EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning: policies and programme Coordination of the "Lifelong learning" programme Mobility Tool Przewodnik dla Beneficjentów Wersja III październik 2012 (Mobility Tool wersja 1.6.0)
Spis treści 1. Informacje ogólne... 4 1.1 Opis... 4 1.2 Użytkownicy Mobility Tool... 4 2. Logowanie do systemu Mobility Tool... 4 2.1 Jak zmienić język w systemie Mobility Tool?... 5 3. Projekt... 6 3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie?... 6 3.2. Jak edytować informacje o projekcie?... 7 4. Uczestnicy... 10 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?... 10 4.2. Jak dodać nowego uczestnika?... 11 4.3. Jak zaimportować dane uczestników?... 11 4.4. Jak edytować dane uczestnika?... 14 5. Partnerzy... 15 5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?... 15 5.2. Jak dodać nowego partnera?... 16 5.3. Jak edytować dane partnera?... 17 5.4. Jak usunąć partnera?... 18 5.5. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji Beneficjenta?... 18 5.6. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej?... 20 5.7. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji Beneficjenta?... 22 5.8. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji partnerskiej?... 23 5.9. Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do Mobility Tool?... 24 6. Mobilności... 26 6.1. Jak utworzyć nową mobilność?... 26 6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?... 32 6.3. Jak znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności?... 34 6.4. Jak wyeksportować wszystkie mobilności do pliku?... 35 6.5. Jak edytować dane mobilności?... 38 6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?... 39 6.7. Jak edytować dane stażu/wymiany?... 40 6.8. Jak dodać nowy staż/wymianę do już istniejącej mobilności?... 41 6.9. Jak usunąć staż/wymianę?... 44 6.10. Jak usunąć mobilność?... 45 7. Raporty uczestników... 46 7.1. Jak umożliwić uczestnikowi złożenie raportu?... 46 7.2. Jak wystawić raporty wielu uczestnikom jednocześnie?... 48 7.3. Jak zaakceptować, odrzucić lub wystawić nowy raport uczestnika?... 49 7.4. Jak sprawdzić status raportu uczestnika?... 51 Page 2 of 69
7.5. Do kiedy należy złożyć raport uczestnika?... 53 7.6. Jak wydrukować raport uczestnika?... 53 8. Budżet... 56 8.1. Jak zarządzać budżetem stażu/wymiany?... 56 8.2. Jak zarządzać budżetem projektu?... 58 9. Raporty Beneficjenta... 63 9.1. Jak wystawić i złożyć raport Beneficjenta?... 63 9.2. Do kiedy należy złożyć raport Beneficjenta?... 65 9.3. Niezgodności w raporcie końcowym Beneficjenta... 65 10. Wsparcie i rozwiązywanie problemów... 67 10.1. Kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji... 67 10.2. Lista kodów do importu uczestników... 68 Page 3 of 69
1. Informacje ogólne 1.1 Opis Mobility Tool jest internetowym narzędziem do współpracy, zarządzania i raportowania, stworzonym na potrzeby projektów mobilności realizowanych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie (LLP). Narzędzie zostało stworzone przez Komisję Europejską, a przeznaczone jest głównie dla Beneficjentów projektów mobilności. Użytkownicy narzędzia Mobility Tool będą mogli obsługiwać w nim realizowane przez siebie projekty, wprowadzając informacje o uczestnikach i ich mobilnościach (wyjazdach), wypełniając i uaktualniając informacje finansowe, wystawiając raporty uczestników oraz składając raporty cząstkowe i końcowe Beneficjenta, które następnie wyślą do Narodowej Agencji. 1.2 Użytkownicy Mobility Tool Użytkownikami Mobility Tool są: Beneficjenci główni użytkownicy narzędzia, których zadaniem jest wprowadzanie do systemu informacji dotyczących projektów mobilności, uczestników i danych finansowych, a także wypełnianie i składanie raportów. Narodowe Agencje generowanie, kontrolowanie i monitorowanie informacji na temat projektów mobilności. DG EAC, właściciel systemu i jego główny administrator. Uczestnicy projektów mobilności nie są bezpośrednimi użytkownikami narzędzia Mobility Tool, ich raporty będą generowane przez system, a oni otrzymają tylko linki do gotowych do wypełnienia plików w formacie PDF. 2. Logowanie do systemu Mobility Tool Narzędzie Mobility Tool znajduje się pod poniższym adresem URL: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Aby zalogować się do systemu Mobility Tool I uzyskać dostęp do swojego projektu, trzeba 1) posiadać konto w w bazie ECAS (European Commission Authentification Service) oraz 2) potwierdzić adres e-mail osoby kontaktowej w Państwa projekcie. Dla 1) zachęcamy do zapoznania się z dokumentem Instrukcja użytkownika bazy ECAS, w którym znajdą Page 4 of 69
Państwo więcej informacji dotyczących rejestracji w bazie ECAS. Dla 2) konieczne jest potwierdzenie lub korekta adresu e-mail osoby kontaktowej, który podali Państwo w sekcji 1.2 wniosku. Stosowną informację, wraz z numerem projektu, należy wysłać na adres: mtool_adm@frse.org.pl po otrzymaniu 1 egzemplarza podpisanej umowy finansowej. Strona logowania do bazy ECAS wygląda następująco: Najważniejsze informacje na temat bazy ECAS: - w prawym górnym rogu ekranu można zmienić język strony na polski. - "Czy wybrana domena jest prawidłowa?" prawidłowa domena to Zewnętrzna. Aby zmienić domenę, należy kliknąć na linku "Zmień", zaznaczyć odpowiedź "Nie pracuję w instytucji ani w organie UE" i kliknąć przycisk "Wybierz". - "Nazwa użytkownika lub adres e-mail" jedno I drugie może być używane jako login. Jako że nazwa użytkownika generowana jest automatycznie podczas rejestracji, zaleca się używanie jako loginu adresu e-mail, który łatwiej jest zapamiętać. - "Hasło" należy podać hasło wybrane podczas rejestracji. 2.1 Jak zmienić język w systemie Mobility Tool? Domyślnym językiem systemu jest angielski. W prawym górnym rogu ekranu znajduje się lista rozwijalna z dostępnymi językami. Język polski ma oznaczenie "PL1 polski (PL)". Page 5 of 69
3. Projekt 3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. Wyświetli się ekran podobny do tego zaprezentowanego poniżej. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. Wyświetlą się informacje o projekcie. Page 6 of 69
