MODUŁ RFX - INSTRUKCJA OFERENTA

MODUŁ RFX - INSTRUKCJA OFERENTA Marketplanet Strona - 1

Spis treści Spis treści... 2 1. Definicje... 3 2. Wprowadzenie... 4 3. Nawigacja w Systemie... 5 3.1 Podstawowe elementy interfejsu użytkownika... 5 3.2 Nagłówek... 5 3.3 Menu użytkownika... 5 3.4 Obszar roboczy... 8 3.5 Akcje... 9 3.6 Stopka... 9 4. Strefa publiczna systemu... 10 5. Logowanie do systemu... 13 5.1 Pierwsze logowanie do systemu... 14 6. Podstawowe informacje o module RFX... 16 7. Moje zapytania RFX... 17 8. Przystąpienie do zapytania ogólnodostępnego... 18 9. Podgląd zapytania ofertowego... 20 9.1 Zakładka Status... 21 9.2 Zakładka Pytania/odpowiedzi dostawcy... 24 9.3 Zakładka Oferta... 28 9.3.1 Składanie ofert... 29 10. Spis rysunków... 35 Marketplanet Strona - 2

1. Definicje System (Platforma Zakupowa) aplikacja informatyczna o nazwie Platforma Zakupowa, wdrażana w określonym zakresie w celu wsparcia procesu wyboru Dostawcy zgodnie z umową wdrożeniową. Użytkownik osoba, posiadająca login i hasło do konta pozwalającego na korzystanie z systemu w zakresie zgodnym z przypisanymi rolami. Użytkownikami są pracownicy usługobiorcy oraz pracownicy Dostawców; Rola zbiór uprawnień do wykonywania czynności w systemie, wyodrębniony dla potrzeb konfiguracji kont użytkowników; Jednostka organizacyjna zdefiniowana w systemie część Struktury organizacyjnej, do której przypisani są użytkownicy. Przyjmuje się, że będzie ona odwzorowywała organizację zakupową i obejmować będzie określoną liczbę poziomów; Moduł systemu zbiór funkcjonalności systemu, obsługujących wybrany etap procesu zakupowego; Obiekt wyodrębniony element znajdujący się w aplikacji, stanowiący reprezentację dokumentu, lub zbioru dokumentów. Obiekt posiada parametry takie jak: typ (Aukcja, RFX, Zapotrzebowanie), status, pola formularza, zakładki. Oferent- osoba składająca ofertę w procesie wyboru dostawcy, będąca przedstawicielem jednostki organizacyjnej danego Dostawcy. Operator osoba odpowiedzialna za prowadzenie Zapytań Ofertowych (RFX-ów) i Aukcji elektronicznych na Platformie Zakupowej. RFX / Zapytanie ofertowe - to zaproszenie dla dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert, mającego na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi. Marketplanet Strona - 3

2. Wprowadzenie Niniejsza instrukcja przeznaczona jest dla użytkowników składających w imieniu dostawcy oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Dokument zawiera instrukcję postępowania oraz opis funkcji dostępnych na Platformie Zakupowej. Platforma Zakupowa umożliwia dostawcom: rejestrację w systemie, przystąpienie do zapytania ofertowego, podgląd zapytania ofertowego, zapisanie i złożenie oferty, zadanie pytania operatorowi prowadzącemu zapytanie ofertowe, udzielenie odpowiedzi na pytanie zadane przez operatora. Marketplanet Strona - 4

3. Nawigacja w Systemie 3.1 Podstawowe elementy interfejsu użytkownika Po zalogowaniu do Systemu użytkownik (oferent) ma przed sobą interfejs z następującymi elementami widocznymi na rysunkach poniżej: 1. Nagłówek. 2. Menu użytkownika. 3. Obszar roboczy. 4. Stopka. nagłówek menu użytkownika obszar roboczy Rysunek 1 Elementy interfejsu użytkownika stopka 3.2 Nagłówek W części nagłówkowej znajdują się informację dotyczące imienia, nazwiska i loginu użytkownika oraz nazwa i identyfikator jednostki organizacyjnej, do której jest on przypisany. W nagłówku dostępne są także dwie funkcje Mój Profil i Wyloguj. Po kliknięciu na Mój profil otwiera się ekran zmiany hasła do konta, a po kliknięciu w link Wyloguj kończymy pracę z systemem. 3.3 Menu użytkownika Podczas pracy z menu oferent (użytkownik), chcąc przejść do konkretnego miejsca, wykorzystuje dostępne sekcje menu. Każda z sekcji zawiera opcje umożliwiające wywołanie określonych ekranów Marketplanet Strona - 5

