WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 października 2014 r.

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 października 2014 r. NK-KS.431.2.3.2014.MK Pan Wojciech Ołdyński Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu Wystąpienie pokontrolne W dniach od 3 do 30 czerwca 2014 r. na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) oraz imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 21 maja 2014 r. nr NK-KS.0030.51.2014.MK, NK-KS.0030.52.2014.MK oraz NK-KS.0030. 53.2014.MK, zespół kontrolny w składzie: Magdalena Kremienowska starszy inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego), Magdalena Gil inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Marek Sielicki inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu z siedzibą przy ul. Podwale 31-33, 50-040 Wrocław zwanej dalej Komendą. Tematyka kontroli objęła realizację zadań z zakresu dokonywania ocen w służbie cywilnej i organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli (czynności kontrole przeprowadziły Magdalena Kremienowska oraz Magdalena Gil) oraz zadań z zakresu organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli (czynności kontrole przeprowadzili wszyscy członkowie zespołu kontrolnego). Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli pod pozycją nr 126. Przedmiotem kontroli było: - w zakresie dokonywania ocen oraz organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej - przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1111), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu 1

dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 94, poz. 772) oraz Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej; - w zakresie organizacji przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz prowadzenia postępowań skargowo-wnioskowych - przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zatwierdzony w dniu 20 grudnia 2013 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego plan kontroli na I półrocze 2014 r. Kierownikiem kontrolowanej jednostki od dnia 20 marca 2013 r. jest Pan Wojciech Ołdyński - Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu, zwanym dalej Komendantem. W okresie objętym kontrolą funkcję Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu pełnił również: Pan Zbigniew Maciejewski od 09.04.2008 r. do 06.02.2012 r.; Pan Zygmunt Skwierawski (I Zastępca Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu) od 07.02. 2012 r. do 08.02.2012 r. (powierzenie obowiązków) ; Pan Dariusz Biel od 09.02.2012 r. do 22.02.2013 r.; Pan Zygmunt Skwierawski (I Zastępca Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu) od 23.02.2013 r. do 19.03.2013 r. (powierzenie obowiązków). [ dowód, akta kontroli, s. 13]. Stan faktyczny i ocenę poszczególnych obszarów sporządzono w oparciu o udostępnione w toku wykonywania czynność kontrolnych dokumenty, wyjaśnienia pracowników, w tym wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r. podpisane przez Pana Krzysztofa Strzelczyka Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli oraz Panią Agnieszkę Wesołowską Zastępcę Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP we Wrocławiu (zwane dalej wyjaśnieniami z dnia 18 lipca 2014 r.) oraz wyjaśnienia z dnia 8 sierpnia 2014 r. podpisane przez Pana Piotra Szafrańskiego - Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP we Wrocławiu (zwane dalej wyjaśnieniami z dnia 8 sierpnia 2014 r.). dowód, akta kontroli, s. 53-75,152-154 ]. I) Organizacja naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej Wykonywanie zadań w zakresie organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej i nawiązywania stosunku pracy oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższą ocenę dokonano w oparciu o analizę losowo wybranych 23 z 90 przeprowadzonych przez organ kontrolowany procedur naboru na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej, ogłoszonych w okresie objętym kontrolą, tzn. od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 3 czerwca 2014 r., co stanowi reprezentatywną próbę 26 % przeprowadzonych przez organ kontrolowany procedur naboru. Kontroli poddano 10 (Nr: 131081, 131801, 132872, 133220, 133350, 131599, 134677, 135578, 134924, 138467) procedur naborów przeprowadzonych w 2011 r.; 8 (Nr: 150015, 150190,153816,154059,154707,151125,154060,153814) w 2013 r., oraz 5 (Nr: 157538, 157964, 159548, 159128, 159547) w 2014 r. 2

Prawidłowość stosowania procedury naboru sprawdzono w oparciu o dokumentację skontrolowanych naborów, akta osobowe kandydatów oraz korzystając z danych zamieszczonych na stronie: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new _wyniki_ szukaj. Zasady określające nawiązanie stosunku pracy w służbie cywilnej uregulowane są w rozdziale III ustawy o służbie cywilnej. Natomiast zgodnie z wymogiem określonym w Standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej (stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej), Dyrektor Generalny Urzędu, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie standardów, powinien określić wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej w urzędzie lub dostosować, o ile jest taka konieczność, procedury obowiązujące w urzędzie. Kontrola wykazała, iż Komendant decyzją nr 493/2012 z dnia 7 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego wytycznych dotyczących standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu wprowadził wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej. Wprowadzenie wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w urzędzie lub dostosowanie, o ile jest taka konieczność, procedur obowiązujących w urzędzie miało nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ww. standardów (tj. od dnia 30 maja 2012 r. ). Należy stwierdzić, iż organ kontrolowany nie dochował 6-miesięcznego terminu na określenie wewnętrznych procedur naboru, który minął w dniu 30 listopada 2012 r., mając na względzie fakt, iż wewnętrzna procedura naboru do służby cywilnej w KWP we Wrocławiu weszła w życie dopiero w dniu 7 grudnia 2012 r. Przy czym należy wskazać, iż termin na wprowadzenie ww. standardów przez Komendanta został nieznacznie przekroczony. W wyjaśnieniach z dnia 8 sierpnia 2014 r. jako przyczynę powyższego wskazano obowiązujące w Komendzie zasady wprowadzania przepisów prawnych, zgodnie z którymi kierownicy komórek organizacyjnych powinni zapoznać się z wprowadzanymi w życie dokumentami. [wyjaśnienia z dnia 8 sierpnia 2014 r., dowód: akta kontroli str. 154]. Ponadto decyzją Nr 237/2013 r. z dnia 29 maja 2013 r. Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu wprowadził program zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu, w którym określono również zasady naboru na stanowiska pracy w służbie cywilnej w Komendzie. Kontrola wykazała, iż wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej określone we wskazanych wyżej decyzjach są zgodne ze standardami określonymi w części III ust. 1 załącznika do Zarządzenia nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. i zapewniają otwartość i konkurencyjność każdego z przeprowadzanych naborów, zgodnie z dyspozycją art. 6 ustawy o służbie cywilnej. W wyniku kontroli ustalono, iż 3 spośród skontrolowanych naborów (Nabór nr 150015, 150190, 151125) zostały ogłoszone po dniu wejściu w życie ww. decyzji Komendanta 493/2012 z dnia 7 grudnia 2012 r. Natomiast 10 naborów (Nabór nr: 153816, 154059, 154707, 157538, 157964, 159548, 153814,154060,159128,159547) zostało ogłoszonych po dniu wejściu w życie ww. decyzji Komendanta nr 237/2013 r. z dnia 29 maja 2013 r. Kontrola nie wykazała jakichkolwiek nieprawidłowości w zakresie stosowania przez organ kontrolowany wewnętrznej procedury przeprowadzania naboru do służby cywilnej określonej odpowiednio decyzją nr 493/2012 z dnia 7 grudnia 2012 r. bądź decyzją nr 237/2013 r. z dnia 29 maja 2013 r. 3