Uwaga: W systemie Mobility Tool można zmieniać dane dotyczące partnerów, mobilności, uczestników czy budżetu szczegółowe informacje znajdują się w kolejnych sekcjach. Pozostałe informacje, jak np. numer umowy finansowej czy tytuł projektu nie mogą być zmienione w systemie. W celu edycji tych danych, prosimy o kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji. 3.2. Jak edytować informacje o projekcie? Wprowadzone przez Narodową Agencję zmiany w projekcie można zobaczyć w sekcji "Aktualizacje i Raporty", ale zmiany nie są wprowadzane automatycznie. To Beneficjent ma obowiązek śledzić listę zmian wykazanych w sekcji "Aktualizacje i Raporty" i wprowadzać je na bieżąco do systemu. Wszelkie zmiany wprowadzone przez Narodową Agencję zostaną zakomunikowane Beneficjentom przez system Mobility Tool w formie automatycznej wiadomości wysłyanej na adresy e-mail osób kontaktowych z instytucji Beneficjenta. Aby wyświetlić listę zmian w projekcie, należy wykonać następujące kroki: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk Aktualizacje i Raporty" w górnym menu. Page 7 of 69
4. Wyświetli się lista zmian w projekcie. Na liście zawsze wyświetli się przynajmniej jedna pozycja oryginalne dane z dnia zaimportowania projektu do systemu. 5. Kliknąć na dacie i godzinie w kolumnie "Data aktualizacji" przy zmianie, która ma zostać wyświetlona. Page 8 of 69
6. Porównać informacje zawarte w tym oknie z danymi zawartymi w innych sekcjach systemu Mobility Tool i, w razie potrzeby, wprowadzić odpowiednie zmiany. Szczegółowe informacje na temat dodawania, edytowania i usuwania partnerów, osób kontaktowych czy danych finansowych znajdują się w dalszej części niniejszego przewodnika. 7. Kliknąć przycisk "Wstecz". Zwracamy uwagę, że kwoty w kolumnie "Przyznany budżet" (sekcja "Budżet") aktualizują się automatycznie na podstawie aktualizacji dokonywanych przez Narodową Agencję. Page 9 of 69
4. Uczestnicy 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Uczestnicy". 4. Kliknąć przycisk "Uczestnicy". Wyświetli się lista wszystkich wprowadzonych uczestników projektu. Lista będzie zawierała: tytuł, imię i nazwisko, płeć, informację, że dany uczestnik jest lub nie jest osobą ze specjalnymi potrzebami, oraz że jest lub nie jest osobą towarzyszącą, a także adres e-mail uczestnika. Aby wyświetlić szczegółowe informacje o danym uczestniku, należy kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy jego nazwisku. Page 10 of 69
4.2. Jak dodać nowego uczestnika? 1. Powtórzyć kroki z części 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?. 2. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy". 3. Wyświetli się formularz dodawania nowego uczestnika. 4. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką. 5. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego uczestnika. 4.3. Jak zaimportować dane uczestników? W nowej wersji Mobility Tool możliwe jest wprowadzenie większej grupy uczestników poprzez zaimportowanie ich danych. Funkcja ta umożliwia tylko dodawanie nowych uczestników, natomiast nie pozwala na modyfikowanie danych już wprowadzonych osób. Aby zaimportować dane uczestników do systemu, należy postępować według poniższego opisu: 1. Powtórzyć kroki z części 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?. Page 11 of 69
2. Kliknąć przycisk "Import z pliku". 3. Wyświetli się 3-punktowy opis procesu, który polega na pobraniu pliku szablonu, wypełnienia go i zaimportowania do systemu. 4. Kliknąć na linku "Pobierz plik szablonu w formacie CSV". Przeglądarka zapyta, czy chcą Państwo otworzyć, czy zapisać plik. Prosimy o zapisanie go na swoim komputerze. 5. Wprowadzić dane uczestników we wszystkich obowiązkowych polach (kolumnach). a. W poniższej tabeli znajduje się informacja, które pola są obowiązkowe. b. Część kolumn przyjmie tylko dane w określonym formacie. Informacja o wymaganym formacie poszczególnych pól również znajduje się w poniższej tabeli. Tabele referencyjne znajdują się w części 10.2 niniejszego przewodnika. Pole Obowiązkowe? Wymagany format pola Title (tytuł) Nie Dowolny First Name (imię) Tak Dowolny Last Name (nazwisko) Date of Birth (data urodzenia) Tak Tak Dowolny Data w formacie DD/MM/RRRR Gender (płeć) Tak F (kobieta) lub M (mężczyzna) Telephone (nr telefonu) Nie Dowolny Page 12 of 69
Email (adres e- mail) Tak Address (adres) Tak Dowolny Postal Code (kod pocztowy) Tak Wymagany format adresu e-mail, np. imie@domena.pl Adres e-mail uczestnika musi być unikalny, ponieważ dla systemu jest on identyfikatorem danego uczestnika. Dowolny City (miasto) Tak Dowolny Country (kraj) Tak Kod kraju z tabel referencyjnych, np.: PL, DE, UK, itp. Region (województwo) Is Accompanying Person (czy to osoba towarzysząca?) With Special Needs (czy to osoba ze specjalnymi potrzebami?) Type of participant (rodzaj uczestnika) IVT Participant Type (typ uczestnika IVT) Tak Tak Tak Tak Nie c. Zapisać zmiany w pliku. Kod województwa z tabel referencyjnych, np.: PL21, PL33 itp YES (tak) lub NO (nie) YES (tak) lub NO (nie) Kod rodzaju uczestnika z tabel referencyjnych, np.: STD-ADL, TCH-ADULT-ACTIVE, itp Dotyczy tylko uczestników projektów IVT, możliwe są 2 typy: MobIVT-Appr lub MobIVT-Sch 6. Wypełniony plik należy zaimportować do systemu. Wracamy do sekcji Uczestnicy, klikamy przycisk "Import z pliku" i klikamy przycisk "Przeglądaj" i wskazujemy plik. 7. Kliknąć przycisk "Wyślij". a. Jeśli zaimportowany plik zawiera dane wprowadzone w nieprawidłowym formacie lub niewypełnione pola obowiązkowe, wyświetli się informacja zawierająca błędnie wypełnione pola. Prawidłowo wprowadzone dane również zostaną wyświetlone. Na tym etapie mogą Państwo wrócić do poprzedniego kroku w celu poprawienia lub uzupełnienia danych i ponownego wysłania pliku, bądź też anulować proces importu. b. Jeśli wszystkie dane zostałną wprowadzone prawidłowo, wyświetli się informacja o liczbie uczestników do zaimportowania oraz liczbie uczestników, których dane Page 13 of 69