systemu (odnośniki), na przykład, klikając na Portal dostawcy użytkownik uzyskuje widok poszczególnych odnośników: Moje zapytania Rfx, Pozostałe zapytania Rfx, Moje aukcje, Obserwowane aukcje. Zakres dostępnych opcji w menu jest uzależniony od uprawnień użytkownika. rozwinięta sekcja odnośnik Rysunek 2 Menu użytkownika - rozwinięta sekcja Portal dostawcy Rozwinięte sekcje menu, zostają zapisane w momencie wylogowania się użytkownika, dzięki czemu, przy ponownym logowaniu użytkownik zastaje je w tej samej konfiguracji. Menu zostało wyposażone w szereg interaktywnych funkcji ułatwiających użytkownikom pracę z systemem. Pierwszą z nich jest funkcja zwijania/rozwijania zawartości sekcji menu, uruchamiana po kliknięciu na nazwę sekcji. Rysunek 3 Rozwinięcie/zwinięcie zawartości sekcji menu W celu zwiększenia powierzchni obszaru roboczego, użytkownik ma możliwość ukrycia menu. W tym celu należy kliknąć na link Zwiń menu znajdujący się nad menu. Marketplanet Strona - 6

Rysunek 4 Możliwości dostosowania wyglądu menu Użytkownicy mogą określić pozycję sekcji w menu. W tym celu należy chwycić wybraną sekcję, a następnie przeciągnąć ją we właściwe miejsce menu. Aby chwycić sekcję, należy kliknąć w jej nagłówek (poza obszarem jej nazwy). Rysunek 5 Przemieszczanie sekcji System zapamiętuje dokonane zmiany w ustawieniu menu. Po zalogowaniu się użytkownika do systemu, menu zostanie wyświetlone w takiej postaci, w jakiej znajdowało się podczas ostatniego wylogowania. Istnieje także możliwość podzielenia sekcji na dwie grupy: główną i dodatkową oraz ukrycia sekcji z grupy dodatkowej. Aby przenieść sekcję do dodatkowych, należy kliknąć na ikonę dostępną z prawej strony nazwy sekcji. Po wykonaniu tej czynności sekcja zostanie przeniesiona do dolnej części menu (poniżej wyraźnej linii oddzielającej grupę główną od grupy dodatkowej). W celu ukrycia sekcji z grupy dodatkowej należy kliknąć na link Ukryj sekcje menu, znajdujący się pod menu. Po wykonaniu tej czynności w menu będą Marketplanet Strona - 7

widoczne tylko sekcje główne. Określenie kolejności sekcji w menu jest możliwe tylko dla sekcji głównych. Aby przywrócić sekcję do grupy głównej, należy kliknąć na ikonkę przeniesienie sekcji do grupy dodatkowej podział na sekcje główne i dodatkowe przywrócenie sekcji do grupy głównej Rysunek 6 Interaktywność menu użytkownika ukrycie sekcji dodatkowej 3.4 Obszar roboczy W obszarze roboczym wyświetlane są ekrany systemu zawierające takie elementy, jak formularze i listy. Obszar roboczy można powiększyć poprzez zwinięcie menu bądź nagłówka systemu. Rysunek 7 Obszar roboczy W obrębie obszaru roboczego podczas wykonywania czynności, w zależności od uruchamianych opcji, wyświetlają się różne ekrany. Marketplanet Strona - 8