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej dyrektor generalny urzędu, z zastrzeżeniem art. 39, ma obowiązek upowszechniać informacje o wolnych stanowiskach pracy przez umieszczenie ogłoszenia o naborze w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, zwanym dalej "Biuletynem urzędu", oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanym dalej "Biuletynem Kancelarii". W toku kontroli ustalono, iż Komendant w przypadku wszystkich skontrolowanych naborów niezwłocznie upowszechniał informacje o wolnych stanowiskach pracy przez umieszczenie ogłoszenia o naborze w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl). Ponadto wskazać należy, iż w treści każdego protokołu z przeprowadzonych naborów znajdowała się informacja, iż ogłoszenie o naborze zamieszczono także w Biuletynie Informacji Publicznej Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu oraz na tablicy ogłoszeń w holu głównym Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu. Podczas czynności kontrolnych ustalono, iż informacje o wynikach naborów upowszechniane były niezwłocznie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, stosownie do przepisu art. 31 ust. 1 ww. ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z którym informację o wynikach postępowania rekrutacyjnego upowszechnia się niezwłocznie po dniu zakończenia procedury naboru przez umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii. W wyniku kontroli ustalono, że wskazany w ogłoszeniu termin do składania dokumentów, w przypadku wszystkich skontrolowanych naborów, określony został zgodnie z dyspozycją przepisu art. 28 ust. 3 ww. ustawy o służbie cywilnej. Poza tym ustalono, iż wszystkie ogłoszenia o naborze, które ukazały się w 2011 r. oraz w 2012 r. zawierały wszystkie elementy określone w art. 28 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej, zarówno w brzmieniu obowiązującym do dnia 25 listopada 2011 r., jak i od 26 listopada 2011 r. [tj. od zmiany art. 28 ust. 2 wprowadzonej art. 1 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. poz. 1183)]. W piętnastu przypadkach (133220, 133350, 153816, 154059, 154707, 157538, 157964, 159548, 131599, 134677, 135578, 134924, 159547, 153814, 159128) kontrola wykazała, iż przedłożone opisy stanowiska pracy nie zawierały daty zatwierdzenia opisu. [dowód: akta kontroli str. 83-85]. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. brak daty zatwierdzenia opisu stanowiska pracy wynika z przyjętej interpretacji, iż daty na protokołach z posiedzenia zespołu wewnętrznego wartościującego stanowiska pracy potwierdzają, że takie wartościowanie zostało przeprowadzone. Ponadto w wyjaśnieniach zawarto, iż cyt. opisy stanowisk pracy zostały zwartościowane przed datą publikacji ogłoszeń, na dowód czego przekazano protokoły z posiedzenia zespołu wewnętrznego wartościującego stanowiska pracy niebędące wyższymi stanowiskami pracy w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu, które dokumentują fakt, iż przed dniem ukazania się ww. ogłoszeń nastąpiło wartościowanie poszczególnych stanowisk pracy. Jednocześnie ustalono, iż wynik wartościowania każdego ze 4

stanowisk zatwierdził Komendant lub Zastępca Komendanta. Jak wykazała kontrola, przedmiotowe zatwierdzenie nastąpiło przed dniem ukazania się poszczególnych ogłoszeń o ww. naborach. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód: akta kontroli str. 62-63]. W jednym przypadku (nabór Nr 150015) ustalono, iż data (tj. dzień 19 kwietnia 2013 r.) znajdująca się na opisie stanowiska pracy (starszego inspektora ds. zaopatrzenia materiałowo technicznego w Wydziale Zaopatrzenia) przy podpisie Zastępcy Komendanta Wojewódzkiego KWP sugeruje, iż opis stanowiska pracy został zatwierdzony po dacie ukazania się ogłoszenia o naborze, tj. pod dniu 5 marca 2013 r. [dowód: akta kontroli str. 83]. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż opis ww. stanowiska pracy został cyt. sporządzony i zwartościowany w styczniu 2013 r., czyli przed dniem publikacji ogłoszenia nr 150015 tj. przed dniem 05 marca 2013 r.. Na dowód czego przekazano protokół z posiedzenia zespołu wewnętrznego wartościującego stanowisko pracy niebędące wyższym stanowiskiem pracy w Komendzie Wojewódzkiej Policji z dnia 24 stycznia 2013 r. Przy czym, jako przyczynę zamieszczenia daty 19 kwietnia 2013 r. na opisie ww. stanowiska wskazano cyt. oczywistą omyłkę. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód: akta kontroli str. 63]. Należy wskazać, iż wzór opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej, oprócz rubryki dot. osoby zatwierdzającej opis stanowiska pracy, zawiera także datę zatwierdzenia przedmiotowego opisu stanowiska pracy. Przy czym wzór opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. Nr 5, poz. 61). Wskazania wymaga, iż wzór opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej zawiera również rubrykę dotyczącą kierującego komórką organizacyjną, w której zawarto miejsce na m.in. datę podpisania przez niego przedłożonego do zatwierdzenia opisu stanowiska pracy. W związku z czym przedłożony dokument do dnia jego zatwierdzenia przez reprezentującego pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną jest jedynie projektem opisu danego stanowiska pracy. Mając na względzie powyższe, należy wskazać, iż określenie przez reprezentującego pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną daty zatwierdzenia opisu stanowiska pracy ma istotne znaczenie dla uzyskania przez przedłożony projekt opisu stanowiska pracy waloru opisu stanowiska pracy. Jednocześnie należy wskazać, iż zgodnie z 2 ust. 2 Zarządzenia Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. Nr 5, poz. 61) istnieje możliwość aktualizacji opisu stanowiska pracy, w razie zaistnienia zmian w zakresie stanowiska pracy. Zgodnie z art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. W świetle powyższego data zatwierdzenia opisu danego stanowiska pracy stanowi bardzo istotną kwestię przy ustalaniu czy dane ogłoszenie o naborze zawiera wymagania związane ze stanowiskiem pracy, szczególnie w przypadku częstej aktualizacji opisu stanowiska pracy. Na podstawie przedstawionych w toku wykonywania czynności kontrolnych dokumentów nie można obiektywnie ustalić dat zatwierdzania opisu poszczególnych stanowisk pracy przez reprezentującego pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną. Jednakże wartościowanie stanowisk pracy jest przeprowadzane na podstawie opisów 5