zostaną zaktualizowane. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk "Tak". System przekieruje Państwa do sekcji "Uczestnicy" i wyświetli pełną listę uczestników oraz osób towarzyszących. c. Jeśli w Państwa projekcie byli już wprowadzeni uczestnicy używający tych samych adresów e-mail co osoby, które próbują Państwo zaimportować, wyświetli się następujący komunikat: Kliknięcie przycisku "Tak" spowoduje aktualizację danych wymienionych uczestników. 4.4. Jak edytować dane uczestnika? 1. Powtórzyć kroki z części 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?. 2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy uczestniku, którego dane chcemy edytować. 3. Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk "Zapisz". 4. Wyświetli się potwierdzenie ("Zmiany zostały zapisane"). Page 14 of 69
5. Partnerzy 5.1. Jak wyświetlić listę partnerów? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk Instytucje partnerskie. 4. Wyświetli się lista instytucji partnerskich występujących w projekcie. Page 15 of 69
5.2. Jak dodać nowego partnera? 1. Powtórzyć kroki z części 5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?. 2. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy". 3. Wyświetli się formularz dodawania nowego partnera. Formularz składa się z części: dane instytucji partnerskiej, adres i dane kontaktowe oraz lista osób kontaktowych. 4. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką. 5. W formularzu "Dane osoby kontaktowej", u góry można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować do formularza dane adresowe instytucji partnerskiej. Page 16 of 69
6. U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana osoba będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie". W przeciwnym razie, kolumny Wyróżniona osoba, Telefon komórkowy i Kraj pozostaną przy danej instytucji puste. 7. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego partnera ( Zmiany zostały zapisane ). Nowa instytucja partnerska zostanie dodana do listy partnerów. Uwaga: Dane partnerów mogą być modyfikowane przez cały czas trwania projektu. 5.3. Jak edytować dane partnera? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwie partnera, którego dane chcemy edytować. 3. Wprowadzić zmiany, po czym kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie wprowadzenia zmian ("Zmiany zostały zapisane"). Page 17 of 69
Uwaga: Beneficjent nie może zmieniać danych własnej instytucji, zrobić to może tylko Narodowa Agencja. W razie konieczności, należy skontaktować się z NA i poinformować o zmieniających się danych instytucji beneficjenta. Następnie, należy postępować zgodnie z informacjami zawartymi w części "3.2. Jak edytować informacje o projekcie" niniejszego przewodnika. 5.4. Jak usunąć partnera? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Zaznaczyć "X" w polu wyboru przy nazwie partnera, którego chcemy usunąć. Zwracamy uwagę, że nie można usunąć własnej instytucji. 3. Kliknąć przycisk "Usuń zaznaczone". Wyświetli się okienko z pytaniem "Czy na pewno chcą Państwo usunąć zaznaczone instytucje partnerskie?" a. Jeśli dana instytucja partnerska nie jest wskazana w stażu/wymianie żadnego uczestnika, wyświetli się potwierdzenie usunięcia partnera. b. Jeśli partner został wskazany w stażu/wymianie któregoś uczestnika, wyświetli się następujący komunikat: "Co najmniej 1 Instytucja partnerska pełni rolę w co najmniej 1 stażu/wymianie. Proszę najpierw usunąć Instytucję partnerską ze staży/wymian". W takim przypadku, wybrany partner nie zostanie usunięty, dopóki nie usuną go Państwo ze wszystkich mobilności. 5.5. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji Beneficjenta? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć link z symbolem "[Pokaż]" w kolumnie Osoby kontaktowe instytucji. Page 18 of 69
3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta. 4. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy". 5. Wyświetli się formularz dodawania nowej osoby kontaktowej. 6. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką. Page 19 of 69
7. U góry formularza można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować do formularza dane adresowe instytucji Beneficjenta. 8. U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana osoba będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie". 9. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowej osoby kontaktowej ( Zmiany zostały zachowane"). 5.6. Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". Page 20 of 69
2. Kliknąć zieloną ikonkę listy ( )w kolumnie Osoby kontaktowe instytucji przy nazwie instytucji partnerskiej, do której chcemy dodać osobę kontaktową. Cyferka obok zielonej ikonki pokazuję liczbę osób kontaktowych danej instytucji partnerskiej. 3. Wyświetli się lista już wprowadzonych osób kontaktowych tego partnera. 4. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy" w żółtej części tabeli. 5. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką. U góry formularza można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować do formularza dane adresowe instytucji Beneficjenta. Page 21 of 69
U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana tej osoby zostaną pogrubione i wyświetlone na górze listy, a ponadto dana osoba będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie". 6. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowej osoby kontaktowej ( Zmiany zostały zachowane"). Liczba osób kontaktowych danej instytucji partnerskiej zostanie zwiększona. 5.7. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji Beneficjenta? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć link z symbolem "[Pokaż]" w kolumnie Osoby kontaktowe instytucji. 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta. Zaznaczyć X w polu wyboru przy nazwisku osoby kontaktowej, którą chcemy usunąć. Prosimy zwrócić uwagę, że nie można usunąć osoby, która jest w danym momencie zalogowana do systemu jej pole wyboru jest nieaktywne i zaznaczone na szaro. Page 22 of 69
4. Kliknąć przycisk "Usuń zaznaczone". Wyświetli się okienko z prośbą o potwierdzenie. 5. Po kliknięciu OK., wyświetli się potwierdzenie usunięcia osoby kontaktowej. Uwaga: Zwracamy uwagę, że nie można usunąć reprezentanta prawnego instytucji Beneficjenta. W razie konieczności zmiany tej osoby, prosimy o kontakt z Narodową Agencją. 5.8. Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji partnerskiej? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć zieloną ikonkę listy ( )w kolumnie Osoby kontaktowe instytucji przy nazwie instytucji partnerskiej, do której chcemy dodać osobę kontaktową. 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych tego partnera. Cyferka obok zielonej ikonki pokazuję liczbę osób kontaktowych danej instytucji partnerskiej. Page 23 of 69