3.5 Akcje Jedną z kolumn dostępnych na listach jest kolumna Akcje. Pojawiają się w niej ikonki umożliwiające wykonanie określonego działania na dokumencie dostępnym na liście. Użytkownicy dostawcy najczęściej będą się spotykali z ikoną podglądu ofertowego., służącą do wejścia w szczegóły zapytania 3.6 Stopka Stopka zawiera informacje o aktualnej wersji systemu oraz link do regulaminu. Rysunek 8 Stopka z informacją o systemie Marketplanet Strona - 9

4. Strefa publiczna systemu Przed zalogowaniem się do systemu dostępna jest tylko część jego zawartości. W strefie publicznej można obejrzeć opublikowane zapytania ofertowe, regulacje i procedury procesu zakupowego oraz pytania i odpowiedzi. Rysunek 9 Strefa publiczna Po kliknięciu na głównym menu w sekcje Zapytania ofertowe otwiera się lista opublikowanych i otwartych (dostępnych dla wszystkich dostawców) zapytań ofertowych. Marketplanet Strona - 10

Rysunek 10 Strefa publiczna systemu Zapytania ofertowe Istnieje możliwość przeszukania tej listy po nazwie, numerze zapytania lub wybierając kategorię asortymentową. By wyszukać po nazwie, należy uzupełnić pole Nazwa zapytania wpisując przynajmniej fragmentem nazwy i kliknąć przycisk Szukaj. Grupę materiałową należy wybrać z listy, która po kliknięciu otworzy się w oknie pop-up. Lista grup materiałowych ma postać drzewa, którego gałęzie rozwijają się po kliknięciu na znak plusa obok numeru grupy. Wybór grupy materiałowej potwierdza się kliknięciem na numer obok jej nazwy. Klikając na ikonę można obejrzeć szczegóły opublikowanego RFXa. Aby przystąpić do zapytania, należy kliknąć na przycisk Zaloguj się, aby przystąpić do zapytania umieszczony na dole formularza zapytania ofertowego. Nastąpi wówczas przekierowanie do okna logowania. Sekcja Regulacje i procedury procesu zakupowego na głównym menu zawiera pliki do ściągnięcia, zamieszczone przez operatora. Marketplanet Strona - 11

Rysunek 11 Sekcja Regulacje i procedury procesu zakupowego Sekcja Pytania i odpowiedzi zawiera listy zadanych przez użytkowników pytań, na które odpowiedzi mogą dotyczyć wszystkich dostawców i są dostępne publicznie. Istnieje możliwość przeszukania bazy pytań i odpowiedzi za pomocą wyszukiwarki. Rysunek 12 Ekran Pytania i odpowiedzi By przeczytać całą treść odpowiedzi, należy kliknąć ikonę. Rysunek 13 Ekran odpowiedzi publicznej Marketplanet Strona - 12

5. Logowanie do systemu Aby zalogować się do systemu, należy kliknąć na link Zaloguj dostępny w nagłówku Platformy Marketplanet. Zalogowanie do systemu jest niezbędne do złożenia oferty (przystąpienia do aukcji). Rysunek 14 Strona główna Platformy Po wykonaniu powyższej operacji otwarty zostanie ekran logowania: Rysunek 15 Ekran logowania Marketplanet Strona - 13

Przy logowaniu, w okienkach z napisami: Login oraz Hasło należy wpisać odpowiednie dane oraz nacisnąć przycisk Zaloguj. W przypadkach, gdy użytkownik zapomniał bądź zagubił hasło dostępowe do swojego konta, może skorzystać z funkcjonalności przypomnienia hasła. W tym celu należy najpierw wybrać łącze Zaloguj, a następnie Przypomnij hasło. Hasło zostanie wysłane na adres e-mail loginu, który został wprowadzony na wyświetlonym ekranie. 5.1 Pierwsze logowanie do systemu Przy pierwszym logowaniu, w okienkach Login oraz Hasło należy wpisać otrzymane e-mailem odpowiednie dane (login oraz hasło) oraz nacisnąć przycisk Zaloguj. Przy pierwszym logowaniu do systemu system poprosi o zmianę hasła. W tym celu należy wypełnić odpowiednie pola na ekranie widocznym na rysunku poniżej. Należy pamiętać, że hasło powinno mieć przynajmniej 8 znaków, w tym małe i wielkie litery oraz cyfrę lub znak specjalny. Po wprowadzeniu danych należy wybrać przycisk Zatwierdź zmiany. Hasło do systemu zostanie zmienione i będzie służyć do logowania. Standardowo każde hasło jest ważne 30 dni od jego ostatniej zmiany. Po tym okresie konieczne będzie dokonanie ponownej zmiany. Rysunek 16 Zmiana hasła do systemu Jeżeli oferent nie posiada konta w systemie, powinien zarejestrować się za pomocą formularza rejestracyjnego. W celu wyświetlania formularza należy na ekranie logowania kliknąć na przycisk Zarejestruj się. Formularz rejestracyjny został przedstawiony poniżej. Marketplanet Strona - 14