stanowisk co powoduje, że opis stanowiska jest podstawowym dokumentem, z którego czerpie wiedzę zespół wartościujący. W związku z czym przy ocenie kontrolowanego zagadnienia uwzględniono ww. wyjaśnienia i przedłożone dokumenty jako dowód, iż przed datą publikacji skontrolowanych ogłoszeń o naborze istniały opisy stanowisk pracy. W czasie wykonywania czynności kontrolnych kontrolującym każdorazowo przedstawiono opis stanowiska pracy, na które przeprowadzono nabór. W związku z czym, każde stanowisko pracy, na które ogłoszony był nabór, skonfrontowano z przedłożonym kontrolującym opisem. Kontrola wykazała, iż w większości przypadków ogłoszenie o naborze zawierało wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodne z opisem danego stanowiska (w zakresie wymagań niezbędnych i dodatkowych). Niemniej jednak w jednym przypadku (nabór nr 159128) wymagania dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze były niezgodne z wymaganiami zawartymi w opisie stanowiska pracy. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej. W ogłoszeniu o naborze nr 159128, na stanowisko starszego inspektora do spraw serwerów, systemów niejawnych i serwisu komputerowego w Wydziale Teleinformatyki, które ukazało się w dniu 3 kwietnia 2014 r., nie wskazano w wymaganiach dodatkowych wymogu cyt.,,ukończone kursy lub szkolenia dla w/w zagadnień, który to wymóg znajduje się w opisie stanowiska pracy, w wymaganiach dodatkowych, w rubryce,,inne kompetencje, wiedza lub umiejętności. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż wymagania dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze były cyt. zgodne z opisem stanowiska, przy czym dodano również, iż cyt. bezpośredni przełożony sporządzając opis tego stanowiska, rzeczywiście w zakresie wymagań dodatkowych w rubryce Inne kompetencje, wiedza lub umiejętności umieścił wymóg ukończone kursy lub szkolenia dla w/w zagadnień. Tak określony wymóg wydaje się niewłaściwy pod względem jego oceny. Właściwy przełożony nie skonkretyzował ani nie wskazał o ukończenie jakich kursów lub szkoleń i z jakich zagadnień chodzi. Zapis z w/w zagadnień nie może zostać uznany za określony w sposób jasny i precyzyjny. Ponadto dookreślono, iż cyt. odstąpiono od zamieszczenia w ogłoszeniu o naborze na to stanowisko wymogu dodatkowego określonego w sposób niejasny i mogący budzić wątpliwości kandydatów co do obiektywnego i konkurencyjnego charakteru naboru mając na względzie cyt. zalecenia KPRM (www.dsc.kprm.gov), iż treść ogłoszenia o naborze, a w szczególności zawarte w nim wymagania, nie może budzić wątpliwości co do ich obiektywnych przesłanek. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód: akta kontroli str. 69]. Na podstawie złożonych wyjaśnień ustalono, iż przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości stanowił brak aktualizacji opisu stanowiska pracy przed rozpoczęciem procedury naboru. Należy zgodzić się z opinią, iż zapewnienie obiektywnego i konkurencyjnego naboru jest jedną z zasad naczelnych rządzących procesem naboru do służby cywilnej, niemniej jednak art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej jednoznacznie wskazuje, iż ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy, które powinny być zgodne z opisem danego stanowiska pracy. Jak już wcześniej wspomniano, istnieje możliwość aktualizacji opisu stanowiska pracy, w razie zaistnienia zmian w zakresie stanowiska pracy 6

( 2 ust. 2 Zarządzenia Nr 1 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej). Podkreślenia wymaga, iż w wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. w zakresie opisanego wyżej nieprecyzyjnego sformułowania w opisie stanowiska pracy zobowiązano Naczelnika Wydziału Teleinformatyki KWP we Wrocławiu do dokonania zmian określających w sposób jednoznaczny, jakimi wymogami dodatkowymi winien legitymować się kandydat na stanowisko starszego inspektora ds. serwerów, systemów niejawnych i serwisu komputerowego w Wydziale Teleinformatyki KWP we Wrocławiu. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód: akta kontroli str. 69]. W związku z powyższym organ kontrolowany podjął działania mające na celu wyeliminowanie przyczyny wskazanej nieprawidłowości. Z przebiegu każdego naboru, zgodnie z dyspozycją art. 30 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, sporządzany był każdorazowo protokół, podpisany przez członków komisji, z akceptacją proponowanego kandydata. Kontrola wykazała, iż protokoły z naborów zawierały większość elementów, o jakich mowa w art. 30 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej, zarówno w brzmieniu obowiązującym do dnia 25 listopada 2011 r., jak i od 26 listopada 2011 r. Jednakże stwierdzono, iż w 9 przypadkach protokoły z naborów o numerach: 131081, 131801, 132872, 133220, 133350, 131599, 134677, 135578, 134924 przeprowadzonych przed dniem 26 listopada 2011 r. (tj. dniem wejścia w życie zmiany przepisów art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej) nie zawierały adresu pięciu najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze. W protokołach znajdowała się jedynie informacja o miejscu zamieszkania pięciu najlepszych kandydatów [dowód, akta kontroli s. 83-85]. Wskazać należy, iż dopiero z dniem 26 listopada 2011 r. wprowadzono pojęcie miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, w miejsce elementu protokołu jakim był adres nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. brak wskazania w w/w protokołach adresu pięciu najlepszych kandydatów wynikał z wątpliwości interpretacyjnych treści art. 30 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 60 ]. Należy zgodzić się z wyrażoną w wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. opinią, iż adres jest daną osobową, która podlega ochronie, niemniej jednak przepis art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 26 listopada 2011 r., jednoznacznie wskazywał, iż protokół powinien zawierać m.in. adres, a nie miejsce zamieszkania pięciu najlepszych kandydatów. W związku z czym wniesione wyjaśnienia uznano za przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości. W sześciu przypadkach (Nabory nr: 150015, 150190, 153816, 151125, 135578, 157538) stwierdzono rozbieżności pomiędzy udokumentowaną (wpisaną do protokołu/ na teście/ na arkuszu indywidualnej oceny kandydata/w zbiorczym zestawieniu uzyskanych przez kandydatów punktów) ilością uzyskanych punktów przez poszczególnych kandydatów z przeprowadzonej procedury naboru na poszczególne stanowiska a rzeczywistą ilością punktów zdobytych przez kandydatów. Ponadto w jednym przypadku (nabór nr 1344677) stwierdzono, iż nastąpiła omyłkowa zamiana arkuszy oceny dwóch kandydatów (Pani J.T. oraz Pani E.Ż.), w wyniku czego 7