4. Zaznaczyć X w polu wyboru przy nazwisku jednej lub kilku osób kontaktowych, które chcemy usunąć. Prosimy zwrócić uwagę, że możliwe jest usunięcie wsztstkich osób kontaktowych z instytucji partnerskiej. W takiej sytuacji, instytucja partnerska nie będzie miała żadnych osób kontaktowych w systemie. 5. Kliknąć przycisk "Usuń zaznaczone". Wyświetli się okienko z prośbą o potwierdzenie. 6. Po kliknięciu OK., wyświetli się potwierdzenie usunięcia osoby lub osób kontaktowych. 5.9. Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp do Mobility Tool? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć link z symbolem "[Pokaż]" w kolumnie Osoby kontaktowe instytucji. 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta wraz z ich statusami. Istnieją 2 rodzaje statusów dostępu: "Tak" lub "Nie", a przy każdym z nich znajduje się opcja odebrania lub dodania dostępu do Mobility Tool. Page 24 of 69
- Aby nadać osobie kontaktowej dostęp, należy kliknąć przy jej nazwisku na linku z symbolem "[Daj dostęp]" w kolumnie Dostęp do projektu. - Aby odebrać osobie kontaktowej dostęp, należy kliknąć przy jej nazwisku na linku z symbolem "[Odbierz dostęp]" w kolumnie Dostęp do projektu. 4. Wyświetli się potwierdzenie nadania dostępu ("Użytkownikowi nadano dostęp do projektu"). Wybrana osoba od tej pory będzie miała dostęp do informacji o projekcie. - System Mobility Tool wyśle na adres tej osoby automatyczną wiadomość e-mail informującą o nadaniu dostępu do projektu. Wiadomość będzie zawierała numer I tytuł projektu, link do formularza rejestracyjnego w bazie ECAS, link do systemu Mobility Tool oraz kontakt do Narodowej Agencji. 5. W przypadku odebrania dostępu, nie wyświetli się żadne potwierdzenie. 6. W kolumnie Dostęp do projektu wyświetli się: "Tak [Odbierz dostęp]" lub "Nie [Daj dostęp]". 7. Informacje na temat logowania do systemu znajdują się w części "2. Logowanie do systemu Mobility Tool". Page 25 of 69
6. Mobilności 6.1. Jak utworzyć nową mobilność? Definicja: Mobilność to zestaw wszystkich (jednego lub więcej) staży/wymian zaplanowanych/zrealizowanych przez jednego uczestnika. W większości przypadków, mobilność będzie zawierała tylko jeden staż/wymianę. W przypadku mobilności składających się z kilku staży/wymian, wyjazdy te muszą być ze sobą powiązane (te same: sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji oraz poziom edukacji). Uwaga: Aby utworzyć nową mobilność, w systemie muszą być wprowadzone: co najmniej jeden uczestnik oraz co najmniej dwie instytucje partnerskie (jedna wysyłająca i jedna przyjmująca). Stosowne instrukcje znajdują się w częściach "4.2. Jak dodać nowego uczestnika?" i "5.2. Jak dodać nowego partnera?" niniejszego przewodnika. 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Page 26 of 69
5. Kliknąć przycisk "Nowa mobilność". 6. Wyświetli się formularz dodawania nowej mobilności. Page 27 of 69
7. W okienku "Edukacja" wybrać odpowiednie pozycje z następujących rozwijanych list: "Sektor ekonomiczny", "Dziedzina edukacji" oraz "Poziom edukacji". Jeśli żadna z pozycji na danej liście nie odpowiada idealnie specyfice Państwa projektu, należy wybrać opcję najbliższą prawdy. 8. W okienku "Uczestnicy i osoby towarzyszące" wybrać uczestnika, wpisując jego nazwisko. Page 28 of 69
9. Po wybraniu uczestnika, kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać go do listy wybranych uczestników. Czynność tę można powtórzyć dla wielu uczestników lub osób towarzyszących, jeśli chcą Państwo za jednym razem utworzyć mobilności dla całej grupy, przy założeniu, że mobilności wszystkich wybranych osób mają zawierać te same dane statystyczne. 10. Można również usunąć z listy osobę, zaznaczając ją na liście po prawej stronie, a następnie klikając zieloną strzałkę w lewo. 11. W okienku Instytucje partnerskie w stażu/wymianie wybrać instytucję wysyłającą, przyjmującą i, jeżeli występuje, pośredniczącą. Page 29 of 69
12. W okienku Dane stażu/wymiany upewnić się, czy kraj wysyłający i przyjmujący są prawidłowe. System wypełnia te pola automatycznie na podstawie wybranych instytucji partnerskich. 13. Podać datę wyjazdu i powrotu danego uczestnika stażu/wymiany. Pola "Czas trwania w tygodniach" i "liczba dodatkowych dni" wypełniane są automatycznie po podaniu powyższych dat. 14. W okienku "Budżet" podać faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma tych kosztów obliczana jest automatycznie. Page 30 of 69
15. W okienku "Certyfikaty" wybrać instytucję wystawiającą dany certyfikat oraz jego rodzaj, a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać certyfikat do listy "Wybrane certyfikaty". Jeśli uczestnik otrzymał więcej niż 1 certyfikat, czynność tę należy powtórzyć dla każdego rodzaju certyfikatu. 16. Na koniec, w okienku "Używane języki" wybrać z listy język, którego dany uczestnik używał podczas stażu/wymiany, a następnie kliknąć zieloną strzałkę i dodać go do listy "Wybrane języki". W razie potrzeby dodania kolejnych języków, powtórzyć czynność. 17. Kliknąć przycisk "Zapisz". Page 31 of 69
18. Wyświetli się potwierdzenie utworzenia mobilności dla wskazanych uczestników i osób towarzyszących. W przypadku jednoczesnego utworzenia więcej niż 1 mobilności, będą one zawierały te same dane statystyczne (sektor ekonomiczny, dziedzina i poziom edukacji, instytucje partnerskie, daty wyjazdu i powrotu, budżet, certyfikaty oraz języki). 19. Kliknąć przycisk "Lista mobilności", aby powrócić do zakładki Mobilności. Uwaga: W przypadku projektów zawierających mobilności składające się z więcej niż jednego stażu/wymiany, możliwe jest, że ta sama instytucja partnerska będzie pełniła rolę zarówno instytucji przyjmującej, jak również wysyłającej. W projektach zawierających mobilności składające się z jednego stażu/wymiany nie jest to możliwe. 6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Na liście znajdują się następujące informacje: imiona i nazwiska uczestników, daty rozpoczęcia i zakończenia staży/wymian, statusy raportów uczestników oraz liczba staży/wymian poszczególnych uczestników. Aby zobaczyć szczegóły, należy postępować w sposób opisany poniżej. Page 32 of 69
