Oferta dla Wspólnoty Mieszkaniowej na Zarządzanie i Administrowanie Nieruchomością Wspólną Szanowni Państwo, Działając jako Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej Dębina z siedzibą w Poznaniu niniejszym zwracamy się do Państwa z ofertą współpracy w zakresie obsługi zarządzania i administrowania nieruchomością Wspólnoty. Nadmieniamy, że niżej podpisani członkowie Zarządu posiadają wieloletnie doświadczenie w szeroko rozumianym zarządzaniu nieruchomościami, w tym także obiektami użytkowymi. W ramach świadczonych przez Spółdzielnię usług zapewnimy Państwa Wspólnocie Mieszkaniowej fachową księgowość, która w sposób racjonalny będzie gospodarować zgromadzonymi przez Państwa Wspólnocie Mieszkaniowej środkami pieniężnymi, ponadto zagwarantuje - przy wysokim poziomie usług niskie koszty utrzymania obiektu. W zasobach zarządzanych przez Spółdzielnię od 8 lat nie uległy zmianie koszty eksploatacji, taki wynik, to umiejętność negocjacji oraz wdrożenie nowoczesnych zasad racjonalnego gospodarowania i ciągłego dokształcania personelu. Zapewniamy Państwa Wspólnocie Mieszkaniowej: racjonalną gospodarkę Wspólnoty Mieszkaniowej administrowanie zasobami Wspólnoty Mieszkaniowej 1
bezpieczeństwo obiektów Wspólnoty Mieszkaniowej pomoc techniczną dla Wspólnoty Mieszkaniowej projekt HELP -24 dla Wspólnoty Mieszkaniowej w zakresie pogotowia technicznego i doradztwa prawnego. To co z pewnością wyróżnia nas spośród innych firm zarządzających i administrujących nieruchomością wspólną, funkcjonujących na rynku to wiedza oraz zaangażowanie w pozyskiwanie dotacji i środków finansowych na rewitalizację i termomodernizację nieruchomości, oraz rozkładanie ryzyka ubezpieczeń. Spółdzielnia zatrudnia wykwalifikowaną kadrę pracowników, ponadto na stałe współpracuje ze specjalistami z różnych dziedzin, nie tylko w zakresie administracji i księgowości, ale także z dziedziny szeroko pojętego budownictwa, w tym z zakresu modernizacji, remontów i serwisu niezbędnego do utrzymania obiektów. Ponadto, współpracujemy z Kancelarią Adwokacką wyspecjalizowaną w szeroko rozumianym prawie mieszkaniowym w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomością wspólną. W ramach tej współpracy będzie możliwie zapewnienie Państwu także pomocy prawnej w pełnym zakresie oraz wsparcie merytoryczne podczas przygotowania zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym sporządzanie projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej, sporządzanie opinii prawnych, analiza i sporządzanie projektów umów Wspólnoty Mieszkaniowej oraz prowadzenie postępowań sądowych o zapłatę, eksmisję czy z zakresu prawa spadkowego. Zachęcamy, do zapoznania się z zakresem świadczonych przez nas usług. Z poważaniem Marek Szymański Prezes Zarządu Krzysztof Mieszała Zastępca Prezesa Zarządu 2
Załącznik nr 1 ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG 1. Podejmowanie działań w imieniu i na rzecz Wspólnoty w zakresie jej reprezentacji: a. reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz, w szczególności przed organami administracji publicznej i innymi instytucjami, w tym bankami, b. reprezentowanie Wspólnoty w stosunkach pomiędzy właścicielami. 2. Administrowanie a. prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali oraz ich użytkowników, b. wydawanie zaświadczeń, osobom posiadającym tytuł prawny do lokalu, o niezaleganiu w opłatach na rzecz Wspólnoty, c. sporządzanie zawiadomień o zmianach wysokości opłat, wynikających z decyzji właścicieli lub innych przepisów prawa miejscowego, d. zapewnienie bieżącej obsługi eksploatacyjnej, w szczególności: dostaw mediów, negocjowanie z ich dostawcami warunków obowiązujących umów, i kontrola ich wykonywania, e. udzielanie każdemu z Właścicieli w godzinach funkcjonowania biura Zarządcy informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz w sprawach dotyczących rozliczeń w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali, f. wynajmowanie pomieszczeń i lokali stanowiących nieruchomość wspólną oraz udostępnianie ścian budynku na reklamy po wcześniejszym uzyskaniu zgody właścicieli w formie uchwały, g. wykonywanie prawomocnie podjętych uchwał Wspólnoty, h. utrzymanie należytego porządku i czystości w budynku oraz na terenach zielonych w obrębie posesji. 3. Obsługa zebrań wspólnoty a. zwoływanie zebrań Wspólnoty co najmniej raz w roku, stosownie do przepisów ustawy o własności lokali, 3