błędnie obliczono liczbę punktów uzyskanych podczas rekrutacji przez te osoby. Omyłka polegała na tym, iż jeden z czterech arkuszy Pani E.Ż. został dołączony do arkuszy Pani J.T. a jeden z arkuszy Pani J.T. dołączono do arkuszy Pani E.Ż. Kandydaci w protokole z naboru zostali uszeregowani wg poziomu spełnienia wymagań określonych w ogłoszeniu, ilości punktów uzyskanych podczas postępowania kwalifikacyjnego oraz oczekiwań komisji przeprowadzającej nabór. W efekcie powyższego w protokole zapisano, iż Pani J.T. uzyskała 63 punkty (pierwsze miejsce) a Pani E.Ż. 42 punkty na 76 punktów możliwych do osiągnięcia (piąte miejsce). W wyniku prawidłowego obliczenia punktów stwierdzono, iż Pani J.T. w rzeczywistości uzyskała 59 punkty a Pani E.Ż. 46 punkty. W piśmie z dnia 5 czerwca 2014 r. starszy inspektor Wydziału Kadr i Szkolenia KWP we Wrocławiu wyjaśnił, iż,,w protokole z w/w naboru faktycznie nastąpiło omyłkowe zliczenie punktów uzyskanych przez kandydatów ( ). Wystąpienie omyłki nie miało wpływu na wynik naboru gdyż zasadniczo ranking osób nie zmienił się i w dalszym ciągu Pani J.T. jest kandydatką, która uzyskała największą ilość punktów tj. 59 (tyle samo co druga wskazana w protokole z naboru kandydatka) a Pani E.Ż. w dalszym ciągu jest piątą w kolejności kandydatką z ilością 46 punktów. [wyjaśnienia z dnia 5 czerwca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 33]. Przedmiotowe wyjaśnienia należy uznać za przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości. Należy zgodzić się z opinią wyrażoną w wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r., iż popełnione odpowiednio: omyłki rachunkowe / błędy rachunkowe / błędy obliczeniowe / omyłkowe przypisanie punktów, w sześciu przypadkach (Nabory Nr: 150015, 150190, 153816, 151125, 135578, 134677) nie miały wpływu na wynik naboru, nie naruszały również zasady konkurencyjności i równego traktowania kandydatów. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 64-67]. Niemniej jednak w jednym przypadku (Nabór nr 157538) pomyłka polegająca na nieprawidłowym policzeniu punktów wpłynęła na wynik naboru. W toku kontroli ustalono, iż członek komisji rekrutacyjnej, jako sumę przyznanych punktów jednemu z kandydatów z rozmowy kwalifikacyjnej wpisał liczbę 14 pkt, mimo że faktycznie kandydat otrzymał 16 pkt [dowód, akta kontroli s. 18], co łącznie z punktami przyznanymi przez pozostałych członków komisji powinno stanowić łącznie liczbę 64 pkt, a nie jak to zostało wskazane w zbiorczym zestawieniu uzyskanych przez kandydatów punktów: łączną liczbę 62 pkt. [dowód, akta kontroli s. 28 ]. Powyższy błąd rachunkowy spowodował, iż kandydat znalazł się poza gronem pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe, mimo że faktycznie zdobył o jeden punkt więcej od kandydata, który pod względem liczby uzyskanych punktów został uszeregowany na piątym miejscu (kandydat uzyskał 63 pkt). [dowód, akta kontroli s. 17]. Skutkiem powyższego błędu rachunkowego było zakwalifikowanie kandydata do grona pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe. W związku z faktem, iż ww. kandydat miał orzeczony stopnień niepełnosprawności, organ kontrolowany na podstawie przepisu art. 29a pkt 2 ustawy o służbie cywilnej, zatrudnił kandydata, mając przekonanie, iż kandydat znalazł się w piątce najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe. Podkreślenia wymaga, iż pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pod warunkiem że osoba niepełnosprawna znajdzie się w gronie pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe (art. 29a pkt 2 ustawy o służbie cywilnej). 8