5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku osoby, której mobilność chcemy wyświetlić. 6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o mobilności wybranej osoby. Zwracamy uwagę, że u dołu strony znajduje się lista wszystkich staży/wymian wchodzących w skład danej mobilności. Aby je wyświetlić, należy postępować w sposób opisany w części "6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?" niniejszego przewodnika. Page 33 of 69
6.3. Jak znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności? Jeśli chcą Państwo znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności, przydatna może być funkcja zaawansowanego wyszukiwania. Aby jej użyć, należy kliknąć przycisk "Wyszukiwanie zaawansowane", który znajduje u góry głównego ekranu sekcji "Mobilności". Page 34 of 69
Wyświetli się następujący ekran wyszukiwania: Dostępne opcje wyszukiwania pomogą w znalezieniu konkretnej osoby lub osób, wg imienia, nazwiska, specjalnych potrzeb, kraju wysyłającego i/lub przyjmującego czy też dat wyjazdu i/lub powrotu. Kliknięcie przycisku "Zdejmij kryteria wyszukiwania" spowoduje ponowne wyświetlenie pełnej listy mobilności. 6.4. Jak wyeksportować wszystkie mobilności do pliku? Mobility Tool umożliwia wyeksportowanie szczegółowych informacji o wszystkich wprowadzonych do systemu mobilnościach (łącznie z danymi uczestników oraz informacjami finansowymi) za pomocą jednego kliknięcia. Do wyboru są 2 formaty pliku eksportu Excel lub CSV. Pomimo definicji formatu CSV "wartości rozdzielone przecinkami" 1, system Mobility Tool jako znaku rozdzielającego wartości używa średnika (;). Powodem tej decyzji jest fakt występowania w systemie wielu danych tekstowych zawierających przecinki, co wyklucza możliwość użycia przecinka jako znaku rozdzielającego wartości przy eksporcie. Aby wyeksportować listę mobilności, należy postępować w następujący sposób: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 1 See http://en.wikipedia.org/wiki/comma-separated_values for more information on CSV file format Page 35 of 69
4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 5. Kliknąć przycisk "Eksportuj wszystkie staże/wymiany (Excel)" lub " Eksportuj wszystkie staże/wymiany (CSV)", w zależności od Państwa preferencji. 6. Przeglądarka zapyta, czy chcą Państwo otworzyć, czy zapisać plik. a. Jeśli wybrali Państwo eksport do pliku CSV i pomimo posiadania zainstalowanego programu Microsoft Excel plik się nie otwiera, najbardziej prawdopodobną przyczyną są regionalne ustawienia uniemożliwiające użycie średnika (;) jako znaku rozdzielającego wartości. Sposób rozwiązania problemu znajduje się w części 10.2.2 niniejszego przewodnika. Page 36 of 69
b. Jeśli wybrali Państwo eksport do pliku Excel i podczas jego otwierania wyświetliło się ostrzeżenie, należy kliknąć przycisk "Tak". Po otwarciu pliku, będą Państwo mieli pełen zakres opcji formatowania i wyświetlania danych, jaki oferuje program Excel. Page 37 of 69
6.5. Jak edytować dane mobilności? Możliwe jest modyfikowanie tylko wymienionych poniżej danych mobilności: sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji, poziom edukacji. Aby modyfikować powyższe dane, należy postępować w następujący sposób: 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?" 2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku osoby, której dane chcemy edytować. 3. Wprowadzić zmiany. Zwracamy uwagę, że w tym miejscu nie ma możliwości edytowania danych uczestnika. Stosowna instrukcja znajduje się w części "4.4. Jak edytować dane uczestnika?" niniejszego przewodnika. Page 38 of 69
4. Kliknąć przycisk "Zachowaj". Aby zmienić inne dane niż sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji I poziom edukacji, należy utworzyć nową mobilność i usunąć tę poprzednią, nieaktualną. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w poprzednich częściach niniejszego przewodnika. 6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Na liście znajdują się następujące informacje: imiona i nazwiska uczestników, daty rozpoczęcia i zakończenia staży/wymian, statusy raportów uczestników oraz liczba staży/wymian poszczególnych uczestników. Aby zobaczyć szczegóły, należy postępować w sposób opisany poniżej. 5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) po prawej stronie żółtej listy staży/wymian danej osoby, pod danymi jej mobilności. Page 39 of 69
6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o stażu/wymianie tej osoby. 6.7. Jak edytować dane stażu/wymiany? Aby wprowadzić zmiany w którejś z wymienionych niżej pozycji: kraj wysyłający, kraj przyjmujący, data wyjazdu, data powrotu, instytucja wysyłająca, Page 40 of 69
instytucja przyjmująca, instytucja pośrednicząca, koszty utrzymania I podróży, rodzaje certyfikatów i wystawiające je instytucje, używane języki, należy postępować w sposób opisany poniżej. 1. Powtórzyć kroki z części "6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?". 2. Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk "Zapisz ". Uwaga: Aby zmienić dane uczestnika, należy postępować według instrukcji znajdującej się w części 4.4. Jak edytować dane uczestnika? niniejszego przewodnika. 6.8. Jak dodać nowy staż/wymianę do już istniejącej mobilności? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Page 41 of 69
5. Znaleźć na liście mobilność, do której chcemy dodać nowy staż/wymianę. 6. Kliknąć przycisk "Zapisz nowy staż/wymianę" pod danymi wybranej mobilności. 7. Wyświetli się formularz dodawania nowego stażu/wymiany. Page 42 of 69
