SYSTEM OBSŁUGI PROCESU SKŁADANIA ZAPOTRZEBOWAŃ I TWORZENIA ZAMÓWIEŃ Wersja demonstracyjna aplikacji w Internecie : http://www.datacube.com.pl/edeal.php
Manualna praca i sterta dokumentów w wersji papierowej Długotrwały proces zakupowy od momentu złożenia zapotrzebowania do przyjęcia towaru / usługi Nieposortowana lista artykułów / kategorii / dostawców Brak pełnej kontroli nad budżetem Konieczność automatyzacji pracy Sytuacja przed wdrożeniem systemu E-Deal Brak narzędzia raportującego oszczędności wynikające z negocjacji prowadzonych na etapie zamawiania towarów i usług
W pełni elektroniczny proces składania i zatwierdzania zamówień Możliwość dołączania załączników (rysunki, wymagania, oferty) Możliwość przesłania zapotrzebowania do dodatkowych konsultacji (dodatkowa walidacja) Parametryzowana ścieżka zatwierdzeń i nieograniczona liczba etapów Słowniki artykułów / kategorii / dostawców Sytuacja po wdrożeniu systemu E-Deal Zarządzanie budżetem i kontrola zapotrzebowań pod kątem jego wykorzystania Możliwość delegowania akceptacji na inną osobę na czas np. nieobecności Możliwość akceptacji / odrzucenia / odesłania do wyjaśnień zapotrzebowania Mechanizm zamówień otwartych (abonamenty, umowy czasowe itp.) Wymierne oszczędności w pracy działu zakupów / UR po wdrożeniu Możliwość negocjowania ceny na etapie zamawiania oraz pełny wgląd w ich rezultaty Możliwość przesyłania wszystkich danych z systemu do innych systemów ERP
Przepływ Danych Wprowadzanie danych: - Kategorie - Artykuły - Załączniki -Jednostki/Ceny Dane Dostawcy: - Wybór z listy - Tworzenie nowych dostawców Weryfikacja danych: - Brakujące pola - Nowi dostawcy Kontrola budżetu: - Właściciele budżetu - Dostępna kwota w miesiącu Przyjęcia : - Potwierdzanie ilości - Realizacja częściowa - Zamykanie zamówień Generowanie zamówień: - Podział wg dostawców - Druk/Fax/Mail - Wyślij Załączniki Proces akceptacji: - Obieg dokumentów Zatwierdź/Anuluj /Wytłumacz -- Delegowanie Stworzenie zapotrzebowania zakupu ZEWNĘTRZNY SYSTEM KLASY ERP
Wprowadzanie danych: - Kategorie - Artykuły - Załączniki -Jednostki/Ceny Możliwość tworzenia zapotrzebowań dla konkretnych budżetów Możliwość wyboru osoby do konsultacji
Wprowadzanie danych: - Kategorie - Artykuły - Załączniki -Jednostki/Ceny Możliwość tworzenia zapotrzebowań dla nieznanych kategorii i artykułów (dane uzupełni dział zakupów) Dodawanie załączników Możliwość wyboru więcej niż jednego dostawcy Obsługa zakupów w różnych walutach
Dane Dostawcy: - Wybór z listy - Tworzenie nowych dostawców System może proponować dostawców według zdefiniowanego klucza Możliwość złożenia zapotrzebowania dla nowego dostawcy Możliwość wymuszania posiadania określonej liczby alternatywnych ofert Zapotrzebowanie zawierające pozycje od kilku dostawców rozdzielane jest na osobne zamówienia
Weryfikacja danych: - Brakujące pola - Nowi dostawcy Weryfikacja wszystkich niezbędnych danych Uzupełnienie danych dostawcy w przypadku pierwszego zamówienia do nowego dostawcy Uruchomienie procesu akceptacji
Kontrola budżetu: - Właściciele budżetu - Dostępna kwota w miesiącu Czy dokonujesz zakupów ze swojego budżetu? Czy dysponujesz jeszcze budżetem na dokonanie zakupu? Właściciel budżetu zawsze zatwierdza zakupy ze swojego konta Możliwość ustawiania limitów zatwierdzeń Możliwość edycji budżetu przez uprawnione osoby
Stworzenie zapotrzebowani a zakupu Proces akceptacji: - Obieg dokumentów Zatwierdź/Anuluj /Wytłumacz -- Delegowanie Zatwierdzanie przez kolejne osoby ze struktury (zatwierdź/anuluj/wytłumacz) Zatwierdzenie dodatkowe (jeżeli wymagane) (zatwierdź/anuluj/wytłumacz) Zatwierdzenie przez delegowanego (zatwierdź/anuluj/wytłumacz) Zatwierdzenie przez Dyrektora (możliwość definiowania limitu) (zatwierdź/anuluj/wytłumacz) Zatwierdzenie przez Dyr. zakupów (możliwość definiowania limitu) (zatwierdź/anuluj/wytłumacz) Procedowanie przez personel (email etc)
Generowanie zamówień: - Podział wg dostawców - Druk/Fax/Mail - Wyślij Załączniki Podział zapotrzebowania względem dostawców (na jednym zapotrzebowaniu mogą być pozycje do różnych dostawców) Możliwość wydruku Możliwość wysłania mailem Możliwość automatycznego faksu
Przyjęcia : - Potwierdzanie ilości - Realizacja częściowa - Zamykanie zamówień Przyjmowanie towarów na magazynie z możliwością informowania mailem osobę zamawiającą Przyjęcia całkowite / Częściowe Kompletowanie zamówień Dodawanie załączników na etapie przyjęć (np. niezbędne odbiory techniczne, certyfikaty itp.)
Panel Administratora : Użytkownicy Role Uprawnienia Struktura org. Zarządzanie użytkownikami i wydziałami Tworzenie roli Nadawanie uprawnień do pozycji menu i zakładek Definiowanie struktury organizacyjnej (ścieżki zatwierdzeń) Zarządzanie słownikami danych
Raporty: Zapotrzebowania Zamówienia Budżety Dostawcy Każdy użytkownik posiada dostęp do raportów : Moje zapotrzebowania Moje Zamówienia Moje Budżety Uprawnione osoby dodatkowo : Zestawienie Zapotrzebowań Zestawienie Zamówień Zestawienie Budżetów Zestawienie Dostawców Każdy z raportów można w łatwy sposób zapisać w plikach Excel
ZEWNĘTRZNY SYSTEM KLASY ERP Możliwość stworzenia interfejsu do istniejących systemów klasy ERP dla : zamówień na towary i usługi przyjęcia towarów i usług
Przepływ Danych
SYSTEM OBSŁUGI PROCESU SKŁADANIA ZAPOTRZEBOWAŃ I TWORZENIA ZAMÓWIEŃ Wersja demonstracyjna aplikacji w Internecie : http://www.datacube.com.pl/edeal.php DataCube s.c www.datacube.com.pl biuro@datacube.com.pl