DIADEM Print Report Manager Kontroling ilości i kosztów wydruków/kopii/skanów XERREX Sp. z o.o. 35-032 Rzeszów, ul. Lisa Kuli 6 tel. 17/852 29 70, faks 17/862 04 34 email: xerrex@xerrex.pl Spółka zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Rzeszowie pod nr KRS 000009107 Kapitał zakładowy: 1 860 000,00 zł REGON: 691549825; NIP: 813-32-18-216
1 Wstęp Powszechna obecność kopiarek, drukarek czy teŝ urządzeń wielofunkcyjnych w środowiskach nie tylko biurowych ale i produkcyjnych doprowadziła do wzrostu ilości wytwarzanych dokumentów. Pociąga to za sobą znaczny wzrost kosztów operacyjnych, dlatego kaŝde przedsiębiorstwo niezaleŝnie od swojej wielkości coraz mocniej zwraca uwagę na moŝliwości zarządzania wydrukiem dokumentów na posiadanych urządzeniach. W kaŝdej organizacji wykonywane są tysiące czy miliony wydruków, często ich ilość jest nadmierna i z części z nich moŝna zrezygnować poprzez odpowiednie zarządzanie urządzeniami i dokumentami. By ułatwić organizacjom właściwe zarządzanie urządzeniami i jednocześnie dokumentami Xerrex proponuje aplikację opracowaną wspólnie z Asseco Poland o nazwie Diadem Print Report Manager. Dzięki tej zaawansowanej aplikacji moŝliwe jest zarządzanie dostępem do urządzeń wielofunkcyjnych i drukujących, uprawnieniami uŝytkowników lub grup roboczych oraz kontrola ilości wydruków/kopii/skanów i idących za tym kosztów generowanych przez poszczególnych pracowników. Dane gromadzone przez oprogramowanie do zarządzania wydrukiem pozwalają na ustalenie i przeanalizowanie przyzwyczajeń pracowników oraz sposobów produkcji dokumentów. Diadem/PRM umoŝliwia monitoring wszystkich wydruków/kopii/skanów, które wykonują pracownicy oraz kontrolę dostępu do urządzeń lub ich poszczególnych funkcji. A co za tym idzie daje moŝliwość obniŝenia kosztów operacyjnych: Pracownicy eliminują wydruki zbędne, błędne i prywatne oraz zwracają większą uwagę na bezpieczeństwo i poufność zawartych w nich informacji. Takie działanie prowadzi do redukcji ilości drukowanych dokumentów średnio o 20 procent. MoŜliwe jest lepsze zarządzanie parkiem urządzeń, zaplanowanie ich optymalnego rozmieszczenia w organizacji i ograniczanie dostępu jak i moŝliwość przekierowania wydruków na urządzenia bardziej ekonomiczne, o niŝszych kosztach eksploatacji. Dzięki analizie obciąŝenia poszczególnych urządzeń moŝliwe jest obniŝenie ich ilości od 2 do 5 razy. DIADEM - PRINT REPORT MANAGER Moduł raportowy pozwala na łatwe i szybkie wygenerowanie wymaganych raportów z podziałem na uŝytkowników, departamenty, urządzenia, czy podział druku na
2 czarno-biały lub kolorowy, szczególnie pomocne przy rozliczaniu kosztów na poszczególne miejsca ich powstawania (MPK). Diadem Print Report Manager informuje o tym, które drukarki, kopiarki i urządzenia wielofunkcyjna są przeciąŝone, jak często uŝywane i które generują najwyŝsze koszty. Zarządzanie dostępem do urządzeń Automatyczne wyszukiwanie urządzeń w sieci wraz z podsieciami, odbywa się automatycznie. Procedura wyszukiwania urządzeń sieciowych wymagana jest na początku, w trakcie wdroŝenia, a następnie w momencie kiedy zmienia się park urządzeń i np. instalowane są kolejne. Odczyt urządzeń - aplikacja odczytuje wszystkie działające w sieci urządzenia. W przypadku urządzeń Ricoh, odczyt jest bardzo szczegółowy i zawiera takie dane jak: adres IP, stan licznika, nr fabryczny, nazwę i wersję firmware u. Dodatkowo moŝliwe jest określenie lokalizacji danego urządzenia dla łatwiejszej jego identyfikacji. Odczyt liczników wybranych do rozliczeń urządzeń realizowany jest ręcznie lub automatycznie wg ustalonego harmonogramu. Harmonogram jest konfigurowany przez administratora, z dokładnym wskazaniem czasu odczytu liczników (o określonej godzinie i w wybrane dni miesiąca). Najlepiej wykonywać odczyt liczników poza godzinami pracy, dzięki temu aplikacja nie stanowi obciąŝenia dla sieci. Odczyt ręczny w zaleŝności od potrzeb moŝe dotyczyć wszystkich urządzeń lub tylko wybranych urządzeń. Zdefiniowanie kosztów druku, kopii, skanu dla poszczególnych urządzeń wraz z innymi kosztami jest podstawą do obliczenia kosztów wykonania dokumentów przez uŝytkowników. Koszty te obejmują cenę wydruków i kopii tak czarno-białych jak i kolorowych, skanów, koszt papieru i inne koszty stałe przypadające na urządzenie (opłata stała z tytułu najmu lub tez odpis amortyzacyjny).