8. W okienku Instytucje partnerskie w stażu/wymianie wybrać instytucję wysyłającą, przyjmującą i, jeżeli występuje, pośredniczącą. W okienku Dane stażu/wymiany upewnić się, czy kraj wysyłający i przyjmujący są prawidłowe. Podać datę wyjazdu i powrotu danego uczestnika stażu/wymiany. Pola "Czas trwania w tygodniach" i "liczba dodatkowych dni" wypełniane są automatycznie po podaniu powyższych dat. 9. W okienku "Budżet" podać faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma tych kosztów obliczana jest automatycznie. 10. W okienku "Certyfikaty" wybrać instytucję wystawiającą dany certyfikat oraz jego rodzaj, a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać certyfikat do listy "Wybrane certyfikaty". Jeśli uczestnik otrzymał więcej niż 1 certyfikat, czynność tę należy powtórzyć dla każdego rodzaju certyfikatu. 11. Na koniec, w okienku "Używane języki" wybrać z listy język, którego dany uczestnik używał podczas stażu/wymiany, a następnie kliknąć zieloną strzałkę i dodać go do listy "Wybrane języki". W razie potrzeby dodania kolejnych języków, powtórzyć czynność. Page 43 of 69
12. Kliknąć przycisk "Zapisz ". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego stażu/wymiany. Nowy staż/wymiana pojawi się na liście danej mobilności, a liczba staży/wymian zostanie zwiększona. 6.9. Jak usunąć staż/wymianę? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 4. Wskazać staże/wymiany, które chcemy usunąć, poprzez zaznaczenie ich w okienkach wyboru, w ostatniej kolumnie po prawej stronie. 5. Kliknąć przycisk "Usuń", znajdujący się powyżej. Page 44 of 69
6. Potwierdzić chęć usunięcia stażu/wymiany. 7. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia stażu/wymiany. 6.10. Jak usunąć mobilność? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 4. Wskazać mobilności, które chcemy usunąć, poprzez zaznaczenie ich w okienkach wyboru, w pierwszej kolumnie po lewej stronie. 5. Kliknąć przycisk "Usuń", który znajduje się u góry strony. 6. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia mobilności. Page 45 of 69
7. Raporty uczestników Uwaga: Każdy raport uczestnika generowany jest w oparciu o jego mobilność i uwzględnia wszystkie przypisane mu staże/wymiany. 7.1. Jak umożliwić uczestnikowi złożenie raportu? 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?". 2. Kliknąć ikonkę z zieloną lupą ( ) przy nazwisku uczestnika, któremu chcemy wystawić raport. 3. Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. Page 46 of 69
4. Wyświetli się lista raportów wystawionych dla danego uczestnika. 5. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport". 6. Wybrać język raportu i, ewentualnie, dodać komentarz. 7. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport". System powróci do listy raportów uczestnika. Na liście pojawi się nowy raport ze statusem "WYSTAWIONY". 8. Po wygenerowaniu raportu, jego status zmieni się na "E-MAIL WYSŁANY". Oznacza to, że na adres e-mail uczestnika wysłana została wiadomość z linkiem do pobrania raportu. Opis poszczególnych statusów raportu znajduje się w części "7.4. Jak sprawdzić status raportu uczestnika?" niniejszego przewodnika. Page 47 of 69
7.2. Jak wystawić raporty wielu uczestnikom jednocześnie? 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?". 2. Wskazać mobilności, których uczestnikom chcemy wystawić raporty, poprzez zaznaczenie ich w okienkach wyboru, w pierwszej kolumnie po lewej stronie. 3. Kliknąć przycisk "Wystaw raport", który znajduje się ponad listą mobilności. 4. Wyświetli się ekran zbiorczego wystawiania raportów. U góry ekranu znajduje się lista osób, dla których zostaną wystawione zostaną raporty. Należy wybrać język raportów i, ewentualnie, dodać komentarz. Page 48 of 69
5. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport". Wyświetli się potwierdzenie: "X raportów uczestników zostało wystawionych". System powróci do głównego ekranu "Mobilności", a statusy poszczególnych mobilności zmienią się na "WYSTAWIONY". 7.3. Jak zaakceptować, odrzucić lub wystawić nowy raport uczestnika? 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?". 2. Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu ( ). Wyświetli się lista raportów wystawionych danemu uczestnikowi. Raport ze statusem "W TRAKCIE OCENY" jest gotowy do zaakceptowania, odrzucenia lub ponownego wystawienia. Page 49 of 69
3. Kliknąć na "ID" lub "Statusie" raportu. 4. Wyświetli się treść raportu uczestnika. 5. Przeczytać raport. Do wyboru mają Państwo 3 możliwości: a. Aby zaakceptować raport, należy kliknąć na linku "Akceptuj", który znajduje się u góry ekranu z treścią raportu. Uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość informującą o zaakceptowaniu jego raportu. Po zaakceptowaniu raportu, wciąż istnieje możliwość powrotu do poprzedniego statusu. W tym celu, należy kliknąć na linku "Wróć do W trakcie oceny", który znajduje się u góry strony z treścią raportu. Page 50 of 69
b. Aby odrzucić raport, należy kliknąć na linku "Odrzuć", który znajduje się u góry ekranu z treścią raportu. Pojawi się okienko z polem tekstowym na uzasadnienie konieczności odrzucenia raportu. Uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość informującą o odrzuceniu jego raportu oraz podaną przez Beneficjenta przyczyną. Wiadomość informująca o odrzuceniu raportu będzie zawierała link do nowego pliku PDF z raportem, który uczestnik powinien poprawić/uzupełnić zgodnie z uwagami Beneficjenta, a następnie złożyć ponownie. Po odrzuceniu raportu, jego status zmienia się na ODRZUCONY i konieczne jest wystawienie nowego raportu. c. Aby ponownie wystawić raport, należy kliknąć na linku "Wystaw ponownie", który znajduje się u góry ekrany z treścią raportu. Pojawi się obowiązkowe okienko z polem tekstowym na uzasadnienie konieczności ponownego wystawienia raportu. Po kliknięciu przycisku "Wyślij", uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość z linkiem do pliku PDF z raportem. Ponowne wystawienie raportu nie ma wpływu na poprzednie wersje raportów uczestnika. Ta operacja może służyć na przykład w celu wysłania uczestnikowi jego kopii raportu, jeśli ją stracił. 7.4. Jak sprawdzić status raportu uczestnika? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 4. Aktualny status raportu każdego uczestnika wyświetla się przy jego mobilności, w kolumnie "Status raportu" (druga od prawej). Page 51 of 69