Rysunek 17 Formularz rejestracyjny Poniżej formularza znajduje się checkbox z opisem: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym dla potrzeb związanych z uczestnictwem w procesach zakupowych w Platformie Zakupowej, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Jeśli checkbox nie zostanie zaznaczony, nie będzie możliwości wysłania wniosku rejestracyjnego. Marketplanet Strona - 15

Po otrzymaniu wniosku i zweryfikowaniu zawartych w nim danych administrator wysyła e-mailem akceptację zgłoszenia z hasłem tymczasowym do systemu, które należy zmienić przy pierwszym logowaniu. 6. Podstawowe informacje o module RFX W celu wzięcia udziału w procesie składania ofert, oferent powinien zalogować się do systemu. Po poprawnym zalogowaniu należy wybrać sekcję Portal dostawcy. Rysunek 18 Ekran po zalogowaniu Na liście Moje zapytania RFX są dostępne zapytania, do których oferent został zaproszony przez zamawiającego lub do których przystąpił samodzielnie. Oferent może również za pomocą opcji Pozostałe zapytania RFX podejrzeć inne ogólnodostępne zapytania ofertowe, do których, chociaż nie został bezpośrednio zaproszony, może przystąpić, w celu złożenia oferty. Marketplanet Strona - 16

7. Moje zapytania RFX Po wyborze w menu opcji Moje zapytania RFX system wyświetli ekran z listą zapytań, nad którą znajduje się poniższa wyszukiwarka. Rysunek 19 Pola wyszukiwarki Oferty można wyszukiwać po następujących polach: nazwa zapytania, status zapytania, stan zapytania, stan oferty, kategoria asortymentowa, status zapytania. Rysunek 20 Lista zapytań RFX Marketplanet Strona - 17

Zapytanie odnajdujemy za pomocą dostępnej wyszukiwarki lub wybieramy odpowiednią pozycję z listy i przechodzimy do jej szczegółów za pomocą ikony. 8. Przystąpienie do zapytania ogólnodostępnego Istnieje możliwość przystąpienia do ogólnodostępnego zapytania ofertowego. Lista tych zapytań, dostępna jest pod linkiem Pozostałe zapytania RFX w menu użytkownika. Listę można filtrować za pomocą takich kryteriów jak nazwa zapytania, numer zapytania, kategoria asortymentowa oraz status zapytania. Rysunek 21 Zapytania ogólnodostępne W celu obejrzenia szczegółów zapytania, należy kliknąć ikonę lupy w kolumnie Akcje. Pojawi się opis szczegółów zapytania ofertowego. Jeśli oferent będzie chciał na nie odpowiedzieć, wówczas należy wybrać przycisk Przystąp do procedury umieszczony pod treścią RFX. Spowoduje to przejście do takiego samego widoku jaki został opisany w punkcie 9.3 oraz przeniesienie zapytania z sekcji Pozostałe zapytania RFX do Moje zapytania RFX. Marketplanet Strona - 18

Rysunek 22 Przystąpienie do zapytania ofertowego Marketplanet Strona - 19

9. Podgląd zapytania ofertowego Po użyciu ikony lupy przechodzimy do szczegółów zapytania ofertowego. Informacje o zapytaniu są zawarte na trzech poniższych zakładkach: zakładce Status; zakładce Pytania/odpowiedzi dostawcy; zakładce Oferta. W przypadku wejścia na zapytanie z poziomu listy Pozostałe zapytania RFX dostępna będzie początkowo jedynie zakładka Status. Pozostałe dwie zakładki zostaną pokazane dopiero po tym, jak oferent przystąpi do zapytania poprzez kliknięcie przycisku Przystąp do procedury. Marketplanet Strona - 20

