konkursów, listy innych urzędów, może edytować parametry umów oraz kryteria oceny ofert.
Widok Mój urząd W tej zakładce zgromadzone zostały informacje dotyczące urzędu: linki do poszczególnych wydziałów oraz zbiorcze zestawienie ogłaszanych konkursów z informacją nt. liczby złożonych ofert.
Widok Nowy konkurs Program pozwala na wprowadzanie nowych konkursów, które opatrzone są parametrami wynikającymi z Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz wzoru oferty. Istnieje możliwość zmiany parametrów zależnie od potrzeb urzędu/instytucji. System umożliwia dołączanie do informacji o konkursie załączników oraz wzorów dokumentów wymaganych od oferentów.
Szczegółowy widok wprowadzonego konkursu Szczegółowy widok pozwala na przejście do określenia parametrów umowy do konkursu, szybkiego zakończenia naboru oraz przeglądania listy złożonych ofert oraz ofert, które zostały wprowadzone do systemu, ale nie zostały złożone.
Kryteria formalne i merytoryczne W systemie można ustawić dowolne kryteria formalne i merytoryczne, wg których oceniane są oferty w konkursie. Kryteria są budowane na zasadzie drzewka (kryteria główne i kryteria częściowe). Dla każdego kryterium formalnego można ustalić parametry do poprawy oraz (nie)dotyczy wszystkich oferentów. Dla każdego kryterium merytorycznego można ustalić minimalną oraz maksymalną wartość punktową. Po wypełnieniu karty oceny merytorycznej przez członków/inie komisji oceny wniosków system automatycznie tworzy propozycję rankingu z wynikami konkursu.
Szczegółowy widok złożonej oferty Szczegółowy widok złożonej oferty pozwala na dokonanie oceny oferty, odblokowanie oferty do poprawienia przez składającego, wydrukowania oferty w formacie PDF lub HTML, wygenerowania umowy do oferty.
Szczegółowy widok umowy Szczegółowy widok umowy pozwala na edycję wszystkich elementów umowy, w tym numeru i daty umowy, określenia transz w jakich płatna będzie dotacja oraz wygenerowania umowy w PDF lub HTML. System wspiera również tworzenie aneksów do umów, włącznie z edycją już złożonej i zakontraktowanej oferty.
Parametry umowy Parametru umowy są ustawiane na pięciu poziomach: domyślne ustawienia systemowe, dla całego urzędu, dla całego departamentu/wydziału, dla konkretnego konkursu oraz dla konkretnej umowy. Dzięki temu generowanie umów jest o wile prostsze, a urzędnik nie musi wielokrotnie wpisywać tych samych danych.
Statystyki Witkac.pl umożliwia agregowanie danych na temat organizowanych przez urząd konkursów i składanych ofert. Dane są przedstawiane w formie wykresów, mapy oraz w tabelach. Jednym kliknięciem można wygenerować raport statystyczny (gotowy załącznik do raportu z realizacji rocznego programu współpracy) lub dane w formacie zgodnym z powszechnymi arkuszami kalkulacyjnymi.
Podsumowanie To tylko wybrane funkcje systemu Witkac.pl narzędzie jest cały czas rozbudowywane we współpracy z operatorami Witkac Sp. z o. o. jest ubezpieczona w zakresie świadczenia usług informatycznych na kwotę 1 mln zł Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani współpracą z nami zapraszamy do kontaktu: biuro@witkac.pl