a. Status raportu można również sprawdzić indywidualnie dla każdego uczestnika. W tym celu należy kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku danej osoby, a następnie kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. Wyświetli się lista raportów wystawionych danemu uczestnikowi. Poniżej znajdą Państwo opis każdego z 10 możliwych statusów raportu uczestnika: WYSTAWIONY Beneficjent wystawił uczestnikowi raport, a system Mobility Tool jest w trakcie przygotowywania pliku PDF. E-MAIL WYSŁANY system wysłał do uczestnika wiadomość e-mail z linkiem do pobrania pliku PDF z raportem. ZŁOŻONY uczestnik złożył swój raport. PARSOWANIE system Mobility Tool pobiera dane ze złożonego raportu. W TRAKCIE OCENY raport jest gotowy do ocenienia przez Beneficjenta, który może go zaakceptować, odrzucić lub wystawić ponownie. ZAAKCEPTOWANY raport został zaakceptowany przez Beneficjenta. ODRZUCONY raport został odrzucony przez Beneficjenta. NIEZGODNOŚĆ DANYCH dane stażu/wymiany, mobilności lub uczestnika zmieniły się po wystawieniu raportu. Konieczne jest ponowne wystawienie raportu. Raporty wystawione przed wyświetleniem wiadomości o "niezgodności danych" będą unieważnione. Page 52 of 69
UNIEWAŻNIONY wystawiono nowy raport, podczas gdy poprzedni miał status "E-MAIL WYSŁANY". BŁĄD wystąpił błąd w procesie raportowania. Prosimy o kontakt z Narodową Agencją. 7.5. Do kiedy należy złożyć raport uczestnika? Każdy uczestnik projektu mobilności Leonardo da Vinci powinien złożyć swój raport w ciągu 30 dni od zakończenia stażu/wymiany. Osoby towarzyszące (opiekunowie)nie składają raportów. 7.6. Jak wydrukować raport uczestnika? Raporty uczestników mogą być drukowane albo przez uczestników, albo przez Beneficjenta. Uczestnik: 1) Otworzyć plik raportu. 2) Przejść do sekcji "Standardowa procedura raportowania", która znajduje się na samym końcu raportu. Page 53 of 69
3) Kliknąć przycisk "Drukuj formularz". Można również użyć funkcji drukowania programu Adobe Acrobat Reader (polecenie "Plik" -> "Drukuj "). Beneficjent: Zwracamy uwagę, że drukować można jedynie raporty ze statusami: "W TRAKCIE OCENY", "ZAAKCEPTOWANY" oraz "ODRZUCONY". 1) Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2) Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3) Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4) Kliknąć ikonkę z zieloną lupą ( ) przy nazwisku uczestnika, którego raport chcemy wydrukować. 5) Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. 6) Kliknąć na numerze w kolumnie "ID" lub na nazwie statusu ("W TRAKCIE OCENY", "ZAAKCEPTOWANY" lub "ODRZUCONY"). Wyświetli się ekran z treścią raportu. Page 54 of 69
7) Wydrukować stronę używając fukcji drukowania w przeglądarce ("Plik" -> "Drukuj "). Page 55 of 69
8. Budżet 8.1. Jak zarządzać budżetem stażu/wymiany? W sekcji budżet stażu/wymiany, należy wprowadzić informacje o poniesionych kosztach utrzymania i podróży dla każdego uczestnika projektu oraz osoby towarzyszącej. Dane finansowe można wpisać podczas tworzenia mobilności lub dodatkowych staży/wymian. W przypadku konieczności wpisania lub edycji tych danych na późniejszym etapie, należy postępować w sposób opisany poniżej: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) po prawej stronie żółtej listy staży/wymian danej osoby, której dane finansowe chcemy wprowadzić/edytować. Page 56 of 69
6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o stażu/wymianie tej osoby. 7. W oknie "Budżet", które znajduje się po prawej stronie, wprowadzić faktycznie poniesione faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma tych kosztów oblicza się automatycznie. Wszystkie kwoty powinny być podane w Euro. Page 57 of 69
8. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie zapisania zmian. 9. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu, aby powrócić do listy mobilności. 10. Powtórzyć kroki 5-8 dla każdego uczestnika oraz osoby towarzyszącej. 8.2. Jak zarządzać budżetem projektu? Sekcja "Budżet" zawiera zarówno wszystkie dane finansowe wprowadzone do systemu, a więc umożliwia porównanie przyznanego Państwu dofinansowania z faktycznie poniesionymi kosztami realizacji projektu. W tej sekcji należy wprowadzić informacje o poniesionych kosztach "Organizacji i zarządzania" oraz "Przygotowania kulturowo-językowo-pedagogicznego". Aby wyświetlić, dodać lub edytować dane finansowe, należy postępować w sposób opisany poniżej: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Budżet" w górnym menu. Page 58 of 69
4. Wyświetli się podsumowanie budżetu projektu. Poszczególne kolumny prezentują kolejno: - "Liczba uczestników" projektu, z podziałem na kategorie budżetowe. - "Łączny budżet" rzeczywisty budżet projektu (kwoty wprowadzone do systemu). - "Przyznany budżet" przyznany budżet projektu (kwoty z umowy finansowej). Kwoty z kolumny "Przyznany budżet" przedstawiają kwoty przyznane Państwu przez Narodową Agencję i odpowiadają kwotom ujętym w umowie finansowej lub, jeśli dotyczy, w ostatnim aneksie do niej. Beneficjent nie ma możliwości edycji tych kosztów w Mobility Tool. Jeśli widoczne w tym miejscu kwoty nie zgadzają się z kwotami z umowy finansowej lub aneksu, prosimy o kontakt z Narodową Agencją. Budżet projektu składa się z 3 odrębnych linii budżetowych: a. Koszty organizacji i zarządzania, Page 59 of 69
b. Koszty przygotowania kulturowo-językowo-pedagogicznego, c. Koszty staży/wymian, które dzielą się na: i. Koszty podróży, ii. Koszty utrzymania. 5. Aby wprowadzić lub zmienić koszty "Organizacji i zarządzania", należy wpisać łączną kwotę poniesionych z tego tytułu kosztów w odpowiednim okienku w głównej tabeli budżetowej. a. Kliknąć przycisk "Oblicz ponownie". b. Kliknąć przycisk "Zapisz". 6. Aby wprowadzić lub zmienić koszty przygotowania, należy kliknąć na linku "Przygotowanie kulturowo-językowo-pedagogiczne". 7. Wyświetli się lista uczestników wraz z ich danymi finansowymi. a. Aby wprowadzić lub zmienić kwotę przygotowania danego uczestnika, należy kliknąć na jego imieniu, nazwisku lub kwocie w prawej kolumnie. Page 60 of 69