9.1 Zakładka Status Na zakładce Status znajdują się szczegółowe informacje o zapytaniu ofertowym pogrupowane w trzech sekcjach. Rysunek 23 Zakładka Status Marketplanet Strona - 21

W sekcji Informacje o zapytaniu znajdziemy informacje: Status oferenta zmienia się w zależności od czynności dokonywanych przez oferenta i operatora, np.: nowa runda, złożono ofertę, runda zakończona; Nazwa zapytania nazwa nadana przez operatora zapytania; Numer zapytania numer nadany automatycznie przez System; Dokument źródłowy - numer zapotrzebowania powiązanego z Zapytaniem Ofertowym; W sekcji Informacje podstawowe znajdziemy informacje: Waluta RFXa - waluta bazowa RFXa względem której są przeliczane waluty, w których zostały złożone oferty, po kursie ustalonym przez Kupca. Kupiec może zaktualizować kursy walut w dowolnym czasie trwania RFXa. Dane kontaktowe Kupca pod linkiem Pokaż dane kontaktowe znajdują się dane teleadresowe Kupca, będącego operatorem RFXa; Jednostka organizacyjna - nazwa jednostki, dla której tworzone jest zapytanie ofertowe; Opis zapytania krótki opis czego dotyczy zapytanie (pole opcjonalne); Kategoria asortymentowa - kategoria zakupowa, której dotyczy RFX. Sekcja Informacje szczegółowe zawiera parametry determinujące przebieg danej rundy zapytania ofertowego: Typ rundy zapytania ( Otwarta dostępne dla wszystkich oferentów; Zamknięta dostępne tylko dla zaproszonych oferentów, Aukcyjna zapytanie ofertowe ma wyłącznie postać Aukcji); Rodzaj ofert: o Jawne - widoczne są dla kupca od chwili ich złożenia; o Niejawne - oferty widoczne dla kupca dopiero po upływie terminu ich otwarcia; Terminy rozpoczęcia i zakończenia rundy terminy wyznaczające okres, w którym oferenci mogą składać oferty; Data otwarcia ofert - data otwarcia ofert przez operatora (definiowana tylko w przypadku niejawnych RFXów); Możliwość składania ofert częściowych/całościowych wartość Na całość oznacza, że oferta zostanie przyjęta tylko wówczas, gdy zostanie złożona na wszystkich pozycjach zapytania; wartość Częściowe oznacza, że oferent może wybrać pozycje, na które chce złożyć ofertę; W obu przypadkach ważne jest, aby dla każdej pozycji wypełnić wszystkie dostępne pola, tak aby oferta miała status Kompletna ; Marketplanet Strona - 22

Dopuszczalna zmiana oferty przez dostawcę wartość Tak oznacza, że w okresie trwania rundy oferenci mają możliwość ponownego złożenia oferty. Nowa oferta zastępuje poprzednio złożoną; Dostępne waluty- dostępne waluty, w których oferenci mogą składać oferty. Poniżej sekcji informacyjnych znajdują się Odpowiedzi publiczne. Operator może zdecydować się udzielić odpowiedzi publicznie na pytanie dostawcy, wówczas odpowiedź pojawia się również pod opisem szczegółów zapytania (nie jest wtedy podawany autor pytania). By ją obejrzeć, należy kliknąć ikonkę lupki. Rysunek 24 Odpowiedzi publiczne Rysunek 25 Podgląd odpowiedzi publicznych Marketplanet Strona - 23