3 Zarządzanie prawami uŝytkowników Przypisywanie uŝytkowników do grup roboczych oraz nadawanie im praw dostępu do grupy urządzeń - administrator w bardzo łatwy sposób moŝe dodać nowego uŝytkownika, przydzielić go do określonej grupy roboczej, nadać mu uprawnienia do poszczególnych funkcji urządzeń oraz kod autoryzacji do nich. Przypisane funkcje są dostępne na wszystkich urządzeniach, do korzystania z których dany uŝytkownik jest uprawniony. Kod dostępu moŝe być wprowadzany ręcznie z wykorzystaniem panelu operatora urządzenia, lub jak w przypadku rozwiązań Xerrex, z wykorzystaniem terminali na karty zbliŝeniowe. Uprawnienia uŝytkowników - uprawnienia kaŝdego z uŝytkowników mogą być edytowane. Administrator moŝe blokować je na czas nieobecności, uzupełniać dane kontaktowe, przydzielać inną grupę, a na końcu usunąć z bieŝącej listy uŝytkowników. Równie łatwo sprawdzić do jakich urządzeń dany uŝytkownik ma dostęp i w razie konieczności zmodyfikować je. Komunikacja z LDAP, Active Directory - dodawać uŝytkowników moŝna ręcznie, lub importować dane z LDAP, AD. Jeśli administrator ma stworzoną własną bazę uŝytkowników np. pliku xls. ma równieŝ moŝliwość zaimportować te dane. Rozliczanie prac uŝytkowników - poniewaŝ kaŝdorazowe uŝycie urządzenia wymaga autoryzacji, kaŝdy uŝytkownik wykonuje prace na swoje konto, bez względu czy jest to kopiowanie, drukowanie, czy skanowanie czy faksowanie. Kontrola kosztów Monitoring urządzeń - gromadzone przez Diadem/PRM dane powalają na ustalenie i przeanalizowanie stopnia wykorzystania przez pracowników z poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek. System udostępnia informacje o urządzeniach przeciąŝonych, niewykorzystywanych lub generujących najwyŝsze koszty, pozwalając osobom decyzyjnym zaplanować inwestycje, poszukać oszczędności lub w lepszy sposób alokować urządzenia i zoptymalizować koszty wytworzenia dokumentów w ramach posiadanego sprzętu. Monitoring urządzeń umoŝliwia teŝ lepsze planowanie zakupów materiałów eksploatacyjnych lub weryfikację przyczyn zwiększonego zapotrzebowanie na nie. Wydruk wstrzymany i poufny dokumenty mogą wysłane do drukowania jako wydruk wstrzymany lub poufny i zwolnione z pamięci urządzenia przez uprawnionego uŝytkownika w późniejszym terminie. Zapobiega to przypadkowemu zabraniu dokumentów przez innego pracownika lub zaginięciu, zanim zostaną odebrane z urządzenia i w efekcie konieczności ich ponownego wydrukowania.
