Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Spotkanie informacyjne dla pracowników kwestur i działów finansowych uczelni Warszawa, 17 kwietnia 2012
Plan prezentacji 1. Koszty uprawnione 2. Koszty nieuprawnione 3. Rodzaje dofinansowania 4. Koszty rzeczywiste 5. Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności 6. Dokumentacja finansowa 2
Koszty uprawnione: - poniesione w okresie obowiązywania umowy (umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez ostatnią z wymienionych wcześniej dwóch stron); działania objęte umową 01.06.2011 r. 30.09.2012 r. - ściśle związane z realizowanym celem umowy, - udokumentowane, - ujęte w ewidencji jednostki i opisane. 3
Opis dokumentów: Wszystkie dokumenty, które stanowią koszt w realizowanej umowie muszą być właściwie opisane: Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus na realizację umowy nr kategoria budżetowa opis 4
Koszt nieuprawnione - koszty nie związane z realizowaną umową, nie należące do żadnej z wymienionych w umowie kategorii budżetowych, - koszty nieudokumentowane, - VAT jeżeli jest odliczany, - dofinansowanie dla studenta, który był już na studiach i praktyce w instytucji partnerskiej, - koszty zadeklarowane, a objęte innym działaniem lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej lub z innych źródeł, - koszty różnic kursowych. 5
Rodzaje dofinansowania Dofinansowanie może mieć formę: płatności ryczałtowej, finansowania według stawki zryczałtowanej według skali kosztów jednostkowych, dofinansowania na podstawie kosztów rzeczywistych. - Płatności ryczałtowe beneficjent musi być w stanie udowodnić, że działanie na które udzielono wsparcia miało faktycznie miejsce; np. kategoria kosztów na organizację kursu intensywnego, koszty organizacji wymiany studentów i pracowników OM,
Rodzaje dofinansowania Przykład: Dofinansowanie z należne z tytułu OM wynosi np. 500. Beneficjent musi zatem dysponować dokumentami finansowymi (rachunki, faktury, itp.) potwierdzającymi wydatki związane z OM w wysokości 500.
Rodzaje dofinansowania - Stawka zryczałtowana z zastosowaniem skali kosztów jednostkowych beneficjent powinien być w stanie udowodnić, że działania uprawniające do otrzymania określonej kwoty dofinansowania zostały zrealizowane; np. koszty na utrzymanie w tym ubezpieczenie uczestników kursów intensywnych. Nie zwalnia to beneficjenta z obowiązku posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej wszystkie koszty poniesione na rzecz realizacji umowy.
Rodzaje dofinansowania - Koszty rzeczywiste beneficjent otrzyma dofinansowanie na działanie na pokrycie kosztów rzeczywistych np. podróży uczestników kursów intensywnych, koszty podróży pracowników uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych i wyjazdów szkoleniowych, dodatkowe dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności nie wyższe niż kwota wymieniona w umowie finansowej. Beneficjent zobowiązany jest przechowywać dokumenty zgodnie z warunkami umowy przez okres pięciu lat, licząc od daty płatności końcowej.
Koszty rzeczywiste Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w EUR. W tym celu beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR. Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.
Koszty rzeczywiste W przypadku, gdy rachunek bankowy uczelni prowadzony jest w PLN, uczelnia dokona przeliczenia poniesionych wydatków w PLN na EUR stosując rzeczywisty kurs banku NA z dnia dokonania płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta. W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od pierwszej płatności zaliczkowej do następnej.
Koszty rzeczywiste W przypadku, gdy rachunek bankowy uczelni prowadzony jest w PLN, a wydatki poniesione są w innych walutach niż EUR i PLN, do przeliczeń należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language =en
Koszty rzeczywiste W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language =en
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności W przypadku, gdy dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności przekracza maksymalne stawki stypendium należnego dla danego kraju na miesiąc, kwota przekraczająca stawki maksymalne stypendium rozliczana jest w oparciu o koszty rzeczywiste. Konieczne jest zatem udokumentowanie tej kwoty rachunkami, fakturami zgodnie z przepisami prawa krajowego i polityki rachunkowości przyjętej w Państwa uczelni.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności W liście kierowanym do uczelni znajduje się informacja o wysokości dodatkowej kwoty (przekraczającej stawki maksymalne) jaką należy udokumentować. Są to najczęściej koszty podróż i pobytu osób towarzyszących. Rozliczenie kwoty niższej lub skrócenie czasu pobytu powoduje konieczność zwrotu różnicy do NA po zatwierdzeniu rozliczenia.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności Wszystkie dokumenty (dotyczące podróży, utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej, miejscowego opiekuna, specjalnych materiałów dydaktycznych, opieki lekarskiej, rehabilitacji i inne) muszą być opisane: Wydatek w wysokości sfinansowany z Programu LLP Erasmus na potrzeby realizacji umowy ; kategoria budżetowa: ; opis:.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności Koszty podróży osoby towarzyszącej są rozliczane w oparciu o: 1. rachunek za bilet z widoczną ceną, 2. oświadczenie woli o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o liczbie przejechanych kilometrów;
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności Zwrot kosztów podróży osoby towarzyszącej za podróż samochodem może nastąpić na podstawie: 1. zaświadczenia o cenie biletu kolejowego II klasy, autokarowego, lotniczego na danej trasie (wybieramy najtańsze rozwiązanie) lub 2. wyliczenia: liczba przejechanych kilometrów * stawka ryczałtowa zgodna z wewnętrznymi zasadami danej organizacji nie wyższa niż 0,22 /km. Uczelnia musi wybrać bardziej ekonomiczny wariant i dysponować dokumentami to potwierdzającymi.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności Koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej obejmują wszelkie koszty związane z pobytem osoby towarzyszącej niepełnosprawnemu stypendyście w kraju docelowym, czyli koszty zakwaterowania, wyżywienia, ubezpieczenia, przejazdów lokalnych. Ta kategoria kosztów może być rozliczana w oparciu o obustronne oświadczenie woli potwierdzone np. biletami z datą wyjazdu i powrotu.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności Koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej nie mogą przekroczyć: 1. przy pobycie poniżej 3 miesięcy maksymalnych stawek ryczałtowych dla pracowników, 2. przy pobycie powyżej 3 miesięcy maksymalnych stawek ryczałtowych dla studentów.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności W przypadku udokumentowania kosztów rzeczywistych rachunkami w walucie innej niż EUR do przeliczenia kosztów na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca podpisania aneksu o dofinansowanie osób niepełnosprawnych.
Dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności Wszelkie dokumenty finansowe dołączone do rozliczenia dodatkowego dofinansowania z tytułu niepełnosprawności powinny być zweryfikowane przez uczelnię i po ich opisaniu i zaakceptowaniu ich kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem powinny być przesłane do NA. Oryginały powinny być przechowywane przez uczelnię jako potwierdzenie zrealizowania umowy.
Dokumentacja finansowa Beneficjent musi posiadać dokumentację potwierdzającą wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo np. informacje ze stron zawierające cenę. Proszę o zwrócenie uwagi na konieczność udokumentowania, iż dany koszt jest związany z realizacją projektu w sposób bezpośredni i zgodny z planem prac.
Dokumentacja finansowa Proszę zwrócić uwagę by kwoty widniejące w raporcie końcowym i zaksięgowane na koncie projektu jako finansowane z Programu LLP Erasmus były sobie równe.
Dziękuję za uwagę Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl 25