9.2 Zakładka Pytania/odpowiedzi dostawcy Zakłada Pytania/odpowiedzi dostawcy służy do komunikacji z operatorem prowadzącym dane zapytanie ofertowe. Rysunek 26 Zakładka Pytania/odpowiedzi. Na zakładce Pytania i odpowiedzi są dostępne dwie listy. Na jednej są widoczne pytania otrzymane od operatora RFXa, a na drugiej pytania zadane operatorowi RFXa. W celu podglądu pytania należy kliknąć na ikonę. Pytanie do operatora można zamieszczać za pomocą funkcji Dodaj pytanie znajdującej się pod listą pytań skierowanych do operatora. Formularz pytania składa się dwóch obowiązkowych pól: Tytuł oraz Treść pytania. Marketplanet Strona - 24

Rysunek 27 Szczegóły pytania Po wypełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk Dalej wówczas tytuł i treść pytania zostaną zapisane. Wyświetlony zostanie ekran, z poziomu którego można dodawać załączniki do pytania. Rysunek 28 Ekran dodawania załączników do pytania Po kliknięciu na link Dodaj dokument zostanie wyświetlone okno pop-up, z poziomu którego można wskazać ścieżkę dostępu do załączanego pliku. Po wskazaniu pliku, należy wybrać przycisk Dodaj. Jednorazowo można dodać tylko jeden plik, ale powtarzając czynność można załączyć wiele plików do pytania. Marketplanet Strona - 25

Rysunek 29 Lista plików załączonych do pytania W przypadku dodania złego pliku, można go usunąć przy pomocy ikony kosza. Po udzieleniu odpowiedzi przez operatora zmienia się status pytania na liście Pytania skierowane do operatora na Udzielono odpowiedzi. Odpowiedź można przeczytać po kliknięciu na ikonę lupy. Rysunek 30 Odpowiedzi publiczne W razie otrzymania pytania od operatora wiadomość pojawia się na liście Pytania otrzymane od operatora. Za pomocą ikony można otworzyć jego podgląd, natomiast ikona otwiera ekran odpowiedzi. Marketplanet Strona - 26

Rysunek 31 Lista pytań otrzymanych od operatora Rysunek 32 Ekran odpowiedzi na pytanie Ten formularz posiada tylko jedno obowiązkowe pole pole treści odpowiedzi. Po jej wprowadzeniu, należy kliknąć przycisk Dalej. Wówczas wyświetlony zostanie ekran dodawania plików do odpowiedzi. Dodawanie plików do odpowiedzi przebiega analogicznie, jak w przypadku dodawania plików do pytania. Każde z pytań, zadane tak przez operatora, jak i przez oferenta, zostaje przypisane do toczącej się rundy. Marketplanet Strona - 27

9.3 Zakładka Oferta Rysunek 33 Zakładka Oferta Marketplanet Strona - 28

Zakładka Oferta składa się z czterech sekcji: Sekcja Informacja o zapytaniu (patrz rozdział 9.1) Sekcja Informacje o ofertach zawiera takie informacje jak: o Liczba pozycji w zapytaniu o Do końca zostało (czas do zakończenia etapu zbierania ofert) o Parametry oferty Złożonej/Zapisanej: Wartość oferty (wartość oferty ze wszystkich pozycji, na które została złożona/zapisana oferta, przeliczona na walutę bazową po kursie ustalonym przez kupca) Data oferty (Data złożenia/zapisania oferty) Autor oferty (kliknięcie na autora oferty spowoduje otworzenie okna z danymi teleadresowymi) Sekcja Wyszukiwarki (wyszukiwać pozycje RFXa można po Nazwie pozycji oraz Statusie oferty). Sekcja Listy pozycji RFXa (przedstawia podstawowe dane o pozycjach RFXa. Pozwala to w szybki sposób zdiagnozować co jest przedmiotem zapytania). 9.3.1 Składanie ofert Jeżeli w ramach pozycji zapytania zostały zdefiniowane tylko kryteria Cena i Wartość, oferent może złożyć ofertę z poziomu listy pozycji (wypełniając pola Cena oraz Waluta ). Rysunek 34 Lista pozycji Jeżeli jednak w ramach pozycji zapytania zostały zdefiniowane inne kryteria niż Cena i Wartość oferent musi wejść w szczegóły oferty za pomocą ikonki lupki. Marketplanet Strona - 29