b. przygotowanie porządku zebrania i sporządzanie projektów uchwał Wspólnoty, c. obsługa zebrań Wspólnoty (protokołowanie, liczenie głosów, etc.) 4. Obsługa finansowa a. otwarcie dla Wspólnoty rachunków bankowych bieżącego i funduszu remontowego dokonywanie rozliczeń poprzez te rachunki, b. prowadzenie ewidencji księgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej, c. prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów z tytułu mediów, zaliczek i wpłat uiszczonych na pokrycie tych kosztów, d. przyjmowanie zaliczek i wpłat na koszty, o których mowa w pkt c i d oraz windykacja wierzytelności Wspólnoty, e. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty, planów remontów wraz z ich wstępną kalkulacją, f. pobieranie i odprowadzanie podatków oraz innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej, g. sporządzanie deklaracji podatkowych. 5. Pomoc techniczna a. zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń znajdujących się w budynku, zgodnie z przepisami Prawa budowlanego, b. zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji nieruchomości, c. prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, a w razie potrzeby zlecenie wykonania inwentaryzacji budowlanej obiektu oraz projektów budowlanych i remontów budynku (częściowych i całkowitych), d. przygotowywanie planów remontowych nieruchomości, e. sporządzanie kosztorysów inwestorskich, f. przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów, analiza ofert i materiałów przetargowych, 6. Pomoc prawna 4
- PROJEKT Umowa o zarządzanie i administrowanie nieruchomością wspólną zawarta w Poznaniu w dniu.. roku pomiędzy: Wspólnotą Mieszkaniową nieruchomości położonej w Poznaniu przy ul.. reprezentowaną przy niniejszej czynności przez Zarząd Wspólnoty w osobach: 1., zam. w Poznaniu przy ul... 2., zam. w Poznaniu przy ul... 3., zam. w Poznaniu przy ul... zwaną w dalszej części Umowy Wspólnotą a Spółdzielnią Mieszkaniową Dębina z siedzibą w Poznaniu na os. Dębina 106, zarejestrowaną w rejestrze prowadzonym przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000164043, NIP 7831335043, REGON 630702326, reprezentowaną przez: 1. Marka Szymańskiego Prezesa Zarządu 2. Krzysztofa Mieszałę Wiceprezesa Zarządu zwany w dalszej części Umowy Zarządcą łącznie zwanymi w dalszej części Umowy także Stronami, a każda indywidualnie Stroną o następującej treści: PREAMBUŁA Wspólnota Mieszkaniowa oświadcza, że przedmiotowa nieruchomość obejmuje budynek/budynki nr. oraz działkę gruntu nr obręb o powierzchni.. i stanowi w częściach ułamkowych współwłasność właścicieli stosownie do zapisów w księdze wieczystej KW nr.. prowadzonej dla nieruchomości przez Sąd Rejonowy Poznań Stare Miasto w Poznaniu, Wydział. Ksiąg Wieczystych. 5
Ponadto, Wspólnota oświadcza, że Zarząd został należycie umocowany do podpisania niniejszej umowy zgodnie z uchwałą Wspólnoty Mieszkaniowej nr. z dnia... Niniejsza umowa wiąże wszystkich kolejnych nabywców lokali w przedmiotowej nieruchomości. 1. 1. Wspólnota zleca Spółdzielni zarządzanie i administrowanie nieruchomością położoną w Poznaniu przy ul., o której mowa w Preambule, a Zarządca zlecenie przyjmuje na zasadach określonych w niniejszej umowie. 2. Zarządca w sposób samodzielny wykonywać będzie czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną, o której mowa w ust. 1. Natomiast, czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu Spółdzielnia wykonywać będzie za zgodą właścicieli wyrażoną w stosownej uchwale. 3. Zarządca podejmuje czynności związane z realizacją niniejszej umowy na podstawie planu gospodarczego przyjętego uchwałą Wspólnoty na dany rok kalendarzowy. Konieczność wydatkowania dodatkowych środków finansowych wymaga uprzedniej zgody Wspólnoty wyrażonej w stosownej uchwale. 2. Do obowiązków Zarządcy należy w szczególności - w zakresie: 1. podejmowania działań w imieniu i na rzecz Wspólnoty w zakresie jej reprezentacji: a. reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz, w szczególności przed organami administracji publicznej i innymi instytucjami, w tym bankami, b. reprezentowanie Wspólnoty w stosunkach pomiędzy właścicielami. 2. administrowania: a. prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali oraz ich użytkowników, b. wydawanie zaświadczeń, osobom posiadającym tytuł prawny do lokalu, o niezaleganiu w opłatach na rzecz Wspólnoty, c. sporządzanie zawiadomień o zmianach wysokości opłat, wynikających z decyzji właścicieli lub innych przepisów prawa miejscowego, d. zapewnienie bieżącej obsługi eksploatacyjnej, w szczególności: dostaw mediów, negocjowanie z ich dostawcami warunków obowiązujących umów i kontrola ich wykonywania, 6