Jak wynika z ustaleń kontroli, osoba zatrudniona nie powinna zaleźć się w gronie pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe. W związku z czym zatrudnionemu kandydatowi nie przysługiwało prawo pierwszeństwa w zatrudnieniu, bowiem nie zostały spełnione wszystkie przesłanki o jakich mowa w 29a pkt 2 ustawy o służbie cywilnej. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. każdy z członków komisji we własnym zakresie dokonuje oceny danego kandydata poprzez przypisanie w arkuszu oceny punktów w poszczególnych obszarach oraz dokonuje indywidualnego zsumowania tych punktów poprzez wpisanie łącznej ilości punktów w polu suma przyznanych punktów. Możliwe jest więc, iż w drodze podliczenia przez członka komisji przyznanych przez siebie punktów zajdzie omyłka rachunkowa, która nie przesądza jednak o tym, że nabór na stanowisko pracy w służbie cywilnej został przeprowadzony z naruszeniem obowiązujących zasad i przepisów. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 67]. Powyższe wyjaśnienia należy uznać za przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości. Kontrola wykazała, iż w jednym przypadku (nabór nr 135578) w dokumentacji rekrutacyjnej, poza arkuszem oceny kandydata, który został zatrudniony w wyniku naboru (Pan P.K.), brak jest arkuszy ocen innych kandydatów uczestniczących w rozmowie kwalifikacyjnej (arkusz Pana K.G. oraz Pana P.D.). Starszy inspektor Wydziału Kadr i Szkolenia KWP we Wrocławiu w piśmie z dnia 9 czerwca 2014 r. wyjaśnił, iż,,w związku z tym, iż aplikacje kandydatów niezatrudnionych/nieprzyjętych do pracy stanowią dokumentację niearchiwalną podlegającą tzw. brakowaniu, dokumenty tych kandydatów zostały zniszczone ( ). [wyjaśnienia z dnia 9 czerwca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 34].Przedmiotowe wyjaśnienia zasługują na uwzględnienie. W jednym przypadku ustalono, iż zapisy protokołu z naboru o nr 132872 nie odzwierciedlają tego, iż jeden z kandydatów (Pani M. P.) z rozmowy kwalifikacyjnej uzyskał taką samą liczbę punktów co kandydat uszeregowany na 5 miejscu (tj. Pani M. F.). W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 wskazano, iż z brzmienia art. 30 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej wynika, iż w cyt. w protokole z naboru wskazana powinna być ilość najlepszych kandydatów nie więcej jednak niż pięć osób. W związku z powyższym w protokole z naboru ( ) nie zostały zamieszczone dane osobowe szóstej osoby czyli Pani M.P. albowiem wskazanie danych osobowych sześciu osób w protokole z naboru byłyby niezgodne cyt. powyżej przepisem. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 69-70 ]. Zgodzić się należy z tym, iż w przepisie art. 30 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej (w brzmieniu obowiązującym zarówno sprzed 26 listopada 2011 r., jak i po tym dniu) mowa jest o tym, że protokół z naboru powinien zawierać m.in. imiona, nazwiska i odpowiednio adres/miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów. Niemniej jednak powyższe nie może stanowić argumentu na pominięcie w gronie 5 najlepszych kandydatów osoby, która zajmuje równorzędne miejsce z którymkolwiek kandydatem wymienionym w gronie 5 najlepszych kandydatów. Niezrozumiałe bowiem jest zarówno działanie polegające na umieszczeniu w gronie 5 najlepszych kandydatów tylko jednego z kandydatów, którzy uzyskali tą samą liczbę punktów, co miało miejsce w omawianym przypadku, jak i same reguły dokonania takiego wyboru. Należy wyjaśnić, iż każdy ma powszechny i równy dostęp do służby cywilnej. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej w art. 60 statuując to prawo, uznaje tym samym, że obywatele polscy korzystający z pełni praw publicznych mają prawo dostępu do służby 9

publicznej na jednakowych zasadach. Jednakowy dostęp do służby cywilnej oznacza wolny i równy dla wszystkich osób spełniających określone wymogi dostęp do określonej pracy w służbie cywilnej. Konkurencyjność i otwartość w dostępie do stanowisk powinna być realizowana na zasadach wykluczających wszelką arbitralność ocen spełnienia przez kandydatów kwalifikacji zawodowych. Zakaz dostępu do służby cywilnej albo ograniczenie tego dostępu może wynikać tylko z ustawy. [Helena Szewczyk, Stosunki pracy w służbie cywilnej, monografia, Oficyna 2010, źródło: lex online]. W świetle powyższego działanie polegające na wyeliminowaniu jednego z najlepszych kandydatów tylko dlatego, że przepis art. 30 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej wskazuje liczbę nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów należy uznać za niedopuszczalne. Wniesione wyjaśnienia uznano za przyczynę stwierdzonego uchybienia. Przy czym stwierdzone uchybienie nie miało wpływu na wynik naboru, bowiem Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu wybrał osobę uszeregowaną przez komisję na pierwszym miejscu, z którą następnie podpisano umowę o pracę. W wyniku analizy arkuszy indywidualnej oceny jednego z kandydatów z rozmowy kwalifikacyjnej (nabór nr 153814) stwierdzono, iż jeden z oceniających nie przyznał ocenianemu za zagadnienie,,wiedza wymagana do wykonywania pracy na stanowisku pracy żadnego punktu. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. wskazana nieścisłość powstała wskutek przeoczenia jednego z obszarów przez oceniającego członka komisji przeprowadzającej nabór. Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu do zatrudnienia wybrał osobę, która uzyskała 56 pkt. Kandydat, któremu nie przyznano żadnego punktu za zagadnienie za etap rozmowy kwalifikacyjnej uzyskał 44 pkt. Maksymalna liczba punktów jaką mógłby uzyskać kandydat od ww. oceniającego, przy założeniu przyznania najwyższej możliwej do uzyskania liczby punktów za nieocenione zagadnienie to 4 pkt, co łącznie mogłoby dać maksymalnie 48 pkt. W związku z powyższym należy zgodzić się z wyrażoną w wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. opinią, iż pominięcie jednego z obszarów nie miało wpływu na wynik przeprowadzonego naboru, z uwagi na fakt, iż Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu do zatrudnienia wybrał i tak osobę, która uzyskała 56 pkt. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 67-68]. Podkreślenia wymaga, iż w wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu zwiększono nadzór nad właściwym sporządzaniem dokumentacji z naborów celem wyeliminowania omyłek obrachunkowych. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 67 ]. W związku z czym należy stwierdzić, iż organ kontrolowany podjął działania naprawcze. Kontrola wykazała, iż w jednym przypadku (Pan P.K.) na dokumentach aplikacyjnych widnieje jedynie data 26 lipca 2011 r. (data wpływu do Sekretariatu Wydziału Kadr KWP we Wrocławiu). Wskazać należy, iż w ogłoszeniu o naborze określono, iż dokumenty aplikacyjne można było składać do dnia 25 lipca 2011 r. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż cyt. data wpływu do sekretariatu Wydziału Kadr KWP we Wrocławiu nie jest tożsama z datą wpływu do urzędu, jakim jest Komenda Wojewódzka Policji we Wrocławiu ( ), dodając, iż cyt. Komenda jest otwarta i dostępna dla obywateli całodobowo, ( ), pomiędzy godzinną 7 00 a 16 00 obywatele mają możliwość zostawienia swoich dokumentów w Punkcie Obsługi Interesanta zlokalizowanym od ulicy Podwale, a po godzinie 16 00 wszyscy zainteresowani mają możliwość zostawiania swoich dokumentów w Punkcie Obsługi Interesanta zlokalizowanym od strony Pl. Muzealny. Ponadto w wyjaśnieniach dookreślono, iż cyt. przyjęte rozwiązania organizacyjne nie oznaczają, iż dokumenty aplikacyjne do 10