Rysunek 35 Szczegóły pozycji Marketplanet Strona - 30

W szczegółach pozycji znajdują się informacje o pozycji RFXa, pogrupowane w pięciu sekcjach: Sekcja Informacje o zapytaniu (patrz rozdział 9.1) W sekcji Dane podstawowe znajdziemy informację: o Numer (jest to numer/liczba porządkowa pozycji RFXa) o Nazwa pozycji (nazwa definiowana przez Kupca) o Opis (szczegółowy opis pozycji RFXa) o Ilość (ilość np. sztuk będąca przedmiotem zakupu) o Jednostka miary (jednostka miary, w której wyrażona jest pozycja będąca przedmiotem RFXa) o Waga [%] (każda pozycja ma podaną wagę określającą istotność danej pozycji w ocenie oferty) o Status (możliwe statusy oferty: Brak, Kompletna, Niekompletna) W sekcji Dokumenty do pozycji znajdują się dokumenty załączone przez Kupca. Informacje o załączniku dodanym przez kupca można również zauważyć na liście pozycji RFXa informuje o tym ikonka spinacza przy pozycji (rys. 34). W sekcji Formularz oferty znajdują się wszystkie kryteria oceny pozycji (sekcja składania ofert). Sekcja składa się z 4 kolumn: o Nazwa o Waga [%] - (każde kryterium ma podaną wagę określającą istotność danego kryterium w ocenie oferty) o J.M jednostka miary w jakiej jest wyrażone kryterium o Wartość w kolumnie tej podana jest wartość oferty w walucie bazowej oraz wartości dla poszczególnych kryteriów. W sekcji Dokumenty do oferty znajdują się dokumenty załączone przez Oferenta do pozycji. Aby dodać załącznik do oferty należy kliknąć w link Dodaj dokument. Wywołana akcja otworzy okno, na którym należy wskazać ścieżkę lokalną dla dokumentu, który chcemy załączyć Rysunek 36 Załączanie dokumentów do ofert na pozycji Marketplanet Strona - 31

Rysunek 37 Wskazywanie ścieżki lokalnej dla dokumentu W celu złożenia oferty należy wypełnić wszystkie wymagane pola w szczegółach pozycji tak aby status oferty był Kompletny. Oferta może zostać złożona tylko jeśli jej status na pozycji jest Kompletny lub Brak (status Brak jest dopuszczalny w przypadku gdy operator RFXa dopuścił możliwość składania ofert na pozycjach a nie na całość RFXa). Za pomocą przycisków Następny/Poprzedni oferent może w sprawny sposób nawigować pomiędzy pozycjami RFXa. Nawigacja pomiędzy pozycjami zapisuje wprowadzone oferty (rys. 35). W celu złożenia oferty należy na liście pozycji kliknąć przycisk Złóż ofertę na liście pozycji. Potwierdzeniem prawidłowego złożenia oferty jest wyświetlenie przez system komunikatu Oferta złożona poprawnie. Rysunek 38 Składanie oferty przez Dostawcę Oferent dysponuje również możliwością zapisu oferty przed jej złożeniem (np. w przypadku, gdy w trakcie uzupełniania oferty, pojawiła się konieczność wykonania innej czynności). W takim wypadku w trakcie uzupełniania formularza należy wybrać przycisk Zapisz. Dzięki temu oferent będzie mógł Marketplanet Strona - 32

powrócić do uzupełniania oferty w bardziej dogodnym dla siebie momencie. Informacja o zapisaniu oferty będzie widoczna w sekcji Informacje o ofertach, tak jak pokazano to na rysunku poniżej. Rysunek 39 Zapisanie oferty Przy próbie zapisu oferty System poinformuje o tym, iż oferta została jedynie wstępnie zapisana i w celu jej złożenia należy kliknąć Złóż ofertę. Rysunek 40 Komunikat zapisanie oferty Istnieje możliwość występowania różnić pomiędzy ofertą zapisaną a ofertą złożoną. W takim wypadku system, za pomocą ikonki czerwonego wykrzyknika (rys.38) poinformuje użytkownika o tym fakcie. Jest to jedynie podpowiedź dla oferenta - taki stan oferty nie wymaga ponownego złożenia oferty (aktualna jest oferta ostatnio złożona). Marketplanet Strona - 33