4 Szczegółowy odczyt liczników - aplikacja zlicza 100% prac (wydruków, kopii, skanów) wykonanych przez poszczególnych pracowników. Świadomość, Ŝe ilości i koszty prac moŝna przypisać do poszczególnych uŝytkowników sprawia, Ŝe pracownicy ograniczają wydruki zbędne lub prywatne oraz w sposób bardziej racjonalny wykorzystują funkcjonalność urządzeń. Raportowanie liczników DIADEM Print Report Manager dostarcza okresowe raporty o ilościach i kosztach wydruków zrealizowanych przez wszystkie oddziały, działy i uŝytkowników. UmoŜliwiają one przeprowadzanie rozliczeń wewnętrznych i rozbicie kosztów na poszczególne komórki. Zebrane dane ze względu na róŝnorodność potrzeb uŝytkowników zaprezentowane są w postaci tabel przestawnych, które dają moŝliwość łatwej konfiguracji tak, aby pokazywały dane najbardziej odpowiednie dla uŝytkownika aplikacji. Poprzez zapamiętanie indywidualnych układów tabel uŝytkownik za kaŝdym razem będzie mógł sprawdzić aktualne informacje. Raporty ilości wykonanych wydruków, kopii, skanów wg zdefiniowanych kryteriów wg urządzenia lub grupy urządzeń, poszczególnych pracowników lub grup roboczych, rodzaju dokumentu np. kolor/mono. Raporty stanowią podstawę do przygotowania analiz. UŜytkownik moŝe je otrzymywać automatycznie na wybrany adres e-mail lub eksportować dane do formatu m.in..pdf, lub.csv w celu dalszej obróbki. Dostępny jest równieŝ moduł raportujący, który pozwala na stworzenie własnych raportów. Mogą być ręcznie lub automatycznie przesyłane do określonej osoby bądź zapisywane w określonym miejscu w sieci. Korzyści z zastosowania aplikacji DIADEM/PRM Oszczędności dzięki skutecznej kontroli ilości i kosztów wydruku - zoptymalizowana wielkość produkcji dokumentów, gdyŝ uŝytkownicy mają większą świadomość generowanych kosztów Lepsze wykorzystanie infrastruktury urządzeń dzięki przeniesieniu duŝych nakładów na tańsze w eksploatacji urządzenia centralne Optymalizacja posiadanego parku urządzeń moŝliwość ograniczenia ich ilości nawet 2-5 krotnie Łatwe rozliczanie MPK (miejsc powstania kosztów) przypisanie kosztów do poszczególnych uŝytkowników lub departamentów na podstawie dostarczanych przez aplikację raportów
5 Proste zarządzanie uprawnieniami uŝytkowników zdalne kontrolowanie uprawnień uŝytkowników do urządzeń wielofunkcyjnych zwiększa przejrzystość i oszczędza czas administratorów Skuteczne zabezpieczenie przed nieuprawnionym wykorzystaniem urządzeń, które pozostają zablokowane do chwili autoryzacji przez uprawnionego uŝytkownika. Optymalizacja wydajności pracy automatyczne logowanie z wykorzystaniem terminali kart zbliŝeniowych i natychmiastowy dostęp do funkcji urządzenia, potrzebnych do codziennej realizacji zadań Minimalne obciąŝenia sieci klienta aplikacja działa w taki sposób aby jak najmniej obciąŝać sieć komputerową klienta Polska aplikacja elastyczne moŝliwości wdroŝenia i modyfikacji aplikacji pod potrzeby klienta. Wsparcie Eksploatacyjne, Doradztwo Informatyczne, Opieka Informatyczna świadczone przez Xerrex Wymagania systemu DIADEM Print Report Manager Serwer Diadem PRM, wszystkie komponenty są instalowane na dedykowanym serwerze Wymagania programowe dla DIADEM Print ReportManager - System Microsoft Windows 7, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP SP3, Microsoft Windows Server 2008, Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard/Enterprise, Microsoft Windows Server 2003 Standard/Enterprise SP2 lub nowszy. Obsługiwane są wersje 32 i 64-bitowe - Wymagane komponenty: Apache Tomcat 6.35, database Postgre SQL, Java JRE 6.30 Wszystkie wymagane komponenty zawarte są na nośniku instalacyjnym Wymagania sprzętowe dla DIADEM Print ReportManager - Procesor minimum 1,5 GHz lub wydajniejszy - Pamięć operacyjna minimum 512 MB (zalecane 1024 MB) dostępnej pamięci RAM. - Wolna przestrzeń dyskowa do instalacji min 500 MB - Wolna przestrzeń dyskowa podczas pracy systemu min 6 GB Odczyt liczników z urządzeń przez DIADEM Print ReportManager - Diadem Print Report Manager odczytuje liczniki uŝytkowników i urządzeń z maszyn grupy Ricoh - Z urządzeń innych producentów odczytywane są tylko liczniki globalne urządzenia. Istnieje moŝliwość przypisania liczników i kosztów globalnych urządzenia do jednego uŝytkownika. Wszelkie prawa autorskie do niniejszego dokumentu oraz informacji w nim zawartych, w tym do elementów graficznych, nie zastrzeŝone przez podmioty trzecie, stanowią wyłączną własność Xerrex Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Lisa-Kuli 6. Wszelkie informacje zawarte w niniejszym dokumencie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Xerrex Sp z o.o. w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i podlegają ochronie prawnej. Wykorzystywanie w jakikolwiek sposób, ujawnianie, rozpowszechnianie w całości lub w części, przekazywanie osobom trzecim kopiowanie bez uprzedniej pisemnej zgody Xerrex jest zabronione. Wszelkie osoby, które weszły w posiadanie niniejszego dokumentu zobowiązane są do przestrzegania niniejszej klauzuli.