urzędu wpłynęły po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 68-69]. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. Niemniej jednak dla celów dowodowych organ administracji publicznej powinien tak zorganizować tryb przyjmowania wpływającej korespondencji aplikacyjnej, aby nie było jakichkolwiek wątpliwości, co do daty wpływu korespondencji do organu. Kontrola wykazała, iż w czterech przypadkach (132872, 157964, 134924, 154060) nastąpiła zmiana osoby uczestniczącej w procedurze kwalifikacyjnej. W dwóch przypadkach (nabory nr: 132872, 134924) osoba wyznaczona przez Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu do składu komisji, w dniu pracy komisji przeprowadzającej nabór, została oddelegowana do wykonywania innych zadań służbowych, które wcześniej nie były możliwe do zaplanowania. W dwóch przypadkach (nabory nr 157964, 154060) osoba wyznaczona przez Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu do składu komisji, w dniu pracy komisji przeprowadzającej nabór nie była obecna w pracy z powodów osobistych. [dowód wyjaśnienia Pani Joanny Strąk starszego inspektora Wydziału Kadr i Szkoleń KWP we Wrocławiu, akta kontroli s. 35 oraz wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 61 ]. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. Kontrola wykazała, iż w wyniku przeprowadzonych naborów (poddanych kontroli) z 21 osobami (oprócz nabór nr 157964) zawarto umowę o pracę na czas określony 12 miesięcy, zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej. Po uzyskaniu przez pracownika pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej kolejna umowa o pracę została zawarta na czas nieokreślony, zgodnie z art. 35 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. W przypadku naboru nr 157964 (stanowisko ds. inwestycji i remontów w Wydziale Inwestycji i Remontów Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu) osoba zaakceptowana do zatrudnienia przez Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu zrezygnowała, stanowisko nie zostało obsadzone. [wyjaśnienia z dnia 8 sierpnia 2014 r., dowód: akta kontroli str. 156]. W jednym przypadku (Nabór Nr 159548) z uwagi na fakt, iż prowadzony nabór dotyczył zastępstwa nieobecnego członka korpus służby cywilnej, osoba została zatrudniona na czas zastępstwa. II) Dokonywanie ocen w służbie cywilnej Wykonywanie zadań w zakresie dokonywania ocen w służbie cywilnej oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. 1) Dokonywanie pierwszej oceny w służbie cywilnej W okresie objętym kontrolą procedurze pierwszej oceny w służbie cywilnej zostało poddanych 23 pracowników [dowód: wykaz pracowników podlegających pierwszej ocenie w służbie cywilnej, akta kontroli str. 36]. Skontrolowano 8 sporządzonych przez organ kontrolowany pierwszych oceny w służbie cywilnej, co stanowi reprezentatywną próbę 35 % wszczętych przez organ kontrolowany procedur pierwszej oceny w służbie cywilnej. Kontrola wykazała, iż w większości przypadków (oprócz Pani K. K.) pierwsza ocena w służbie cywilnej była dokonywana przez bezpośredniego przełożonego ocenianego. W przypadku Pani K. K. pierwszą ocenę w służbie cywilnej w dniu 28 lutego 2012 r. 11

sporządził drugi Zastępca Naczelnika Wydziału Postępowań Administracyjnych i Prezydialnego KWP we Wrocławiu, mimo że bezpośrednim przełożonym ocenianej był ówcześnie Kierownik Sekcji Pozwoleń na Broń. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2012 r. wskazano, iż cyt. sporządzenie i podpisanie pierwszej oceny w dniu 28.02.2012 r. spowodowane było odejściem w dniu 27.02.2012 r. kierownika Pozwoleń na Broń. [dowód: wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r, akta kontroli str. 54]. Przedmiotowe wyjaśnienia uwzględniono. Ponadto kontrola wykazała, iż w dwóch przypadkach (Pani M.M., Pani K. K.) część Ogólną Arkusza Pierwszej Oceny w Służbie Cywilnej wypełniła osoba, która na dzień wypełniania nie była bezpośrednim przełożonym ocenianego pracownika. W przypadku Pani M.M. część ogólną Arkusza Pierwszej Oceny w Służbie Cywilnej wypełnił Naczelnik Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych KWP we Wrocławiu, mimo że bezpośrednim przełożonym ocenianej był ówcześnie Zastępca Naczelnika Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych KWP we Wrocławiu. W przypadku Pani K.K. część ogólną Arkusza Pierwszej Oceny w Służbie Cywilnej wypełnił Drugi Zastępca Naczelnika Wydziału Postępowań Administracyjnych i Prezydialnego KWP we Wrocławiu, mimo że bezpośrednim przełożonym ocenianej był ówcześnie Kierownik Sekcji Pozwoleń na Broń. Przyczynę powyższego działania stanowiła omyłka [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód: akta kontroli str. 54]. Ustalono ponadto, iż we wszystkich przypadkach odpowiednio bezpośredni przełożony/ wypełniający arkusz, w terminie 21 dni od dnia nawiązania stosunku pracy z ocenianym pracownikiem przeprowadzał rozmowę poświęconą pierwszej ocenie, podczas której wyznaczał ocenianemu termin na złożenie sprawozdania dotyczącego zadań przez niego realizowanych. Obowiązek przeprowadzenia rozmowy z ocenianym wynika z 1 ww. rozporządzenia, a fakt jej przeprowadzenia potwierdza w każdej ze skontrolowanych ocen wpis w części I arkusza pierwszej oceny w służbie cywilnej. Ponadto w większości przypadków (oprócz Pani A.Z., Pani A.P., Pani A. W., Pan P. K.) ustalono, iż pierwsza ocena w służbie cywilnej sporządzana była nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który została zawarta umowa o pracę ocenianego, co jest zgodne z dyspozycją art. 38 ust. 1 ww. ustawy o służbie cywilnej. W trzech przypadkach (Pani A. Z., Pani A. P., Pani A. W.) kontrola wykazała, iż w części I Arkusza Pierwszej Oceny w Służbie Cywilnej nieprawidłowo określono koniec okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej. Wyznaczony termin nie uwzględniał zasady, iż ocena nie może być sporządzona w terminie późniejszym niż miesiąc przed upływem okresu, na jaki została zawarta umowa o pracę z ocenianym. Ponadto kontrola wykazała, iż w ww. przypadkach ocenę sporządzono w terminie późniejszym niż miesiąc przed upływem okresu, na jaki została zawarta umowa o pracę z ocenianym, co jest niezgodne z dyspozycją art. 38 ust. 1 ww. ustawy o służbie cywilnej. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż nieprawidłowe określenie końca okresu, w którym powinna zostać dokonana ocena wynika z cyt. pomyłki ze strony bezpośredniego przełożonego wynikającej z błędnego wyliczenia terminu. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 53]. Wniesione wyjaśnienia potraktować należy jako przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości. Ponadto w jednym przypadku (Pan P. K.) ustalono, iż w części I Arkusza Pierwszej Oceny w rubryce okres, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej, błędnie wyznaczono początkowy termin okresu, tj. 1.11.2012 r. Mając na uwadze, iż zgodnie z przepisem art. 38 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, pierwszą ocenę w służbie 12