Rysunek 41 Różnice w ofercie zapisanej i złożonej. Marketplanet Strona - 34

10. Spis rysunków RYSUNEK 1 ELEMENTY INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA... 5 RYSUNEK 2 MENU UŻYTKOWNIKA - ROZWINIĘTA SEKCJA PORTAL DOSTAWCY... 6 RYSUNEK 3 ROZWINIĘCIE/ZWINIĘCIE ZAWARTOŚCI SEKCJI MENU... 6 RYSUNEK 4 MOŻLIWOŚCI DOSTOSOWANIA WYGLĄDU MENU... 7 RYSUNEK 5 PRZEMIESZCZANIE SEKCJI... 7 RYSUNEK 6 INTERAKTYWNOŚĆ MENU UŻYTKOWNIKA... 8 RYSUNEK 7 OBSZAR ROBOCZY... 8 RYSUNEK 8 STOPKA Z INFORMACJĄ O SYSTEMIE... 9 RYSUNEK 9 STREFA PUBLICZNA... 10 RYSUNEK 10 STREFA PUBLICZNA SYSTEMU ZAPYTANIA OFERTOWE... 11 RYSUNEK 11 SEKCJA REGULACJE I PROCEDURY PROCESU ZAKUPOWEGO... 12 RYSUNEK 12 EKRAN PYTANIA I ODPOWIEDZI... 12 RYSUNEK 13 EKRAN ODPOWIEDZI PUBLICZNEJ... 12 RYSUNEK 10 STRONA GŁÓWNA PLATFORMY... 13 RYSUNEK 15 EKRAN LOGOWANIA... 13 RYSUNEK 16 ZMIANA HASŁA DO SYSTEMU... 14 RYSUNEK 17 FORMULARZ REJESTRACYJNY... 15 RYSUNEK 18 EKRAN PO ZALOGOWANIU... 16 RYSUNEK 19 POLA WYSZUKIWARKI... 17 RYSUNEK 20 LISTA ZAPYTAŃ RFX... 17 RYSUNEK 17 ZAPYTANIA OGÓLNODOSTĘPNE... 18 RYSUNEK 24 PRZYSTĄPIENIE DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO... 19 RYSUNEK 18 ZAKŁADKA STATUS... 21 RYSUNEK 24 ODPOWIEDZI PUBLICZNE... 23 RYSUNEK 25 PODGLĄD ODPOWIEDZI PUBLICZNYCH... 23 RYSUNEK 21 ZAKŁADKA PYTANIA/ODPOWIEDZI.... 24 RYSUNEK 22 SZCZEGÓŁY PYTANIA... 25 RYSUNEK 23 EKRAN DODAWANIA ZAŁĄCZNIKÓW DO PYTANIA... 25 RYSUNEK 24 LISTA PLIKÓW ZAŁĄCZONYCH DO PYTANIA... 26 RYSUNEK 27 ODPOWIEDZI PUBLICZNE... 26 RYSUNEK 28 LISTA PYTAŃ OTRZYMANYCH OD OPERATORA... 27 RYSUNEK 29 EKRAN ODPOWIEDZI NA PYTANIE... 27 RYSUNEK 30 ZAKŁADKA OFERTA... 28 RYSUNEK 34 LISTA POZYCJI... 29 RYSUNEK 35 SZCZEGÓŁY POZYCJI... 30 RYSUNEK 33 ZAŁĄCZANIE DOKUMENTÓW DO OFERT NA POZYCJI... 31 RYSUNEK 39 WSKAZYWANIE ŚCIEŻKI LOKALNEJ DLA DOKUMENTU... 32 RYSUNEK 33 SKŁADANIE OFERTY PRZEZ DOSTAWCĘ... 32 RYSUNEK 37 ZAPISANIE OFERTY... 33 RYSUNEK 36 KOMUNIKAT ZAPISANIE OFERTY... 33 RYSUNEK 38 RÓŻNICE W OFERCIE ZAPISANEJ I ZŁOŻONEJ.... 34 Marketplanet Strona - 35