b. Wpisać kwotę w polu "Suma". c. Kliknąć przycisk "Zapisz", aby zachować zmiany i wrócić do listy uczestników. d. Czynność tę należy powtórzyć dla wszystkich uczestników projektu. e. Kliknąć przycisk "Wstecz", aby powrócić do głównej tabeli budżetowej. 8. Aby zobaczyć wprowadzone koszty staży/wymian poszczególnych uczestników projektu, należy kliknąć na linku "Budżet stażu/wymiany". Wyświetli się lista wszystkich uczestników oraz osób towarzyszących. a. Aby szybko znaleźć konkretnego uczestnika, można wpisać jego imię lub nazwisko w okienku nad tabelą i kliknąć przycisk "Szukaj". Przycisk "Wyszukiwanie zaawansowane" umożliwia wybór bardziej rozbudowanych kryteriów wyszukiwania. b. Aby po wyszukiwaniu wrócić do pełnej listy uczestników, należy kliknąć przycisk "Zdejmij kryteria wyszukiwania". 9. Jeśli klikną Państwo na imieniu i nazwisku któregoś uczestnika (kolumna "Osoba"), wyświetli się ekran ze szczegółowymi informacjami o stażu/wymianie tej osoby. Informacje na temat sposobu edytowania tych danych znajdą Państwo w poprzedniej części niniejszego przewodnika. 10. Na stronie "Koszty staży/wymian", należy kliknąć przycisk "Wstecz", aby powrócić do głównej tabeli budżetowej. Page 61 of 69
11. Jeśli kliknąć Państwo na którymś z linków wewnątrz części "Podróż" lub "Koszty utrzymania", wyświetlą się dane obejmujące staże/wymiany podlegające wybranemu kryterium. Np.: kllikając na linku "Osoby towarzyszące" w części "Podróż", wyświetli się lista zawierająca tylko osoby towarzyszące. Zwracamy uwagę, że koszty podróży i utrzymania wyświetlane są w jednej tabeli. Jeśli łączny budżet projektu przekracza łączne dofinansowanie przyznane na jego realizację, "Łączny budżet" w "Podsumowaniu budżetu" podświetli się na czerwono. Uwaga: Zielone ikonki z lupą przy pozycjach "Uczestnicy", "Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami" oraz "Osoby towarzyszące" wyświetlają się tylko wówczas, gdy w systemie wprowadzone są mobilności dla danego typu uczestników, a ich liczba znajduje się w kolumnie "Liczba uczestników". Page 62 of 69
Uwaga: Raporty Beneficjenta generowane są automatycznie przez system Mobility Tool i zawierają informacje wprowadzone do system w trakcie trwania projektu. Tych danych nie można zmienić w raporcie, dlatego należy je zweryfikować i, w razie potrzeby, wprowadzić zmiany w systemie przed wygenerowaniem raportu. 9. Raporty Beneficjenta 9.1. Jak wystawić i złożyć raport Beneficjenta? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Aktualizacje i Raporty" w górnym menu. 1. U góry tabeli wyświetli się informacja o liczbie wprowadzonych mobilności oraz zaakceptowanych raportów uczestników, aby mieli Państwo możliwość w każdym momencie trwania projektu sprawdzić, czy wszystkie raporty zostały zaakceptowane. Poniżej znajduje się wykaz wszystkich aktualizacji informacji o projekcie. Raport Beneficjenta generowany jest na podstawie danych z ostatniej aktualizacji. W wierszu raportu można śledzić jego status. Page 63 of 69
2. Kliknąć na linku "Wystaw nowy raport" w wierszu ostatniej aktualizacji. Należy zwrócić uwagę na typ raportu ("KOŃCOWY" lub "CZĄSTKOWY"), który znajduje się w ostatniej kolumnie po prawej stronie. a. Jeśli wyświetli się komunikat: "Staże/wymiany w ramach tego projektu nie zawierają żadnych informacji finansowych. Kliknij, aby przejść do: Koszty staży/wymian", oznacza to, że nie wprowadzili Państwo do systemu kosztów utrzymania i podróży. b. Jeśli wprowadzone przez Państwa w projekcie koszty przekroczą całkowite, przyznane dofinansowanie z umowy finansowej, system wyświetli ostrzeżenie oraz link do sekcji "Budżet", gdzie będą Państwo mogli dokonać korekty. Jeśli kwoty w przyznanym budżecie są nieprawidłowe (nie zgadzają się z umową finansową lub ostatnim aneksem do niej), prosimy o kontakt z Narodową Agencją. 3. Wybrać język raportu. 4. Jeśli do instytucji Beneficjenta przypisano więcej niż 1 osobę kontaktową, system poprosi o wskazanie osoby, której dane mają się znaleźć w raporcie. 5. Kliknąć przycisk "Tak". Wyświetli się potwierdzenie wygenerowania nowego raportu Beneficjenta. Page 64 of 69
6. Przez chwilę raport będzie miał status "NIEDOSTĘPNY", ale po kilkunastu minutach zmieni się on na "WYSTAWIONY", a w kolumnie "Plik z Raportem Beneficjenta" pojawi się link "Pobierz Raport". 7. Kliknąć na linku "Pobierz raport" i zapisać plik PDF na swoim komputerze. Aby otworzyć i wypełnić raport, należy posiadać zainstalowany program Adobe Acrobat Reader. 8. Zapoznać się z treścią raportu i odpowiedzieć na wszystkie zawarte w nim pytania. 9. Przejść do końca raportu i kliknąć przycisk "Zatwierdź". Wyświetli się informacja, czy wszystkie pola obowiązkowe raportu zostały wypełnione. 10. Po wypełnieniu raportu, należy złożyć go, klikając przycisk "Złóż on-line". Aby było to możliwe, wymagane jest połączenie z Internetem. 11. Złożony raport należy wydrukować raport, kliknąć przycisk "Drukuj". 9.2. Do kiedy należy złożyć raport Beneficjenta? Termin złożenia raportu końcowego oraz, jeśli dotyczy, raportu cząstkowego Beneficjenta znajdują się w umowie finansowej ("Artykuł IV Ustalenia dotyczące płatności"). 9.3. Niezgodności w raporcie końcowym Beneficjenta Na etapie wystawiania raportu końcowego Beneficjenta, system weryfikuje wprowadzone w projekcie dane i wyświetla następujące informacje o nieprawidłowości: Liczba uczestników bez zaakceptowanych raportów, Liczba uczestników, dla których nie utworzono stażu/wymiany, Liczba osób towarzyszących, dla których nie utworzono stażu/wymiany, Mobilności z czasem trwania wyjazdu krótszym od minimum dla danej akcji, Liczba staży/wymian bez wprowadzonych danych finansowych, Przekroczenie całkowitego, przyznanego budżetu projektu. Page 65 of 69
System informuje o wystąpieniu wszystkich wykrytych nieprawidłowości i umożliwia ich poprawienie, ale nie blokuje możliwości wystawienia raportu końcowego Beneficjenta. Jeśli zdecydują się Państwo na wystawienie raportu pomimo wystąpienia nieprawidłowości, informacja o nich zostanie zawarta w raporcie, a obok pojawi się dodatkowe pole tekstowe, w którym trzeba będzie udzielić wyjaśnień. Page 66 of 69
10. Wsparcie i rozwiązywanie problemów 10.1. Kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji Wszelkie pytania oraz sugestie dotyczące systemu Mobility Tool należy kierować do helpdesk u w Narodowej Agencji. Dane kontaktowe znajdują się na stronie startowej systemu, a także w zakładce Kontakt na stronie pomocy Mobility Tool http://mtool.llp.org.pl. Page 67 of 69