cywilnej dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od dnia zatrudnienia pracownika na danym stanowisku prawidłowo należało wskazać termin 02.11.2012 r. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż błędnie wyznaczony początek terminu spowodowany został omyłką. [wyjaśnienia z dnia 18 lipca 2014 r., dowód, akta kontroli s. 53 ]. Zgodnie z art. 36 ustawy o służbie cywilnej osoby podejmujące po raz pierwszy pracę odbywają służbę przygotowawczą, z zastrzeżeniem, iż absolwenci KSAP są zwolnieni ze służby przygotowawczej, ponadto także dyrektor generalny urzędu na prawo zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej. Przy czym służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 4 miesiące i kończy się nie później niż z upływem 8 miesięcy od dnia podjęcia pracy przez pracownika. W toku wykonywania czynności kontrolnych w siedzibie Komendy nie można było zweryfikować czy wszyscy oceniani pracownicy (Pani A. Z., Pani A. P., Pani A. W., Pani M. M., Pan B. K., Pani K. K., Pani J. T., Pan P. K.) zostali skierowani do odbycia służby przygotowawczej, czy też zostali zwolnieni przez Komendanta z odbywania służby przygotowawczej w oparciu o art. 36 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej, bowiem taka dokumentacja nie została udostępniona w trakcie wykonywania czynności kontrolnych w siedzibie Komendy. Niemniej jednak w wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż ww. pracownicy uczestniczyli w cyt. szkoleniu dotyczącym służby przygotowawczej. Na potwierdzenie powyższego w większości przypadków (oprócz Pani M. M.) dołączono stosowne dokumenty. Ponadto w wyjaśnieniach dookreślono, iż w aktach osobowych pracowników brak jest wniosków o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej, co świadczy o tym, iż ww. osoby odbyły służbę przygotowawczą. [dowód: akta kontroli str. 53]. Złożone wyjaśnienia zasługują na uwzględnienie. W jednym przypadku ustalono, iż pracownik (Pani J.T.) zatrudniony był wcześniej w Dolnośląskim Urzędzie Skarbowym we Wrocławiu, gdzie odbył służbę przygotowawczą i zdał egzamin kończący służbę przygotowawczą w służbie cywilnej. Z wyjaśnień udzielonych pismem z dnia 18 lipca 2014 r. wynika, iż organ kontrolowany nie ustalał z Dolnośląskim Urzędem Skarbowym we Wrocławiu procedury sporządzenia dla pracownika przez ten Urząd pierwszej oceny w służbie cywilnej, w związku z czym pracownikowi pierwszą ocenę w służbie cywilnej sporządzono w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu. [dowód: akta kontroli str. 54]. W przypadku posiadania informacji, z których wynika, iż w innym urzędzie pracownik odbył służbę przygotowawczą (co świadczy również o tym, iż w stosunku do pracownika wszczęto procedurę pierwszej oceny w służbie cywilnej) należało wyjaśnić, czy pracownikowi nie została sporządzona w tymże urzędzie, z wynikiem pozytywnym, pierwsza ocena w służbie cywilnej. Zgodnie z art. 35 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej rozumie się osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na czas nieokreślony albo nie była zatrudniona na czas określony 12 miesięcy i nie otrzymała pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej albo nie jest osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1. Należy wskazać, iż służba przygotowawcza stanowi jeden z elementów wszczętej wcześniej procedury sporządzenia pierwszej oceny w służbie cywilnej. W jednym przypadku (Pani M.M.) jako dokument potwierdzający odbycie służby przygotowawczej przez pracownika, przekazano zaświadczenie z dnia 21 grudnia 13