e. udzielanie każdemu z Właścicieli w godzinach funkcjonowania biura Zarządcy informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz w sprawach dotyczących rozliczeń w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali, f. wynajmowanie pomieszczeń i lokali stanowiących nieruchomość wspólną oraz udostępnianie ścian budynku na reklamy po wcześniejszym uzyskaniu zgody właścicieli w formie uchwały, g. wykonywanie prawomocnie podjętych uchwał Wspólnoty, h. utrzymanie należytego porządku i czystości w budynku oraz na terenach zielonych w obrębie posesji. 3. obsługi zebrań wspólnoty: a. zwoływanie zebrań Wspólnoty co najmniej raz w roku, stosownie do przepisów ustawy o własności lokali, b. przygotowanie porządku zebrania i sporządzanie projektów uchwał Wspólnoty, c. obsługa zebrań Wspólnoty (protokołowanie, liczenie głosów, etc.) 4. obsługi finansowej: a. otwarcie dla Wspólnoty rachunków bankowych bieżącego i funduszu remontowego dokonywanie rozliczeń poprzez te rachunki, b. prowadzenie ewidencji księgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej, c. prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów z tytułu mediów, zaliczek i wpłat uiszczonych na pokrycie tych kosztów, d. przyjmowanie zaliczek i wpłat na koszty, o których mowa w pkt c i d oraz windykacja wierzytelności Wspólnoty, e. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty, planów remontów wraz z ich wstępną kalkulacją, f. pobieranie i odprowadzanie podatków oraz innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej, g. sporządzanie deklaracji podatkowych. 5. pomocy technicznej: a. zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń znajdujących się w budynku, zgodnie z przepisami Prawa budowlanego, 7
b. zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji nieruchomości, c. prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, a w razie potrzeby zlecenie wykonania inwentaryzacji budowlanej obiektu oraz projektów budowlanych i remontów budynku (częściowych i całkowitych), d. przygotowywanie planów remontowych nieruchomości, e. sporządzanie kosztorysów inwestorskich, f. przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów, analiza ofert i materiałów przetargowych. Szczegółowy zakres usług, określa załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. 1. Wysokość zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej ustalona jest na podstawie uchwały Wspólnoty w oparciu o przyjęty plan finansowy. 2. Zaliczki, o których mowa w ust. 1 oraz inne koszty wynikające z uchwał Wspólnoty, Spółdzielnia rozliczy w stosunku do poszczególnych właścicieli lokali w części odpowiadającej ich udziałowi we współwłasności nieruchomości wspólnej. 3. Zarządca nie ponosi odpowiedzialności prawnej i finansowej za skutki wynikające z nieuregulowania przez właścicieli lokali należnych od nich zaliczek, o których mowa w ust. 1 lub wnoszenia ich z opóźnieniem. 4. Zarządca w terminie do 15 marca każdego roku będzie przekazywać Wspólnocie sprawozdanie finansowe za poprzedni rok wraz z projektem rocznego planu gospodarczego, projektami uchwał dotyczącymi wysokości zaliczek na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, na fundusz remontowy oraz na opłaty za świadczenia w celu ich zatwierdzenia przez zebranie Wspólnoty. 4. 1. Wspólnota zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zarządcy wynagrodzenia w kwocie netto. zł/m 2, łącznie zł, na podstawie powierzchni użytkowej m 2 o której mowa w 1 ust. 1 Umowy. Wynagrodzenie płatne będzie miesięcznie z dołu. Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT według stawki właściwej w chwili powstania obowiązku podatkowego. 8
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, Wspólnota zobowiązuje się zapłacić w terminie 7 dni od dnia wystawienia przez Zarządcę faktury VAT, na wskazany tam numer rachunku bankowego. 5. 1. Spółdzielnia wyznacza jako Zarządcę nieruchomości:...., posiadającego licencję zawodową zarządcy nieruchomości numer., jako zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za wykonanie niniejszej umowy, zwanego w dalej Zarządcą. 2. Spółdzielnia ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą w stosunku do Wspólnoty za zawinione działania i zaniechania własne oraz działania i zaniechania osób, z których pomocą zobowiązania wykonuje. 3. Spółdzielnia oświadcza, iż Zarządca posiada obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą wyniknąć w związku z wykonywaniem czynności zarządzania, o których mowa w art. 185 ust. 1 i 1a. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. 6. 1. Zarządca jest zobowiązany do zachowania należytej staranności przy wypełnianiu swoich obowiązków oraz stosowania zasad racjonalnej gospodarki. 2. Zarządca zobowiązuje się do szczególnie starannego zabezpieczenia danych osobowych właścicieli i najemców lokali oraz części wspólnych przed dostępem osób trzecich, przy czym gromadzenie i przetwarzanie danych związane jest wyłącznie z realizacją niniejszej umowy. 7. 1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem jej podpisania. 2. Każda Strona ma prawo do rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 8. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o własności lokali. 9
2. Umowa może być zmieniona jedynie za pisemnym porozumieniem Stron, pod rygorem nieważności. 3. Spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zarządcy. 4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 10