2007 r. o ukończeniu, z wynikiem pozytywnym, służby przygotowawczej w służbie cywilnej [dowód, akta kontroli s. 86], z którego wynika, iż pracownik w dniu 29 czerwca 2007 r. odbył w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu służbę przygotowawczą (fakultatywność odbycia ówcześnie służby przygotowawczej przewidywał art. 17 nieobowiązującej już ustawy o służbie cywilnej z dnia 24 sierpnia 2006 r. Dz. U. Nr 170, poz. 1218). Z ustaleń kontroli wynika, iż Arkusz pierwszej oceny w służbie cywilnej dla ww. pracownika wypełniono w dniu 15 czerwca 2011 r., stosownie do obowiązku podlegania procedurze pierwszej ocenie przez osoby podejmujące po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej, wprowadzonego w związku z wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. Zgodnie z art. 36 ust.1 ustawy o służbie cywilnej osoby podejmujące po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej odbywają służbę przygotowawczą. Należy wskazać, iż ww. pracownik został z dniem 15 czerwca 2011 r. prawidłowo uznany za osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej, i jak wynika z przekazanej dokumentacji po tym dniu nie został poddany procedurze służby przygotowawczej ani też nie został z niej zwolniony, co potwierdzają wyjaśnienia z dnia 8 sierpnia 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 153]. Ponadto z przedłożonej dokumentacji nie wynika, aby po wszczęciu w 2011 r. procedury sporządzenia pierwszej oceny, pracownik podszedł do egzaminu ze służby przygotowawczej. Należy wskazać, iż zgodnie z 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej, warunkiem przyznania pozytywnej pierwszej oceny jest m.in. zaliczenie egzaminu ze służby przygotowawczej. Jak wynika z wyjaśnień z dnia 8 sierpnia 2014 r. pracownik ukończył służbę przygotowawczą z wynikiem pozytywnym w 2007 r. [dowód: akta kontroli str. 153]. Przepis art. 36 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej zawiera regulacje dotyczące zwolnienia z odbycia służby przygotowawczej osoby podejmującej po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej. Jednak zwolnienie to nie wyłącza tego, iż służba przygotowawcza powinna zakończyć się egzaminem (art. 36 ust. 8 ustawy o służbie cywilnej). W przepisach ustawy (w tym przejściowych) nie zostało wskazane, iż osoba wcześniej poddana procedurze pierwszej ocenie w służbie cywilnej jest zwolniona z odbycia służby przygotowawczej i egzaminu ze służby przygotowawczej, jeżeli została uznana osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej. Przy tym nadmienić należy, iż w innym ze skontrolowanych przypadków (Pani J.T.), po wszczęciu przez Komendę procedury pierwszej oceny w służbie cywilnej, prawidłowo skierowano pracownika do odbycia służby przygotowawczej (oceniany zdał również egzamin ze służby przygotowawczej), mimo że pracownik wcześniej odbył w Dolnośląskim Urzędzie Skarbowym we Wrocławiu służbę przygotowawczą i tam zdał egzamin kończący służbę przygotowawczą w służbie cywilnej. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż w przypadku Pani M.M. nie został spełniony jeden z warunków przyznania pozytywnej pierwszej oceny, którym jest zaliczenie egzaminu ze służby przygotowawczej, po wszczęciu w 2011 r. wobec pracownika procedury pierwszej oceny w służbie cywilnej. Należy wskazać, iż służba przygotowawcza stanowi jeden z elementów wszczętej wcześniej wobec pracownika procedury sporządzenia pierwszej oceny w służbie cywilnej. Przy czym służba przygotowawcza powinna mieć charakter zindywidualizowany. Zawartość merytoryczną tego szkolenia należy dopasować do indywidualnych potrzeb każdego nowego pracownika, uwzględniając jednocześnie specyfikę urzędu, w którym jest on zatrudniony. [Poradnik Pierwsza ocena w służbie cywilne, 14

przygotowany w ramach współpracy firmy Gamma (sp. j.) z Departamentem Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, str. 18]. W świetle powyższego wniesione wyjaśnienia uznano za przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości. Kontrola wykazała, iż pozostali oceniani pracownicy (oprócz Pani M.M.) zaliczyli egzamin kończący służbę przygotowawczą (art. 36 ust. 4 i 5 ustawy o służbie cywilnej), co potwierdzają zaświadczenia o zdaniu z wynikiem pozytywnym egzaminu kończącego służbę przygotowawczą w służbie cywilnej, znajdujące się w aktach osobowych każdego z ocenianych pracowników. Przy czym na podstawę analizy przekazanych dokumentów ustalono, iż w przypadku 5 pracowników (Pani A. Z., Pani A. P., Pani A. W., Pan B. K., Pani K. K.) służba przygotowawcza odbyła się po upływie 8 miesięcy od podjęcia pracy przez każdego z ww. pracowników. Wskazać należy, iż zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.) służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 4 miesiące i kończy się nie później niż z upływem 8 miesięcy od podjęcia pracy przez pracownika. W wyjaśnieniach z dnia 8 sierpnia 2014 r. wskazano, iż cyt. powodem przesunięcia terminu zorganizowania służby przygotowawczej była duża ilość zadań nałożonych na Komendę Wojewódzką Policji, wynikająca z obsługi logistycznej w zabezpieczeniu Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej EURO 2012 r. [dowód: akta kontroli str. 152]. Wniesione wyjaśnienia uznano za przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości. Stwierdzono ponadto, iż wszyscy oceniani pracownicy w wyznaczonym terminie sporządzili i złożyli sprawozdanie z realizowanych zadań. Kontrola wykazała, iż termin na złożenie sprawozdania wyznaczany był zgodnie z 2 ust. 1 i 4 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. W wyniku kontroli stwierdzono, iż pierwsza ocena w służbie przygotowawczej była dokonywana na arkuszu pierwszej oceny, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. W większości przypadków (oprócz arkusza oceny Pani K. K.) ustalono, iż zostały wypełnione wszystkie rubryki arkusza pierwszej oceny w służbie cywilnej. Niemniej jednak w przypadkach (ocena Pani K. K.) ustalono, iż w arkuszu pierwszej oceny nie wypełniano jednej z rubryk arkusza, tj. w cz. IV Arkusza pierwszej oceny stwierdzono brak daty, podpisu i pieczątki kierującego komórką organizacyjną. W wyjaśnieniach z dnia 18 lipca 2014 r. wskazano, iż powyższe działanie spowodowane było odejściem, na dzień przed sporządzeniem oceny, Naczelnika Wydziału Postępowań Administracyjnych i Prezydialnego KWP we Wrocławiu. [dowód: akta kontroli str. 54]. Złożone wyjaśnienia zasługują na uwzględnienie. Kontrola wykazała, iż w większości przypadków (oprócz M.M.) pierwszą ocenę w służbie cywilnej sporządzano po spełnieniu wszystkich przesłanek, o jakich mowa w 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Ponadto w wyniku kontroli ustalono, iż bezpośredni przełożony niezwłocznie umożliwiał ocenianemu zapoznanie się z pierwszą oceną, a następnie oryginał arkusza ww. oceny wraz ze sprawozdaniem był włączany do akt osobowych ocenianego co jest zgodnie 15